Справка по личным делам обучающимся

Справка по результатам проверки личных дел обучающихся
Малолавровского филиала МБОУ «Новопокровская СОШ»
В соответствии с планом внутришкольного контроля
в сентябре
2014 года была проведена проверка личных дел обучающихся 7-9 классов.
Проверка осуществлялась заведующей филиалом Никитиной Н.В.
Цель:
Установить:
- наличие личных дел учащихся 7 – 9 классов;
-соблюдение ЕОР при заполнении личных дел классными руководителями;
- наличие в личных делах необходимых документов.
Методы: работа с личными делами обучающихся 7-9 классов.
Вид проверки: плановая.
Программа проверки:
- списочный состав учащихся;
- количество личных дел;
- № личного дела;
- наличие на лицевой стороне личного дела печати, подписи директора, даты
заполнения;
- заполнение сведений об учащихся и их родителях;
- сведения о результатах учебного года (отметки, пропуски уроков, запись о
переводе в следующий класс, подпись классного руководителя);
- наличие печати за каждый учебный год;
- наличие заявлений родителей, копий свидетельства о рождении.
Анализ полученной информации позволяет сделать следующие выводы:
- количество личных дел соответствует числу учащихся в классах;
- все личные дела разложены в алфавитном порядке;
- на всех личных делах указан номер;
- на лицевой стороне личного дела имеются печати, подписи директора, даты
заполнения;
- во всех классах, обновлены списки обучающихся;
- сведения об учащихся и об их родителях указаны полностью, за
исключением 8 классов, где не указано изменение адреса;
- пропуски уроков указываются во всех личных делах.
- везде имеются сведения о результатах учебного года, заверенные подписью
классного руководителя, печатью.
- во всех личных делах имеются заявления родителей, копии свидетельства о
рождении. На день проверки личных дел обучающихся 7 класса не было
договоров с родителями на основной ступени обучения, у одного ученика
отсутствует копия свидетельства пенсионного страхования (Ришко М). У
ученицы 8 класса (Казакова Ю) на момент проверки не было копии
свидетельства о рождении и заявления родителей. Имеет место замены
свидетельства о рождении на копии паспортов, так как обучающиеся
достигли определенного возраста ( у троих учащихся имеются паспорта). В
9 классе у четырех обучающихся не было наличия на лицевой стороне
личного дела печати, подписи директора , копии свидетельств о рождении в
наличии, но не заверены, Нет медицинской карты у Доскалиева Т., у двух
учащихся нет свидетельства пенсионного страхования (Доскалиев Т.,
Милютина В).
Рекомендации:
1. Всем классным руководителям соблюдать единые требования к
оформлению личных дел обучающихся.
2.Вышеназванным кл. руководителям (Сайдулина Н.Е., Еремина Т.В.Хавлина
М.С.) устранить выявленные нарушения в течение недели с момента
ознакомления с содержанием справки.
Заведующая филиалом: Н.В.Никитина
Ознакомлены:
ПОЛОЖЕНИЕ
О ФОРМИРОВАНИИИ, ВЕДЕНИИ И
ХРАНЕНИИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ УЧАЩИХСЯ
УТВЕРЖДАЮ
РАССМОТРЕНО
на заседании
совета
педагогического
МБОУ «Новопокровская СОШ»
МБОУ «Новопокровская СОШ»
Протокол №
Директор
от
______________ Н. И. Климачёва
Приказ №
от
1.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Настоящее положение разработано на основании нормативно-правовых
документов:
-Федерального Закона от 29.12.2012г. №273-ФЗ «Об образовании в
Российской Федерации»,
-Приказа Минпроса СССР от 27.12.1974 N 167 «Об утверждении инструкции
о ведении школьной документации».
-Типового положения об общеобразовательном учреждении, утвержденным
постановлением Российской Федерации от 19.03.2001 № 196,
- Гражданского кодекса Российской Федерации,
- Семейного кодекса Российской Федерации,
-Приказа Минобрнауки России от 22.01.2014г. №32 «Об утверждении
Порядка приема граждан на обучение по образовательным программам
начального общего, основного общего и среднего общего образования»,
-Постановления Администрации Мордовского района «О закреплении
территории
за
муниципальными
бюджетными
общеобразовательными
организациями Мордовского района» от 28.02.2014г. № 183,
-Положения о порядке приёма обучающихся в МБОУ «Новопокровская
СОШ» от 03.04.2014г.
