План организационного развития Центральной избирательной

Приложение
к Постановлению ЦИК
№ 2350 от 23 декабря 2013 г.
План организационного развития Центральной
избирательной комиссии на 2014 – 2015 гг.
Общие сведения
I. План организационного развития представляет собой внутренний документ,
устанавливающий приоритетные меры ЦИК по улучшению уровня организационного
развития ЦИК, необходимого для оптимального осуществления миссии, ключевые
функции и стратегические цели ЦИК.
II. К предложенным областям, требующим усовершенствования по организационному
развитию относятся следующие: организационная структура, общее управление,
управление человеческими ресурсами, финансовый менеджмент, внешняя связь, ИТ
инфраструктура и материально-техническое обеспечение.
III.
Меры организационного развития были предложены на основе задач,
установленных в Стратегическом плане ЦИК на 2012-2015 гг., передовой опыт в
данной области, а также и вследствие бесед с 3 руководителями подразделений
аппарата ЦИК.
IV.
Организационная и функциональная структура ЦИК была определена в 2012 году,
а в 2013 году разработаны и утверждены Положения по организации и
функционированию для каждого структурного подразделения. Область, которую
следует усовершенствовать, состоит в пересмотре должностных инструкций, в
которых закрепленные за должностью задачи претерпели изменения вследствие
сертифицирования системы внутреннего менеджмента качества и информационной
безопасности (СМКИБ), согласно международным стандартам ISO/9001:2008 и
ISO/IEC 27001:2005.
V. Общее управление в ЦИК направлено на деятельность (на основе разработанных
планов и отчетов). Область, требующая усовершенствования, охватывает изменение
процесса планирования и предоставления отчетов, как в соответствии с положениями
законодательной базы недавно утвержденной ЦИК, так и менеджмента, основанного на
задачах и результатах.
VI.
Управление человеческими ресурсами в рамках ЦИК проводится в соответствии с
положениями
соответствующего
законодательства.
Область,
требующая
усовершенствования, относится к финансовому и нефинансовому мотивированию
персонала, а также и к укреплению потенциала и роли ОЧР в многих управленческих
процессах в рамках ЦИК.
VII.
Финансовый менеджмент осуществляется в соответствии с положениями
соответствующего законодательства и внутренней нормативной базы. Область,
требующая усовершенствования, относится к укреплению потенциала финансовоэкономического управления в отношении смет по расходам и методологической
поддержки нижестоящих избирательных органов в области управления выделенными
финансовыми средствами.
VIII. Внешняя связь осуществляется эффективно. ЦИК располагает двумя
информационными веб-страницами (www.cec.md и www.votează.md) и страницами в
социальных сетях, руководство ЦИК заметно в прессе. Одной из основных
рекомендаций является разработка Стратегии ЦИК по распространению информации.
ВВЕДЕНИЕ
Центральная избирательная комиссия (ЦИК) является органом, созданным в целях
реализации избирательной политики, подготовки и проведения выборов. ЦИК призван
обеспечить право граждан на волеизъявление путем защиты демократических принципов
и норм избирательного права. Центральная избирательная комиссия играет решающую
позицию в обеспечении функционирования демократических избирательных механизмов
в обществе, а для этого необходимо правильное функционирование вышестоящего
избирательного органа.
По мере усложнения избирательных процессов организационное реформирование
становится необходимым. Качественные изменения вводятся и из-за необходимости
усовершенствования механизмов менеджмента и технологических процессов,
многообразия отношений и форм сотрудничества, а также и из-за важности сохранения
конкуренции в отношении прогрессов в избирательной сфере в других странах.
В этом смысле ЦИК предложил внести изменения в согласовании с новыми нуждами,
включая изменения, вносимые в Кодекс о выборах, устанавливая при этом приоритеты,
задачи и план по осуществлению. Таким образом, Стратегический план Центральной
избирательной комиссии на 2012-2015 был утвержден постановлением № 1028 от 9
декабря 2011 года.
В целях обеспечения оптимального осуществления положений Стратегического плана
очень важно, чтоб ЦИК на основе современных систем управления усовершенствовал
внутренние управленческие процессы, оптимальное использование выделяемых средств.
Также приоритетом ЦИК является и усовершенствование предоставляемых услуг путем
применения систем менеджмента качества. В этом контексте подготовка и применение
Плана по организационному развитию является решающим для усовершенствования этих
процессов.
Целью Плана по организационному развитию (ПОР) является предложение обеспечить
основу ключевых направлений, которые необходимо предпринять для достижения
ожидаемых и устойчивых результатов в рамках ЦИК, ориентированных на
предоставление качественных электронных услуг. Таким образом, ПОР составляет собой
комплексный документ, который устанавливает задачи по развитию внутреннего
управления ЦИК, меры направленные на достижение этих задач, показатели
результата/результат, а также и сроки реализации этих мер.
В своей деятельности ЦИК обслуживается аппаратом, структура и численный состав
которого утверждаются данной комиссией. Персонал аппарата состоит из
государственных служащих, на которых распространяются положения Закона о
государственной должности и статусе государственного служащего № 158-XVI от 4 июля
2008 года, и персонала, работающего на контрактной основе, осуществляющего
вспомогательную деятельность, трудовые отношения которого регулируются трудовым
законодательством. Наряду с полномочиями, указанными в Конституции и Кодексе о
выборах, ЦИК обладает и дополнительными полномочиями по претворению в жизнь
положений Закона № 101-XVI от 15 мая 2008 года о Концепции государственной
автоматизированной информационной системы “Выборы”.
1. Используемая методология
Анализ и организационная оценка были проведены с применением различных
количественных и качественных методов исследования, с точки зрения совместного
подхода, при привлечении сотрудников ЦИК.
