Система документации

СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ
НА ПРЕДПРИЯТИИ
Лектор: д. фарм.н. Лосенкова С.О.
Одним из основных элементов обеспечения качества является
ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Производство лекарственных средств, это совокупность всех операций, по изготовлению
лекарственного средства и документирование результатов.
Цель создания и ведения документации:
описать систему управления производства и контроля,
обеспечить персонал, связанный с производством и контролем качества,
необходимой ему информацией,
уменьшить опасность появления ошибок при устной коммуникации,
обеспечить наличие записей постоянного характера по истории каждой
выпущенной серии,
обеспечить уполномоченных лиц информацией, необходимой для
принятия решений о выдаче разрешения на реализацию серии продукции,
создать возможности для изучения несоответствий при выпуске
продукции,
обеспечить информацией органы инспекции и регистрации для
проведения проверки условий производства продукции на предприятии,
обеспечить информацией органы инспекции для проведения проверки
условий выпуска серии продукции, качество которой вызывает сомнения.
9 признаков надежной информации
1.
Устойчивость
2.
Разборчивость
3.
Точность
4.
Пунктуальность
5.
Аккуратность
6.
Последовательность
7.
Исчерпанность
8.
Прямой источник
9.
Надежность
Основные требования к документации:
- ясно сформулированное наименование и назначение;
- исчерпывающий характер, т.е. охват всех выполняемых операций,
требований к материалам, продукции, методам испытаний и пр.;
- отсутствие лишней информации и ее необоснованного
дублирования;
- ясное изложение текста без неопределенности и
двусмысленности;
- логичная структура, системное изложение в соответствии с
установленным порядком кодирования (рубрикации, нумерации);
- оформление и утверждение в установленном порядке.
«П А М Я Т К А»…
• Все, что не записано – не
сделано!
• Все, что записано, но не
датировано – не сделано!
• Все, что не подписано – это
“только надпись на заборе”
Что следует задокументировать?
Все, имеющее отношение к качеству
продукта
• Регистрационное досье на каждый продукт
• Персонал
• Помещения, оборудование, в т.ч. системы обеспечения
производства: воздух, вода, пар, сжатый воздух
• Систему документации
• Техпроцесс и в т.ч.
–
–
–
–
Закупки, хранение, обращение сырья и материалов
Отходы и брак
Охрана труда
Экология
• Контроль качества
• Дистрибуция, рекламации и отзыв
• Самоинспекции
Виды организационно-технологических документов
ГОСТ Р 52550-2006
Наименование документа
1 Информация о предприятии,
регистрационное досье, лицензия
на производство и пр.
Назначение
Общая документация предприятия
2 Спецификация
Документ, содержащий требования к
материалам или продукции
3 Промышленный регламент,
технологическая инструкция,
инструкция по упаковке
Документы, устанавливающие требования к
процессам производства конкретной
продукции
4 Инструкция (методика)
Документ, устанавливающий требования,
общие для производств различных видов
продукции
Документ, отражающий фактические данные
о производстве конкретной серии продукции
5 Протокол на серию
6 Внутрипроизводственная
этикетка
Документ, идентифицирующий материалы
или продукцию, содержащие указание их
статуса в производстве
Структура документации
I уровень
Основная
документация
II уровень
Обязательная регистрационная
документация
III уровень
Обязательная регламентирующая документация
IV уровень
Первичная (рабочая) документация
Типы документации (1)
• Внешняя нормативная документация
• Регистрационная документация (досье)
• Документация системы качества предприятия
9
Типы документации (2)
• Внешняя нормативная документация
• Нормативно-правовые акты
– Законы
– Постановления правительства
– Приказы центральных органов
исполнительной власти, зарегистрированные
Минюстом
• Прочие нормативные документы
– Фармакопеи
– Руководства
– Методические рекомендации
10
Типы документации (3)
• Внешняя нормативная документация
• Международное и европейское
законодательство
– Директивные документы ЕС
– Документы ВОЗ
– Документы PIC/S
– Документы FDA и др.
