регламент по маршрутизации

УТВЕРЖДАЮ
Директор
ООО «_______________________»
__________________
«__» _________________ 20 г.
ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ
МАРШРУТОВ ДОСТАВКИ И
ТЕРРИТОРИЙ ТОРГОВЫХ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ
2013
СОДЕРЖАНИЕ
1.
ТЕРМИНОЛОГИЯ .................................................................................................................. 2
2.
ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ МАРШРУТОВ ДОСТАВКИ ............................................... 3
3.
ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ ГРАФИКОВ ПОСТАВОК .................................................... 6
4.
ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ ТЕРРИТОРИИ ТП .............................................................. 7
5.
ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ...................................................................... 8
1.
ТЕРМИНОЛОГИЯ
1.1. В целях настоящего документа утверждаются следующие определения терминов:
1.1.1.
1.1.2.
1.1.3.
1.1.4.
1.1.5.
1.1.6.
1.1.7.
1.1.8.
1.1.9.
Маршрут доставки – это:
- утверждённый
список клиентов, обслуживаемых однотипными автомобилями на
еженедельной основе;
- путь следования транспорта в определённой последовательности клиентов со склада и
обратно в определённый день недели.
Территория маршрута доставки – ограниченное естественными природными преградами,
границами других территорий, и не пересекающееся с ними, пространство, объединяющее
торговые точки в единую зону обслуживания.
Рейс – путь транспортной единицы от склада по адресу (адресам) назначения и обратно.
Территория Торгового представителя – клиенты, закреплённые за Торговым
представителем.
Маршрут Торгового представителя – клиенты, последовательно посещаемые Торговым
представителем в рамках одного рабочего дня.
График поставок – это распределение клиентов, находящихся на территории маршрута
доставки, по дням поставки, обеспечивающее равномерную нагрузку на автопарк и
сотрудников компании в течение недели.
Согласованный график поставок - приложение к договору поставки, в котором стороны
договариваются о том, в какие дни недели должен быть сделан заказ, и в какие дни недели
товар должен быть поставлен.
График сбора заказов – фиксированные дни недели для формирования заказа у клиента
посредством выбранного канала передачи заказа.
Канал передачи заказа – сотрудник ответственный за прием заказа по стандартам
компании.
Эффективность территории маршрута доставки – это стоимость доставки продукции
клиентам Компании по территории ВЭ в рамках учётного периода.
Рассчитывается как отношение затрат на доставку продукции Клиентам, находящимся на
территории ВЭ (без учета налогов), к сумме вывоза в течение учётного периода по формуле:
Эффективность =
1.1.10.
1.1.11.
1.1.12.
1.1.13.
1.1.14.
1.1.15.
1.1.16.
1.1.17.
Зарплата ВЭ + ГСМ
Сумма вывоза
Эффективный маршрут (эффективная территория маршрута доставки) – территория
маршрута доставки, на которой выполняется норматив по эффективности.
Эффективность доставки ТОП – суммарная (общая) эффективность всех территорий
маршрутов доставки ТОП, рассчитывается как отношение всех затрат на доставку включая
ГСМ к сумме вывоза.
Объёмообразующие торговые точки – клиенты, которым при каждой поставке
доставляется не менее 100 килограмм продукции.
Областные территории доставки – торговые точки, находящиеся за пределами городской
агломерации.
Удалённые территории доставки – областные территории, при доставке на которые
протяжённость общей длины маршрута (рейса) составляет более 200 километров.
РЦ – распределительный центр торговой сети с централизованной системой снабжения
собственных торговых точек.
Комбинированный график работы водителя-экспедитора - практика, при которой
водитель-экспедитор 2 дня работает на областной (либо удалённой областной) территории
маршрута доставки, а 3-4 дня - на городской территории.
Комбинированная доставка – практика, при которой одним рейсом доставляется
продукция по нескольким маршрутам доставки.
Правила формирования маршрутов доставки и территорий Торговых представителей
2
1.1.18.
1.1.19.
1.1.20.
1.1.21.
1.1.22.
1.1.23.
1.1.24.
Маршрут с комбинированной сборкой – практика, при которой сборка маршрута на складе
производится поклиентно, а вывозится одним рейсом.
Развивающаяся территория – территория с количеством рабочих торговых точек 20% и
менее от общего числа точек на территории, «спящих» - 80% и более.
Неэффективная территория – компактная территория, с количеством рабочих точек 80% и
более от общего числа торговых точек на территории, которая не позволяет сформировать
эффективный маршрут доставки.
Инструктор – сотрудник, обладающий необходимыми знаниями по формированию
маршрутов доставки и графиков поставки, отобранный и утверждённый на основании
проверки знаний.
Куратор – сотрудник компании, обладающий необходимыми знаниями по формированию
маршрутов доставки и графиков поставки, назначенный в случае отсутствия Инструктора.
Гео-аналитик – сотрудник-картограф, осуществляющий:

проверку компактности, логичности и целесообразности территорий маршрутов
доставки;

проверку территорий Торговых представителей;

проверку правильности формирования границ территорий;

проверку и устранение пересечений границ территорий;

проверку правильности указания анкетных данных клиентов;

нанесение торговых точек на карту базы данных согласно адресам, указанным в
клиентской базе;

нанесение границ территорий маршрутов доставки на карту базы данных.
Городская агломерация - компактное скопление населённых пунктов, главным образом
городских, местами срастающихся, объединённых в сложную многокомпонентную
динамическую систему с интенсивными производственными, транспортными и культурными
связями.
1.2. В целях настоящего документа утверждаются следующие сокращения:
1.2.1.
1.2.2.
1.2.3.
1.2.4.
1.2.5.
1.2.6.
1.2.7.
2.
Торговый представитель – ТП;
Водитель-экспедитор – ВЭ;
Руководитель территориального отдела дистрибьюции – РТД;
Руководитель территориального отдела обеспечения – РТО;
Территориальный менеджер и/или Директор общества – ТМ;
КАМ – менеджер по сетевым/ключевым клиентам;
Территориальный отдел продаж и/или ООО – ТОП.
ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ МАРШРУТОВ ДОСТАВКИ
2.1. Эффективность территории маршрута доставки
2.1.1.
Эффективность территории маршрута доставки
2.1.1.1. Эффективность территории маршрута доставки не должна превышать 5%.
2.1.1.2. Суммарный вывоз ВЭ в день должен быть более 350 килограмм.
2.1.2.
Эффективность доставки ТОП
2.1.2.1. Эффективность доставки ТОП не должна превышать 5%.
2.1.2.2. При наличии в ТОП Развивающихся территорий, временная неэффективность
данных территорий маршрутов доставки компенсируется более высокой
эффективностью остальных территорий маршрутов доставки в целях достижения
общего норматива эффективности доставки ТОП.
Правила формирования маршрутов доставки и территорий Торговых представителей
3
2.1.2.3. Доставка на РЦ и самовывоз клиентов не учитываются при расчёте эффективности
доставки ТОП.
2.1.2.4. Норма эффективности доставки на РЦ устанавливается в индивидуальном порядке в
начале каждого сезона: ТМ рассчитывает плановую эффективность, согласовывает
ее с КАМ, утверждает у Директора по Дистрибьюции.
2.1.2.5. Доставка на РЦ выделяется в отдельную территорию маршрута доставки (отдельный
маршрут), в том числе и при Комбинированной доставке.
2.1.2.6. При Комбинированной доставке рекомендуется вместе с маршрутом РЦ вывозить
продукцию для объёмообразующих клиентов.
2.1.3.
Обеспечение эффективности маршрутов доставки
2.1.3.1. Тоннаж автомобиля должен соответствовать размеру максимального вывоза на
маршруте в течение недели. Исключение – паллетная доставка.
2.1.3.2. РТО проводит проверку протяженности маршрута для расчета нормы ГСМ не реже 1го раза в сезон. РТО передает расчеты Координатору ТОП для проверки.
Проверенные и утвержденные расчеты вводятся Приказом по ТОП.
2.1.4.
Расчёт и оценка эффективности
2.1.4.1. Эффективность территории маршрута доставки рассчитывается бухгалтерией
еженедельно.
2.1.4.2. Для целей оценки выполнения норматива по эффективности РТО получает данные у
бухгалтера не реже раза в неделю.
2.1.4.3. При оценке проблемности маршрута с точки зрения эффективности:

не учитывать отпускные, бригадирские выплаты, выплаты по больничному листу;