Для анализа и оценки были применены следующие методы:
Анализ документов
Проанализированы соответствующие материалы/документы каждой оцениваемой
области: устав внутреннего распорядка аппарата ЦИК, должностные инструкции, отчеты
о деятельности, финансовые отчеты и т.д. А также был проанализирован Отчет по
организационной оценке и План деятельности по Организационному развитию ЦИК,
осуществленный экспертом Тео Вермеулен, специалистом по организационному
развитию 2011 года.
Полуструктурированные интервью
Все аспекты оценки были обсуждены с руководителем аппарата ЦИК и 3 руководителями
подразделений аппарата ЦИК. Кроме того, интервью с лицами, ответственными за
определенные области, были проведены отдельно, по конкретным вопросам, таким как
финансовое планирование, управление человеческими ресурсами.
Анализ сильных и слабых сторон
На основе проведенных оценок был выполнен анализ сильных и слабых сторон
организации (по финансовым, человеческим, техническим/информационным ресурсам,
результатам/услугам) относительно полномочий ЦИК и оцениваемым компонентам.
2. SWOT-анализ ЦИК
В Стратегическом плане ЦИК определены сильные и слабые стороны учреждения,
возможности, которыми может воспользоваться и риски, которым подвержен. Выводы,
сделанные в отношении организационной (внутренней) сферы и сформулированные в
Стратегическом плане сохраняют актуальность. Ниже представляем их с действующими
дополнениями.
СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ – основа для улучшения показателей Центральной
избирательной комиссии.
Соблюдение основополагающих ценностей и принципов. Центральная избирательная
комиссия открыто подтвердила свою приверженность европейским и международным
демократическим ценностям. Во всей своей деятельности она стремится быть более
прозрачной и открытой к совместной работе с другими электоральными актерами. В
отчетах национальных и международных наблюдателей подтверждается тот факт, что
выборы, организованные Центральной избирательной комиссией, соблюдают
большинство международных стандартов в данной области и дается высокая оценка
функциональной независимости Комиссии.
Непрерывное совершенствование избирательного процесса. Центральная избирательная
комиссия использует современные технологии для реализации своей деятельности, в том
числе и в избирательном периоде. Комиссия интенсивно работает над улучшением
качества списков избирателей, при этом взаимодействуя с правительственными
организациями. Работа членов и сотрудников ЦИК ориентирована на улучшение порядка
управления всего избирательного процесса. Целью положений и инструкций,
утвержденных ЦИК, является обеспечение исполнения законодательства в
соответствующей сфере и единого применения избирательных процедур избирательными
органами и другими субъектами, вовлеченными в избирательный процесс.
Профессионализм. В аппарате ЦИК работают профессиональные, ответственные,
дисциплинированные, квалифицированные в данной области специалисты, многие из
которых обладают опытом проведения не менее четырех выборов. Ежегодно проводится
оценка профессиональных достижений, являясь инструментом современного
менеджмента, а для достижения высокого качества подготовки и проведения выборов в
каждой административно-территориальной единице ЦИК инициировал процесс создания
Регистра служащих избирательной сферы, являющегося системой учета лиц с правом
работы в нижестоящих избирательных органах. Потенциал проведения обучения
Центральной избирательной комиссией увеличился одновременно с созданием в декабре
месяце 2011 года Центра непрерывного образования в избирательной сфере (ЦНОИС),
факт, который способствует повышению профессионализма служащих избирательной
сферы.
Представители ЦИК в состоянии осуществлять свою деятельность на нескольких языках,
что облегчает обмен опытом с избирательными органами других стран, а также
способствует взаимодействию с партнерами по развитию.
Развитые международные отношения. У Центральной избирательной комиссии
хорошие отношения с международными партнерами и избирательными субъектами
(средствами массовой информации, неправительственными организациями, органами
публичной власти, политическими партиями и др.). ЦИК является учредительным членом
Ассоциации организаторов выборов стран Европы (АОВЦВЕ), Всемирной ассоциации
избирательных органов (A-WEB) и Сети организаторов выборов франкоговорящих стран.
Благодаря способности ЦИК вовлекать и управлять внешней помощью, было
осуществлено больше совместных проектов, которые наряду с другими мероприятиями
ЦИКа повлияли на повышение доверия граждан к избирательному процессу.
Осуществление Системы менеджмента информационной безопасности и Системы
менеджмента качества, в соответствии с международными стандартами ISO/IEC
27001:2005 и ISO 9001:2008. Начиная со второго полугодия 2013 года, Центральная
избирательная комиссия в целях повышения доверия к избирательным органам и
эффективности собственной деятельности осуществляет международные стандарты,
предназначенные для обеспечения высокого уровня менеджмента качества и
информационной безопасности. В этом отношении ЦИК утвердил Политику
информационной безопасности в Центральной избирательной комиссии и Декларацию о
политике в области качества. Эти документы устанавливают организационный контекст,
необходимый устойчивому организационному развитию.
Материально-финансовая самостоятельность. Центральная избирательная комиссия в
целях увеличения эффективности избирательного процесса в качестве стратегической
задачи определила достижение финансовой автономии. В сентябре 2012 года комиссия
впервые представила непосредственно Парламенту для включения в бюджет страны смету
расходов по функционированию ЦИК и по ожидаемым в 2013 году новым местным
выборам.
Ежегодно до 1 октября ЦИК представляет Парламенту предложение о включении в
государственный бюджет расходов, связанных с ее функционированием и проведением
выборов.
