Закупки - типовые процессы, контроли и автоматизация
advertisement
1 Закупки и кредиторская задолженность: руководство по типовым бизнес-процессам, контролям и автоматизации (автор: Чудновский Юрий Михайлович, CPA, MS Accountancy) Оглавление Введение Общее описание Границы процесса закупки Профессионалы-закупщики Основные под-процессы Подпроцесс “от заказа до оплаты” Документ “Заказ на закупку” и его роль “Счет на оплату” как отдельная разновидность “Заказа” Диаграмма потока работ от заказа до оплаты Поддержание справочной информации Справочники Справочник поставщиков Справочник условий поставки Справочник условий оплаты Справочник условий ценообразования Периодические (регулярные) процессы Потребность в сверках Алгоритм проведения сверок Контроль процесса проведения сверок Исключительные ситуации и их отработка Получен товар или материал ненадлежащего качества Получено недостаточное количество товара Контрольные процедуры Цикл закупок и Кредиторской задолженности – Размещение заказа Цикл закупок и Кредиторской задолженности – Получение груза Цикл закупок и Кредиторской задолженности – Обработка Накладных от поставщика Цикл закупок и Кредиторской задолженности – Отправка оплат Цикл закупок и Кредиторской задолженности – Поправки и ручные проводки Цикл закупок и Кредиторской задолженности – Поддержание справочников ПРИЛОЖЕНИЕ. Сокращенные и облегченные для понимания инструкции П-6 "О порядке приемки по количеству" и П-7 "О порядке приемки по качеству" Инструкция П-6"О порядке приемки по количеству" Инструкция П-7 "О порядке приемки по качеству" Введение Написать данное руководство меня подвиг тот прискорбный факт, что среди доступной на рынке литературы я совершенно не вижу книг, которые бы подробно описали КАК должен работать современный бизнес. Есть множество учебников по базовым дисциплинам, но они слишком теоретичны. Практик всегда задается вопросом КАК сделать и ищет немедленные указания к действию. 1 2 Общее описание Границы процесса закупки Обычно процесс закупки воспринимается пользователями лишь частично: что начинается он, когда закупщики компании отправляют заказ и заканчивается, когда товар или услуга получены. Многие практики в бизнесе вспоминают также, что у любого процесса могут и обычно происходят ошибки, сбои, которые я еще называю здесь исключениями или исключительными ситуациями. Фактически, процесс закупки начинается с того момента, когда компания определяет, что нуждается в материале, изделии, товаре или услуги из-вне, с рынка. Как только такая потребность определена, ее требуется формализовать, максимально точно определить все характеристики покупаемого товара (материалов, изделий, услуг), как это принято на том или ином товарном рынке. Если характеристики будут завышены -- товар обойдется слишком дорого, а если занижены -- товар не удовлетворит потребности компании и будет куплен по сути напрасно, а деньги выброшены. Профессионалы-закупщики Именно потому важно, чтобы закупкой занимались профессионалы в своей предметной области. Они точно знают, какой товар им нужен, каковы бывают его характеристики и т.п. Однако, как мы убедимся далее, в крупной компании закупать товар должен профессионалзакупщик, а не профессионал, который будет пользоваться покупным товаром впоследствии. Этого требуют принципы внутреннего контроля, а также принципы эффективности: только в такой среде можно получить от поставщика минимальную цену. Основные под-процессы Сам процесс закупки можно разбить на следующие под-процессы, которые функционируют несколько автономно друг от друга. Внутри под-процессы состоят из этапов, которые уже довольно жестко связаны между собой и самостоятельными процессами не являются. Эти подпроцессы: ● Обработка закупки от заказа до оплаты ● Поддержание справочной информации (включая список авторизованных поставщиков) ● Периодические работы Отдельным пунктом хочу включить ● процедуры обработки ошибок, так как они хоть и не являются самостоятельными процессами, но ответвляются от основного процесса, который рассчитан на нормальные ситуации. Основные этапы каждого из процессов приведены на последующем рисунке. Подпроцесс “от заказа до оплаты” Типовой и наиболее известный набор этапов -- это процесс обработки заказа на закупку от выдачи заказа до его оплаты. Сразу оговорюсь, что этот процесс предполагает, что поставщик заданного товара уже заранее определен, его текущая цена и система скидок известна, сроки поставки после размещения заказа -- тоже. 2 3 Приведенная схема имеет элементы обобщения и условности в том, какова последовательность этапов, а также, какие именно КОНКРЕТНЫЕ действия работников компании они предполагают. Давайте, рассмотрим возможные варианты. Это рассмотрение также выдвинет требования к АСУ и послужит пищей для размышления “автоматизаторам” разных направлений. Документ “Заказ на закупку” и его роль В обычной практике бизнеса огромным подспорьем является способность АСУ объединять, связывать между собой такие операции, как получение товара или услуги, а также их оплата. Более того, поскольку мы предполагаем, что рамочный договор поставки уже заключен, к нему должно быть заполнено только приложение со спецификацией и количеством, которое станет непосредственной частью договора. Отсюда и появляется ЗАКАЗ НА ЗАКУПКУ (англ. Purchase Order или кратко PO). Многие пост-советские компании не знают, куда отнести этот документ. Они понимают, что он не является бухгалтерским первичным документом, поскольку передача материальных ценностей еще не совершилась, но НЕ понимают его ценности и степени ответственности за него. Непонимание вызывает большие расхождения в требованиях по его содержанию и в процессах по его оформлению, разные люди трактуют юридическую сущность документа по-своему, а кто-то документом его вообще не признает. Я мог бы перечислить сейчас то множество рассуждений и мнений разных специалистов, некоторых весьма высококлассных профессионалов, но не стану этого делать. Осознаю, что могу вызвать чье-то неприятие или несогласие, но сам являюсь стойким приверженцем той точки зрения, что ЗАКАЗ является частью договора, и ничем иным. Более того, до размещения заказа рамочный договор является недействительным (вернее, одна сторона не сможет заставить вторую сторону исполнить этот договор через суд), поскольку рамочный договор не содержит указания конкретного ТОВАРА / УСЛУГИ и их закупаемого КОЛИЧЕСТВА, а ссылка в договорах на НАКЛАДНЫЕ является неправильной и вредной как для покупателя, так и для продавца. 