Типы документации (4)
• Регистрационная документация
• Регистрационное досье
• Материалы фармацевтической разработки
• Документация системы качества предприятия
Документация системы качества предприятия (1)
– Фармацевтическая разработка
– Технологический процесс
– Контроль качества
– Функционирование систем
– Связанные процессы
Документация системы качества предприятия (2)
– Функционирование системы обеспечения
производства
• Подготовка воздуха, кондиционирование
• Подготовка воды (очищенной и для инъекций)
• Подготовка пара, сжатого воздуха, вакуума
Документация системы качества предприятия (4)
– Связанные процессы
• Приобретение, хранение, выдача основного и
вспомогательного сырья, материалов, печатной
продукции
• Обращение с отходами и браком
• Распространение (реализация) готовой продукции;
рекламации и отзывы
Документация системы качества предприятия (5)
– Связанные процессы
• Персонал (квалификация, обучение, гигиенические
требования, должностные обязанности, проч.)
• Технологическое и контрольно-измерительное
оборудование, трубопроводы (обслуживание,
очистка, эксплуатация)
• Внутренние аудиты (самоинспекции)
Документация системы качества предприятия (6)
• Виды основных документов
– Документы, которые регламентируют
систем, процессов, выполнения методик
работу
– Документация для регистрации работы систем,
выполнения процедур и методик
– Этикетки
17
Документация системы качества предприятия (7)
• Виды основных документов
– Руководство по качеству предприятия
– Руководство по качеству структурных подразделений
предприятия
– Досье производственного участка
– Документ (методика), регламентирующий систему документации
предприятия
18
Документация системы качества предприятия (8)
– Регламентирующая документация
•
•
•
•
•
•
Спецификации
Производственная рецептура
Технологические инструкции
Инструкции по упаковке
Прочие инструкции
Методики
Документация системы качества предприятия (9)
– Документы, предназначенные для регистрирования
(ведения записей)
• Протоколы, журналы
– Выполнение технологических процессов
– Подготовка производства
– Выполнение методик контроля качества
– Работы и обслуживания систем обеспечения
производства, оборудования
– Выполнение процедур
– Выполнение методик
Управление документацией:
• Документация должна быть:
– Разработана (с учетом рекомендаций),
оформлена, проверена и утверждена по четкой
процедуре
– Написана четко и ясно, исключая
двусмысленность
– В наличии там, где ее следует использовать
• Документация не должна содержать :
– Ошибки
– Несанкционированные исправления
Управление документацией - общие
• Разработка требования
– Персонал, который умеет разрабатывать
– Формы документов
– Кодирование
– Содержание
– Печатный вид (оформление)
– Место для внесения записей
•
•
•
•
Внедрение/введение в действие
Распространение (учет версий, копий!)