Соответствующие предложения сопровождаются заключением Министерства финансов. В
бюджет страны на 2013 год была предусмотрена сумма, необходимая для приобретения
вычислительной техники (ноутбуков) для каждого избирательного участка. Компьютеры
будут подключены к Интернету и будут обладать доступом к веб-приложениям ЦИК, что
облегчит деятельность и снизит ручной труд, таким образом, уменьшая влияние
человеческого фактора и способствуя избеганию ошибок, спровоцированных людьми.
Приобретенная вычислительная техника будет использована на следующих выборах в
целях осуществления государственной автоматизированной системы "Выборы".
СЛАБЫЕ СТОРОНЫ – внутренние организационные аспекты, которые могут быть
улучшены в целях повышения показателей Центральной избирательной комиссией.
Материально-финансовая база. Последние изменения, внесенные в Кодекс о выборах, а
именно, положения о порядке оплаты членов избирательных органов отрицательно
повлияли на уровень исполнения полномочий (обязанностей) лицами, вовлеченными в
процесс подготовки выборов, ухудшив тем временем, психологический климат и настрой
служащих избирательной сферы из избирательных органов. Влияние этой
законодательной поправки неблагоприятно отразится как на порядок организации и
проведения избирательного процесса, в совокупности, так и на степень активного участия
и вовлечения лиц в систему избирательных органов, в частности.
Организационная структура. Благодаря тому, что к концу 2011 года была утверждена
новая организационная структура аппарата ЦИК, новые условия и делегированные ЦИК
полномочия диктуют необходимость пересмотра этой структуры для оптимизации
организационного и функционального процесса учреждения. Таким образом,
определяется потребность образования специализированных подразделений по контролю
финансирования политических партий и избирательных кампаний. Также согласно
рекомендациям, предусмотренным в Отчете аудита информационных технологий с
элементами эффективности, утвержденным Постановлением Счетной палаты № 3 от 28
января 2013 года, указывается необходимость анализа возможностей по определению
методов стимулирования и мотивации персонала ИТ данного учреждения, по
минимизации эффекта текучести кадров, а также и по обеспечению непрерывности
развития данной области.
Несправедливая система оплаты служащих ЦИК в отношении других органов
центрального публичного управления, в том числе и специализированных (например,
министерств, Счетной палаты) негативно влияет на подбор и мотивацию
высококвалифицированного персонала.
Касательно служащих избирательной сферы нижестоящих избирательных органов
констатируем, что текучесть кадров очень выражена из-за того, что эти органы имеют
временный характер. Вовлеченный персонал, зачастую, не обладая опытом и
достаточными знаниями, подвержен риску политического субъективизма. В этой
ситуации Центральная избирательная комиссия лишена рычагов по управлению
деятельностью нижестоящих избирательных органов с применением мер по
санкционированию тех, кто не справляется с возложенными на них обязанностями.
Нормативно-правовая база.
Отсутствие корреляции между Кодексом о выборах и некоторыми смежными законами
создает препятствия по их применению и позволяет произвольную трактовку.
Следовательно, необходимо унифицировать избирательные процессы для введения их в
избирательное законодательство, обеспечивая унитарной системой, которая содержит и
охватывает положения избирательной сферы во всей их совокупности (их кодификации).
ВОЗМОЖНОСТИ – средства, которыми в большей степени может воспользоваться
Центральная избирательная комиссия для повышения показателей.
Реформы и непрерывное развитие. Одна из возможностей, которой воспользуется ЦИК,
будет реформа системы менеджмента. Это привело бы к:
- пересмотру, по мере необходимости, новой организационной структуры и учреждению
стратегического менеджмента на длительный срок;
- созданию постоянных нижестоящих избирательных органов.
Обеспечение нижестоящих избирательных органов современным техническим
оборудованием и информационными программами приведет к снижению ошибок,
спровоцированных человеческим фактором.
Международное сотрудничество. Центральная избирательная комиссия уже пользуется
поддержкой значительного количества международных экспертов и консультантов.
Демонстрируя приверженность и эффективность на пути реформирования и улучшения
навыков в избирательной сфере, ЦИК обладает возможностью привлечения большего
числа внешних финансовых ресурсов.
Широкое использование технологических инноваций. Одной из возможностей,
находящейся в распоряжении ЦИК, является полное внедрение Закона № 101 о
Концепции государственной автоматизированной информационной системы «Выборы». В
общем, максимальное использование технологических инноваций в избирательной
области составит преимущество.
Долговременное партнерство. Установление долговременного партнерства с другими
органами публичного управления, вовлеченными в избирательный процесс, но и
региональное сотрудничество создают возможности для развития и совершенствования
навыков в избирательной сфере, а также и профессиональных качеств служащих
избирательной сферы.
РИСКИ/УГРОЗЫ – то, что мешает/может помешать (в случае, если события
произойдут) показателям Центральной избирательной комиссии.
Политическая нестабильность. Незапрограммированные избирательные события
смогут помешать внедрению существующих планов, привести к возникновению феномена
избирательной усталости, которые могут привести к человеческим или техническим
ошибкам.
Сниженное доверие. Поведение и деятельность всех избирательных субъектов влияют на
целостность и доверие к избирательному процессу.
Недостаточное финансовое покрытие. Отсутствие достаточных финансовых ресурсов в
бюджете ЦИК может привести к зависимости от финансовой поддержки кредиторов в
реализации некоторых ключевых областей деятельности комиссии.
Другие возможные риски, способные повлиять на организационную эффективность:
- частые законодательные изменения, в частности, накануне избирательного периода;
- изменение избирательного законодательства Парламентом без консультации с
Центральной избирательной комиссией;
- нарушение сроков внедрения государственной автоматизированной информационной
системы «Выборы».
