Приложение 1 закупочной документации по проведению открытого запроса предложений на право

Приложение 1
закупочной документации по проведению открытого запроса предложений на право
заключения договора на поставку программного продукта Система электронного
документооборота (СЭД)
Техническое задание
МОСКВА
2015
Предмет закупки:
а) Разработка ТЗ
б) Поставка Программного продукта Система электронного документооборота,
функционирующего в соответствии с ТЗ
в) Обучение работников Заказчика работе с Программным продуктом
г) Техническая поддержка Программного продукта в течение 1 (одного) года с даты
подписания Акта приема-сдачи услуг по внедрению Программного продукта.
1.
НАЗНАЧЕНИЕ И ЦЕЛИ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ
Система предназначена для ведения документооборота в части автоматизации
документооборота ООО «Стрим» (далее – Предприятие). Это позволит сократить сроки
согласования и повысить эффективность ведения рабочего процесса внутри Предприятия, за счет
оперативности получения необходимой информации, а также осуществлять оперативную
подготовку информационно-статистических обзоров, информационно-аналитических материалов
о результатах прохождения процессов.
Внедрение системы электронного документооборота подразумевает выработку единой
схемы учета и обработки документов на стороне ООО «Стрим».
Целями создания системы электронного документооборота являются:
 создание единого хранилища информации;
 создание единых схем ведения документооборота и делопроизводства;
 повышение эффективности работы предприятия за счет сокращения сроков
передачи документов от одного этапа согласования к другому;
 оптимизация бумажных процессов документооборота и делопроизводства;
 оперативное получение необходимой информации;
 своевременный контроль исполнения задач и создание комфортных условий для
осуществления всех видов контроля;
 улучшение исполнительской дисциплины;
 разграничение прав доступа пользователей к документам;
 мониторинг хода исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;
 протоколирование действий пользователей.
2.
ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА
Автоматизированная
система
электронного
документооборота
(далее–АСЭД)
предназначена для построения полноценной системы управления бизнес - процессами и
документами организации.
Количество одновременных пользователей системы: 90
АСЭД должна обеспечивать коллективную работу пользователей (в том числе удаленную
работу 9 филиалов Предприятия) в режиме реального времени и обеспечивать реализацию
следующих принципов:
 многопользовательский доступ;
 однократность ввода информации;
Общество с ограниченной ответственностью «Стрим»
129110, Москва, ул. Щепкина, д. 51/4, стр.2
2

непрерывность прохождения документа.
Требования к функциям системы.
Автоматизации подлежит весь комплекс документирования и обработки документации.
АСЭД должна обеспечивать:
 Ведение единой базы данных и регистрацию входящих, исходящих и внутренних
документов, в том числе организационных и распорядительных документов, присоединение к
карточке любого количества файлов произвольного формата;
 Разграничение прав доступа пользователей к документам, к папкам с документами, в
том числе с присвоением ему временных прав на работу с документом, зависящих от его роли в
бизнес-процессе (неявные права);
 Постановку документов на контроль;
 Возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений
соисполнителям;
 Выдачу заданий на рабочую группу, сформированную либо из сотрудников одного
подразделения, либо из сотрудников разных подразделений;
 Слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний на
пользовательское рабочее место АСЭД с дополнительным дублированием на адрес внешней
электронной почты пользователя;
 Поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту
присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;
 Подготовку и печать журналов и отчетов;
 Рассылку документов, переписку между пользователями системы при помощи
встроенной почтовой службы;
 Графическую разработку маршрутов в специализированном редакторе маршрутов и в
интерфейсе работы с документом и возможность направлять документы в АСЭД по заранее
подготовленным шаблонам маршрутов;
 Умолчательное назначение типового маршрута обработки документа и контролера
маршрута в зависимости от типа документа;
 Задание ролей пользователей в АСЭД;
 Возможность создания замещений, как постоянных, так и временных;
 Создание и согласование проектов документов;
 Отправку документов на ознакомление пользователям АСЭД и контроль процедуры
ознакомления;
 Протоколирование действий пользователей и администратора;
 Выгрузку документов в формате XML в соответствии с требованиями ГОСТ Р 538982010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления
документами. Требования к электронному сообщению»;
 Создание новых объектов учета (регистрационных карточек документов), выходных
отчетов системы, а также их гибкую настройку в процессе эксплуатации АСЭД, включая
изменение состава регистрационных полей, их свойств, а также возможность настройки
шаблонов регистрационных номеров;
 Распределение
прав
доступа
пользователей,
протоколирование
действий
пользователей, безопасный доступ к информации в удаленном режиме;
 Резервное копирование наколенной базы данных, с возможностью восстановления ее
последней версии.