обращать внимание на случаи подмены ВЭ: затраты относятся на маршрут
подменяющего, а не на маршрут подменяемого – в связи с этим маршрут подменяющего
может быть безосновательно признан проблемным по эффективности.
2.1.4.4. Вознаграждение, выплачиваемое ВЭ за сбор заказов, не учитывается при оценке
эффективности маршрута.
2.2. Компактность территории маршрута доставки
2.2.1.
Территория маршрута доставки должна охватывать достаточный для нормы вывоза
географический сектор, не нарушая при этом принципов:
2.2.1.1. Территория маршрута доставки имеет единую замкнутую границу.
2.2.1.2. Границы территорий маршрутов не пересекаются.
2.2.1.3. Границы городских территорий маршрутов доставки прокладываются по улицам, без
пересечения с магистралями, ж/д путями, водными преградами, лесными /
лесопарковыми массивами.
2.2.2.
Допускается наличие точек маршрута доставки на территории другого маршрута при
условии:
2.2.2.1. Точки находятся по пути следования на маршрут (или с маршрута) на склад – при
наличии экономической целесообразности.
2.2.2.2. Точки предъявляют особые требования по транспорту (высота рампы, режим
охлаждения) и нет возможности обеспечить требования обслуживающей маршрут
машиной.
2.2.2.3. При наличии ночной доставки – в связи с особым графиком работы торговых точек и
доставки.
2.2.2.4. Территория маршрута доставки объёмообразующего клиента, а также дистрибютора,
если данный клиент, или совокупность нескольких объёмообразующих клиентов
(и/или дистрибьюторов), выделены в отдельный маршрут.
2.2.2.5. РЦ выделяется в отдельный маршрут.
Правила формирования маршрутов доставки и территорий Торговых представителей
4
2.2.2.6. Случаи, указанные в п.п. 2.2.2.1. – 2.2.2.5., являются исключениями, и признаются
специальными маршрутами.
2.2.2.7. Применение специальных маршрутов допускается при наличии письменного
согласования от ТМ.
2.3. Объёмообразующие торговые точки
2.3.1.
Объёмообразующие торговые точки должны быть распределены в равных пропорциях
между территориями маршрутов доставки.
2.3.2.
При вывозе объёмообразующих торговых точках одним рейсом формируется маршрут с
комбинированной сборкой.
2.4. Дистрибьюторы
2.4.1.
Дистрибьюторы приравниваются к объёмообразующим клиентам.
2.4.2.
Дистрибьюторы относятся на РТО с кодом «1» и выделяются в отдельные территории
маршрутов доставки.
2.4.3.
Дистрибьюторы, забирающие товар самовывозом, в расчет эффективности доставки ТОП не
включаются.
2.4.4.
Дистрибьюторы должны быть объединены в единую территорию маршрута доставки, если
вывозятся одним и тем же транспортом в один и тот же день, в один и тот же сектор
города/области (одним рейсом) – маршрут с комбинированной сборкой.
2.5. Для областных маршрутов рекомендуется комбинированный график работы ВЭ.
2.6. Удалённые областные территории доставки
2.6.1.
Территория удалённого областного маршрута доставки закрепляется за тем ТОП, к которому
она ближе географически – на основании измерения расстояния по транспортным
магистралям от склада ТОП до границы территории.
2.6.2.
Основу клиентской базы на территории удалённого областного маршрута доставки должны
составлять сетевые клиенты.
2.6.3.
Для эффективности территории удалённого маршрута доставки к ней прикрепляются
высокоприоритетные розничные торговые точки - с приоритетом от 7 и выше.
2.6.4.
При заключении контракта с сетевым клиентом, имеющим торговые точки на удалённых
областных территориях, РТО осуществляет расчёт эффективности доставки в данные
торговые точки. На основании расчёта, определяется норматив обслуживания
междугородних точек, и утверждается у ТМ.
2.6.5.
Поставка в торговые точки, находящиеся на удалённом областном маршруте,
осуществляется 2 раза в неделю. В исключительных случаях, по согласованию с
Директором по дистрибьюции, разрешается поставка 1 раз в неделю.
2.6.6.
Для удалённых маршрутов доставки рекомендуется комбинированный график работы ВЭ.
2.7. Неэффективная территория
2.7.1.
Раз в месяц проводится ревизия и аудит территорий. В случае признания территории
неэффективной, доставка продукции на неё силами и транспортом Компании должна быть
прекращена в недельный срок.
2.7.2.
Решение о признании территории неэффективной принимает РТО. РТО информирует о
своём решении Инструктора/Куратора и ТМ. Утверждает решение ТМ в письменном виде.
ТМ информирует Директора по дистрибьюции и Генерального менеджера.
2.7.3.
После принятия решения о прекращении поставок на неэффективной территории в
недельный срок территории РТО и ТМ должны принять решение о дальнейшем способе
Правила формирования маршрутов доставки и территорий Торговых представителей
5
обслуживания ключевых клиентов на данной территории и согласовать данное решение с
клиентами. ТМ дополнительно согласовывает решение с Директором по дистрибьюции.
2.8. Развивающаяся территория
3.
2.8.1.
Территория признаётся развивающейся решением РТО, согласованным в письменном виде
с ТМ.
2.8.2.
Для развивающейся территории с ТМ согласуется индивидуальная норма эффективности.
2.8.3.
Территория может быть признана развивающейся на период времени не более 1 сезона (12
недель).
2.8.4.
По истечении срока признания территории развивающейся, если эффективность данной
территории не соответствует нормативам, территория признается неэффективной.
ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ ГРАФИКОВ ПОСТАВОК
3.1. При определении графика поставок:
3.1.1.
Точкам с приоритетом «10» устанавливается от 2 до 7 поставок в неделю;
3.1.2.
Торговым точкам с приоритетом «8»-«9» устанавливается 2-3 поставки в неделю;
3.1.3.
Точкам с приоритетом «3»-«7» - 2 раза в неделю;
3.1.4.
Точкам с приоритетом «0» и «1» устанавливается от 1 до 7 поставок в зависимости от суммы
одной поставки;
3.1.5.
Точкам с приоритетом «2» график поставок и графики сбора заказов не устанавливаются.
3.2. Критерии для определения количества поставок клиентам:
3.2.1.
Для клиентов с приоритетом «3»-«10», если сумма поставки менее 7 000 рублей, то
количество поставок необходимо уменьшать, но не менее чем до 2-х.
3.2.2.
Для клиентов с приоритетом «0» и «1», если сумма поставки менее 7 000 рублей, то
количество поставок необходимо уменьшать. Допускается от 1 поставки в неделю.
3.2.3.
Рекомендованная минимальная сумма поставки клиенту составляет 1000 рублей.
3.2.4.
Поставка должна осуществляться по всему ассортименту, поставляемому в торговую точку.
3.3. Не допускается осуществлять в торговую точку с приоритетностью от «3» до «10»
меньше двух поставок в неделю.
3.4. График доставки в торговые точки устанавливается по следующему сочетанию дней
поставки:
3.4.1.
при 2х кратной поставке в рамках недели устанавливаются следующие варианты графиков:

ПН – ЧТ, ВТ - ПТ, ВТ – СБ, СР – СБ;
3.4.2.
при 3х кратной поставке возможны следующие варианты графиков:

ПН – СР – ПТ, ПН – СР – СБ, ВТ – ЧТ – СБ.
3.5. Равномерность нагрузки
3.5.1.
В рамках недели торговые точки на маршруте доставки должны быть распределены таким
образом, чтобы обеспечить равномерную нагрузку на ВЭ, ТП, склад и выполнение правила,
содержащегося в п.п. 2.1.1.2. настоящего документа.
3.5.2.
Маршрут доставки должен содержать от 15 до 35 торговых точек. Оптимально - от 20 до 30.
Правила формирования маршрутов доставки и территорий Торговых представителей
6
3.6. Количество заказов продукции должно соответствовать количеству поставок при
любом канале приема заказов.
3.6.1.
ТП и Сервис-центр (Оператор) принимают заказ на поставку в день предшествующий
поставке. Допускается прием заказа ТП за два дня до поставки.
3.6.2.
ВЭ принимает заказ на следующую поставку в момент осуществления текущей поставки.
3.7. Для торговой точки может быть установлен только один канал передачи заказа,
действующий на протяжении всей календарной недели.
3.7.1.
Для клиентов с приоритетом «3» - «4» устанавливается канал передачи заказа «Обзвон», у
таких клиентов копания не принимает возвратов.
3.7.2.
Для клиентов с приоритетом «5» - «9» устанавливается канал передачи заказа «Менеджер»,
«Экспедитор» или «Обзвон». При использовании канала «Обзвон» у этих категорий клиентов
компания не принимает возвратов.
3.7.3.
Клиентам с приоритетом «10» устанавливается канал передачи заказа «Менеджер».
3.7.4.
Клиенты с приоритетом «2» закрепляются за РТД. Для них устанавливается канал передачи
заказа «Обзвон».
3.7.5.
Клиенты с приоритетом «0» - «1», имеющие оборот более 50 000 рублей в месяц,
закрепляются за РТО с установленным каналом передачи заказа «Обзвон». Клиенты, с
приоритетом «0»-«1», имеющие оборот менее 50 000 рублей в месяц, могут, по решению
РТО, обслуживаться ТП или ВЭ. Для таких клиентов устанавливается канал передачи заказа
«Менеджер» или «Экспедитор», соответственно.
3.8. Торговые точки, передающие заказ в субботу или воскресенье
4.
3.8.1.
Если в торговой точке необходимо формировать заказ в субботу или воскресенье, то, по
согласованию РТД с ТП, ТП разрешается устанавливать индивидуальный график работы в
соответствии с правилами трудового распорядка:

выходные дни в среду и воскресенье, если ТП собирает заказы в субботу, либо

выходные дни во вторник и субботу – если собирает заказы в воскресенье, либо

6-дневная рабочая неделя при сокращённом рабочем дне и индивидуальном
нормативе по сбору заказов – не менее 15 в день (данный норматив может быть также
применён к ТП, постоянно осуществляющему свои трудовые обязанности без автомобиля).
Установление особого графика (режима) работы для ТП РТД согласовывает с ТМ. ТМ
письменно подтверждает утверждение особого графика работы для конкретного ТП,
направляя подтверждение РТД, Координатору, РТО и бухгалтеру ТОП.
3.8.2.
Если для такой точки устанавливается канал передачи заказа «Экспедитор» или «Обзвон»,
то тот же канал передачи заказа должен быть в данной торговой точке на протяжении всей
календарной недели.
ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ ТЕРРИТОРИИ ТП
4.1. Территория ТП включает в себя от 50 до 100 торговых точек.
4.2. Территория ТП формируется путём закрепления за ТП ранее сформированных компактных
территорий маршрутов доставки.
4.3. За одним ТП закрепляется не более 2-х территорий маршрутов доставки.
Как исключение, за ТП дополнительно могут быть закреплены территории маршрутов доставки,
выделенные в отдельные, включающие в себя гипермаркет(-ы), дистрибьютора(-ов) или сырьевого
клиента(-ов) и находящиеся в тех же границах, что и основная территория ТП.
4.4. Закрепление территории маршрута доставки более чем за одним ТП согласуется РТД с ТМ.
Правила формирования маршрутов доставки и территорий Торговых представителей
7
4.5. Каждодневный Маршрут ТП должен содержать от 20 до 35 торговых точек. Оптимально - от 20 до 25.
Маршрут более 20 точек должен быть согласован с ТП.
ТП должен гарантировать полноценный сбор заказов при количестве точек на маршруте более 20.
4.6. В ТОП не должно быть не закреплённых территорий маршрутов доставки.
4.6.1.
Все маршруты доставки закрепляются за имеющимися сотрудниками – ТП.
4.6.2.
За приём заказов, продвижение обязательного, фокусного ассортимента и дебиторскую
задолженность несёт ответственность лицо, определённое в канале передачи заказа (ТП,
ВЭ или СЦ).
4.6.3.
Территория маршрута доставки может быть временно, в период отсутствия ТП, закреплена
за РТД. Такое закрепление означает, что за сбор заказов на данной территории маршрута
доставки отвечает РТД.
4.7. Спящие торговые точки закрепляются за территорией ТП, на которой они располагаются.
5.
ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ
5.1. Формирование маршрутов и графиков
5.1.1.
5.1.2.
За формирование маршрутов ВЭ, ТП и графиков ВЭ, ТП отвечает РТО.
Передача точек между территориями ТП и ВЭ и внесение изменений в информационную
систему осуществляется по четвергам по завершению подведения итогов недели.
5.2. Согласование с Территориальным менеджером.
5.2.1. ТМ согласовывает:
5.2.1.1. График выходных дней ТП, ВЭ, если график не совпадает со стандартным;
5.2.1.2. Список точек для передачи на канал ВЭ, Обзвон;
5.2.1.3. График отпусков ТП, ВЭ;
5.2.1.4. Посещения точек с категорией 10 менее 3х раз в неделю;
5.2.1.5. План развития «Развивающейся территории»;
5.2.1.6. Маршрут ТП, ВЭ, если маршрут находится более чем в 20 км от места жительства
сотрудника;
5.2.1.7. Уменьшение приоритета работающих точек;
5.2.1.8. Увеличение количества обслуживаемых ТП точек свыше 25 в день.
5.2.2.
В полномочия ТМ не входит:
5.2.2.1. Изменение нормы эффективности доставки по ТОП, норма эффективности 5%;
5.2.2.2. Уменьшение нормы, менее 90 визитов в неделю на одного ТП;
5.2.2.3. Уменьшение нормы, менее 2000 кг в неделю на одного ВЭ;
5.2.2.4. Изменение правил маршрутизации, как то: равномерность доставки, количество
приемов заказа и количество доставок должно совпадать, территории не должны
пересекаться, один ответственный за заказ.
