Тема 9_Функциональный подход к организации

Функциональный подход
к организации
План лекции
1. Управленческие решения.
2. Координация.
3. Коммуникации.
Управленческие решения
Управленческое решение – это волевое творческое
действие субъекта управления, заключающееся в
выборе наилучшей альтернативы из множества
обоснованных вариантов достижения конкретной цели
(системы целей) управления объектом.
Условия принятия УР:
1. Разрыв между желаемым и имеющимся уровнями
достижения целей;
2. Разрыв заслуживает внимания;
3. Лицо, принимающее решение, стремится сократить
разрыв;
4. ЛПР уверено в возможности сокращения разрыва.
Управленческие решения
Управленческое решение:
1) как процесс – согласованный комплекс работ по
разработке решения, контролю и координации мероприятий
по его реализации;
2) как явление – оформленные результаты волевого акта
управления.
Подпроцессы:
1. Разработка – это согласованный по целям, ресурсам,
исполнителям, срокам, технологиям и в пространстве
комплекс работ по разработке решения, контролю и
координации мероприятий по его реализации;
2. Реализация – это процесс исполнения принятых решений
в интересах достижения целей организации (системы), от
имени которой решение принято.
Управленческие решения
Стадии принятия УР:
1. Выявление и определение проблемы.
2. Поиск информации и альтернатив решений.
3. Выбор среди альтернатив.
4. Принятие решения.
Факторы, влияющие на принятие УР:
1. Значимость УР:
- число людей, подвергшихся воздействию данного решения;
- количество затраченных средств;
- степень влияния решения на результаты деятельности
предприятия;
- время, затрачиваемое на обоснование и реализацию решения;
2. Наличие временного ресурса.
3. Условия принятия УР.
Управленческие решения
Условия принятия УР:
− определенность - лицо, принимающее решение, знает все
варианты и последствия каждого из них. Решение состоит в выборе
наиболее эффективной альтернативы;
− неуверенность – руководители четко осознают цели, к которым
стремятся, но информация о вариантах решений и будущих
событиях недостаточна, не позволяет оценить риски и возможные
последствия;
− неопределенность – наиболее сложная ситуация, когда:
* управленческая цель или проблема, которую необходимо
устранить, неочевидны;
* не удается идентифицировать альтернативные решения;
* значительная часть информации недоступна;
− риск – УР принимается на основе достаточного объема
информации, направлено на достижение конкретной цели, но
будущие результаты различных вариантов выбора могут
изменяться.
Управленческие решения
Рис. 1 – Структура решения и его элементов
Управленческие решения
Структура решения
1. информационное направление – обеспечение необходимой
информацией всех участников процесса:
- методы сбора и обработки информации;
- организация обмена информацией;
- информационная поддержка принимаемых решений.
2. исследовательское направление – создание и внедрение
научно-методического аппарата разработки и реализации УР:
- методы обеспечения сопоставимости УР;
- методы исследования УР;
- методы прогнозирования;
- методы принятия групповых решений;
- методы оценки эффективности УР;
- методы оптимизации УР.
Управленческие решения
Структура решения (продолжение)
3. нормативное направление – создание и внедрение
эффективных научных методов организации деятельности
при разработке и реализации УР.
Нормативы – это согласованные и утвержденные
правила, уровни и другие значения показателей,
предназначенных
для
координации
деятельности
участников процесса управления.
Значение нормативов:
- фиксируют
достигнутый
уровень
развития
(экономические нормативы);
- определяют прогнозируемые перспективы (требования,
задания, заказы);
- способствуют координации и регулированию процесса
управления (организационно-нормативные документы,
правовые акты).
Управленческие решения
Структура решения (продолжение)
4. Распорядительное методическое направление –
разработка и внедрение научных методов, моделей, приемов
организаторской
деятельности
участников
процесса
управления, организации контроля результатов, накопление
и распространение опыта и подготовку кадров.
Управленческие решения
Условия принятия УР:
1) программируемые решения – связаны с достаточно
часто возникающими в организации ситуациями, что
позволяет разрабатывать правила принятия решения в
будущем.
2) непрограммируемые
решения –
связаны с
уникальными,
непрограммируемыми
и
неструктурируемыми ситуациями, которые имеют
важное значение для деятельности организации.
Управленческие решения
Модели принятия УР:
1) классическая:
основывается на классических
предположениях - УР должно соответствовать
экономическим интересам организации;
2) административная – описывает реальный процесс
принятия
решения
в
трудных
ситуациях
(непрограммируемые
решения
и
ситуации
неуверенности и неопределенности);
3) политическая – используется, как правило, для
принятия непрограммируемых решений, которые
являются
групповыми
и
принимаются
путем
формирования коалиций и в результате переговоров.
Управленческие решения
Таблица 1 – Сравнительная характеристика моделей принятия УР
Модель
Классическая
Административная
Политическая
Цели
Определены и четко
сформулированы
Не отличаются
определенностью,
находятся в
конфликте др. с др.
