ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ГОРОДА УЛАН-УДЭ ______________________________________________________ РЕШЕНИЕ 20 февраля 2014 года г.Улан-Удэ Об утверждении Порядка хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Улан-Удэнского городского Совета депутатов пятого созыва На основании пункта 10 статьи 24 Федерального закона от 12.06.2002 г. № 67-ФЗ (ред. от 28.12.2013) «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ (в ред. от 28.12.2013) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ (в ред. от 11.02.2013) «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Республики Бурятия от 23.11.2006 г. № 1957 – III (в ред. от 10.12.2010) «Об архивном деле в Республике Бурятия», Законом Республики Бурятия от 06.07.2006 г. № 1805-III (в ред. от 14.11.2013) «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Бурятия государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Республики Бурятия» и в целях исполнения статьи 60 Закона Республики Бурятия от 17.09.2003 г. № 419-III (ред. от 14.11.2013) «О выборах депутатов представительного органа муниципального образования в Республике Бурятия» Избирательная комиссия города Улан-Удэ Р Е Ш И Л А: 1. Утвердить Порядок хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Улан-Удэнского городского Совета депутатов пятого созыва (прилагается). 2. Направить настоящее решение в территориальные избирательные комиссии. 3. Разместить настоящее решение на официальном сайте Избирательной комиссии города Улан-Удэ в сети Интернет и в Муниципальном вестнике города Улан-Удэ. 4. Контроль за исполнением настоящего решение возложить на секретаря Избирательной комиссии города Улан-Удэ М.В.Филиппову. 6. Настоящее решение вступает в силу со дня его принятия. Председатель Избирательной комиссии города Улан-Удэ Ю.Б.Онгоржонов Секретарь Избирательной комиссии города Улан-Удэ М.В.Филиппова г. Улан-Удэ 20 февраля 2014 года № ______________ 2 УТВЕРЖДЕНО решением Избирательной комиссии города Улан-Удэ от 20 февраля 2014 г. № _______________ Порядок хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов УланУдэнского городского Совета депутатов пятого созыва 1. В избирательной комиссии города Улан-Удэ (далее – ИК города) подлежат хранению не менее одного года со дня объявления даты следующих соответствующих выборов с последующей передачей в муниципальный архив следующие документы: протоколы заседаний ИКМО, решения ИКМО и материалы к ним; документы, представляемые в ИКМО при выдвижении избирательным объединением списка кандидатов в депутаты представительного органа муниципального образования по единому избирательному округу, списка кандидатов в депутаты по одномандатным (многомандатным) избирательным округам, в соответствии со статьями 24, 26 Закона Республики Бурятия от 17.09.2003 г. № 419-III (ред. от 14.11.2013) «О выборах депутатов представительного органа муниципального образования в Республике Бурятия» (далее – Закон о выборах депутатов); документы, представляемые в окружную избирательную комиссию – при самовыдвижении кандидата в депутаты представительного органа муниципального образования, в соответствии со статьями 24, 25 Закона о выборах депутатов; документы, представляемые в окружную избирательную комиссию – при выдвижении кандидата в депутаты представительного органа муниципального образования избирательным объединением, в соответствии со статьями 24, 26 Закона о выборах депутатов; документы для регистрации списка кандидатов в депутаты по единому избирательному округу, в соответствии со статьей 28 Закона о выборах депутатов; документы для регистрации кандидата в депутаты представительного органа муниципального образования, в соответствии со статьей 28 Закона о выборах депутатов; заверенные копии приказов (распоряжений) об освобождении от выполнения служебных обязанностей зарегистрированных кандидатов, находящихся на государственной или муниципальной службе, либо работающих в средствах массовой информации; документы, касающиеся регистрации доверенных лиц кандидатов, избирательных объединений: заявления кандидатов о назначении доверенных лиц, представления избирательных объединений о назначении доверенных лиц, заявления граждан о согласии быть доверенными лицами, списки доверенных 3 лиц с указанием сведений о них, приказы (распоряжения) об освобождении от служебных обязанностей на период осуществления полномочий доверенного лица в отношении лиц, находящихся на государственной или муниципальной службе, уведомления об отзыве доверенных лиц; документы о назначении уполномоченных представителей кандидата, избирательного объединения: заявления кандидатов о назначении уполномоченных представителей, решения избирательных объединений о назначении уполномоченных представителей; список уполномоченных представителей с указанием сведений о них, письменное согласие каждого из перечисленных лиц осуществлять указанную деятельность; копии нотариально удостоверенных доверенностей на уполномоченных представителей по финансовым вопросам; заявление кандидата, решения (протоколы) избирательного объединения о прекращении полномочий уполномоченных представителей; документы, касающиеся выбытия кандидатов: заявление кандидата о снятии своей кандидатуры, заявление