Котел О.Н._Бизнес_Инфо_юридические аспекты

ЮРИДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В
ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ В ОТНОШЕНИЯХ МЕЖДУ КОНТРАГЕНТАМИ.
ВОЗМОЖНОСТЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПЕРЕДАННЫХ ПО
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ, В КАЧЕСТВЕ СРЕДСТВА ДОКАЗЫВАНИЯ В СУДЕ
Сферы применения электронного документа
С каждым годом расширяется возможность использования документов в
электронном виде в различных сферах. Для государственных органов и организаций, а
также для закрытых систем характерно использование электронных документов,
целостность и подлинность которых удостоверяется электронной цифровой подписью
(система Клиент-банк, электронное налоговое и таможенное декларирование, электронная
государственная регистрация субъектов хозяйствования и т. п.).
Порядок применения электронного документа и использования электронной
цифровой подписи регулируется Законом Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З
(далее - Закон).
Вместе с тем использование электронного документа не характерно для
отношений между субъектами хозяйствования, поскольку сопряжено с необходимостью
приобретения ключей электронной цифровой подписи, использования специальной
системы и дополнительными техническими настройками.
В связи с этим, несмотря на развитие и расширение сфер применения
электронного документа, самым широко используемым способом взаимодействия
субъектов хозяйствования между собой остается электронная почта. В настоящее время
невозможно представить современную работу любой организации без использования сети
Интернет и электронных почтовых сервисов (проще говоря - электронной почты).
Посредством электронной почты организации обмениваются между собой различными
документами, то есть в данном случае речь идет об отправке документов в электронном
виде, однако это не является использованием электронного документа в смысле Закона.
Таким образом, далее речь пойдет не об использовании электронного документа,
а именно об обмене документами между контрагентами посредством электронной почты с
точки зрения возникновения юридических последствий такого обмена для сторон,
возможных рисков, а также возможности использования документов, переданных по
электронной почте, и электронной переписки в качестве средства доказывания в суде.
Способы взаимодействия между контрагентами посредством электронной почты
Взаимодействие между контрагентами посредством электронной почты условно
можно разделить на следующие стадии исходя из целей переписки:
1) общая (преддоговорная) стадия;
2) заключение договора путем обмена документами по электронной почте;
3) электронная переписка в процессе исполнения договора;
4) электронная переписка, связанная с направлением претензий по договору или
его расторжением.
Общая (преддоговорная) стадия
Общая (преддоговорная) стадия - реклама, получение информации о
контрагенте и предоставление информации о себе, обмен контактной информаций,
согласование условий договоров, отгрузок товара, перевозки и т. п. В данном случае нет
специальных рекомендаций или каких-либо рисков такого обмена, поскольку на этой
стадии речь идет не о заключении договора, а происходит сбор и обмен необходимой
информацией, отправка коммерческих предложений, прайс-листов и т. п.
Никаких ограничений с юридической точки зрения для такого обмена
документами и информацией посредством электронной почты нет.
Заключение договора путем обмена документами по электронной почте
При заключении договора путем обмена документами по электронной почте и
неполучении в последующем оригинала договора при определенных обстоятельствах
могут возникнуть серьезные проблемы.
Законодательство Республики Беларусь требует, чтобы договоры между
юридическими лицами заключались в письменной форме.
При этом п.2 ст.404 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее - ГК)
предусматривает, что договор в письменной форме может быть заключен путем
составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена
документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной
связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по
договору.
В настоящее время судебная практика Республики Беларусь и Российской
Федерации идет по тому пути, что обмен документами посредством электронной почты не
позволяет достоверно установить, исходит ли документ от стороны по договору (даже
если письмо было отправлено с корпоративного почтового ящика или личного ящика
руководителя). В данном случае невозможно доказать, кто отправлял письмо и кем
подписан документ (экспертизой нельзя установить подлинность подписи в том случае,
если сторона в последующем отрицает факт подписания договора).
Обратите внимание!
В этой связи при возникновении спора и при отсутствии оригинала договора
обмен документами по электронной почте может быть признан ненадлежащим, а
письменная форма договора несоблюденной.
Проблемы как таковой нет, если договор заключается между компаниямирезидентами Республики Беларусь и этот договор исполнен (например, для договора
поставки нет нормы о том, что несоблюдение письменной формы влечет его
недействительность, стороны в таком случае вправе ссылаться на иные письменные
доказательства, например, товарно-транспортные накладные, подтверждающие факт
поставки товара).
