Инструкция по формированию справок НДФЛ

Инструкция по формированию справок НДФЛ
Необходимые условия
Для формирования справок на ПК Бухгалтера должны быть установлено следующее
программное обеспечение:
● ПО «Налогоплательщик ЮЛ»
Загрузить ПО, а также инструкцию по установке программы можно скачать со
следующего веб-сайта https://www.nalog.ru/rn77/program/all/nal_ul/
●
ПО «Тестер», версия не ниже 2.82
Загрузить ПО, а также инструкцию по установке программы можно скачать со
следующего веб-сайта http://www.otc-soft.ru/tester
●
Microsoft Office Excel, версия 2003/2007 или более поздняя
Загрузить ПО, а также инструкцию по установке программы можно с официального
сайта Microsoft.
Примечание для Excel 97-2003
Если при первоначальном открытии документов выдается предупреждение системы
безопасности, что файл содержит макросы, то в окне необходимо нажать кнопку: «Не
отключать макросы». После этого, откроется лист документа.
Если сообщение о наличии в файле макросов не выводится или возникает некорректное
отображение документа, то необходимо проверить настройку макросов. Для этого:
1. На панели инструментов выберите пункт меню «Сервис», далее «Макрос», и затем
«Безопасность»;
2. Во вкладке «Уровень безопасности» выберите безопасность «Средняя»;
3. Перейдите на вкладку «Надежные издатели»;
4. Поставьте галочку «Доверять всем установленным надстройкам и шаблонам»;
5. Поставьте галочку «Доверять доступ к Visual Basic Project»;
6. Нажмите кнопку «ОК». Макросы настроены. Необходимо закрыть ВСЕ документы
Excel, а затем открыть вновь.
Примечание для Excel 2007 и более поздних версий
Если при первоначальном открытии документов выдается предупреждение системы
безопасности, что запуск активного содержимого отключен, то в сообщении необходимо
нажать кнопку: «Включить содержимое». После этого, откроется лист документа.
Если сообщение о наличии в файле макросов не выводится или возникает некорректное
отображение документа, то необходимо проверить настройку макросов. Для этого:
1. На панели инструментов выберите вкладку “Файл”;
2. Далее выберите пункт «Параметры»;
3. В открывшемся окне «Параметры» выберите пункт «Центр управления
безопасностью» и нажмите кнопку «Параметры центра управления безопасностью»;
4. В открывшемся окне центр управления безопасностью, выберите пункт «Настройка
макросов». Установите параметр макросов на «Включить все макросы» и установите
галочку «Доверять доступ к объектной модели проектов VBA»
5. Нажмите кнопку «ОК». Макросы настроены. Необходимо закрыть ВСЕ документы
Excel, а затем открыть вновь.
Формирование отчетности
Для формирования отчетности выполните следующие действия:
1. Подготовьте отчетные сведения о доходах физических лиц в программе Excel:
1) Запустите программу “Microsoft Excel” (Excel);
2) Откройте в Excel файл “Налоги по доходам.xlsm”:
Примечание
Для корректной работы с документом разрешите редактирование файла и запуск макросов,
если это потребует система безопасности Excel. Подробно см.раздел “Необходимые
условия”.
Документ состоит нескольких страниц:
● Настройки - включает реквизиты (константы) документа Excel, используемые для
автоматического расчета, заполнения показателей отчетных сведений и
необходимых для формирования справок, а также для последующей выгрузки
подготовленных данных в xml-файл;
● Свод - таблица сведений о доходах ФЛ за выбранный месяц, сформированная с
применением фильтров (параметрам) на основе данных о ФЛ, взаиморасчетах с ФЛ
и сведениях о доходах ФЛ;
● Год - таблица сведений о доходах ФЛ за указанный год с детализацией по месяцам,
сформированная с применением фильтров (параметрам) на основе данных о ФЛ,
взаиморасчетах с ФЛ и сведениях о доходах ФЛ;
●
Период - таблица сведений о доходах ФЛ за указанный период с детализацией по
месяцам, сформированная с применением фильтров (параметрам) на основе
данных о ФЛ, взаиморасчетах с ФЛ и сведениях о доходах ФЛ.
3) На странице “Настройки” :
○ в разделе “Исходные данные” проверьте правильность параметров
подключения к БД Access, содержащей сведения о физических лицах и их
доходах:
○
в разделе “Исходные данные” укажите Месяц к расчету:
Примечание:
Для выбора месяца нажмите кнопку выбора месяца и укажите любое день
необходимого месяца. Подтвердите выбор. Сведения о доходах будут
формироваться с 1 января по конец указанного месяца (года), независимо от
выбранного дня (например, если в форме выбрать 05.02.2016, то данные
сформируются с 01.01.2016 по 31.02.2016);
○
выберите параметры обработки исходных данных и настройки (фильтры)
формирования отчетных сведений:
Для настройки доступны следующие параметры:
● Вывести физ лиц с некорректными данными:
○ Да - сформировать справки по всем ФЛ, независимо от
корректности (полноты) сведений о ФЛ;
○ Нет - сформировать справки только по ФЛ, у которых корректно и
полно заполнены сведения о ФЛ (например, не формировать справку
по ФЛ, у которого в адресе проживания отсутствует номер дома);
●
Только резиденты РФ:
○ Да - сформировать справки только по ФЛ, являющимся
резидентами РФ;
○ Нет - сформировать справки по всем ФЛ (резидентам и не
резидентам РФ);
●
Сумма налога к оплате - указывается сумма денежных средств,
которую “хотите” перечислить в налоговую НДФЛ. В зависимости от
указанной суммы будут автоматически рассчитаны и распределены
суммы начисленного и фактически полученного дохода между ФЛ, для
которых формируются справки.
