Описание кейса внедрения в Администрации города Полярные Зори с подведомственной территорией

Простое решение для ведения делопроизводства и управления процессами
Описание кейса внедрения в Администрации города Полярные Зори с
подведомственной территорией
ОГЛАВЛЕНИЕ
1.
АННОТАЦИЯ ................................................................................. Error! Bookmark not defined.
2.
О ЗАКАЗЧИКЕ ................................................................................ Error! Bookmark not defined.
3.
СИТУАЦИЯ .................................................................................... Error! Bookmark not defined.
4.
ВЫБОР .......................................................................................... Error! Bookmark not defined.
5.
АНАЛИЗ ЗАДАЧ............................................................................. Error! Bookmark not defined.
6.
ПЛАТФОРМА ................................................................................ Error! Bookmark not defined.
7.
РЕШЕНИЕ ...................................................................................... Error! Bookmark not defined.
8.
РЕЗУЛЬТАТЫ ................................................................................. Error! Bookmark not defined.
9.
ПЕРСПЕКТИВЫ .............................................................................. Error! Bookmark not defined.
10.
О ПАРТНЕРЕ .................................................................................. Error! Bookmark not defined.
2
1. Аннотация
Решение Центра консалтинговых проектов «Простая канцелярия» — это «легкое» решение для
быстрого старта и внедрения системы электронного документооборота. Решение построено на
полнофункциональной платформе Docsvision (исключая дополнительные модули) и ограничено лишь
возможностями лицензии, однако содержит все необходимые функции для ведения базовой
канцелярии
и
управления
процессами
муниципального
образования.
Благодаря
усовершенствованию решения специалистами Центра консалтинговых проектов и поэтапному
подходу к развитию информационной системы организации, внедрение решения позволило сделать
первый шаг к построению более эффективной информационной системы организации на основе
платформы Docsvision.
2. О заказчике
В соответствии с законом Мурманской области в состав территории муниципального образования
город Полярные Зори с подведомственной территорией входят город Полярные Зори и сельские
населенные пункты: Африканда, Зашеек. Административным центром муниципального образования
является город Полярные Зори.
Заказчик: Администрация города Полярные Зори с подведомственной
исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления.
территорией
—
В структуру администрации входят 17 подразделений. Общая численность — 58 человека, в том
числе глава — 1 чел., муниципальных служащих — 51 чел., технического персонала — 6 человек.
Кроме того, администрации подчинены 17 муниципальных учреждений и организаций. Основные
функции по обеспечению функционирования единой системы делопроизводства
и
документооборота, а также организации работ по информационно-программному обеспечению
администрации выполняет отдел муниципальной службы и кадров общей численностью 6 человек.
Отдел возглавляет управляющий делами администрации.
ИТ-инфраструктура администрации построена на платформе и приложениях MS. Обслуживается
администраторами достаточного уровня компетенции. Муниципальное образование город
Полярные Зори с подведомственной территорией имеет и поддерживает свой сайт http://www.pzcity.ru/.
3. Ситуация
Большой объем документов и желание ускорить управленческие процессы привели заказчика к
потребности внедрения высокотехнологичной платформы, тем самым автоматизировать систему
делопроизводства и документооборота и повысить эффективность деятельности органа местного
самоуправления. Кроме того, заказчик руководствовался Федеральным законом от 27 июля 2010
года N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и
использует имеющиеся возможности для развития и оказания государственных и муниципальных
услуг в электронной форме.
3
4. Выбор
Выбор заказчика в пользу системы Docsvision основан на ряде существенных преимуществ,
озвученных специалистами Центра консалтинговых проектов в ходе пресейловых мероприятий:







Соотношение цена и возможности системы;
Стоимость внедрения для начала работы с системой;
Дружественный и практичный интерфейс решения, предложенного «Центром консалтинговых
проектов»;
Быстрая схема развертывания системы;
Широкие возможности, заложенные в платформу системы;
Поэтапный подход к развитию системы;
Гибкость настроек без программирования, что обеспечивает возможности доработки системы
силами имеющихся штатных ИТ-специалистов.
5. Анализ задач
В рамках первого этапа внедрения были выделены приоритетные задачи по проекту:







автоматизация обработки и хранения документов;
создание максимально простой и функциональной структуры личных рабочих папок
пользователей;
возможность формирования резолюций и поручений пользователям системы;
осуществление контроля исполнительской дисциплины сотрудников;
возможность формировать простые отчеты по исполнению поручений;
оперативный поиск документов по реквизитам;
обучение ключевых пользователей системы.
6. Платформа
Для начала внедрения была выбрана простая лицензия на ПО Docsvision 4.5, Базовая редакция на 10
пользователей.
7. Решение
В рамках поставленного решения была выполнена «легкая» настройка без существенных доработок,
что дает возможность заказчику уже сегодня уйти от «бумажной» формы ведения делопроизводства
и повысить эффективность контроля исполнения поручений.
Для разграничения прав пользователей к документам и другим объектам системы были настроены
роли: «Регистратор», «Руководитель» и «Исполнитель». Согласно этим ролям пользователи получают
доступ к структуре личных папок, необходимой для работы в системе.
В решении «Простая канцелярия» у Руководителей появилась возможность утверждать резолюции,
совершая минимум действий — одним кликом мышки, тогда как Исполнители получили
дополнительную возможность осуществлять мониторинг своих поручений по интуитивно понятной
цветовой индикации.
4
Выполненные настройки позволяют осуществлять «электронные регламенты» организации,
повышают эффективность процессов документационного обеспечения управления.
8. Результаты
На данный момент пользователи осваивают информационную систему и формируют свои
предложения и пожелания по ее развитию. Однако можно с уверенностью сказать, что все задачи в
рамках первого этапа внедрения были выполнены — заказчик получил легкое настроечное решение,
открыт к дальнейшему сотрудничеству, и заинтересован предложениями специалистов Центра
консалтинговых проектов по расширению функционала системы.
9. Перспективы
В качестве перспективы следующего этапа Центр консалтинговых проектов планирует развитие
системы, в частности перевод заказчика на расширенную редакцию платформы Docsvision с
увеличением количества клиентских подключений, подключение удаленных клиентских мест —
филиалов головной организации, автоматизация загрузки больших объемов документов в систему,
формирование архива документации, внедрение системы построения отчетов по корреспонденции и
пользовательским задачам, что откроет новые возможности работы в системе.
10. О партнере
Центр консалтинговых проектов (ЦКП) — партнер «ДоксВижн», ведущий свою деятельность, в
основном, в Северо-Западном федеральном округе России. Компания осуществила внедрение ряда
проектов на платформе Docsvision в организациях, органах местного самоуправления Мурманской
области.
Подробную информацию о других реализованных проектах можно узнать на сайте компании
http://it-murman.ru в разделе Электронный документооборот.
5