Отличаются
разнородностью
Информация
ЛПР стремится к
определенности,
получению всей
необходимой
информации
Упрощенный взгляд
на проблему, не
отражающий
сложности
реальных событий
Информация
является
неопределенной
и неполной
Ресурсы и
выбор
варианта
ЛПР выбирает
вариант, приносящий
максимальную выгоду
Ограничены.
Границы поиска
определяются
ресурсными
ограничениями
Ограничены.
УР
вырабатывается
в ходе дискуссий
Управленческие решения
1.
2.
3.
4.
5.
Современные методы принятия УР:
Обучение вместо наказания;
Умение отказаться от ошибочных решений;
Пять «почему?»;
Коллективная интуиция;
Стимулирование конструктивного конфликта.
Управленческие решения
Таблица 2 - Виды технологий принятия УР
Вид
технологии
Инициативно-целевая
Программно-целевая
Регламентная
Основа
Выдача заданий без указания
средств и методов их
выполнения
Выдача заданий с
указанием средств,
методов и сроков их
выполнения
Выдача заданий с
указанием средств и
их возможных
ограничений,
ориентировочных
методов и времени их
выполнения
Исполнитель
Инициативный,
профессиональный
Типовая работа с
использованием
стандартных методов
Содержание
Конечные цели управления;
сопутствующие задачи;
сроки разработки и
реализации решения;
распределение
ответственности и
полномочий исполнителей
Руководителем
разрабатываются все
элементы решения;
внутренний и
внешний контроль
Соблюдение
требований при
приближении или
сохранении уровня
результатов. Пути и
сроки достижения
цели неизвестны
Управленческие решения
Продолжение таблицы 2
Вид
технологии
Инициативно-целевая
Программно-целевая
Регламентная
Приоритетно
сть
применения
Инновационная
деятельность, высокий
уровень исполнителей,
слабый уровень
руководителя
Решение проблем,
требующих
гарантированного
достижения целей
Социальные системы
Специфика
решения
Решения для управления по
упреждению
Решение для
управления по
упреждению
Управление по
результатам.
Контроль динамики
процесса
Гарантии
Не гарантирует достижения
цели
Гарантирует
достижение цели
Гарантирует
достижение цели, но
в неопределенный
срок
Координация
Координация - процесс распределения деятельности во
времени, обеспечения взаимодействия различных частей
организации в интересах выполнения стоящих перед ней
задач.
Виды координационной деятельности:
1. превентивная
–
направленная
на
предвидение
возникающих проблем и трудностей;
2. устраняющая – предназначенная для устранения
перебоев в системе после того, как они произошли;
3. регулирующая
–
направленная
на
сохранение
существующей схемы работы;
4. стимулирующая – направленная на улучшение работы
системы (организации) даже при отсутствии конкретных
проблем.
Координация
Таблица 3 - Направления координации
Характеристика
Горизонтальная
Вертикальная
Обеспечение
Неформальные взаимоотношения,
действующие на различных
уровнях организационной
структуры
Существующая в
организации
нормативная база
Инструменты
реализации
Взаимная подстройка,
стандартизация входов и выходов,
результатов, общие ценности,
взаиморасчеты
Регламенты и
процедуры,
приказы,
делегирование
полномочий
Условия
использования
Условия быстро устаревающей
неформализуемой информации,
наличие
высококвалифицированного
персонала
Стабильные условия
формализуемой
информации,
неквалифицирован
ные сотрудники
Координация
Таблица 3 - Механизмы координационной деятельности
Вид контроля
Описание
Прямой контроль
Ответственность за работу других людей
возлагается на одного человека
Стандартизация
трудовых процессов
Задается точное описание содержания труда;
работник должен точно следовать инструкции
Стандартизация
заданий и навыков
В процессе труда могут участвовать только
работники с определенным уровнем знаний и
навыков
Стандартизация
выпуска
Заранее определяются результаты труда, а
способ их достижения не регламентируется
Взаимные согласования
Координация осуществляется самими
работниками в результате неформальных
коммуникаций
Координация
Таблица 4 - Модели координационной деятельности
Содержание
Основа
Условия применения
Неформальная
непрограммир
уемая
Осуществляется
добровольно, неформально,
без предварительного
планирования со стороны
руководства
Взаимопонимание
между людьми,
общие установки и
стереотипы
Работник должен знать
свои задачи и задачи
подразделения; работник
должен чувствовать себя
частью организации
Программируе
мая
безличностная
Используются заранее
разработанные формальные
процедуры, решения
Внедрение в
организации
стандартных
методов и правил
работы
Часто повторяющиеся
проблемы координации
Индивидуальн
ая
Осуществляется: 1) старшим
руководителем, которому
подчинены несколько
подразделений; 2)
специально назначенным
координатором
Воздействие на
конкретного
работника
(подразделение)
1) для решения общих
проблем;
2) при решении достаточно
сложных проблем при
высокой значимости
качества продукции и
массовом производстве
Групповая
Совещания групп
Объединяет
работников из
различных
подразделений
Решение сложных проблем,
требующих выработки
коллективного мнения
Коммуникация
Коммуникации – это процесс обмена, передачи и
осознания информации в интересах мотивирования
элементов организации и воздействия на них.
