Формирование заявки на закупку

3
Формирование заявки на закупку............................................................... 2
3.1 Заполнение заголовка .............................................................................. 2
3.2 Заполнение детализации «Лоты» .......................................................... 6
3.3 Заполнение детализации «Продукция». Порядок изменения
НМКЦ .................................................................................................................. 8
3.4 Заполнение детализации «Контактные лица и члены комиссии»11
3.5 Заполнение детализации «Требования к участникам закупки» .. 17
3.6 Заполнение детализации «Критерии оценки» (для способов
определения поставщика Конкурс) ............................................................. 19
3.7 Заполнение детализации «Вложения» ................................................ 21
3.8 Утверждение позиции заявки на закупку заказчиком ................... 23
3.9 Возврат заявки на закупку на доработку заказчику ....................... 24
3.10
Внесение изменений заказчиком в заявку на закупку в
состоянии «На доработку»............................................................................. 26
3.11
Аннулирование заявки на закупку .................................................. 29
3.12
Формирование сотрудником УО закупки из заявки в состоянии
«Утвержден (согласован) ............................................................................... 30
3.13
Формирование уточнения к заявке на закупку в состоянии
«Утвержден (согласован)» ............................................................................. 31
3.14
Отклонение заявки на закупку ........................................................ 33
ВНИМАНИЕ!!! Подробно об алгоритме перевода состояний заявок на
закупки описано в документе Схема "Алгоритм работы работы в ПК «РКС»,
который
размещен
в
разделе
«Информация
для
пользователей»
-
«Инструкции».
1
3
Формирование заявки на закупку
3.1
Заполнение заголовка
3.1.1 Перейдите на рабочее место «Закупки по 44-ФЗ» (см. Рисунок
3.1). Путем выбора рабочего места слева, или выбора рабочего места из
выпадающего списка вкладки «Рабочие места».
Рисунок 3.1 – Переход на рабочее место «Закупки по 44-ФЗ»
3.1.2 Далее выберите вкладку «Планирование закупок». Во вкладке
«Планирование закупок» перейдите на интерфейс «План-график» (см.
Рисунок 3.2).
Рисунок 3.2 – Интерфейс «План-график»
3.1.3 Нажмите кнопку «Выполнить» и из списка планов-графиков
выберите позицию плана-графика, по которой требуется создать заявку на
закупку (см. Рисунок 3.3).
2
Рисунок 3.3 - Выбор план-графика
3.1.4 Для создания заявки на панели инструментов нажмите кнопку
«Операция». Выберите операцию «Формирование заявки на закупку» (см.
Рисунок 3.4)
Рисунок 3.4 – Выбор операции «Формирование заявки на закупку»
3.1.5 В открывшемся окне выберите нужную позицию плана-графика и
нажмите кнопку «Выполнить» (см. Рисунок 3.5).
3
Рисунок 3.5 – Формирование заявки на закупку
3.1.6 Если заявка на закупку была создана ранее и необходимо создать
второй лот, то в поле операции «Формирование заявки на закупку»
необходимо заполнить поле «Заявка на закупку».
3.1.7 Далее на вкладке «Определение поставщика (подрядчика,
исполнителя)» выберите интерфейс «Заявки на закупку» (см. Рисунок 3.6).
Рисунок 3.6 – Переход на интерфейс «Заявки на закупку»
3.1.8 В интерфейсе «Заявки на закупку редактируемые» нажмите
кнопку «Выполнить» и выберите нужную заявку на закупку. На панели
инструментов нажмите кнопку «Редактировать» (см. Рисунок 3.7).
Рисунок 3.7 – Выбор заявки на закупку
3.1.9 Поля заголовка заполняются при формировании
автоматически путем переноса данных из плана-графика.
заявки
4
3.1.10 Заполните обязательные поля и нажмите кнопку «Сохранить»
(см. Рисунок 3.8).
Рисунок 3.8 – Редактирование заголовочной части заявки
5
3.2
Заполнение детализации «Лоты»
3.2.1 На панели инструментов интерфейса «Заявки на закупку»
нажмите кнопку «Детализация». Далее на панели инструментов детализации
«Лоты» нажмите кнопку «Редактировать» (см. Рисунок 3.9).
