Должностная инструкция Специалиста по организации

Соответствует коду ОКУД 0253051
Общество с ограниченной ответственностью
«Дядя Лёня»
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
СПЕЦИАЛИСТА ПО ОРГАНИЗАЦИИ
АВИАПЕРЕВОЗОК
Город Москва
«___» __________ 20___ года № __/ДИ
И.И.Иванов
«___» _____ 20___ года
м.п.
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Специалист по организации авиаперевозок Общества с ограниченной ответственностью
«Дядя Лёня» (далее – Общество) относится к категории специалистов, принимается на работу и
увольняется с работы приказом генерального директора Общества.
2. На должность Специалиста по организации авиаперевозок (далее по тексту – Специалист
или работник) назначается лицо, имеющее высшее или среднее специальное образование, а
также стаж работы в туризме не менее одного года.
3. Деятельность Специалиста направлена на выполнение программы перевозок Общества.
4. В целях исполнения должностных обязанностей Специалист допущен к обработке
персональных данных Клиентов Общества.
5. В период временного отсутствия Специалиста его обязанности
непосредственного руководителя возлагаются на другого сотрудника данного отдела.
6. Специалист непосредственно
авиаперевозок Общества.
подчиняется
начальнику
отдела
решением
организации
7. Положения настоящей должностной инструкции являются обязательными для исполнения
Специалистом. Специалист несет персональную ответственность за надлежащее исполнение
требований настоящей должностной инструкции в установленном законодательством порядке.
II. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
8. Специалист должен знать:
Устав Общества.
Федеральный закон № 132-ФЗ от 24.11.1996 года «Об основах туристской деятельности в
Российской Федерации».
Федеральный закон Российской Федерации № 2300-1 от 07.02.1992 «О защите прав
потребителей».
Правила оказания услуг по реализации туристского продукта, утвержденные
Постановлением Правительства Российской Федерации от 18 июля 2007 года № 452.
Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к
обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей, которые введены приказом
Минтранса России №82 от 28.06.2007 года.
Федеральный закон № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года «О персональных данных».
Введенные в действие внутренние локальные нормативные акты Общества, в том числе,
регламентирующие правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда,
техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности, обработку
и защиту персональных данных, сохранение коммерческой тайны и конфиденциальности
информации.
Методы обработки информации с использованием персонального компьютера и иных
технических офисных средств копирования, коммуникации и связи.
Настоящую должностную инструкцию.
9. Специалист должен уметь:
Осуществлять
учет
и
оформление
документации
Общества
по
перевозкам
с
1
использованием персонального
информационных технологий.
компьютера
и
используемых
в
Обществе
программ
и
Составлять и оформлять в соответствии с принятой деловой этикой письма, запросы,
ответы и иные письменные документы в адрес юридических и физических лиц, а также в
официальные учреждения и ведомства.
Уверено использовать в работе информацию, размещенную на сайте Общества.
10. Специалист должен обладать:
Навыками соблюдения служебной этики во взаимоотношениях с подчиненными, коллегами и
руководителями Общества;
Опытом руководства смешанными коллективами и навыками обучения подчиненных;
Навыками пользования персональным компьютером на уровне уверенного пользователя;
Приемами и навыками ведения переговоров и позитивного делового общения;
Личными
позитивными
доброжелательным и лояльным.
качествами:
быть
коммуникабельным,
внимательным,
III. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
11. Специалист обязан:
Своевременно и качественно оформлять установленные в Обществе формы служебной
документации, учета и отчетности по перевозкам.
Выполнять поручения непосредственного руководителя
определенной настоящей должностной инструкцией.
в
рамках
компетенции,
Обеспечивать оперативное заполнение электронной базы данных о программе перевозок
Общества, их стоимости и расписаний авиарейсов, а также внесение всех изменений, связанных
с авиарейсами.
Контролировать своевременность оформление заявок на бланки авиабилетов, подачу
списков пассажиров на рейсы Общества в авиакомпании.
Обеспечивать оперативное направление списков пассажиров, вылетающих рейсами
Общества для внесения в соответствующие списки на оказание наземного обслуживания в стране
временного пребывания (трансфер).
Организовывать работу с контрагентами, приобретающими блоки мест на рейсах Общества:
получение списков их пассажиров, внесение списков пассажиров в электронную базу данных
программы перевозок Общества, своевременное информировать контрагентов обо всех
изменениях, связанных с программой перевозок Общества..
