Внедрение корпоративных служб совместной работы Office 365

Технико-коммерческое предложение
«Внедрение корпоративных служб совместной работы
Office 365»
Компания «Партнер»
2015
Оглавление
Резюме ......................................................................................................................................................................... 2
Предпосылки проекта ................................................................................................................................................. 2
Цели и задачи проекта................................................................................................................................................ 2
Описание предлагаемой платформы ........................................................................................................................ 3
Предполагаемый результат ....................................................................................................................................... 3
Предварительный анализ ситуации .......................................................................................................................... 5
Виды и границы работ ................................................................................................................................................ 5
Состав проектной команды и план работ ................................................................................................................. 7
Расчёт ориентировочной стоимости проекта ........................................................................................................... 7
Лицензии на сервисы.............................................................................................................................................. 7
Работы по внедрению............................................................................................................................................. 7
Резюме
Данный документ подготовлен специалистами компании Партнер (далее Исполнитель) и содержит техникокоммерческое предложение по проекту «Внедрение корпоративных служб совместной работы Office 365» в
компании «Клиент» (далее Заказчик).
Предпосылки проекта
В рамках предварительного анализа ситуации в компании Заказчика выявлены следующие аспекты для
оптимизации:
1. Используется устаревшее ПО и ИТ оборудование, снижающее надежность и производительность
a. Приобретение современного ПО и оборудования затруднено в связи с ограничениями
бюджета
b. Используются разные версии приложений, что влечет за собой возможные проблемы
совместимости форматов документов
c. Возникают риски недолициензирования, в связи с бессистемной установкой ПО, что в свою
очередь влечёт за собой юридические риски
2. Филиалы, представительства и удаленные сотрудники компании не имеют доступа к необходимой
информации и инструментам за пределами офиса, что в целом снижает продуктивность
3. Создание документов, сбор информации, согласование документов производится вручную, что
существенно увеличивает трудозатраты на рутинные операции
4. Для хранения и обмена информацией применяются публичные бесплатные инструменты с низким
уровнем безопасности и контроля, что влечет за собой риски утечки или потери информации
5. Отсутствуют инструменты контроля движения информации, защиты от неавторизованного доступа
6. Средства коммуникаций между филиалами, представительствами и сотрудниками разрознены и
ограничены по функционалу
7. Техническая поддержка пользователей компании не удовлетворяет требованиям бизнеса, что влечет
за собой простои, отказы и снижение производительности
Цели и задачи проекта
Главной целью проекта является развертывание единой среды совместной работы для сотрудников
Заказчика на платформе Office 365, что позволит компании Заказчика снизить затраты на содержание ИТ
инфраструктуры, обеспечить пользователей современными надежными и простыми в использовании
инструментами, и решить задачи, отмеченные в разделе «Предпосылки проекта» данного коммерческого
приложения.
При выполнении проекта планируется выполнить следующие шаги:
1.
2.
3.
4.
Базовый аудит ИТ инфраструктуры компании Заказчика
Анализ внутренних процессов компании, нуждающихся в автоматизации
Активация подписки Office 365 и развертывание всех выбранных заказчиком сервисов
Пилотная миграция почтовых ящиков и файлов группы пользователей в среду Office 365, настройка
рабочих мест пилотной группы пользователей
5. Создание внутреннего веб-портала для централизации хранения и автоматизации управления
информацией предприятия
6. Обучение пилотной группы пользователей и ИТ-специалистов компании Заказчика основным
приёмам работы в среде Office 365
7. Консультации по дальнейшей эксплуатации решения.
Описание предлагаемой платформы
Средства совместной работы Office 365 представляют собой набор серверных продуктов, размещенных в
центрах обработки данных корпорации Microsoft и клиентских приложений, устанавливаемых на ПК,
планшеты и смартфоны. Данные инструменты доступны по модели подписки без приобретения в
собственность, что делает стоимость владения значительно более низкой по сравнению с локальными
решениями и позволяет компаниям любого размера использовать самые современные корпоративные
инструменты с минимальными затратами. Высокая доступность сервисов и безопасность данных
гарантируется соглашением о качестве сервиса (SLA)
Службы Office 365 состоят из следующих компонентов:
1. Пакет приложений Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote и др.) для ПК, Mac,
Windows Phone, Apple IOS, Android
2. Служба электронной почты ExchangeOnline
3. Платформа аудио/видео/веб – конференций Skype для бизнеса Online
4. Облачное хранилище файлов OneDrive для бизнеса
5. Платформа совместной работы, документооборота, корпоративных веб-порталов SharePoint Online
6. Опционально:
a. Project
b. Visio
c. CRM Online
Предполагаемый результат
В рамках проекта предполагается получить следующие результаты:


Оптимизирована модель затрат Заказчика на ПО и ИТ инфраструктуру:
o При использовании служб Office 365 используется модель подписки с ежегодной оплатой «на
пользователя», что более выгодно, чем приобретение постоянных лицензий на ПО, и
позволяет как увеличивать, так и уменьшать необходимое количество лицензий
o Клиентские и серверные лицензии на средства совместной работы включены в стоимость
подписки
o Все новейшие версии серверного и клиентского ПО доступны без дополнительных затрат
o Не требуется приобретение серверного оборудования для ряда корпоративных систем
o Снижаются требования к ИТ инфраструктуре в офисах, филиалах, представительствах
компании – необходим только доступ в интернет
o Возможно использование собственных ПК, ноутбуков, планшетов, смартфонов сотрудников
компании в рабочих процессах
Обеспечена возможность удаленной совместной работы:
o


Быстрое подключение филиалов, представительств, торговых точек к работе без
предварительной подготовки ИТ инфраструктуры – необходим только доступ в интернет
o Домашние, личные ПК пользователей покрываются лицензиями на приложения Microsoft
Office
o Настройка доступа к корпоративным средствам совместной работы с новых устройств
автоматизирована, не требует ИТ квалификации
o Отсутствует необходимость присутствия ИТ специалистов на удаленных площадках,
интегрировано централизованное администрирование и средства удаленной помощи
o Развернута единая для всех сотрудников среда работы с информацией
Автоматизированы процессы компании
o Сокращены и автоматизированы циклы создания и согласования документов
o Внедрено управление проектами и задачами, контроль исполнения
o Централизовано хранение документов и реализован сквозной поиск по хранилищам
информации
o Автоматизирован сбор данных
Повышена безопасность информационной среды предприятия
o Интегрированы инструменты безопасности и контроля движения информации
o Внедрена защита от вирусов и спама
o Снижена зависимость от отказов, краж и изъятий ПК, серверов и устройств хранения
информации
o Внедрено управление мобильными устройствами пользователей
Предварительный анализ ситуации
Предварительный
анализ
ИТ-инфраструктуры
Заказчика
производился
с
помощью
анкеты
для
предварительной оценки параметров и границ проекта, заполненной представителем Исполнителя при
первичном интервью ответственного представителя Заказчика.
№ п/п
Параметр
1
Количество площадок/филиалов/офисов организации.
2
Количество пользователей корпоративной сети
3
Используемая платформа электронной почты
4
Наличие зарегистрированного доменного имени
5
Используемые версии ОС на ПК пользователей
6
Количество пользователей, использующих в работе приложения Microsoft Office
Значение
(Word, Excel, PowerPoint и др.)
7
Используемая платформа хранения файлов (файловый сервер, локальные диски,
общие папки)
8
Используемая система коммуникаций
Виды и границы работ



Развернута среда централизованного управления учетными записями и правами доступа на базе
Office 365
o Управление паролями, правами доступа возможно из любой точки и не требует высокой ИТквалификации
o Возможна интеграция с локальной службой Active Directory (при её наличии)
o Возможно подключение многофакторной аутентификации при помощи мобильных телефонов
o Подключение/отключение пользователя занимает несколько минут
o Централизовано управление лицензиями на приложения
Пользователи компании, для которых приобретены соответствующие тарифные планы, получают
лицензии на использование приложений пакета Microsoft Office для 5 ПК либо Mac и мобильные
устройства Windows, IOS, Android
o Каждый лицензированный пользователь получает лицензионную копию актуальной версии
Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote) с правом установки на 5 ПК либо
Mac
o Каждый лицензированный пользователь получает право активации полной версии Microsoft
Office на 5 смартфонах и планшетах на платформе Windows, IOS, Android
Каждому лицензированному пользователю компании предоставляется защищенное хранилище для
файлов и документов размером 1 терабайт (или безлимитное)
o Возможен доступ из любой точки из любой точки и с любого клиента (ПК/Mac, интернетбраузер, смартфон)
o Возможна работа с документами в оффлайн-режиме с автоматической синхронизацией при
подключении к сети
o