Рисунок 3.9 – Редактирование детализации «Лоты»
3.2.2
В открывшейся форме необходимо заполнить поля:
 Поле «Порядковый номер» и «Объект закупки» заполняются
автоматически.
 В поле «Вид продукции» выберите из выпадающего списка
один из видов продукции (см. Рисунок 3.10).
Рисунок 3.10 – Выбор вида продукции
6
 Поле «Валюта» заполняется автоматически
значением
«Российский рубль», если для закупки необходимо использовать
другую валюту, то выберите значение из справочника.
 В поле «Обоснование (начальной) максимальной цены» введите
способ обоснования начальной (максимальной) цены.
 В поле «Срок поставки товара, выполнения работ, оказания
услуг» укажите сроки, которые планируется поставка товаров,
выполнение работ, услуг.
 В поле «Место поставки товара, выполнения работ, оказания
услуг» укажите место поставки товара, выполнения работ, услуг.
 В поле «Условия поставки товара, выполнения работ, оказания
услуг» напишите требуемые от поставщика условия поставки
товара, выполнения работ, услуг
 В поле «Условия приемки товара, выполнения работ, оказания
услуг» напишите условия, по которым планируется принять
поставленный товар, выполнение работ, оказание услуг.
 Поля «Обеспечение заявки на участие», «Обеспечение
исполнения контракта» и «Размер аванса, %» переносятся из
позиции плана-графика (если способ определения поставщика
«запрос котировок» или «предварительный отбор и запрос
котировок при чрезвычайных ситуациях», то это поле не
заполняется)
 Поле «Лицевой счет для средств, поступающих во временное
распоряжение» заполняются автоматически.
 Для заполнения поля «Срок и объем предоставления гарантий
качества товара, работ и услуг» заполните поля «Срок» и
«Объем»
 В поле «Срок заключения контракта» введите планируемый срок
заключения контракта (срок заключения контракта должен быть
не ранее 10 и не позднее 20 дней со дня подписания протокола, в
котором вынесено решение о заключении контракта)
3.2.3 После заполнения всех требуемых полей нажмите кнопку
«Сохранить» (см. Рисунок 3.11).
Рисунок 3.11 - Сохранение данных в детализации «Лоты»
7
Заполнение детализации «Продукция». Порядок изменения
3.3
НМКЦ
3.3.1 Детализация «Продукция» заполняется при формировании заявки
автоматически путем переноса данных из аналогичной детализации планаграфика.
3.3.2 Поля «Наименование» и «Описание объекта закупки» при
необходимости можно корректировать.
3.3.3 Если необходимо в заявке изменить начальную (максимальную)
цену контракта (далее НМКЦ), то необходимо выполнить следующие
действия.
3.3.4 НМЦК, указанная в позиции плана-графика, автоматически
переносится в соответствующую заявку на закупку, поскольку алгоритм
работы пользователей в ГИС предусматривает последовательное
формирование документов (см. Рисунок 3.12):
Планграфик
Заявка на
закупку
Закупка
Сведения о
заключении
контракта
Сведения об
исполнении
контракта
Рисунок 3.12 - Схема «Алгоритм работы в ПК «РКС»»
3.3.5 Для внесения изменений в заявку на закупку в части изменения
НМЦК необходимо выполнить следующие действия:
 При увеличении НМЦК не более чем на 10%. Изменение НМЦК
в заявке на закупку осуществляется через внесение изменений в
план-график.
 При уменьшении НМЦК не более чем на 10%. Изменение
НМЦК в заявке на закупку осуществляется через детализацию
«Продукция», в которой необходимо изменить цену и стоимость
(см. Рисунок 3.13).
8

Рисунок 3.13 – Изменение НМЦК в заявке на закупку
 При изменении НМЦК более чем на 10%. В соответствии с
приказом
Министерства
экономического
развития
РФ,
Федерального казначейства РФ от 27.12.2011 №761/20н внесение
изменений в планы-графики осуществляется, в том числе при
изменении более чем на 10% стоимости планируемых к
приобретению товаров, работ, услуг, выявленные в результате
подготовки к размещению конкретного заказа, вследствие чего
невозможно размещение заказа на поставки товаров, выполнение
работ, оказание услуг в соответствии с начальной (максимальной)
ценой
контракта,
предусмотренной
планом-графиком.
