Порядок обмена электронными документами

Приложение № 2 к приказу
№ 617 от 25.07.2012
Порядок обмена электронными документами (файлового обмена) по
электронной почте в академии
1. Понятия и определения.
Входящий документ – это документ, поступающий в академию из других
учреждений, организаций и частных лиц. Входящие документы могут быть
доставлены: по почте, по факсу, электронной почте, курьером.
Внутренний документ – документ, создание и движение (передача)
которого происходит между структурными подразделениями академии.
Документ – это материальный объект, содержащий информацию в
зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во
времени и пространстве.
Почтовый клиент – программное обеспечение, предназначенное для
получения, написания отправки и хранения сообщений электронной почты.
Тело письма – поле в электронном письме, предназначенное для ввода
основного текста сообщения.
Электронный документ – документ, в котором информация представлена
в электронно-цифровой форме.
Электронный документооборот – механизм по работе с документами в
электронном виде, то есть движение документов в организации с момента их
создания (или получения) до завершения исполнения (или отправления), а
также способ организации работы с документами, при котором основная масса
документов организации используется в электронном виде и хранится
централизованно.
Электронный почтовый ящик – персональное место на почтовом
сервере, в котором хранятся электронные сообщения.
2. Общие положения
2.1. Порядок обмена электронными документами (файлового обмена) по
электронной почте в академии (далее – Порядок обмена) разработан в целях
совершенствования
системы
общего
делопроизводства,
повышения
эффективности работы с документами, ускорения процесса передачи,
исключения потери информации и облегчения регистрации передаваемых
документов, циркулирующих в структурных подразделениях академии.
2.2. Порядок обмена устанавливает общие требования к порядку
регистрации и передачи электронных документов и определяет единую систему
электронного делопроизводства в академии по учету, регистрации и рассылке
входящих, внутренних документов.
2.3. Общий отдел осуществляет руководство и проверку по вопросам
организации обмена электронными документами, взаимодействует со всеми
структурными подразделениями академии, оказывает им организационнометодическую помощь.
2.4. Руководители структурных подразделений академии несут
персональную ответственность за соблюдение требований настоящего Порядка
обмена, сохранность находящихся у них документов и неразглашение
содержащейся в них информации.
2.5. Движение электронных документов академии с момента их создания
или получения до завершения исполнения или отправки осуществляется в
форме обмена электронными документами по электронной почте.
2.6. Правила, изложенные в порядке обмена, обязательны для всех
сотрудников структурных подразделений академии.
2.7. В целях осуществления обмена электронными документами для
каждого структурного подразделения академии создан электронный почтовый
ящик.
2.8. Почтовые клиенты по работе с электронной почтой устанавливаются
только руководителям и сотрудникам, ответственным за делопроизводство,
структурных подразделений.
2.9. Пароль от почтового ящика сообщается только руководителю
структурного
подразделения
и
сотруднику,
ответственному
за
делопроизводство.
3. Прием, обработка, регистрация и рассмотрение входящих
документов.
Возможны два вида входящих документов: документы на бумажных
носителях и электронные документы. В связи с различием носителей указанных
документов их обработка происходит разными методами.
3.1. Порядок обработки входящих документов на бумажных носителях
в общем отделе.
3.1.1. Оригиналы полученных документов регистрируются в общем отделе
согласно порядку работы с документами в академии.
3.1.2. Документы передаются ректору академии на рассмотрение.
3.1.3. После рассмотрения ректором академии документ с резолюцией
возвращается в общий отдел.
3.1.4. Сотрудник общего отдела с использованием сканера создает
электронный документ в формате jpg или pdf содержащий текст самого
документа и резолюцию к нему.
3.1.5. Полученные электронные документы рассылаются исполнителям по
электронной почте при помощи почтового клиента.
Почтовые адреса исполнителей указываются через запятую. В строке
«Тема» указывается краткое название документа.
В тело электронного письма вносятся регистрационный номер, дата и
наложенная резолюция, к письму прикрепляется электронный образ документа.
2
3.1.6. Оригиналы документов вместе с оригиналами резолюций остаются в
общем отделе.
