Утверждаю - Администрация муниципального образования

Утверждаю
Заместитель Главы
Администрации муниципального
образования Приуральский район
_______________Ю.Л. Пестерников
_____ __________________2013г.
Должностная инструкция секретаря руководителя Администрации
муниципального образования Приуральский район
1. Общие положения
1.1.Настоящая инструкция определяет должностные обязанности, права и
ответственность секретаря руководителя Администрации муниципального
образования Приуральский район (далее – секретарь руководителя).
1.2.На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее
высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее
профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.3.Секретарь руководителя должен знать: Конституцию РФ, Устав
муниципального образования Приуральский район, инструкцию по
делопроизводству Администрации муниципального образования Приуральский
район (далее – Администрация), постановления, распоряжения и другие
руководящие материалы, нормативные документы, касающиеся деятельности
Администрации и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав
Администрации, организацию делопроизводства; методы оформления и
обработки документов; правила пользования приемно-переговорными
устройствами; правила печатания деловых писем с использованием типовых
форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы
организации труда и управления; правила и нормы охраны труда.
1.4.Секретарь руководителя назначается на должность и освобождается
от должности распоряжением Администрации.
1.5.В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:
правилами
внутреннего
трудового
распорядка
Администрации,
распоряжениями Администрации, настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности
Секретарь руководителя:
2.1.Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной
деятельности
заместителя
Главы
Администрации, создает условия, способствующие его эффективной работе.
2.2.Получает сведения, необходимые заместителю Главы Администрации
от структурных подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению
работников.
2.3.Организует
телефонные
переговоры
заместителя
Главы
Администрации, принимает и передает телефонограммы, записывает в его
отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их
содержание.
2.4.Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний,
проводимых заместителем Главы Администрации (сбор необходимых
материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания
или совещания), ведет и оформляет протоколы.
2.5.Принимает поступающую на имя заместителя Главы Администрации
корреспонденцию, после рассмотрения заместителем Главы Администрации
передает ее в соответствии с его резолюцией в структурные подразделения
Администрации муниципального образования или конкретным исполнителям
для использования в процессе работы либо подготовки ответа.
2.6.При регистрации отправляемой документации проверяет наличие
приложений и направляет оригинал адресату через средства почтовой связи.
2.7.Отправляет
посредством
факсимильной
связи
исходящую
документацию за подписью заместителя Главы Администрации.
2.8.Контролирует сроки исполнения документов и докладывает
заместителю Главы Администрации об их нарушениях.
2.9.Работает с системой электронного документооборота «Lotus Notes
Domino», в том числе:
-регистрирует входящую и исходящую документацию;
-заносит резолюцию руководителя;
-ставит отметку об исполнении документов;
-контролирует сроки исполнения документов.
2.10.Формирует поступающую и отправляемую документацию в дела,
согласно утвержденной номенклатуре дел в Администрации муниципального
образования Приуральский район.
2.11.По поручению заместителя Главы Администрации составляет
письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Печатает
служебные материалы, необходимые для его работы.
2.12.Выполняет отдельные поручения, данные в процессе работы
начальником отдела организационного и документационного обеспечения.
2.13.Организует прием граждан, проводимый заместителем Главы
Администрации.
2.14.Осуществляет контроль за своевременным рассмотрением
письменных и устных обращений граждан, поступивших в адрес заместителя
Главы Администрации.
3. Права
Секретарь руководителя имеет право:
3.1.Пользоваться информационными материалами и нормативноправовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных
обязанностей.
3.2.Повышать свою квалификацию.
3.3.Получать от работников Администрации информацию, необходимую
для осуществления своей деятельности.
4. Ответственность
Секретарь руководителя несет ответственность:
4.1.За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей,
предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
4.2.За некачественную организацию своей работы, своевременное и
квалифицированное выполнение распоряжений и поручений заместителя Главы
Администрации, начальника отдела организационного и документационного
обеспечения, нормативно-правовых актов по своей деятельности;
4.3.За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка,
противопожарной безопасности и техники безопасности;
4.4.За ненадлежащее ведение документации, предусмотренной
должностными обязанностями.
4.5.За правонарушения, совершенные в период осуществления своей
деятельности,
в
соответствии
с
действующим
гражданским,
административным и уголовным законодательством.
4.6. За причинение материального ущерба в соответствии с действующим
законодательством.
5. Показатели эффективности и результативности
профессиональной служебной деятельности
секретаря приемной
5.1. В организации труда:
производительность (выполняемый объем работ);
результативность (мера достижения поставленных целей);
интенсивность труда (способность в короткие сроки выполнять
определенный объем работ);
соблюдение трудовой дисциплины.
5.2. Своевременность и оперативность, то есть выполнение поручений в
установленные
законодательством,
должностной
инструкцией
или
руководством сроки.
5.4. Профессионализм:
способность выполнять должностные функции самостоятельно, без
помощи руководителя или старшего по должности;
способность четко организовывать и планировать выполнение
порученных заданий, умение рационально использовать рабочее время,
расставлять приоритеты;
осознание ответственности за последствия своих действий и
принимаемых решений;
способность сохранять высокую работоспособность в экстремальных
условиях.
5.5.Результаты
процедуры
текущей
оценки
результатов
профессиональной служебной деятельности секретаря приемной оформляются
в виде оценочного листа. Форма оценочного листа приведена в приложении №
1 к должностной инструкции.
Приложение № 1
к должностной инструкции секретаря приемной
Текущая оценка результатов деятельности секретаря руководителя
Ф.И.О.______________________________________________________________________
№
п/п
1
2
3
4
5
6
7
8
Цели и задачи в отчетном периоде
% вып-я
задачи
(мах
100%)
Качество Оцен
вып-я
ка
(мах
100%)
Организация телефонных переговоров
заместителя Главы Администрации
Подготовка заседаний и совещаний,
проводимых
заместителем
Главы
Администрации
Организация работы с документами
(прием, регистрация, отправка)
Контроль за
сроками исполнения
документов
формирование документации в дела,
согласно утвержденной номенклатуре
дел
Выполнение поручений заместителя
Главы Администрации, начальника
отдела
организационного
и
документационного обеспечения
Осуществление
контроля
за
своевременным
рассмотрением
письменных и устных обращений
граждан,
поступивших
в
адрес
заместителя Главы Администрации.
Своевременная
8
и качественная работа с
системой
электронного
документооборота
«Lotus
Notes
Domino»
Согласовано:
Отдел по правовым вопросам
_________________
(подпись, дата)
Ознакомлен ___________________________________
(подпись, дата)