Однако, что касается внешнеэкономических сделок, то согласно п.2 ст.1116 ГК
внешнеэкономическая сделка, хотя бы одним из участников которой является
юридическое лицо Республики Беларусь или гражданин Республики Беларусь,
совершается независимо от места ее заключения в письменной форме.
При этом данная норма ГК является так называемой сверхимперативной нормой,
которая применяется независимо от подлежащего применению к договору права.
Более того, п.3 ст.163 ГК предусматривает, что несоблюдение простой
письменной формы внешнеэкономической сделки влечет ее недействительность.
Внешнеэкономический договор можно заключить путем обмена документами по
электронной почте, если по нему не возникло спора и такой договор исполнен (банки
принимают сканированные копии договоров для цели осуществления функций валютного
контроля).
Обратите внимание!
Однако если возникает спор по такому внешнеэкономическому договору, то
в случае отсутствия оригинала этот договор может быть признан судом
недействительным, как это произошло в одном из дел, рассмотренных
Арбитражным судом г. Москвы, а впоследствии и экономическим судом одной из
областей Республики Беларусь.
Пример
Между компанией «А» (Федеративная Республика Германия) (продавец) и
компанией «Б» (Республика Беларусь) (покупатель) был заключен договор поставки
емкостей для хранения жидкостей путем обмена документами по электронной
почте. Оригиналами договора стороны впоследствии не обменялись.
Условие поставки по договору: EXW (предприятие продавца) в
соответствии с Международными правилами толкования торговых терминов
(Инкотермс 2000), оплата - по факту поставки.
Для организации доставки груза из Германии в Беларусь покупатель
обратился к белорусскому экспедитору, который в свою очередь привлек для этого
украинскую компанию-перевозчика. Продавец отгрузил предусмотренный
контрактом товар приехавшему перевозчику по международной товарнотранспортной накладной, оформленной от имени украинской компанииперевозчика. Впоследствии выяснилось, что представители украинской компанииперевозчика оказались мошенниками, такой компании в Украине вообще не
существует, а груз был похищен на территории Европейского союза на пути
следования в Беларусь. В результате товар покупателю в Беларусь доставлен не был.
После этого компания «А» (продавец) обратилась к компании «Б»
(покупателю) с претензией об оплате товаров, ссылаясь на то, что товар был
отгружен продавцом на своем складе согласно условиям EXW. В связи с отказом
покупателя оплачивать товар продавец обратился с иском к покупателю в
Арбитражный суд г. Москвы о взыскании оплаты за поставленный товар по
договору, а также пени за просрочку оплаты (контрактом было предусмотрено
пророгационное соглашение, согласно которому все споры и разногласия по
контракту подлежат рассмотрению в Арбитражном суде г. Москвы, применимым
правом является право Российской Федерации).
В процессе рассмотрения дела в Арбитражном суде г. Москвы ответчик
(покупатель) заявил ходатайство о прекращении производства по делу в связи с тем,
что спор не подлежит рассмотрению в данном суде по причине несоблюдения
сторонами письменной формы пророгационного соглашения. Арбитражный суд г.
Москвы удовлетворил ходатайство покупателя и прекратил производство по делу,
указав при этом следующие основания.
Согласно части 2 ст.249 Арбитражного процессуального кодекса
Российской Федерации (далее - АПК РФ) соглашение об определении компетенции
должно быть заключено в письменной форме. При этом в п.7 постановления
Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 11.06.1999 № 8 «О
действии международных договоров Российской Федерации применительно к
вопросам арбитражного процесса» указано, что к форме пророгационного
соглашения применимы требования, установленные российским законодательством
для формы внешнеэкономических сделок.
В соответствии с п.3 ст.162 Гражданского кодекса Российской Федерации
несоблюдение простой письменной формы внешнеэкономической сделки влечет ее
недействительность. Пункт 1 ст.160 вышеуказанного Кодекса определяет, что
сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа,
выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими
сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.
В определении суда было указано, что в материалах дела имеется копия
контракта, представленного истцом, на которой отсутствуют оригинальные подпись
генерального директора ответчика и скрепляющая данную подпись печать
ответчика, что не позволяет достоверно установить, что этот документ исходит от
ответчика. В такой ситуации не представляется возможным достоверно установить,
что воля ответчика при заключении контракта была действительно направлена на
передачу всех споров, из него вытекающих, контракта на рассмотрение
Арбитражного суда г. Москвы.
Кроме того, в силу п.6 ст.71 АПК РФ арбитражный суд не может считать
доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного
письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал
документа, а копии этого документа, представленные лицами, участвующими в
деле, не тождественны между собой и невозможно установить подлинное
содержание первоисточника с помощью других доказательств.
