Нормативная документация Инструкция

УТВЕРЖДЕНО
Приказом
Президента Корпорации
от «25» августа 2010 г.
№ 01-181-35/10
Нормативная
документация
Инструкция
«По организации работы
операторов на дому»
Корпорация
«Электронный архив»
2
Содержание
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ...................................................................................................................................................... 3
2. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА И ПРИНЦИПЫ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ В ХОДЕ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ НА
ДОМУ........................................................................................................................................................................................... 3
3. ДОПУСК НАДОМНЫХ ОПЕРАТОРОВ К РАБОТЕ ..................................................................................................... 4
4. ОРГАНИЗАЦИЯ И КОНТРОЛЬ РАБОТЫ ОПЕРАТОРОВ НА ДОМУ .................................................................... 5
6. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ОПЕРАТОРАМИ, СОСТАВЛЯЮЩИМИ «ХОЛОДНЫЙ РЕЗЕРВ» .............................. 6
7. ПОРЯДОК РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРОВ С НАДОМНЫМИ ОПЕРАТОРАМИ ПРИ НАРУШЕНИИ ИМИ
ДОГОВОРНЫХ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ ........................................................................................................................................ 6
8. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ......................................................................................................................................................... 7
9. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ ................................................................................................................................................. 7
10. ПРИЛОЖЕНИЯ ................................................................................................................................................................... 7
3
1. Общие положения
1.1. Назначение документа
Инструкция «По организации работы операторов на дому» (далее — Инструкция)
устанавливает порядок организации выполнения на дому работ по ретроконверсии.
Действие настоящей Инструкции распространяется на Производственное управление,
Управление по работе с персоналом, Финансовое управление Корпорации «Электронный архив»
(далее — Корпорация).
1.2. Термины и сокращения
В настоящем Положении используются следующие сокращения:

ПО — Программное обеспечение.

ПУ — Производственное управление.

ПЦ ИП — Производственный центр Интернет-проектов.

ФУ — Финансовое управление.

УПРП — Управление по работе с персоналом.
2. Основные правила и принципы взаимодействия в ходе выполнения работ на
дому
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Непосредственным руководителем оператора, выполняющего работы на дому (далее —
надомный оператор/надомник), является руководитель группы, который выбирается из числа
надомников.
Руководитель группы подчиняется координатору Интернет-проекта ПЦ ПУ.
Каждый из координаторов Интернет-проекта сопровождает определенное проектное
направление (библиотечные проекты, архивные проекты и др.).
В подчинении одного координатора Интернет-проекта находится несколько руководителей
групп.
Руководитель группы обязан еженедельно предоставлять своему непосредственному
руководителю (координатору Интернет-проекта) отчетность в установленном формате.
Координатор Интернет-проекта проводит регулярные собрания руководителей групп, на
которых подводятся итоги работ, обсуждаются возникающие проблемы и планируются
работы на дальнейший период. Периодичность собраний — не реже 1 раза в месяц.
Координатор Интернет-проекта организует обучение руководителей групп (проводит его
самостоятельно либо с привлечением специалистов по обучению)
Ответственными за организацию работы надомников и решение проблем надомников,
возникающих в процессе работы, связанных с:

доступом в рабочую систему;

установкой специализированного программного обеспечения;

работой в специализированном программном обеспечении (в том числе, правилами
индексирования документов);

получением статистических данных по результатам работ;

перерывами в работе;

оплатой труда.
являются руководители групп. В случае невозможности связаться с руководителем группы,
надомник должен обратиться к специалистам ПЦ Интернет-проектов по телефону (+7 (495)
981-39-94 или +7 (800) 700-04-04)) и/или по электронной почте (адрес указан на Интернетсайте www.rabotaydoma.ru в разделе «Контакты»).
Специалисты ПЦ ИП обязаны принимать и обрабатывать запросы от операторовнадомников, поступающие по телефону и/или электронной почте с соблюдением рабочего
графика проведения консультаций надомников.
4
10.
Механизмом информирования надомников (об изменениях в организации работы,
изменениях инструкций по выполняемым проектам и пр.) является рассылка
информационных сообщений через рабочую систему («Октопус»). При входе в рабочую
программу надомник получает информационные сообщения и может приступить к работе
только после их прочтения.
3. Допуск надомных операторов к работе
1.
2.
3.
4.
5.
6.
В течение 2 дней с момента оформления договора (трудового договора или договора
подряда) специалист по обучению ПЦ Интернет-проектов:

подключает оператора к одному из текущих проектов, выполняемых на дому;

включает надомника в состав одной из групп надомных операторов (при этом при
работе в ПО «Октопус» надомник получает информацию о Ф.И.О., номере телефона и
адресе электронной почты руководителя группы);

предоставляет данные о новом надомном операторе (Ф.И.О., номер телефона и адрес
электронной почты) руководителю группы (из числа надомников) для организации
работы нового надомного оператора.
Руководитель группы, в которую включен вновь принятый на работу надомник, после
получения от координатора Интернет-проекта информации о новом сотруднике в тот же
день связывается с надомником и проводит вступительную беседу, в ходе которой
информирует надомника о предъявляемых требованиях и условиях работы:

требование по выполнению норматива;

допустимый уровень брака;

порядок информирования о перерывах в работе (отпуске и пр.);

порядок переключения надомника между проектами;

виды выполняемых работ;

и пр.
В ходе беседы руководитель группы выясняет, сколько времени надомник планирует
уделять работе, и по какому графику работать
По итогам вступительной беседы руководитель группы принимает решение о возможности
сотрудничества с новым оператором и в тот же день информирует специалиста по обучению
о своем решении с указанием причин.
В случае принятия положительного решения о сотрудничестве с новым надомным
оператором, руководитель группы направляет новому надомному оператору вводное
сообщение по электронной почте, содержащее следующую информацию:

основные правила организации работ и взаимодействия;

ссылки на информационный ресурс с документацией и на сайт статистики;

порядок действий по установке программы «Октопус».
Специалист по обучению ПЦ Интернет-проектов после получения сообщения от
руководителя группы о положительном результате вступительной беседы направляет новому
надомному оператору сообщение по электронной почте, содержащее логин и пароль для
входа в рабочую программу.
В случае отказа руководителя группы от сотрудничества с новым надомным оператором
специалист по обучению исключает надомного оператора из данной группы и переводит его
в другую группу. При этом он делает информационную рассылку о произошедших
изменениях в адрес:

непосредственно надомного оператора — о переводе его в другую группу с указанием
контактов нового руководителя группы;

прежнего руководителя группы — об исключении оператора из его группы;

нового руководителя группы — о включении в состав его группы нового надомника.
5
7.
8.
В том случае, если взаимодействие надомного оператора с новым руководителем группы
также будет невозможно, договор с данным надомником расторгается (специалист по
обучению предоставляет информацию в Отдел кадров УПРП).
После вступительной беседы с руководителем группы и получения сообщений по
электронной почте от специалиста по обучению ПЦ ИП и руководителя группы с
информацией, необходимой для начала работы, надомник:

устанавливает рабочую программу;

изучает рабочие инструкции по проекту, к которому он подключен;

приступает к работе.
4. Организация и контроль работы операторов на дому
Запуск работы надомных операторов
1.
Руководитель группы обязан убедиться в том, что новый надомный оператор приступил к
работе на следующий день после получения логина и пароля. При этом руководитель группы
обязан связаться с надомником по телефону (или по электронной почте, если связь по
телефону невозможна) и выяснить:

приступил ли надомник к работе; если нет, то когда планирует приступить к работе, и с
чем связана задержка с началом работы;

изучил ли надомник рабочие инструкции, есть ли вопросы по инструкциям;

есть ли у надомника трудности в работе (например, проблемы с установкой рабочей
программы; непонимание требований рабочих инструкций; отсутствие доступа к
проектам; отсутствие доступа к сайту статистики, отсутствие доступа к сайту
www.rabotaydoma.ru и пр.).
2.
В том случае если надомник проинформировал руководителя группы о наличии трудностей в
работе, руководитель группы обязан самостоятельно решить проблемы (провести
дополнительный инструктаж по установке и использованию рабочей программы, запросить
у координатора проекта логин и пароль и передать их надомнику самостоятельно и пр.).
Если руководитель группы самостоятельно не может решить проблему (в случае отсутствия
у надомника доступа к рабочей программе, сайту статистики или сайту
www.rabotaydoma.ru), то он ее эскалирует на уровень координатора Интернет-проекта. Срок
решения проблем — 1 рабочий день. Руководитель группы обязан лично убедиться в
решении проблемы.
Контроль деятельности надомных операторов
3.
Руководитель группы постоянно отслеживает активность операторов в рабочей системе,
оценивает объем и качество выполненных ими работ. В случае выявления отклонений
руководитель группы незамедлительно связывается с оператором, выясняет причины
произошедшего и принимает корректирующие меры.
4.
В первый месяц работы допускается 60%-ное выполнение норматива вновь принятыми на
работу надомниками (при этом надомники повторно уведомляются об установленном
нормативе и требованию по его выполнению), а начиная со второго месяца выполнение
норматива должно быть не менее 100%.
5.
Руководитель группы ежедневно контролирует выработку надомных операторов, входящих
в состав группы. В случае недостаточной выработки (невыполнения норматива), либо
полного отсутствия выработки, руководитель группы обязан связаться с надомником по
телефону, выяснить причины, помочь устранить проблемы и определить перспективы
продолжения работ:

в том случае если надомник отказывается от работы, руководитель группы
информирует координатора Интернет-проекта о необходимости исключения надомника
из группы, отключения его от системы и расторжения договора;

в том случае если надомник готов продолжать работу, но по тем или иным причинам не
может выполнять установленный норматив, руководитель группы информирует
6
координатора Интернет-проекта о необходимости исключения надомника из группы и
перевода надомника в «холодный резерв» (порядок работы с «холодным резервом»
описан в разделе 6 настоящей Инструкции);

в том случае если по результатам беседы с руководителем группы надомник обязуется
выполнять норматив, надомник остается в составе группы и продолжает работать на
проекте, к которому был подключен ранее, при этом руководитель группы
осуществляет дальнейший контроль работы надомника.
Руководитель группы информирует обо всех предпринятых действиях надомника.
6.
Координатор Интернет-проекта обязан ежедневно анализировать выработку новых
надомников (выработка ранее принятых на работу надомников контролируется
еженедельно). При выявлении надомников, не выполняющих установленный норматив,
координатор Интернет-проекта формирует списки таких надомников по группам и передает
их руководителям групп для отработки. Руководители групп связываются с надомниками и
выполняют действия согласно п.8 данного раздела Инструкции.
Временный перерыв в работе надомных операторов
7.
Если надомник в течение как минимум одной недели не планирует работать (по различным
причинам: болезнь, отпуск, отсутствие или неисправность техники, отсутствие доступа в
Интернет и пр.), он обязан сообщить об этом руководителю группы и/или координатору
Интернет-проекта в письменной форме (по электронной почте). Координатор Интернетпроекта отключает надомника от системы. Обратное подключение надомника производится
по инициативе надомника (обращение к координатору Интернет-проекта по электронной
почте или по телефону). По факту подключения надомника к системе координатор
Интернет-проекта информирует руководителя группы. При этом норматив надомника на
отчетный период уменьшается пропорционально времени отключения от системы.
6. Порядок работы с операторами, составляющими «холодный резерв»
1.
2.
3.
4.
Надомные операторы, которые изъявляют желание работать, но, по тем или иным причинам,
не могут работать в стабильном режиме и выполнять на постоянной основе установленный
норматив, переводятся в «холодный резерв».
Координатор Интернет-проекта в течение 2 рабочих дней с момента получения информации
от руководителя группы осуществляет перевод надомников в «холодный резерв». При
переводе в «холодный резерв» надомник исключается из группы операторов, информация об
этом доводится до сведения его самого и руководителя его группы
Надомные операторы, составляющие «холодный резерв», подключаются к системе только в
период дефицита ресурсов, и выполняют работы только по масштабным проектам
(длительностью более 3 месяцев при условии привлечение более 300 надомников).
По окончании периода дефицита ресурсов, надомные операторы, составляющие «холодный
резерв», снова отключаются от системы.
7. Порядок расторжения договоров с надомными операторами при нарушении
ими договорных обязательств
С надомными операторами, которые не выполняют в полном объеме установленный норматив и
отказываются от дальнейшей работы, договорные отношения прекращаются:

руководитель группы незамедлительно информирует координатора Интернет-проекта о
необходимости исключения надомника из группы, отключения его от системы и
расторжения договора;

координатор Интернет-проекта в течение 2 рабочих дней с момента получения
информации от руководителя группы осуществляет отключение от системы,
формирует и передает в Отдел кадров УПРП список надомников, отказавшихся от
работы, для расторжения договоров;
7