Общество с ограниченной ответственностью «Стрим»
129110, Москва, ул. Щепкина, д. 51/4, стр.2
3
Основные процессы.
АСЭД должна обеспечивать поддержку следующих процессов:
 работа по подготовке документов;
 направление документов на ознакомление, групповое, последовательное
параллельное согласование, исполнение;
 поддержка циклических процессов;
 контроль исполнения документов, поручений;
 использование документов в справочно-информационной работе;
 поиск документов;
 формирование документов в дела.
и
Требования к реализации функций.
Регистрация документов.
При регистрации документов должны быть доступны следующие функции:
1. Регистрация бумажных и электронных документов;
2. Регистрация документов на основе:
 выбора типа документа;
 письма, полученного по электронной почте;
 документа из приложений MS Word и MS Excel MS Office 2003/2007/2010;
 сканирования бумажного документа;
 текущего документа с переносом всех совпадающих реквизитов и присоединенных к
регистрационно-контрольной карточке (РКК) файлов;
3. Формирование текущего сквозного номера документа, зависящего от типа документа.
Поддержка шаблона номера документа индивидуально для каждого типа документа;
4. Возможность использования автозаполнения полей РКК;
5. Поддержка словарей и справочников значений реквизитов РКК:
 линейных;
 иерархических;
6.
Поддержка связанных полей РКК;
7. Автоматизированный контроль:
 заполнения полей РКК;
 дублирования при регистрации документов;
8. Присоединение к РКК любого количества файлов любого типа, в т.ч. текстовых и
графических;
9. Поддержка встроенными средствами:
 сканирования бумажных документов, в т.ч. потоковое сканирование многостраничных
документов с сохранением в форматах *.tif; *.jpg, *.pdf (спецификации pdf/a в полном
соответствии со стандартом ISO 19005-1:2005 с распознанным полнотекстовым индексируемым
слоем), сжатие сканируемого изображения, *.rtf (результат полнотекстового распознавания
встроенными средствами);
 просмотра файлов формата MS Office 2003/2007/2010, Open Office, графических
файлов форматов *.tif, *.jpg, *.gif, *.bmp.
10. Установление прямых и обратных связей с документами, зарегистрированными в
АСЭД;
11. Передача документа на резолюцию руководителю;
12. Внесение резолюции руководителя, создание поручений на основании резолюции.
Общество с ограниченной ответственностью «Стрим»
129110, Москва, ул. Щепкина, д. 51/4, стр.2
4
Работа по подготовке документов.
При осуществлении работы по подготовке документов должны быть доступны следующие
функции:
1.
Создание и регистрация проекта документа на рабочем месте исполнителя с
заполнением РКК и возможностью присоединения/сканирования электронного документа,
установления связи с другими документами, зарегистрированными в АСЭД;
2.
Отправка на согласование с заинтересованными службами средствами встроенной
почтовой службы, в т.ч. в территориально-удаленные подразделения. Список согласующих
определяется либо исполнителем-инициатором, либо задается типовым маршрутом;
3.
Автоматическое создание версий присоединенных файлов документов в процессе
разработки и согласования;
4.
Отправка проекта на доработку;
5.
Визирование документа средствами АСЭД, либо средствами ЭЦП;
6.
Регистрация документа на основе утвержденного проекта;
7.
Сдача документа на хранение в архив.
Контроль исполнения документов.
Для документов, поставленных на контроль, должны быть доступны следующие функции:
1.
Обеспечение возможности ввода множества поручений по одному документу и
множества исполнителей по одному поручению;
2.
Возможность создания параллельных и последовательных поручений по
документу;
3.