3. ПРИМЕЧАНИЯ, ВЫВОДЫ И ОСНОВНЫЕ
ВНУТРЕННИМ ПРОЦЕССАМ МЕНЕДЖМЕНТА
РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО
процесс, которым устанавливается оптимальная
структура органа публичной власти, отношения по
связи и подведомственности между подразделениями,
3.1 Организационная структура и
а также и оптимальное число штатного персонала в
проектирование должностей
целях
эффективной
реализации
миссии,
стратегических задач и функций соответствующего
органа.
Примечания и выводы:
 Аппарат ЦИК и каждое его структурное подразделение располагают Положением
об организации и функционировании деятельности, разработанным на основе
единой, стандартизированной формы. Положения ясно определяют миссию,
основные функции, полномочия, ответственность, права и обязанности, а также и
регламентируют
организацию
деятельности
подразделений.
Положения
подразделения утверждены 1 апреля 2013 года.
 По всем государственным должностям аппарата ЦИК разработаны должностные
инструкции, которые должны быть приведены в соответствие с Положениями об
организации и функционировании подразделения, учитывая рекомендации Отчета
аудита Счетной палаты за 2013 год, возможные изменения избирательного
законодательства (например, в отношении финансирования политических партий и
избирательных кампаний), а также и положения Закона №155/2011 об утверждении
Единого классификатора государственных должностей.
Рекомендации
 Приведение в соответствие должностных инструкций всех существующих
государственных должностей аппарата ЦИК с требованиями новых Положений
подразделений и с положениями Единого классификатора государственных
должностей (Закон № 155/2011) раздела "Требования к обладателю государственной
должности", рекомендации из Отчета аудита Счетной палаты за 2013 год,
возможные изменения избирательного законодательства.
 Информирование всех обладателей государственных должностей о вносимых
изменениях в пересмотренную должностную инструкцию.
процесс планирования деятельности, организации и координации
труда, контроля осуществляемой деятельности и оценки
достигнутых
результатов
на
различных
уровнях
3.2 Общее управление
(организационном, подразделения, государственного служащего)
а также и принятия соответствующих решений по обеспечению
организационной эффективности.
Примечания и выводы
 Годовое планирование деятельности на уровне ЦИК/аппарата ЦИК/
подразделения. Планирование деятельности в рамках ЦИК, аппарата ЦИК,
структурного подразделения проводится ежегодно, согласно положениям
действующей нормативно-правовой базы (ПП № 94/2013). Планирование
деятельности проводится на основании предложений, поступивших от
подразделений ЦИК и на основании директив и приоритетов, установленных
руководством ЦИК в строгом соответствии с задачами и мерами, изложенными в
Стратегическом плане – сверху вниз, "по ниспадающей". Структура Годового плана
действий на уровне ЦИК и каждого подразделения аппарата ЦИК соответствует
типовой структуре, предусмотренной ПП № 94/2013.
 Годовое планирование деятельности каждого государственного служащего.
Деятельность каждого государственного служащего в ЦИК планируется путем
определения 3-5 индивидуальных задач деятельности и показателей эффективности
в соответствии с требованиями Положения об оценке профессиональных
достижений государственного служащего. Тем не менее качество формулирования
задач оставляет желать лучшего и не всегда эти задачи соотносятся с годовым
планом действий на уровне подразделения. Это связано с тем, что руководители
подразделений, непосредственно ответственные за качество формулирования задач,
недостаточно обучены и лично проконсультированы в данной области.
 Организация и координация труда. В рамках аппарата ЦИК обычно проводятся
еженедельные совещания с руководителями подразделений, а в структурных
подразделениях – периодичность заседаний варьируется от одного подразделения к
другому, в зависимости от стиля руководства главы подразделения. Зафиксированы
заседания с более длительным периодом, превышающие 1.5 ч, а на основе
исследования о потребностях профессионального развития, выяснилось, что одной
из тем, которой заинтересованы руководители подразделений, является менеджмент
заседаний и тайм-менеджмент.
 Контроль. Функция контроля, которая включает мониторинг и оценку
деятельности персонала, а также и подразделения/органа публичного управления
проводится в соответствии с положениями действующей нормативно-правовой базы.
Одной из областей, нуждающейся в улучшении является определение показателей
результата и результата установленных задач, как правило, создаются в основном
статистические показатели.
 Принятие решений. Процесс принятия решений осуществляется по вертикали, где
стратегические решения принимаются руководством, тактические и оперативные
решения – руководителями подразделений. Государственные служащие –
исполнители, как правило, не принимают решений в соответствии с должностной
инструкцией. Виды решений, которые могут быть приняты на различных уровнях,
регулируются Положениями об организации и функционировании аппарата ЦИК и
каждого структурного подразделения.
Рекомендации
 Разработка системы основных показателей избирательной сферы (KPIs) и
связанной с деятельностью ЦИК с целью облегчения мониторинга изменений,
вносимых в данной сфере, и принятия правильных и своевременных решений
соответствующими факторами.
 Обучение всех руководителей подразделений в области менеджмента
(управленческие функции, управленческие инструменты, управление группами,
тайм-менеджмент, менеджмент заседаний и т.д.).
 Обучение всех руководителей подразделений по оцениванию коллективных
достижений (разработка Годового плана действий).
процесс планирования и обеспечения органа
публичного
управления
необходимым,
3.3 Управление человеческими профессиональным и мотивированным персоналом, на
ресурсами
основании современных методов в данной сфере, в
целях
способствования
повышению/сохранению
организационной эффективности
Примечания и выводы
 Кадровое планирование. Кадровое планирование традиционно проводится в
большинстве органов публичного управления путем оценки количества необходимых
кадровых единиц для эффективного исполнения миссии и функций ЦИК.