5.3. Торговый представитель и Водитель-экспедитор
5.3.1.
5.3.2.
5.3.3.
График работы ТП и ВЭ по дням недели и распределение выходных изменяется не чаще 1
раза в сезон. График должен быть согласован с сотрудником и ТМ.
При отсутствии заказа в день заказа, ТП должен связаться по телефону с РТД. РТД обязан
оказать поддержку, необходимую для обеспечения заказа по графику по стандартам
компании.
Если клиент отказывается сделать заказ по графику или принять заказанную и
доставленную продукцию, ВЭ обязан связаться с РТО. РТО должен организовать
проведение действий, направленных на взятие заказа по графику и стандартам компании. В
случае систематических (2 и более раз) нарушений со стороны ВЭ, РТО должен провести
служебное расследование.
Правила формирования маршрутов доставки и территорий Торговых представителей
8
5.3.4.
5.3.5.
5.3.6.
5.3.7.
5.3.8.
При отказе от заказа, Оператор ТОП должен связаться с РТО, оператор СЦ – с
руководителем СЦ. РТО (руководитель СЦ) должны организовать проведение действий,
направленных на взятие заказа по графику и стандартам компании.
ТП является ответственным за определение и выполнение последовательности посещений
клиентов по каждому рабочему дню:
5.3.5.1. Последовательность посещений устанавливается не чаще чем раз в неделю и не
реже чем раз в сезон.
5.3.5.2. При появлении на маршруте новой точки, ТП указывает после какой торговой точки
(код) поставить посещение новой торговой точки. ТП дает инструкции звонком через
операторскую службу (оператора Сервис центра).
5.3.5.3. Последовательность посещений должна учитывать предпочтительное время приема
заказа в торговой точке. Приоритет принадлежит сетям с внутренним регламентом
передачи заказа в первой половине дня.
5.3.5.4. Порядок посещений точек должен делать маршрут максимально компактным по
протяженности и времени перемещения от точки к точке, с учетом трасс, развязок,
пробок.
5.3.5.5. ТП отвечает за передвижение по маршруту в соответствии с последовательностью
посещений.
5.3.5.6. Если ТП отклоняется от маршрута, то он должен вернуться на маршрут и продолжить
дальнейшую работу в соответствии с установленной последовательностью
посещений.
5.3.5.7. За оперативный контроль соблюдения последовательности посещения отвечает
РТД. РТД контролирует выполнение последовательности посещений, используя
Дневной отчет по КПЭ.
ТП обязан фиксировать предложения по изменению маршрута в виде служебной записки на
имя РТО.
ТП обязан при изменении анкетных данных внести изменения сразу после посещения
клиента: ФИО контактного лица, телефон, ассортимент, количество касс, выходные дни
торговой точки, предпочтительное время приема заказа, предпочтительное время доставки
заказа. Изменения анкетных данных проводятся операторами ТОП по телефонным звонком
с маршрута от ТП.
ТП имеет право идти в оплачиваемый отпуск через полгода после трудоустройства и только
по согласованному графику. ТП, находящийся в кадровом резерве, имеет
преимущественное право на выбор времени отпуска.
5.4. Гео-аналитическая служба
5.4.1.
5.4.2.
5.4.3.
РТО сообщает об определении границ территорий в информационной системе в службу геоаналитики.
Оператор торгового офиса обязан передать информацию о новой торговой точке в службу
Гео-аналитиков, для получения кода точки и закрепления торговой точки за ТП и ВЭ.
Гео-аналитическая служба по результатам подачи документов и по результатам аудита
формирует и подает ТМ, координатору ТОП и РТО в письменном виде рекламации с
рекомендациями по оптимизации.
5.5. «Спящие», «умершие» и новые торговые точки
5.5.1.
5.5.2.
РТД является ответственным за формирование плана привлечения спящих клиентов. РТД
обязан формировать цели ТП по переводу спящих точек в рабочие на неделю.
ТП отвечает за подержание информации в базе данных компании по территории в
