Информационно-методический бюллетень № 91.

АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ИНФОРМАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЙ
БЮЛЛЕТЕНЬ № 91
г. Владивосток
2011
Информационно-методический бюллетень № 91. - Владивосток:
Архивный отдел Приморского края, 2011. - 56 с.
Редакционная группа:
В.И.Кузнецова (руководитель редакционной группы),
Н.С.Гонохова (ответственный составитель), Л.В.Ходова.
Компьютерный набор и верстка Л.В.Ходова.
Технический редактор: Ю.А.Рязанцев.
Предпечатная подготовка: М.В.Русаков.
СОДЕРЖАНИЕ
Стр.
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ ……………………………………………………………
3-27
Постановление Правительства Российской Федерации от 31 марта 2011 г.
№ 233 «О внесении изменения в правила ведения личных дел
совершеннолетних недееспособных или не полностью дееспособных
граждан» ………………………………………………………………………..…… 3
Постановление Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 г.
№ 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных
органах исполнительной власти»…………………………………………….….. 4-6
Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 28 апреля 2011 г.
№ 412 «О внесении изменений в Перечень типовых архивных документов,
образующихся в научно-технической и производственной деятельности
организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом
Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской
Федерации от 31 июля 2007 г. № 1182» ………………………………….……… 7-10
Приказ Федерального архивного агентства от 29 апреля 2011 г. № 32
«Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами
исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и
использование которых должно осуществляться в форме электронных
документов при организации внутренней деятельности» ……………………… 11-16
Резолюция Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве
(15 сентября 2011 г., Казань) …………………………………………………….. 17-18
Доклад Заместителя Руководителя Росархива О.В. Наумова на
VII заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном
агентстве «Информатизация архивного дела в Российской Федерации»
(15 сентября 2011 г., Казань) ….……………….…………………………............ 19-26
Письмо заместителя руководителя Федерального архивного агентства
В.П.Тарасова от 10.10.2011 № 8/1958-Т о проведении очередной
паспортизации ……………………………………………………………………. 27
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА ПРИМОРСКОГО КРАЯ……….......... 28-52
Решение коллегии архивного отдела Приморского края от 13.04.2011 № 1
«Об итогах работы архивных учреждений Приморского края за 2010 год
и задачах на 2011 год»…………………………………………………………….. 28
Доклад и.о. начальника архивного отдела Приморского края, заместителя
председателя коллегии Н.С.Гоноховой «Об итогах работы архивных
учреждений Приморского края за 2010 год и задачах на 2011 год» ………….. 29-39
Информация об итогах работы государственных и муниципальных архивов
Приморского края за 2010 год ………….…......................................................... 40-42
Доклад заместителя директора ГУ «Государственный архив Приморского
края» Е.И. Танцуренко «Об итогах работы государственного учреждения
«Государственный архив Приморского края» за 2010 год и задачах
на 2011 год ………………………..........................................................................
43-46
Решение коллегии архивного отдела Приморского края от 13.04.2011 № 2
«О внедрении программного комплекса «Архивный фонд» (4-я версия)» …... 47
Доклад консультанта архивного отдела Приморского края И.А.Богданец
«О внедрении программного комплекса «Архивный фонд» (4-я версия)»…… 48-49
Решение коллегии архивного отдела Приморского края от 13.04.2011 № 3
«О ходе выполнения решений коллегии архивного отдела Приморского
края за 2010 год»……………………………………….......................................... 50
Доклад главного специалиста-эксперта архивного отдела Приморского края,
секретаря коллегии Л.В. Ходовой «О выполнении решений коллегии
архивного отдела Приморского края за 2010 год»………………………………. 50-52
2
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 31 марта 2011 г.
№ 233
МОСКВА
О внесении изменения в правила ведения личных дел совершеннолетних
недееспособных или не полностью дееспособных граждан
Правительство Российской Федерации п о с т а н о в л я е т:
Изложить пункт 20 Правил ведения личных дел совершеннолетних
недееспособных или не полностью дееспособных граждан, утвержденных
Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2010 г. № 927
(Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 48, ст. 6401), в
следующей редакции:
«20. В случае прекращения опеки и попечительства над совершеннолетним
подопечным его личное дело передается на хранение в архив органа опеки и
попечительства. Личные дела совершеннолетних подопечных хранятся в архиве
органа опеки и попечительства в течение 75 лет, после чего подлежат экспертизе
ценности документов в соответствии с законодательством об архивном деле в
Российской Федерации.».
Председатель Правительства
Российской Федерации
В. Путин
____________________
3
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 7 сентября 2011 г.
№ 751
МОСКВА
О внесении изменений в Правила делопроизводства
в федеральных органах исполнительной власти
Правительство Российской Федерации п о с т а н о в л я е т:
Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в Правила
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные
постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 [2]
(Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060).
Председатель Правительства
Российской Федерации
В. Путин
____________________
УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 7 сентября 2011 г. № 751
И З М Е Н Е Н И Я,
которые вносятся в Правила делопроизводства
в федеральных органах исполнительной власти
1. Пункт 4 дополнить абзацами следующего содержания:
«электронный образ документа» – электронная копия документа,
изготовленного на бумажном носителе;
«сканирование документа» – получение электронного образа документа;
«система электронного документооборота» – информационная система,
обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку,
управление документами и доступ к ним;
«электронный документооборот» – документооборот с применением
информационной системы.
Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют
понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.».
4
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
2. Пункт 6 дополнить абзацем следующего содержания:
«При подготовке документов в федеральном органе исполнительной власти
используются электронные шаблоны бланков документов.».
3. Пункт 8 изложить в следующей редакции:
«8. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов
федерального органа исполнительной власти утверждаются руководителем этого
федерального органа исполнительной власти.».
4. В пункте 9:
а) подпункт «в» изложить в следующей редакции:
«в) должность лица – автора документа;»;
б) подпункт «л» изложить в следующей редакции:
«л) наименование либо аннотация документа;»;
в) дополнить подпунктом «щ» следующего содержания:
«щ) отметка о поступлении документа.».
5. В пункте 16 слова «осуществляется, как правило, в день поступления»
заменить словами «осуществляется в день поступления».
6. Пункт 17 дополнить словами «в соответствии с регламентом по работе с
обращениями граждан, утверждаемым руководителем федерального органа
исполнительной власти».
7. Раздел VI изложить в следующей редакции:
«VI. Особенности
работы
с
электронными
документами
в федеральном органе исполнительной власти
37. В федеральном органе исполнительной власти создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без
предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования
документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам
делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа
на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения
Государственного герба Российской Федерации.
38. При передаче электронных документов в другие государственные органы
документы заверяются электронной подписью федерального органа исполнительной
власти – автора документа в соответствии с Федеральным законом «Об электронной
подписи».
39. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных
документов в системе электронного документооборота во внутреннем
документообороте федерального органа исполнительной власти могут
использоваться способы подтверждения действий с электронными документами,
при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные
средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют
однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
40. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного
документооборота,
определяется
руководителем
федерального
органа
исполнительной власти на основе рекомендаций Федерального архивного агентства
и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование
которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может
осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается
руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с
Федеральным архивным агентством.
5
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
41. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе
электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.
Система электронного документооборота федерального органа исполнительной
власти должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи
и массовых коммуникаций Российской Федерации.
42. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой
делопроизводства.
43. При получении электронных документов, подписанных электронной
подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности
электронной подписи.
44. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение
руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении
электронных документов в структурные подразделения и ответственным
исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных
документов и хранении электронных документов вместе с электронными
документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
45. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и
(или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном
носителе, включаются в систему электронного документооборота после
сканирования и создания электронных образов документов. Включение
электронного образа документа в систему электронного документооборота
возможно после его сравнения с подлинником документа.
46. Единицей учета электронного документа является электронный документ,
зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального
органа исполнительной власти.
47. Электронные документы формируются в дела в соответствии с
номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел,
составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в
электронном виде.
48. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в
установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение
сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
49. После истечения срока, установленного для хранения электронных
документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного
руководителем федерального органа исполнительной власти.».
8. Пункт 10 приложения к указанным Правилам изложить в следующей
редакции:
«10. Наименование либо аннотация документа».
____________________
6
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 28 апреля 2011 г.
№ 412
О внесении изменений в Перечень типовых архивных документов,
образующихся в научно-технической и производственной деятельности
организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций
Российской Федерации от 31 июля 2007 г. № 1182
В целях обеспечения хранения, комплектования, учета и использования
архивных
документов,
образующихся
в
научно-технической
и
производственной деятельности организаций, руководствуясь требованиями
части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание
законодательства Российской Федерации, 2006, № 52 (ч. I), ст. 5496; 2007,
№ 49, ст. 6079; 2008, № 27, ст. 3122, № 45, ст. 5147; 2010, № 8, ст. 777, № 9,
ст. 899, № 41 (ч. II), ст. 5188), п р и к а з ы в а ю:
1. Внести в Перечень типовых архивных документов, образующихся в
научно-технической и производственной деятельности организаций, с
указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Министерства
культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007
г. № 1182, зарегистрированный в Министерстве юстиции Российской
Федерации 27 сентября 2007 г. № 10194 (Бюллетень нормативных актов
федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 46), изменения
согласно приложению.
2. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на статссекретаря - заместителя Министра Е.Э. Чуковскую.
Министр
А.А.Авдеев
Зарегистрировано в Минюсте
РФ 20 мая 2011 г. № 20831
____________________
7
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Приложение
к Приказу Минкультуры России
от 28 апреля 2011 г. № 412
ИЗМЕНЕНИЯ,
которые вносятся в Перечень типовых архивных документов,
образующихся в научно-технической и производственной
деятельности организаций, с указанием сроков хранения,
утвержденный Приказом Министерства культуры и массовых
коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. № 1182
1. Статьи 611, 618, 631, 632, 642, 643, 644, 645 Перечня изложить в следующей
редакции:
611
618
631
632
Государственный реестр
наименований мест
происхождения товаров
Российской Федерации
Переписка по заявкам на
товарные знаки, знаки
обслуживания и
наименования мест
происхождения товаров,
по заявлениям о
признании товарного
знака или обозначения
общеизвестным в
Российской Федерации
товарным знаком
Заявки на товарные
знаки, знаки
обслуживания и
наименования мест
происхождения товаров,
по которым принято
решение о регистрации
Заявки на товарные
знаки, знаки
обслуживания и
наименования мест
происхождения товаров,
по которым принято
решение об отказе в
регистрации, отозванные
и признанные
отозванными заявки на
товарные знаки, знаки
обслуживания и
наименования мест
происхождения товаров
Пост.
До
минования
надобности
До
минования
надобности
До
минования
надобности
До
минования
надобности
1 год по
истечении
срока
действия
исключительного
права
3 года с
даты
направления решения об
отказе в
регистраци
и, с даты
отзыва
заявки или
признания
за- явки
отозванной
До
минования
надобности
До
минования
надобности
До
минования
надобности
До
минования
надобности
До
минования
надобности
До
минования
надобности
8
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
642
Заявки на
Пост.
государственную
регистрацию программ
для ЭВМ, баз данных и
топологий интегральных
микросхем, по которым
направлены уведомления
о государственной
регистрации и выдаче
свидетельств
20 л.
ЭПК
12 л.
До
минования
надобности
643
Заявки на
10 л. ЭПК
государственную
регистрацию программ
для ЭВМ, баз данных и
топологий интегральных
микросхем, по которым
направлены уведомления
об отказе в
государственной
регистрации; отозванные
или признанные
отозванными заявки на
государственную
регистрацию программ
для ЭВМ, баз данных и
топологий интегральных
микросхем
Переписка по заявкам на Пост.
государственную
регистрацию программ
для ЭВМ, баз данных и
топологий интегральных
микросхем
До
минования
надобности
До
минования
надобности
До
миноания
надобности
20 л.
ЭПК
12 л.
До
минования
надобности
Свидетельства о
государственной
регистрации программ
для ЭВМ, баз данных и
топологий интегральных
микросхем
Пост.
Пост.
644
645
9
Термин"
официальная
регистрация"
относится к
заявкам,
поданным до
1 января
2008 г.
Термин
"официальная
регистрация"
относится к
заявкам,
поданным до
1 января
2008 г.
Термин
"официальная
регистрация"
относится к
заявкам,
поданным до
1 января
2008 г.
До
Термин
ликви- "официдации альная
органи- регистзации
рация"
относится к
заявкам,
поданным до
1января
2008 г.
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
2. Дополнить Перечень статьями 631.1, 632.1 следующего содержания:
631.1
632.1
Заявления о признании
товарного знака или
обозначения
общеизвестным в
Российской Федерации
товарным знаком, по
которому
предоставлена правовая
охрана
Заявления о признании
товарного знака или
обозначения
общеизвестным в
Российской Федерации
товарным знаком, по
которому отказано в
принятии заявления к
рассмотрению или
отказано в
предоставлении
правовой охраны
Пост.
До
минования
надобности
До
минования
надобности
До
минования
надобности
3 года с
даты
направления
решения
об отказе
в принятии
заявления или в
правовой
охране
До
минования
надобности
До
минования
надобности
До
минования
надобности
3. Статьи 669, 670 Перечня исключить.
____________________
10
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
ПРИКАЗ
29 апреля 2011 г.
№ 32
Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами
исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и
использование которых должно осуществляться в форме электронных
документов при организации внутренней деятельности
В соответствии с пунктом 5 «Плана мероприятий по переходу федеральных
органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации
внутренней деятельности», утвержденного распоряжением Правительства
Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р (Собрание законодательства
Российской Федерации, 2011, № 8, ст. 1151) п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить прилагаемые Рекомендации по подготовке федеральными
органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и
использование которых должно осуществляться в форме электронных документов
при организации внутренней деятельности.
2. Направить настоящий приказ на государственную регистрацию в
Министерство юстиции Российской Федерации.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя
Руководителя Росархива О.В. Наумова.
Руководитель Росархива
А.Н. Артизов
Признан не нуждающимся в государственной регистрации. Письмо Министерства
юстиции Российской Федерации от 04.07.2011 № 01/43784-ДК.
____________________
УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Росархива
от 29 апреля 2011 г. № 32
Рекомендации
по подготовке федеральными органами исполнительной власти
перечней документов, создание, хранение и использование которых
должно осуществляться в форме электронных документов
при организации внутренней деятельности
1. Общие положения
1.1. Настоящие Рекомендации подготовлены во исполнение пункта 5 «Плана
мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на
11
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности»,
утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля
2011 г. № 176-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 8,
ст. 1151).
1.2. Рекомендации определяют единые подходы в работепо подготовке
федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание,
хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных
документов при организации внутренней деятельности, с учетом современного
этапа перехода на безбумажный документооборот.
1.3. При разработке Рекомендаций учтены положения следующих
законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации,
документации, архивного дела:
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004,
№ 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010,
№ 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196);
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и защите информации» (Собрание законодательства
Российской Федерации, 2006, № 31 (1 ч.), ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15,
ст. 2038);
Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г.
