"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 4 ПРАВО

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 4
ПРАВО ПОДПИСИ ДОКУМЕНТОВ
В процедуре подготовки документа подписание имеет особое значение. На практике при
подписании документов нередко возникают ситуации, касающиеся права подписи,
делегирования этого права другим должностным лицам и др.
В большинстве случаев подпись на документе придает ему юридическую силу (исключение
составляют документы, получающие юридическую силу после их утверждения, - правила,
положения, инструкции, регламенты, штатное расписание, некоторые акты и др.). Порядок
оформления подписи на документах установлен ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов" [1]. Стандарт содержит положения, затрагивающие
вопросы внешнего оформления подписи.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего
документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
На чем издан документ
При оформлении подписи на документе имеет значение, на бланке издается документ или
нет.
Если документ оформлен на бланке, в состав подписи входят наименование должности
лица, подписывающего документ (наименование организации представлено на бланке), его
подпись (роспись), инициалы и фамилия (расшифровка подписи), например:
Руководитель
Личная подпись
В.В. Уйба
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается
наименование организации:
Руководитель
Федерального
медико-биологического
агентства
Личная подпись
В.В. Уйба
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи
не указывают:
Руководитель
Личная подпись
В.В. Уйба
При этом необходимо иметь в виду, что на должностном бланке право подписывать
документ имеет только должностное лицо, указанное в реквизитах бланка, или лицо,
исполняющее обязанности временно отсутствующего должностного лица (отпуск, болезнь,
командировка).
При подписании документа на должностном бланке лицом, исполняющим обязанности,
подпись оформляют следующим образом:
И. о. руководителя
Личная подпись
В.В. Уйба
Аналогичным образом оформляется подпись и в случае, если лицо, исполняющее
обязанности руководителя, подписывает документ на бланке организации.
"И. о." - это с точки зрения русского языка графическое сокращение, т.е. сокращение,
применяемое только в письменной речи, словосочетание при чтении произносится полностью.
При оформлении подписи необязательно использовать графическое сокращение "И. о.",
допустимо указывать должность полностью [2]:
Исполняющий обязанности
руководителя
Личная подпись
В.В. Уйба
Основание для права подписи
Назначение должностного лица исполняющим обязанности оформляется приказом
руководителя (приложение N 1). В приказе должны быть указаны причина передачи полномочий,
должность и фамилия лица, на которого возлагаются обязанности или дата начала исполнения
обязанностей руководителя.
Право подписывать документы, как правило, имеют руководитель организации и иные
уполномоченные им лица. Право руководителя издавать организационно-распорядительные
документы закрепляются в учредительных документах (уставе, положении). Это право, а также
право вести переписку могут быть делегированы руководителем другим должностным лицам.
Оформляется это приказом о распределении обязанностей (о делегировании полномочий)
(приложение N 2) или доверенностью на выполнение определенных действий от имени
организации.
Если право подписывать документы предоставлено заместителям руководителя или
руководителям структурных подразделений, они подписывают документ с указанием своей
должности, например:
Заместитель руководителя
Личная подпись
Е.Ю. Хавкина
Личная подпись
А.Д. Головин
или
Начальник
мобилизационного отдела
Право совершать сделки и, соответственно, подписывать договоры может быть
предоставлено должностному лицу на основании доверенности, выданной руководителем
организации. Порядок оформления доверенностей установлен ГК РФ (ст. ст. 182 - 189).
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью руководителя или иного
лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати данной
организации.
Если руководителям структурных подразделений предоставляется право подписывать
документы, для издания документов могут использоваться как бланки структурных
подразделений, так и бланки документов организации. Решение о видах бланков, используемых в
организации, принимает руководитель организации.
Документ может подписываться несколькими должностными лицами, например
руководителем организации и главным бухгалтером. В такой ситуации подписи располагают одну
под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:
Руководитель
Личная подпись
В.В. Уйба
Главный бухгалтер
Личная подпись
В.Ю. Зюлькова
Таким же образом, но с указанием наименования организации подписываются документы,
издаваемые совместно руководителями двух организаций (совместное постановление,
совместный приказ), а также договоры (гражданско-правовые и трудовые), дополнения к
гражданско-правовым договорам, соглашения об изменении (дополнении) трудового договора,
протоколы в системе договорной документации (протокол разногласий, протокол согласования
разногласий и др.). При оформлении совместного документа первый лист оформляют не на
бланке.
