DOCX, 35 Кб - Высшая школа экономики

Приложение
УТВЕРЖДЕН
Приказом НИУ ВШЭ
от 16.09.2015 № 6.18.1-01/1609-01
Порядок
организации проведения мероприятий в здании, расположенном по адресу:
Санкт-Петербург, город Пушкин, улица Радищева, дом 4, литера А,
являющемся местом размещения Учебного центра подготовки руководителей
НИУ ВШЭ
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Положением о СанктПетербургском
филиале
федерального
государственного
автономного
образовательного учреждения высшего профессионального образования
«Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»
(далее – НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург), Положением об Учебном центре
подготовки руководителей Национального исследовательского университета
«Высшая школа экономики» (далее - НИУ ВШЭ) и определяет действия
структурных подразделений НИУ ВШЭ и его филиалов при организации
проведения образовательных, научных и иных мероприятий (далее – мероприятие)
в здании, расположенном по адресу: Санкт-Петербург, город Пушкин, улица
Радищева, дом 4, литера А, являющемся местом размещения Учебного центра
подготовки руководителей НИУ ВШЭ (далее – УЦПР), с использованием
оборудования и другого необходимого имущества потребительского, социального,
культурного и иного назначения из числа имущества, закрепленного за УЦПР.
2. Планирование и организация проведения мероприятий
2.1. Планирование проведения мероприятий осуществляется путем
составления УЦПР полугодового графика проведения мероприятий (далее –
график).
2.2. В целях организации проведения мероприятий в соответствии с
настоящим Порядком приказом директора НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
назначается работник НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург, ответственный за
координацию работы с УЦПР (далее – ответственный работник НИУ ВШЭ –
Санкт-Петербург), приказом директора УЦПР назначается работник УЦПР,
ответственный за обеспечение проведения мероприятий от УЦПР (далее –
ответственный работник УЦПР).
2.3. Руководитель структурного подразделения, планирующего проведение
мероприятия, или иной работник, ответственный за проведение мероприятия
(далее – подразделение-заказчик), готовит заявку на проведение мероприятия по
форме согласно приложению.
Заявка подразделения-заказчика НИУ ВШЭ подлежит согласованию
координирующим руководителем указанного подразделения-заказчика НИУ ВШЭ,
заявка подразделения заказчика филиала - заместителем директора филиала,
координирующим деятельность подразделения-заказчика в соответствии с
установленным распределением обязанностей.
2.4. В срок до 30 ноября/31 мая полугодия, предшествующего полугодию, в
котором предполагается проведение мероприятия, подразделение-заказчик
направляет заявку в НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург на электронную почту: mtcevents@hse.ru, и в УЦПР на электронную почту: mtc-reservation@hse.ru.
В случае если необходимость в проведении мероприятия возникла по
истечении указанных сроков подачи заявок, то заявка должна быть направлена для
включения в график не позднее, чем за два месяца до даты проведения
мероприятия.
2.5. После получения заявки в соответствии с п. 2.4. настоящего Порядка
сведения об ответственных работниках НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург и УЦПР
направляются указанными работниками в адрес подразделения-заказчика по
электронной почте.
2.6. В течение трех рабочих дней со дня получения заявки ответственный
работник УЦПР включает мероприятие в график и в систему электронного
планирования, о чем уведомляет подразделение-заказчика и ответственного
работника НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург.
В случае невозможности проведения мероприятия в указанные в заявке
сроки ответственный работник УЦПР уведомляет подразделение-заказчика и
ответственного работника НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург о сроках, в течение
которых мероприятие может быть проведено.
2.7. Включение мероприятий в график производится в порядке следующих
приоритетов:
2.7.1. мероприятия в рамках выполнения работ (оказания услуг),
предусмотренных государственным заданием по программам дополнительного
профессионального образования;
2.7.2. инициативные образовательные и научные мероприятия;
2.7.3. иные мероприятия.
2.8. После включения мероприятия в график ответственный работник УЦПР
в течение пяти рабочих дней составляет и направляет подразделению-заказчику
проект сметы затрат на проведение мероприятия для согласования.
