Документирование управленческой деятельности предприятия Тема 5. Организация документооборота

Документирование управленческой
деятельности предприятия
Тема 5. Организация
документооборота
Пшеничная Е.А., ст.преподаватель
кафедра Менеджмента
институт Права и управления
1
Документирование управленческой
деятельности предприятия
Тема 5. Организация
документооборота
5.1. Основные термины
5.2. Характеристики документооборота и
документопотоков
2
5. Организация документооборота
5.1. Основные термины
Документооборот – движение документов на
предприятии с момента их создания или
получения до завершения использования
или отправки (ГОСТ Р 51141- 98
«Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения»).
3
5. Организация документооборота
5.1. Основные термины
Организация документооборота – это
правила, в соответствии с которыми
происходит движение документов на
предприятии.
4
5. Организация документооборота
5.1. Основные термины
Организация документооборота
предусматривает рациональное движение
документов, включающее как операции с
документами, так и все их перемещения в
аппарате управления (получение,
рассмотрение, передачу на исполнение,
организацию исполнения, удостоверения,
оформления и отправки).
5
5. Организация документооборота
5.1. Основные термины
Правила организации документооборота
на предприятии:
1) максимальное сокращение инстанций
прохождения документов (за счет
исключения технологических операций по
обработке и управленческих звеньев, не
обусловленных производственной
необходимостью);
6
5. Организация документооборота
5.1. Основные термины
2) исключение или максимальное
ограничение возвратных движений
документов;
3) максимальное единообразие в порядке
прохождения и процессах обработки
основных категорий документов (исходя
из того, что каждое перемещение
документа должно быть оправданным).
7
5. Организация документооборота
5.2. Характеристики документооборота
и документопотоков
Документопоток - сложившееся в пределах
информационной системы движение
данных в определенном направлении.
8
5. Организация документооборота
5.2. Характеристики документооборота и документопотоков
К качественным характеристикам
документооборота относятся:
1) характеристики документопотоков
(состав документов, их содержание);
1) маршруты движения документов
(направление движения, этапы и
инстанции);
2) периодичность (цикличность).
9
5. Организация документооборота
5.2. Характеристики документооборота и документопотоков
Документопотоки классифицируют
по направлению:
а) горизонтальные (между организациями
одного уровня управления);
б) вертикальные (восходящие и нисходящие).
10
5. Организация документооборота
5.2. Характеристики документооборота и документопотоков
Документопотоки классифицируют по
отношению к управленческому объекту:
- входящий документопоток;
- исходящий документопоток;
- внутренний документопоток.
11
5. Организация документооборота
Основные компоненты документооборота
предприятия (при классификации по отношению к
управленческому объекту)
Входящие документы
Внутренние документы
ВНУТРЕННИЙ
ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЯ
Исходящие документы
ВНЕШНИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЯ
ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЯ
12
5. Организация документооборота
5.2. Характеристики документооборота и документопотоков
Входящий документопоток складывается из:
1) документов вышестоящих организаций или
органов власти (указы, законы,
постановления, письма, инструкции и пр.);
2) документов от подведомственных
организаций (отчеты о финансовой,
хозяйственной деятельности, докладные
записки, акты);
13
5. Организация документооборота
5.2. Характеристики документооборота и документопотоков
3) документов от несоподчиненных
организаций, направляемых с целью
согласования совместных действий
(письма, договоры, счета, заявки и пр.);
4) обращений граждан (заявлений, жалоб и
т.п.).
14
5. Организация документооборота
5.2. Характеристики документооборота и документопотоков
Исходящий документопоток состоит из
документов, создаваемых на предприятии и
отправляемых за его пределы (приказы,
распоряжения, справки, письма, договоры,
отчеты, отзывы и т.п.).
15
5. Организация документооборота
5.2. Характеристики документооборота и документопотоков
Внутренний документопоток оставляют
документы, создаваемые и используемые в
самом аппарате управления и не выходящие
за его пределы.
16
5. Организация документооборота
5.2. Характеристики документооборота и документопотоков
Объем документооборота рекомендуют
записывать в виде дробей:
34 / 108
В числителе указывают количество
документов (34)
В знаменателе – количество их копий (108).
17
5. Организация документооборота
5.2. Характеристики документооборота и документопотоков
18
5. Организация документооборота
5.2. Характеристики документооборота и документопотоков
Цель документационного обеспечения
управления – упорядочение
документооборота, совершенствование
работы аппарата управления.
19
5. Организация документооборота
5.2. Характеристики документооборота и документопотоков
Оптимизация системы документооборота
должна основываться на положениях:
1) однократность пребывания документа в
одном подразделении или у одного
исполнителя;
2) участие каждой инстанции должно быть
обусловлено необходимостью обработки
документа;
20
5. Организация документооборота
5.2. Характеристики документооборота и документопотоков
3) операции желательно проводить
параллельно для сокращения времени
движения документов и повышения
оперативности их исполнения;
4) учетно-информационные сведения о ходе
движения и исполнения документов следует
передавать в службу ДОУ с помощью
регистрационных карточек, устно, по
телефону, исключая возвратное движение
самих документов.
21
5. Организация документооборота
Контрольные вопросы:
1) Что понимается под организацией
документооборота?
2) Какие виды документопотоков вы знаете?
3) Назовите характеристики
документооборота.
4) Каковы принципы оптимизации
документооборота предприятия?
22
5. Организация документооборота
Основная литература:
1.
2.
3.
4.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное
обеспечение управления) – М.: Управление персоналом,
2007 – 528с.
Непогода А.В. Делопроизводство организации:
Подготовка, оформление и ведение документации. - М.:
Омега –Л, 2008. – 480с.
Пшеничная Е.А. Документирование управленческой
деятельности предприятия: Учебное пособие. Владивосток: Изд-во ВГУЭС, 2006. – 104с.
Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение
управления: учебно-практическое пособие. - М:
Издательство РДЛ, 2006. – 408с.
23
5. Организация документооборота
Дополнительная литература:
1.
2.
3.
4.
Басаков М.И. Современное делопроизводство
(Документационное обеспечение управления). – Ростовна-Дону: Феникс, 2008.- 480 с.
Клоков И.В. Эффективное делопроизводство. – С-Пб.:
Питер, 2008. - 224 с.
Новикова М.М. Документационное обеспечение
управления. – М.:Ось-89, 2006.
Пшенко А.В.Документационное обеспечение управления.
Учебное пособие. – М.: Академия, 2008. - 176 с.
24