При оформлении договоров следует иметь в виду, что подписывает договор всегда то лицо,
которое указано в преамбуле договора. Там же указывается и основание, на котором лицу
принадлежит право подписи, - устав организации, доверенность.
Подписи группы лиц
Протоколы заседаний, как правило, подписываются двумя лицами - председателем
заседания или председательствующим на заседании и секретарем, если нормативными
правовыми актами не предусмотрен иной порядок подписания протокола. "Иной порядок" может
предусматривать подписание протокола всеми членами коллегиального (совещательного) органа
или одним лицом - председателем (председательствующим). Например, в соответствии с
Федеральным законом от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (ред. от 28.12.2010)
протоколы заседаний советов директоров (наблюдательного совета) подписываются одним
лицом - председательствующим на заседании (п. 4 ст. 68), который несет ответственность за
правильность составления протокола, а протоколы заседаний счетной комиссии общества - всеми
членами комиссии. Всеми членами комиссии подписываются и протоколы заседаний
аттестационных, конкурсных и других комиссий. В случае подписания протокола всеми членами
коллегиального (совещательного) органа подписи оформляются следующим образом [2]:
Председатель
Личная подпись
А.Д. Головин
Секретарь
Личная подпись
О.В. Килина
Члены
Личная подпись
Личная подпись
А.В. Замуриев
П.Н. Рейзман
Акт подписывается аналогичным образом, если он отражает деятельность комиссии. Если
акт составляется не комиссией, а группой лиц, проставляются подписи и фамилии лиц,
составивших акт; например, в акте приема-передачи документов и дел:
Документы передал:
Документы принял:
___________ И.О. Фамилия
(подпись)
___________ И.О. Фамилия
(подпись)
Подпись составителя документа
Многие документы в организациях (докладные, служебные, объяснительные записки,
заявления и др.) подписывают их непосредственные составители. Если в заголовочной части
документа указывается, от кого исходит документ (должность, подразделение, фамилия
сотрудника), подпись включает только роспись сотрудника. Например, в заявлениях:
в заголовочной части:
Руководителю ФМБА России
В.В. Уйба
от консультанта отдела кадров
В.П. Воронова
- в подписи - только личная подпись сотрудника.
Если в заголовочной части документа указывается только адресат, в подписи указывается
должность с указанием подразделения; например, в докладных (служебных) записках:
Начальник
мобилизационного отдела
Личная подпись
Удостоверение подлинности подписи
А.Д. Головин
Подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц,
фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах,
предусматривающих заверение подлинной подписи, заверяют оттиском печати. Документы
заверяют печатью организации.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись"
проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную
подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Инспектор отдела кадров
Личная подпись
И.В. Соловьян
Дата
Подпись заместителя, исполняющего обязанности
Определенные проблемы возникают при оформлении подписи на документе в случае, если
документ подписывает не руководитель, должность и фамилия которого указаны в документе, а
иное лицо, имеющее право подписывать документ. ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит положений,
устанавливающих порядок подписания документов в подобных случаях. Нормативным
документом, регулирующим данные ситуации в настоящее время, являются Методические
рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты
перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на
проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий
право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право
подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указываются
фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в
подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности
временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется
следующим образом:
И. о. заместителя министра
Подпись
И.О. Фамилия
Подпись
И.О. Фамилия
или
Исполняющий обязанности
заместителя министра
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают
одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но
представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
Организации, не являющиеся федеральными органами исполнительной власти, также могут
использовать данный порядок оформления подписи. Многие организации для подобных случаев
применяют штампы с указанием инициалов и фамилии должностного лица, чтобы не писать
фамилию от руки.
Факсимиле
Наряду с проставлением личной подписи в определенных случаях в документах может
использоваться факсимиле подписи. При этом следует иметь в виду, что ГК РФ установлено
следующее: "Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с
помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо
иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных
законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон".
В определенных сферах деятельности применение факсимильного воспроизведения
подписи не допускается, например при оформлении первичных учетных документов. В
соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ред.