3 4 Особенно хочу остановиться на практике написания договоров поставки, в которых содержится ссылка на всю совокупность НАКЛАДНЫХ, как на неотъемлемую часть договора с описанием ПРЕДМЕТА договора. Считаю эту практику в корне неправильной и вредной для обеих сторон договора. Если ситуация остается в пределах штатной, такая норма договора договора облегчает жизнь, поскольку не требует тщательно оформлять и “коллекционировать” заказы, но когда возникают сбои, данная норма может нанести вред. Хочу привести пример. Давайте предположим, что есть поставщик и покупатель, которые согласились и включили в договор норму, что предметом договора является поставка товара, перечисленного во всех накладных, которые являются неотъемлемой частью этого договора. Если после получения заказа поставка товара в нужный срок не произошла, покупатель может испытать затруднения, оставшись без необходимых ему материалов, но не сможет предъявить доказуемых претензий поставщику, ведь накладной на товар нет, как нет и товара. Абсолютно аналогично, покупатель может отказаться принимать товар от поставщика и подписывать пришедшие с товаром накладные, а поставщик уже понес расходы на производство и доставку товара. Любая из сторон может пострадать, если вторая сторона начнет оспаривать сам факт выдачи заказа либо будет настаивать, что заказ недействителен, поскольку подписан неуполномоченными на то лицами. С учетом всего сказанного выше, повторюсь, заказ должен считаться сторонами неотъемлемой частью договора, а оформление заказа должно полностью соответствовать практике оформления договоров: заказ должен быть подписан уполномоченным закупщиком со стороны покупателя и АКЦЕПТОВАН уполномоченным менеджером по продажам со стороны продавца. Акцепт -- это подтверждение пришедшего документа, принятие предложения от партнера. “Счет на оплату” как отдельная разновидность “Заказа” Отдельно следует остановиться на такой форме договорных отношений как “Счет на оплату” (или коротко СЧЕТ). Очень часто между покупателем и поставщиком нет заключенного договора, особенно если закупка носит одноразовый характер и имеет относительно небольшую стоимость. На практике присутствуют разночтения о юридической сути счета, часто возникают вопросы, что требовать по его оформлению и подписанию, а также следует ли его хранить и если хранить, то в каком режиме. Я последовательно придерживаюсь мнения, что Счет является частью договора и одной из разновидностей ЗАКАЗА. В принципе, существенными реквизитами договора на поставку являются ● спецификация товара и ● его количество, т.е. именно те реквизиты, которые всегда указываются в Счете. Все остальные положения договоренностей могут быть определены либо исходя из норм закона, либо со ссылкой на другие действующие документы (например, цена может быть определена на основании опубликованного прайс-листа поставщика). Если же договор имеется, то Счет является именно заказом с той особенностью, что Заказ обычно заполняет покупатель, а акцептует поставщик, а счет выставляет поставщик сам (на основании запроса от покупателя по телефону, устно, по электронной почте или в другой форме). Акцептом Счета является оплата денег покупателем со ссылкой на данный Счет. Отсюда следует требование к Счету: он должен быть обязательно подписан уполномоченным лицом поставщика, а также нести печать. Если Счет полностью заменяет собой договор, покупателю следует сначала получить оригинал Счета с “живой” подписью и “мокрой” печатью, прежде чем переводить на его основании денежные средства. Диаграмма потока работ от заказа до оплаты 4 5 Поддержание справочной информации Поскольку понятие справочника встречается впервые, требуется остановиться, что именно мы будем понимать под справочниками или справочной информацией. Справочники Справочники -- это данные об операциях, которые постоянны для большого количества однородных операций. Например, есть справочники Поставщиком, Условий оплаты, Номенклатуры товаров или услуг, Условий поставки и т.п. Хорошим тоном считается, что справочная информация не вводится в АСУ каждый раз, когда осуществляется новая операция, а берется из соответствующего справочника. Поддерживается справочник в актуальном (обновленном) состоянии по мере поступления новых данных о поставщиках, товарах, условиях поставки и оплаты ВНЕ привязки к отдельным операциям. С позиции внутреннего контроля считается важным отделить ведение справочника от ведения отдельных операций. В противном случае, когда один человек совмещает как ведение операций, так и ведение справочника, ему ничто не будет мешать открыть в справочнике нового фиктивного поставщика и тут же провести по этому поставщику задолженность. В менее экстремальном случае, если такой поставщик не фиктивен, он по крайней мере может быть еще не утвержден в качестве приоритетного поставщика, а по нему уже начнут проводиться операции. Справочник поставщиков Попасть в справочник поставщиков новый поставщик может только после того, как его утвердили в качестве приоритетного или альтернативного поставщика. Выбор должен осуществляться на основании проведенных тендерных процедур. Учитывая современные требования к закупкам, порожденные японскими подходами к управлению качеством, основными критериями отбора поставщика будет даже не цена (или не только цена). 5 6 Должны учитываться такие показатели, как однородность поставляемой продукции, ее качество, способность поставщика обеспечить сроки и регулярность доставки, способность поставщика развиваться вместе с покупателем, способность поставщика вступить в тесные партнерские отношения. После того, как основной и альтернативный поставщики выбраны тендерным комитетом (или другим способом), по ним должны быть собраны все юридически необходимые документы для внесения в справочник поставщиков. В зависимости, юридическое ли это лицо или нет, а также в зависимости от его юридического статуса потребуется запросить следующие данные: 1. Полное название юридического лица в соотвтетствии с уставом (как на русском/украинском, так и на иностранном языках) или полное имя физического лица предпринимателя. 2. Краткое название юридического лица на русском/украинском и иностранном языках) 3. Регистрационный код лица - субъекта предпринимательской деятельности, полученный при регистрации. 4. Полный юридический адрес юрилического или физического лица. 5. Адрес фактического нахождения основного офиса этого лица, где расположены сотрудники или представители с правом подписи. 