Контролировать полноту и своевременность выполнения договорных обязательств
Общества перед авиакомпаниями и авиационными брокерами, а также контролировать
соблюдение авиакомпаниями и авиационными брокерами графика полетов.
Организовывать обеспечение контрагентов, приобретающих туристские услуги Общества:
- своевременной информацией об изменениях в программе перевозок Общества;
- консультациями по телефону о наличии авиабилетов на рейсы Общества;
- консультация клиентов и контрагентов о действиях в случае задержки/отмены рейсов
Общества.
Обеспечивать своевременное информирование всех заинтересованных департаментов
Общества, партнеров, блочников об изменениях, связанных с авиарейсами.
Участвовать в подготовке проектов претензий Общества к партнерам о неисполнении или
ненадлежащем исполнении ими договорных обязательств.
Самостоятельно и по указанию непосредственного руководителя готовить проекты ответов,
писем, отчетов, справок и иных документов. Вести переписку в рамках исполнения обязанностей,
определенных настоящей Должностной инструкцией.
Взаимодействовать с другими структурными
осуществления своих должностных полномочий.
подразделениями
Общества,
для
2
Выполнять требования нормативных документов по сохранению коммерческой тайны и
конфиденциальной информации, защите и соблюдению конфиденциальности персональных
данных.
Соблюдать положения трудового договора и правил внутреннего трудового распорядка,
трудовую и производственную дисциплину.
Повышать собственную квалификацию.
12.Специалист департамента должен:
Планировать рабочее время в соответствии с вмененным графиком оптимального
расходования рабочего времени (см. Приложение №1);
Поддерживать хорошие отношения с коллегами и руководством для создания рабочей
дружелюбной атмосферы и эффективной работы в Обществе;
Соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка;
Соблюдать установленный в Обществе режим конфиденциальности персональных данных,
соблюдать меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, как на
бумажных носителях, так и в информационных системах Общества;
Соблюдать правила пожарной безопасности, требования техники безопасности и санитарногигиенических норм и иных локальных нормативных актов, которыми регламентируется
деятельность Общества;
Соблюдать запрет на внос в помещения Общества взрывчатых, отравляющих и
пожароопасных веществ, пользоваться нестандартными электроприборами и нагревателями;
Соблюдать запрет на курение и курить только в местах, специально оборудованных и
отведенных для курения;
Не находиться в помещениях Общества в состоянии алкогольного, наркотического или
токсического опьянения.
IV. ПРАВА
13. Специалист имеет право:
Запрашивать информацию у специалистов и руководителей Общества, получать
необходимые материалы и документы по вопросам, относящимся к служебным обязанностям
Специалиста.
Требовать от руководства Общества обеспечения организационно-технических и санитарногигиенических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
Вносить свои предложения по усовершенствованию технологии работы департамента, по
улучшению своего рабочего места, улучшению качества работы на рассмотрение
непосредственного руководителя либо руководителей Общества.
В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех
выявленных в процессе деятельности недостатках, вносить предложения по их устранению.
Принимать решения, рассматривать и согласовывать документы, в пределах своей
компетенции.
Знакомиться с проектами решений руководства Общества, касающимися его деятельности.
Участвовать в подготовке проектов документов, связанных с деятельностью департамента.
Требовать от руководства Общества оказания содействия в обеспечении своих прав.
14. Специалист не имеет права:
Допускать публичные высказывания, суждения или оценки, в том числе в средствах
Допускать публичные высказывания, суждения или оценки, в том числе в средствах массовой
информации, в отношении деятельности Общества, решений его руководителей,
профессионализма коллег и т.п.
В общении допускать высказывания, оскорбляющие честь и достоинство, национальные или
религиозные чувства собеседника или третьих лиц, а также употреблять ненормативную лексику.
Отвечать на любые запросы, поступающие от средств массовой информации или иных лиц
и организаций, и должен оперативно передавать их непосредственному начальнику.
Без разрешения руководителей Общества вступать в беседу, отвечать на вопросы,
3
предоставлять
информацию
или
документы
осуществляющих проверку деятельности Общества.