№ 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009,
№ 25, ст. 3060);
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г.
№ 1815-р «О государственной программе Российской Федерации «Информационное
общество (2011–2020 годы)» (Собрание законодательства Российской Федерации,
2010, № 46, ст. 6026);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской
Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации
хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в государственных и
муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии
наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации
06.03.2007, регистрационный № 9059);
Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г.
№ 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован
Министерством юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010, регистрационный
№ 18380);
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива
от 23 декабря 2009 г. № 76 (признаны не нуждающимся в государственной
регистрации, письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 26.04.2010
№ 01/6756-ДК).
12
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
2. Определение состава документов, включаемых в перечни
документов, создание, хранение, использование которых в
федеральных органах исполнительной власти осуществляется
в форме электронных документов
2.1. Работа по подготовке перечней документов, создание, хранение,
использование которых в федеральных органах исполнительной власти
осуществляется в форме электронных документов (далее – Перечни ЭД),
осуществляется в рамках ведомственных планов по переходу федеральных органов
исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации
внутренней деятельности.
Разработка Перечней ЭД в федеральных органах исполнительной власти
осуществляется службами делопроизводства и архивами федеральных органов
исполнительной власти при участии специалистов структурных подразделений.
2.2. При подготовке Перечней ЭД используются: «Перечень типовых
управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с
указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры
Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень типовых
документов), и перечни документов, образующиеся в процессе деятельности
федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им организаций,
с указанием сроков хранения, а также номенклатуры дел федеральных органов
исполнительной власти.
2.3. Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в
номенклатурах дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях
(п. 1.4. Общих положений Перечня типовых документов).
2.4. В Перечни ЭД рекомендуется включать:
2.4.1. документы, которым установлен, в основном, временный срок хранения:
проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов;
плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные
документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам;
внутреннюю переписку; документы по регистрации, учету и контролю и др.
(приложение);
2.4.2. документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено
федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской
Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми
актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков
хранения.
2.5. В Перечни ЭД не рекомендуется включать:
2.5.1. документы постоянного срока хранения, за исключением указанных в
пункте 2.4.2 настоящих Рекомендаций;
2.5.2. документы, срок хранения которых не установлен.
2.6. Электронные образы документов на бумажных носителях в Перечни ЭД
не включаются.
2.7. При подготовке разделов Перечней ЭД федеральные органы
исполнительной власти могут использовать следующие статьи Перечня типовых
документов: 7, 18, 19, 20, 24, 26, 29, 30, 31, 42, 58, 59, 65, 66, 67, 72, 73, 82, 84, 87, 88,
89, 91, 93, 109, 175, 176, 177, 178, 194, 196, 202, 203, 204, 205, 206, 212, 213, 214, 216,
217, 218, 220, 222, 225, 238, 249, 256, 257, 258, 259, 260, 263, 264, 266, 269, 283, 284,
285, 286, 288, 289, 290, 291, 292, 293, 295, 296, 298, 303, 304, 315, 319, 323, 331, 332,
359, 367, 414, 461, 463, 464, 470, 475, 476, 477, 479, 483, 487, 497, 498, 511, 512, 514,
13
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
521, 522, 523, 524, 525, 527, 529, 535, 538, 540, 547, 555, 556, 557, 561, 564, 578, 580,
585, 586, 595, 596, 600, 608, 649, 650, 651, 652, 673, 674, 675, 685, 686, 687, 693, 694,
695, 702, 705, 707, 742, 779, 781, 783, 785, 811, 818, 819, 824, 825, 845, 846, 852, 853,
903, 913, 917, 918, 919, 957, 960, 963.
В Перечень ЭД могут быть включены и другие документы, образующиеся в
деятельности федерального органа исполнительной власти, отражающие специфику
его деятельности, с учетом положений пунктов 2.4 и 2.5 настоящих Рекомендаций.
3. Оформление перечней документов, создание, хранение,
использование которых в федеральных
органах исполнительной власти осуществляется
в форме электронных документов
3.1. Оформление Перечней ЭД федеральных органов исполнительной власти
соответствует оформлению Перечня типовых документов.
3.2. Перечень ЭД имеет четыре графы: графа 1 – номер по порядку; графа 2 –
вид документа; графа 3 – сроки хранения документов; графа 4 – примечания
(указываются соответствующие перечни документов, при их отсутствии –
нормативные акты, где приведены сроки хранения данных документов).
3.3. Перечень ЭД состоит из разделов и подразделов, аналогичных структуре
Перечня типовых документов.
3.4. Перечень ЭД федерального органа исполнительной власти утверждается
руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с
Росархивом.
После утверждения Перечней ЭД в номенклатурах дел федеральных органов
исполнительной власти в графе «примечания» к соответствующим делам,
документам, создание, хранение, использование которых осуществляется в
электронной форме, делается отметка «ЭД».
3.5. Перечни ЭД ведутся на бумажном носителе и в электронной форме.
____________________
14
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Приложение
к Рекомендациям по подготовке
федеральными органами исполнительной власти
перечней документов, создание, хранение
и использование которых должно осуществляться
в форме электронных документов при организации
внутренней деятельности
Рекомендуемый перечень
видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых
в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме
электронных документов при организации внутренней деятельности
1. Проекты документов
1.1. Проекты распорядительных, нормативных, организационных и иных
документов.
1.2. Документы к ним (к проектам).
1.3. Документы по их разработке (по разработке проектов).
2. Плановые, отчетные документы, информация которых подвергается
обобщению
2.1. Планы:
2.1.1. текущего планирования;
2.1.2. оперативные планы работы федерального органа исполнительной власти;
2.1.3. планы работы структурных подразделений;
2.1.4. индивидуальные планы работников;
2.1.5. планы проведения различных мероприятий;
2.1.6. графики учета рабочего времени;
2.1.7. графики проведения различных мероприятий;
2.1.8. графики проведения аттестации, повышения квалификации.
2.2. Отчеты:
2.2.1. о выполнении планов работы федерального органа исполнительной власти
(квартальные, месячные);
2.2.2. о выполнении планов работы структурных подразделений (квартальные,
месячные);
2.2.3. о выполнении индивидуальных планов работников;
2.2.4. о документообороте организации.
2.3. Документы к планам, графикам, схемам, отчетам.
2.4. Документы по разработке планов, графиков, схем, отчетов.
3. Информационные документы
3.1. Доклады, обзоры информационного характера.
3.2. Информационные, тематические, библиографические подборки информации.
3.3. Сообщения, статьи о деятельности федерального органа исполнительной власти.
4. Справочные документы
4.1. Списки адресов, телефонов.
15
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
4.2. Списки рассылки документов.
4.3. Списки (перечни) оборудования.
5. Документы (протоколы, справки, сведения, сводки, расчеты, отчеты,
докладные и служебные записки и др.) по оперативным вопросам
5.1. Поручения руководителя федерального органа исполнительной власти
структурным подразделениям.
5.2. Документы рабочих групп, комиссий оперативного характера.
5.3. Документы структурных подразделений, представляемые руководству
федерального органа исполнительной власти.
5.4. Документы по информационной деятельности.
5.5. Документы по трудовым отношениям и кадровому обеспечению.
5.6. Документы по документационному обеспечению управления.
5.7. Документы по административно-хозяйственной деятельности.
5.8. Документы по бытовым вопросам.
5.9. Документы по организации досуга.
6. Внутренняя переписка
6.1. Внутренняя переписка:
6.1.1. о реализации принятых решений;
6.1.2. о применении нормативных документов;
6.1.3. по организационным вопросам деятельности, в том числе по проведению
различных мероприятий;
6.1.4. по оперативным правовым вопросам;
6.1.5. по вопросам обеспечения оборудованием;
6.1.6. по вопросам делопроизводства и архивного дела;
6.1.7. по хозяйственным и административным вопросам;
6.1.8. по обеспечению транспортом, связью;
6.1.9. по кадровому обеспечению;
6.1.10. по экономическим, научным, культурным и иным связям.
В ряде случаев переписка входит в состав группы документов, объединенных в одну
статью «документы».
7. Документы по регистрации, учету и контролю
7.1. Книги.
7.2. Журналы.
7.3. Карточки.
7.4. Реестры.
7.5. Базы данных.
____________________
16
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
РЕЗОЛЮЦИЯ
СОВЕТА ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ
ПРИ ФЕДЕРАЛЬНОМ АРХИВНОМ АГЕНТСТВЕ
(15 сентября 2011 г., Казань)
Совет по архивному делу при Федеральном архивном агентстве,
проанализировав состояние информатизации архивного дела в условиях
ускоренного развития информационных и телекоммуникационных технологий и их
интенсивного внедрения органами власти, негосударственными организациями и
гражданами, отмечает значительные достижения архивных учреждений на данном
направлении.
Одновременно, намечая дальнейшие перспективы информатизации архивного
дела, Совет по архивному делу отмечает:
необходимость дальнейшего развития информатизации архивного дела в
целях реализации принятых Правительством Российской Федерации решений по
развитию информационного общества в Российской Федерации, предполагающих
широкомасштабное внедрение «электронного правительства» с организацией
электронных услуг населению, развитием информационного взаимодействия между
органами власти на основе современных информационно-коммуникационных
систем и внедрением электронного документооборота;
важность применения скоординированного и комплексного подходов к
информатизации архивных учреждений с использованием программно-целевых
механизмов;
недостаточную эффективность внедрения в деятельность государственных
органов электронных документов и электронного документооборота, что в
значительной степени связано с отсутствием на федеральном уровне органа
исполнительной власти, наделенного соответствующими полномочиями для
осуществления государственной политики в сфере документационного обеспечения
управления.
Совет по архивному делу предлагает считать приоритетными следующие
направления информатизации архивных учреждений:
формирование современной информационной и телекоммуникационной
инфраструктуры архивных учреждений;
развитие электронных сервисов для повышения качества информационного
обслуживания пользователей и их подключение к создаваемым на федеральном и
региональном
уровнях
системам
межведомственного
электронного
документооборота и электронного взаимодействия;
создание на базе РГАНТД Центра хранения электронных документов.
автоматизацию основных видов архивных работ с применением типовых
программных продуктов;
формирование цифрового контента и представление его в режиме свободного
доступа в сети Интернет;
повышение квалификации работников архивных учреждений в области
информационных технологий;
Совет по архивному делу рекомендует:
Федеральному архивному агентству:
совместно с Министерством культуры Российской Федерации и другими
заинтересованными федеральными органами исполнительной власти добиваться
17
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
наделения агентства полномочиями по государственному регулированию
документационного обеспечения управления;
разработать нормативные и методические документы по приему, хранению и
использованию электронных документов и документов на электронных носителях,
содействовать методическому обеспечению внедрения и функционирования систем
электронного документооборота (СЭД), межведомственного электронного
документооборота (МЭДО) и электронного взаимодействия (СМЭВ).
Уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской
Федерации в области архивного дела обеспечить разработку и реализацию
региональных долгосрочных программ по развитию архивного дела; формирование
и реализацию программ информатизации и/или принимать меры по включению
мероприятий по информатизации архивных учреждений в соответствующие
целевые программы.
Государственным и муниципальным архивам активизировать работу по
созданию электронных информационных ресурсов в едином информационном
пространстве.
____________________
18
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Доклад Заместителя Руководителя Росархива О.В. Наумова
на VII заседании Совета по архивному делу при
Федеральном архивном агентстве
(15 сентября 2011 г., Казань)
Информатизация архивного дела в Российской Федерации
Последние годы вопросам внедрения современных информационных
технологий во все сферы жизни нашего общества придается большое значение на
самом высоком уровне. Федеральные ведомства начинают использовать системы
электронного документооборота, переводятся на обмен документами в электронной
форме, устанавливается прямое взаимодействие самых разных информационных
систем, делается упор на предоставление государственных услуг в электронной
форме. Особое внимание уделяется и процессу оцифровки (создания электронных
копий) архивных документов.
На реализацию этих задач направлен целый ряд принятых в последние два-три
года:
Федеральных законов: от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации»; от 27.07.2010 № 210-ФЗ
«Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; от
06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; от 06.04.2011 № 65-ФЗ «О
внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в
связи с принятием федерального закона "Об электронной подписи"».
Постановлений Правительства Российской Федерации: № 754 от 22.09.2009
«Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного
документооборота»; № 697 от 08.09.2010 «О единой системе межведомственного
электронного взаимодействия»; № 751 от 07.09.2011 «О внесении изменений в
Правила делопроизводства федеральных органов исполнительной власти».
Распоряжений Правительства Российской Федерации: от 17.11.2008 № 1662-р
«О Концепции долгосрочного социально-экономического развития Российской
Федерации на период до 2020 года»; от 20.10.2010 № 1815-р «О Государственной
программе Российской Федерации "Информационное общество (2011–2020 годы)"»;
от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу
федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот
при организации внутренней деятельности».
Проблема информатизации архивной отрасли не нова. Еще в 1995 г. Росархив
разработал и утвердил Концепцию информатизации архивного дела России, в целях
практической реализации которой в 1996 г. была принята Программа
информатизации архивного дела России (1997–2000 гг.).
В результате реализации программы началась разработка и внедрение
программного комплекса «Архивный фонд», появился Интернет-портал «Архивы
России», проводилось обеспечение компьютерной техникой архивной отрасли.
Однако за прошедшее десятилетие с момента завершения программы в
Российской Федерации и в архивном деле произошли кардинальные изменения.
Упомянутые выше Федеральные законы, постановления и распоряжения коренным
образом изменили положение в области информатизации архивной сферы и
потребовали выработки перспективной программы информатизации Федерального
архивного агентства и подведомственных ему архивов.
Комплексная «Программы информатизации Федерального архивного
агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг.» была разработана
на основании поручения, изложенного в п. 2 Протокола совещания у Заместителя
Председателя Правительства Российской Федерации – Руководителя Аппарата
Правительства Российской Федерации С.С. Собянина от 26.08.2010 № СС-П1026пр; в соответствии со Стратегией развития информационного общества в
19
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Российской Федерации, утвержденной Президентом Российской Федерации 7
февраля 2008 г. № Пр-212.
Основные положения Программы рассматривались на февральском заседании
Коллегии Росархива. В настоящий момент она направлена для окончательного
согласования в Минкомсвязи.
Программа представляет собой комплекс организационных, технических и
технологических мероприятий. Ее ядром является создание и развитие
информационной инфраструктуры Росархива и подведомственных ему федеральных
архивов. Основные направления Программы ориентированы на решение широкого
круга проблем, существующих в архивной сфере в целом. Это позволяет
предполагать, что выработанные в Программе подходы будут реализовываться не
только на федеральном уровне, но и на уровне архивных учреждений субъектов
Российской Федерации. Она должна стать ориентиром, определяющим цели и
направления региональных программ информатизации архивов.
В Программе предусмотрены три основных взаимосвязанных и
взаимодополняющих направления: предоставление государственных услуг;
развитие и внедрение систем электронного документооборота, межведомственного
электронного
документооборота
и
межведомственного
электронного
взаимодействия; информатизация основной деятельности архивов.