Примечание
Как в программе Excel выбрать значение параметра из доступного списка см. раздел
Вопросы и ответы, расположенный в конце настоящей инструкции.
4) Сформируйте предварительные отчетные сведения о доходах физических лиц.
Для этого на странице “Настройки” в строке “Извлечь данные” нажмите кнопку
“Запуск”:
5) Запустится Мастер формирования комплекта отчетных сведений о доходах ФЛ
по указанным параметрам с применением фильтров формирования отчетных
сведений. Процесс формирования данных может занять длительное время (5-10
минут), дождитесь окончания работы Мастера:
6) После окончания работы Мастера автоматически будут сформированы следующие
таблицы сведений о доходах ФЛ:
○ за выбранный месяц (страница “Свод”);
○ за указанный год с детализацией по месяцам (страница “Год”);
○ за указанный период с детализацией по месяцам (страница “Период”).
и автоматически осуществится переход на страницу “Свод”, например:
7) Проверьте правильность (корректность) сформированных сведений в таблицах. При
необходимости “в ручную” произведите корректировку данных или заново запустите
процесс извлечения данных с другими параметрами (фильтрами) обработки;
8) Подготовьте (экспортируйте) справки в файл формата xml для последующего
импорта сведений в программу “Налогоплательщик ЮЛ”:
○ Перейдите на страницу “Настройки” и в разделе “Подготовка данных в
XML” укажите/проверьте параметры формировать данных в файл xml:
○
Запустите Мастер создания xml файла, в зависимости от задачи:
●
От обратного: При формировании справок будет учитываться указанная
сумма денежных средств, которую “хотите” перечислить в налоговую НДФЛ.
В xml файл сформируются справки на основе автоматически рассчитанных и
распределенных сумм начисленного и полученного дохода между ФЛ, в
зависимости от указанной “желаемой” суммы к уплате.
Прямой метод: При формировании справок не учитывается указанная
сумма денежных средств, которую “хотите” перечислить в налоговую НДФЛ.
В xml файл сформируются справки на основе фактических сумм
начисленного и полученного дохода по ФЛ.
●
Внимание
Подготовка (экспорт) данных осуществляется на основе ранее извлеченных данных из БД
Access, представленных на странице “Свод”. Перед подготовкой (экспортом) справок в файл
формата XML произведите операцию извлечения данных (шаг 4 инструкции) или проверьте
актуальность данных, если шаги 4-7 были пропущены, перейдя на страницу “Свод”.
○
После выбора метода формирования справок запустится Мастер выгрузки
справок в файл формата XML для последующего импорта сведений в
программу “Налогоплательщик ЮЛ”. Процесс подготовки справок может
занять длительное время (5-10 минут), дождитесь окончания работы
Мастера:
○
По окончанию работы Мастера созданный файл будет храниться в папке, указанной
в настойке “Папка для сохранения файла”.
2. Проверьте корректность сформированного XML-файла с отчетными сведениями о
доходах физических лиц в ПО “Тестер”
Примечание:
Этап 2, проверка корректности сформированного XML-файла в ПО “Тестер”, не является
обязательным шагом при формировании отчетности, но рекомендуется, чтобы удостовериться в
корректности загружаемых сведений;
1) Запустите программу “Тестер”;
Примечание: Перед запуском Мастера рекомендуется проверить настройки параметров работы
программы (для этого нажмите кнопку “Настройки”);
2) Нажмите кнопку “Открыть” и выберете файл *.xml, полученный в программе Excel
на предыдущем этапе, (этап 1, шаг 9):
3) После загрузки и проверки xml-файла, появится протокол, в котором отражены все
найденные ошибки, например:
3. Загрузите сформированные отчетные сведения о доходах физических лиц в
программу “Налогоплательщик ЮЛ”:
1) Запустите программу “Налогоплательщик ЮЛ”;
2) Откройте “Документы > Документы по НДФЛ > Справки о доходах (2-НДФЛ)”:
3) В открывшемся окне нажмите кнопку “Загрузить”:
4) Выберете файл *.xml, полученный в программе Excel на предыдущем этапе (этап 1,
шаг 9), и нажмите кнопку “Открыть”. После загрузки файла, появится список
справок, которые доступны для загрузки в “Налогоплательщик ЮЛ”:
5) Нажмите кнопку “Выбрать” чтобы подтвердить прием выбранных справок. По
окончанию загрузки будет предоставлен Протокол об обработанных сведениях по
физическим лицам и доходам:
6) После проверки обработанных сведений и справок закройте окно “Протокол”;
7) В окне “Список справок 2 НДФЛ” выберите физическое лицо, по которому требуется
сформировать/отредактировать справку:
○
Для редактирования справки - нажмите кнопку “Редактировать”:
○
Чтобы распечатать справку на принтере - нажмите кнопку “Печать справок”:
Вопросы и ответы
Как открыть файл Excel *.xls?
Открытие может быть осуществлено посредством двойного клика левой клавишей
мыши по файлу. Если по какой-то причине XLS не ассоциирован с базовой
программой, кликните правой клавишей мыши на документе и выберите опцию
«Открыть с помощью». В представленном перечне установленных на компьютере
программ выберите Microsoft Excel и нажмите «Ок».
Как в программе Excel выбрать значение параметра из доступного списка?
1) Нажмите на ячейку, в которой
необходимо выбрать параметр;
2) В правом углу выбранной ячейки
появится стрелка;
3) Нажмите на стрелку, откроется список
доступных параметров;
4) Выберите из списка параметр.