Пересмотр, внесение изменений
Изъятие, архивирование
Основные разделы документов
–Цель, область,
–Полномочия и ответственность
–Детальное описание всех
действий
–История (версия, что было
пересмотрено)
–Ссылки на другие документы
Документ, регламентирующий систему документации
предприятия (1)
• СОП на СОП. Предназначение – определить
порядок разработки, оформления,
утверждения, пересмотра, распространения
каждого вида документации
Документ, регламентирующий систему
документации предприятия (2)
• Оформление
– Название предприятия (соответствующего структурного
подразделения)
– Название документа и его код
– Лица, которые разработали, согласовали и
утвердили документ
на каждой странице !!!:
– Версия дата введения в действие, срок
действия
– Нумерация страниц
Документ, регламентирующий систему документации
предприятия (3)
• Содержание СОП на СОП
–
–
–
–
Предназначение, область применения
Ответственность персонала
Материалы и оборудование
Процедура
•
•
•
•
•
•
Порядок разработки документа
Требования к оформлению
Требования к содержанию
Порядок согласования и утверждения
Распространение и изъятие
Актуализация
– Приложения
Досье производственного участка
•
•
•
•
•
•
•
•
•
1. Общая информация
2. Персонал
3. Помещения и оборудование
4. Документация
5. Технологический процесс
6. Контроль качества
7. Производство и анализ по контракту
8. Дистрибуция, рекламации и отзывы
9. Самоинспекции
Производственная документация:
– Спецификации
– Производственные рецептуры
(ПР)
– Технологические инструкции
(ТИ)
– Инструкции по упаковке (ИУ)
– Методики (СОП)
– Протоколы
Спецификации (1)
• Содержание
– Наименование сырья (материала, полупродукта,
готового продукта)
– Производитель (поставщик)
– Ссылки на нормативные документы системы
стандартизации (в т.ч. Фармакопея)
– Перечень показателей качества со ссылками на
методики и нормативные документы системы
стандартизации
– Показатели качества
Спецификации (2)
• Содержание
– Методики контроля (оборудование, методики,
показатели качества с учетом допустимых
отклонений)
– Условия хранения
– Срок годности
– Упаковка, маркировка
– Реактивы
– Формы протоколов, образцы печатных материалов
Пример формы спецификации на материалы( ГОСТ Р 52550-2006)
Пример формы спецификации на промежуточную и готовую продукцию
Спецификация на помещение
1) Название, описание
2) Класс чистоты (количество жизнеспособных микроорганизмов, количество
механических частиц)
3) Перечень финишных материалов отделки
4) Типы магистралей, характеристика точек подвода магистралей
5) Установленное оборудование
6) Количество рабочих мест
7) Средства безопасности персонала
8) Климатические показатели
9) Уборка и дезинфекция
10) Дератизация
11) Дезинсекция
12) Ограничения по входу персонала
Спецификация на оборудование
1) Назначение, поставщик
2) Описание оборудования, его характеристика
3) Типы подводки к оборудованию магистралей
4) Маркировка магистралей, характеристика точек подвода магистралей
5) Специальные требования к установке
6) Потребляемые энергоресурсы
7) Производительность оборудования по видам продукции
8) Вмонтированные КИП и регистрирующие приборы, поверка
9) Материал деталей оборудования, тип и место соприкосновения с продуктом
10) Обслуживание оборудования
11) Очистка
12) Требования техники безопасности при работе с оборудованием
Спецификация на персонал
1) Должность
2) Образование
3) Специальность
4) Стаж работы по данной специальности
5) Специальные требования по общеобразовательной подготовке
6) Требования в соответствии с должностью
7) Медицинские показания
8) Периодичность медицинских обследований
9) Технологическая одежда
10) Санитарно-гигиенические требования
11) Инструктаж
12) Обучение
Досье на продукт
1.
Перечень прилагаемых документов
2.
Отчеты о разработке доклинических и клинических испытаниях, лабораторная методика
производства, лабораторный регламент и т.д.
3.
Отчет о проблемах, возникших при разработке, масштабировании и процессе освоения
производства (или ссылка на их местонахождение)
4.
Спецификация на сырье, вспомогательные, упаковочные и печатные материалы, перечень
СОПов на основные и вспомогательные операции технологического процесса, ссылка на
местонахождение Досье на производство и/или упаковку серии
5.
ФСП, спецификация на готовый продукт на момент выпуска (или ссылки на их
местонахождение)
6.
Спецификации на оборудование, помещения, персонал, инженерные системны и др. (или
ссылки на их местонахождение)
7.
Отчеты о валидации (или ссылки на их местонахождение)
8.
Отчеты о проблемах текущего производства (или ссылки на их местонахождение)
9.