Соответственно, изменение НМЦК в заявке на закупку
9
осуществляется через внесение соответствующих изменений в
план-график.
10
3.4
Заполнение детализации «Контактные лица и члены
комиссии»
Внимание!!!
В
заявках
необходимо
заполнять
не
менее
3
сотрудников для участия в комиссии, образованной для закупок,
осуществляемых через уполномоченный орган. При переводе заявки в
состояние
«Утверждена
заказчиком»
срабатывает
логический
контроль.
3.4.1 Для добавления сотрудников в детализации «Контактные лица и
члены комиссии» необходимо, чтобы эти сотрудники были добавлены в
интерфейсе «Справочники» – «Контрагенты».
3.4.2 Перейдите на рабочее место «Закупки
«Справочники» - «Контрагенты» (см. Рисунок 3.15).
по
44-ФЗ»
-
Рисунок 3.15 Переход на рабочее место «Закупки по 44-ФЗ» - «Справочники» «Контрагенты»
11
3.4.3 На интерфейсе справочники «Юридические лица» нажмите
кнопку «Фильтрация данных», введите ИНН Вашей организации в параметре
фильтрации (см. Рисунок 3.16).
Рисунок 3.16 Фильтрация данных в интерфейсе «Юридические лица» поиск
организации по ИНН
3.4.4 Нажмите кнопку «Детализация» и перейдите на детализацию
«Сотрудники». Для добавления новых сотрудников нажмите кнопку
«Добавить запись» (см. Рисунок 3.17).
12
Рисунок 3.17 Добавление нового сотрудника в детализации «Сотрудники»
3.4.5 В открывшейся форме «Сотрудники» заполните вручную поля:
«Фамилия», «Имя», «Отчество», «Почтовый адрес», «Место нахождения»,
Должность, Номер контактного телефона», Адрес электронной почты».
3.4.6
Нажмите кнопку «Сохранить» (см. Рисунок 3.18).
Рисунок 3.18 Заполнение формы «Сотрудники»
13
3.4.7 Добавьте всех сотрудников, которые будут участвовать в
комиссии.
3.4.8 После добавления сотрудников в справочнике контрагенты
перейдите на интерфейс «Определение поставщика подрядчика» - «Заявки на
закупку редактируемые». Найдите заявку, в которой необходимо заполнить
детализацию «Контактные лица и члены комиссии».
3.4.9 Нажмите кнопку «Детализация» перейдите в детализацию
«Контактные лица и члены комиссии» и нажмите кнопку «Добавить запись»
(см. Рисунок 3.19).
Рисунок 3.19 – Добавить строку в детализации «Контактные лица и члены
комиссии»
3.4.10 В открывшейся форме «Контактные лица и члены комиссии»
заполните поле «Фамилия И.О.». Для этого нажмите кнопку «Вызов
справочника» (см. Рисунок 3.20).
14
Рисунок 3.20 – Заполнение формы «Контактные лица и члены комиссии»
3.4.11 В открывшемся справочнике «Юридические лица» нажмите
кнопку «Выполнить» при этом отобразиться Ваша организация, в которой
отобразится детализация «Сотрудники». Отметьте галкой сотрудника,
которого необходимо добавить в комиссию и нажмите кнопку «Выбор». При
этом поле «Фамилия И.О.» заполнится (см. Рисунок 3.21).
15
Рисунок 3.21 – Заполнение поля «Фамилия И.О.» путем выбора сотрудника из
справочника «Юридические лица»
3.4.12 Заполните поле «Статус контактного лица» для этого нажмите
кнопку «Выпадающий список и выберите нужное значение.
3.4.13 Если
сотрудник
обладает
специальными
знаниями,
относящимися к объекту закупки, поставьте галку в поле «Обладает
специальными знаниями, относящимися к объекту закупки».
3.4.14 Если сотрудник прошел профессиональную переподготовку или
повышение квалификации в сфере закупок, поставьте галку в поле «Прошел
профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере
закупок».
