Лекция 2 Введение в ERP системы

Компьютерные технологии в
экономике (ERP-системы),
менеджменте и образовании
Бесстрашнова Янина
Константиновна
Поддержка курса


1.
2.
на портале дистанционного обучения:
http://dl.avalon.ru
Доступ:
зарегистрироваться;
записаться на курс в течение периода
изучения:
Второе высшее образование / Экономика /
Компьютерные технологии в экономике
(ERP-системы), менеджменте и
образовании
2
Обзор лекции



Принятие решения о внедрении ERP-системы
Проектирование (конфигурирование) системы: изменение
существующих бизнес-процессов или программного
обеспечения.
Процесс внедрения ERР-системы
Выбор метода внедрения системы. Классическая схема
внедрения. Использование ГОСТов при заключении
договора на приобретение и сопровождение ERP-системы.
Оценка проекта внедрения системы. Обучение персонала.
Риски, связанные с ERP-системами
Модель распределения рисков на протяжении жизненного
цикла.
3
Выбор системы: альтернативы

Разработка и
внедрение
собственной
системы
(разработанной
сотрудниками
фирмы).

Внедрение готовой
системы, разработанной
внешней фирмой:


приобретение системы
самой фирмой;
приобретение системы
внешней фирмой,
обрабатывающей данные
по схеме аутсорсинга.
4
Выбор системы: методы
анализ требований;
 анализ несоответствий.

Наилучшая ERP-система – та,
которая удовлетворяет
большему числу требований.
5
Параметры оценки программного
обеспечения
Не только ERP-систем!







функциональность;
интеграция с другими системами;
поддержка системы;
гибкость;
надежность;
пользовательский интерфейс;
перспективы развития системы.
6
Конфигурирование системы
Ни одна система не отвечает всем
потребностям фирмы!
Возможные действия:
 решение о значительной переделке
программного обеспечения под
сложившиеся бизнес-процессы;
 решение об изменении существующих
бизнес-процессов для приведения их в
соответствие со стандартами и «лучшими
практиками».
7
Конфигурирование системы
высокая
Степень
изменения
бизнеспроцессов
Риск изменения
неудачного
изменения бизнеспроцессов (37%)
низкая
Наиболее
высокий риск
внедрения
Наиболее высокая
вероятность
успешного
внедрения
Риск
некорректных
технологических
изменений в
программном
коде (41%)
низкая
высокая
Степень изменения программного
кода
8
Конфигурирование системы
http://www.interface.ru/home.asp?artId=24018
Исследование компании
Panorama Consulting Group
Уровень настройки ERP-систем:
 Без настройки 28,3%;
 Незначительная настройка 47,85%;
 Значительная настройка 19,4%;
 Полная настройка 4,4%.
9
Методы внедрения ERP-систем
«сразу»;
 поэтапный;
 смешанные методы.

Часто применяются смешанные
методы.
10
Методы внедрения: «сразу»



Рекомендуется для фирм с несложной
иерархией и нежестким стилем
руководства.
Одновременное внедрение всех модулей
во всех подразделениях.
Основные этапы:



конфигурирование значимых объектов,
моделей и процессов;
тестирование модулей системы;
переход к использованию новой системы и
внесение незначительных изменений.
11
Методы внедрения: «сразу»
Преимущества:
 Нет временных
интерфейсов.
 Нет затрат на
обслуживание старых
систем.
 Легче координировать
работу команды.
 Период внедрения
короче.
 Стоимость проекта
внедрения меньше.
Недостатки:
 «Пиковые» нагрузки.
 Высокий риск
«полного провала».
 Много новых знаний
за короткий период
времени.
12
Методы внедрения: поэтапный




Рекомендуется для фирм со сложной
иерархией и жестким стилем руководства.
Последовательное внедрение – один
модуль в одном подразделении.
Взаимодействие старых и новой систем.
Этапы повторяются для каждого модуля и
подразделения:



конфигурирование значимых объектов,
моделей и процессов для подразделения;
тестирование модуля;
переход к использованию нового модуля в
подразделении и внесение незначительных
изменений.
13
Методы внедрения: поэтапный
Преимущества:
 Требования к ресурсам
ниже.
 Дополнительные ресурсы
для конкретного
модуля/подразделения.
 Низкий риск «полного
провала».
 Постепенное получение
новых знаний.
 Демонстрация
работающей системы
раньше.
Недостатки:
 Разработка временных
интерфейсов.
 Затраты на
обслуживание старых
систем.
 Дольше период
внедрения.
 Стоимость проекта
внедрения выше.
14
Методы внедрения: смешанные




Волнообразный – новые функции
реализуются в разных подразделениях.
Ускоренный поэтапный – несколько
модулей в одном подразделении либо один
модуль в нескольких подразделениях.
Параллельное функционирование – в
течение некоторого периода используется
старая и новая системы (1 мес. – 1 кв.).
Пилот – в обособленном подразделении
(филиале) система внедряется полностью.
15
Классическая схема внедрения
Питеркин С.В., Оладов Н.А., Исаев Д.В. Точно
вовремя для России. Практика применения ERPсистем. 2-е изд. – М.: Альпина Паблишер, 2010.
– 368 с.



Все этапы выполняются от начала
до конца.
ERP-систему внедряет сама фирма.
На проект внедрения должны
выделяться соответствующие
ресурсы.
16
Классическая схема внедрения: график
Этапы
1 кв.
2 кв.
3 кв.
4 кв.
5 кв.
6 кв.
1 Подготовит. работы
2 Обучение
3 Бизнесмоделирование
4 Пилот
5 Запуск
6 Аудит после
запуска
17
Классическая схема внедрения:
Этап 1 – Подготовительные работы
Задачи:

Формирование группы внедрения и
координационного комитета.

Подготовка технических ресурсов.

Обследование фирмы.

Закупка и конфигурирование системы.

Разработка и утверждение детального
плана проекта.

Обучение администрированию системы.
18
Классическая схема внедрения:
Этап 1 – Подготовительные работы
Ответственные: руководство фирмы,
внешние консультанты.
Результаты:

Группа внедрения сформирована и
понимает свои обязанности.

План проекта утвержден.

Система готова к работе.
19
Классическая схема внедрения:
Этап 2 – Обучение группы внедрения
Задачи:

Обучение группы внедрения и
координационного комитета концепциям
управления, теории управления
проектами.

Обучение базовым основам работы с ERPсистемой.
20
Классическая схема внедрения:
Этап 2 – Обучение группы внедрения
Ответственные: внешние консультанты.
Результаты:

Проведено обучение.

Участники группы внедрения усвоили
материал (тестирование).

Проведено дополнительное обучение при
необходимости.
21
Классическая схема внедрения:
Этапы 3, 4 – Бизнес-моделирование
и пилот
Задачи:

Построение модели фирмы с
использованием системы.

Определение необходимости временных
интерфейсов, их разработка.

Тестирование системы группой
внедрения.
22
Классическая схема внедрения:
Этап 3, 4 – Бизнес-моделирование
и пилот
Ответственные: группа внедрения, внешние
консультанты (необязательно).
Результаты:

Описанная и протестированная модель
фирмы.

Разработаны формы документов, описаны
бизнес-процессы.
23
Классическая схема внедрения:
Этап 5 – Подготовка к запуску и
запуск
Задачи:

Разработка плана запуска системы.

Подготовка технических ресурсов к
запуску.

Обучение остальных пользователей.

Заключительное тестирование системы.

Запуск.
24
Классическая схема внедрения:
Этап 5 – Подготовка к запуску и
запуск
Ответственные: группа внедрения, внешние
консультанты (необязательно).
Результаты:

Готовность к эксплуатации
соответствующих модулей системы.

Проведено обучение пользователей.

Составлены инструкции.

Переход на работу с новой системой.
25
Классическая схема внедрения:
Этап 6 – Аудит после запуска
Задачи:

Сравнение показателей работы фирмы.

Определение проблем, связанных с
эксплуатацией системы.