Первое направление – предоставление государственных услуг, предполагает:
повышение качества информационного обслуживания населения и оказания
государственных услуг в электронной форме, повышение открытости и
эффективности работы Росархива и федеральных архивов;
получение гражданами и организациями преимуществ от применения
информационных и телекоммуникационных технологий за счет обеспечения
равного доступа к информационным ресурсам, развития цифрового контента на
основе современных технологий доступа к оцифрованным документам Архивного
Фонда РФ.
Для решения этих задач запланировано осуществление целого комплекса
мероприятий, часть из которых уже реализуется.
Постоянно идет развитие Интернет-портала «Архивы России».
Программой информатизации предусмотрено также обязательное создание
собственных сайтов федеральных архивов или модернизация уже имеющихся. Это
позволит значительно расширить возможности доступа граждан и организаций к
информации о документах Архивного фонда Российской Федерации через сайты
архивов, на которых будут размещаться электронные описи (как это сделано
сегодня ГАРФ и РГИА). Предполагается также увеличение информационного
представительства федеральных архивов в соответствующих разделах портала
«Архивы России».
С целью предоставления удаленного доступа к цифровому контенту
предполагается осуществить постепенное объединение информационных ресурсов
федеральных архивов. Одним из примеров подобного работы является запускаемый
в настоящее время межархивный проект «Документы советской эпохи». Проект
предполагает интеграцию созданных БД и коллекций оцифрованных копий
архивных документов, хранящихся в федеральных архивах и находящихся в
открытом доступе, академических документальных публикаций и актуальных
монографических исследований. Результат будет представлен в качестве
самостоятельного сайта на портале «Архивы России».
Значительным событием в организации непосредственного доступа к
информации о документах Архивного фонда Российской Федерации станет
размещение уже в этом году на портале программного комплекса «Центральный
фондовый каталог» с информацией о составе фондов ряда федеральных архивов.
На следующий год предполагается существенное расширение данного ресурса
как за счет сведений о документах остальных федеральных архивов, так, что
особенно важно, за счет региональных. Уже с 2012 года органы управления
20
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
архивным делом субъектов федерации начнут передавать в Росархив сводную БД по
всем архивам субъекта в едином формате ПК «Фондовый каталог». Аккумуляция
данных в ПК «Центральный фондовый каталог» предоставит пользователям
реальную возможность прямого поиска информации посредством Интернета.
Таким образом, мы выходим на создание автоматизированного
информационного ресурса, позволяющего в электронном виде реализовать одну из
основных архивных услуг – предоставление сведений о составе и содержании
документов Архивного фонда и месте их хранения. В перспективе
предусматривается организация доступа в ПК ЦФК через портал «Государственные
услуги» простым гражданам, а посредством специального веб-сервиса через СМЭВ
и федеральным органам исполнительной власти.
Второе направление Программы информатизации – развитие и внедрение
систем электронного документооборота, межведомственного электронного
документооборота и межведомственного электронного взаимодействия.
Во исполнение постановлений Правительства Росархивом разработаны
рекомендациипо подготовке ФОИВ перечней документов, создаваемых
исключительно в электронном виде при организации внутренней деятельности. В
настоящее время проводится согласование таких перечней. По состоянию на 15
сентября 2011 г. Росархивом согласованы перечни 43 федеральных органов
государственной власти. Подготовлены изменения в правила делопроизводства,
более точно учитывающие особенности электронного документооборота, которые
утверждены только что вышедшим Постановлением Правительства Российской
Федерации № 751 от 7 сентября 2011 г. Осуществляется мониторинг перехода
федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот.
Естественно, и Росархиву, как и всем другим ФОИВ, необходимо создавать и
внедрять свою СЭД. Нами был разработан проект и проложена локальная сеть в
помещении Росархива (ул. Ильинка), оборудована серверная, закуплено
необходимое оборудование. В настоящее время ведется наладка перед вводом в
эксплуатацию.
Одновременно нам всем следует готовиться к приёму на хранение
электронных документов. Касаясь этой проблемы, необходимо отметить, что в
настоящий момент правовая и нормативно-методическая основа для этого явно не
достаточна. Так, предстоит определиться с форматами электронных файлов,
порядком работы с электронными документами в ведомствах и порядком приема
электронных документов на постоянное хранение.
Проблема усложняется тем, что далеко не все ФОИВ имеют ведомственные
системы электронного документооборота, а те, которые имеют, применяют
разнотипное программное обеспечение. Поэтому СЭД значительно различаются
между собой, а подчас, вообще несовместимы друг с другом. Возможным выходом,
способствующим внедрению единых стандартов и существенной экономии средств,
видится создание централизованной системы электронного документооборота по
"облачной" технологии SaaS ("программное обеспечение как услуга") с
последующим подключением к ней федеральных и региональных органов
исполнительной власти и муниципалитетов, не имеющих собственных систем
электронного документооборота надлежащего качества.
В то же время уже активно осуществляется массовое создание цифровых
образов документов, и поэтому необходимы отраслевые стандарты, правила
создания, хранения, учета, описания и использования цифровых копий. Иначе в
дальнейшем мы встанем перед проблемой приведения всего массива образов к
единому знаменателю, а в каких-то случаях, даже к необходимости повторного
сканирования документов.
Много непонятного с вопросом об электронной подписи. Единое пространство
цифровых подписей пока еще не создано. Достаточно сказать, что сегодня только в
системе СМЭВ применяются пять типов подписей, в системе МЭДО – свой тип
21
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
подписи, да и в ведомственных СЭД используется несколько различных типов
подписей.
Минкомсвязи завершило подготовку «Требований к информационным
системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной
власти, учитывающих, в том числе, необходимость обработки информации, доступ к
которой ограничен». Но это рамочный документ, своеобразный «скелет», на
который еще только предстоит «нарастить мясо» в виде методических
рекомендаций, описывающих порядок работы с электронными документами в
ведомстве, начиная с текущего делопроизводства и заканчивая порядком передачи
электронных документов на постоянное хранение.
Поэтому мы ставим перед собой задачу организации проведения
соответствующих НИР по разработке пакета нормативно-методических документов,
охватывающих различные, в том числе вышеупомянутые, стороны работы с
электронными документами и электронными образами документов.
Третья составляющая Программы – информатизация основной деятельности
архивов. Для этого направления предусматривается реализация комплекса
разнообразных задач, условно объединенных под одним названием: Автоматизация
и комплексная информатизация основных направлений деятельности архивов.
Первый подраздел данного комплекса – компьютеризация федеральных
архивов – подразумевает решение задач материально-технического обеспечения
архивов, среди которых:
оснащение рабочих мест сотрудников федеральных архивов компьютерной
техникой в соответствии разработанными унифицированными аппаратными
решениями;
создание «Реестра Программного обеспечения», проведение унификации
используемого ПО, а также приобретение лицензионного программного
обеспечения;
создание в федеральных архивах локальных вычислительных сетей и
обеспечение федеральных архивов широкополосным доступом в Интернет;
закупка и оснащение рабочих мест оборудованием для оцифровки и другим
периферийным оборудованием.
Аналогичные задачи стоят и перед региональными архивами, т.к. внедрение
автоматизированных технологий невозможно без соответствующей материальнотехнической базы.
Проведенное по итогам 2010 года анкетирование архивных учреждений в
регионах об уровне внедрения компьютерной техники показало, что всего в
архивных учреждениях на местах используется более 10 тысяч персональных
компьютеров, из них более 6 тысяч – объединены в локальные сети, более 3500 –
имеют выход в Интернет. В то же время уровень компьютеризации сильно
различается. 82 архива имеют менее 10 компьютеров, 84 архива – от 10 до 20
компьютеров, 74 архива – от 21 до 40 компьютеров, 62 архива – от 41 до 100 и 16
архивов имеют более 100 компьютеров. Однако только небольшая доля
компьютерного парка соответствует современным требованиям, значительная часть
техники старше 3 лет, морально и физически устарела.
Другое направление данного раздела Программы информатизации – это
развитие Единой Автоматизированной Информационной системы, состоящей из
программных комплексов «Архивный фонд» – «Фондовый каталог» –
«Центральный фондовый каталог», лежащей в основе автоматизированной системы
государственного учёта документов Архивного фонда РФ. Программный комплекс,
включая в себя информацию обо всех фондах, описях и делах (единицах хранения)
архива, должен стать тем ядром, на котором будут основываться другие системы
автоматизации внутриархивной деятельности, такие как «Контроль движения дел»,
«Автоматизированный читальный зал» и т.п. Использование ПК «Архивный фонд»
должно обеспечить однократность ввода данных и отсутствие разночтений в
автоматизированных системах архива.
22
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Сегодня ПК «Архивный фонд» в той или иной версии используется
практически во всех государственных и муниципальных архивах. Значительная их
часть применяет 4-ю версию ПК «Архивный фонд», однако более 70 архивов – 3-ю
версию. Более 60 архивов используют одновременно 3 и 4 версию, что ведет к
выполнению двойной работы по вводу информации сразу в две БД. Во многом
сложности с переходом с 3-ей на 4-ю версию Архивного фонда вызваны
доработками (модификациями) программы на местах, что делает невозможным
автоматическую конвертацию (перенос) базы из 3-й версии программы в 4-ю.
Для максимального облегчения перехода архивов на 4-ю версию разработан
специальный механизм, представляющий детальную информацию о проблемах,
возникающих в ходе конвертации, и позволяющий исправить ошибки и
несовместимости в базах данных.
В этом году разработана новая, существенно доработанная версия ПК
«Архивный фонд» 4.3, учитывающая многочисленные замечания и пожелания,
которые в течение всего прошлого года поступали в Росархив из регионов. Эта
версия полностью совместима по формату БД с версиями Архивного фонда 4, 4.1 и
4.2, и переход на неё архивов, уже использующих 4-ю версию ПК «Архивный
фонд», не вызовет никаких затруднений.
Кроме того, разработана и новая версия ПК «Фондовый каталог»,
предназначенная для органов управления архивным делом субъектов федерации и
обеспечивающая объединение в программе баз, созданных в государственных и
муниципальных архивах субъекта федерации в ПК «Архивный фонд» всех
вариантов 4-й версии.
Эти разработки должны позволить архивам к концу 2011 г. завершить переход
на использование ПК «Архивный фонд» 4-й версии, и в феврале 2012 г. органы
управления архивным делом субъектов федерации должны предоставить в Росархив
не наборы разрозненных и разноформатных БД, а одну единую базу, выгруженную
из ПК «Фондовый каталог» и дающую сводную информацию по всем архивам
субъекта федерации. Загрузив эти базы в разработанный также в 2010–2011 гг. ПК
«Центральный фондовый каталог» мы, наконец, получим целостную
государственную систему автоматизированного учёта документов Архивного фонда
РФ.
Необходимо отметить, что значительное наращивание объёмов сведений в ПК
«Фондовый каталог» и реализуемые в ряде регионов работы по предоставлению
доступа к информации о документах архивов субъекта федерации через Интернет,
потребуют и серьёзной материально-технической базы, и квалифицированного
персонала для обслуживания этих ресурсов. В связи с этим можно предположить,
что, точно так же, как Росархив выносит «Центральный фондовый каталог» на
площадку РГАНТД, во многих субъектах федерации посчитают необходимым
вынести ПК «Фондовый каталог» на площадку одного архива, наиболее
продвинутого в плане компьютеризации и имеющего необходимую материальнотехническую базу и IT-специалистов.
Следующее направление данного раздела Программы – автоматизация
внутриархивной деятельности. Она автоматизирована пока недостаточно.
Имеющиеся в наличии программные средства по большей части простые,
разработанные на заказ программы, зачастую уже устаревшие и не обеспеченные
должной технической поддержкой. Более того, так как используемые в архивах
программы не интегрированы друг с другом, это приводит к тому, что одна и та же
информация вводится несколько раз – в каждую программу отдельно.
Определенный набор программ по автоматизации внутренней деятельности
предлагают коммерческие организации, действующие на этом рынке. Но эти
программные средства, также как и разрабатываемое на заказ ПО, далеко не всегда
интегрированы в единую систему с другими программами конкретного архива (в
первую очередь – ПК «Архивный фонд»). Кроме того, они зачастую довольно
дороги.
23
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Поэтому одной из своих задач Росархив видит создание типовых решений в
области автоматизации внутриархивной деятельности.
В перспективе планируется разработать (или приобрести уже готовые) и
предложить для использования такие типовые программные продукты-модули как
«Контроль за движением дел», «Электронный читальный зал», «Виртуальный
читальный зал», «Работа с источниками комплектования», «Выполнение запросов
граждан» и др. Это должны быть настраиваемые решения, которые каждый архив
сможет взять и доработать (настроить) «под себя» с учётом своей специфики. В то
же время, в отличие от ПК «Архивный фонд», они (подчеркиваю специально) не
будут обязательны для использования. При этом функциональные модули конечно
должны интегрироваться с общей БД, созданной в ПК «Архивный фонд», что
обеспечит однократность ввода данных и удобство работы с ними.
Иная ситуация складывается с информационно-поисковыми системами. Здесь
необходимо сказать, что определенные возможности поиска заложены в ПК
«Архивный Фонд». Их вполне достаточно для обеспечения общеархивного поиска
через сеть Интернет, а также внутри отдельного небольшого архива (включая
доступ к оцифрованным копиям документов). Однако решение более сложных и
объемных задач потребует разработки специализированного ПО, технические
задания на которое должны быть определены в каждом конкретном случае.
Естественно, это ПО должно взаимодействовать с ПК АФ4, обеспечивая
одноразовый ввод информации при многократном ее использовании. При этом
отраслевое единство и совместимость будут обеспечиваться другими способами:
применением единой учетной системы, использованием единой методической базы
(в первую очередь, подготовленного ВНИИДАД «Единого классификатора
документной информации Архивного фонда Российской Федерации»).
В Программе информатизации также обозначена необходимость создания и
ведения еще одной общеотраслевой автоматизированной системы –
«Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской
Федерации». Представляется целесообразным её активное наполнение, включая
представление в ней образов документов и организацию доступа к системе через
портал «Архивы России».
Создание подобных региональных реестров (что уже делается в ряде
регионов) с размещением на сайтах не только описаний, но и оцифрованных образов
позволит обеспечить через сеть Интернет самый широкий доступ к архивным
богатствам России, гарантируя при этом полную сохранность оригинала.
Оцифровка объектов культурного наследия, включая архивные фонды, и
развитие цифрового контента являются одними из ключевых направлений
государственной программы «Информационное общество (2011–2020 годы)». Этой
же проблеме посвящен специальный подраздел Программы информатизации
Росархива и подведомственных ему учреждений. Решение поставленной задачи в
силу специфики и разнообразия видов и типов документов, составляющих
Архивный фонд РФ, представляется чрезвычайно сложным. В рамках Программы
предполагается осуществить научно-исследовательские и опытно-конструкторские
работы по определению стандартных требований к сканирующему оборудованию,
применяемому для оцифровки различных фондов (включая оригиналы документов
XI – конца XIX вв., кино, фото и фонодокументы) с целью повышения сохранности
оригиналов. Остро стоит необходимость разработки единых стандартов оценки и
контроля качества электронных копий и носителей электронной информации.