Уровни содержания коммуникации:
− семантический – слова, буквы, символы и др. средства
представления информации об объекте или событии (их
значение);
− синтаксический – взаимосвязи между символами и их
значениями (завершенная мысль);
− прагматический – результативность, достижение цели.
Коммуникации
Барьеры коммуникации – это условия, препятствующие
эффективному восприятию информации получателем.
Типы барьеров коммуникации:
1. личностные – обусловлены эмоциями, различиями в
системах ценностей, образовании, поле, возрасте и др.;
2. физические – коммуникативные помехи, возникающие в
канале передачи информации (окружающая обстановка,
шумы, невербальные средства, время, пространственное
расположение;
3. семантические – различные значения, приписываемые
разными людьми одним и тем же символам.
Коммуникации
Функции коммуникации:
1. контроль;
2. мотивация;
3. эмоциональное выражение;
4. информация.
Коммуникации
Таблица 5 – Элементы коммуникации
Элемент
Характеристика
Источник
Руководители и сотрудники
Кодирован
ие
Перевод идей источника в систематический набор символов,
на язык, выражающий цели источника
Передача
сигнала
Цель источника коммуникации выражена в виде сигнала,
форма которого зависит от используемого канала
Канал
Передаточный механизм от источника к приемнику (устное
обращение друг к другу, телефонные разговоры,
неформальные связи, групповые собрания)
Расшифров
ка–прием
Каждый получатель информации расшифровывает сигнал,
используя опыт и предлагаемые рекомендации
Обратная
связь
Сигнал о получении информации получателем от источника,
позволяющий руководителю оценить эффективность
коммуникации, а также повысить точность сигналов в будущих
коммуникациях
Помехи и
барьеры
Личностные, физические и семантические
Коммуникации
Аспекты коммуникации:
1. «как действие» - односторонний процесс коммуникации
от источника к получателю, обратная связь отсутствует;
2. «как взаимодействие» - введение элемента обратной
связи;
3. «как процесс» - человек одновременно и постоянно
выступает в роли источника и получателя информации.
Коммуникации
Рис. 1 – Модель коммуникации как действия
Рис. 2 – Модель коммуникации как взаимодействия
Коммуникации
Рис. 3 – Модель коммуникации как процесса
Коммуникации
Таблица 6 - Типы коммуникации
Тип коммуникации
Характеристика
Внутриличностная
Возникает внутри самого индивидуума
Межличностная
Коммуникация с другим человеком
Коммуникация в
малой группе
Коммуникация в группе из не более чем 10-12
человек
Общественная
Источником информации является выступающий, который передает послание
аудитории(получателям информации)
Внутренняя
оперативная
Возникает в пределах организации и направлена
на достижение целей организации, является
частью деятельности организации
Внешняя оперативная Осуществляется между организацией и
образованиями, которые существуют вне ее.
Отражает межорганизационную деятельность
Личностная
Определяется как случайный обмен информацией
между людьми при встрече
Коммуникации
Группы средств коммуникаций:
1) несловесные персональные;
2) словесные устные;
3) письменные персональные;
4) письменные групповые внутри организации и за ее
пределами.
Коммуникации
Рис. 6 – Типы коммуникационных сетей:
1 – линейная; 2 – кольцевая; 3 – звездная; 4 – многосвязная;
5 – сотовая; 6 – иерархическая; 7 – матричная; 8 - сетевая
Коммуникации
Факторы, влияющие на коммуникации:
1. Должностное положение – необходимость учета трех
направлений коммуникаций: восходящего, нисходящего и
горизонтального;
2. Стиль управления;
3. Разделение труда.
Облегчает
коммуникации
между
работниками,
поскольку:
- работники лучше понимают свою работу;
- цели подразделения являются общими;
- расстояние между рабочими местами при разделении
труда обычно сокращается.
Коммуникации
Потребность в коммуникациях в направлении снизу
вверх и в консультировании работников возрастает, когда:
- размеры организации увеличиваются;
- услуги и продукция усложняются;
- в большей мере изменяются технологические условия и
условия внешней среды;
усиливается
географическая
разбросанность
подразделений организации.
Коммуникации
Таблица 2 – Виды коммуникации при различных стилях
управления
Характеристики
Либеральный стиль
Консервативный стиль
Общее описание
коммуникации
Неформальная
многоканальная
система
коммуникации
Хорошо определенная
цепь команд
Объем и
направление
Поощряется
расширением связей
по всем направлениям
Поощряется
ограничение связей
Качество
коммуникации
Адекватная точная
информация
Требует
дополнительной связи,
информация иногда
неточна
Коммуникации
Неформальные коммуникации:
- «прогулочное управление»;
- «тайный телеграф».
Современные идеи и методы коммуникации:
- открытые коммуникации – обмен информацией всех
типов между всеми структурными подразделениями
организации;
- диалог – групповой коммуникативный процесс,
участники которого формируют содержательный поток
информации, помогающий им понимать друг друга и
делиться своим мировоззрением;
- обратная связь и обучение – менеджеры, пользуясь
имеющимися
у
них
информацией
и
каналами
коммуникации, помогают отдельным сотрудникам и
организации в целом обучаться и совершенствоваться.