Значение информации в управленческой деятельности

«Документационное обеспечение управления»
Практическое занятие №2
«Значение информации в управленческой деятельности» (семинар)
Выполнил работу студент Туктаров Булат (группа 1Б11)
Цель работы: Повторение и закрепление ранее усвоенных знаний о документе.
1.
Охарактеризуйте понятия информации, информационные ресурсы, информационные
массивы.
Термин информация происходит от латинского слова informatio, что означает «сведения,
разъяснения, изложение».
Информация - это настолько общее и глубокое понятие, что его нельзя объяснить одной
фразой. В это слово вкладывается различный смысл в технике, науке и в житейских ситуациях.
В обиходе информацией называют любые данные или сведения, которые кого-либо интересуют,
например сообщение о каких-либо событиях, о чьей-либо деятельности и т. п. «Информировать» в
этом смысле означает «сообщить нечто, неизвестное раньше».
Информация — сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах,
свойствах и состоянии, которые воспринимают информационные системы (живые организмы,
управляющие машины и др.) в процессе жизнедеятельности и работы.
Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов,
документы, и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах,
банках данных, других информационных системах). Эта область, как и область создания и
распространения исходной и производной информации, представляет собой особый мощный
накопитель и одновременно генератор информации, основанный на сборе, накоплении
ретроспективной документированной информации, организации на ее основе и хранении массивов
документированной информации (данных) и распространении информации из этих массивов в
разных видах и формах, в том числе с применением новых информационных технологий.
Информационный массив — это упорядоченная по определенным признакам совокупность
всех видов информации, используемой органами для выработки управляющих воздействий. Цель
создания массива информации — повысить эффективность управления за счет рациональной
систематизации информации, правильного ее распределения по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач.
Информационный массив должен обеспечивать:
• прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность многократного ее
использования;
• наиболее полное удовлетворение информационных потребностей органов управления на всех
уровнях;
• оперативный поиск и выдачу информации по запросу;
• предохранение информации от искажений;
• защиту от несанкционированного доступа к информации.
1. Как развивалось понятие информации.
Как показывает развитие человеческой мысли вообще и понятия информации в частности,
произошла определённая эволюция значений слова информация.
Оно из обычного слова,
обозначающего сведения, превратилась в научное понятие, покрывающее широкий спектр более
простых понятий, используемых в быту, искусстве, в науке. Более того, оно возвысилось до
философского
значения,
отражающее
онтологию
и
гносеологию
материалистического
мировоззрения. Считается, что где-то в середине ХХ века слово информация стало обобщенным
понятием большого ряда более простых понятий таких как сведения, сообщение, описание,
характеристика, разъяснение, изложение, инструкция, идея, признак, запись, знания, значение,
сигнал, дневник, данные, знак, символ, азбука, код, контроль и т.д. Каждое из упомянутых (и не
упомянутых) понятий имеет свою собственную этимологию, оттенки различия от других
синонимичных слов и, вместе с тем, нечто существенно общее, что объединяет их в одно понятие
–
информация.
Понятие
идея
использовалось
со
времен
Платона
для
обозначения
действительности, а также того идеального, что создано идеей.
Впервые слову информация, помимо обычного, первоначального значения – сведения,
сообщения, был придан немного иной смысл, а именно статистические данные, Рональдом
Фишером, английским математиком и биологом, в ходе разработки методов математической
статистики (1921г.) А американский учёный-электрик Ральф Хартли ввёл понятие информации
как математической переменной и был первым, кто попытался определить «меру информации»,
введя в 1928г. логарифмическую меру информации H = Klog2(M), которая называется
хартлиевским количеством информации.
2. Какое значение имеет информация в жизни человека и общества.
