ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

ОРГАНИЗАЦИЯ
ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ
Номенклатура дел и
порядок работы с ней
Специальным классификационным
справочником, определяющим правильное
распределение исполненных документов в дела,
является номенклатура дел.
Номенклатура дел — систематизированный
перечень наименований дел, заводимых в
организации, с указанием сроков их хранения,
оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел — это многоцелевой
документ:
 организатор документов,
 классификатор документов,
 справочник по документам.
Назначение номенклатуры дел:
 распределение исполненных
документов в дела;
 систематизация и учет дел;
 закрепление индексов дел;
 установление сроков хранения дел.
Кроме того, номенклатура дел:
 служит основой для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения;
 используется как основной учетный документ при
сдаче в архив организации дел временного (до 10
лет включительно) хранения;
 является основой для составления актов на
уничтожение дел;
 может быть использована как схема для
построения справочной картотеки на
исполненные документы.
Виды номенклатур дел
Разработка индивидуальных
номенклатур дел на предстоящий год
начинает проводиться в организации
в последнем квартале так, чтобы она
была завершена в декабре и с января
следующего года номенклатуру
можно было ввести в действие.
Сводная номенклатура дел отражает
документы всей организации и состоит из
номенклатур дел структурных подразделений.
Каждое структурное подразделение
организации составляет свою
номенклатуру дел.
Номенклатура дел структурного подразделения:
 составляется работниками этого подразделения;
 согласовывается со службой документационного
обеспечения управления
(ДОУ) и с архивом или лицом, ответственным за
архив организации;
 подписывается руководителем этого структурного
подразделения;
 направляется в службу ДОУ.
Все структурные подразделения
должны подготовить свои номенклатуры
дел. Объединяет эти номенклатуры дел в
сводную номенклатуру служба ДОУ.
Сводная номенклатура дел:
 подписывается руководителем службы ДОУ
или лицом, ответственным за
документационное обеспечение
управления;

визируется руководителем архива или
лицом, ответственным за архив;



согласовывается с ЦЭК (ЭК) (экспертной
комиссией) организации;
направляется на согласование с ЭПК
(экспертно-проверочной комиссией)
соответствующего архивного учреждения
(если документы поступают на
хранение в государственные архивы);
утверждается руководителем организации.
Составление и оформление
номенклатуры дел
Для разработки
индивидуальной номенклатуры дел
необходимо очень внимательно
изучить и проанализировать
документы организации для
определения круга вопросов,
возникающих в процессе
деятельности.
Кроме текущего делопроизводства, необходимо изучить
документацию прошлых лет.
В номенклатуру дел должны быть
включены все документы,
создаваемые в данной организации,
поступившие в нее из других
организаций;
Первым разделом указывают службу ДОУ,
потому что именно в этом подразделении
оформляется наиболее важная организационнораспорядительная документация,
характеризующая деятельность организации в
целом (устав, положения, приказы,
постановления, протоколы, справочноинформационные документы и др.).
Например: 01 — служба ДОУ, 02 —
финансовый отдел, 03 — плановый отдел,
04 — служба персонала и т. д.
Если в организации нет структурных
подразделений, то разделами номенклатуры дел
могут быть направления деятельности
организации.
Например, для номенклатуры дел учебного
заведения можно предусмотреть такие разделы:
01 — дирекция,
02 — учебная работа,
03 — учебно-воспитательная работа,
04 — производственная практика,
05 — физическое воспитание и т. д.
Разделами номенклатуры дел могут быть и
должности руководителей и специалистов.
Например: 01 — генеральный директор,
02 — заместитель генерального директора,
03 — коммерческий директор и т. д.
Составляется номенклатура дел на общем
бланке организации




В пределах разделов заголовки дел располагают в
соответствии со степенью важности документов и их
взаимосвязью.
Сначала систематизируют документы вышестоящих
организаций.
Затем дела с распорядительными документами своего
руководства, коллегиального органа и т. д.
В последнюю очередь — справочно-иформационные
документы (переписка, докладные записки, справки и т. д.).
В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2-3
свободных (резервных) номера для заведения ранее не
предусмотренных дел.
По окончании календарного года
в конце номенклатуры дел составляется
итоговая запись о количестве
заведенных дел постоянного и
временного (отдельно) сроков хранения.
Формирование дел
Формированием дел называется
группирование исполненных документов в
дело в соответствии с номенклатурой дел
и систематизация документов внутри дела.
Каждое структурное подразделение
формирует исполненные документы в дела
по профилю своего отдела.