сотрудникам
официальных
ведомств,
При исполнении трудовых обязанностей использовать электронно-вычислительные машины
(ПЭВМ) и/или видеодисплейные терминалы (ВДТ) и/или копировально-множительную технику
(КМТ) более 50% своего рабочего времени в течение рабочего дня.
V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
15. Специалист несет ответственность за:
Неисполнение либо ненадлежащее, либо несвоевременное исполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных
трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством Российской
Федерации.
Совершенные в процессе своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных
административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
Невыполнение или ненадлежащее выполнение приказов, распоряжений и поручений
руководителя департамента и других руководителей Общества в пределах, определенных
трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Правильность
и
достоверность
заполнение
и
регламентированной требованиями и стандартами Общества.
ведение
всей
документации,
Сохранность полученных для исполнения должностных обязанностей технических средств,
программного обеспечения, мебели, и иного имущества, которое принадлежит Обществу или за
которое Общество несет ответственность перед третьими лицами.
Разглашение внутренней информации, содержащей конфиденциальные сведения,
коммерческую тайну, в том числе персональные данные, в пределах, определенных
действующим трудовым, административным, уголовным и гражданским законодательством
Российской Федерации.
Соблюдение графика работы, режима рабочего времени, техники безопасности, трудовой и
производственной дисциплины.
Содержание рабочего места в чистоте и порядке.
Соблюдение требований дресс-кода Общества на рабочем месте.
Использование ресурсов сети Интернет только в целях исполнения должностных
обязанностей.
За причинение материального ущерба Обществу - в пределах, определенных действующим
трудовым, административным, уголовным и гражданским законодательством Российской
Федерации.
VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ
16. Специалист получает задания, приказы и информацию, необходимую ему для
исполнения должностных обязанностей, непосредственно от руководителя департамента.
Если Специалист получил указание, задание, приказ не от своего непосредственного
руководителя, то он должен сразу же поставить об этом в известность своего непосредственного
руководителя. Специалист исполняет данное поручения, если непосредственный руководитель
его не отменил.
17. Специалист готовит проекты письменных документов в адрес любых третьих лиц или
организаций только по поручению непосредственного руководителя. Специалист не должен
направлять письменные документы, которые он подготовил по поручению непосредственного
руководителя в адрес третьих лиц, без получения письменной визы или иного письменного
одобрения (например, электронным письмом) непосредственного руководителя.
Специалист ведет любую служебную переписку с использованием электронной связи только
с одобрения непосредственного руководителя.
Специалист обязан контролировать, чтобы срок направления ответов, которые он готовит в
адрес третьих лиц или организаций, не превышал 30 суток, если только законодательством или
непосредственным руководителем не определен иной, более короткий срок для предоставления
ответа.
18. Специалист предоставляет информацию или документы другим сотрудникам Общества
только с санкции непосредственного руководителя.
4
VII. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
19. Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых
хранится в отделе кадров Общества, другой - у работника.
20. Любые положения настоящей должностной инструкции, в том числе, задачи,
обязанности, права и ответственность работника могут быть уточнены в соответствии с
изменением структуры, задач и функций Общества и отдела, либо рабочего места работника.
21. Изменения и дополнения в настоящую должностную инструкцию вносятся приказом
Генерального директора.
VII. ПРИЛОЖЕНИЕ №1:
Вмененный график оптимального расходования рабочего времени, в 1 экз., на 3 листах.
Должностную инструкцию РАЗРАБОТАЛ:
Юрист ООО «Дядя Лёня»
_____________
____________
«___» ______________ 20__ г.
СОГЛАСОВАНО:
Начальник отела кадров ООО «Дядя Лёня
_____________
____________
«___» ______________ 20__ г.
Начальник отдела организации перевозок
ООО «Дядя Лёня»
_____________
_______________
«___» ______________ 20__ г.
С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН(А): ___________________
/_____________________/
(подпись)
ПРИЛОЖЕНИЕ №1
к Должностной инструкции Специалиста№ ___/ДИ
ВМЕНЕННЫЙ Г Р А Ф И К
ОПТИМАЛЬНОГО РАСХОДОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ, ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ ТРУДОВЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ
СПЕЦИАЛИСТА
Вмененный график оптимального расходования рабочего времени, при
трудовых обязанностей Специалиста (далее – График) позволяет все элементы
рабочего времени на рабочем месте привести в соответствие с типовыми
организации деятельности Общества и наиболее эффективно использовать
трудовые ресурсы.