 Обеспечение необходимым персоналом. Обеспечение необходимым персоналом
(посредством конкурса, продвижения по службе или перевода) проводится в
соответствии с положениями нормативно-правовой базы в этой области. В ЦИК
функционирует конкурсная комиссия, а отдел кадров обеспечивает ее
делопроизводство.
 Оценка
индивидуальных
достижений.
По
большей
части,
оценка
профессиональных достижений государственных служащих осуществляется в
соответствии с положениями нормативно-правовой базы. При изучении оценки
необходимости профессионального развития установлено, что руководители
подразделений (оценщики) нуждаются в семинарах по обучению в области
определения задач по системе SMART и в области обеспечения конструктивного
диалога во время оценочного интервью.
 Непрерывное
профессиональное
развитие.
В
ЦИК
мероприятия
по
профессиональному развитию осуществляются как внутри, так и вне организации. По
большей части, мероприятия по профессиональному развитию финансируются
различными партнерами по развитию. Тем не менее на данный момент еще не
утвержден План по профессиональному развитию персонала ЦИК, который был
разработан на основе анализа оценки потребностей в обучении/профессиональном
развитии, проведенного в феврале 2013 года. Кроме того, было создано публичное
учреждение, подведомственное ЦИК – Центра непрерывного образования в
избирательной сфере (ЦНОИС), целью которого является подготовка и повышение
квалификации служащих избирательной сферы.
 Оплата труда персонала. Труд государственных служащих аппарата ЦИК
оплачивается в соответствии с Законом № 48/2012. Тем не менее уровни оплаты
труда, предусмотренные для государственных должностей ЦИК, определяются как
несправедливые и необоснованно сниженные по сравнению с другими органами
центрального публичного управления, в том числе специализированными (например,
министерствами, Счетной палатой), факт, который отрицательно сказывается на
подборе персонала и мотивации высококвалифицированного персонала. Также
подтверждаются замечания II главы настоящего Плана (SWOT-анализа ЦИК,
организационная структура), а именно с точки зрения возможных внесений
изменений в Кодекс о выборах и выполнения рекомендаций компетентных органов, а
также и выводов, сформулированных в параграфе Менеджмент человеческих
ресурсов (комплекс функций МЧР и задач по улучшению внутренней системы
управления человеческими ресурсами указывают на необходимость привлечения
большего числа специалистов в отдел кадров для качественного и своевременного
осуществления этих задач, таким образом, отдел кадров будет состоять из двух
человек: руководитель отдела и главный специалист).
 Нефинансовая мотивация. В настоящее время у ЦИК нет Программы по
нефинансовой мотивации персонала ЦИК, которая включала бы ряд действий по
укреплению коллектива, мотивации без финансовой продержки и т.д.
 Ведение учета и управление персоналом. В настоящее время учет данных и
документов персонала проводится традиционно, вручную, в соответствии с
положениями нормативно-правовой базы. В будущем учет и управление персоналом
органов публичного управления будет осуществляться автоматически посредством
Регистра государственных должностей и государственных служащих (РГДГС).
 Профессиональные функции и компетенции отдела кадров (ОК). Это структурное
подразделение состоит из одной единственной должности главного специалиста. С
декабря 2012 года отдел кадров эффективно начал работу в ЦИК сразу же после с
назначением на эту должность нового человека, полномочия которого в области
человеческих ресурсов ранее осуществлялись консультантом Юридического
управления и связи с общественностью. Учитывая отсутствие профессионального
опыта, отдел кадров преимущественно проявляет роль "Бюрократа" и меньше
"Стратегического
партнера",
"Внутреннего
консультанта",
"Информатора/инструктора". В период с января по сентябрь 2013 года
соответствующий главный специалист смог воспользоваться курсом по повышению
квалификации и консультацией в области МЧР, факт, который улучшил
производительность отдела кадров в ЦИК, также главный специалист отдела кадров
приобрел потенциал и интерес к непрерывному профессиональному развитию. Всетаки комплекс функций МЧР и задач по улучшению внутренней системы управления
человеческими ресурсами указывают на необходимость привлечения большего числа
специалистов в отдел кадров для качественного и своевременного осуществления
этих задач.
 Политика и внутренние процедуры МЧР. Учитывая, что политика и внутренние
процедуры МЧР государственной службы регламентируются Законом № 158/2008,
ПП № 201/2009, а также и другими нормативными актами, ЦИК ограничена в
разработке внутренних процедур. Тем не менее в 2011 году был одобрен Устав
внутреннего распорядка аппарата ЦИК, требование, закрепленное Трудовым
кодексом для всех организаций. Данный Устав отражает все аспекты по защите
здоровья и безопасности труда, трудовой дисциплины и т.д.
Рекомендации
 Образовать отдел кадров в составе двух человек: руководителя отдела и главного
специалиста, в данном случае, специалист отвечал бы за административную часть
деятельности по человеческим ресурсам, а руководитель отдела кадров – за
разработку/развитие/совершенствование политик и внутренних процедур по
персоналу, проведение опросов и внутренних анализов мотивационных факторов,
удовлетворения условиями труда и т.д.
 Приобретение различных современных инструментов по профессиональному
подбору и отбору персонала (DiSC, MBTI) и повышение квалификации 1-2 лиц по
объяснению результатов.
 Обучение конкурсной комиссии в области современных техник проведения
собеседования с государственными служащими-руководителями, обучение отдела
кадров по использованию различных тестов личности/поведения в целях обнаружения
потенциального руководителя и/или значения кандидата, а также и объяснения тестов
по оцениванию профессиональных навыков.