3.4.15 Нажмите кнопку «Сохранить».
16
Заполнение детализации «Требования к участникам закупки»
3.5
3.5.1 На интерфейсе «Заявки на закупку. Редактируемые» перейдите в
детализацию «Требования к участникам закупки» и нажмите кнопку
«Добавить запись» (см. Рисунок 3.22).
Рисунок 3.22 – Добавить строку в детализации «Требования к участникам закупки»
3.5.2
В открывшемся окне необходимо заполнить следующие поля:
 В поле «Лот» с помощью кнопки «Вызов справочника», из
детализации лоты выберите лот, по которому нужно
сформировать требования (см. Рисунок 3.23).
Рисунок 3.23 – Выбор лота
 В поле «Требование» с помощью кнопки «Вызов справочника»
выберите требования к участникам закупки. Нажмите кнопку
«Выбор» (см. Рисунок 3.24).
17
Рисунок 3.24 – Выбор требований к участникам закупки
 В поле «Начальное значение» введите начальное значение для
выбранного требования.
 Если необходимо, заполните поле «Документ, предоставляемый
поставщиком».
 В поле «Тип документа» выберите с помощью кнопки «Вызов
справочника» тип документа и нажмите кнопку «Выбор».
3.5.3 После заполнения необходимой информации, проверьте,
созданную строку, и нажмите кнопку «Сохранить».
18
3.6
Заполнение детализации «Критерии оценки» (для способов
определения поставщика Конкурс)
3.6.1 Данная детализация заполнятся в случае, если
определения поставщика, (подрядчика, исполнителя) Конкурс
способ
3.6.2 На интерфейсе «Заявки на закупку. Редактируемые» перейдите в
детализацию «Критерии оценки» и нажмите кнопку «Добавить запись».
3.6.3
В открывшейся форме необходимо заполнить следующие поля:
 В поле «Лот» с помощью кнопки «Выбор справочника»
выберите лот, по которому нужно сформировать критерии
оценки и нажмите кнопку «Выбор».
 Для заполнения поля «Критерии оценки» с помощью кнопки
«Вызов справочника» перейдите в справочник «Требования,
критерии оценки», выберите критерии оценки и нажмите кнопку
«Выбор» (если критериев оценки несколько, то добавьте еще
один или несколько критериев) (см. Рисунок 3.25).
Рисунок 3.25 – Выбор критериев оценки из справочника
 В поле «Коэффициент весомости» укажите коэффициент
весомости выбранного критерия (коэффициент весомости всех
вместе взятых критериев для каждого лота должен составлять
100%). После заполнения всей необходимой информации
нажмите кнопку «Сохранить» (см. Рисунок 3.25).
19
Рисунок 3.26 – Критерии оценки
20
3.7
Заполнение детализации «Вложения»
3.7.1 В интерфейсе «заявки на закупку» в детализации «Вложения»
прикрепляется файл заявки, которая содержит описание объекта закупки,
обоснование НМКЦ, проект контракта. На интерфейсе «заявки на закупку»
перейдите в детализацию «Вложения» и нажмите кнопку «Добавить запись»
(см. Рисунок 3.27).
Рисунок 3.27 - Переход на детализацию «Вложения»
3.7.2
В открывшемся окне необходимо заполнить следующие поля:
 В поле «Тип документа» с помощью кнопки «Вызов
справочника» выберите тип документа из справочника «Типы
документов» и нажмите кнопку «Выбор» (см. Рисунок 3.28).
Рисунок 3.27 - Выбор типа документов
 Для заполнения поля «Файл» с помощью кнопки «Вызов
справочника» вызовите форму для поиска документов. Нажмите
кнопку «Обзор» и выберите необходимый документ, нажмите
кнопку «Выбор» (если требуется, добавьте еще одно или
несколько вложений) (см. Рисунок 3.28).
21
Рисунок 3.28 - Выбор файла
3.7.3 После заполнения необходимой информации нажмите кнопку
«Сохранить».
22
3.8
Утверждение позиции заявки на закупку заказчиком
3.8.1 После заполнения
утвердить заявку на закупку.