Особой проблемой является внедрение цифрового TV и связанные с этим два
аспекта. Первый – обеспечение сопоставимого с цифровым TV качества
электронных копий архивных кино и видеоматериалов, а второй – организация
приема документов, созданных в форматах и на носителях, применяемых в
цифровом телевидении, на постоянное хранение с обеспечением возможности их
дальнейшего использования.
24
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Очевидно, что необходимо определение приоритетов в оцифровке
документов, создание и мониторинг перспективного поэтапного плана сканирования
документов Архивного фонда.
И только после решения этих задач возможны осуществление массового
перевода в современный цифровой формат и организация доступа к электронным
копиям особо ценных и наиболее используемых документов на бумажной основе,
фото-, фоно-, кино- и видео-документов.
Логическим завершением раздела «Автоматизация и информатизация
основных направлений деятельности архивов» Программы информатизации
является задача организации доступа к документам архивного фонда.
В Программе предусмотрены мероприятия, реализация которых позволит
значительно увеличить возможности доступа к архивным документам. Среди них:
создание компьютеризированных читальных залов в федеральных архивах на
базе терминальной системы информационного обслуживания и обеспечение этих
залов оборудованием для использования оцифрованных копий хранимых
документов;
разработка программного обеспечения для создания, внедрения и
функционирования единого «Электронного читального зала» с «личными
кабинетами исследователей», функционирующего на портале «Архивы России» и
обеспечивающего возможность удаленного доступа к ресурсам читальных залов
федеральных архивов;
создание системы технической поддержки аппаратно-программных
комплексов и электронных ресурсов архивов.
Самостоятельная задача, решение которой предусмотрено Программой
информатизации, – образование Центра хранения электронных документов (ЦХЭД).
На этой задаче необходимо остановиться подробнее.
Организация работы с электронными документами в больших объёмах
требует сложных аппаратно-программных комплексов, которые должны
обеспечивать не просто хранение миллионов документов, но и возможности доступа
к ним и их эффективного использования и, в том числе через Интернет, и самое
главное – обеспечение вечного хранения электронных документов и электронных
образов документов. Сегодня на работы по оцифровке тратятся десятки и сотни
миллионов рублей, и полученные результаты ни в коем случае не должны быть
утеряны.
Кроме материально-технического обеспечения не менее важно наличие
квалифицированного персонала, который был бы в состоянии обслуживать эти
сложные аппаратно-программные комплексы, соблюдая все технологические
требования. И это тоже большая проблема для архивов.
Решение стоявших задач мы видим в создании Центра, в котором на основе
новейших технологий обеспечивалась бы работа с электронными документами и
образами документов, где функционировали бы ПК «Центральный фондовый
каталог», «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда
Российской Федерации» и другие программы. Создание одного центра на порядок
проще и дешевле, чем создание соответствующих подразделений при каждом из
федеральных архивов. Такой Центр планируется развернуть на базе РГАНТД. Центр
мог бы осуществлять резервное хранение всех электронных образов документов,
создаваемых в федеральных архивах, гарантируя тем самым сохранность этих
материалов и обеспечивая доступ к материалам через Интернет, либо закрытый (для
архивистов и пользователей читальных залов), либо публичный. Именно ЦХЭД,
обладая соответствующими технологиями информационной безопасности, мог бы
предоставлять доступ к различным материалам без риска для них.
По поручению Президиума Совета при Президенте РФ по развитию
информационного общества в Российской Федерации Росархив совместно с
другими заинтересованными ФОИВ готовит концепцию создания ЦХЭД.
В заключение необходимо коротко остановится еще на трех вопросах:
25
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Развитие информационных технологий, хранение и обработка оцифрованных
материалов, приём электронных документов и главное – обеспечение их
сохранности требует совершенно нового типа архивиста, хорошо владеющего
информационными технологиями, умеющего обращаться с современной
компьютерной техникой.
Поэтому внедрение современных технологий обязательно должно
сопровождаться
обучением
сотрудников.
Необходимо
как
повышение
компьютерной грамотности всех архивистов, так и целевое обучение работе с
внедряемыми программными комплексами.
Очень важно не забывать о средствах обеспечения безопасности документов и
баз данных, защите от проникновения через Интернет, от несанкционированных
действия пользователей читального зала, просто от ошибок сотрудников. Нельзя
забывать, что электронные технологии, обеспечивая удобство работы, поиск и
быстрый доступ, в то же время существенно повышают риск утраты больших
массивов данных.
И, наконец, последнее по порядку, но не по значению. Информатизация – дело
чрезвычайно затратное. Для перехода архивов к современным технологиям нужны
значительные инвестиции в оборудование, оснащение рабочих мест архивистов
современной
компьютерной
техникой,
создание
локальных
сетей
с
широкополосным выходом в Интернет, серверной инфраструктуры для работы с
базами данных и электронными документами, образами документов. Современная
материально-техническая база потребуется и для работы с ПК «Архивный фонд» и
«Фондовый каталог», которые после наполнения будут насчитывать миллионы и
даже десятки миллионов записей.
Работы предстоит очень много, но надо переходить на новый уровень и
соответствовать требованиям завтрашнего дня.
____________________
26
ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
27
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
РЕШЕНИЕ
13 апреля 2011 года № 1
Об итогах работы архивных учреждений Приморского края за 2010 год
и задачах на 2011 год
Рассмотрев итоги деятельности архивного отдела Приморского края,
ГКУ «Государственный архив Приморского края» и муниципальных архивов
Приморского края, коллегия
Р Е Ш И Л А:
1. Признать работу архивных учреждений Приморского края в 2010 году
удовлетворительной.
2. Считать
приоритетными
направлениями
деятельности
архивных
учреждений Приморского края в 2011 году:
2.1. Обеспечение условий, необходимых для сохранности архивных
документов.
2.2. Исполнение социально-правовых запросов граждан в установленные
законом сроки.
2.3. Разработку и внедрение в деятельность административных регламентов
предоставления государственных (муниципальных) услуг и исполнения
государственных (муниципальных) функций в области архивного дела.
3. Архивному отделу Приморского края:
3.1. Продолжить работу по обеспечению ГКУ «Государственный архив
Приморского края» помещениями.
3.2. Продолжить оказание методической и практической помощи органам
местного самоуправления муниципальных районов, городских округов по
реализации полномочий в области архивного дела.
4. Архивным учреждениям Приморского края в 2010 году:
4.1. Обеспечить выполнение основных направлений развития архивного дела в
Приморском крае на 2011 год.
4.2. организовать деятельность с учетом экономного расходования бюджетных
средств, обеспечив, в первую очередь, безопасность архивов и архивных
документов, исполнение социально-правовых запросов граждан.
4.3. Обеспечить:
оперативное предоставление архивной информации по обращениям органов
государственной власти и местного самоуправления;
оперативное представление новостной и контактной информации в архивный
отдел Приморского края для размещения на странице архивного отдела на сайте
Администрации Приморского края;
5. Контроль за выполнением настоящего решения коллегии возложить на
секретаря коллегии Л.В.Ходову.
____________________
28
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
Н.С.Гонохова – и.о. начальника
архивного отдела Приморского края,
заместитель председателя коллегии
Об итогах работы архивных учреждений Приморского края за 2010 год
и задачах на 2011 год
Сегодня мы подводим итоги нашей совместной деятельности за 2010 год.
Деятельность архивных органов и учреждений Приморского края традиционно была
направлена на выполнение социально значимых функций по обеспечению
сохранности, комплектованию, учету документов Архивного фонда Российской
Федерации и предоставлению информационных услуг гражданам.
В числе организационных мер по государственному регулированию в сфере
архивного дела следует отметить следующее.
В соответствии с Планами мероприятий по проведению административной
реформы в Приморском крае в 2010 году и по переходу на предоставление
государственных и муниципальных услуг в электронном виде:
архивным отделом Приморского края разработаны и утверждены приказом
административные регламенты по предоставлению государственных услуг:
по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и
иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их
законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок,
направляемых в иностранные государства;
по организации информационного обеспечения граждан, органов
государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных
объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и
других архивных документов; проведена юридическая экспертиза приказов
прокуратурой Приморского края и управлением Министерства юстиции Российской
Федерации по Приморскому краю;
подготовлен рабочий план перевода государственных услуг, предоставляемых
архивным отделом Приморского края, в электронный вид;
сведения о государственных услугах размещены в Региональном реестре и на
портале государственных и муниципальных услуг (функций) Приморского края, а
также в разделе архивного отдела Приморского края сайта Администрации
Приморского края;
Для формирования сводных паспортов и планов-графиков региональных
мероприятий, предусмотренных Планом реализации Стратегии развития
информационного общества в Российской Федерации, подготовлены паспорта
мероприятий «Перевод архивных фондов в электронный вид», «Обеспечение
доступа к электронным фондам государственных и муниципальных учреждений
культуры с использованием сети Интернет», «Создание единой информационнопоисковой системы к документам Архивного фонда Российской Федерации,
включающей описания документов на уровне архивного дела», отчетность о ходе
выполнения плана. Госархивом края проведена оцифровка 100% описей дел (5 930),
2,58% дел, хранящихся в госархиве (1 733 ед. хр. особо ценных документов, 20 985
ед. хр. фотодокументов), обеспечено функционирование веб-сайта госархива, 15
муниципальных архивов разместили на своих страницах на сайтах администраций
городских округов и муниципальных районов списки хранящихся архивных
фондов). Все показатели, кроме показателя по оцифровке документов, выполнены.
Подготовлены предложения в проект краевой долгосрочной целевой
программы «Формирование информационного общества в Приморском крае» на
29
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
2011-2014 годы (перечень мероприятий, сметы расходов); программа утверждена
постановлением Администрации Приморского края от 01.02.2011 № 34-па. Объем
финансирования из краевого бюджета на реализацию программных мероприятий по
переводу краевых архивных фондов в электронный вид и создание единой
информационно-поисковой системы к документам Архивного фонда Российской
Федерации в 2012-2014 годах составит 25 млн. руб.
В целях реализации Федерального закона от 08.05.2010 № 83-ФЗ «О внесении
изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с
совершенствованием правового положения государственных (муниципальных)
учреждений» был проведен комплекс правовых, организационных и практических
мероприятий. Распоряжением Администрации края от 01.12.2010 № 619-ра
государственному учреждению «Государственный архив Приморского края»
присвоен новый тип - государственное казенное учреждение, остающееся на
сметном финансировании
Во исполнение поручения Губернатора Приморского края С.М.Дарькина от
24.11.2010 по итогам посещения госархива края, были проведены мероприятия по
оптимизации штатного расписания госархива края. В результате оптимизации
структуры и состава должностей госархива края, за счет сокращения должностей
неосновного персонала увеличена численность работников основного персонала,
занятого на исполнении запросов граждан и организаций, на 4 человека. Отдел
научно-справочного аппарата и организационно-методический отдел преобразованы
в отдел информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных
технологий, в составе которого создан сектор оцифровки документов. Общая
численность учреждения осталась прежней – 76 человек. Новое штатное расписание
введено в действие с 01.04.2011.
В течение 2010 года также произошли изменения в сети и численности
муниципальных архивов края: в 2 городских округах прекратили существование
архивные отделы и созданы муниципальные учреждения «Архив города
Владивостока» и «Муниципальный архив Партизанского городского округа». В
Лазовском муниципальном районе прекратил функционировать архивный отдел и
стал действовать главный специалист – заведующий муниципальным архивом
(муниципальное учреждение не создано). В Кировском муниципальном районе
архивный отдел выведен из состава управления делопроизводства и переведен в
статус самостоятельного структурного подразделения администрации.
По состоянию на 1 января 2011 года статус муниципальных архивов таков: 23
архивных отдела являются самостоятельными структурными подразделениями
администраций городских округов и муниципальных районов края; 2 архивных
отдела входят в состав управлений делами администраций Спасского и
Черниговского муниципальных районов; 6 специалистов (главных, ведущих) по
архивным вопросам действуют в составе управлений делами, общего и
организационного отделов администраций городского округа ЗАТО город Фокино,
Красноармейского, Лазовского, Октябрьского, Ольгинского и Тернейского
муниципальных районов; 3 муниципальных учреждения – муниципальных архива в
гг. Владивостоке, Партизанске, Уссурийске.
Дополнительные штатные единицы введены: 7 – в МУ «Архив города
Владивостока», 2 – в МУ «Муниципальный архив Партизанского городского
округа», 1 – в архивном отделе Находкинского городского округа. В то же время,
несмотря на увеличение объема работ, выполняемых сотрудниками архивов,
сокращены по 1 штатной единице в 3 архивных отделах (Кавалеровском,
Кировском, Черниговском муниципальных районах). В целом по краю численность
муниципальных архивистов увеличилась с 77 до 84 человек.
В течение 2010 года 29 администрациями городских округов и
муниципальных районов было принято 91 постановление и распоряжение по
30
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
различным вопросам архивного дела: об утверждении административных
регламентов по предоставлению муниципальных услуг; положений об архивных
отделах; положений о выплатах стимулирующего характера руководителям
муниципальных архивов; положения о городском смотре-конкурсе «Лучший
архивист»; графиков упорядочения и комплектования документов организаций источников комплектования и др.
Архивным отделом Приморского края проведено 2 заседания коллегии
архивного отдела, в том числе – 1 расширенное, семинар для работников архивных
учреждений края, 17 заседаний ЭПМК.
Сотрудниками архивного отдела осуществлены 4 командировки в
муниципальные архивы с оказанием методической и практической помощи по
ведению основных учетных документов, по составлению описей дел, по работе с БД
«Архивный фонд». В целях методического обеспечения деятельности
государственного архива и муниципальных архивных отделов, архивным отделом
Приморского края подготовлено и опубликовано в разделе архивного отдела сайта
Администрации края 2 информационно-методических бюллетеня.
Для обеспечения доступа граждан к информации о деятельности
государственных органов и органов местного самоуправления в МУ «Архив
Уссурийского городского округа» приобретен и установлен «Информационный
киоск».
В гг. Артеме, Уссурийске и Лазовском районе заключены соглашения об
информационном взаимодействии с территориальными органами ПФР, приобретено
и установлено программное обеспечение ViPNet [Деловая почта].
В архивный отдел Приморского края поступило совместное письмо
Пенсионного фонда РФ и Федерального архивного агентства об информационном
взаимодействии между отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации и
органами управления архивным делом субъектов РФ, на основании которого мы
подготовили соглашение об информационном взаимодействии между Отделением
Пенсионного фонда Российской Федерации по Приморскому краю (далее – ОПФР),
архивным отделом Приморского края, госархивом края и муниципальными
архивами и направили на правовую экспертизу в правовой департамент
Администрации Приморского края Рекомендовано:
1) исключить из соглашения муниципальные архивы, так как у архивного
отдела Приморского края отсутствуют полномочия по установлению прав и
обязанностей в отношении муниципальных архивов;
2) в связи с тем, что архивный отдел Приморского края не осуществляет
хранение архивных документов, а лишь осуществляет организацию исполнения
запросов, отсутствует целесообразность заключения соглашения между ОПФР,
архивным отделом и госархивом края.
