Предварительная оценка эффективности АСУД

ВЫБОР
АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
ДОКУМЕНТАМИ
В ОРГАНИЗАЦИИ
Вопросы:
1.
2.
3.
4.
Факторы выбора АСУД.
Порядок выбора АСУД.
Критерии выбора АСУД.
Предварительная оценка эффективности АСУД.
Факторы выбора АСУД
1. Управленческая структура, масштаб и сфера
деятельности организации.
2. Задачи, которые решаются или будут решаться.
3. Организация процессов работы с документами.
4. Технические, финансовые и иные ресурсы, каким
располагает организация.
5. Готовность персонала и руководства к внедрению
системы.
6. Опыт фирмы-разработчика программного продукта.
Порядок выбора АСУД
1. Определение основных задач проекта.
2. Формулировка требований и определение вида АСУД.
3. Согласование требований со специалистами организации и
экспертами.
4. Анализ рынка и составление списка программных продуктов на
основе выработанных требований.
5. Проведение оценки характеристик ПП на основе выработанных
критериев.
6. Отбор ПП, соответствующих критериям выбора.
7. Сравнение стоимостных показателей и предварительная оценка
эффективности.
8. Выбор ПП.
Критерии выбора АСУД
1.
2.
3.
4.
5.
Функциональные возможности.
Требования к аппаратному и программному обеспечению.
Эксплуатация и развитие системы.
Репутация фирмы-разработчика.
Стоимость системы.
Критерии выбора АСУД
 Design Criteria Standard For Electronic Records Management
Software Applications – Требования к программным
приложениям для управления электронными документами
США).
 Public Records Office. Requirements for Electronic Records
Management Systems. 1: Functional Requirements – Требования
к системам управления электронными документами. 1:
Функциональные требования (Великобритания).
 Functional Specifications for ERMS Software (Австралия).
 Electronic Recordkeeping Systems Standard (Новая Зеландия).
Критерии выбора АСУД
 Model Requirements for the Management of Electronic Records –
Типовые требования по управлению электронными
документами (Европейский Союз).
Критерии выбора АСУД
Методические рекомендации по организации работы с
электронной документацией в структурных подразделениях
организаций Республики Беларусь (БелНИЦЭД).
СТБ ISO/IEC 25000-2009. Разработка ПО. Требования к качеству и
оценка программного продукта (SQuaRE). Руководство по SQuaRE.
СТБ ISO/IEC 25001-2009 Разработка программного обеспечения.
Требования к качеству и оценка программного продукта.
Планирование и управление.
 Инструкция о порядке взаимодействия ведомственных систем
электронного документооборота с системой межведомственного
электронного документооборота государственных органов.
http://nces.by/service/smdo
Критерии выбора АСУД
Application Programming Interface, API. Интерфейс
программирования приложений, интерфейс прикладного
программирования. Набор готовых классов, процедур, функций,
структур , предоставляемых приложением для использования во
внешних программных продуктах.
Open Document Management API, ODMA. Открытый отраслевой
стандарт, позволяющий настольным приложениям
взаимодействовать с системой управления документами. Упрощает
взаимодействие файлов между разными платформами
и приложениями путем стандартизации доступа к управлению
документами посредством API. Позволяет приложениям получать
доступ к одной системе управления документами без жестко
заданных ссылок.
Критерии
1. Функциональные возможности
Создание документа
Поддержка технологии ICR
Регистрация документов по e-mail
Контекстный поиск
2. Требования к АО и ПО
На основе Windows
Выгрузка данных в MS Excel
АСУД1
АСУД2
АСУД3
+
+
+
-
+
+
+
3
1
+/+
3,5
+
+
-
-
+
+/-
1
2
0,5
-
+
+
0
1
1
3. Эксплуатация и развитие системы
Наличие мультимедиа учебника
Предварительная оценка эффективности АСУД
Поиск документов:
1 день – 10 операций
t одного документа = 2 минуты
В 10% случаях – повторный поиск
22 мин *365 - х
Средняя годовая зарплата = 3600, в месяц = 300
480 мин * 365- 7200
Расходы на 1 сотрудника = 100% (3600)
Рабочий день = 8 часов = 8*60 минут = 480 минут
(10*2+10*10%*2)*7200 /(480) =330 экономия на 1 сотрудника
АСУД на 100 рабочих мест =140
Предварительная оценка эффективности АСУД
Экономия, связанная с повышением производительности труда пользователя:
где Zп - среднегодовая заработная плата пользователя.