Возможно безопасное предоставление доступа к информации как внешним (не являющимся
сотрудниками организации – партнёрам, контрагентам и пр.), так и внутренним
пользователям, одновременное редактирование документов и автоматическое сохранение
версий
Развернута платформа корпоративной электронной почты, управления календарями и задачами
o Используется корпоративное доменное имя для адресов электронной почты (@компания.ru)
o Обеспечен доступ к корпоративной почте из любой точки с любых почтовых клиентов
(приложений для ПК/Mac, интернет-браузеров, смартфонов), с возможностью работы с почтой
в оффлайн-режиме
o Пользователям предоставляются почтовые ящики размером 50GB
o Интегрирован моментальный поиск по ключевым словам
o Интегрировано управление задачами и приоритетами для сообщений
o Внедрены средства совместного планирования, общий доступ к календарям и адресным
книгам
o Интегрированы средства защиты от спама, вирусов и взлома почтовых ящиков
o Внедрены средства управления политиками безопасности мобильных устройств
o Внедрены средства контроля движения информации по корпоративной электронной почте:
 Отслеживание сообщений и поиск по всем почтовым ящикам пользователей
 Удержание критичной информации в среде компании с пресечением потенциальных
утечек
 Рецензирование исходящих сообщений
Развернута корпоративная платформа обмена сообщениями, аудио/видео и веб-конференций
o Возможен доступ из любой точки и с любого клиента (ПК/Mac, интернет-браузер, смартфон)
o Интегрирован поиск по адресной книге предприятия, поддерживается связь с пользователями
Skype
o Интегрированы подробные статусы присутствия пользователей и отслеживание их изменения
o История общения автоматически сохраняется в почтовом ящике пользователя
o Возможно предоставление удаленного доступа к рабочему столу ПК для демонстрации,
обучения, удаленной помощи
o Поддерживаются многопользовательские чаты и аудио/видео звонки высокого качества без
ограничения количества участников
o Предоставляется платформа планирования и проведения веб-конференций:
 Количество внутренних и внешних участников неограниченно
 Встроены средства демонстрации экрана, презентаций PowerPoint, совместных
заметок, выдачи раздаточных материалов, общая доска
 Поддерживается возможность записи конференции в аудио/видео файл для
повторного использования
 Интегрированы средства управления доступом и правами участников
Развернут корпоративный портал совместной работы:
o Возможен доступ из любой точки и с любого клиента (ПК/Mac, интернет-браузер, смартфон)
o Возможна работа с документами в оффлайн-режиме с автоматической синхронизацией при
подключении к сети
o Созданы сайты для рабочих групп с контролем доступа
 Централизовано управление задачами и проектами (постановка задач, отслеживание
исполнения, уведомление участников, связь задач с документами проекта)
 Централизован сбор информации по проекту – документы, фото, записи и прочие
файлы по проекту могут быть переданы/отредактированы с любого устройства и
доступны выбранному количеству участников
 Поддерживается одновременное редактирование документов с контролем версий
 Автоматизировано создание типовых документов на базе шаблонов и электронных
форм
 Автоматизированы процессы электронного документооборота – рассылка,
ознакомление, согласование документов

 Автоматизировано управление заявками, запросами
o Интегрирован поиск корпоративной информации, по ключевым словам, с учетом прав доступа
Обучена пилотная группа пользователей
Состав проектной команды и план работ
Работы по развертыванию и обучению производятся специалистами Исполнителя в удаленном режиме.
Со стороны Исполнителя участвуют:
1. Менеджер проекта
2. ИТ-специалист, обладающий официальной сертификацией Microsoft по внедрению и
администрированию Office 365
Со стороны Заказчика участвуют:
1. ИТ-специалист, обладающий административным доступом к учетным записями электронной почты
организации Заказчика, файловым серверам, и административной консоли регистратора доменного
имени компании
2. Представитель бизнес-департамента, участвующего в пилотном развертывании
Расчёт ориентировочной стоимости проекта
Лицензии на сервисы
Тарифный план
Office 365 Бизнес
Премиум, подписка на 1
пользователя на 1 год
Office 365 Бизнес
Базовый, подписка на 1
пользователя на 1 год
Office 365 Бизнес,
подписка на 1
пользователя на 1 год
Office 365
корпоративный (E3) ,
подписка на 1
пользователя на 1 год
Количество
Стоимость
Комментарии
Включает все сервисы и настольные офисные
приложения
Включает все сервисы, не включает настольные
офисные приложения
Включает только настольные офисные
приложения и облачное хранилище файлов для
пользователя
Включает все сервисы и настольные офисные
приложения, а также расширенные инструменты
контроля за движением информации и
инструменты базового бизнес-анализа
Итого, стоимость лицензий на сервисы:_____
Работы по внедрению
Наименование
Продолжительность
(в нормочасах)
Активация подписки
4
Базовая настройка среды (создание и активация
пользователей, привязка доменного имени)
4
Миграция 10 почтовых ящиков в облако
32
Подключение и настройка устройств 10 пользователей
4
Стоимость
Создание и согласование ТЗ на внутренний портал
SharePoint Online
Создание внутреннего сайта SharePoint Online на базе
шаблонов
Настройка внутреннего сайта SharePoint Online согласно ТЗ
16
Обучение технических специалистов заказчика
8
Обучение пользователей заказчика
8
Общая продолжительность проекта:
4
32
14 рабочих дней.
Итого, стоимость работ по внедрению:_____
Общая стоимость реализации проекта составляет _____ рублей, включая НДС
Предлагаем вам рассмотреть возможность заключения Договора на Внедрение корпоративных служб
совместной работы Office 365.
ФИО , должность наименование партнера
Контактные данные