избирательного объединения об отзыве кандидата, списка кандидатов; документы, касающиеся назначения членов ИКМО с правом совещательного голоса; экземпляры печатных агитационных материалов (или их копии), экземпляры аудиовизуальных материалов, фотографии иных агитационных материалов, представленных в ИКМО до начала их распространения; первые экземпляры протоколов нижестоящих избирательных комиссий об итогах голосования, о результатах выборов на соответствующей территории, приобщенные к ним сводные таблицы об итогах голосования, о результатах выборов, включающие в себя полные данные всех протоколов нижестоящих избирательных комиссий об итогах голосования, особые мнения членов избирательных комиссий с правом решающего голоса, не согласных с протоколом в целом или отдельными его положениями, жалобы (заявления) на нарушения избирательного законодательства, поступившие в комиссии в период, который начинается в день голосования и оканчивается в день составления избирательной комиссией протокола об итогах голосования, и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения; первый экземпляр протокола ИКМО о результатах выборов; приобщенные к нему сводная таблица о результатах выборов, включающая в себя полные данные всех поступивших протоколов нижестоящих избирательных комиссий об итогах голосования, особые мнения членов ИКМО с правом решающего голоса, не согласных с протоколом в целом или с отдельными его положениями; поступившие в ИКМО жалобы (заявления) на нарушения избирательного законодательства и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения. 2. В ИКМО подлежат хранению не менее одного года со дня объявления даты следующих соответствующих выборов с последующим уничтожением в соответствии с утвержденным порядком: первые экземпляры первого и итогового финансового отчетов кандидатов, избирательных объединений и приложенные к итоговым финансовым отчетам кандидатов, избирательных объединений первичные финансовые доку- 4 менты; первые экземпляры отчетов нижестоящих избирательных комиссий о поступлении средств, выделенных на подготовку и проведение выборов, и расходовании этих средств; копия отчета ИКМО представительному органу муниципального образования о расходовании средств местного бюджета, выделенных на подготовку и проведение выборов, и копия сведений о поступлении средств в избирательные фонды кандидатов, избирательных объединений и расходовании этих средств; документы о результатах проверок государственными органами сведений о доходах и об имуществе, об обязательствах имущественного характера кандидатов; акты, приобщенные к первым экземплярам протоколов нижестоящих избирательных комиссий об итогах голосования, о результатах выборов на соответствующей территории; подлинники и копии других актов и реестров, связанных с подготовкой и проведением выборов, хранящиеся в ИКМО; сведения о размере и других условиях оплаты эфирного времени, печатной площади, уведомления о готовности предоставить эфирное время, печатную площадь кандидатам, избирательным объединениям, представленные муниципальными организациями телерадиовещания и редакциями муниципальных периодических изданий; сведения об объемах и стоимости эфирного времени и печатных площадей, предоставленных за плату и бесплатно кандидатам, избирательным объединениям; второй экземпляр протокола ИКМО о результатах выборов и приобщенный к нему второй экземпляр сводной таблицы, включающей полные данные всех поступивших протоколов нижестоящих избирательных комиссий об итогах голосования, заверенные копии особых мнений членов ИКМО с правом решающего голоса, не согласных с протоколами в целом или с отдельными их положениями, заверенные копии жалоб (заявлений) на нарушения избирательного законодательства, поступивших в комиссию в период, который начинается в день голосования и оканчивается в день составления избирательной комиссией протокола об итогах голосования, и принятых по ним решений; вторые экземпляры протоколов нижестоящих избирательных комиссий об итогах голосования, о результатах выборов на соответствующей территории, приобщенные к ним сводные таблицы об итогах голосования, о результатах выборов, включающие в себя полные данные всех протоколов нижестоящих избирательных комиссий об итогах голосования, особые мнения членов избирательных комиссий с правом решающего голоса, не согласных с протоколом в целом или отдельными его положениями, жалобы (заявления) на нарушения избирательного законодательства, поступившие в комиссии в период, который начинается в день голосования и оканчивается в день составления избирательной комиссией протокола об итогах голосования, и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения. 3. Подписные листы с подписями избирателей, собранными в поддержку выдвижения кандидатов, протоколы об итогах сбора подписей избирателей и об 5 итогах проверки подписных листов с подписями избирателей, собранными в поддержку выдвижения кандидатов являются документами, содержащими конфиденциальную информацию, и хранятся в ИКМО не менее одного года со дня опубликования итогов голосования и результатов выборов. По истечении срока хранения они уничтожаются по акту в установленном порядке. Также в ИКМО хранятся не менее одного года со дня опубликования итогов голосования и результатов выборов, а затем уничтожаются в соответствии с утвержденным Порядком, следующие документы: опечатанные избирательные бюллетени; опечатанные списки избирателей; заявления (обращения) избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования. 