Тема 5_Управление организацией
advertisement
План лекции Сущность организационной структуры. 2. Виды организационных структур. 3. Факторы, определяющие организационную структуру. 4. Значение организационной структуры. 1. Управление в организации Управление организацией – это непрерывный процесс влияния на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленной цели. Управляющая часть включает дирекцию, менеджеров, информационные подразделения, обеспечивающие работу руководящего звена. Она называется административноуправленческим аппаратом. Управляемая часть – это различные производственные и функциональные подразделения, занятые обеспечением производственного процесса. Управление в организации Основными задачами управления являются: – планирование общего направления действия и предвидение конечного результата; – «организовывание», т. е. распределение и управление использованием материальных и человеческих ресурсов; – выдача распоряжений для поддержания действий работников в оптимальном режиме; – координация различных действий для достижения общих целей; – выработка норм поведения членов организации и проведение мероприятий по соблюдению этих норм; – контроль за поведением членов организации. Управление в организации Социально-психологическое управление включает: 1) теория выбора руководителей – учет особенностей объекта управления в целях эффективного руководства.; 2) теория реализации целей – в коллективе есть люди, которые могут хорошо работать только в том случае, если поставленные руководителем цели будут достигаться, т. е. если их ожидания будут реализовываться; 3) теория потребностей основана на стимулировании деятельности человека путем удовлетворения его потребностей и интересов; 4) теория справедливости основана на субъективном ожидании каждым человеком поощрения за его работу соразмерно по отношению к его коллегам. Управление в организации Устранение противоречий в социально-психологическом управлении включает борьбу со следующими разногласиями: - невосприимчивость – это реакция подчиненных на управляющее воздействие руководителя в случае возникновения разногласий; - поляризация характеризуется противоречивым подходом руководителя и исполнителя к средствам и методам решения задачи; - столкновение характеризуется пониманием и поддержкой только части полученного задания. Руководитель и исполнитель по-разному воспринимают конечную цель и предлагают различные способы ее реализации; - антагонизм характеризуется неадекватным подходом руководителя и подчиненного к общей цели и частным задачам, а также к средствам и методам их реализации. Сущность организационной структуры Организационная структура управления – это состав (специализация), взаимосвязь и соподчиненность самостоятельных управленческих подразделений и отдельных должностей, выполняющих функции управления. Звено управления - обособленное подразделение со строго очерченными функциями. Ступень управления - это совокупность звеньев, находящихся на определенном уровне иерархии управления. Сущность организационной структуры Этапы построения организационных структур: 1. Выделение уровней структуры (микро-, мезо- и макроуровень); 2. Уточнение элементного состава организации; 3. Проверка обеспеченности связей между элементами; 4. Определение спецификации связей и отношений; 5. Формирование структурного портрета организации; 6. Формулирование показателей эффективности. Сущность организационной структуры Таблица 1 – Характеристики, учитываемые построении организационной структуры при Характеристика Описание Размеры Число сотрудников, количество оборудования, объем материальных ценностей, информации Административный компонент Менеджеры организации, специалисты– работники штаба и клерки Специализация Разделение труда в управлении организации Дифференциация Состояние разделенности на части Интеграция Участие элементов в совместной работе и их организационные формы Стандартизация Наличие процедур, которые производятся регулярно и признаны в данной организации, описываются правилами и неизменно применяются Сущность организационной структуры Продолжение таблицы 1 Характеристика Описание Традиционализм Наличие строго регламентированных правил, которые не расписаны документально, но тем не менее действуют Формализация Расписанность правил в документах, инструкциях Централизация Концентрация элементов оргструктуры вокруг одного из элементов, получающих преимущества как «центр» Конфигурация Пространственная или временная упорядоченность элементов и связей Сущность организационной структуры Таблица 1 – Сравнительная характеристика иерархической и адаптивной ОС Критерий сравнения Иерархическая Адаптивная Иерархия Жесткая, уровни четко определены Отсутствие или