При таких обстоятельствах у суда нет оснований считать доказанным факт
заключения пророгационного соглашения в письменной форме.
Таким образом, Арбитражный суд г. Москвы по существу спор не
рассматривал, а прекратил производство по делу в связи с несоблюдением
письменной формы пророгационного соглашения.
После этого компания «А» (продавец) обратилась с новым иском к
компании «Б» (покупателю) в экономический суд одной из областей Республики
Беларусь, поскольку предприятие покупателя находится на территории Беларуси.
Заявленный иск был аналогичен иску, поданному в Арбитражный суд г. Москвы:
продавец просил взыскать с покупателя основной долг по оплате поставленного
товара и пеню за просрочку оплаты.
Покупатель с иском не согласился, в отзыве на него ссылался на
недействительность заключенного между истцом и ответчиком контракта в связи с
несоблюдением письменной формы внешнеэкономической сделки, также указывал
на неисполнение со стороны продавца обязательств по поставке, так как товар был
передан несуществующей компании-перевозчику, которая этот товар похитила.
По итогам рассмотрения дела экономический суд отказал продавцу в иске
полностью, указав при этом следующие основания.
В силу положений ст.1100 ГК императивные нормы права Республики
Беларусь, регулирующие соответствующие отношения, подлежат применению
независимо от применимого права, в том числе избранного сторонами по сделке.
Пункт 25 постановления Пленума Высшего Хозяйственного Суда Республики
Беларусь от 28.10.2005 № 26 «О некоторых вопросах применения хозяйственными
судами
законодательства,
регулирующего
недействительность
сделок»
предусматривает, что в силу п.1 ст.167 ГК основания недействительности сделок
носят императивный характер.
Согласно п.1 ст.161 ГК сделка в простой письменной форме должна быть
совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и
подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом
уполномоченными ими лицами. При этом в соответствии с п.2 ст.404 ГК договор в
письменной форме может быть заключен путем составления одного документа,
подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством
почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей
достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
В обоснование заявленных требований истец ссылался на контракт,
оригинал которого стороны суду не представили. Кроме того, судом обозрены
оригиналы двух контрактов, заключенных между сторонами ранее, следовательно,
требование по заключению договора в простой письменной форме сторонами
исполнялось. В силу п.3 ст.163 ГК несоблюдение простой письменной формы
внешнеэкономической сделки влечет ее недействительность. Согласно ст.169 ГК
сделка, не соответствующая требованиям законодательства, ничтожна, если
законодательный акт не устанавливает, что такая сделка оспорима, или не
предусматривает иных последствий нарушения.
Таким образом, поскольку при заключении контракта сторонами не была
соблюдена обязательная письменная форма договора поставки, суд пришел к выводу
о ничтожности данной сделки. При этом суд пользуется правом, предоставленным
п.2 ст.167 ГК, согласно которому он вправе установить факт ничтожности сделки по
своей инициативе.
В соответствии с п.1 ст.168 ГК недействительная сделка не влечет
юридических последствий, за исключением тех, которые связаны с ее
недействительностью, и недействительна с момента ее совершения.
Таким образом, поскольку судом установлен факт ничтожности сделки,
истец не вправе предъявлять ответчику какие-либо требования, вытекающие из
договора.
Описанный выше пример из практики показывает, какие последствия для
сторон может повлечь заключение внешнеэкономического договора путем обмена
документами по электронной почте. В этой связи организациям рекомендуется
обеспечивать обмен оригиналами заключенных контрактов до начала их
исполнения, в противном случае будет существовать риск признания их
недействительными.
Электронная переписка в процессе исполнения договора
После заключения договора зачастую стороны ведут активную переписку по
электронной почте уже в рамках его исполнения, а именно:
• отправка и прием заявок на отгрузку, перевозку;
• уведомление о готовности товара к отгрузке;
• запрос необходимых документов и информации для исполнения встречных
обязанностей по договору (например, для осуществления перевозчиком или экспедитором
таможенного оформления груза требуется представление определенных документов со
стороны грузополучателя или грузоотправителя);
• уведомление об авариях, задержке или приостановке исполнения обязательств
по договору и т. п.
Однако следует учитывать, что в случае возникновения спора факт отправки и
получения адресатом указанных документов, отправленных в рамках исполнения
контракта по электронной почте, будет подлежать доказыванию в суде. Даже если
контракт заключен в надлежащей письменной форме, однако вся переписка по его
исполнению велась по электронной почте, в суде могут возникнуть проблемы с
доказыванием.