6. Почтовый адрес этого лица. 7. Налоговый код субъекта предпринимательской деятельности (или физического лица). 8. Налоговый статус с позиции налога на прибыль, подоходного и/или единого налога. 9. Налоговый статус с позиции НДС. 10. Коды и названия видов деятельности, которые данное лицо имеет право вести в соответствии с регистрационными документами. 11. Номер и вид лицензии (если лицо занимается лицензируемой деятельностью). 12. Полное название должности первого лица, имеющего право подписи. 13. Все доверенности, внутренние приказы и прочие документы, в соотвтетствии с которыми первое лицо делегировало свое право первой подписи другим сотрудниками. 14. Образцы подписей всех сотрудников, имеющих право подписи от имени поставщика (1) Договоров и (2) Первичных документов, таких как Накладная. 15. Банковские реквизиты по максимальному количеству банковских счетов, открытых поставщиком (для того, чтобы получить исчерпывающий список, требуется запросить справки из банка об открытых счетах). Вся перечисленная выше информация должна иметь документальное подтверждение, т.е. необходимо требовать от поставщика копии (или даже заверенные копии): ● Свидетельств о регистрации, ● Свидетельств о едином налоге, ● Справок из органов, присваивающих коды, ● копии устава и/или учредительного договора, ● Карточки с образцами подписи, ● Копии паспортов сотрудников, имеющих право подписи, ● Справки из банков об открытых счетах ● и т.д., и т.п. Этот перечень выглядит достаточно обширным и отпугивающим, но вам, как покупателю нужно знать, что бухгалтерии придется потом обосновывать правомерность отнесения расходов на закупки у этого поставщика к затратам с позиции налога на прибыль или к налоговому кредиту с позиции НДС, а также к расходам с позиции подоходного налога (если применимы). И в данном случае никакая вспомогательная информация не будет лишней, если собирать ее планомерно и заранее. Кроме того, вся эта информация может понадобиться в случае возникновения конфликтной ситуации для подачи иска в суд, а собрать данную информацию ПОСЛЕ возникновения конфликта будет гораздо сложнее. 6 7 Наконец, несмотря на кажущуюся обширность данного списка, он не содержит никакой информации, представляющей коммерческую тайну, а потому любой добросовестный поставщик будет счастлив предоставить все документы, если в ответ у него появится постоянный покупатель. Естественно, соображения эффективности усилий тоже должны учитываться, то есть собирать полный пакет копий документов и информации требуется только по поставщикам, которые представляют существенные затраты для компании. Редко количество таких поставщиков превышает 10-20. У остальных можно требовать только минимальный приемлемый перечень, который для каждого случая и для каждой отрасли свой. Справочник условий поставки Со стороны любого бизнеса очень важно стандартизировать применяемые условия оплаты и поставки таким образом, чтобы они одинаково трактовались всеми участниками процесса внутри и снаружи компании, чтобы на них ссылались Договора и чтобы их поддерживала АСУ предприятия. В справочник должны быть внесены только утвержденные условия, которые указываются в договорах. В последнее время наметилась тенденция к тому, что условия поставки берутся из стандартизированных условий INCOTERMS. Следует не забывать ссылаться не только на буквенный код условий, но и на версию издания INCOTERMS. Справочник условий оплаты Условия оплаты подразумевают срок отсрочки и скидку с суммы к оплате, если оплата производится раньше. Условия оплаты обычно прописываются в договоре. После заключения договора с поставщиком требуется завести в справочнике условия, соответствующие договору. Основная цель -- автоматизировать оплату кредиторской задолженности перед поставщиками путем автоматизации сигнала о наступлении срока оплаты и автоматического составления графика исходящих оплат, которые являются оттоками денежных средств. Справочник условий ценообразования Цель заведения данного справочника -- автоматизировать расчет цены закупаемого материала или услуги с целью контроля за ценами, которые поставщик указывает в Накладных. Для этого следует хранить прайс-лист поставщика и применимую для данного покупателя систему скидок. Расхождение между ценой в Накладной и ценой, вычисленной системой в автоматическом режиме должно быть расследовано и урегулировано. Тогда покупатель может быть уверен, что он закупает материалы или услуги в строгом соответствии с договором, не переплачивая. Кроме системы цен и скидок в бизнесе зачастую применяют систему бонусирования (особенно часто система бонусирования применяется крупными брендовыми производителями по отношению к своим дистрибуторам, дилерам и розничным продавцам). Фактически, бонусы также являются своеобразными скидками с цены. Покупатель может вести начисление бонусов в доход либо снижать себестоимость покупного товара на размер бонусов (в случае, если уверен, что выполнит условия поставщика). Учитывать бонусы, начисляемые за объем продаж (или закупок у поставщика) как снижение покупной цены особенно полезно тем, что показывает реальную себестоимость единицы покупного товара, позволяет соответствующим способом скорректировать ценообразование и тем самым помогает достичь целей, за которые дается бонус. Подробнее о бонусах я собираюсь рассказать в книге про цикл продаж и соответственно о процессе “От продажи до получения денег”. Периодические (регулярные) процессы 7 8 Периодическими процессами можно назвать те, которые выполняются с заданной периодичностью. Для процесса закупок это, в первую очередь, процесс СВЕРКИ задолженности с поставщиками. Еще к периодическим процессам относится периодическое составление финансовой отчетности, но об этом процессе требуется специальный разговор, потому остановимся только на сверках. Потребность в сверках С заданной периодичностью, обычно раз в год, проводятся сверки размера задолженности. Сверка помогает не только правильно отразить размер долга, но по ее результатам можно уточнить размер затрат за прошедший период (если не были отражены в учете, то есть занижены какие-то из закупок, то затраты также занижены в отчетности), а также выявить слабые стороны во внутренних контролях. Очень часто по результату сверки оказывается, что две стороны договора расходятся в трактовке отдельных операций, особенно тех, которые прошли не по обычному безпроблемному пути, а прошли через исключительную ситуацию еще во время осуществления. Непреложной истиной и основным правилом сверки является то, что ее ИТОГОМ (конечным результатом) является совпадение размера задолженности по данным учета ОБЕИХ сторон хозяйственных операций, что засвидетельствуется подписанным актом сверки, в котором данные обеих сторон совпали без оговорок. На практике это зачастую не так и является неправильным. Например, компании обмениваются актом сверки, где остаток по данным каждой из сторон не совпадает с другой стороной, т.