Заголовок - ИТ-Бизнес в Машиностроении, Металлургии, ТЭК и

Опыт построения широкомасштабных
систем электронного документооборота
в крупных производственных компаниях
Вадим Ипатов
ИнтерТраст
+7 (495) 956 7928
Vipatov@inttrust.ru
XII международная научно-практическая конференция
"ИТ - Бизнес в Металлургии, Машиностроении и ТЭК"
Отличительные особенности
документооборота крупных
производственных компаний







Значительная организационная и территориальная
распределенность
Высокая плотность документопотоков
Частые изменения в нормативной и технической
документации
Документирование распорядительной
деятельности
Объемные и сложные договоры/контракты
Масштабные архивы документов
Большая и ответственная деловая переписка
Целевые аудитории СЭД

Департамент ДОУ (Управление делами)


ИТ-Департамент


Повышение прозрачности деловых процессов, бизнеса в целом. Повышение
скорости доставки управленческих решений
Служба качества


Повышение статуса департамента в организации за счет высокой ценности ИТрешения в части повышения эффективности управления и ускорения деловых
процессов. Повышение стратегической ценности ИТ для бизнеса
Руководство


Значительное снижение нагрузки на департамент, за счет вовлечения в
процессы обработки документов всех участников документооборота и
контекстного распределения между ними обязанностей
Документирование деятельности в соответствии с требованиями ИСО,
упрощение процедур отслеживания изменений, упорядочение своей
деятельности
Функциональные подразделения (отдел маркетинга, бухгалтерия,
финансовая, юридическая службы, проектные подразделения)

Возможность документирования и автоматизации своих процессов
Архитектура решения CompanyMedia®




Технологическая платформа
Базовые сервисы
Прикладной уровень
Уровень внедрения и
эксплуатации
Отличительные особенности





Универсальность и функциональная полнота возможностей
Системы, их соответствие требованиям государства,
общепринятым стандартам и мировым методикам.
Применение в качестве базовой технологии программного
обеспечения IBM Lotus Domino/Notes — мирового лидера в
области систем управления территориально-распредленными,
неструктурированными данными.
Реальная корпоративность: работа Системы в организациях со
сложной территориально-распределенной организационной
структурой за счет специальной архитектуры и проектных
решений Системы.
Высокая продуктивность работы пользователей, за счет наличия
нескольких видов функциональных рабочих мест,
обеспечивающих непосредственное вовлечение всего персонала
организации в формирование необходимой для управления
информации, которое осуществляется в рамках деловых
процессов организации и должностных обязанностей их
участников. Персональные рабочие места, индивидуализация
пользовательского интерфейса обеспечивают работу
пользователей в Системе в контексте их бизнес-ролей.
Кроссиндустриальность системы, не зависящая от отраслевой
принадлежности и модели бизнеса.
Отличительные особенности





Высокая масштабируемость системы, позволяющая отнести ее к
классу промышленных систем, обеспечивающих работоспособность с
большим количеством данных, пользователей и территориальных
объектов.
Широкие возможности по интеграции со смежными информационными
системами предприятия на уровне бизнес-процессов за счет
применения сервис-ориентированной архитектуры, обеспечивающей
предоставление функций документооборота другим информационным
системам в качестве сервисов.
Учет индивидуальности организаций как за счет использования
широкого функционала стандартной Системы, так за счет ее
кастомизации, преимущественно методом настроек.
Высокие, в том числе, сертифицированные государством возможности
Системы по защите информации. Управление безопасностью
осуществляется не на уровне баз данных, а на уровне информации и
бизнес-процесса, объединяющего несколько баз данных.
Развитые возможности аналитической обработки информации в
интересах поддержки принятия решений и оценки эффективности
работы персонала на основе фактов.
Архитектура решения
Уровень представления информации (интерфейсы рабочих мест СЭД)
Рабочие места предметных
специалистов
Универсальные рабочие места
линейных руководителей и
сотрудников
Корпоративный
сайт
Рабочие места
руководителей
Уровень прикладных задач (типовые конфигурации)
Документационное обеспечение
управления
Управление деловыми
процессами
Управление
документацией
Коллективная
работа с
документами
Управление
потоками
работ
Уровень базовых сервисов
Сервис
управления
потоками
работ
(WorkFlow)
Сервис
защиты и
управления
доступом к
информации
Сервис
управления
контентом
Сервис
управления
прикладными
модулями
Сервис
обработки
данных и
построения
отчетов
Корпоративные
и локальные
справочники и
классификаторы
Сервис
интерактивного
тренинга
персонала
Технические
сервисы
Уровень технологической платформы
Lotus Domino/Notes
Коммуникационная инфраструктура
Средства интеграции
Уровень технологической
платформы