Госархив края, (муниципальные учреждения – муниципальные архивы,
администрации городских округов и муниципальных районов (там, где архивные
отделы входят в структуру администраций) могут самостоятельно заключать
соглашения об информационном взаимодействии с ОПФР по Приморскому краю и
его управлениями в городах и районах.
К сведению, Федеральным законом от 27.07.2010 № 227-ФЗ «О внесении
изменений в отдельные законодательные акты РФ в связи с принятием
Федерального закона «Об организации предоставления государственных и
муниципальных услуг» (статья 20) внесены изменения в Федерального закона от
22.10.2004 № 125- ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в статье 24,
статье 26, части 3 и части 7. Часть 7 статьи 26 дополнена следующим образом:
государственные и муниципальные архивы… предоставляют госорганам, органам
местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий
информацию и копии архивных документов, в т.ч. в форме электронных
31
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
документов.
Таким образом, при заключении соглашения об информационном
взаимодействии с территориальными органами Пенсионного фонда Российской
Федерации архивные справки, архивные выписки и архивные копии документов
можно будет направлять в электронном форме, не дублируя их на бумажном носителе.
Прошедший год для архивистов края был не простым, но, несмотря на это, в
целом по краю все основные плановые показатели на 2010 год архивами края
перевыполнены.
В области обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской
Федерации должное внимание уделялось улучшению условий хранения документов.
В 2010 году архивный отдел администрации Спасского муниципального
района переехал в новое помещение, площадью 95 кв.м. В Красноармейском районе
дополнительно введено в эксплуатацию помещение площадью 12 кв.м. Уменьшение
площадей на 71 кв.м произошло в г.Владивостоке (в связи с созданием МУ «Архив
города Владивостока»). В итоге площади муниципальных архивов уменьшились на
46 кв.м;
Общий объем площадей помещений архивных отделов составляет 6 250 кв.м,
из них 158 кв.м не введено в эксплуатацию (Кавалеровский район). Степень
загруженности – 88% (в 2009 году - 86,6 %).
В течение отчетного года в г. Артеме, Надеждинском, Пожарском,
Ханкайском, Хасанском, Хорольском, Черниговском и Яковлевском районах
осуществлен ремонт помещений, фасада здания, крыши, заменена электропроводка,
светильники, проведена противогрибковая обработка стен хранилищ, замена и
установка металлических дверей, оконных рам и др.
В архивных отделах гг. Лесозаводска, Находки дополнительно установлено 87
пог.м металлических стеллажей. В МУ «Архив города Владивостока» в результате
уменьшения площадей архивохранилищ уменьшилась протяженность стеллажей на
340 пог.м.
Всего по состоянию на 31.12.2010 в муниципальных архивах протяженность
стеллажей составила 17 855 пог.м.
В архивном отделе Артемовского городского округа проведена замена
системы автоматической пожарной сигнализации, установлены прибор приемоконтрольный охранно-пожарный (подключен к центральному пункту пожарной
охраны), система звукового оповещения при пожаре, знаки пожарной безопасности,
приобретен пожарный рукав. В г. Спасск-Дальний, Дальнереченском, Лазовском,
Ханкайском и Хасанском районах приобретено или заменено 27 огнетушителей.
Вместе с тем уменьшились площади, оснащенные современными системами
пожарной и охранной сигнализации, в связи с тем, что в Спасском районе новое
помещение не оборудовано охранно-пожарной сигнализацией.
По состоянию на 31.12.2010 78% помещений архивных отделов оборудованы
пожарной сигнализацией, 66% – охранной сигнализацией, 6% – автоматическими
системами пожаротушения.
Что касается материально-технической базы госархива края, то все мы знаем о
сложившейся ситуации. С конца 2006 года Федеральное архивное агентство и
госархив края находились в стадии судебных разбирательств. Арбитражный суд
Приморского края 20 июля 2009 года принял решение о выселении госархива края.
Данное решение поддержано апелляционной и кассационной инстанциями.
Постановлением от 25.12.2009 в отношении госархива края возбуждено
исполнительное производство по выселению из занимаемых помещений в здании по
ул. Алеутская, 10а.
Сначала Администрация края достигла соглашения с Росархивом о поэтапном
освобождении госархивом края помещений. Выполняя эти условия, госархив края
еще в декабре 2009 года освободил и передал РГИА ДВ одно архивохранилище и
32
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
прилегающие к нему служебные кабинеты общей площадью 299,1 кв. м. Но позже
Росархив стал настаивать на освобождении госархивом края всех помещений в
здании по ул. Алеутская, 10а до конца 2010 года, без предоставления отсрочки.
Отделу по Фрунзенскому району Владивостокского городского округа
Управления Федеральной службы судебных приставов по Приморскому краю 13 июля
2010 года определением Арбитражного суда Приморского края было отказано в
удовлетворении заявления об отсрочке исполнения судебного акта о выселении архива.
Арбитражный суд Приморского края в июле 2010 года направил
исполнительный лист о выселении госархива края в Межрайонный отдел по особым
исполнительным производствам Управления Федеральной службы судебных
приставов по Приморскому краю, постановлением названного отдела от 22.07.2010
возбуждено исполнительное производство о выселении госархива края.
Данное решение не было выполнено в связи с отсутствием в краевой
собственности помещений, пригодных для размещения госархива края. В связи с
этим, по иску Федерального архивного агентства к службе судебных приставов в
декабре 2010 года Арбитражным судом было принято решение о признании
бездействия судебных приставов по исполнению судебного решения по выселению
госархива края. Это решение поддержано в апелляционной инстанции.
Для кардинально решения вопроса о размещении госархива края Губернатором
края С.М.Дарькиным было принято решение о строительстве здания для двух краевых
государственных учреждений – библиотеки и архива. В 2010 году продолжалась
работа по реализации решения Губернатора края о строительстве нового здания.
Администрацией края был проведен конкурс на выполнение проектно-изыскательских
работ по объекту «Приморская государственная публичная библиотека в
г. Владивостоке».
Победителем
конкурса
ОАО «Дальневосточным
научноисследовательским, проектно-изыскательским и конструкторско-технологическим
институтом морского флота» (ОАО «ДНИИМФ») разработан эскизный проект здания
и согласован с заинтересованными органами исполнительной власти и Губернатором
края. Разработана проектно-сметная документация по объекту. В соответствии с
Перечнем строек и объектов для краевых государственных нужд в 2011 году,
утвержденным постановлением Администрации Приморского края от 22.09.2010
№ 323-па, на строительство объекта «Приморская краевая публичная библиотека в
г. Владивостоке» в краевом бюджете на 2011 год предусмотрено 100 млн. рублей. В
настоящее время объявлен открытый аукцион на проведение строительно-монтажных
работ. Окончание строительства запланировано на 2014 год.
В оперативном управлении госархива края имеются помещения по проспекту
100 лет Владивостоку, 7, площадью 398,3 кв.м и по ул. 1-я Морская, 4 площадью
55,1 кв.м. В помещениях по проспекту 100 лет Владивостоку, 7 проведена
реконструкция и ремонт: введено в эксплуатацию 83 кв.м помещений хранилищ,
установлено 1 121 пог.м. металлических стеллажей; в помещениях по ул. 1-я
Морская, 4 продолжены ремонтные работы.
Таким образом, по состоянию на 31.12.2010 госархив края располагается в
помещениях площадью 2 179,3 кв.м, из них 1 749,5 кв.м хранилищ и 429,8 кв.м
служебных помещений. Необходимо ввести в эксплуатацию 150,4 кв.м (95,3 кв.м в
помещениях по проспекту 100 лет Владивостоку, 7 и 55,1 кв.м в помещениях по
ул. 1-я Морская, 4).
По состоянию на 01.01.2011 в госархиве края общая протяжённость архивных
полок 13 118 пог.м. Степень загруженности архивохранилищ составляет 132%.
В 2010 году госархивом края проведена работа по оснащению современными
системами пожарной сигнализации помещений, введенных в эксплуатацию по
проспекту 100 лет Владивостоку, 7.
За счет работы по оказанию платных услуг в 2010 году госархивом края
получено 3 093,8 тыс.руб. (в 2009 году – 1 972,4 тыс. руб), израсходовано 3 163,6
33
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
тыс.руб. В рамках реализации краевой целевой программы «Электронное
Приморье» на 2005-2010 годы» для госархива края закуплено 5 книжных сканеров.
В 2010 году из муниципальных бюджетов на нужды муниципальных архивов
направлено более 2 124,4 тыс.руб. Средства были направлены на ремонтные работы,
замену оборудования, приобретение компьютерной и оргтехники, металлических
стеллажей и шкафов, кондиционеров, светильников, огнетушителей, мебели,
жалюзей, архивных коробок, мешкотары и пр.
В области формирования Архивного фонда Российской Федерации:
В ходе уточнения списков организаций – источников комплектования архивов
края решением ЭПМК архивного отдела Приморского края согласовано исключение
из списков 61 организации и включение 26 организаций.
Например, в список источников комплектования госархива края были
включены вновь образованные органы исполнительной власти Приморского края. В
списки источников комплектования муниципальных архивов продолжено
включение, в основном, муниципальных комитетов и администраций городских и
сельских поселений и исключение сельских и поселковых администраций, а также
организаций в связи с ликвидацией или реорганизацией.
По состоянию на 01.01.2011 в списки источников комплектования архивных
учреждений Приморского края входят 1 318 организаций, из них 349 организаций –
источники комплектования госархива края, 969 - архивных отделов. Из общего
числа источников комплектования 314 - федеральные организации.
МУ «Архив
города
Владивостока»
заключил
2
соглашения
о
взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела с общественными
организациями.
Прием документов.
В 2010 году архивными учреждениями края на постоянное хранение принято
22 296 ед.хр. управленческой документации. План приема перевыполнен почти в 4
раза. Это объясняется тем, что, в госархив края, несмотря на проблему размещения
архивных документов, были приняты вне плана 12 753 ед.хр. документов
нотариальных записей 6 ликвидированных государственных нотариальных контор
города Владивостока. Из муниципальных архивов наибольшее количество дел
приняли архивы городов Находки (630), Партизанска (471), Уссурийска (433) и
Чугуевского района(405).
Прием фотодокументов на традиционных носителях от организаций остался
на том же уровне, что и в прошлом году. 139 ед.хр. принято в гг.Находке и
Партизанске. В г.Находке приняты фотодокументы о международном
сотрудничестве, о праздничных мероприятиях и культурной жизни, по истории
города; в г.Партизанске приняты фотографии жителей города, награжденных
Почетным знаком Партизанского городского округа и занесенных на городскую
Доску почета. План (100 ед.хр.) в целом по краю выполнен, но этот показатель не
выполнен госархивом края в связи с тем, были приняты фотодокументы в
электронном виде.
На электронных носителях в архивы края было принято 12 ед.хр. В госархив
края (4) приняты неописанные фото и видеодокументы на DVD и CD дисках от
Приморского краевого дома молодежи и Территориального центра медицины
катастроф; в г. Находке от музейно-выставочного центра приняты фото, видео и
текстовые документы в электронном виде об открытии интерактивного музея
археологических реконструкций под открытым небом «Палеодеревня»; в г.СпасскеДальнем от ОАО «Спасскцемент» - DVD диск с видеофильмом «100 лет
«Спасскцементу».
Архивный отдел администрации Находкинского городского округа принял 7
видео ед.хр. об установлении побратимских связей города Находка с городами стран
азиатско-тихоокеанского региона, о культурном обмене между городами-побратимами.
34
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
От ликвидированных организаций в 2010 году принято 93 667 дел по личному
составу, это в 5,5 раз больше, чем в прошлом году. В госархив края поступили
документы по личному составу (81 557 ед.хр.) от ликвидированных организаций:
филиала рыбозавода «Каменский», ОАО Мясокомбинат «Владивостокский», также
в связи с угрозой утраты были эвакуированы в неописанном состоянии 80 000
усл. ед.хр. ЗАО СК «Востоктрансфлот». В муниципальные архивы принято 12 110
дел. Наибольшие объемы приняты в Спасском (1397), Михайловском районах
(1389), г.Дальнереченске (989), Находке (817), Чугуевском районе (708).
В течение отчетного года госархивом края, архивными отделами Находки,
Спасска-Дальнего и Лазовского района от граждан принято 65 ед.хр. на бумажной
основе, 456 ед.хр. фотодокументов и 7 ед.хр. электронных документов.
В госархив края приняты неописанные документы заслуженного деятеля
Всероссийского музыкального общества А.Г.Агбалян; фотодокументы от
приморских фотохудожников И.Н.Егорчева и Г.И.Хрущёва;
в г. Находке приняты документы Героя Социалистического труда, Почетного
гражданина города Находки М.Г.Поповой, писателя Р.Ф.Гаврилова; электронные
документы члена Союза Российских писателей, члена коллегии адвокатов,
Почетного гражданина города Находки П.И.Шепчугова;
в г. Спасске-Дальнем - историка-исследователя, писателя А.М.Бачурина и
художника В.И.Воробьева;
в Лазовском районе - участника части особого назначения И.В.Поволоцкого как
на бумажной основе, так и в электронном виде - копии его рукописей; фотодокументы
от фотографа Н.Д.Терентьевой и фотокорреспондента Э.В.Бондаренко;
В части упорядочения документов:
В 2010 году на 17 заседаниях ЭПМК архивного отдела Приморского края
рассмотрены и утверждены описи дел управленческой документации на 23 304
ед.хр. (план выполнен на 130%) и согласованы описи дел по личному составу
ликвидированных предприятий на 15 636 ед.хр. Кроме того, на заседаниях ЭПМК
архивного отдела Приморского края, ЭПМК госархива края и ЭПК администраций
городских округов и муниципальных районов согласованы описи дел по личному
составу организаций - источников комплектования на 31 046 ед.хр.
Продолжалось взаимодействие архивных учреждений края с организациями:
согласовано: 330 номенклатур дел общего и секретного делопроизводства,
примерная номенклатура дел районных (городских) прокуратур, 22 инструкции по
делопроизводству, 44 положения об ЭК, 15 положений об архивах.
Муниципальными архивами края проведено 23 проверки делопроизводства,
условий обеспечения сохранности и учета документов в архивах организаций.
Специалист архивного отдела Приморского края принял участие в проверке
состояния делопроизводства и обеспечения сохранности архивных документов в
органе исполнительной власти Приморского края, проводимой контрольным
управлением Администрации Приморского края по поручению Губернатора
Приморского края.
Сотрудники архивного отдела Приморского края и госархива края читали
лекции по архивному делу и делопроизводству на семинарах, проводимых в
Управлении Федерального казначейства РФ по Приморскому краю и Управлении
судебного департамента по Приморскому краю, в Учебно-методическом центре
Федерации профсоюзов Приморского края, во Владивостокской таможне.