е. акт фиксирует расхождение, и на этом сверку заканчивают. Алгоритм проведения сверок В действительности алгоритм проведения сверки должен выглядеть следующим образом: 1. Вывод из АСУ акта сверки с партнером за определенный период. Началом такого периода должен быть тот отчетный момент, на который у обеих сторон имеется сверенное и согласованное сальдо задолженности. Например, на конец прошлого года сверка не показала расхождений, акт сверки был подписан обеими сторонами с одинаковым размером долга. 2. Выведенный из АСУ отчет подписывается отсылающей стороной и отправляется партнеру. Партнер в ответ может выслать, а может и не высылать аналогичный отчет. 3. Либо оба партнера одновременно, либо один из них сравнивает все операции за сверяемый период с точностью до каждого документа и фиксирует все расхождения. 4. Найденные расхождения классифицируются на следующие группы: a. 1я сторона не учла документ, который учла 2я сторона. b. 2я стороны не учла документ, который учла 1я сторона. c. Данные по версии 1й стороны отличаются от версии 2й стороны. 5. Поскольку случаи потерь документов по пути от одной стороны к другой весьма часты, то сторона, которая не учла одну из операций в праве затребовать от второй стороны копию документа, который свидетельствует о том, что операция была осуществлена. Возможно, потребуется также запросить дубликат оригинала документа. Например, поставщик показал в акте сверки отгрузочную накладную на 1 апреля, сведений о которой у бухгалтерии покупателя нет. Бухгалтерия покупателя вправе потребовать от бухгалтерии продавца копию документа (Расходная Накладная от поставщика ЛИБО Товарно-транспортная накладная), в которой указана отсутствующая отгрузка и который был подписан Представителем покупателя (т.е. сотрудником, ответственным за приемку товара). Если у продавца такой документ имеется, покупателю придется провести в своем учете потерянную поставку. Если такой накладной у продавца нет, то поставка считается отсутствующей и исправлять данные в учете придется продавцу (сторнировать операцию отгрузки покупателю). Вполне вероятно, что поставка имела место, но подписанные документы по ней до сих пор не вернулись в компанию, были потеряны или затерялись 8 9 среди прочих бумаг, так и не попав в бухгалтерию. Документы требуется найти. Если они потеряны окончательно, поставщик будет вынужден полностью списать данную поставку в свой убыток. 6. Стороны обязаны также согласовать свои позиции по спорным моментам, если операция у обоих учтена по расходящейся стоимости. Например, покупатель может не признавать своей задолженности за тот товар, который был доставлен СВЕРХ заказанного количества или НЕправильной номенклатуры, или НЕнадлежащего качества. Покупатель же может не признавать цены поставленного товара, если она превышает действовавшую на момент выставления Заказа. 7. После согласования своих позиций по спорным документам, стороны должны провести исправление своих учетных данных в АСУ, чтобы привести их в соответствие с согласованной позицией. 8. Стороны вновь должны обменяться актами сверки, в которых размер конечного сальдо задолженности должен уже совпадать, поскольку все спорные позиции были исправлены либо одной, либо другой, либо обеими сторонами. Контроль процесса проведения сверок Поскольку этот алгоритм достаточно сложен, а также поскольку партнеров для сверки могут быть тысячи (если не десятки тысяч), предлагается вести контроль за проведением сверки при помощи таблицы, в строках которой перечисляются все партнеры для сверки (отсортированные по алфавиту или по коду компании в АСУ), а столбцы таковые: 1. Код компании. 2. Наименование компании. 3. Контактное лицо для сверки. 4. Телефон контактного лица. 5. Эл.почта контактного лица. 6. Сальдо задолженности на конец ХХ года по нашим данным. 7. Сальдо задолженности на конец ХХ года по их данным. 8. Комментарий о причинах расхождений. 9. Дата отправки нами нашего акта сверки им. 10. Дата получения нами акта сверки по их данным. 11. Дата завершения сравнения данных (крыжиков). 12. Дата отсылки им отсутствующих у них или неправильно учтеных ими документов. 13. Дата получения нами отсутствующих у нас или неправильно учтеных нами документов. 14. Дата исправления ошибок в нашей системе. 15. Дата отправки исправленного акта сверки им. 16. Дата получения исправленного акта сверки от них. Заполнять таблицу требуется датами, когда тот или иной шаг выполнен для каждого из торговый партнеров. В этом случае таблицу удобно анализировать, особенно когда она ведется в среде электронных таблиц Excel или им подобных. Исключительные ситуации и их отработка Приведем лишь короткий перечень возможных исключений, которые случаются в жизни любого бизнеса: ● Вторая сторона договора не исполнила свою часть договора вообще. ● Поставщик прислал материал ненадлежащего качества или оказал услугу неудовлетворительно. ● Поставщик прислал то, что не заказывалось. ● Поставщик прислал меньше, чем заказывалось. 9 ● 10 Поставщик прислал Накладные на товар с существенно более высокой ценой, чем была в текущей спецификации на момент выдачи Заказа. Далеко не все из этих ситуаций потребует обращения в суд. Но для согласия партнеров очень полезно, если порядок урегулирования споров будет прописан в договоре. Я рекомендованные подходы, которые могут быть использованы в тексте контракта по образцу. Получен товар или материал ненадлежащего качества Порядок принятия товара на соответствие Договору по качеству и количеству проводится в соответствии с Инструкцией “О порядке приема продукции производственно - технического назначения и товаров народного потребления по качеству”, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР № п-7 от 25.04.1966 Если Покупателем получен товар ненадлежащего качества, он принимает его, обеспечивает сохранность и неизменность хранения, а также немедленно (в течение следующего бизнес-дня) уведомляет Поставщика по факсу № хх-хх-хх (имейлу хх@хх.