3.8.2
всей
нужной
информации
необходимо
Для этого необходимо воспользоваться специальной кнопкой
«Перевод состояний»
и выбрать состояние «На согласовании УО».
3.8.3 При выполнении перехода могут сработать логические контроли,
проверяющие правильность заполнения данных. Если данные контроли
сработали, необходимо исправить указанные контролем ошибки.
3.8.4 После перевода заявки на закупку в состояние «На согласовании
УО», она будет находиться в интерфейсе «Заявки на закупку
редактируемые», заявке присваивается входящий номер УО (см. Рисунок
3.22).
Рисунок 3.22 – Вкладка «Редактируемые» интерфейса «Заявки на закупку»
23
3.9
Возврат заявки на закупку на доработку заказчику
3.9.1 Если исполнителю УО необходимо вернуть заявку на закупку на
доработку, то в поле «Примечание» заголовочной части он должен указать
причину возврата документа (см. Рисунок 3.23).
Рисунок 3.23 – Поле «Примечание» заголовка интерфейса «Заявки на закупку»
3.9.2 Затем перевести заявку в состояние «На согласовании по
доработке», при этом заявка попадает начальнику отдела УО на
согласование.
3.9.3 Начальник отдела УО, получив документ на согласование, может
выполнить следующие действия:
 вернуть
на
доработку
заказчику,
для
этого
воспользоваться кнопкой «Перевод состояний»
состояние «На доработку».
необходимо
и выбрать
 вернуть в работу исполнителю УО, для этого необходимо
воспользоваться кнопкой «Перевод состояний»
состояние «Утверждена заказчиком».
и выбрать
 аннулировать, для этого необходимо воспользоваться кнопкой
«Перевод состояний»
и выбрать состояние «Аннулирован».
3.9.4 После перевода заявки на закупку в состояние «На доработку» и
«Аннулирован» документ будет находиться на интерфейсе «Заявки на
закупку. Редактируемые» (см. Рисунок 3.24).
24
Рисунок 3.24 – Вкладка «Редактируемые» интерфейса «Заявки на закупку»
25
3.10
Внесение изменений заказчиком в заявку на закупку в
состоянии «На доработку»
3.10.1 Если изменения, которые необходимо внести в заявку не
требуют внесения изменения в план-график, такие как:
 изменение детализации «Контактные лица и члены комиссии»;
 изменение детализации «Требования к участникам закупки»;
 изменение детализации «Критерии оценки»;
 изменение детализации «Вложения»;
3.10.2 Для внесения изменений выберите заявку, нажмите кнопку
«Перевод состояния» и переведите ее в состояние «Редактируется».
3.10.3 Внесите
«Сохранить».
необходимые
изменения
и
нажмите
кнопку
3.10.4 Утвердите заявку согласно разделу 3.7. настоящей инструкции.
3.10.5 Если изменения в заявку возможны только через изменение
плана-графика, то предварительно перед выполнением операции «Внесение
изменений в заявку на закупку» необходимо внести изменение в позицию
плана-графика, из которой сформирована данная закупка. Подробнее об
изменении позиции плана-графика изложено в пункте 1.6. инструкции
«Планирование закупок».
3.10.6 Выберите заявку и нажмите кнопку «Перевод состояния»,
выберите состояние «Редактируется».
3.10.7 Для внесения изменений в заявку на закупку перейдите на
вкладку «Заявки на закупку. Редактируемые», выберите позицию заявки и на
панели управления нажмите кнопку «Операция». В открывшемся окне
выберите из списка операцию «Внесение изменений в заявку на закупку»
(см. Рисунок 3.25).
26
Рисунок 3.25– Выбор операции «Внесение изменений в заявку на закупку»
3.10.8 В открывшемся диалоговом окне автоматически заполнится поле
«Заявка на закупку», для заполнения поля «Позиция плана-графика» нажмите
кнопку «Вызов справочника» (см. Рисунок 3.26).
Рисунок 3.26 – Заполнение параметров операции «Внесение изменений в заявку на
закупку»
3.10.9 В открывшемся интерфейсе «План-график. Действующий»
нажать кнопку «Выполнить» отметить галкой позицию плана-графика и
нажать кнопку «Выбор» (см. Рисунок 3.27) и поле «Позиция плана-графика»
заполнится.