Восприимчивость к
Взаимодействие и клиентские сервисы (online и offline)
контексту бизнес задач
Гибкость
Мобильный
Потоки Приложения
Толстые
клиент
Браузер
Портал
контента
под задачи
клиенты
Адаптивность
Открытые стандарты
Реальная
распределенность
Совместная работа и
Общение и
Приложения и
Ориентированность на
управление контентом социальное ПО
интеграция
конечного пользователя
Простота и
естественность
Органичность и
Деловые
Информация
оптимизируемость в
процессы
рамках задач,
процессов, интересов
Уровень базовых сервисов

Сервис управления потоками
работ (WorkFlow)


Сервис управления контентом


Сервис представления
информации (порталы)
Сервисы
сканирования
(в том числе
потокового),
распознавания
текста и штрихкодирования
Сервис защиты
и управления
доступом к
информации
Сервисы, предоставляемые
внутренним и внешним
приложениям












Регистрация документа (без участия пользователя)
Создание поручения по документу
Создание поручения по поручению по документу.
Передача в СЭД проекта документа и его согласование
(запуск процесса согласования в СЭД и возврат статуса
его завершения).
Фиксация факта исполнения поручения
Постановка на контроль поручения
Снятие с контроля поручения
Согласование документа из внешнего приложения
Создание и доставка внутреннего документа по внешнему
документу
Запрос о состоянии документа/процесса
Публикация документа
Передача внешнего документа в Архивный модуль
Прикладной уровень




Полный набор необходимых компонент
документоориентированной информационной
системы
«Сквозной» документооборот
Территориальная распределенность
Коллективные средства работы с документами
Прикладные задачи











Общий документооборот в
соответствии со стандартами
Специализированный
документооборот
Поддержка бумажного,
электронного и смешанного
документооборота
Горизонтальный, вертикальный,
внешний
Поддержка директивного
управления
Документарная поддержка
бизнес процессов
Управление документацией
Единый контроль заданий
Формирование дел
Электронный архив
Центр Отчетов
Специализированные модули










«Договоры»
«Проекты»
«Заседания»
«Планирование»
«Техническая документация»
«Нормативно-распорядительная
документация»
«Техническая поддержка»
«Прензионно-исковая работа»
«Доверенности»
«Мероприятия»
Территориальная
распределенность





Обеспечение гарантированной доставки данных и
объединение изменений, сделанных разными
пользователями на разных серверах за счет репликации
баз данных
Обеспечение работы в многих часовых поясах
Оптимизация хранения данных и трафика между
серверами
Обеспечение распределенной бесконфликтной обработки
документов
Поддержка централизованного и децентрализованного
администрирования системы
«Сквозной» документооборот




единое информационное
пространство всей
организации, включая ее
территориальные
филиалы
работа с штатным
расписанием всех
филиалов и всем
персоналом организации
деловые-процессы,
охватывающие несколько
организаций компании
повышение
эффективности
управления и ускорение
деловых процессов
Вх.д-т
Рязань
Исх.д-т
Исполнение
Связь
рязанский
филиал
Исх.д-т
Вх.д-т
АУ
Резолюция
Ростовский
филиал
Вх.д-т
Москва
Исполнение
Исх.д-т
Ростов-на-Дону
Рабочие места СЭД
СЭД должна использоваться всеми
сотрудниками организации,
участвующими в документообороте,
независимо от их должностных
обязанностей и местоположения
Участники документооборота:
Делопроизводители
Функции:









Регистрация документов
Ввод образа документа
Соотнесение и контроль связанных документов
Направление адресату (отметка о доставке)
Постановка на контроль, контроль исполнения
Формирование дел
(отношение к делу)
Контроль движения экземпляров и копий
Ведение архивов
Построение отчетов
Степень участия:

Высокая
Требования к функционалу:

Профессиональные
Участники документооборота:
Исполнители
Функции:






Подготовка проектов и текстов
документов
Поиск и использование информации
Исполнение документов и поручений
Контроль состояния
Участие в согласовании
Вывод на бланках
Степень участия:

По мере необходимости
Требования к функционалу:


Умеренные
Простота, интуитивность
Участники документооборота:
Руководители
Функции:




Согласование, подписание
Поиск и использование информации
Выдача резолюций (поручений)
Контроль исполнения
Степень участия:

Высокая
Требования к функционалу:




Простота и наглядность
Минимум операций
Мобильность
Работа «по сигналам» от системы
Уровень внедрения и эксплуатации





Методологическое обеспечение
внедрения
Корпоративные электронные
регламенты
Поддержка дистанционной
подготовки и переподготовки кадров
Автоматизированная поддержка
специалистов и пользователей
Наличие партнеров в регионах
Отработанная методология
внедрения

Организационная, методологическая и нормативная база
внедрения




Комплекты типовых документов





Методологическая основа организации проекта
Обследование и построение схем документооборота
Программы-методики испытаний
предваряющие - опросные листы, анкеты
сопровождающие - схемы документооборота, настроечные
таблицы
эксплуатационные - политика администрирования системы,
разбор конфликтных ситуаций, управление доступом
Специализированные учебные курсы для все категорий
пользователей системы и технических специалистов
Учебная и методическая литература
Планирование.
Учет рисков проекта








«Неучастие» в СЭД высшего руководства
Неприятие персоналом изменений
Незаинтересованность руководства среднего уровня
Низкая квалификация кадров
Сотрудники не хотят прозрачности
Высокая загруженность, доминирование текущих задач
Различия в точках зрения участников процессов на свои
функциональные обязанности
«Боязнь» электронного документа
Массовое подключение
пользователей

Навигатор с курсами, разделами, лекциями
Обобщенная структура проекта
внедрения СЭД
Создание
рабочей группы
по ведению
проекта
Поставка
системы
Сопровождение
системы
Анализ
документооборота,
подготовка отчета и
рекомендаций
Конфигурирование
системы
Установка и
настройка
системы на
сервер и
рабочие места
Обучение
пользователей
технических
Испытания и
специалистов и
сдача системы в
пользователей
эксплуатацию
Примеры успешных внедрений в
крупных производственных компаниях
Корпоративная территориально-распределенная система
электронного документооборота Компании
«LUKOILMedia»
Êî ãàëû ì
Ëàí ãåï àñ
Óðàé
Ôèëèàë "Çàï . Ñèáèðü"
Êàëèí èí ãðàä
Âî ëî ãäà
Болгария
(Бургас)
Êèðî â
Ï åðì ü
Ì î ñêâà
×åëÿáèí ñê
Самара
Âî ëãî ãðàä
Буденовск
Усинск
Í èæí åâî ëæñêèé
Àñòðàõàí ü
52 предприятия,
более 20000 р.м.
Около 1 млн документов в год
Специализированный модуль «Управление технической
документацией
Корпоративная система электронного
документооборота «CompanyMedia»
13 объектов,
1500 р.м.
Более 100 000
документов в год
Заключение





Ключевой принцип: документирование в ходе
взаимодействия людей и информации в
контексте деловых процессов
Оптимальное соотношение готовых прикладных
модулей и способности к адаптации
Инкрементальное наращивание СЭД в ходе
эксплуатации
Развитые средства интеграции с внешними
информационными системами
Индивидуальный подход к различным
категориям пользователей
Благодарю за внимание!
Вадим Ипатов
ИнтерТраст
+7 (495) 956 7928
Vipatov@inttrust.ru