 Утверждение Плана профессионального развития персонала на основе
осуществления/анализа по определению потребностей в профессиональном развитии,
осуществленного в феврале 2013 года.
 Расширение миссии, задач и направления деятельности ЦНОИС, а также и
развитие способностей этого учреждения в обеспечении услуг по обучению, в том
числе и персонала ЦИК. Подобный опыт наблюдался и в Министерстве финансов,
Таможенной службе, Главной государственной налоговой инспекции. Таким образом,
посредством создания сети преподавателей из числа специалистов-практиков в
области можно провести Центром НОИС профессиональную подготовку дебютантов
ЦИК, а также и решить некоторые проблемы избирательной сферы. Кроме того,
ЦНОИС может организовать с привлечением иностранных специалистов семинары по
подготовке специалистов.
 Проведение оценки должностей автономных органов публичного управления в
целях повышения уровня заработной платы государственных должностей в этих
организациях.
 Проведение анализа по выявлению мотивационных факторов персонала аппарата
ЦИК и разработка Программы нефинансовой мотивации персонала ЦИК.
 Передача персональных данных в РГДГС для использования статистической
обработки данных и составления различных отчетов по персоналу.
 Подготовка всех руководителей подразделений по оценке индивидуальных
достижений (установление задач, проведение оценочного собеседования, обеспечение
обратной связи и т.д.).
процесс планирования потребности в финансовых
ресурсах, необходимых для эффективного осуществления
3.4 Финансовый менеджмент функций ЦИК, управление выделенными финансовыми
ресурсами, мониторинг исполнения выделенных бюджетов
и финансовая отчетность компетентных учреждений.
Примечания и выводы
 Для бухгалтерского учета ЦИК использует систему управления бухгалтерского учета
"1С". Это полностью соответствует текущим потребностям.
 Учреждение планирует и управляет годовым бюджетом в соответствии с
действующим законодательством. В случае необходимости увеличения бюджетных
ассигнований, учреждение обязано обосновать требуемое увеличение, получив
одобрение Министерства финансов и утверждение со стороны Парламента.
 Бюджет учреждения исполняется на 95,5% (2012 г.). Из общей суммы расходов
наибольшую долю составляют расходы по оплате труда, около 53% (2012), а на
организационное развитие финансовые ресурсы не планируются из-за их нехватки.
Между тем со стороны ПРОО-Молдова ЦИК пользуется технической помощью,
включающей и мероприятия по организационному развитию.
 Информация по управлению финансовыми ресурсами носит внутренний характер.
Информация об источниках управления и исполнения бюджета отражается в Годовом
отчете ЦИК и размещается на веб-сайте ЦИК.
 Финансовый менеджмент эффективно осуществляется в соответствии с
действующим
законодательством
и
при
помощи
автоматизированной
информационной системы. Финансовые ресурсы являются недостаточными для
выполнения всех задач, стоящих перед учреждением, поэтому очень важно
разработать план по сбору средств.
 Опыт бюджетного планирования на основе программ – относительно новый для
учреждения, но является и важным шагом в переходе от управления,
ориентированного на процесс к управлению, нацеленного на результат.
 Финансово-экономическое управление (ФЭУ) обеспечивает методологической
поддержкой нижестоящие избирательные органы в области финансового управления
путем консультаций и разработки руководств по данной области.
 Ни в одной из должностных инструкций не закреплены полномочия по составлению
и управлению проектами, факт, который уменьшает возможность ЦИК в полной мере
использовать финансовые ресурсы, предоставленные сообществом кредиторов.
 В ближайшее время ЦИК будет отвечать за обеспечение финансирования
политических партий, а ФЭУ сыграет решающую роль в этом процессе. В настоящее
время число штатных единиц ФЭУ недостаточно для осуществления этой функции. В
этом контексте, предпочтительно создать обособленное подразделение ФЭУ с
исключительными полномочиями и обязанностями по контролю финансирования
политических партий и избирательных кампаний.
Рекомендации
 Разработка бюджета учреждения на основе программ. Повышение квалификации
ФЭУ в области бюджетирования по программам для разработки и исполнения
бюджета соответствующим образом.
 Подготовка и консультация коллектива ФЭУ по новому методу учета бюджета,
посредством применения Плана счетов бухгалтерского учета, согласно
международным стандартам.
 Развитие коллективного потенциала ФЭУ в финансировании политических партий
посредством обмена опытом (например, Румыния) и стажировка менее 2
специалистов ФЭУ.
 Образование нового подразделения, ответственного исключительно за
финансирование политических партий: разработка методологических материалов,
учет исполнения выделенных бюджетов, проверка отчетов и т.д. В целях эффективной
реализации этих задач новообразованное подразделение должно содержать 4-5
штатных единиц, в том числе 1 - с юридическим образованием.
 Укрепление роли в качестве консультанта/информатора ФЭУ для нижестоящих
избирательных органов в области управления выделенными финансами.
 Введение в одну из должностных инструкций полномочий по связям с
сообществом кредиторов, по составлению и управлению проектами и разработке
стратегии/плана по сбору средств или создание новой должности по указанным выше
обязанностям.
 В целях повышения уровня доверия перед кредиторами и международными
организациями, а также и перед пользователями рекомендуется размещение
финансовой отчетности, бюджета учреждения и финансовых информаций об
осуществлении проектов технической помощи на веб-сайте ЦИК.
3.5 Внешняя связь
способность органа публичного управления эффективно
общаться
с
различными
заинтересованными
сторонами/факторами: информационными организациями,
органами публичного управления, гражданами РМ,
находящимися на территории страны, аналогичными
учреждениями для обеспечения нормального проведения
избирательного процесса и улучшить имидж ЦИК.