Заполненные формы регистрации рекламаций, отчеты о рекламации (жалобах) и отзыве
продукта с рынка (или ссылки на их местонахождение)
10. Годовой отчет по качеству (или ссылки на их местонахождение)
• Формирование досье на серию
– Основное содержание
• Протокол производства серии
• Протокол упаковки серии
– Приложения
37
Протокол производства и упаковки серии
Требования к содержанию
• Информация о готовности помещений и
оборудования к началу процесса
• Информация о выполнении всех операций
технологического процесса
• Информация об отклонениях и проблемах,
которые появились
• Результаты контролей в процессе производства
• Выходы полупродуктов и готовой продукции
• Все необходимые разрешения
38
Протоколы операций (стадий) технологического процесса
(маршрутные карты, операционные листы) включают
(ГОСТ Р 52550-2006)




Наименование продукта
Дата, время начала, завершения операций (стадий) технологического процесса
ФИО сотрудника, ответственного за каждую операцию производственного процесса
ФИО оператора (операторов), выполнявших операцию (стадию) изготовления продукции
ФИО лиц, проверявших выполнение этих операций (например, взвешивание)
Номер серии и/или номер анализа, количество взвешенных сырья и материалов (включая номер серии и
количество любых добавленных регенерированных или переработанных материалов)
Регистрация проведения любых существенных технологических операций (стадий)
Основное использованное оборудование
Регистрация проведения всех операций по межоперационному контролю, полученные результаты и инициалы
производивших его лиц
Количество продукции, полученной на различных этапах процесса (выход)
Подробная регистрация возникших проблем или случаев любых отклонений от Инструкций по производству
продукта за подписью Уполномоченного Лица, об одобрении или информации
Протоколы операции упаковки (стадии) продукции
(маршрутные карты, операционные листы упаковки)
должны содержать следующие данные: (ГОСТ Р52550-2006)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Наименование продукции
Номер серии, продукции, предназначенной для упаковки
Количество продукции, предназначенной для упаковки
Номер серии готовой продукции, которую планируется получить
Количество готовой продукции, которую планируется получить (теоретический выход)
Фактически полученной количество готовой продукции
Расхождение между теоретическим и фактически полученным количеством готовой продукции
Дата и время операций по упаковке
ФИО лица, ответственного за проведение операций по упаковке
ФИО операторов, выполнявших этапы упаковки
Разрешение ОКК на осуществление упаковки данной серии продукта или аналитический лист
количества данной серии продукта
Регистрация проведения операций (стадий) упаковки данной серии продукта
Используемое оборудование и упаковочные линии
Образцы печатных упаковочных материалов, с представленными номерами серии, даты
изготовления и любой дополнительной информации
Подробная регистрация возникших проблем при случаях любых отклонений от Инструкций по
производству продукта за подписью Уполномоченного Лица, об одобрении или информации
Количество и номера всех печатных упаковочных материалов и серий продукции, которые были
использованы, уничтожены, забракованы или возвращены на склад, а также количество готовой
продукции для подведения баланса
Стандартные операционные процедуры (1)
• Виды процедур
– Процедуры (методики) управления системами или
процессами
– Методики выполнения определенных процедур,
осуществления процессов
– Процедуры (методики) выполнения отдельных
небольших процессов, регламентация отдельных
форм документации для регистрации выполненных
процедур (действий)
• Оценивание досье на серию
– Регламентация порядка
– Оценка со стороны персонала, ответственного за
производство
– Оценка отделом контроля качества
– Оценка отделом обеспечения (управления) качества
– Оценка Уполномоченным лицом
42
Форма извещения о предъявлении продукции на испытания (предъявительского извещения)ГОСТ Р52550-2006
Порядок выдачи Уполномоченным лицом
разрешения на сдачу готового продукта на склад
для реализации
Уполномоченное
лицо
просматривает
сформированный
Протокол серии, при не обнаружении несоответствий, выписывает
разрешение
реализации.
на
передачу
Разрешение
готовой
продукции
(оригинал)
на
передается
склад
с
для
готовой
продукцией на склад, а копия прикладывается к Протоколу на
серию. Протокол на серию может хранится в любом подразделении
предприятия, определенном в системе хранения документов, но
только не в производственном подразделении.