Рисунок 3.27 – Выбор позиции плана-графика в интерфейсе «План-график.
Действующий»
27
3.10.10 После заполнения всех полей в диалоговом окне «Операции
«Внесение изменений в заявку на закупку» нажать кнопку «Выполнить» (см.
Рисунок 3.2).
3.10.11 В результате выполнения операции в заявке отобразятся
изменения, которые были внесены в позицию плана-графика.
Далее внесите необходимые изменения и утвердите заявку согласно разделу
3.7. настоящей инструкции.
28
3.11
Аннулирование заявки на закупку
3.11.1 Для аннулирования заявки необходимо нажать кнопку «Перевод
состояний» и перевести заявку в состояние «Аннулирован».
3.11.2 Перевод состояния в «Аннулирован» доступно в фазе «Заявки на
закупку редактируемые»:
 для заказчиков из состояния «Редактируется», «Утверждена
заказчиком», «На доработку»
 для сотрудников УО из состояния «На согласовании по
доработке».
29
3.12
Формирование сотрудником УО закупки из заявки в
состоянии «Утвержден (согласован)
3.12.1 Начальник отдела уполномоченного органа (далее УО) назначает
исполнителя УО.
3.12.2 Исполнитель УО переводит заявку в состояние «Утвержден
(согласован)». Для этого нужно нажать кнопку «Перевод состояний»
выбрать состояние «Утвержден (согласован)».
и
3.12.3 Заявка на закупку в состоянии «Утвержден (согласован)»
находится в интерфейсе «Заявки на закупку действующие» (см. Рисунок
3.28). На основании данной заявки формируется закупка с помощью
операции «Формирование аукциона или конкурса».
Рисунок 3.28
закупку»
– Вкладка «Действующие» интерфейса «Заявки на
30
3.13
Формирование уточнения к заявке на закупку в состоянии
«Утвержден (согласован)»
3.13.1 Для внесения изменений в действующую заявку на закупку
перейдите на вкладку «Заявки на закупку действующие», выберите позицию
заявки и нажмите кнопку «Операция». В открывшемся окне выберите из
списка операцию «Формирование уточнения к заявке на закупку» (см.
Рисунок 3.29).
Рисунок 3.29 – Выбор операции «Формирование уточнения к заявке на закупку»
3.13.2 В открывшемся окне введите дату уточнения и нажмите кнопку
«Выполнить» (см. Рисунок 3.30).
Рисунок 3.30 – Заполнение параметров операции «Формирование уточнения к заявке на
закупку»
3.13.3 В результате выполнения операции создастся документ с типом
«Уточнение к заявке на закупку» с номером формата «№ заявки.01.» в
состоянии «Редактируется», который будет отображаться в интерфейсе
«Заявки на закупку редактируемые» (см. Рисунок 3.31).
31
Рисунок 3.31 – Изменение позиции заявки на закупку
3.13.4 Если изменения, которые необходимо внести в заявку не
требуют внесения изменения в план-график, то далее необходимо выполнить
пункты 3.9.1 – 3.9.4 настоящей инструкции.
3.13.5 Если необходимо внести изменения в заявку через изменение
плана-графика, то далее необходимо выполнить пункты 3.9.5 – 3.9.12
настоящей инструкции.
32
3.14 Отклонение заявки на закупку
3.14.1 В случае если сотруднику УО по просьбе заказчика необходимо
отклонить, ранее утвержденную заявку на закупку, он должен заполнить
поле «Причина отклонения» заголовка интерфейса «Заявки на закупку.
Действующие» (см. Рисунок 3.32).
Рисунок 3.32 – Поле «Причина отклонения» заголовка интерфейса «Заявки на
закупку»
3.14.2 Для перевода заявки на закупку необходимо воспользоваться
кнопкой «Перевод состояний»
«Отклонен».
. Перевести документ в состояние
3.14.3 После перевода заявки на закупку в состояние «Отклонен», она
будет находиться во вкладке «Действующие» (см. Рисунок 3.33).
Рисунок 3.33 – Вкладка «Действующие» интерфейса «Заявки на закупку»
33