4. В окружной избирательной комиссии подлежат хранению до истечения срока ее полномочий, а затем передаются в ИКМО следующие документы постоянного срока хранения: протоколы заседаний окружной избирательной комиссии, решения избирательной комиссии и документы к ним; документы о самовыдвижении кандидата в депутаты представительного органа муниципального образования: заявление кандидата о его согласии баллотироваться с приложенными к заявлению копиями документов, подтверждающих указанные в заявлении сведения; документы о выдвижении кандидата в депутаты представительного органа муниципального образования от избирательного объединения: заявление кандидата о согласии баллотироваться с приложенными к заявлению копиями документов, подтверждающих указанные в заявлении сведения; документы для регистрации кандидата в депутаты представительного органа муниципального образования, в том числе сведения об изменениях в данных о кандидате, ранее представленных при выдвижении; документы о назначении уполномоченных представителей кандидата по финансовым вопросам; документы о назначении доверенных лиц кандидата; документы, касающиеся выбытия кандидатов: заявления кандидатов о снятии своей кандидатуры, заявления избирательного объединения об отзыве кандидата, зарегистрированного кандидата; экземпляры печатных агитационных материалов (или их копии), экземпляры аудиовизуальных материалов, фотографии иных агитационных материалов; списки членов окружной избирательной комиссии с правом совещательного голоса, наблюдателей от кандидатов, избирательных объединений, представителей средств массовой информации, присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении протоколов. 5. В окружной избирательной комиссии подлежат хранению до истечения срока ее полномочий, а затем передаются в ИКМО следующие документы временного хранения: 6 подписные листы с подписями избирателей, собранными в поддержку выдвижения кандидатов, протоколы об итогах сбора подписей и об итогах проверки подписных листов с подписями избирателей, собранными в поддержку выдвижения кандидатов; вторые экземпляры протоколов окружной избирательной комиссии об итогах голосования и результатах выборов, приобщенные к ним заверенные копии особых мнений членов избирательной комиссии с правом решающего голоса, вторые экземпляры поступивших в избирательную комиссию жалоб (заявлений) на нарушения избирательного законодательства и принятых по указанным жалобам (заявлениям) решений окружной избирательной комиссии; составленные избирательной комиссией акты, реестры и ведомости; первые экземпляры первого и итогового финансовых отчетов кандидатов, избирательных объединений и приложенные к итоговым финансовым отчетам кандидатов, избирательных объединений первичные финансовые документы; документы о результатах проверок государственными органами сведений о доходах и об имуществе, об обязательствах имущественного характера кандидатов; копия финансового отчета окружной избирательной комиссии о поступлении и расходовании средств местного бюджета, выделенных на подготовку и проведение выборов. 6. В участковой избирательной комиссии хранятся до истечения срока ее полномочий, а затем передаются в ИКМО следующие документы постоянного хранения: протоколы заседаний участковой избирательной комиссии, решения участковой избирательной комиссии и документы к ним; списки членов участковой избирательной комиссии с правом совещательного голоса, наблюдателей от кандидатов, избирательных объединений, представителей средств массовой информации, присутствовавших при установлении итогов голосования и составления протоколов. 7. В участковой избирательной комиссии хранятся до истечения срока ее полномочий, а затем передаются в ИКМО следующие документы временного хранения: заявления (обращения) избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования; вторые экземпляры протоколов участковой избирательной комиссии об итогах голосования и приобщенные к ним заверенные копии особых мнений членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса, вторые экземпляры поступивших в избирательную комиссию жалоб (заявлений) на нарушения избирательного законодательства и принятых по указанным жалобам (заявлениям) решений участковой избирательной комиссии; составленные избирательной комиссией акты, реестры и ведомости; опечатанные избирательные бюллетени; опечатанные списки избирателей. 8. В случае рассмотрения в суде жалобы на решение комиссии об итогах 7 голосования, о результатах выборов, возбуждения уголовных дел, связанных с нарушением избирательных прав граждан Российской Федерации, сроки хранения соответствующей избирательной документации продлеваются до вступления в законную силу решения суда (прекращения дела в соответствии с законом). 9. Документы по выборам в органы местного самоуправления муниципальных образований, указанные в настоящем Порядке, хранятся в отдельном помещении администрации муниципального образования, обеспечивающем сохранность и безопасность хранения, или в опечатываемом металлическом шкафу (сейфе) в помещении, обеспечивающем противопожарную безопасность и сохранность. 