Муниципальными архивами проведено 34 семинара, учеб, лекций по
архивному делу и делопроизводству с работниками делопроизводственных служб и
ответственными за архив организаций - источников комплектования, на которых
присутствовало 392 человека.
Организациям и предприятиям всех форм собственности дано более 2 208
консультаций по различным вопросам делопроизводства и архивного дела.
35
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
Продолжалась работа по описанию различных категорий документов в
архивах. В госархиве края проводилось описание дел по личному составу
управления «Востокрыбхолодфлот (3 010 ед.хр), поступивших в госархив края в
неописанном состоянии; фотодокументов Приморского краевого Дома молодежи,
фотохудожников И.Н.Егорычева и Г.И.Хрущева (280 ед.хр); видеодокументов ОАО
«Владивостокский морской рыбный порт» (1 ед.хр.); электронных документов,
созданных в госархиве в процессе инициативного фотодокументирования в 2010
году (1 ед.хр. / 48 ед.уч.).
К сожалению, госархивом края не выполнен план по описанию документов по
личному составу (план – 6000) в связи с внеплановыми затратами времени на работу
по исполнению запросов тематического характера и на раскладку дел
Востоктрансфлота.
Архивными отделами г.Находки, Партизанска, Лазовского и Спасского района
проведено описание документов постоянного хранения: коллекции документов по
истории г.Находки; документов личного происхождения, фотодокументов,
электронных документов (13). Кроме того, муниципальными архивами описано
2729 ед.хр. дел по личному составу, поступивших в неописанном состоянии от
ликвидированных организаций.
Переработка описей дел проводилась в архивных отделах Тернейского и
Чугуевского районов.
В муниципальных архивах проводилась тематическая разработка фондов
представительных и исполнительных органов местного самоуправления и создание
каталогов на бумажной основе, закаталогизированно 202 ед.хр, составлено и влито в
каталоги 2967 карточек. К сожалению, план по каталогизации управленческой
документации не выполнен (план – 207 ед.хр).
Госархив края и муниципальный архив г. Партизанска проводили
каталогизацию фотодокументов, ими закаталогизированно 311 и 31 ед.хр.
соответственно.
В госархиве края продолжалась работа по подготовке Путеводителя по
фондам Государственного архива Приморского края, том 2. Фонды общественнополитических организаций.
В 2010 году актуальным оставались вопросы дальнейшего внедрения и
использования информационных технологий.
По состоянию на 31.12.2010 в госархиве края и 33 муниципальных архивах
продолжилось ведение БД «Архивный фонд» 3 версия. В БД «Фондовый каталог»
включены массивы данных по 31 муниципальному архиву, включившему в БД
«Архивный фонд» 100% фондов, числящихся по паспортным данным. В «Фондовый
каталог» не включены БД Красноармейского, Тернейского и Яковлевского районов.
В БД «Архивный фонд» в Тернейском районе требуется уточнение количественных
показателей, в Яковлевском районе сведения внесены только на уровне фонда, в
Красноармейском районе не ведется БД «Архивный фонд».
В госархиве края проведена работа по приведению в соответствие показателей
бумажного паспорта госархива по состоянию на 01.01.2010 и электронного
паспорта, выводимого БД «Архивный фонд». С целью поиска ошибки в подсчёте
количества фондов, которая могла быть допущена в ходе работы по интеграции
учета документов бывшего партийного архива в систему государственного учёта
Архивного фонда Российской Федерации, выверен список фондов бывшего
партийного архива Приморского крайкома КПСС, ошибка не обнаружена. Введены
все данные на особо ценные документы. Сверены сопоставимые показатели в
описях, листах фондов и сведения в БД «Архивный фонд».
Архивными учреждениями края продолжено внедрение новой четвёртой
версии ПК «Архивный фонд» (об этом подробнее расскажет И.А.Богданец).
В 2010 году в госархив края завершил оцифровку архивных описей и
36
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
продолжил оцифровку особо ценных документов, фотодокументов и газет научносправочной библиотеки госархива края за 1906-1922 годы.
Разработана и установлена на компьютеры сотрудников программа поиска
описей, которая в настоящее время работает в тестовом режиме, выявляются её
недостатки, ошибки и ведётся работа по её совершенствованию. Продолжалась
разработка программы распознавания описей, заголовков дел.
В течение отчетного года количество компьютеров в архивах увеличилось на
25. В муниципальных архивах из 78 компьютеров имеется 57 современных
компьютеров, отвечающих требованиям ПК АФ4, в госархиве края – из 52
компьютеров - 41 современный. Количество работников на один современный
компьютер в архивном отделе Приморского края составило 0,7 человек, в госархиве
края – 1,5 человека, в муниципальных архивах – 1,1 человека.
В течение года продолжалось представление информационных ресурсов
архивов края в сети Интернет: в разделе архивного отдела на сайте Администрации
Приморского края: открыт раздел «Административные регламенты»; в разделе
«Публикации» размещены 2 информационно-методических бюллетеня архивного
отдела, подготовленные в 2010 году. В структуре сайта госархива края созданы 2
новых раздела, размещено 12 статей, подготовленных сотрудниками госархива в
разные годы, 2 виртуальные выставки фотодокументов архива, справочники,
перечень платных работ и услуг и многое другое – подробнее об этом расскажет
Е.И. За 2010 год с материалами сайта госархива края ознакомилось 5107
посетителей. Пополнялась новостная и контактная информация. Архивный отдел
оперативно направлял в службу поддержки портала "Архивы России" новости о
событиях в архивной службе края.
17 муниципальных архивов имеют свои страницы на сайтах администраций
городских округов и муниципальных районов, 25 - выход в интернет, 22 электронную почту.
В 2010 году продлили договоры с ООО «Термика.РУ» на информационное
обслуживание тематических комплектов БД «Информационно-справочная система
архивной отрасли» и приложения к ней «Информационная система архивистов
России» архивный отдел Приморского края, госархив края и архивные отделы
г.Арсеньева и Лазовского района, заключили договоры муниципальный архив
г.Уссурийск и архивный отдел Михайловского района.
Архивными
учреждениями
края
проведена
большая
работа
по
информационному обеспечению архивной информацией органов государственной
власти, местного самоуправления, юридических и физических лиц. Особое внимание
было уделено празднованию 65-летия Победы в Великой Отечественной войне.
В течение года архивными учреждениями края подготовлены и проведены 243
информационных мероприятия (госархив – 16, муниципальные архивы – 227).
Среди муниципальных архивов больше всего информационных мероприятий
проведено в г. Находке (72), Кавалеровском (17), Лазовском (17), Пожарском районе
(16), г. Фокино (15), г. Партизанске (10).
Архивами края проведено 46 выставок документов, посвященных
празднованию 65-летию Победы в Великой Отечественной войне, 90-летию со дня
антиколчаковского восстания под руководством С.Лазо, юбилейным и памятным
датам населенных пунктов, организаций, почетных граждан;
опубликовано 48 статей и подборок документов. Муниципальные архивы
подготовили статьи, посвященные 100-летию со дня рождения А.Т.Твардовского,
65-летию Победы над милитаристской Японией, дню архивов, по истории
населенных пунктов, организаций, почетных граждан.
проведено 9 теле- и радиопередач посвященных Дню Победы, дню архивов,
держателям личных фондов М.Г.Поповой – Героя Социалистического труда,
почетного гражданина г.Находка, встрече сестер Качановских (Австралия) с
37
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
Качановским В.И. – кузеном, проживающим в п.Краскино Хасанского района.
подготовлено 62 информационных документа. Архивными отделами
подготовлены информации об истории заселения и образования сел, больниц, школ,
календари, перечни юбилейных и знаменательных дат, списки награжденных орденами
работников Хрустальненского горно-обогатительного комбината для использования
при создании мемориала горняцкой славы (Кавалеровский район) и др.;
39 лекций, бесед и школьных уроков для студентов и школьников по истории
Приморского края, архивов, личных фондов и др. В Красноармейском районе
проведена 1 интерактивная игра, посвященная 90-летию со дня начала
антиколчаковского восстания в Приморье;
3 встречи с представителями органов местного самоуправления, студентами,
СМИ (г.Находка), с членами клуба «Родовед» (Партизанский район), сестер
Качановских из Австралии с жителем с.Краскино (Хасанский район).
также проведено 26 экскурсий по архивам для студентов и школьников; 2 дня
открытых дверей.
В 2010 году архивными учреждениями края было исполнено 50 863 запросов
физических и юридических лиц (госархив – 4 038, муниципальные архивы – 46 825),
связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное
обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с
законодательством. В установленные законодательством сроки госархивом
исполнено 22% запросов, муниципальными архивами – 96%.
В госархиве края для работы по исполнению запросов дополнительно
привлекались сотрудники отделов научно-справочного аппарата, использования и
публикации документов, государственного учёта и обеспечения сохранности
документов.
В муниципальных архивах учреждениями Пенсионного фонда было
проведены 1 003 встречных проверки.
По сравнению с 2009 годом количество исполненных социально-правовых
запросов в госархиве края увеличилось на 21%, в муниципальных архивах – на 2%.
Кроме того архивами края исполнено 12 254 тематических и генеалогических
запросов (госархив – 1 592, муниципальные архивы – 10 662).
Читальные залы посетил 1 401 исследователь, число посещений составило
4 317. Всего в 2010 году архивы края предоставили услуги 71 403 различным
категориям пользователям архивной информацией. В целом по краю количество
пользователей архивной информации, по сравнению с предыдущим годом,
увеличилось на 7%.
В 2009 году из архивохранилищ края было выдано 382 928 дел (госархив –
54 733, архивные отделы – 328 195), 410 118 дел (госархив – 61 718, архивные
отделы – 348 400). В целом по краю количество выданных их архивохранилищ дел
уменьшилось на 8%.
Продолжалась работа по рассекречиванию архивных документов, рассекречено
полностью 1 297 дел 7 фондов госархива края, рассекречено частично 25 дел.
В прошлом году Росархивом были подведены итоги отраслевого конкурса
научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии,
выполненных в 2007-2008 годах, в котором принял участие архивный отдел
Приморского края. За подготовку справочника «Документы по личному составу,
хранящиеся в архивных отделах администраций городских округов и
муниципальных районов Приморского края» 4 сотрудника архивного отдела были
отмечены дипломами.
Таковы основные итоги деятельности архивной службы Приморского края за
2010 год.
Несколько слов о задачах на текущий год.
В 2011 году значительное внимание будет уделено вопросу обеспечения
38
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
госархива края помещениями, организации и перемещению архивных фондов.
Муниципальными архивами будет продолжена работа по повышению
пожарной безопасности помещений архивов, реализации нормативных требований
по организации хранения документов
Архивным учреждениям края необходимо:
в рамках осуществления административной реформы завершить разработку и
внедрение в деятельность административных регламентов предоставления
государственных (муниципальных) услуг и исполнения государственных
(муниципальных) функций в области архивного дела, в т.ч. архивному отделу
Приморского края – по контролю за соблюдением законодательства в области
архивного дела;
организовать деятельность с учетом экономного расходования бюджетных
средств, обеспечив, в первую очередь, безопасность архивов и архивных
документов;
организовать исполнение социально-правовых запросов граждан в
установленные законом сроки.
обеспечить оперативное предоставление архивной информации по
обращениям органов государственной власти и местного самоуправления;
обеспечить выполнение основных направлений развития архивного дела в
Приморском крае на 2011 год.
________________________
39
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА ПРИМОРСКОГО КРАЯ
13
14
всего на хранении
12
введено в БД
11
в т.ч. имеющих выход в
Интернет
Наличие электронной почты
(да-1 / нет -0)
10
в.т.ч. современных
9
Уровень внедрения
информационных
коммуникационных технологий
(ИКТ)
Ведение
Наличие
учетной БД
компьютеров
"Архивный
(шт.)