ответственный сотрудник Отдела кадров УПРП в течение 15 рабочих дней
организовывает расторжение договора с оператором.
8. Ответственность
В Таблице 1 приведено распределение ответственности участников процесса.
Должность сотрудника
Инициатор подбора кандидатов
несет ответственность за:
Координатор Интернет-проекта
/ Специалист по обучению ПЦ
ИП несет ответственность за:
Руководитель группы
операторов несет
ответственность за:
Надомный оператор несет
ответственность за:
Ответственный сотрудник
Отдела кадров УПРП несет
ответственность за:
Таблица 1. Распределение ответственности
Ответственность
 своевременность подачи в УПРП запроса на подбор кандидатов;
 полноту информации, содержащейся в запросе на подбор кандидатов
 своевременность, полноту и достоверность информации, предоставляемой
надомной операторам;
 своевременность подключения надомных операторов к рабочей Системе (в т.ч.
включение операторов в состав группы) и предоставления данных по
операторам руководителям групп;
 своевременный контроль выработки операторов и, при необходимости,
информирования руководителей групп о выявленных отклонениях
своевременность отключения надомных операторов от рабочей Системы
(временный перерыв; перевод в «холодный резерв», расторжение договора с
надомником);
 своевременность формирования и передачи в Отдел кадров УПРП списка
надомников, отказавшихся от работы, для расторжения договоров
 информирование надомника о предъявляемых требованиях и условиях работы;
 своевременность решения возникающих у операторов проблем или
эскалирования проблем, которые не могут быть решены самостоятельно, на
уровень координатора Интернет-проекта;
 своевременность и полноту контроля работы операторов.
Обязанности руководителя группы в части контроля выработки надомников
приведены в Приложении к настоящей Инструкции;
 своевременность информирования координатора Интернет-проекта о
необходимости отключения операторов от рабочей Системы
 своевременность начала работ;
 выполнение установленного норматива;
 соблюдений требований к качеству работы
 своевременность оформления с отобранными ПУ кандидатами договоров
(трудовых/подряда);
 своевременность расторжения договоров (трудовых/подряда) с операторами,
нарушившими договорные обязательства (на основании запроса ПУ)
9. Внесение изменений
Все изменения в настоящую Инструкцию вносятся приказом Президента Корпорации. С
момента подписания приказа утверждается новая версия Инструкции, старая при этом утрачивает
свою актуальность.
10. Приложения
Приложение
—
Обязанности руководителя группы в части контроля выработки надомников
Приложение. Обязанности руководителя группы в части контроля выработки
надомников
Срок
В течение 1 дня с момента
выдачи надомнику логина и
пароля
В течение месяца с момента
подключения надомника к
системе
Через 1 месяц с момента
подключения надомника к
системе
В течение второго месяца с
момента подключения
надомника к системе
Через 2 месяца с момента
подключения надомника к
системе
После 2 месяцев с момента
подключения надомника к
системе
Обязательные действия
Контроль начала работы надомников:
- проверка активности надомников;
- выяснение и решение проблем надомников, связанных с началом
работ;
- подключение к решению проблем надомников координаторов
Интернет-проектов;
- консультирование надомников;
- повторное информирование о требованиях и условиях работы
Ежедневный контроль активности и выработки надомников:
- проверка выработки надомников;
- повторное информирование о требованиях и условиях работы;
- предупреждение об отключении от системы при невыполнении
установленных требований;
- инициирование отключения надомников, не планирующих
продолжение работы;
- инициирование перевода в «холодный резерв» надомников,
желающих работать, но не планирующих выполнять норматив
Инициирование отключения от системы надомников, выполнивших
установленный норматив менее чем на 60%
Ежедневный контроль активности и выработки надомников, повторное
информирование о требованиях и условиях работы, предупреждение об
отключении от системы при невыполнении установленных требований,
инициирование отключения неактивных надомников, надомников, не
планирующих продолжение работы
Инициирование отключения от системы надомников, выполнивших
установленный норматив менее чем на 100%
Ежедневный контроль активности и выработки надомников, повторное
информирование о требованиях и условиях работы, предупреждение об
отключении от системы при невыполнении установленных требований,
инициирование отключения неактивных надомников, надомников, не
планирующих продолжение работы
Лист согласования
Должность
Ф.И.О.
Документ подготовил
Начальник ПЦ ИП
Полякова О.Н.
Документ согласован
Начальник Отдела корпоративного
развития Управления делами
Украинец М.А.
Директор Производственного
управления
Мильман К.С.
Директор Управления по работе с
персоналом
Коваленко Е.И.
Подпись
Дата