Системы электронного документооборота. Введение.

Электронный документооборот в
УдГУ – Система «DIRECTUM»
Широков В.А.
УдГУ 2010
Система электронного документооборота (СЭД) –
определение (Википедия)
• Система документооборота — организационнотехническая система, обеспечивающая процесс
создания, управления доступом и
распространения электронных документов в
компьютерных сетях, а также обеспечивающая
контроль над потоками документов в
организации.
УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ
2
Система электронного документооборота –
определение (Википедия)
• Документооборот — движение документов в
организации с момента их создания или получения
до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р
51141-98); комплекс работ с документами: прием,
регистрация, рассылка, контроль исполнения,
формирование дел, хранение и повторное
использование документации, справочная работа.
• Электронный документооборот (ЭДО) — единый
механизм по работе с документами,
представленными в электронном виде.
УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ
3
Система электронного документооборота –
определение (Википедия)
• Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с
помощью средств компьютерной обработки
информации, подписанный электронной цифровой
подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном
носителе в виде файла соответствующего формата.
• Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог
собственноручной подписи, являющийся средством
защиты информации, обеспечивающим возможность
контроля целостности и подтверждения подлинности
электронных документов.
УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ
4
Система электронного документооборота–
основные принципы (Википедия)
• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно
идентифицировать документ в пределах данной системы.
• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая
сократить время движения документов и повышения оперативности
их исполнения
• Непрерывность движения документа, позволяющая
идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи)
в каждый момент времени жизни документа (процесса).
• Единая (или согласованная распределённая) база документной
информации, позволяющая исключить дублирование документов.
• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая
находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам
документов, позволяющая контролировать движение документов по
процессам документооборота и принимать управленческие решения,
основываясь на данных из отчётов.
УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ
5
Система электронного документооборота –
суть коротко
•
•
•
•
•
•
•
•
Бегают файлы, а не люди
Всё – под контролем
Один документ – много ярлыков
Один источник - правильный
24/7/365
Документы - не потерять!
Сроки – не «забыть»!
В чужую папку – не заглянуть!
УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ
6
Система электронного документооборота –
преимущества для организации:
• Концентрация и накопление информационного и
интеллектуального потенциала на сервере СЭД: файлы
документов с разрозненных компьютеров пользователей
упорядочиваются в хранилище СЭД (упорядоченный
массив СЭД сосредотачивает до 80% документов против
средней цифры 20%)
• Информационные потоки разделяются строго по
полномочиям (безопасность)
• Появляется «прозрачность» управления до самых нижних
уровней
• Меняется корпоративный стиль делопроизводства и
исполнительской дисциплины в сторону повышения
ответственности и надежности
УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ
7
Система электронного документооборота –
преимущества для руководителя:
• Все документы – под рукой (т.е. по настоящему – все:)
• Все – в срок: если не выполнится – то напомнится
• Стол – для работы, а не для папок
• Всё – под контролем (исполнительская дисциплина,
прозрачность выполнения поручений)
• Ничего не теряется – ни в «верхах», ни в «низах»
• Поиск – любым способом: по тематике, по названию, по
тексту, по дате, по автору, ….
УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ
8
Система электронного документооборота –
преимущества для сотрудника:
• Бегают файлы, а не люди
• Все нужное – подготовлено и проверено
• Все указания – зафиксированы и конкретны
• Все выполненное – отмечено и доложено
УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ
9
Система электронного документооборота –
основные функции:
• Управление электронными документами. Создание и хранение
различных неструктурированных документов (тексты MS Word,
электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.;
полнотекстовый и атрибутивный поиск; версии документов и
электронно-цифровая подпись; структурирование документов по
папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с
документами.
• Управление деловыми процессами. Поддержка процессов
согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного
цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их
исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнеспроцессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow)
• Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с
требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими
правилами нумерации документов; контроль местонахождения
бумажных документов;
УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ
10
Система электронного документооборота –
Управление электронными документами:
Модуль "Управление электронными документами" обеспечивает создание,
хранение, поиск, изменение различных неструктурированных
документов (тексты Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel,
рисунки Visio и CorelDraw, звуки, видео и пр.). Одно из основных понятий,
используемых в системе DIRECTUM, – электронный документ. Каждый
электронный документ состоит из текста (содержимого электронного
документа) и карточки – формы, содержащей набор атрибутов,
описывающих документ (автор, тип документа, дата создания,
корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и
группировки электронных документов. Для организации хранения
документов используются папки, в которые помещаются ссылки на
электронные документы и другие папки. Каждый документ может иметь
неограниченное количество версий, при этом версии одного и того же
документа могут быть в разных форматах (например, DOC и PDF). Для
каждого вида документа (договоры, счета и пр.) определяется свой
жизненный цикл, автоматически изменяющий состояние документа в
ходе работы с ним.
УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ
11
Система электронного документооборота –
Управление деловыми процессами :
Основа любой действующей организации – это деловые процессы
(обслуживание заказов клиентов, подготовка и согласование
документов, выполнение распоряжений руководства, обсуждение
предложений сотрудников, подготовка и проведение совещаний и
т.д.). Большинство деловых процессов регламентировано
нормативными документами (внутренними стандартами
предприятия, положениями, уставами, приказами и т.д.), и
прохождение этих процессов должно строго соблюдаться и
контролироваться.
• в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда
лежит какая-либо задача, т.е. некоторый объем работ, определяемый
инициатором, который нужно выполнить.
• Последовательность исполнения задачи определяется маршрутом,
задаваемым инициатором. Маршрут задачи может задаваться
вручную либо с использованием типового маршрута.
УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ
12
Система электронного документооборота –
Канцелярия :
модуль "Канцелярия" облегчает выполнение рутинных операций по обработке
бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ, на которых
базируется традиционная российская технология делопроизводства:
• единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, а также
внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных
карточек;
• регистрация местонахождения бумажного документа на любом этапе
жизненного цикла документа: рассмотрение руководством, согласование
проекта документа, исполнение и т.д.;
• осуществление контроля над своевременным исполнением поручений,
резолюций и указаний руководства;
• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации
номенклатурой дел;
• быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению
бумажных документов;
• получение необходимых стандартных форм и журналов, а также
статистических отчетов по документообороту организации.
УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ
13
Система электронного документооборота –
дополнительные функции:
• Управление договорами. Организация процесса согласования и
регистрации договоров и сопутствующих документов, а также
оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.)
• Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения
совещаний (согласование места и времени, состава участников,
повестки); формирование и рассылка протокола; контроль
исполнения решений совещания
• Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы
организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и
переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в
соответствии с регламентированными стадиями; планирование
маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и
маркетинговых воздействий
УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ
14
Спасибо за внимание.
Готов ответить на Ваши вопросы
Широков Владимир Анатольевич
shirokov@udsu.ru
8-912-855-3792
УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ
15