фонд"
(фондов)
всего
8
Выдано документов из архива
7
Пользователи архивной информацией**
6
Проведено информационных мероприятий *
5
Исполнено тематических запросов
4
1189622 264468 132% 15287 81557 5438
Исполнено социально-правовых запросов
3
76
Упорядочено дел управленческих документов
2
В том
числе
по л/с
Принято дел по личному составу
40
1
1 Государственный
архив
Приморского
края
2 г. Арсеньев
3 г. Артём
4 г. Большой
Камень
5 г. Владивосток
6 г. Дальнегорск
7 г. Дальнереченск
8 г. Лесозаводск
Всего
Принято дел постоянного хранения
Наименование
городов и
районов
Количество дел,
хранящихся в
архиве
Степень загруженности (%)
№
п/п
Штатная численность
ИНФОРМАЦИЯ
об итогах работы государственных и муниципальных архивов Приморского края за 2010 год
19
20
15
16
17
18
4038 1592
16
6069 54733
52
41
4
1
3523 3523
3
4
1
36617
55620
15944
25432
33495
4298
72%
55%
58%
337
330
163
233
593
247
310
982
118
1109
3062
442
642
105
218
3
5
0
2156 9755
3250 20438
690 13792
3
4
1
2
3
1
1
3
1
1
1
1
78
130
116
78
130
116
13
2
2
2
471814
43928
18749
32181
45243 100%
32200 95%
10044 100%
14998 79%
83
159
94
113
82
68
989
0
1486
225
1003
171
2902 351
1185 290
1500
0
1908 1691
0
0
6
2
3253 11862
1476 9236
1576 5018
3727 12849
4
3
1
2
3
1
1
1
1
0
1
0
1
0
0
0
211
74
63
131
211
74
63
131
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА ПРИМОРСКОГО КРАЯ
1
2
41
9 г. Находка
10 г. Партизанск
11 г. СпасскДальний
12 г. Уссурийск
13 г. Фокино
14 Анучинский
район
15 Дальнереченский
16 Кавалеровский
район
17 Кировский район
18 Красноармейский
19 Лазовский район
20 Михайловский
район
21 Надеждинский
район
22 Октябрьский
район
23 Ольгинский
район
24 Партизанский
район
25 Пограничный
район
26 Пожарский
район
27 Спасский район
28 Тернейский
район
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
15
16
17
18
19
20
6
6
3
61341
47254
22653
25272
24451
10898
61%
95%
70%
630
471
206
817
24
110
939
285
365
4737
1844
2437
952
177
159
72
10
7
6869 29202
3179 8139
2650 19694
13
14
6
5
2
4
4
1
1
1
1
1
1
1
197
117
93
197
117
93
7
1
1,5
93209
10226
17112
41329 100%
5118 84%
4971 100%
433
118
130
569
565
0
919
329
395
3892
267
592
1004
34
48
2
15
7
6998 27788
306 1179
646 5864
9
1
1
8
1
1
1
1
1
1
1
0
342
54
49
342
54
49
1
19689
8084
90%
67
35
331
1485
0
2
1544 13718
1
0
0
0
105
105
3
29980
12833
57%
283
333
689
2012
597
17
2831
8361
2
1
1
1
111
111
1
1
22297
16242
7380
4464
80%
81%
263
86
71
42
553
166
1468
860
122
0
3
3
2052
1284
5799
4976
2
1
1
1
1
0
1
0
87
0
87
89
1
2
16592
31505
3829
14155
90%
95%
233
281
562
1389
554
573
436
667
22
812
17
2
953 3056
1521 16023
1
3
1
2
1
2
0
1
80
145
80
145
1
26796
11708
90%
194
501
791
1343
54
3
1427
7719
2
2
2
1
89
89
2
19200
5824
95%
321
580
341
1251
11
1
1266 10127
2
0
0
0
72
72
1
12996
2093
182%
90
1
207
384
8
3
413
1537
1
0
0
0
82
82
2
16383
4230
89%
142
179
605
1177
172
2
1482 11240
3
3
2
1
64
64
1
15106
2339
82%
63
0
121
597
9
0
606
5111
1
1
1
1
61
61
2
24708
8163
85%
208
129
806
1376
113
16
1678
241
2
2
1
1
75
75
1
1
21492
13730
6555
3647
93%
88%
181
87
1397
84
384
212
938
482
1672
29
2
0
2889
531
7319
1857
1
1
1
1
1
0
1
0
122
89
122
89
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА ПРИМОРСКОГО КРАЯ
1
2
3
4
5
42
29 Ханкайский
2
23762 7241
район
30 Хасанский район
3
47567 20613
31 Хорольский
2
54435 40719
район
32 Черниговский
1
19810 4822
район
33 Чугуевский
2
32197 13658
район
34 Шкотовский
1
6355
3276
район
35 Яковлевский
1
13978 2601
район
Итого по
муниципальны
84 1411468 465983
м архивам
ВСЕГО по
Приморскому
159,5 2601090 730451
краю
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
77%
294
455
333
1610
287
7
1964
6184
2
2
1
1
102
102
112%
98%
124
112
205
199
228
322
1261
867
419
63
7
3
1809
947
8628
7260
3
2
1
2
1
1
1
1
105
83
105
83
96%
94
100
197
957
91
0
1061
1748
2
2
2
1
77
77
69%
405
708
975
1146
364
0
1516 15253
2
0
0
0
119
119
78%
100
585
670
310
67
2
435
14945
1
1
1
1
38
38
100%
114
258
184
321
22
8
349
2277
1
1
0
0
81
81
88%
7009 12110 16769 46825 10605 227 65334
32819
5
78
56
31
22
3442 3531
38292
130
8
97
35
23
6965 7054
89% 22296 93667 22207 50863 12197 243 71403
* указывается суммарное количество всех информационных мероприятий - выставки (головная организация), публикации и статьи в СМИ,
теле- радиопередачи, экскурсии, школьные уроки, лекции, беседы и др., проведенных в течение года
** указывается суммарное количество: пользователей, работавших в читальных залах; исполненных социально-правового запросов, тематических
и генеалогических; посетителей выставок, при подготовке и проведении которых архив выступал в качестве головной организации, экскурсантов,
участников встреч с общественностью, уроков для школьников и студентов; слушателей лекций, бесед, подготовленных специалистами
архивного отдела.
Архивный отдел Приморского края
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
Е.И.Танцуренко - заместитель
директора ГУ «Государственный
архив Приморского края»
Об итогах работы государственного учреждения «Государственный архив
Приморского края» за 2010 год и задачах на 2011 год
В 2010 году главным направлением деятельности госархива была работа по
исполнению запросов социально-правового и тематического характера организаций
и граждан и решение проблем, связанных с размещением архива, в том числе
финансовых.
В 2010 года госархив края работу по усовершенствованию оказания платных
услуг. Разработан Перечень платных услуг, оказываемых гражданам и
организациям, в него включено 47 видов услуг, оказываемых за плату. Утверждён
новый Прейскурант цен на платные услуги. Цены рассчитаны с учётом с Норм
времени на работы и услуги, выполняемы государственными архивами, 2008 год.
За счет работы по оказанию платных услуг получено 3 млн. 093 тыс. 802 руб.,
по сравнению с 2009 годом на 56% больше. Такое увеличение произошло за счёт
работы по упорядочению большого количества документов по личному составу
ликвидируемых организаций, в первую очередь Владивостокского судоремонтного
завода, а так же за счёт повышения расценок на платные услуги, оказываемые
госархивом края.
За счет бюджетных и внебюджетных средств закуплены стеллажи в
хранилища, 10 компьютеров, 2 многофункциональных устройства, 1 ноутбук,
1 системный блок, 2 источника бесперебойного питания, 1 монитор, 3 лазерных
принтера, 2 стремянки, цифровая зеркальная фотокамера и т.д. За счёт средств,
выделенных в рамках реализации краевой целевой программы «Электронное
Приморье» на 2005-2010 годы», для госархива края закуплено 5 книжных сканеров.
Остаточная стоимость основных средств по сравнению с 2009 годом также
увеличилась на 38 %. В расчете на 1 ед.хр. она составляет 2,343 рубля (в 2009 –
1,652 руб.) Увеличение показателя произошло в основном за счёт покупки
стеллажей.
Разложено ранее складированных 55 тысяч ед.хр. Тем не менее, часть
документов по состоянию на 01.01.2011 находится в складированном состоянии 43853 единицы хранения фондов первичных партийных организаций КПСС.
Степень загруженности всех архивохранилищ на 01.01.2011 составляет 132%.
В 2010 году проводилась работа по улучшению физического состояния
документов, отреставрировано 1585 листов, отреставрировано 52 дела, подшито и
переплетено 3066 дел, всего улучшено состояние 3118 дел. В первую очередь
реставрации и подшивке подлежали дела по личному составу, активно
использовавшиеся при исполнении социально-правовых запросов. Подшивались
дела из фондов Р-113 Владивостокский рыбокомбинат, Р-775 ОАО
«Владивостокская база тралового и рефрижераторного флота», Р-1669
Владивостокский фарфоровый завод. Плановая реставрация документов из
архивохранилища №1 (фонды КПСС) в 2010 году не проводилась. Работа по
реставрации и переплёту печатных изданий также не проводилась.
43
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
Госархив края в 2010 году принимал на государственное на хранение
документы постоянного хранения и по личному составу, всего 96919 ед.хр. и 25 усл.
ед.хр. личного происхождения.
За 2010 год в госархив поступило 25 фондов.
В течение 2010 года оказывалась методическая и практическая помощь
учреждениям и организациям по описанию документов, разработке нормативнометодических
документов
по
организации
хранения
документов
и
делопроизводству.
На заседаниях ЭПМК госархива края согласованы описи дел по личному
составу организаций-источников комплектования на 3689 ед.хр.
Госархивом края на договорных началах упорядочены 3746 ед.хр. постоянного
хранения и 9508 ед.хр. по личному составу: организаций: Управление Федеральной
антимонопольной службы по Приморскому краю, Администрация Приморского
края, департамент социальной защиты населения Приморского края, управление
культуры Приморского края, ГУЗ «Краевой клинический центр охраны материнства
и детства» и другие;
Согласовано 58 номенклатур дел (из них 12 секретных), 1 примерная
номенклатура дел районных (городских) прокуратур, 14 положений об экспертных
комиссиях организаций, 6 положений об архиве организаций, 2 инструкции по
делопроизводству – организаций, источников комплектования госархива края.
Организациям и предприятиям всех форм собственности дано 310
консультаций по вопросам делопроизводства, составлению номенклатур дел,
инструкций по делопроизводству, организации ведомственного хранения
документов.
Одним из главных направлений в работе стала работа по раскладке и
описанию документов по личному составу ЗАО СК «Востоктрансфлот»
(Управление «Востокрыбхолодфлот»), эвакуированных в архив в конце 2009начале 2010 года. Работая в очень непростых условиях, в духоте, тесноте, при
недостаточном освещении, сотрудники архива в течение нескольких месяцев
разложили и систематизировали 80000 дел. Запросы о подтверждении трудового
стажа и заработной платы в этой организации начали принимать и исполнять,
несмотря на то, что документы ещё не описаны. Описано 3010 дел по личному
составу (документы по начислению зарплаты работникам организации). План по
описанию 6000 дел не выполнен в связи с внеплановыми затратами на раскладку дел
Востоктрансфлота и работу по исполнению запросов тематического характера.
Запросы о подтверждении трудового стажа и заработной платы в этой организации
начали принимать и исполнять, несмотря на то, что документы в основном ещё не
описаны.
Продолжалась работа по подготовке Путеводителя по фондам
Государственного архива Приморского края, том 2. Фонды общественнополитических организаций. На 98 фондов КПСС и ВЛКСМ на каждый фонд были
составлены основные характеристики (с историческими справками и аннотациями).
Групповые характеристики составлены на 82 фонда – 15 характеристик, составлена
характеристика на 197 неаннотируемых фондов.
Продолжалась работа по оцифровке архивных описей и документов. В 2010
году оцифровано: 53 описи, всего оцифровано 5903 описи, это почти все описи.
Оцифровано 1733 особо ценных дела фондов Р-1694 Администрация
Приморского края, Р-85 Владивостокский горисполком, Р-25 Приморский
облисполком, всего оцифровано 5447 ед.хр
44
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
Оцифровано 20985 ед.хр. фотодокументов (позитивов) всего оцифровано
22203 ед.хр.
Также было оцифровано 37 подшивок газет научно-справочной библиотеки
госархива, период 1906-1922 годы (в основном газеты периода гражданской войны в
Приморье): «Амурский край (1906 год), Бюллетень военного набата (1920год),
Восточный курьер (1922 год), Вестник Маньчжурской армии (1904 год), Вестник
временного Приамурского правительства (1921-1922 годы).
В 2010 году продолжил работу сайт госархива. В структуре сайта созданы
2 новых раздела: «Записаться на прием» (новая услуга госархива – предварительная
электронная запись на приём) и временный раздел «К 65-летию окончания Второй
мировой войны», всего 11 разделов.
В разделе «Справочно-поисковые средства»
размещены: «Справочник.
Документы по личному составу Государственного архива Приморского края» и
«Дополнение к справочнику по личному составу Государственного архива
Приморского края»; в разделе «Запросы и услуги» размещены документы:
«Перечень платных работ и услуг, предоставляемых государственным учреждением
«Государственный архив Приморского края», Прейскурант на работы и услуги,
выполняемые
государственным
учреждением
«Государственный
архив
Приморского края», Порядок применения прейскуранта на работы и услуги,
выполняемые
государственным
учреждением
«Государственный
архив
Приморского края»; в разделе «Публикации» размещено 12 статей, подготовленных
сотрудниками госархива в разные годы и ранее опубликованных в печатных
изданиях. Пополнялись новой информацией и другие разделы сайта, размещены
2 виртуальные выставки фотодокументов архива.
В гостевой книге сайта за 2010 год зафиксировано 69 обращений от граждан.
За 2010 год с материалами сайта ознакомилось 5107 посетителей, в том числе из
России, Украины, Казахстана, США, Германии, Великобритании и других
государств. Ими совершено 7293 посещения, 36757 просмотров – это намного
больше, чем в 2009 году.
В течение 2010 года госархивом края проведено 16 информационных
мероприятий, из них 2 в связи с обращениями государственных органов и органов
местного самоуправления. Вот некоторые из них.
К 65-летию Победы в Великой Отечественной войне и во Второй мировой
войне подготовлены 2 виртуальные выставки документов: «Великая Отечественная
война в жизни приморцев» и «Приморье - невоюющий фронт» (к 65-летию Победы
над милитаристской Японией) размещены на сайте госархива.
Опубликовано 3 статьи: «Губернский военком А.И. Астраханцев» в газете
«Утро России» и «Большой Владивосток Евгения Васильева» (об архитекторе Е.А.
Васильеве) на общественном сайте «150 лет Владивостоку»; Перечень
дипломатических органов и консульств иностранных государств во Владивостоке
(конец XIX века – 1924 год)» на общественном сайте «150 лет Владивостоку»
Опубликовано 2 подборки документов: подборка фотодокументов «День
Победы во Владивостоке», размещённая на общественном сайте «150 лет
Владивостоку; дневник участника русско-японской войны А.П.Острякова об
участии в русско-японской войне 9-го Восточно-Сибирского полка, 1904 год
«Солдаты недовольны нашим постоянным отступлением» в журнале «Исторический
архив» (подготовлен к публикации в 2009 году)
Подготовлено 3 информационных документа: для управления культуры
Приморского края и архивного отдела Приморского края информационное письмо
45
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
«Приморский край в годы Великой Отечественной войны. 1941-1945 годы»; для
Территориального органа Федеральной службы государственной статистики по
Приморскому краю информационное письмо о главах города Владивостока для
использования при подготовке юбилейного сборника «Владивостоку 150 лет:
история и экономика»; для Военного комиссариата Приморского края
информационное письмо о губернском военном комиссаре А.И. Астраханцеве.
К сожалению, не проводилась запланированная на 2010 год работа по участию
в подготовке в сборнике документов «Владивосток: 1860-2010 гг. История города в
документах» в связи с большим внеплановым объёмом работ по исполнению
тематических запросов по документам нотариальных контор.
2010 год был рекордным по количеству поступивших запросов. В госархив
края поступило 5253 социально-правовых запроса (на 766 или 17,1% больше, чем в
2009 году), было исполнено 5173 запроса (план 4848) что на 1084 или на 26,5 %
больше, чем в 2009 году, исполнено в срок 898 запросов.
По состоянию на 31.12.2010 максимальный срок сроки исполнения запросов –
3 месяца (в 2009 году – 4,5 месяца)
Тематических запросов поступило 1657 запросов, что на 921 запрос или на
125,1 % больше, чем в 2009 году. Исполнено на 881 запрос или на 123, 9% больше,
чем в 2009 году. Количество тематических запросов увеличилось в первую очередь
за счёт запросов по документам нотариальных контор г. Владивостока.
Наблюдался, по сравнению с предыдущими годами, некоторый рост
показателей работы читального зала. В 2010 году в читальном зале госархива
работало 439 пользователя, они осуществили 2624 посещения, им было выдано
12165 дел.
Всего для использования из архивохранилищ в 2010 годку было выдано 54733
дела, из них 12165 дел пользователям в читальный зал, 1393 дел во временное
пользование по запросам организаций и нотариусов, 41175 дел сотрудникам архива
для проведения работ по использованию документов и других видов работ (кроме
работ по обеспечению сохранности и учёту документов). Всего дел выдано меньше,
чем в 2009 году за счёт уменьшения объёмов работ по рассекречиванию документов
и рационализации работ по исполнению запросов и выдаче дел.
В 2010 году продолжалась работа по рассекречиванию архивных документов,
рассекречено полностью 1297 дел по 7-ми фондам, рассекречено частично 25 дел.
Рассекречивались документы фондов: Приморский краевой комитет КПСС (П-68),
Партийный комитет Дальневосточного морского пароходства (П-59), Приморского
краевого управления статистики (Р-131), Совета народного хозяйства
Дальневосточного экономического района (Р-540) и других за 1933-1990 годы.