хх, письмом по адресу _______). Уведомление о получении товара ненадлежащего качества должны сопровождать материалы, доказывающее ненадлежащее качество: Протокол осмотра, фотографии визуально заметных дефектов, результаты экспресс-анализа или другие документы. В течение трех дней после получения Уведомления, Поставщик должен решить, признает ли он наличие дефектов по своей вине, считает ли он виновным перевозчика или решает выслать своего представителя на место для осуществления дальнейшего анализа причин дефектов. Отказ признания дефектов должен быть обоснован. В случае, если Поставщик решает прислать своего представителя, Представитель должен прибыть к месту расположения Покупателя в течение следующих двух недель. Более детально порядок описан в указанных Инструкциях, потому рекомендуется повторить в договоре их текст либо привести их в качестве приложения, поскольку в разных версиях из разных источников тексты могут различаться между собой. Дефектный товар требуется: ● хранить отдельно, ● учитывать на отдельном счету и ● не учитывать задолженность за него среди нормальной кредиторской задолженности (а вынести на отдельный бухгалтерский счет или субсчет). После того, как Поставщик (или транспортная организация) признал товар дефектным по своей вине, такой товар может быть возвращен Поставщику (учтен в бухгалтерском учете как возвращенный). Если Поставщик при этом не претендует забрать товар в натуре, а просит его утилизировать, то в учете после проведения возврата проводится приемка этого же товара, но уже в качестве брака или дефектной массы на утилизацию. Получено недостаточное количество товара Количественные характеристики груза контролировать гораздо проще, чем качественные. Стороны могут избрать порядок, описанный в Инструкции №П-6 “О порядке приемки продукции по количеству”, принятой решением Госарбитража 15.06.1965 г. Однако эта инструкция предписывает остановить выгрузку от перевозчика и вызвать представителя Отправителя (Продавца). Этот подход довольно громозднкий, тем более, что материально-отвестственным лицом является также перевозчик. Материальная ответственность подразумевает, что экспедитор перевозчика обязан сначала принять груз по количеству у Продавца, а затем сдать это же количество Покупателю. В таком случае все передачи будут контролироваться непосредственно при их осуществлении, а конроль будет осуществляться заинтересованным лицом. 10 11 Если количество принятого товара не соответствует указанному в сопроводитиельных документах (Накладная), есть возможность: 1. Исправить количество в накладной по общепринятым правилам (исправление допускается путем аккуратного перечеркивания неправильного значения, вписывания правильного и постановки подписей представителями ОБЕИХ сторон документа) или 2. Выписать документ, фиксирующий расхождение фактического количества, как отклонение от изначальной Накладной: по документам должно быть 10 единиц, на самом деле их только 8, потому фиксируется Акт недостачи в количестве 2 шт. Накладная на 10 шт. подписывается (можно вручную вписать ссылку на Акт). Естественно предположить, что АСУ должна поддерживать принятый способ исправления: либо можно стерень значение 10 и ввести 8, либо в системе можно оформить документ “Акт недостачи” на 2 шт. Контрольные процедуры Теперь пришло время обсудить основные контрольные процедуры, которые помогут обеспечить правильность и надежность данных в учетной части АСУ. Контрольные механизмы, меры и мероприятия требуются для того, чтобы организация достигала своих целей. Основная цель их существования -- избегать ошибок: как намеренных, включая мошеннические, так и случайных. Задача контроля Описание контрольного механизма или процедуры Критерий информационного процесса Цикл закупок и Кредиторской задолженности – Размещение заказа Правомерные заказы на закупку вводятся в систему для обработки в полном объеме и аккуратно Заказы на закупку вводятся в систему аккуратно и в Каждый заказ имеет ключевые атрибуты, определяющие будущие обязательства: описание товара/услуги, количество, цену, механизм модификации цены (скидка, валютные курсы и т.п.), требования по доставке, транспортные расходы, налоги, условия оплаты и распределение по счетам бухгалтерского учета. Аккуратност ь Для дальнейшего исполнения заказа все ключевые поля должны быть заполнены. Такие поля обычно включают: адрес доставки, название или код поставщика, фамилию менеджера по закупкам, список позиций и единицы измерения. Если ключевая информация в заказе отсутствует, заказ отставляется в сторону для последующего дооформления или корректировки в пределах заранее определенного интервала времени. Полнота Заказы на закупку оформляются на последовательно пронумерованных бланках, чтобы избежать дубляжа или потери отдельных заказов. Все отсутствующие номера должны быть найдены, расследованы и вовремя введены. Полнота Есть процедура отсылки информации заказа прямо на отделы Кредиторской задолженности и Получения товара через информационную систему. (См. контрольные процедуры на этапах «Получение товара» и «Обработка накладных поставщика»). Аккуратност ь Делается проверка введенной в систему ключевой информации из Заказа, включая дату документа. Все расхождения вводятся заново и должны также пройти повторную проверку. Аккуратност ь 11 12 правильный период Периодические Если информационная система предусматривает, что заказ сначала Полнота, обновления в пакеты попадает во временный файл, по таким заказам сверяются Аккуратност документов делаются контрольные суммы из исходных пакетов, чтобы удостовериться в ь полностью и аккуратно полноте пакета. Введенные документы группируются в пакеты и по ним вычисляется контрольное число (например, количество документов, сумма денежных единицах, абстрактный числовой хэш). Контрольное число сверяется с аналогичным числом до и после обработки. Если контрольное число в процессе обработки изменилось, пакет перепроверяется. Заказы на закупку, которые не закрываются на протяжении длительного промежутка времени, подлежат расследованию и урегулированию. Операции закупки утверждаются. Открытые заказы периодически просматриваются (еженедельно, ежемесячно). Если заказ остается открыт дольше 30 дней, его проверяют на предмет необходимости. Если необходимость отпала, заказ отменяется. Действитель ность Заказы на закупку имеют определенный срок действия. Если срок действия истек, а заказ не выполнен, он автоматически отменяется. Действитель ность Заказы на закупку не могут приниматься, если в них не указан утвержденный поставщик из списка разрешенный поставщиков. Действитель