Работа по формированию дел состоит
из следующих операций:
распределение исполненных документов
по делам в соответствии с номенклатурой
дел;
расположение документов внутри дела в
определенной последовательности;
оформление обложки дела.
Формирование дела начинается с начала года.
На каждое названное в номенклатуре дело
заводится папка-скоросшиватель либо папкарегистратор. При заведении каждое дело должно
быть надлежащим образом оформлено.
На обложке дела в верхней части указывается:
наименование организации, над ним (если оно
есть) — наименование вышестоящей организации,
под наименованием организации — наименование
структурного подразделения.
В середине обложки указывается индекс
дела по номенклатуре.
Например: «Дело № 01-91». Затем из
номенклатуры дел точно переносится
заголовок.
Дата, указанная на обложке, означает дату
заведения дела, тома, части.
Внизу обложки указывается срок хранения
(из 4 графы номенклатуры дел).
Сведения, вынесенные на обложку дела
в начале делопроизводственного года,
могут позднее дополняться и уточняться.
Например, если сформировалось несколько
томов дела, рядом с индексом дела должен
быть проставлен номер тома: «Том 1»,
«Том 2» и т. п.
В дальнейшем формирование дел
состоит из распределения и группировки
документов по делам, расположения
документов внутри дел в определенной
последовательности.
По окончании календарного года обложку
дела нужно дооформить: проставить
количество листов дела и уточнить
крайние даты томов.


Признаки группировки документов дела:
номинальный — указывает на вид документов,
подшиваемых в дело. Например:
«Приказы директора по основной деятельности
фирмы»;
авторский — в заголовках к распорядительным
документам, протоколам,
отчетам, планам после указания вида документов
указывают автора. Например: «Приказ
директора»; «переписка отдела сбыта»;


предметно-вопросный (основной), отвечающий на
вопрос «о чем документы?». Следует помнить, что
в дело могут быть подшиты документы только по
одному вопросу. Например: «Переписка с фирмой
"Север" о поставке комплектов вычислительной
техники»;
корреспондентский — определяется по реквизиту
«Адресат» или по названию корреспондентов
организаций, от которых будут получены
документы.
Этот признак используется при составлении
заголовков к делам с перепиской. Например:
«Переписка с фирмой "Заря" о поставке
строительных материалов»;