Решения о рассекречивании документов принимала межведомственная экспертная
комиссия по рассекречиванию архивных документов при Администрации
Приморского края.
Главными
задачами для госархива на 2011 год будут перемещение
документов из занимаемого им здания и работа по исполнению запросов социальноправового характера в установленные законодательством сроки.
____________________
46
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
РЕШЕНИЕ
13 апреля 2011 года № 2
О внедрении программного комплекса
«Архивный фонд» (4-я версия)
Заслушав и обсудив информацию консультанта архивного отдела
Приморского края И.А.Богданец о внедрении программного комплекса «Архивный
фонд» 4-я версия, коллегия отмечает, что архивным отделом Приморского края
проведена определённая работа по внедрению в архивных учреждениях края ПК
«Архивный фонд» 4-я версия: главам городских округов и муниципальных районов
направлены письма об обеспечении архивных отделов компьютерами,
соответствующими требованиям ПК «Архивный фонд» 4-я версия; архивным
учреждениям предоставлены дистрибутивы программного комплекса с
сопутствующей документацией; заключены лицензионный договор с Федеральным
архивным агентством, сублицензионные договоры с ГКУ «Государственный архив
Приморского края», 29 администрациями городских округов и муниципальных
районов, муниципальными архивами о предоставлении неисключительных
имущественных прав на использование ПК «Архивный фонд» 4-я версия.
В ГКУ «Государственный архив Приморского края», 30 архивных отделах
администраций городских округов и муниципальных районов, муниципальных
архивах имеется компьютерная техника, соответствующая требованиям ПК
«Архивный фонд» 4-я версия. В 18 архивных отделах администраций городских
округов и муниципальных районов установлен ПК «Архивный фонд» 4-я версия.
Вместе с тем, активному внедрению программного комплекса препятствуют
такие объективные причины, как отсутствие совместимого с ПК «Архивный фонд»
4-я версия ПК «Фондовый каталог», проблемы при установке ПК «Архивный фонд»
4-я версия и переносе данных из ПК «Архивный фонд» 3-я версия.
В целях дальнейшего внедрения ПК «Архивный фонд» 4-я версия в архивных
учреждениях Приморского края, коллегия архивного отдела Приморского края
РЕШИЛА:
1. Архивному отделу Приморского края подготовить и направить письма на
имя
глав
Дальнереченского,
Октябрьского,
Ольгинского,
Чугуевского
муниципальных районов о приобретении для архивных отделов компьютеров,
соответствующих требованиям ПК «Архивный фонд» 4-я версия.
2. ГКУ «Государственный архив Приморского края», архивным отделам
администраций городских округов и муниципальных районов, муниципальным
архивам продолжить внедрение ПК «Архивный фонд» 4-я версия.
3. Архивному отделу администрации Чугуевского муниципального района
представить в архивный отдел Приморского края подписанный сублицензионный
договор до 06 мая 2011 года.
4. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на консультанта
архивного отдела Приморского края И.А.Богданец.
____________________
47
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
И.А.Богданец - консультант архивного
отдела Приморского края
О внедрении программного комплекса
«Архивный фонд» (4-я версия)
Подготовка к внедрению общеотраслевого программного комплекса
«Архивный фонд» 4-я версия (далее - ПК АФ4) началась в 2008 году с обследования
имеющейся компьютерной техники в госархиве, архивных отделах администраций
городских округов и муниципальных районов на предмет соответствия техническим
и программным требованиям ПК АФ4. Архивным отделом Приморского края были
подготовлены и направлены письма в госархив, главам городских округов и
муниципальных районов об обеспечении архивных отделов компьютерами,
соответствующими требованиям ПК АФ4. В 2009 – 2010 годах шло переоснащение
архивов новыми современными компьютерами. Так, в 2009 году в архивном отделе
Приморского края приобретено 6 новых компьютеров, в госархиве края – 4, в 12
архивных отделах – 13, в 4 архивных отделах имеющиеся компьютеры
модернизированы (увеличен объём оперативной памяти и жёсткого диска). В 2010
году приобретено в госархиве края – 12 компьютеров, в 8 архивных отделах – 8, в 2
муниципальных архивах –5. В этом мы видим положительный результат от
внедрения ПК АФ4. По состоянию на 1 января 2011 года только в 4 архивных
отделах (Дальнереченский, Октябрьский, Ольгинский, Чугуевский районы)
компьютеры не соответствуют техническим требованиям ПК АФ4.
В феврале 2009 года Росархив представил дистрибутив с ПК АФ4 версия 4.0 с
сопутствующей документацией. В мае 2009 архивным отделом Приморского края
были подготовлены и направлены в госархив края и архивные отделы
администраций городских округов и муниципальных районов 35 компакт-дисков с
копиями дистрибутивом ПК «Архивный фонд» версия 4.0 и сопутствующей
документацией. Время для внедрения было неудачным: проходила очередная
паспортизация государственных и муниципальных архивов по состоянию на
01.01.2010, под ПК АФ4 не было совместимого ПК «Фондовый каталог», Росархив
просил представить массивы данных в формате старой версии ПК «Фондовый
каталог». Кроме того имелись проблемы при установке и конвертации данных из
ПК «Архивный фонд» 3 версии. В этой ситуации архивным отделом Приморского
края было принято решение о продолжении ведения автоматизированного учёта в
ПК «Архивный фонд» 3 версии, внедрение ПК АФ4 вести в форме тестирования.
Первоначально Федеральным архивным агентством был установлен срок
внедрения ПК АФ4 в государственных и муниципальных архивах - конец 2010 года,
но всё это время в Росархив поступали сообщения из субъектов Российской
Федерации о сложностях, возникающих в архивах при внедрении ПК АФ4. В связи с
этим разработчиком программы ООО «Электронные Офисные Системы» ПК АФ4
был доработан до версии 4.1. Росархив продлил срок внедрения до 1 января 2012
года. В ноябре 2010 года архивный отдел Приморского края подготовил и направил
госархиву, архивным отделам администраций городских округов и муниципальных
районов, муниципальным архивам 35 компакт-дисков с копиями дистрибутивов ПК
АФ4 новой версии 4.1 с сопутствующей документацией и проектом
сублицинзионного договора.
С целью юридического оформления передачи прав пользования ПК АФ4,
правообладателем которого является Федеральное архивное агентство, был
заключен лицензионный договор между Федеральным архивным агентством и
архивным отделом Приморского края о предоставлении неисключительных
48
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
имущественных прав на использование ПК АФ4 от 22 декабря 2010 года № 55. В
свою очередь архивный отдел Приморского края заключил с ГКУ
«Государственный архив Приморского края», администрациями городских округов
и муниципальных районов, муниципальными архивами сублицензионные договоры.
В настоящее время их 32. Не представил подписанный договор архивный отдел
администраций Чугуевского муниципальных районов. Архивный отдел
администраций Пожарского муниципального района сообщил, что договор уже
выслан почтой.
По состоянию на 01 января 2011 года ПК АФ4 версия 4.1. установлен в
18 архивных отделах (города Арсеньев, Артём, Большой – Камень, Дальнереченск,
Находка, Спасск-Дальний, Фокино, районы Анучинский, Красноармейский,
Михайловский, Партизанский, Пограничный, Пожарский, Спасский, Тернейский,
Ханкайский, Хорольский, Шкотовский).
При внедрении ПК АФ4 имелись проблемы.
Так, у программистов при установке базы данных возникали сложности с
определением имени сервера базы данных. Имя экземпляра MS SQL Server можно
определить следующим образом: войти в «Мой компьютер» по правой кнопке
выбрать поочерёдно вкладки «Управление», «Службы и приложения», «Служба» и
там найти папку SQLServer/SQLEXPRESS.
Архивистам особое внимание надо обратить на работу функции «Пересчёт
реквизитов»: после конвертации данных из формата 3-й версии ПК «Архивный
фонд» в 4-ю версию необходимо произвести сначала пересчёт реквизитов описей
(эта процедура подробно описана в Рекомендациях по использованию функции
«Пересчёт реквизитов» и по заполнению раздела «Движение документов», стр. 4).
Состояние дел в вопросе внедрения ПК АФ4 в настоящее время: программный
комплекс «Архивный фонд» модернизирован до версии 4.2., разработаны
прототипы новых версий программных комплексов «Фондовый каталог» и
«Центральный фондовый каталог», совместимых с ПК «Архивный фонд» 4-ой
версии, подготовлены тестовые экземпляры этих программных продуктов,
руководства для пользователей, администраторов и технологов, детальные
инструкции по установке и запуску. Есть сведения, что новая версия 4.2. ПК АФ4
будет более простой в работе, в ней будут устранены ошибки, имеющиеся в версии
4.1. Новую версию Росархив представит ориентировочно к сентябрю 2011 года.
____________________
49
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
РЕШЕНИЕ
13 апреля 2011 года № 3
О ходе выполнения решений коллегии архивного отдела
Приморского края за 2010 год
Заслушав и обсудив информацию главного специалиста-эксперта архивного
отдела, секретаря коллегии Л.В.Ходовой о выполнении решений коллегии
архивного отдела Приморского края за 2010 год, коллегия архивного отдела
Приморского края
РЕШИЛА:
1. Принять к сведению информацию Л.В.Ходовой.
2. Рекомендовать архивному отделу Приморского края усилить контроль за
выполнением решений коллегий.
____________________
Л.В. Ходова – главный специалистэксперт архивного отдела Приморского
края, секретарь коллегии
О ходе выполнения решений коллегии архивного отдела
Приморского края за 2010 год
Заседания коллегии в 2010 году проводились в соответствии
с утвержденным планом. Проведено 2 заседания коллегии с приглашением
руководителей и сотрудников Государственного архива Приморского края
и архивных отделов администраций городских округов и муниципальных районов
края. Одно из них было расширенным.
В ходе работы коллегии прозвучало много предложений и замечаний
по различным направлениям деятельности архивных учреждений края
(7 выступлений). Обсуждены следующие вопросы:
об итогах работы архивных учреждений края за 2009 год и задачах
на 2010 год;
о ходе реализации архивными учреждениями края Стратегии развития
информационного общества в Российской Федерации (утв. Президентом РФ
7 февраля 2008 г. № Пр-212);
об опыте работы по созданию и организации работы муниципального архива в
Уссурийском городском округе;
об итогах проверки наличия и состояния особо ценных документов на
бумажной основе в госархиве края;
50
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
предложения о награждении работников архивных учреждений края в
2010 году.
Решение коллегии о выполнении основных направлений развития архивного
дела в крае, планов работы архивных учреждений на 2010 год
в основном выполнено.
Архивными учреждениями были проведены мероприятия, посвященные 65летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. Осуществлены
выставки, подготовлены статьи в газетах и журналах, информационные документы,
подборки документов, проведены теле- и радиопередачи. Оперативно
предоставлялась архивная информация по обращениям органов государственной
власти и местного самоуправления. Госархивом края представлялась новостная и
контактная информация для размещения на странице архивного отдела на сайте
Администрации Приморского края.
Параллельно с ведением БД «Архивный фонд» 3 версии проводилась
установка 4 версии программного комплекса в 18 архивных отделах (города
Арсеньев, Артём, Большой-Камень, Дальнереченск, Находка, Спасск-Дальний,
Фокино, районы Анучинский, Красноармейский, Михайловский, Партизанский,
Пограничный, Пожарский, Спасский, Тернейский, Ханкайский, Хорольский,
Шкотовский).
Госархивом края продолжалась деятельность по привлечению внебюджетных
поступлений за счет предоставления платных работ и услуг. В 2010 году доход
госархива края составил 2 992 800 руб., что на 55% больше чем в 2009 году.
Продолжалась совместная работа с Отделением Пенсионного фонда РФ по
Приморскому краю по эффективному обеспечению социально-правовых интересов
граждан, в том числе с использованием информационных технологий. Разработан
проект Соглашения об информационном взаимодействии между Отделением
Пенсионного фонда РФ по Приморскому краю и госархивом края.
Решение коллегии о ходе реализации архивными учреждениями края
Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации в
основном выполнено.
Автоматизированная система государственного учета ведётся госархивом края
и 91% муниципальных архивов. Оцифровано 2,58% дел, хранящихся в госархиве
края. Обеспечено 100% функционирование веб-сайта госархива края. В 15 архивных
отделах на страницах архивных отделов (муниципальных архивов) сайтов
администраций размещена информация о хранящихся архивных фондах (города
Арсеньев, Артём, Большой Камень, Владивосток, Лесозаводск, Находка, СпасскДальний, Уссурийск, Фокино, районы Лазовский, Надеждинский, Ханкайский,
Хасанский, Хорольский, Шкотовский).
Архивными отделами администраций Дальнегорского городского округа,
Тернейского, Хорольского, Яковлевского муниципальных районов введены в БД
«Архивный фонд» 100% фондов, числящихся по паспортам архивов. Массивы
данных БД «Архивный фонд» Дальнегорского городского округа и Хорольского
муниципальных районов включены в БД «Фондовый каталог».
Кроме того, на заседании коллегии рассматривались ходатайства
о награждении лучших архивистов края. В 2010 году награждено 11 человек:
Почетной грамотой Федерального архивного агентства награждено 2
человека:
Начинова Антонина Васильевна – главный специалист-эксперт архивного
отдела Приморского края;
Швецова Наталья Алексеевна – начальник архивного отдела администрации
Надеждинского муниципального района;
объявлена благодарность Федерального архивного агентства 4 человекам:
Лиман Виктории Ивановне – заведующему архивохранилищем № 2 отдела
51
КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
государственного учета и обеспечения сохранности документов Государственного
архива Приморского края;
Москалец Любови Александровне – старшему специалисту 1 разряда
архивного отдела администрации городского округа Спасск-Дальний;
Новокрещенных Галине Александровне - ведущему специалисту 2 разряда
архивного отдела администрации Лесозаводского городского округа;
Ступиной Елене Викторовне - заведующему отделом использования и
публикации документов Государственного архива Приморского края;
объявлена благодарность Губернатора Приморского края 5 человекам:
Глушковой Светлане Георгиевне – ведущему архивисту сектора исполнения
запросов отдела использования и публикации документов Государственного архива
Приморского края;
Стасюк Наталье Николаевне – начальнику архивного отдела администрации
Дальнереченского городского округа;
Трофимовой Нине Ивановне – заведующему архивохранилищем № 1 отдела
государственного учета и обеспечения сохранности документов Государственного
архива Приморского края;
Фаттаховой Татьяне Антоновне
–
начальнику
архивного
отдела
администрации Спасского муниципального района;
Яковлевой Любови Олеговне – главному специалисту организационного
отдела администрации Ольгинского муниципального района.
____________________
52
Заказ № 261.
Подписано в печать 23.11.2011 г.
Формат 60х84.
Тираж 50 экз.
Отпечатано в Учебной типографии
КГОБУ НПО «Профессиональный лицей № 6»
г. Владивосток, ул. Амурская, 90
Тел. (423) 245-34-37, 245-37-03