10. Ответственность за сохранность избирательной документации решением соответствующей избирательной комиссии возлагается на председателя (заместителя председателя), секретаря этой избирательной комиссии до передачи документов в вышестоящую избирательную комиссию, администрацию соответствующего муниципального образования либо в муниципальный архив или ее уничтожения по истечении сроков хранения. 11. Уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного дела, органы местного самоуправления, наделенные государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, а также их должностные лица обязаны оказывать комиссиям содействие в реализации их полномочий, в частности на безвозмездной основе предоставлять необходимые помещения, в том числе для хранения избирательной документации до передачи указанной документации в архив либо уничтожения по истечении сроков хранения, установленных законом, обеспечивать охрану предоставляемых помещений и указанной документации, а также предоставлять на безвозмездной основе транспортные средства, средства связи, техническое оборудование. 12. По истечении сроков хранения, установленных настоящим Порядком, документы постоянного срока хранения передаются лицами, обеспечивающими их сохранность, в соответствующие муниципальные архивы. Архивы обеспечивают доступ к избирательной документации в соответствии с действующим законодательством. 13. По истечении сроков хранения, установленных настоящим Порядком, документы временного хранения уничтожаются согласно порядку уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов УланУдэнского городского Совета депутатов пятого созыва. СОГЛАСОВАНО Протокол Экспертнопроверочной комиссии Управления по делам архивов ________________________ от _______________№_____ 8 Приложение к Порядку хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Улан-Удэнского городского Совета депутатов пятого созыва ПОРЯДОК уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Улан-Удэнского городского Совета депутатов пятого созыва Уничтожение документов производится по истечении сроков их хранения, установленных Порядком хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Улан-Удэнского городского Совета депутатов пятого созыва, только после проведения отбора документов, подлежащих передаче на постоянное хранение в муниципальные архивы, и утверждения описи этих документов экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа Республики Бурятия. Документы уничтожаются по акту, подписанному лицами, которые провели их предварительную экспертизу, и утверждённому председателем избирательной комиссии муниципального образования (форма акта прилагается). Уничтожение производится путём сжигания, измельчения на мелкие фрагменты размером не более 2,5 кв. см, растворения или химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок. Документы, содержащие конфиденциальную информацию, подлежат уничтожению только путём сжигания в присутствии представителя соответствующей избирательной комиссии. При уничтожении документов должна быть исключена возможность ознакомления посторонних лиц с уничтожаемыми документами и неполное уничтожение документов, позволяющее восстановить их. 9 Приложение к Порядку уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Улан-Удэнского городского Совета депутатов пятого созыва Наименование избирательной комиссии АКТ УТВЕРЖДАЮ «___»_____________201__г. № ________ ___________________________________ (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Председатель избирательной комиссии _________________________________ (подпись, фамилия, инициалы) «_____»__________________201__г. (дата) На основании решения Избирательной комиссии города Улан-Удэ от 20.02.2014г. № ____________ «О порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Улан-Удэнского городского Совета депутатов пятого созыва» отобраны к уничтожению в связи с утратой практической ценности и истечением установленных сроков хранения следующие документы: _____________________________________________________________________________________ (наименование, количество, установленный срок хранения) ______________________________________ (должность лица, проводившего экспертизу) ____________________ (подпись) _______________________ (инициалы, фамилия) Дата___________ Документы в количестве _____________________________________________________ дел, томов (цифрами и прописью) весом _____________ кг сданы в __________________________________________________________ (наименование организации) на переработку по приемосдаточной накладной от «_____»_______________201__ г. № ___________ (дата) ______________________________________ (должность работника, сдавшего документы) ____________________ (подпись) ________________________ (инициалы, фамилия) Присутствовал «___»__________201__г. при сжигании документов, содержащих конфиденциальную (дата) информацию. _____________________________________ (должность представителя избирательной комиссии) ______________________ (подпись) ________________________ (инициалы, фамилия)