ность Заказы со ссылкой на нового поставщика подлежат проверке менеджментом. Менеджмент также ежеквартально производит проверку списка утвержденных поставщиков. Действитель ность Стандартные положения заказа на закупку регулярно проверяются соответствующим персоналом на предмет удовлетворения требованиям законов и прочих нормативных актов. Действитель ность Критерии отбора поставщиков описаны и распространены среди работников для обеспечения того, чтобы товары и услуги закупались только от должным образом утвержденных поставщиков. Действитель ность Процедуры закупки предусматривают адекватную соревновательность Действитель поставщиков, особенно если это требуется политикой организации ность либо политикой её заказчиков (например, правительством) Имеются документированные и обязательные процедуры по проверке Действитель и оценке, что долгосрочные контракты на поставку соответствуют ность бизнес стратегии компании. Политика компании в области закупок в явном виде содержит Действитель положения о том, какие этические и процедурные нормы должны ность выполняться при оценке и выборе поставщиков. Закупщики не должны проявлять фаворитизм ни по причинам равнодушия, ни из личных выгод. Закупщики ни в какой форме не должны принимать подарков от поставщиков. Систематически делается проверка «точки заказа» -- показателей уровня запасов, при которых делается повторный заказ. Право изменять «точку заказа» должен иметь право только менеджер. Действитель ность Внесение любых изменений в существующие Заказы на закупку должно Действитель проходить формальное утверждение менеджментом. ность Установленный политики и процедуры определяют расходные лимиты Действитель 12 13 и права авторизации Заказов и Заявок на закупку. Лимиты и права авторизации систематически применяются и проверяются, попытки их нарушить пресекаются. ность Лимиты и права утверждения сконфигурированы в информационной Действитель системе, которая даёт возможность утверждать заказы и заявки только ность авторизованным пользователям. Любые попытки обойти систему идентифицируются и предотвращаются. Право вводить заказы или вносить в них исправления ограничено только авторизованным персоналом. Доступ к модулю закупок в информационной системе ограничен только Ограничени авторизованным персоналом и требует прохождения процедуры е доступа идентификации. Менеджмент регулярно проводит обзор прав доступа с целью удостовериться, что доступ предоставлен только тем, кому нужно, а также для соблюдения правильного распределения полномочий. Любые расхождения и нестыковки немедленно расследуются. Заказы сверх определенных размеров вводятся или утверждаются представителями топ-менеджмента. Попытки доступа в систему ограничены, неавторизованный доступ запрещен. Попытки получить доступ регистрируются и анализируются (зависит от системы) Служебные Открытие и редактирование заказов и заявок на закупку разрешено обязанности только определенным сотрудникам заявляющего отдела или отдела правильно разделены закупок. Они же не имеют права на редактирование данных о поставщике, на ввод приходов и на оформление оплат. Разграничен ие прав Разграничен ие прав Цикл закупок и Кредиторской задолженности – Получение груза Приходные документы Пришедшие товары соотносятся с Заказами на закупку. Все приходы Полнота, вводятся в систему оформляются ежедневно.Складские приходные документы Действитель аккуратно и полностью просматриваются ежедневно и сравниваются с пришедшими ность Накладными от поставщика. Все несовпадающие позиции откладываются для отдельного подробного рассмотрения. Заказы на закупку автоматически закрываются, как только по ним проводятся все заказанные товары. Получения груза проводятся в правильный период Склад указывает номер Заказа на закупку и количество каждой полученной партии по каждой номенклатуре. Полученное количество товара автоматически сравнивается системой с Заказом. Все отклонения включаются в отчет по отклонениям, который ежедневно ревизируется менеджментом. Ключевые поля приходных первичных документов автоматически проверяются на предмет нахождения значений в рамках разрешенного диапазона. Любые отклонения за пределы разрешенного диапазона не разрешены, ввод документа блокируется до тех пор, пока ключевое поле будет исправлено. Полнота, Аккуратност ь В АСУ есть стандартные отчеты по отклонениям цен и количеств полученных материалов из Накладных в сравнении с Заказами на закупку. Такие отчеты регулярно выводятся из АСУ и ревизируются менеджментом. Расхождения должны расследоваться немедленно. Аккуратност ь Все Накладные от поставщика сравниваются с Приходными складскими документами на предмет совпадения ключевой информации (цена, количество, поставщик). Неправильно введенные позиции расследуются и вводятся заново. Аккурасност ь Система автоматически устанавливает дату оформления приходных складских документов с тем, чтобы правильно отразить и Аккуратност ь 13 14 возникновение кредиторской задолженности при проведении Накладной от поставщика. Долго остающиеся Приходы без получения Накладной от поставщика рассматриваются Полнота открытыми складские ежедневно. Все позиции, остающиеся открытыми на следующий день, документы (не передаются на расследование. увязаны с Накладной от поставщика) автоматически расследуются. Все пришедшие грузы Все приходы сопоставляются с открытыми Заказами. Любая поставка должны быть товара, которую невозможно сопоставить с открытым Заказом, заказаны откладывается в сторону для расследования. Если расследование показало, что заказа не делалось, поставка отклоняется и груз возвращается поставщику. Действитель ность, Аккуратност ь Все принятые заказы еще раз перепроверяются на предмет Действитель достаточности первичных документов. Если документов недостаточно, ность груз откладывается отдельно и не проводится по бухгалтерскому учету. В АСУ имеются диапазоны разрешенных отклонения по количеству и Аккуратност цене. Приходы, которые отклоняются от от Заказа на количество сверх ь и разрешенного лимита, автоматически блокируются и откладываются. Действитель ность В АСУ также должен быть отчет, показывающий случаи, когда предельные отклонения от Заказа превышены. Такие случаи должны быстро попадать на рассмотрение. Функции ввода Доступ к модулю закупок и функциям оприходования должен быть приходных документов ограничен и доступен только при логине в систему. доступны только авторизованному паерсоналу Действитель ность Разграничен ие прав Менеджмент регулярно