Заполняемые формы (протоколы, маршрутные карты,
операционные листы, аналитические журналы и др.) на:
• приемку сырья, вспомогательных, упаковочных и маркировочных
материалов;
• отбор проб;
• контроль качества на все операции;
• квалификацию;
• валидацию;
• очистку помещений, оборудования, трубопроводов и др.;
• проверку/калибровку средств измерений;
• проведение обучения;
• самоинспекцию;
• проведение осмотра, профилактику, обслуживание и ремонт
оборудования, систем, помещений и др.;
• контроль, мониторинг производственной среды, персонала и др.;
• отклонения и корректирующие действия.
Этикетки
• Маркировка
– Определение статуса сырья, материалов,
промежуточной продукции, готового
продукта
– Статуса помещения и оборудования
– Этикетки на упаковках с сырьем,
материалами, готовой продукцией
Внутрипроизводственные этикетки (ГОСТ Р 52550-2006)
Рекомендуется разрабатывать систему внутрипроизводственного этикетирования для маркирования:
 - исходных материалов;
 - промежуточной и готовой продукции;
 - оборудования, помещений и зон;
 - технологической одежды и т.д.
Внутрипроизводственные этикетки делятся на два вида:
 - идентификационные;
 - статусные.
В идентификационной этикетке указываются:
 - наименование (код) материала или продукта;
 - номер серии;
 - дата нанесения этикетки (маркировки);
 - подпись.
Статусная этикетка (этикетка статуса) содержит информацию о том, где находится материал (продукция,
единица оборудования, помещение и пр.) или какую стадию в производственной цепи он прошел
(например, "Находится на карантинном хранении (на контроле)", "Прошел карантинное хранение" и
т.д.). На ней также следует указывать наименование (код) материала, номер серии и дату.
Информацию о статусе материала (продукции) рекомендуется выделять цветом этикетки, например:
 - красный - "Отклонен";
 - желтый - "Находится на карантинном хранении (на контроле)";
 - зеленый - "Допущен к использованию".
Данные о статусе единицы оборудования, помещения и пр. наносятся на отдельную этикетку, которая
помещается на соответствующее оборудование и пр.
Данные об идентификации материала (продукции) и его статусе могут быть нанесены на одну и ту же
этикетку.
Этикетка взвешивания (ГОСТ Р 52550-2006)
Этикетка взвешивания
Предприятие
Субстанция
Годен до
Дата поступления
Код
Масса партии, г
Производитель
Число мест
Партия N
Брутто
Тара
Нетто
Дат
а
взве
шиван
ия
Остаток
Расход
Место,
Число в таре
номер, вид
тары
Взвешенное
количество
Общий остаток Выдал Ф.И.О.,
подпись
Остаток
Принял, взвесил
Ф.И.О.,
подпись
Этикетка статуса оборудования (ГОСТ Р 52550-2006)
Предприя Производство
тие
Участок
Статус оборудования
Наименование
Номер
Дата
Использо Можно использовать для
валось
для
Наимено Наименование продукции
вание
продукци
и
Серия
Подпись
контроли
рующего
лица
ОКК
Серия
Пример системы кодирования (ГОСТ Р 52550-2006)
Система кодирования документов может иметь алфавитно-цифровое
обозначение.
Пример схемы кодирования документов.
Вид документа
Подразделение
И
Ц5У2
Вид
оборудования
ТП
Операция
О
Вид документа:
- И - инструкция;
- С - спецификация;
- М - методика;
- ПР - промышленный регламент;
- ПС - протокол серии.
Подразделение:
- Ц5У2 - цех 5, участок 2.
Вид оборудования:
- ТП - таблет-пресс.
Операция:
- очистка ежедневная - О1.
Таким образом, кодированное обозначение данной инструкции имеет
вид: И-Ц5У2-ТП-О1.