Примечания и выводы
 ЦИК находится в процессе разработки Стратегии по информационному
распространению, которая включает стратегии и техники связи как внутри, так и вне
учреждения со средствами массовой информации, органами публичного управления,
гражданами и т.д. ЦИК располагает двумя веб-страницами (www.ceс.md,
www.voteaza.md), которые регулярно обновляются и содержат ключевые
информации о предоставляемых услугах и методах получения доступа к этим
услугам, достаточно доступными для пользователей. Структура веб-сайтов
способствует эффективному поиску информации. Страница www.cec.md достаточно
интерактивна, поскольку предлагает задавать вопросы, оставлять комментарии,
записаться на прием благодаря новому приложению "Приемная онлайн".
 ЦИК обладает аккаунтом (официальной страницей) в социальных сетях Facebook,
Twitter и каналом на YouTube, где размещены по избирательному образованию и
информированию избирателей, интервью с руководством ЦИК, а также и
разнообразные информации, новинки/новости в избирательной сфере. В ЦИК
работает хорошо обученный коллектив в области коммуникации и связи со
средствами массовой информации. Важнейшие мероприятия широко освещаются,
организуются
брифинги,
пресс-конференции,
другие
мероприятия
информированию общества о деятельности, осуществляемой ЦИК.
по
 Масс-медиа запрашивает информацию от ЦИК по конкретным вопросам, связанным
с подготовкой и проведением выборов. Руководство ЦИК часто дает интервью
прессе по осуществляемой ЦИК деятельности, что влияет на развитие
положительного имиджа учреждения.
 С более чем 10 странами были заключены соглашения о сотрудничестве, которые
следует исполнить.
 Одной из областей, которую следует усовершенствовать, является связь с
инициативными группами, ассоциациями, представляющими молдавскую диаспору
в различных странах.
Рекомендации
 Разработать и утвердить Стратегию по распространению информации и
соответствующе подготовить кадры для реализации положений плана по
информированию.
 Интенсивное содействие двум веб-страницам и аккаунтам в социальных сетях.
 Приобретение опыта от аналогичных учреждений по информированию граждан и
избирательного образования граждан.
 Разработать и распространить различные материалы по улучшению имиджа
учреждения, а также и материалы особого содержания, предназначенного
конкретной целевой группе граждан и т.д.
 Наладить и развивать сотрудничество с Управлением по связям с диаспорой
Государственной канцелярии по оповещению/информированию об избирательном
процессе молдавских граждан, проживающих за рубежом и т.д.
3.6 ИТ инфраструктура и Включают информационные, технические, материальные
материально-техническое
ресурсы, находящиеся в распоряжении персонала аппарата
обеспечение
ЦИК.
Примечания и выводы
 ЦИК размещен в здании с офисами для персонала каждого подразделения,
конференц-залом, библиотекой, медиа–центром. Здание обеспечено государственной
охраной.
 В распоряжении персонала ЦИК находится необходимое оборудование по
оптимальному исполнению служебных полномочий: компьютер, принтер,
телефон/факс, ксерокс, доступ к Интернету.
 Некоторые подразделения подписаны на издания периодической печати по
специальности (Официальный монитор, Трудовое право, Право, Информационные
бюллетени органов центрального публичного управления и т.д.)
4. План действий по организационному развитию ЦИК
1 – ОРГАНИЗАЦИОННАЯ И ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ СТРУКТУРА
Задача 1:
Составление должностных инструкций служащих аппарата ЦИК в
соответствии с требованиями Системы менеджмента информационной
безопасности и менеджмента качества
Показатель результата:
100% должностных инструкций пересмотренные, утвержденные и
доведены до сведения их обладателей
Меры
Показатель исполнения
1.1.
Пересмотр и утверждение всех должностных
инструкций для должностей из подразделений, которые
были изменены, вследствие сертификации ISO
1.2.
Информирование персонала об утверждении,
изменении/приведение в соответствие с требованиями
ISO Положений об организации и функционировании
аппарата ЦИК и его подразделений
Процент пересмотренных должностных инструкций,
согласно требованиям
Число информированных государственных
служащих
Срок
исполнения
I квартал, 2014
I квартал, 2014
Ответственные
исполнители
ОК
Руководители
подразделений
ОК
Руководители
подразделений
2 – ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ: ОПЕРАЦИОННОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ, ОРГАНИЗАЦИЯ И КООРДИНАЦИЯ ТРУДА,
КОНТРОЛЬ
Задача 2:
Показатель результата:
Применение ЦИК современной и эффективной системы
Утвержденный Годовой план действий на 2014 г.
менеджмента
Процент подразделений, разработавших согласно требованиям
Годовые планы действий/Полугодовые отчеты
Размещенные на веб-сайте Годовой план действий и Годовой отчет о
деятельности ЦИК на 2014 г.
Принятая Система менеджмента качества
Прозрачная и эффективная система принятия решений
Срок
Ответственные
Меры
Показатель исполения
исполнения
исполнители
2.1.Разработка Годового плана действий ЦИК на 2014г. Годовой план действий на 2014 г.,
Руководитель
Январь, 2014
разработанный согласно требованиям
аппарата ЦИК
2.2.Осуществление системы менеджмента качества в
рамках ЦИК
Разработанная и осуществленная Система
менеджмента качества
2.3. Разработка Руководства по качеству
(стратегические, тактические, операционные)
Утвержденное Руководство по качеству
На
протяжении
2014 г.