ревизирует списки людей, имеющих доступ на Разграничен предмет необходимости для выполнения служебных обязанностей и на ие прав предмет необходимого разделения обязанностей. Попытки доступа без наличия разрешений регистрируются и блокируются. Обязанности должным Права создания и редактирования таких документов, как Заявка и образом разделены Заказ на закупку, выданы только авторизированному персоналу и это не те же люди, кто может добавлять или редактировать справочник поставщиков, документы на оприходование и платежные документы. Все случаи совмещения таких функций должны рассматриваться менеджментом. Любые нестыковки -- немедленно расследуются. Разграничен ие прав Разграничен ие прав Разграничен ие прав Цикл закупок и Кредиторской задолженности – Обработка Накладных от поставщика Все документоы от Все Накладные от поставщика должны сопоставляться с Полнота поставщика введены в оформленными при получении груза складскими документами. Любые АСУ расхождения должны немедленно расследоваться. Все Заказы на закупку с условиями поставки, предусматривающими переход права собственности ДО доставки товара на склад, должны быть выведены и проанализированы отдельно. Возможно, товар уже передан, и задолженность уже возникла. Действитель ность 14 15 Накладные введены в АСУ должна автоматически сравнивать ключевые атрибуты: Аккуратност АСУ правильно поставщик, цена, количество, отсрочки, условия и реквизиты оплаты ь, (включая скидку за раннюю оплату), название и код поставщика, ссылка Действитель на соответствующий Заказ на закупку и его код, а также все ность сопутствующие налоги и распределение затрат на обработку груза (на таможне) -- в Заказе, Расходной Накладной от поставщика и Приходном складском документе. Расхождения должны расследоваться до того, как задолженность подтверждается к оплате. Запрещается иметь дублирующиеся номера Накладных от поставщика. Действитель ность Кроме номинальной суммы по Накладной должна быть рассчитана и введна скидка, если ожидается ее получение (например, бонус за достижение объема закупок) Действитель ность Обнаруживается и предотвращается дублирующийся ввод Накладных. После связывания с Накладной от поставщика и с Приходным складским документом Заказ на закупку помечается как закрытый, и АСУ не позволяет выбрать его повторно. На бумажных документах после ввода их в систему ставится отметка “Введено”, дабы избежать их повторного ввода. Аккуратност ь Регулярные услуги (например, комммунальные) также подлежат вводу Должна существовать процедура для регулярно повторяющихся услуг, таких как коммунальные. Например, можно сравнивать ряд счетов от таких поставщиков, чтобы убедиться, что присутствуют все календарные месяцы и ни один не дублируется. Кроме того, можно сравнивать новый счет со старыми, находится ли его размер в ожидаемых пределах. Полнота, Аккуратност ь, Действитель ность Бух. проводки в Должен выводиться из АСУ и анализироваться отчет о позициях затраты или в запасы запасов, которые были приняты на склад, но не указаны в Накладных должны быть от поставщика. аккуратными, действительными и полными. Полнота, Аккуратност ь, Действитель ность Должна существовать процедура сравнения складского учета с учетом Полнота, кредиторской задолженности. Расхождения неприемлемы даже в датах Аккуратност признания запаса и кредиторской задолженности даже в 1 день (могут ь, попасть в разные отчетные периоды). Действитель ность Пошлины, акцизы и налоги на покупку правильно учтены. Налог по данным документов фактических сравнивается с оценкой Разграничен размера налога из Заказа. Существенные расхождения расследуются. ие прав Юристы (или отдел налогового планирования) привлекаются для оценки налогов, пошлин и акцизов при ВЭДе. Ввести данные может Права доступа к созданию и утверждению кредиторской задолженности Разграничен только должны быть ограничены, а доступ обеспечиваться персональным ие прав авторизованный логином и паролем. персонал Обязанности должным Человек, проводящий кредиторскую задолженность, не должен образом разделены. отправлять платежи. Фиктивные Накладные создать некому или незачем. Разграничен ие прав Цикл закупок и Кредиторской задолженности – Отправка оплат Все исходящие Отчет о возрасте кредиторской задолженности испольщуется для Полнота 15 16 платежи вводятся в АСУ поиска таких оплат, которые еще не проведену в бух.учете. Оплата отправляется Оплаты не отправляются на Накладные от поставщика, которые еще в ответ на правильную не связаны с Заказом и/или Приходным складским документом. поставку. Аккуратност ь, Действитель ность Есть ли способ обойти это ограничение? Кто имеет право это сделать? Аккуратност ь, Действитель ность Оплата направляется Название и банковские реквизиты в идеале должны заполняться правильному автоматически. поставщику В процессе регулярных сверок с поставщиками сравниваются данные АСУ с актом сверки поставщика. Аккуратност ь Полнота, Аккуратност ь Оплата отправляется Расхождения между суммами признанной кредиторской задолженности Аккуратност в правильном объеме и суммами оплат должны попадать в специальный отчет, после чего ь быстро расследоваться. Сумма к оплате должна подставляться АСУ автоматически, на основании признанной Накладной от поставщика. Аккуратност ь Оплата в иностранной Если АСУ не поддерживает мультивалютный учет, сумма оплаты в валюте правильно иностранной валюте должна быть проверена бухгалтером и пересчитана в валюту перепроверена менеджером по кредиторской задолженности. учета. Аккуратност ь Оплата проведена во- Дата оплаты -- это дата, указанная в банковской выписке. Любое время и в правильный отклонение должно быть расследовано. Проводиться оплаты должны период. день-в-день с получением подтвержденной банковской выписки. Аккуратност ь, Действитель ность Сделаны правильные Изменение размера кредиторской задолженности и отправка денег -проводки в гл.