размытость. Уровни четко не определены Уровень развития горизонтальных и вертикальных связей Развиты вертикальные связи Развиты горизонтальные связи Тип руководства Моноцентрический, постоянный Полицентрический, смена лидеров по ситуации Формализация правил и процедур Жесткая Слабая или умеренная Формализация отношений управленческого персонала Узко определенные обязанности, права и ответственность Широко определенные обязанности, права и ответственность Сущность организационной структуры Таблица 1 – Сравнительная характеристика иерархической и адаптивной ОС Критерий сравнения Иерархическая Адаптивная Разделение управленческого труда Узкая специализация, жесткое и постоянное закрепление функций Широкая специализация, временное закрепление функций за группами Принятие управленческих решений Централизация Децентрализация Характеристика отношений персонала Формальные отношения, официальный характер Неформальные отношения, личностный характер Виды организационных структур Рис. 1 – Классификация видов организационных структур управления Виды организационных структур Линейная: - достоинства – вертикальная иерархия, т. е. соподчиненность звеньев управления снизу доверху - недостатки – большая информационная перегрузка руководителей, высокие требования к нему, негибкость структуры. Функциональная: - достоинства – высокая компетентность специалистов, специализация подразделений на всех видах управленческой деятельности; - недостатки – нарушение принципа единоначалия, длительная процедура принятия решения, сложности взаимодействия между различными функциональными службами, снижение ответственности исполнителей за работу, несогласованность и дублирование указаний и распоряжений. Виды организационных структур Рис. 2 – Линейная организационная структура Рис. 3 – Функциональная организационная структура Виды организационных структур Линейно-штабная: Характеристика: сохранение принципа единоначалия, наличие отдельных подразделений (штабов), не обладающих правом принятия решений, а лишь обеспечивающих более квалифицированное выполнение руководством своих обязанностей. Линейно-функциональная: - достоинства – эффективно используется там, где используются рутинные задачи и функции; - недостатки – «эффект бутылочного горла», т.е. решение текущих вопросов поднимается до уровня руководителя. Виды организационных структур Рис. 4 – Линейно-штабная структура управления Рис. 5 – Линейно-функциональная структура управления Виды организационных структур Дивизиональная структура - это структура, основанная на выделении крупных автономных производственно-хозяйственных подразделений(отделов-дивизионов) и соответствующих им уровней управления с предоставлением подразделениям оперативно-производственной самостоятельности и с перераспределением на этот уровень ответственности за получение прибыли. Отделение (дивизион) – это организационная единица, имеющая внутри необходимые собственные функциональные подразделения. Виды организационных структур Таблица 3 – Виды дивизиональных структур Вид Структуризация Дивизиональнопродуктовая по продуктовому (с учетом особенностей выпускаемой продукции или предоставляемых услуг) Ориентированная на потребителя в зависимости от ориентации на конкретного потребителя Дивизиональнорегиональная по региональной специализации(по обслуживаемым территориям Виды организационных структур Рис. 6 – Продуктовая дивизиональная структура Рис. 7 – Региональная дивизиональная структура Виды организационных структур Дивизиональная продуктовая структура Достоинства: – быстрое реагирование на изменения условий конкуренции, технологии и покупательского спроса, – улучшается координация работ. Недостатки: – увеличение затрат вследствие дублирования одних и тех же видов работ для разных видов продукции, – на каждом продуктовом отделении создаются свои функциональные подразделения. Виды организационных структур Дивизиональная региональная структура Достоинства: – облегчается решение проблем, связанных с местными обычаями, особенностями законодательства и социальноэкономической среды региона; – возможность подготовки управленческого персонала отделений (дивизионов) непосредственно на месте. Недостатки: – увеличение затрат вследствие дублирования одних и тех же видов работ для различных регионов, – в каждом региональном отделении создаются свои функциональные подразделения. Виды организационных структур Рис. 8 – Глобальноориентированная продуктовая (товарная) структура Виды организационных структур Рис. 9– Глобальноориентированная региональная структура Виды организационных структур Проектная структура Достоинства: – высокая гибкость; – нацеленность на решение конкретных задач. Недостатки: – принцип двойного подчинения. Матричная