где Fj - время, которое планировалось пользователем для выполнения
работы j-вида до внедрения программы (час.);
∆Tj – экономия времени для выполнения работы j-вида .
Э=∆Р-0,15*К
К – капитальные затраты
Таблица – Виды работ и время выполнения
№
п/п
Вид работ
До автоматизации,
мин Fj
Экономия
Повышение провремени, мин. изводительности труда Рi
∆T
(в %)
1.
Ввод информации
40
20
100
2.
Проведение расчетов
5
4
400
3.
Подготовка и печать отчетов
30
15
100
4.
Анализ и выборка данных
44
10
300
Итого
900
Предварительная оценка эффективности АСУД
Рабочее место – 1. Стоимость 1С:Документооборот – 10800
Стоимость услуг сторонней организации по ее внедрению составляют 10000.
Капитальные затраты на внедрение составят:
К = 10800 + 10000 = 20800
Расходы на содержание персонала, исходя из условия, что оклад сотрудника
составляет 50000.
Z = 1 * 50000 * (1 + 34% / 100) = 67000.
Экономия, связанная с повышением производительности труда пользователя:
P= 67000 * 9 = 603000.
Предварительная экономическая эффективность:
Э = 603000 – 20800 * 0,15 = 599880.
Предварительная оценка эффективности АСУД
ROI - http://www.its.dn.ua/web/its3.nsf/0/calc
Сотрудники на предприятии
Количество сотрудников, которые работают с документами 100 чел.
Среднемесячная заработная плата одного сотрудника 500 USD
Разовые расходы на приобретение и внедрение СЭД
Стоимость лицензий 100000 USD
Стоимость внедрения 100000 USD
Примерный срок внедрения 3 Мес.
Регулярные расходы на сопровождение СЭД
Стоимость годового лицензионного сопровождения (от стоимости лицензий) 24 %
Стоимость месячного сопровождения (от стоимости лицензий) 2000.00USD/Мес.
Платное лицензионное сопровождение наступает (с момента приобретения) через 12Мес.
Предварительная оценка эффективности АСУД
Типовые операции
Если один человек затрачивает на одну операцию 10 минут, а второй 30 минут, то в
таблице нужно указать средний показатель (10 мин. + 30 мин.) / 2 = 20 мин.
30
5
60
20
1
120
10
Операции выполняемые сотрудником
Время
затрачиваемое на
одну операцию
Количество
операций по одному
сотруднику
Поиск документа, контактной информации и пр.
20Мин.
20Опер./Мес.
Создание документа (служебка, приказ, заявка, договор и пр.)
20Мин.
10Опер./Мес.
Хождение по кабинетам, поездки (согласование, утверждение и
пр.)
60Мин.
5Опер./Мес.
Контроль обработки документа (согласован? у кого сейчас?
оплачен?)
30Мин.
10Опер./Мес.
Формирование отчетчности по документам
120Мин.
1Опер./Мес.
Предварительная оценка эффективности АСУД
Типовые процессы
Если процесс занимает 3 дня, то его длительность составит 3 дн. * 8 час. = 24 час.
Процессы на предприятии
Время
затрачиваемое на
один процесс
Количество
процессов, общее по
предприятию
Согласование документа, заявки, договора и пр.
Час.
24
Проц./Мес.50
Ознакомление с документом и получение обратной связи
Час.
5
Проц./Мес.20
Рассмотрение документа и формирование резолюций
Час.
1
Проц./Мес.30
Исполнение поручения, контроль качества и сроков
Час. 16
Проц./Мес.30
Предварительная оценка эффективности АСУД
Финансовые потери - утеря документов или их несвоевременная обработка
Прямые финансовые потери - штрафы, неустойки, пеня и пр. 0 USD/Год.
Упущенная финансовая выгода, потерянные возможности 0 USD/Год.
Ежемесячные показатели по предприятию в целом
Затраты на бумажный документооборот
Затраты времени сотрудников
12.50%/Мес.
Затраты фонда оплаты труда
6250.00USD/Мес.
Затраты на электронный документооборот
Затраты времени сотрудников
0.99%/Мес
Затраты фонда оплаты труда
495.00USD/Мес.
Экономия при работе в СЭД
Экономия времени сотрудников
Экономия средств
11.51%/Мес
5753.13USD/Мес.
Предварительная оценка эффективности АСУД
Экономическая эффективность использования СЭД
Время, затрачиваемое на типовые операции, часов в месяц
Предварительная оценка эффективности АСУД
Предварительная оценка эффективности АСУД