выполнении
организации
решениями
имеющиеся
При исполнении трудовых обязанностей Специалист не имеет права использовать
электронно-вычислительные машины (ПЭВМ) и/или видеодисплейные терминалы (ВДТ) и/или
копировально-множительную технику (КМТ) более 50% своего рабочего времени в течение
рабочего дня.
График определяет только действия, входящие в состав производительной работы, без
учета временных затрат, происходящих из-за виновных действий работника.
График должен быть взят за основу планирования расходов рабочего времени при
выполнении должностных обязанностей Специалист.
5
Вид деятельности
Подготовка рабочего места, включение
компьютера
Работа за компьютером. Изучение
поступившей электронной почты
Работа за компьютером. Пересылка
поступивших входящих электронных
писем и запросов сотрудникам отдела
для исполнения
Работа за компьютером. Направление
ответов на поступившие входящие
запросы и письма, не требующие
дополнительного изучения
обстоятельств, в них изложенных
Регламентированный перерыв и
производственная гимнастика на
рабочем месте
Работа за компьютером. Подготовка
списков на каждый рейс следующего
дня, выписка посредством
специализированной программы MY
SIRENA электронных авиабилеты на
все рейсы, вылетающие из Москвы,
распечатка документов.
Обеденный перерыв
Работа по повышению квалификации
Формирование пакетов документов на
все рейсы следующего дня по заявкам,
которые не было самостоятельно
распечатаны он-лайн агентствами,
подготовка комплектов печатной
продукции для отправки в
региональные офисы
Регламентированный перерыв и
производственная гимнастика на
рабочем месте
Работа за компьютером.
Заказ бланков строгой отчетности
(далее БСО) на рейсы
авиаперевозчиков, выполняющих
полетные программы, ведение,
подготовка, отправка отчетности по
расходованию БСО.
Консультация партнеров по телефону,
оказание помощи с выпиской
документов
Время
Время
начала
окончания
действия действия
(часы(часыминуты)
минуты)
Наименование
вредного
фактора
Затрачено
(минуты)
10-00
10-05
05
10-05
10-25
электромагнитное
поле
широкополосного
спектра частот от
ПЭВМ
20
10-25
10-35
электромагнитное
поле
широкополосного
спектра частот от
ПЭВМ
10
10-35
10-55
электромагнитное
поле
широкополосного
спектра частот от
ПЭВМ
20
10-55
11-05
11-05
13-00
13-00
14-00
60
14-00
14-30
30
14-30
16-05
95
16-05
16-15
10
16-15
16-45
16-45
18-05
10
электромагнитное
поле
широкополосного
спектра частот от
ПЭВМ
электромагнитное
поле
широкополосного
спектра частот от
ПЭВМ
115
30
80
6
Работа за компьютером. Изучение
поступившей в течение рабочего дня
электронной почты
Работа за компьютером. Пересылка
поступивших входящих электронных
писем и запросов сотрудникам отдела
для исполнения
Работа за компьютером. Направление
ответов на поступившие входящие
запросы и письма, не требующие
дополнительного изучения
обстоятельств, в них изложенных
Совещание с руководителем
департамента, решение текущих
производственных проблем,
постановка задач на следующий
рабочий день
Составление плана на следующий
рабочий день, уборка рабочего места,
выключение компьютера
18-05
18-15
электромагнитное
поле
широкополосного
спектра частот от
ПЭВМ
10
18-15
18-20
электромагнитное
поле
широкополосного
спектра частот от
ПЭВМ
05
18-20
18-30
электромагнитное
поле
широкополосного
спектра частот от
ПЭВМ
10
18-30
18-50
20
18-50
19-00
10
Итого время работы на ПЭВМ в течение рабочего дня
220 / 40%
График РАЗРАБОТАЛ:
Юрист ООО «Дядя Лёня»
_____________
____________
«___» ______________ 20__ г.
СОГЛАСОВАНО:
Начальник отела кадров ООО «Дядя Лёня
_____________
____________
«___» ______________ 20__ г.
Начальник отдела организации перевозок
ООО «Дядя Лёня»
_____________
_______________
«___» ______________ 20__ г.
С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН(А): ___________________
(подпись)
/_____________________/
12 июля 2007 года
12 февраля 2012 года
Актуально по 05 февраля 2015 года
7