Разработка рекомендаций по повышению
эффективности работы.
Через год после запуска системы
рекомендуется проведение 2-го аудита.
26
Классическая схема внедрения:
Этап 6 – Аудит после запуска
Ответственные: группа внедрения, внешние
консультанты.
Результаты:

Отчет, содержащий

сравнение показателей работы фирмы
до и после внедрения системы,

сравнение с целевыми показателями,

рекомендации по повышению
эффективности работы системы.
27
ГОСТы для заключения договоров
внедрения/сопровождения




ГОСТ 34.201-89 «Информационная технология.
Комплекс стандартов на автоматизированные
системы. Виды, комплектность и обозначения
документов при создании автоматизированных
систем».
ГОСТ 34.601-90 «Информационная технология.
Комплекс стандартов на автоматизированные
системы. Автоматизированные системы. Стадии
создания».
ГОСТ 34.602-89 «Информационная технология.
Комплекс стандартов на автоматизированные
системы. Техническое задание на создание
автоматизированной системы».
ГОСТ 34.603-92 «Информационная технология.
Виды испытаний автоматизированных систем».
28
Экономическая оценка проекта
внедрения
На этапе принятия решения о внедрении
ERP-системы - метод расчета чистой
приведенной стоимости (NPV).
Если NPV > 0, то проект эффективен.
Трудности:
 расчет экономии по видам затрат;
 выбор ставки дисконтирования.
На этапе аудита – сравнение фактических
(учетных, расчетных) и целевых
показателей.
29
Вопросы, связанные с обучением
персонала




Когда должно быть проведено
обучение пользователей?
В каком объеме должно проводиться
обучение?
Как компенсировать затраты времени
на обучение?
Как должно проводиться обучение?
30
Вопросы, связанные с обучением
персонала



Как сделать так, чтобы работники
проходили обучение?
Обучать информационной технологии
или деятельности?
Какие материалы использовать при
обучении?
31
Обучение персонала: когда?

Рано – забудется.

Поздно – не сформирован навык.

Рекомендуется: за 3-4 месяца до
запуска в эксплуатацию.
32
Обучение персонала: объем?

Обычные пользователи - необходимые
модули системы.

Главные пользователи – все модули
системы, элементы администрирования.

Координационный комитет – общее
представление, отчеты и контроль.
33
Обучение персонала: время?

В рабочее время.

Дополнительное время –
дополнительная оплата.

Временный персонал.
34
Обучение персонала: как?

Курсы с отрывом от работы – для
главных пользователей.

Обучение на рабочем месте – для всех
пользователей.
Альтернативы: курсы, самообразование.
35
Обучение персонала: научились?

В рабочее время.

Тестирование.

«Кнут и пряник».

Временный персонал.
36
Обучение персонала: чему обучать?

Технологии работы в системе.

Методам самоконтроля (отчеты, итоги,
двойная запись).

Изменениям в бизнес-процессах.
37
Обучение персонала: материалы?

Индивидуальные конспекты +
распечатки.

Подсказки в системе.

Документация.

Типовые задачи.
38
Риски, связанные с ERP-системами:
виды



технические (связаны с технологией
обработки информации);
бизнес-риски (связаны с выбором
набора моделей, объектов и
процессов);
организационные (связаны со
структурой фирмы и персоналом).
39
Риски, связанные с ERP-системами:
уровни
По мнению экспертов:
 самые высокие риски – организационные,
 cредние – бизнес-риски,
 самые низкие – технические риски.
Риски могут оцениваться:
 в баллах (например, 0-10),
 в долях (0-1),
 вербально (низкий, средний, высокий).
40
Риски, связанные с ERP-системами:
модель распределения рисков
Матрица оценки рисков сочетание этапов жизненного цикла
системы (или проекта внедрения) и видов
рисков.
В ней указываются:
 уровни рисков,
 мероприятия по их предупреждению,
 дополнительные затраты при
наступлении нежелательных событий.
41
Риски, связанные с ERP-системами:
матрица оценки рисков
Виды
рисков
Этапы
жизненного
цикла
технические
бизнесриски
организационные
Принятие решения о
внедрении системы
Выбор системы
Конфигурирование системы
Внедрение системы
Обучение персонала
Эксплуатация системы
42
Благодарю за внимание!
43