I квартал, 2014
Руководитель
аппарата ЦИК
служащие ЦИК
Руководитель
аппарата ЦИК,
руководители
подразделений
2.4. Подготовка и индивидуальное консультирование
Процент обученного руководящего персонала
ОК –
руководящего персонала по оцениванию коллективных Качество годовых планов действий (высокое,
I квартал, 2014
координация
достижений (разработка годовых планов действий)
среднее, низкое)
2.5. Профессиональная подготовка руководящего
Процент обученного руководящего персонала
Декабрь 2012 ОК –
персонала в области организационного менеджмента
март 2014
координация
3 – МЕНЕДЖМЕНТ ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ
Задача 3:
Показатель результата:
Обеспечение оптимальной организационной производительности в
Степень текучести кадров, по категориям персонала
ЦИК посредством реализации мер по мотивации и сохранению
Утвержденная программа по нефинансовой мотивации
персонала с целью улучшения организационного климата в аппарате Согласованная система классификации для персонала ЦИК
ЦИК
Средний уровень удовлетворенности персоналом условиями труда
Меры
Показатель исполнения
Срок
Ответственные
исполнения
исполнители
3.1. Изменение структуры ОК и замещение должности
ОК, дополненный должностью руководителя
ОК
По
руководителя отдела кадров на основе конкурса или
отдела
конкурсная
необходимости
продвижения по службе
комиссия
3.2. Проведение анализа по мотивационным факторам
Примененный анализ по категориям персонала
II квартал,
персонала ЦИК
Мотивационно-определенные ключевые
ОК
2014
факторы
3.3. Разработка и применение Программы по
Утвержденная и применяемая Программа по
II квартал,
ОК
нефинансовой мотивации персонала ЦИК
нефинансовой мотивации персонала ЦИК
2014
3.4. Мониторинг и введение в действие предложений
Пояснительная записка, отправленная
II квартал,
по согласованию системы классификации
Министерству финансов, Министерству труда
ЮУ
2014
государственных должностей ЦИК
3.5. Профессиональная подготовка и индивидуальное
Доля обученного руководящего персонала
III квартал,
ОК –
консультирование руководящего персонала по навыкам
гибкого оценивания индивидуально-профессиональных
достижений
3.6. Профессиональная подготовка членов конкурсной
комиссии (КК) по различным психологическим
аспектам при приеме на работу
3.7. Приобретение различных современных
инструментов по подбору и профессиональному отбору
(DiSC, MBTI) и профессиональная подготовка 1-2 лиц
по объяснению результатов
3.8. Проведение анализа по удовлетворению
персоналом условиями труда, по категориям персонала
4 – ФИНАНСОВЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ
Задача 4:
Улучшение процесса планирования и управления
выделенными ЦИК финансовыми средствами, а также и
развитие навыков по содействию в финансировании
политических партий
Меры
4.1.
Профессиональная подготовка и
индивидуальное консультирование персонала ФЭУ по
бюджетированию на основе программ и по
дополнению Плана по счетам бухгалтерского учета, а
также и соответствующих государственных служащих руководителей
4.2. Профессиональная подготовка и индивидуальное
консультирование персонала ФЭУ по финансированию
политических партий, организации учебных визитов,
стажировки и т.д.
1.3.
Образование отдела по финансированию
политических партий в числе 2-3 штатных единиц и
Восприятие оцененных государственных
служащих объективности оценивания
Доля обученных членов КК
2014
координация
III квартал,
2014
ОК –
координация
IV квартал,
2014
ОК –
координация
2015
ОК
Приобретенные и принятые инструменты
Реализованный анализ 100% персонала
Сформулированные рекомендации
Показатель результата:
Правильно разработанный бюджет, основанный на программах, утвержденный
МФ
ФЭУ, дополненное необходимым персоналом
100% профессионально подготовленный в новых областях персонал ФЭУ
Показатель исполнения
Срок
Ответственные
исполнения
исполнители
Доля обученного персонала ФЭУ
Доля обученного персонала ФЭУ
Число мер, разработанных на основе визитов,
предложенных к реализации
Отдел, образованный и дополненный
квалифицированным персоналом
II квартал,
2014
ФЭУ, ОК –
координация
IV квартал,
2014
ФЭУ, ОК –
координация
2015
соответствующих рабочих мест
5 – ВНЕШНЯЯ СВЯЗЬ
Задача 5:
Улучшение связи ЦИК – Масс-медиа – Гражданское общество –
Граждане
Меры
5.1. Разработка и применение Стратегии ЦИК по
распространению информации
5.2. Участие в учебных визитах по проведению
кампании по информированию и избирательному
воспитанию в аналогичных учреждениях с богатым
опытом в этой области
5.3. Налаживание и развитие сотрудничества ЦИК –
Управление по связям с диаспорой, разработка общей
платформы по связи с представителями молдавской
диаспоры, проживающей за рубежом.
5.4. Подготовка и издание PR-материалов по
гражданскому воспитанию и т.д.
Показатель результата:
Утвержденная Стратегия по распространению информации
Положительная динамика просмотров каналов связи ЦИК
Показатель освещения в СМИ информации, представленной ЦИК в
предвыборный период, период проведения выборов и постэлекторальный период
Показатель исполнения
Срок
Ответственные
исполнения
исполнители
Утвержденная Стратегия по распространению
I квартал, 2014
УКСОММ
информации
Число организованных учебных визитов
Число мер, разработанных на основе визитов,
2014
УКСОММ
предложенных к реализации
Подписанное и применяемое соглашение о
сотрудничестве
Разработанная и применяемая Платформа по
распространению информации
Число разработанных и опубликованных
материалов
Число распространенных экземпляров (тираж)
2014
УКСОММ
2014-2015
УКСОММ