Возможность построения свободного маршрута прохождения документа и
типового маршрута средствами графического дизайнера маршрутов;
4.
Автоматизация контроля над своевременным исполнением документов, поручений
и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения,
оперативное доведение/получение информации до исполнителя документа средствами
встроенной почтовой службы;
5.
Своевременное информирование работников и руководства о поступивших
документах;
6.
Автоматизация приема исполнителем задания к исполнению;
7.
Автоматическое отслеживание ответов при рассылке в несколько адресов
контрольного срокового документа с заданием контрольных даты и времени;
8.
Возможность контроля всей цепочки исполнения;
9.
Автоматическое протоколирование хода исполнения отдельных поручений;
10.
Отбор документов с истекшим или истекающим сроком исполнения;
11.
Формирование отчетности по статистике и фактическому состоянию контроля
исполнения;
12.
Получение перечня заданий по исполнителям, авторам резолюций, по срокам
исполнения и номеру документа.
Справочно-информационная работа.
АСЭД должна обеспечивать:
1.
Поддержку существующей номенклатуры дел с возможностью ее последующей
перенастройки;
2.
Хранение и доступ к версиям документов;
3.
Логическое связывание документов, относящихся к одному вопросу, и
оперативный поиск (подборку) документов по любому набору реквизитов;
Общество с ограниченной ответственностью «Стрим»
129110, Москва, ул. Щепкина, д. 51/4, стр.2
5
4.
Поиск любой информации по документам и работе с ними, как по выбранной
категории документов, так и сразу по всем документам, доступным пользователю: механизмы
поиска должны позволять быстро выполнять как типовые часто повторяющиеся запросы, так и
иные, в том числе заранее не специфицируемые запросы с использованием настраиваемых
поисковых форм, в том числе полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка в
прикрепленных файлах формата MS Office, Open Office, т.е. должны быть:
 Реквизитный поиск по любому сочетанию реквизитов;
 Полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка по тексту
присоединенных файлов MS Office, Open Office;
 Смешанный поиск – по тексту и по реквизитам;
 Поиск по контрольной информации – срокам исполнения, исполнителям, контролерам;
 Поиск по оперативному документообороту;
 Возможность сохранения типовых запросов в виде автоматически актуализируемых
поисковых папок с возможностью организации их иерархической классификации.
Поддержка работы в удаленном режиме через Web.
В АСЭД должно быть реализовано рабочее место, обеспечивающее решение задач
оперативного управления работой персонала компании в дистанционном режиме – контроль
руководством исполнения заданий, порученных сотрудникам, участие в согласовательных
процессах, требующих принятия руководством каких-либо решений, а также доступ к
оперативному хранилищу документов компании для структурных подразделений, находящихся в
другом городе.
Web-доступ должен обеспечивать полноценную работу пользователей с АСЭД по
защищенному каналу с использованием средств SSL (просмотр документов, согласование
документов, поиск документов).
В АСЭД должно быть реализовано рабочее место для сотрудников, которым необходим
удаленный доступ в систему с мобильных и ультрамобильных устройств (нетбуков, КПК,
смартфонов, мобильных телефонов и т.п). Поддерживаемые платформы iOS, Android,
WindowsPhone, Blackberry, Symbian). Функциональность такого рабочего места должна быть
адаптирована для работы при низком качестве Интернет-канала. Интерфейс должен быть
адаптирован для работы с устройствами с небольшим экраном, но не должен иметь
принципиальных различий с интерфейсом полной версии системы электронного
документооборота.
Требования к интеграции.
1.
АСЭД должна функционировать в корпоративной сети
2.
АСЭД должна интегрироваться с 1С
3.
АСЭД должна быть интегрирована с почтовыми клиентами MS Outlook
4.
Должна обеспечиваться возможность доступа к АСЭД по протоколу http/https;
5.
АСЭД должна интегрироваться с привычной пользователям средой подготовки
документов – MS Office;
 вся работа пользователя с текстом документов (создание, изменение) должна
осуществляться в среде MS Office;
 при обращении к тексту документа должен обеспечиваться вызов соответствующего
ПО из пакета MS Office;
 в АСЭД должен обеспечиваться полнотекстовый поиск информации по текстам
документов в формате MS Office;
Общество с ограниченной ответственностью «Стрим»
129110, Москва, ул. Щепкина, д. 51/4, стр.2
6
6.