3.1.7. Уведомление о получении электронного письма с вложенным
документом производится путем отправки ответного письма с сообщением о
получении. В сообщении указывается Ф.И.О. лица получившего электронное
письмо, номер и его дата. Лицо ответственное за получение электронных
документов сообщает о полученном документе руководителю и/или
исполнителю.
3.2. Порядок обработки входящих электронных документов,
полученных по электронной почте, в общем отделе.
3.2.1. Полученный электронный документ регистрируется в общем отделе
согласно порядку работы с документами в академии.
3.2.2. Сотрудник общего отдела распечатывает документы на бумажный
носитель, ставит на них необходимые регистрационные данные и передает
полученные копии документов на рассмотрение ректору академии.
3.2.3. После рассмотрения ректором академии копия документа с
резолюцией возвращается в общий отдел.
3.2.4 Сотрудник общего отдела в тело пришедшего электронного письма
вносит регистрационные номер, дату и наложенную резолюцию.
Образ документа рассылается по электронной почте при помощи
почтового клиента. Почтовые адреса исполнителей указываются через запятую.
В строке «Тема» указывается краткое название документа.
3.2.5. Копия документа на бумажном носителе вместе с оригиналом
резолюции, остаются в общем отделе.
3.2.6. Уведомление о получении электронного письма с вложенным
документом производится путем отправки ответного письма с сообщением о
получении. В сообщении указывается Ф.И.О. лица получившего электронное
письмо, номер и его дата. Лицо ответственное за получение электронных
документов сообщает о полученном документе руководителю и/или
исполнителю.
4. Порядок движения внутренних документов.
4.1. Оригиналы документов передаются в общий отдел, при этом их
электронные копии (.doc, .xls) сохраняются в соответствующей названию
структурного подразделения - автора документа подпапке сетевой папки
\\192.168.99.4\ обмен\ или \\172.16.0.4\обмен\ общего пользования «Обмен».
4.2. Сотрудник общего отдела регистрирует оригиналы документов
согласно порядку работы с документами в академии.
4.3. Оригиналы документов передаются ректору академии на
рассмотрение.
4.4. После рассмотрения ректором академии документ с резолюцией
возвращается в общий отдел.
3
4.5. Сотрудник общего отдела создает электронное письмо, в тело
которого вносит регистрационные номер, дату и наложенную резолюцию, к
письму прикрепляется электронный образ документа.
Образ документа рассылается по электронной почте при помощи
почтового клиента. Почтовые адреса исполнителей указываются через запятую.
В строке «Тема» указывается краткое название документа.
4.6. Оригиналы документов вместе с оригиналами резолюций остаются в
общем отделе.
4.7. Уведомление о получении электронного письма с вложенным
документом производится путем отправки ответного письма с сообщением о
получении. В сообщении указывается Ф.И.О. лица получившего электронное
письмо, номер и его дата. Лицо ответственное за получение электронных
документов сообщает о полученном документе руководителю и/или
исполнителю.
5. Порядок работы с электронными документами, переданными на
исполнение и требующими дальнейшей передачи.
Документы, переданные на исполнение рассматриваются проректорами
или руководителями структурных подразделений, после чего они принимают
решение о назначении исполнителей данных документов.
Данное решение оформляется путем внесения в тело электронного письма
дополнительной визы (пишется ниже визы ректора), после письмо
пересылается письмо исполнителю.
5.1. В целях предотвращения утрат полученных электронных документов
рекомендуется документы сохранять в папке почтового клиента, для чего
требуется навести курсор на электронное письмо, правой кнопкой мыши
выделить его и в появившемся меню выбрать строку «Копировать в папку»,
затем выбрать строку с названием электронной почты и необходимую папку.
Так же рекомендуется сохранять письмо и/или приложенный к нему
электронный документ в памяти компьютера, для чего необходимо навести
курсор на письмо и левой кнопкой мыши выделить его, нажать на кнопку
«Файл» и в открывшемся меню выбрать строку «Сохранить как», затем «Файл»,
после чего выбрать папку, в которой сохранить письмо.
5.2. Уведомление о получении электронного письма с вложенным
документом производится путем отправки ответного письма с сообщением о
получении. В сообщении указывается Ф.И.О. лица получившего электронное
письмо, номер и его дата.
6. Программное обеспечение
В качестве почтового клиента в академии используется программа для
работы с электронной почтой Mozilla Thunderbird.
4