от 28.09.2010) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по
форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а
документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие
обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование
организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование
должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее
оформления; личные подписи указанных лиц. Таким образом, в первичных учетных документах
использование факсимильного воспроизведения подписи лиц, ответственных за совершение
хозяйственных операций и правильность их оформления, не допускается.
В остальных случаях, если не имеется каких-либо ограничений в законодательстве или иных
нормативных актах, организации самостоятельно определяют порядок использования факсимиле
при подписании документов.
Электронная цифровая подпись
Законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, в
частности Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (ред.
от 08.11.2007), определен порядок применения электронной цифровой подписи для
удостоверения электронных документов. Закон создает правовые условия использования
электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых
электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной
собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
К таким условиям можно отнести:
- сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не
утратил силу (действует) на момент подписания электронного документа при наличии
доказательств, определяющих момент подписания;
- подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
- электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в
сертификате ключа подписи.
Владельцем электронной цифровой подписи может быть физическое лицо, которому
удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и который владеет соответствующим
закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью аппаратных и (или)
программных средств создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах,
т.е. подписывать электронные документы.
Сертификат ключа электронной цифровой подписи выдается по заявлению физического
лица удостоверяющим центром - организацией, имеющей соответствующую лицензию.
Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных
технологиях и о защите информации" (ред. от 27.07.2010) предусмотрено: "Электронное
сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом
собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу,
подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными
нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о
составлении такого документа на бумажном носителе" (п. 3 ст. 11).
Следовательно, данный Федеральный закон предусматривает возможность использования
"иных аналогов собственноручной подписи" (кроме электронной цифровой подписи). В данном
случае речь идет о кодах должностных лиц, которые могут применяться в корпоративных
информационных системах [2].
Электронная цифровая подпись оформляется на документе как нижний колонтитул, от
границы левого поля. Как правило, электронная цифровая подпись включает фамилию лица,
подписавшего документ, номер сертификата ключа электронной цифровой подписи, дату
подписания документа. В электронной цифровой подписи могут указываться и другие сведения,
состав которых определяется программно-техническими средствами.
Примерный образец
Минздравсоцразвития России
Федеральное медико-биологическое агентство
(ФМБА России)
ПРИКАЗ
23.04.2010
----------
44
N --
Москва
О назначении исполняющего обязанности руководителя
В связи с моим убытием в командировку
Приказываю:
1. Назначить заместителя руководителя М.Ф. Киселева исполняющим обязанности
руководителя с 25 апреля 2010 г. в порядке совмещения.
2. Установить заместителю руководителя М.Ф. Киселеву надбавку за совмещение в размере
3000 руб. в месяц.
Руководитель
В.В. Уйба
Примерный образец
Минздравсоцразвития России
Федеральное медико-биологическое агентство
(ФМБА России)
ПРИКАЗ
16.01.2010
----------
42
N --
Москва
О распределении обязанностей между руководителями
В связи с кадровыми изменениями, произошедшими в руководстве агентства,
Приказываю:
1. Установить следующее распределение обязанностей между руководителями агентства.
За собой оставляю: общее руководство; совершенствование управления и координацию
работы подразделений агентства; взаимодействие с органами власти и управления, органами
судебной власти; организацию работы агентства; координацию деятельности подразделений
агентства; распределение финансовых средств; вопросы управления персоналом.
Заместитель руководителя по основной деятельности - руководство отделами планирования
и организации труда, финансового обеспечения, бухгалтерии.
Заместитель руководителя по административно-хозяйственной деятельности - руководство
отделом материально-технического и хозяйственного обеспечения, организация работы
транспорта, эксплуатация здания.
2. Заместители руководителя наделяются правом вести переписку на бланке агентства по
вопросам их компетенции.
3. На период временного отсутствия заместителей руководителя вопросы исполнения их
обязанностей в каждом конкретном случае решаются руководителем.
Руководитель
В.В. Уйба
Библиографический список
1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". М.:
ИПК "Издательство стандартов", 2003.
2. Янковая В.Ф. Подпись на документе // Секретарь-референт. 2007. N 5.
А.Головин
Полковник запаса,
начальник
мобилизационного отдела
Федерального медико
биологического агентства
Москва
Подписано в печать
31.03.2011