хронологический — содержит указание о том, за какой
период сгруппированы документы в деле. В дело
подшивают документы одного делопроизводственного года,
кроме дел «переходящих», то есть таких, в которых
подшивают
документы за несколько лет. Например: «Личное дело» (его
закрывают после увольнения лица, на которое оно
заведено);
географический, при котором в дело группируют документы
нескольких организаций, объединенных признаком
территориальности (региона). Например: «Переписка с
фирмами о. Сахалин о поставке рыбной продукции за 1999
г.».
Для дел, содержащих особо
ценные документы, а также для
личных дел составляют внутреннюю
опись, в которую включают каждый
подшиваемый документ.
Опись помещается в начале дела.
При формировании дел необходимо
соблюдать следующие требования:
1. В дела группируются документы
одного календарного года,
исключение составляют:
переходящие дела, личные дела,
которые формируются в течение
всего периода работы данного лица
в организации
2. Документы постоянного и временного
сроков хранения группируются в дела
раздельно, чтобы не усложнять отбор
документов на дальнейшее хранение.
3. В дело включается один подлинный
экземпляр исполненного документа или
заверенная копия. Не допускается включение
в дело черновиков, проектов, размноженных
копий, документов, подлежащих возврату.
Исключение составляют копии, которые имеют
резолюции, пометки, являющиеся дополнением
к основному документу.
4. Каждый документ, помещенный в дело,
должен быть оформлен в соответствии с
требованиями основных положений
ГСДОУ и государственных стандартов.
Группировку документов в дела
осуществляют в соответствии с отметкой
об исполнении документа и направлении
его в дело (реквизит 28).
5. В делах не допускается разобщение
запросов и ответов, подшивка
сопроводительных писем без
приложений или без отметок об их
местонахождении. Переписка
группируется в дело таким образом,
чтобы документ-ответ помещался
следом за документом-запросом.
6. Дело должно содержать не более 250
листов при толщине не более 4 см.
Ограничений по минимальному объему
не существует.
7. Небольшие приложения, независимо от даты их
утверждения или составления подшивают
вместе с теми документами, к которым они
относятся. Приложения больших объемов
(свыше 250 листов) целесообразно
группировать в отдельные тома. Датой
приложения, сформированного в отдельный
том, является дата регистрации основного
документа. Типовая инструкция (п. 6.2.9)
рекомендует даты писать следующим образом:
число и год — арабскими
цифрами, название месяца — буквами.
8. Размещение документов внутри дел
производится в хронологической
последовательности.
Организация оперативного
хранения дел
Во время исполнения документы
должны храниться у исполнителя.
Исполненные и законченные
делопроизводством документы
должны в 10-дневный срок (Типовая
инструкция, п. 6.2.3) быть сданы для
формирования их в дела.
Дела с исполненными документами хранятся
в структурных подразделениях и в службе
документационного обеспечения
организации до передачи в архив
организации.
Завершенные дела постоянного и
долговременного (свыше 10 лет) сроков
хранения могут находиться по месту их
формирования до 3 лет, а затем сдаются в
архив (Типовая инструкция, п. 6.3.1).
Документы должны размещаться в запирающихся
шкафах, сейфах. Удобно, если
последовательность расположения дел на полках
соответствует последовательности расположения
дел в номенклатуре.
При поиске документа сначала находят нужный
номер дела по номенклатуре, а затем по номеру
дела— нужную папку с документами. Для
обеспечения быстрого поиска на внутренней
дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел.
Если необходимо документ, уже
включенный в дело, изъять для
временных нужд, вместо документа
ответственный за формирование и
хранение дел оставляет листзаместитель.
Если требуется выдать дело целиком, заполняется
карта-заместитель, где указывается номер
выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело,
на какой срок, расписка получателя и расписка о
приеме после возвращения документов.
Карта-заместитель помещается на место
выданного дела. При такой системе сразу видно,
какие дела выданы, у кого они находятся.
После возврата дела карта-заместитель изымается,
дело ставят на место.
После завершения
делопроизводственного года выдача
сотрудникам отдельных документов из
дела не допускается. При необходимости
во временное пользование может быть
выдано дело целиком.
Выдача дел в другие организации
разрешается только руководителем
организации.
Перечни документов с
указанием сроков хранения
Ведущая роль в установлении сроков
хранения документов и оперативного
избавления от «ненужных бумаг»
принадлежит перечням документов с
указанием сроков хранения.
Перечень документов с указанием
сроков хранения —
систематизированный список видов и
категорий документов, содержащий
нормативные указания о сроках их
хранения.
Есть комплексы документов, которые
необходимо хранить во всех
организациях до их ликвидации. Это
приказы по основной деятельности,
уставы, положения и другие
учредительные документы.
Следует помнить, что существует
«запретная зона», которой
является 1945 год. Документы,
образовавшиеся до 1945 года, нельзя
уничтожать без согласования с
экспертно-проверочной комиссией
(ЭПК). Практически срок хранения
этих документов — постоянно.
Временные сроки хранения
применяются всеми организациями.
Изменились сроки хранения
документов по личному составу.
Например, ранее срок хранения
личных дел рабочих и служащих был
— 75 лет минус возраст, теперь — 75
лет.
ВОПРОСЫ






1.Какие три вида номенклатуры
существуют?
2.когда завершается подготовка
номенклатуры на следующий год?
3.Кто утверждает номенклатуру?
4.Могут ли направления деятельности быть
разделами номенклатуры?
5.в какой срок сдаются исполненные
документы в дело?
6. Максимальное количество листов в деле?