1.2.Настоящее положение разработано с целью регламентации работы с
личными делами учащихся общеобразовательной организации (далее – ОО) и
определяет порядок действий всех категорий сотрудников ОО, участвующих в
работе с вышеназванной документацией.
1.3.Личное дело является документом ученика. Ведение его обязательно для
каждого учащегося ОО.
1.4.Срок хранения устанавливается 3 года. По истечении установленного
срока личное дело подлежит уничтожению по причине отсутствия надобности.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
2.1. Задачи:
-создать систему учета личных дел учащихся в соответствии с требованиями;
-обеспечить внесение соответствующих записей в личные дела и их
хранение.
3. ФУНКЦИИ (ОБЯЗАННОСТИ)
3.1. Личные дела учащихся заводятся классным руководителем при
поступлении учащихся в группу предшкольной подготовки или в 1 класс на
основании:
- личного заявления родителей (законных представителей) на имя директора
ОО;
-заверенной копии свидетельства о рождении ребёнка (для поступающих
детей, не проживающих на закреплённой территории).
Личное дело подписывается директором ОО и заверяется печатью.
Требование предоставления других документов в качестве основания для
приема в школу не допускается.
3.2. Классные руководители вносят изменения в личные дела: сведения о
прибытии или выбытии (куда выбыл, откуда прибыл), перемена адреса,
выставление годовых оценок, пропуски уроков за год и заверяют их печатью в
конце учебного года.
3.3. Личные дела учащихся ведутся классными руководителями. Записи в
личном деле необходимо вести четко, аккуратно.
3.4.Личное дело обучающегося должно быть заполнено классным
руководителем в срок до 10 сентября текущего учебного года.
4. ПРАВА
4.1. Родители (законные представители) имеют право ознакомиться с
ведением личного дела учащегося.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
5.1.
Директор школы и заведующий филиалом несет ответственность за
организацию сохранности личных дел учащихся.
5.2.
Классный руководитель несет ответственность за ведение дел,
своевременное и аккуратное внесение записей, сохранность личных дел во
время работы с ними, полноту сведений об учащемся и ознакомление их и
родителей с вновь внесенными записями.
5.3.
За утерю личного дела (личных дел) директор ОО или иное лицо,
виновное в этом, может быть привлечено к дисциплинарной ответственности
учредителем. Расследование причин утери производится на основании приказа по
ОО, если личное дело (личные дела) утеряны по вине классного руководителя или
других должностных лиц или распоряжением учредителя, если он (они) утеряны
по вине руководителя ОО.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
6.1.ПОРЯДОК И ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
6.1.1. Фамилия, имя, отчество ученика, матери и отца, наименование
населенного
пункта
проживания, области, республики, района и улицы пишутся без сокращения.
Допускаются общепринятые сокращения, например: «улица» - «ул.», «поселок» «пос.» и т.д.
6.1.2.
Дата и год рождения записываются арабскими цифрами, месяц
рождения - словами.
6. 1. 3. Наименование ОО записывается в соответствии с Уставом школы. При
этом сокращения не допускаются.
6.1.4. Для оформления личного дела должны быть предоставлены следующие
документы при поступлении в группу предшкольной подготовки и (или) в 1
класс:
- личного заявления родителей (законных представителей) на имя директора
ОО;
-заверенной копии свидетельства о рождении ребёнка (для поступающих
детей, не проживающих на закреплённой территории).
6.1.5. Для поступления в 10-й класс предоставляются
документы:
следующие
- заявление родителей (законных представителей),
- аттестат об основном среднем образовании,
- паспорт или свидетельство о рождении.
Основанием для издания Приказа о зачислении является заявление
родителей.
6.2.ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ.
6.2.1. В состав личного дела входят следующие документы:
-опись документов в личном деле учащегося;
-заявление родителей (законных представителей),
-заверенная копия свидетельства о рождении, а для учащихся, достигших 14
лет – обязательно – копия паспорта;
- копия свидетельства пенсионного страхования;
-заверенная копия аттестата об основном общем образовании,
-справка о месте регистрации и фактическом месте проживания (для
учащихся, не проживающих в микрорайоне ОО, прибывающих из других
регионов),
- заявление – согласие об обработке персональных данных,
- договор с родителями (на каждой ступени получения образования);
- медицинская карта формы № 026/у -2000.