актуальном состоянии. При изменении состава точек на территории ТП формирует
документы:
5.5.2.1. для новой точки - анкету клиента; передает операторам не позднее, чем в четверг
отчетной недели;
Правила формирования маршрутов доставки и территорий Торговых представителей
9
5.5.3.
5.5.4.
5.5.5.
5.5.2.2. для точки, которая перестала существовать – запрос на перевод в «умершие»;
Координатор обязан проверить информацию о реальном состоянии торговой точки и
изменение ее статуса в базе данных.
При привлечении новой торговой точки к работе ТП заполняет анкету по данной точке и
передает ее операторам ТОП для внесения её в базу данных. После внесения информации
в базу данных ТП проверяет её корректность.
Торговые точки с юридической задолженностью закрепляются за РТД. Закрепление
торговых точек происходит после проведения суда и проведения судебных процедур с
торговой точкой. Перевод согласовывается Координатором ТОП, Руководителем ОКТБ и
утверждается Директором по рискам.
5.6. Сетевые клиенты
5.6.1.
5.6.2.
Если в договоре с клиентом в явном виде указаны дни приема заказа и поставки ТМ (РТД)
передает в письменном виде данную информацию РТО. Согласованный с сетью график
является приоритетом при проведении маршрутизации, если не нарушает правил компании.
Если согласованный ранее график приема заказа и доставки нарушает правила компании,
то ТМ обязан согласовать с сетью график поставки, устраивающий обе стороны.
При установленном в договоре способе передачи заказа от торговых точек сети
посредством электронной почты или телефонной связи, ТМ в процессе переговоров с сетью
согласовывает график приема заказа и график поставок.
5.7. Аудит
5.7.1.
5.7.2.
5.7.3.
5.7.4.
5.7.5.
5.7.6.
5.7.7.
5.7.8.
Директор по дистрибуции обязан проводить аудит маршрутизации как минимум раз в сезон, а
так же при плановом посещении торгового офиса. На основании проведенного аудита ТМ
допускаются к аттестации.
ТМ обязан проводить аудит маршрутизации раз в квадру. По итогам аудита ТМ оформляет
отчет, и направляет его РТО ТОП и Директору по дистрибьюции.
Координаторы, Бизнес аналитики, ГЕО аналитики обязаны проводить выборочный аудит раз в
неделю. По итогам аудита оформляются предписания и рекомендации.
Координатор ТОП проводит проверку протяженности маршрута для расчета нормы ГСМ не
реже одного раза в полгода (2 сезона).
РТД, РТО, ТМ, Координаторы и аудиторы проводят проверку соблюдения графика и порядка
посещений клиентов ТП при совершении полевого сопровождения, полевого аудита,
аналитики по ежедневным отчетам.
Обязанность бухгалтера по зарплате ТОП во вторник каждой недели направить
Территориальному менеджеру и РТО отчёт за прошедшую неделю по эффективности, суммам
выплат ВЭ, ТП (по неделе и средний за день) и выполнению бюджета.
В случае эффективности доставки по ТОП хуже 5% по итогам квадры ТМ обязан согласовать
с Директором по дистрибьюции план приведения показателей к нормативу.
Ежедневно по результатам сбора заказов РТО контролирует фактическую загрузку ВЭ. При
наличии отклонений, РТО и ТМ предпринимают оперативные действия для приведения
уровня загрузки ВЭ к нормативу (350 кг в день на ВЭ).
5.8. Ответственность
5.8.1.
5.8.2.
5.8.3.
При несвоевременном или не полном устранении предписаний 3 и более раз за сезон РТД,
РТО, ТМ переводится в стажеры. Сертификат о прохождении курса анулируется и выдается
только после повторной сдачи зачета по курсу «Маршрутизация» (Основы FMCG логистики).
При наличии нарушений правил маршрутизации, отмеченных в течение сезона,
ответственный сотрудник не допускается к аттестации до устранения нарушений.
Приказом по Компании могут быть установлены дополнительные санкции за неисполнение
настоящих правил.
Правила формирования маршрутов доставки и территорий Торговых представителей
10
Правила формирования маршрутов доставки и территорий Торговых представителей
11