АСЭД должна обеспечивать ввод текста документа, поступившего в бумажном
виде, при помощи специализированного ПО сканирования и распознавания текстов;
7.
Система должна поддерживать экспорт информации в XML в соответствии с
требованиями ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие
систем управления документами. Требования к электронному сообщению»
Система электронного документооборота должна содержать следующую конфигурацию:
1. Регистрационно–контрольные карточки документов, предназначенные для учета
следующих типов документов:
 Входящие документы;
 Исходящие документы;
 Внутренние документы;
 Договоры и первичные документы (счета, акты, счета-фактуры);
 Служебная записка;
 Заявления.




2. Шаблоны журналов, справок и отчетов:
Журналы:
o Журнал входящих документов;
o Журнал исходящих документов;
o Журнал регистрации документов.
Отчёты по исполнительской дисциплине:
o Общий журнал по потокам документов
o Отчет о выполнении документов по потокам
o Отчет по документам, которые надо выполнить
o Отчет о выполнении поручений
o Отчет по поручениям, которые надо выполнить
o Общий отчет по потокам документов
Лист согласования
Лист ознакомления
5. ТРЕБОВАНИЯ ПО ГАРАНТИЙНОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ И ОБСЛУЖИВАНИЮ
В рамках предоставления гарантий качества работ исполнитель должен обеспечить гарантийное
сопровождение программного обеспечения и результатов выполненных работ в следующем
объеме:
− исправление ошибок в специализированном программном обеспечении, выявленных в
ходе эксплуатации;
В рамках предоставления гарантий качества работ исполнитель должен обеспечить в
согласованные с Заказчиком сроки восстановление работоспособности специализированного
программного обеспечения в соответствии с характеристиками, заявленными в технической и
эксплуатационной документации, в период с 10 до 18 часов в часовом поясе Заказчика.
По результатам устранения выявленных ошибок и исправления недостатков исполнитель должен
провести тестовые испытания доработанных версий специализированного программного
обеспечения, обеспечить его обновление/установку на информационно-технических средствах
Заказчика, а также, при необходимости, доработать техническую и эксплуатационную
документацию.
Общество с ограниченной ответственностью «Стрим»
129110, Москва, ул. Щепкина, д. 51/4, стр.2
7
Сроки предоставления гарантии качества — не менее 12 месяцев с момента подписания
последнего из актов выполненных работ.
В рамках предоставления гарантии Исполнитель предоставляет Заказчику обновления и
исправления ПО системы электронного документооборота в течение 10 (десяти) рабочих дней с
момента выхода.
Устранение неисправностей (ошибок) в течение гарантийного срока осуществляется
посредством удаленного администрирования. Заказчик предоставляет Исполнителю
возможность удаленного доступа к серверам через сеть Интернет для удаленного
администрирования и настройки Системы. При невозможности устранить неисправности
удаленно, Исполнитель осуществляет исправление в месте установки Системы. Сроки
устранения неисправностей (ошибок) в течение гарантийного срока устанавливаются по
согласованию с Заказчиком.
В рамках предоставления технической поддержки Исполнитель предоставляет
специалистам Заказчика телефонные консультации, консультации по электронной почте,
удаленную настройку системы, в период с 8 до 17 часов в часовом поясе Заказчика.
6. ТРЕБОВАНИЯ ПО ОБУЧЕНИЮ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ И АДМИНИСТРАТОРОВ
СИСТЕМЫ
Исполнитель должен провести обучение сотрудников ООО «Стриим», которые будут
работать с клиентским и административным модулями системы.
Для проведения обучения Исполнитель проводит курс теоретических и практических занятий
для 90 сотрудников ООО «Стрим» на территории Заказчика, а так же предоставляет возможность
самостоятельного обучения на основе компьютерного курса обучения (вебинара)
предоставленного Заказчику Исполнителем.
Общество с ограниченной ответственностью «Стрим»
129110, Москва, ул. Щепкина, д. 51/4, стр.2
8