структура Достоинство - улучшение взаимодействия отдельных структурных подразделений в целях реализации того или иного проекта или эффективного решения определенной проблемы. Недостаток – принцип двойного подчинения. Виды организационных структур Рис. 10 – Проектная структура управления Виды организационных структур Рис. 11 – Матричная структура управления Факторы, определяющие организационную структуру 1. Стратегия; 2. Внешняя среда; 3. Производственная технология; 4. Рабочий процесс. Факторы, определяющие организационную структуру Стратегические цели Функциональная структура со специальными группами Функциональная и менеджерамиструктура интеграторами Дивизиональная структура Командная структура Современная обучающаяся организация Стратегические цели: дифференцирование, инновации, гибкость Стратегические цели: лидерство по издержкам, производительность, стабильность Рисунок 13 – Взаимосвязь стратегических целей и структуры Факторы, определяющие организационную структуру Вертикальная Структура Неправильное сочетание: Неопределенная (нестабильная) Внешняя среда Определенная (стабильная) вертикальная структура в нестабильной среде; Чрезмерная жесткость структуры Правильное сочетание: вертикальная структура в стабильной среде Горизонтальная Правильное сочетание: горизонтальная структура в нестабильной среде Неправильное сочетание: горизонтальная структура в стабильной среде; чрезмерно свободная структура Рисунок 14 – Взаимосвязь внешней среды и структуры Факторы, определяющие организационную структуру Таблица 2 – Взаимосвязи производственной технологии и организационной структуры Производственная технология Техническая сложность пр-ва Мелкосерийн ое пр-во Крупросерий ное пр-во Непрерывное пр-во Низкая Высокая Низкая Организационная структура Формализация Низкая Высокая Низкая Централизация Низкая Высокая Низкая Доля высших администраторов Низкая Средняя Низкая Числ-ть вспомог. персонала / числть сотрудников основн. пр-ва 1/9 1/4 1/1 Охват контролем 23 48 15 Коммуникации Вертикальные Небольшая доля Преимущест венно Небольшая доля Горизонтальные Преимуществ енно Небольшая доля Преимуществен но Структура в целом Гибкая Жесткая Гибкая Факторы, определяющие организационную структуру Выбор типа организационной структуры во многом определяется типом взаимозависимости рабочих процессов и их элементов: 1. номинальная - элементы организации вносят вклад в общее дело, но непосредственно между собою не связаны; 2. последовательная – по принципу «предыдущий – последующий»; 3. обоюдная – возникает в случае, когда результаты деятельности одного подразделения становятся факторами производства другого и наоборот. Факторы, определяющие организационную структуру Таблица 3 – Взаимозависимость координация их деятельности подразделений и Форма взаимозависимости Элементы адекватной координации Номинальная - Управленческая цепочка; - Стандартные процедуры; - Правила и инструкции Последовательная - Планы и графики; - Регулярные собрания; - Интегрирующие роли Обоюдная - Внеплановые собрания; Команды; Специальные группы; Менеджер проекта Значение организационной структуры Достоинства организационной структуры: 1. Избежание неопределенности и хаоса; 2. Эффективное взаимодействие с внешней средой; 3. Эффективное распределение обязанностей, прав и ответственности между сотрудниками; 4. Удовлетворение потребностей клиентов; 5. Эффективное достижение целей. Недостатки организационной структуры: 1. Не показывается важность связей между элементами организации, неформальные связи и степень влияния элементов друг на друга; 2. Иерархия должностей не всегда соответствует действительному влиянию элементов организации на решаемые задачи; 3. Организационные схемы сужают представление работников о перспективах. Значение организационной структуры Принципы формирования организационной структуры: 1. Наиболее значимые виды деятельности становятся основными элементами организационной структуры; 2. Полномасштабность ОС – объединение элементов в целостную систему; 3. Автономность элементов; 4. Возможность корректировки с учетом изменений в стратегии и внешней среде; 5. Учет возможности аутсорсинга; 6. Минимальная сложность; 7. Приоритет объективных требований над субъективными предпочтениями; 8. Каждый вид деятельности должен быть подотчетен одному руководителю. Значение организационной структуры Основные признаки эффективной организационной структуры: 1. Соответствие внешней среде, отражение предназначения организации и ее системы целей; 2. Отсутствие противоречий между элементами организации; 3. Сведение к минимуму влияния индивидуального поведения работников; 4. Структура позволяет осуществлять властные функции, определяет порядок и место их осуществления.