АРХИВ
• Группы документов
–
–
–
–
–
Документы Системы УК
Досье персонала
Досье серий
Первичная документация КК
Другие
• Порядок (письменный): кто/что/как/когда!
–
–
–
–
Комплектация
Учет и реестры
Сроки хранения
Доступ
51
Последние изменения в разделе 4
GMP EU (с 30.06.2011)
• Введено понятие «Правила
надлежащей документации» (Good
Documentation Practices):
– Рукописные записи должны быть сделаны яно и
четко, чтобы их нельзя было стереть.
– Записи следует составлять и комплектовать во время
каждого предпринятого действия таким образом,
чтобы можно было проследить всю значимую
деятельность, связанную с производством ЛС.
– Любое изменение, внесенное в документ, должно
быть подтверждено подписью и датировано,
изменение должно позволять про чтение
изначальной инфоомации….
52
Последние изменения в разделе 4
GMP EU (с 30.06.2011)
Сроки хранения досье серии
1 год после истечения срока годности, но
не менее 5 лет (выбирается больший из
периодов времени).
– Требование до 30.06.2001 – хранение документации
серии – срок годности ЛС+1 год.
53
Рекомендуемый перечень инструкций, методик и стандартов предприятия
( ГОСТ Р 52550-2006)
1 Инструкция (стандарт предприятия) по разработке, утверждению,
распространению, использованию документов, внесению в них
изменений и пр.
2 Инструкция по взвешиванию и выдаче сырья.
3 Инструкция по эксплуатации оборудования.
4 Инструкция по внутризаводской маркировке.
5 Инструкция по предотвращению перекрестного загрязнения.
6 Инструкция по производству различной продукции в одной зоне.
7 Инструкция по возвращению на склад остатков сырья и
материалов.
8 Инструкция по переработке забракованной продукции.
9 Инструкция по формированию досье на серию готовой
продукции.
Рекомендуемый перечень инструкций, методик и стандартов предприятия
10 Инструкция по учету отклонений и выполнению
корректирующих действий в процессе производства.
11 Инструкция по отзыву продукции с рынка и работе с
рекламациями.
12 Инструкция по уничтожению забракованной, возвращенной и
отозванной продукции.
13 Инструкция по учету движения промаркированных упаковочных
материалов.
14 Инструкция по уничтожению упаковочных и маркированных
материалов.
15 Инструкция по оценке здоровья персонала.
16 Инструкция по личной гигиене персонала.
17 Инструкция по переодеванию и ношению одежды.
18 Инструкция по обработке одежды.
19 Инструкция по входу в чистые помещения.
Рекомендуемый перечень инструкций, методик и стандартов предприятия
20 Инструкция по очистке, уборке, дезинфекции помещений.
21 Инструкция по удалению остатков дезинфицирующих средств с
обработанных поверхностей.
22 Инструкция по очистке и санитарной обработке трубопроводов.
23 Инструкция по борьбе с паразитами, насекомыми и животными.
24 Инструкция по обучению персонала.
25 Методики по аттестации процессов и оборудования.
26 Инструкция по техническому обслуживанию оборудования.
27 Инструкция по очистке оборудования.
28 Инструкция по стерилизации оборудования.
29 Инструкция по очистке упаковочных линий.
30 Инструкция по монтажу.
Рекомендуемый перечень инструкций, методик и стандартов предприятия
31 Инструкция по аудиту поставщиков.
32 Инструкция по приемке исходных материалов.
33 Инструкция по приемке упаковочных материалов.
34 Инструкция по карантинному хранению.
35 Инструкция по хранению исходных и упаковочных
материалов.
36 Инструкция по идентификации исходных и
упаковочных материалов.
37 Инструкция по обращению с животными.
38 Инструкция по контролю окружающей среды.
БЛАГОДАРЮ ЗА ВНИМАНИЕ!
УСПЕХОВ!