книге это единая операция, которая должна быть проведена в одну и ту же дату. Полнота, Аккуратност ь Скидки по системе оплаты введены в АСУ и учтены при оплате АСУ должна учитывать скидку по системе оплаты в случае ранней оплаты, вычислять ее и уменьшать соотвтетствующий платеж. Полнота, Аккуратност ь, Действитель ность Оплаты сверены с банком Зарегистрированные платежи должны быть сверены с банковской Полнота, выпиской по отправленным оплатам. Сбои и расхождения, а также Аккуратност отклоненные платежи должны быть исправлены и отправлены заново. ь График старения задолженности должен быть проанализирован с целью проверки полноты проведенных оплат Сравнивать требуется При получении банковской выписки требуется сравнивать не только не только индивидуальные платежные документы, но и итоги по дню или по индивидуальные документу “выписка”, чтоб удостовериться, что ВСЕ платежки учтены. платежки, но и итоги за день Оплаты правильно утверждены Полнота Полнота, Действитель ность В компании должны быть установлены лимиты утверждения оплат. При Действителн превышении таких сумм, утверждение должно быть сделано ость 16 17 персоналом или менеджментом более высокого уровня. Для этого в системе АСУ должен быть обеспечен доступ с персональными логинами. Дублирующиеся оплаты должны предотвращаться В идеальной АСУ оплата должна базироваться на Накладной от Действитель поставщика (или аналогичном Акте выполненных работ), а после ность оформления платежа должна делаться отметка “оплачено”, после чего повторный платеж на том же основании должен стать невозможен. Оплачиваться должны Накладные или Счета от поставщика должны помечаться в системе как Действитель только полученные “закрытые” после проведения соответствующих складских Приходных ность товары и услуги документов или Актов выполненных работ. Оплата должна пропускаться только по задолженности в статусе “закрыто”. Заявки на срочные Если кто-либо инициирует оплату на нестандартных условиях, заявка оплаты либо на должна пройти авторизацию у высокопоставленного менеджера, а предоплаты, либо на причины быть серьезными. оплаты до истечения срока отсрочки должны утверждаться Действитель ность Доступ к системе Утверждать оплаты должен персонал, отличающийся от тех, кто вводит Разграничен выполнения платежей, и утверждает кредиторскую задолженность. ие прав а также к бланкам чеков и к факсимиле должен быть ограничен. Доступ к клиент-банку должен быть персональным для каждого. Носители (смарт-карточки, диски или флешки) с электронными ключами также должны быть у владельцев цифровой подписи Разграничен ие прав Факсимиле также должны оставаться в руках тех, кто ставит подпись Разграничен (факсимиле является лишь способом ускорить начертание подписи, а ие прав не средство делегирования полномочий) Цикл закупок и Кредиторской задолженности – Поправки и ручные проводки Утвержденные поправки вносятся аккуратно и полностью. Должна проводиться сверка “один-к-одному” поправочных проводок и Полнота, документов, являющихся основанием для таких поправок (кредитные и Аккуратност дебетные ноты, акты сверки и т.п.) ь При пакетной организации бух.учета (мемориально-ордерная форма и Аккуратност т.п.) проверяются итоговые суммы проводок по пачке. ь Проводки в данные по кредиторской задолженности и проводки по затратам полны и аккуратны Если учет ведется не в интегрированной системе, а разорван по подсистемам (главная книга отдельно от аналитических данных), требуется проводить сверку главной книги с подсистемами и аналитическим учетом как минимум раз в мес. Аккуратност ь, Полнота Данные учета должны регулярно сверяться с поставщиками (периодические сверки) Полнота, Аккуратност ь, Действитель ность Поправки вносятся в Исходные документы на поправки должны проверяться и вводиться в правильный период и систему “один-к-одному”, включая все ключевые поля, в т.ч. дату на правильного Полнота, Аккуратност ь 17 18 контрагента Поправки должны утверждаться Поправки должны до проведения проверяться менеджерами достаточного уровня (гл.бух или зам.). Любые отклонения системы от документа потом расследуются. Действитель ность, Аккуратност ь Должны проводиться Нужно получать от поставщика отчеты о состоянии задолженности как Полнота, кредитные ноты на минимум раз в месяц и просматривать на предмет появления там Действитель возвраты, скидки и т.п. кредитных и дебетных нот. ность. Отчеты от поставщика проверяются также на предмет проводок об оплате и сверяются с учтенными банковскими приходами денег Полнота, Действитель ность Данные по возвратам Любые документы о возвратах поставщику, использованных сскидках и Действитель и скидкам регулярно т.п. сначала рассматриваются гл.бухгалтером, а потом хранятся наряду ность ревизируются. со всеми поставочными документами на случай споров с поставщиком. Случаи появления дебетовых нот рассматриваются отдельно и подробно. Расчет сумм штрафа проводится параллельно с поставщиком для проверки суммы. Обязанности адекватно разграничены Аккуратност ь, Действитель ность, Полнота Поддерживается правильное разграничение обязанностей. Если Разграничен сознательно принято решение о совмещении одним лицом нескольких ие прав. обязанностей, которые обычно рекомендуется разделять -- управленцы должны об этом знать и разработать дополнительные контрольные меры. Возможность делать Списки сотрудников, имеющих доступ к ручным проводкам регулярно проводки есть только анализируется на предмет, кто и для чего имеет такой доступ. у авторизированного персонала Все права доступа прявязаны к персональным логинам и паролям. Множественные неудачные попытки логина в систему должны регистрироваться для последующего анализа и расследования. Разграничен ие прав Разграничен ие прав. Цикл закупок и Кредиторской задолженности – Поддержание справочников Только утвержденные Авторизированный человек должен ревизировать все предлагаемые Действитель изменения вносятся в изменения в справочную информацию. Каждое изменение справочника ность справочники должно иметь подтверждающие документы (новый поставщик -- пройти полностью и аккуратно тендерную процедуру, а любые изменения реквизитов -- документ от поставщика) АСУ должна позволять вывести отчет обо всех изменениях справочных Действитель данных. Все изменения должны ревизироваться на предмет оснований. ность “Хозяева” данных из справочников регулярно должны просматривать данные справочников и вносить изменения, если видят ошибочную информацию, оформляя при этом документы-основания. Аккуратност ь Обязанности должны Права создания и редактирования таких документов, как Заявка и быть адекватно Заказ на закупку, выданы только авторизированному персоналу и это разделены не те же люди, кто может добавлять или редактировать справочник поставщиков, документы на оприходование и платежные документы. Разграничен ие прав Если кто-то совмещает такие обязанности, должны существовать Разграничен 18 19 компенсирующие контроли. ие прав Данные контрольные меры являются лишь наиболее типовыми примерами. Конкретные меры должны разрабатываться под конкретные бизнес-процессы и организационную структуру. 19