Информация всегда играла чрезвычайно важную роль в жизни человека. Общеизвестно
высказывание о том, что тот, кто владеет информацией, тот владеет и миром. Иное сообщение
стоит дороже жизни. По преданию, 13 сентября 490 года до н. э. греческий воин-гонец,
прибежавший из Марафона в Афины, не останавливаясь в пути, упал замертво, но донес весть о
победе над персами. С давних времен сбор и систематизация сведений об окружающем мире
помогали человеку выживать в нелегких условиях – из поколения в поколение передавался опыт и
навыки изготовления орудий охоты и труда, создания одежды и лекарств. Информация постоянно
обновлялась и дополнялась – каждое изученное явление позволяло перейти к чему-то новому,
более сложному. Со временем, большие объемы данных об окружающем мире поспособствовали
развитию научно-технического прогресса и, как следствие, всего общества в целом – человек смог
научится управлять различными видами вещества и энергии.
С течением времени роль информации в жизни человека становилась все существеннее.
Нужно было изучать и понимать уже не только законы природы, но и понятия и ценности
человеческого общества – литературу, искусство, архитектуру и т. д. Сейчас, в первой половине
21-ого века роль информации в жизни человека является определяющей – чем больше навыков и
знаний он имеет, тем выше ценится как специалист и сотрудник, тем больше имеет уважения в
обществе.
3. Объясните на примере связь информации и документа.
Основу деятельности любого предприятия или организации составляет работа с
информацией - ее получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнения.
Информация - это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы ее
представления.
Информация имеет большое значение, так как на ее основе принимаются решения, зависящие от
полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления.
Документ (от лат. «документум» - свидетельство) - это материальный носитель данных с
записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве.
Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию.
Документирование
- процесс
записи
информации
на
различных
носителях
по
установленным правилам. Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации,
передачу и использование информации, а также ее хранение.
С древности и до XIX века понятие «документ» употреблялось в значении «письменное
свидетельство» и в основном использовалось в юриспруденции и дипломатики. Однако это
понятие более широкое. И с начала XX века бельгийский ученый Поль Отле в Международном
институте документации уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю
зафиксированную на различных носителях информацию.
Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы,
диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и
архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме
4. Роль информации в социальных и экономических процессах и как основа принятия
управленческих решений.
Значение информации очень велико, оно представляет собой интеллектуальный фонд
человеческих ресурсов, значение которых постоянно растёт. Большую роль информация играет в
управлении социальными процессами, так как здесь информационное обеспечение необходимо на
каждом этапе социального управления, будь то постановка целей или принятие управленческих
решений. Вследствие этого сбор и обработка информации является важным компонентом в
структуре социального управления.
Информация представляет собой знание, но не всякое знание есть информация.
Информация должна обладать рядом признаков. Прежде всего, она должна основываться на
объективных данных и в полном объёме отражать управленческий процесс. Информация должна
своевременно поступать для переработки субъектам управления, иначе вся её значимость будет
сведена к нулю. Кроме этого информация должна быть чёткой и понятной, не допускающей
разнотолкования и экономичной при сборе, сохранение и передаче её. Информация может быть
обычной и научной. В социальном управлении используется научная информация. Здесь она
зависит от характера объекта управления, от задач, которые перед ним ставятся, а так же от
осведомлённости субъекта.
Информация, используемая в социальном управлении, представляет собой сложную
совокупность различных информаций, поступающих на разных этапах функционирования
социальной системы. Поэтому важной задачей для эффективного управления является отбор
нужной информации из представленного разнообразия.
Всю информацию можно разделить на внутреннюю и внешнюю. Внутренняя информация
представляет собой информацию, циркулирующую внутри системы, между её компонентами,
обеспечивая их взаимодействие, объединяя в единое целое. Внешняя же информация обеспечивает
связь данной системы с другими системами, имеющими на неё различное влияние.
5. Охарактеризуйте такие свойства информации как: достоверность, полнота,
ценность, своевременность, понятность, доступность, убедительность.
Достоверность информации. Информация достоверна, если она отражает истинное
положение дел. Объективная информация всегда достоверна, но достоверная информация может
быть как объективной, так и субъективной. Достоверная информация помогает принять нам
правильное решение. Недостоверной информация может быть по следующим причинам:

преднамеренное
искажение
(дезинформация)
или
непреднамеренное
искажение
субъективного свойства;

искажение в результате воздействия помех («испорченный телефон») и недостаточно
точных средств ее фиксации.
Полнота информации. Информацию можно назвать полной, если ее достаточно для понимания и
принятия решений. Неполная информация может привести к ошибочному выводу или решению.