В данном случае, несмотря на широкое применение электронной почты как
средства обмена информацией и документами, такой способ отправки документов
является ненадежным с точки зрения необходимости последующего доказывания факта
отправки и получения писем при возникновении спора в суде.
Пример
Так, при рассмотрении одного из дел экономическим судом г. Минска он
отказал в принятии в качестве доказательства по делу представленную сторонами
спора электронную переписку, поскольку привлеченный в дело специалист в
области компьютерных технологий разъяснил, что администратор сервера имеет
возможность в любое время произвести удаление входящих и исходящих писем,
хранящихся на том или ином сервере, в целом или части. Также специалист
пояснил, что владелец почтового ящика может поместить любое письмо в папку
«Входящие» или «Исходящие», поставив при этом любую дату.
Суд указал, что согласно части первой ст.84 Хозяйственного
процессуального кодекса Республики Беларусь (далее - ХПК) письменными
доказательствами являются акты, договоры, справки, товарно-транспортные
накладные, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, содержащие
сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, в том числе
выполненные в форме цифровой, графической записи, полученные посредством
факсимильной, электронной или другой связи либо иным способом, позволяющим
установить достоверность документа.
Согласно ст.103 ХПК суд, рассматривающий экономические дела,
принимает и исследует только те доказательства, которые могут подтвердить или
опровергнуть факты, подлежащие доказыванию по рассматриваемому делу.
Поскольку как истец, так и ответчик, могли повлиять на содержание и
объем представленной ими электронной переписки и информации о ее получении,
на основании данных документов нельзя достоверно установить, направлялись ли в
действительности со стороны истца и ответчика в адрес друг друга какие-либо
документы и были ли они получены.
Конечно, бывают ситуации, когда стороны не оспаривают факт отправки и
получения ими документов по электронной почте, и в таком случае электронная
переписка принимается судом в качестве доказательств по делу.
Однако для минимизации возможных рисков, связанных с необходимостью
доказывания факта получения электронных писем контрагентом, рекомендуется:
• указывать в договоре конкретные электронные адреса, на которые допускается
отправлять документы в рамках его исполнения, а также условие о том, что документы,
переданные посредством электронной почты на указанные адреса, признаются
сторонами и имеют юридическую силу;
• указывать, что подтверждением факта доставки электронного письма служит
уведомление о доставке письма и его прочтении адресатом;
• наиболее важные документы по договору, факт получения которых необходимо
будет доказывать в случае возникновения спора (например, заявка на поставку товара
(перевозку), уведомление о готовности товара к отгрузке, уведомление об отказе от
договора и т. п.), необходимо дублировать путем отправки по обычной почте
заказным письмом с уведомлением о вручении.
Электронная переписка, связанная с направлением претензий по договору или его
расторжением
Что касается направления претензий, то тут все довольно просто - приложение №
1 к ХПК устанавливает требования к претензии и порядок ее направления, чтобы в
последующем можно было обратиться в суд с соответствующим иском. Так, согласно
установленным требованиям претензия подписывается ее заявителем или его
представителем и направляется получателю претензии заказной корреспонденцией с
обратным уведомлением или вручается под роспись.
Соответственно, электронная почта в данном случае для отправки претензии не
подходит и может использоваться только как дополнительное средство.
То же самое относится и к направлению уведомления о расторжении договора
или об одностороннем отказе от его исполнения, так как в данном случае необходимо
доказывать факт получения этих уведомлений контрагентом.
Что касается представления обращения в суд в электронной форме, то пока такая
возможность отсутствует. Статья 7 ХПК предусматривает, что обращения в суд могут
быть только дополнительно переданы в электронном виде в порядке, установленном
законодательством (на флеш-накопителе, путем отправки на электронную почту суда и т.
д.). Однако это не отменяет обязанности подачи процессуальных документов нарочным
либо по обычной почте.
Обратите внимание!
Таким образом, несмотря на широкое использование электронной почты в
повседневной жизни, необходимо иметь в виду, что при возникновении спора могут
возникнуть проблемы как с доказыванием факта заключения договора в
надлежащей форме, так и факта получения документов, переданных уже в рамках
исполнения договора. В этой связи во избежание возможных неблагоприятных
последствий рекомендуется все же обмениваться оригиналами заключаемых
договоров и наиболее важные документы отправлять параллельно заказной
корреспонденцией с уведомлением о вручении.
30.06.2015
Оксана Котел, адвокат, руководитель судебной практики Revera Consulting Group