Тема 16. Формы унификации

Тема 16. Формы унификации.
Преподаватель –
к.полит.н., доцент Н.А. Царева
Кафедра ГТАП ИП ВГУЭС
План
 типовой
текст
 анкета
 таблица
 трафаретный
 графики
 диаграммы
текст
Рекомендуемая литература
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Делопроизводство: Учебник для вузов/ Под общ.ред. проф.
Т.В. Кузнецовой. – М: МЦФЭР., 2004.
Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – Киев, 2001.
Организация работы с документами. Учебник для вузов. Под
ред. В.А. Кудряева. – М., 2001.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства:
Документационное обеспечение управления. - М.Новосибирск. 2004.
Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю., Цветкова С.Н.
Документирование управленческой деятельности на
предприятии: делопроизводство и корреспонденция.- Ростов
н/Д., 2002.
Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и
делопроизводство: Учебное пособие. - Ростов н/Д., 2004.
Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003.
Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое
пособие. - М., 2003.
В основе разработки унифицированных
текстов документов лежит метод
выделения постоянной и переменной
информации.



Постоянная информация - это информация
повторяющаяся, общая для всех документов
унифицируемой совокупности;
переменная - индивидуальная для каждого
конкретного документа информация.
В унифицированной форме документа
фиксируется постоянная информация и
устанавливаются границы для внесения
переменной информации при составлении
документа.
В тексте документа сведения могут быть
представлены в одном из пяти видов:





Прозаический вид.
Анкетный
Списковый вид
Изобразительный вид
Трафаретный вид сведений.
Прозаический вид.



Сведения представляются в виде таких синтаксических
единиц, как предложение, прозаическая строфа,
фрагмент, или их совокупностей.
Прозаическая строфа – это сочетание нескольких
тесно взаимосвязанных по смыслу и синтаксически
предложений, представляющих собой более полное по
сравнению с отдельным предложением развитие
мысли.
Фрагмент – это две или несколько прозаических
строф, объединенных развитием одной темы (или ее
аспекта) и связанных с помощью специальных
синтаксических средств.
Пример. «Ведущий специалист, проработавший в общем отделе 7 лет,
не удовлетворен руководством отдела. Он отмечает, что
высокий уровень профессионализма сочетается у руководителя с
авторитарными методами и грубым отношением к
подчиненным».
Анкета




это форма представления текста, содержащего
характеристику одного объекта по
определенному набору признаков.
Постоянной информацией в анкете являются
обобщенные наименования признаков,
конкретной — их показатели.
Текст в форме анкеты строится по типу «вопрос
— ответ».
Значение сведения или группа значений,
соответствующие названию, передаются
любыми грамматическими конструкциями
(слова, словосочетания, предложения …).
Списковый вид
Сведения представляются в виде списка, состоящего из пунктов.
Все пункты списка одинаковы по структуре (составу элементов, из
которых состоит пункт). Структура пункта строится из элементов
различного типа, наиболее распространенными из которых
являются:
Метка пункта. Она обязательна, используется для выделения пункта и
может обозначаться каким-либо условным знаком или
порядковым номером;
Текст пункта - может иметь любой вид.
Пример 1. текст пунктов имеет анкетный вид.

Ваша должность – ведущий специалист.

Сколько лет работаете в общем отделе - 7 лет.
Пример 2. Повестка дня собрания (текст пунктов прозаического вида).
1.
Доклад заместителя мэра города Ромова Е. Н. «О подготовке
объектов города к отопительному сезону».
2.
«О состоянии водоснабжения промышленной зоны города».
Доклад главного инженера ГУП «Водоканал» Выскубова С.А.
Изобразительный вид.





Используются различные изображения: рисунки,
фотографии, чертежи, таблицы, диаграммы, графики и
схемы. Но наиболее часто используются таблицы,
схемы, диаграммы и графики.
Таблица — это форма представления
унифицированного текста, содержащего информацию
о совокупности объектов, характеризуемых по
определенному набору признаков.
Схема - это структурное представление каких–либо
сведений о среде управления.
Диаграмма изображает соотношения каких-либо
величин.
График изображает изменение характеристик среды
управления во времени.
Трафаретный вид сведений.



Трафарет — это форма представления
грамматически связного текста, содержащая
постоянную информацию и пробелы,
предназначенные для заполнения их переменной
информацией.
Это заранее составленный элемент текста
документа, который воспроизводится без
изменения во всех текстах однотипных
документов.
Например, в доверенности используется
трафарет, передающий название сведения.
«Доверенность действительна по «____»
___________ 2010г.»
Вопросы для самопроверки знаний
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Перечислите формы унификации текста документа.
В чем заключается метод унификации.
Охарактеризуйте прозаический вид унификации
текста.
Охарактеризуйте списковый вид унификации текста.
Охарактеризуйте анкетный вид унификации текста.
Охарактеризуйте трафаретный вид унификации текста.
Охарактеризуйте изобразительный вид унификации
текста.