2.9. В случае отмены мероприятия подразделение-заказчик информирует об
этом ответственного работника УЦПР и ответственного работника НИУ ВШЭ –
Санкт-Петербург в срок, не превышающий один рабочий день со дня, когда стало
известно о необходимости отмены мероприятия, но не позднее чем за одну неделю
до запланированной даты проведения мероприятия.
2.10. Не позднее чем за три недели до проведения мероприятия
подразделение-заказчик
направляет
в
Автоматизированной
системе
документационного обеспечения (далее - СДОУ) управления проект приказа о
проведении мероприятия с указанием наименования и вида мероприятия
(образовательное, научное, иное), дат проведения мероприятия, количества
участников, ФИО работника, ответственного за проведение мероприятия от
подразделения-заказчика и приложением сметы затрат на проведение мероприятия.
Не позднее чем за две недели до проведения мероприятия подразделениезаказчик направляет копию приказа о проведении мероприятия в УЦПР на
электронную почту, указанную в п. 2.4. настоящего Порядка.
В случае если в процессе организации проведения мероприятия возникла
необходимость внесения изменений в смету затрат подразделение-заказчик
направляет в СДОУ приказ о внесении соответствующих изменений в приказ о
проведении мероприятия.
2.11. Работник, ответственный за проведение мероприятия от подразделениязаказчика:
2.11.1. не позднее чем за неделю до начала проведения мероприятия
представляет в УЦПР списки участников мероприятия, сведения о датах заезда и
отъезда участников мероприятия, графике предоставления транспорта (в случае,
если транспортное обеспечение требуется в соответствии с заявкой на проведение
мероприятия), сведения о необходимых помещениях и иные необходимые
сведения;
2.11.2. обеспечивает взаимодействие с ответственным работником УЦПР;
2.11.3. осуществляет от подразделения-заказчика согласование с УЦПР
изменений, подлежащих внесению в смету затрат при возникновении такой
необходимости;
2.11.4. подписывает акт, подтверждающий затраты УЦПР на проведение
мероприятия.
3. Порядок возмещения затрат на проведение мероприятий
3.1. Затраты УЦПР на организацию и проведение мероприятия возмещаются
за счет средств подразделения - заказчика, учитываемых на его субсчете, в порядке,
установленном локальным нормативными актами НИУ ВШЭ.
3.2. Авансирование затрат УЦПР на организацию и проведение мероприятия
производится не позднее чем за неделю до начала проведения мероприятия путем
перечисления денежных средств на счет УЦПР в размере не менее 30% от размера
затрат, предусмотренного сметой затрат на проведение мероприятия.
3.3. Окончательное возмещение затрат УЦПР на организацию и проведение
мероприятия за вычетом авансового платежа производится Управлением
бухгалтерского учета или бухгалтерией филиала на основании служебной записки
подразделения-заказчика.
Окончательное возмещение затрат производится в течение пяти рабочих
дней с даты подписания акта, подтверждающего затраты УЦПР на проведение
мероприятия.
Приложение
к Порядку организации проведения
мероприятий в здании, расположенном по
адресу: Санкт-Петербург, город Пушкин, улица
Радищева, дом 4, литера А, являющемся местом
размещения Учебного центра подготовки
руководителей НИУ ВШЭ
Заявка
на проведение мероприятия ________________________
Информация о планируемом мероприятии
1. Наименование подразделения-заказчика
2. Наименование мероприятия
3. Дата проведения мероприятия
4. Время мероприятия
5. Вид мероприятия (образовательное, научное, иное)
6. Предполагаемое число участников (в том числе иногородних,
иностранных):
7. Транспортное обеспечение
8. Необходимое оборудование
9. Работник, ответственный за проведение мероприятия от подразделениязаказчика
10. Иная информация
11. Программа мероприятия (приложение)
Должность руководителя
Подразделения-заказчика
____________________
(подпись)
И.О.Ф.
Согласовано:
Должность координирующего
руководителя /
заместитель директора филиала
____________________
(подпись)
И.О.Ф.