6.2.2. В состав папки каждого класса входят:
-обложка:
№
Класс
Количество
учащихся
Учебный год
ФИО
классного руководителя
-список класса:
№
ФИО
учащегося
Год рождения
Домашний адрес
Примечание
Список меняется ежегодно. Если ученик выбыл в течение учебного года, то
делается отметка о выбытии.
6.2.3.В личное дело ученика заносятся: общие сведения об ученике, итоговые
отметки за каждый учебный год, количество пропущенных уроков, перевод в
следующий класс, заверенные подписью классного руководителя и печатью ОО.
6.2.4. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной
книге записи учащихся (например, № М – 25 означает, что учащийся записан в
алфавитной книге на букву «М» под № 25).
6. 2. 5. Табель успеваемости заполняется ежегодно. Отметки проставляются в
количественном виде -1,2,3,4,5. Исправления отметок не допускается. При
необходимости исправления вносятся только по разрешению директора ОО,
подписываются им и заверяются печатью. Решения педсовета «Переведен в
следующий класс» или «Оставлен на повторный год обучения» подписываются
классным руководителем и заверяются печатью.
6.2.6.
При переводе учащегося в другое учебное заведение классный
руководитель или директор (в филиалах – заведующий) ОО делает отметку в
какое ОО выбыл ученик. Подпись заверяется печатью.
6. 2. 7. При прибытии учащегося классный руководитель или директор (в
филиалах – заведующий) ОО делает отметку о прибытии.
6.3. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ УЧАЩИХСЯ ПРИ ВЫБЫТИИ ИЗ
ШКОЛЫ.
6.3.1. Выдача личных дел производится директором, его заместителем и
заведующим филиалом (в филиалах).
6.3.2. Выдача личных дел осуществляется только родителям (законным
представителям) после выполнения следующих обязательств:
-получить у заместителя директора по УВР обходной лист. Обходной лист в
библиотеке подписывается после полного возврата полученной там литературы, а
в случае ее утраты –внесения денежной или иной компенсации за утерянную
литературу.
-сдать обходной лист заместителю
руководителю или заведующему филиалом.
директора
по
УВР,
классному
6.3.3. При выдаче личного дела директор оформляет запись в алфавитной
книге о выбытии учащегося. Издается приказ по ОО о выбытии учащегося.
Запрещается выдача личных дел учащихся их родителям без представления
справки из ОО, в которое выбывает учащийся. При переходе учащегося из одного
филиала в другой внутри ОО личные дела учащихся передаются заведующими
филиалов.
6.3.4. В тех случаях, когда выбытие происходит в течение учебного года по
окончании четверти, классным руководителем делается выписка четвертных
оценок из классного журнала.
6.3.5.
При переводе из одного филиала в другой филиал МБОУ
«Новопокровская СОШ»
родители (законные представители) должны
представить руководителю филиала заявление с визой руководителя другого
филиала с согласием принять учащегося.
6.4.6. Личное дело выдается на руки родителю (законному представителю),
после чего делается соответствующая отметка в алфавитной книге против
фамилии выбывшего учащегося.
7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
7.1. Личные дела учащихся каждого класса хранятся в папке в канцелярии в
строго отведенном месте.
7.2. Контроль состояния личных дел осуществляется заместителем
директора по УВР в базовой школе и заведующим филиалом в филиалах.
7.3. Проверка личных дел учащихся осуществляется по плану
внутришкольного инспектирования не менее 1 раза в год. В необходимых
случаях, проверка осуществляется внепланово, оперативно.
7.4. Цели и объект контроля – правильность оформления личных дел
учащихся.
7.5. По итогам проверки заместитель директора по УВР или заведующий
филиалом, осуществляющий проверку, готовит справку с указанием замечаний.
7.6. Личные дела окончивших ОО учащихся или выбывших по иным
причинам передаются в архив, где хранятся 3 года.
7.7. Доступ к личному делу учащегося должен быть ограничен. В число
лиц, имеющих правоработать с ним, включаются:
- директор,
-заведующий филиалом,
-заместитель директора по учебно-воспитательной работе,
-классный руководитель,
-делопроизводитель.
Допуск посторонних
запрещается.
лиц, не входящих
С Инструкцией ознакомлен:
в вышеуказанный
список,