Общие принципы организации работы по оцифровке архивных

10 апреля 2015 года
«Общие принципы организации работы
по оцифровке архивных документов»
БЕСКРОВНЫЙ ДМИТРИЙ ПЕТРОВИЧ
начальник отдела информационных архивных
и компьютерных технологий
ФОРМАТЫ ДОКУМЕНТОВ:
JPEG
1 страница дела = 1 файл
PDF
все страницы дела = 1 файл
ОБРАЗЦЫ ИМЁН:
JPEG
1 страница дела = 1 файл
PDF
все страницы дела = 1 файл*
* в случае выбора формата PDF номер страниц не пишется, т. к.
все страницы дела сохранены в один документ
РАССМОТРИМ НУМЕРАЦИЮ
ИМЁН ПРИ ФОРМАТЕ JPEG :
Например, расшифруем 4650_1_874_1
4650 – НОМЕР ФОНДА
1 – НОМЕР ОПИСИ
874 – НОМЕР ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ
1 – НОМЕР СТРАНИЦЫ
ВАЖНО: данный вариант нумерации уместен в случаях если в деле листы
формата А4 и они напечатаны с одной стороны.
Если листы имеют данные с
другой стороны :
имя файла имеет вид: 4650_1_874_1об
4650 – НОМЕР ФОНДА
1 – НОМЕР ОПИСИ
874 – НОМЕР ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ
1 – НОМЕР СТРАНИЦЫ
об – УКАЗЫВАЕТ НА ТО, ЧТО ЭТО ОБОРОТНАЯ СТРАНИЦА
Правила оформления
прочих листов :
1. При копировании единиц хранения так
же копируются листы заверители дела
имя файла имеет вид: 4650_1_874_лзд
2. Непронумерованные титульные листы
имя файла имеет вид: 4650_1_874_0
Если сканируется лист А3 :
имя файла имеет вид:
4650_1_874_I и 4650_1_874_II
то есть, добавляется римская цифра в конце
Если лист А3 имеет
оборотную сторону:
имя файла имеет вид:
4650_1_874_Iоб и 4650_1_874_IIоб
после римской цифры в конце добавляются буквы«ОБ»
После сканирования всех
листов необходимо:
1. Переместить все файлы JPEG в одну папку
2. Назвать папку именем, соответствующему
архивному шифру дела: 4650_1_874
3. Передать папку с электронными образами
документов на любом носителе DVD, CD, Flashнакопитель в отдел ИАиКТ
4. Вместе с электронными образами передать пакет
сопроводительных документов, о которых
рассказала начальник отдела сохранности Лобчук
Наталья Сергеевна
5. При успешном завершении процесса передачи
документов на хранение в «ГКУВО ГАВО» отделом
ИАиКТ составляется акт, который хранится в
отделе сохранности и копия которого может быть
выдана по желанию организации-источника
комплектования
РАССМОТРИМ НУМЕРАЦИЮ
ИМЁН ПРИ ФОРМАТЕ PDF :
-как уже было сказано выше нумерация состоит из трёх блоков цифр:
4650_1_874
-все страницы дела = 1 файл
-страницы должны быть разложены начиная с титульной и по ЛЗД
-если имеются пропущенные листы, это должно быть отражено в ЛЗД
Больше никаких манипуляций в
указанном случае
предпринимать не нужно.
Технология сканирования
документов
Традиционный метод оцифровки
1. Запустить программу FineReader
Традиционный метод оцифровки
2. Нажать кнопку «сканировать»
Традиционный метод оцифровки
3. Нажать кнопку «сканировать»