Точность информации определяется степенью ее близости к реальному состоянию объекта,
процесса, явления и т. п.
Доступность информации — мера возможности получить ту или иную информацию. На степень
доступности информации влияют одновременно как доступность данных, так и доступность
адекватных методов для их интерпретации. Отсутствие доступа к данным или отсутствие
адекватных методов обработки данных приводят к одинаковому результату: информация
оказывается недоступной. Отсутствие адекватных методов для работы с данными во многих
случаях приводит к применению неадекватных методов, в результате чего образуется неполная,
неадекватная или недостоверная информация.
Своевременность информации – важность для настоящего времени, злободневность, насущность.
Только вовремя полученная информация может быть полезна.
Полезность (ценность) информации. Полезность может быть оценена применительно к нуждам
конкретных ее потребителей и оценивается по тем задачам, которые можно решить с ее помощью.
6. Представьте классификацию информации по признакам: место возникновения,
стадия обработки, способ отображения, стабильность, функция управления.
Место возникновения. По этому признаку информацию можно разделить на входную,
выходную, внутреннюю, внешнюю.
Входная информация – это информация, поступающая в фирму или ее подразделения.
Выходная информация – это информация, поступающая из фирмы в другую фирму, организацию
(подразделение).
Одна и та же информация может являться входной для одной фирмы, а для другой, ее
вырабатывающей, выходной. По отношению к объекту управления (фирма или ее подразделение:
цех, отдел, лаборатория) информация может быть определена как внутренняя, так и внешняя.
Внутренняя информация возникает внутри объекта, внешняя информация – за пределами объекта.
Стадия обработки. По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной,
промежуточной, результатной.
Первичная информация – это информация, которая возникает непосредственно в процессе
деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии.
Вторичная информация – это информация, которая получается в результате обработки первичной
информации и может быть промежуточной и результативной.
Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих
расчетов.
Результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной
информации и используется для выработки управленческих решений.
Способ отображения. По способу отображения информация подразделяется на текстовую и
графическую.
Текстовая информация – это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с
помощью которых представляется информация на физическом носителе (бумага, изображение на
экране дисплея).
Графическая информация – это различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки и т.д.
Стабильность. По стабильности информация может быть переменной (текущей) и
постоянной (условно-постоянной).
Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики
производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Она может меняться для каждого случая
как по назначению, так и по количеству. Постоянная (условно-постоянная) информация – это
неизменная и многократно используемая в течение длительного периода временная информация.
Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой:
Функция управления. По функциям управления обычно классифицируют экономическую
информацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, нормативно-справочную,
учетную и оперативную (текущую).
Плановая информация – информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту
информацию идет ориентация всей деятельности фирмы.
Нормативно-плановая информация содержит различные нормативные и справочные данные. Ее
обновление происходит достаточно редко.
Учетная информация - это информация, которая характеризует деятельность фирмы за
определенный прошлый период времени. На основании этой информации могут быть проведены
следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной
деятельности фирмы.
Оперативная (текущая) информация - это информация, используемая в оперативном управлении и
характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени. К
оперативной информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и
обработки, а также по степени ее достоверности. От того, насколько быстро и качественно
проводится ее обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке.
7. Охарактеризуйте
понятия
информационные
инструменты
(накопители,
передатчики, ускорители информации).
Накопители
Передатчики информации
информации
Передатчики
Ускорители
информации
с Передатчики
обратной связью
односторонние
Компьютеры
Телефон;
СМИ (журналы, радио, Интернет;
Видео-касе-
Интернет;
телевидение и т.д.)
ты;Аудио-
Reuters
(валютные
Спутниковая связь;
Сотовая связь;
касе-ты.
торги);
Cd,dvd,hd-
Различные
dvd,blu-ray disc
статистические
СМИ
агенства
Запоминающее устройство — носитель информации, предназначенный для записи и
хранения данных. В основе работы запоминающего устройства может лежать любой физический
эффект, обеспечивающий приведение системы к двум или более устойчивым состояниям.
8. Составить общую схему передачи информации.
Источник
Передатчик
Канал связи
Приемник
Получатель