ПОРЯДОК хранения лицензионных дел соискателей лицензии

Приложение к приказу
№ 34-д от 13.10. 2009 г.
(с изменениями, внесенными на
основании приказа № 865-ал от
29.03.2010 г.)
ПОРЯДОК
хранения лицензионных дел соискателей лицензии (лицензиатов)
в Министерстве общего и профессионального образования Свердловской
области
1. Настоящий Порядок определяет правила хранения лицензионных дел
соискателей лицензии (лицензиатов), лицензирование которых на право ведения
образовательной деятельности осуществляется Министерством общего и
профессионального образования Свердловской области (далее – Министерство).
2. Лицензионные дела хранятся в Управлении по надзору и контролю в
сфере образования Министерства (далее – Управление) в специально
оборудованном помещении (далее – архив). Хранение лицензионных дел
обеспечивается специалистом отдела лицензирования и государственной
аккредитации Управления (далее – Отдел), ответственным за хранение
лицензионных дел.
3. Лицензионное дело формируется при поступлении в Министерство
документов, представленных соискателем лицензии для получения лицензии,
работниками Отдела, ответственными за рассмотрение представленных
документов, и передается на хранение в архив в течение 20 дней со дня принятия
Министерством решения о выдаче или об отказе в выдаче лицензии.
4. Лицензионное дело, передаваемое на хранение, включает в себя
документы, представленные соискателем лицензии, копию распорядительного
акта Министерства о выдаче или об отказе в выдаче лицензии, копию лицензии с
приложениями (в случае принятия решения о выдаче лицензии) и другие
документы, сформированные в процессе рассмотрения вопроса о выдаче
лицензии, а также опись документов, включенных в состав лицензионного дела.
Заключения Федеральной службы по защите прав потребителей и
благополучия человека (санитарно-эпидемиологическое заключение), Управления
государственного пожарного надзора Министерства по чрезвычайным ситуациям
России (заключение о соблюдении на объектах соискателя лицензии требований
пожарной безопасности) представляются соискателями лицензии в оригиналах и
хранятся в деле в течение срока, установленного пунктом 13 настоящего Порядка.
При
представлении
лицензиатом
документов
для
повторного
лицензирования (при условии лицензирования этих же адресов, помещений, если
наименование учреждения (организации) не изменилось) лицензиат представляет
в
Министерство
среди
прочих
документов
копию
санитарноэпидемиологического заключения, оригинал которого хранится в предыдущем
лицензионном деле в архиве Министерства.
Специалист Отдела, ответственный за прием документов, изымает из
предыдущего лицензионного дела оригинал санитарно-эпидемиологического
заключения, заменяет его на копию (при этом на копии делается отметка
«оригинал представлен») и вкладывает оригинал заключения в представленные
лицензиатом документы для повторного лицензирования.
Специалист отдела оставляет в архивном лицензионном деле расписку об
изъятии оригинала санитарно-эпидемиологического заключения с указанием даты
изъятия и нового номера лицензионного дела, где будет храниться оригинал
заключения.
В случае
окончания срока действия лицензии у лицензиата, при непредставлении
последним в лицензирующий орган документов для повторного лицензирования
принятия решения об отказе в выдаче лицензии
принятия решения об аннулировании лицензии
принятия решения о прекращении действия лицензии
Министерство уведомляет лицензиата о необходимости получить оригинал
санитарно-эпидемиологического заключения из хранящегося в архиве
лицензионного дела.
Если лицензиат своевременно не получил в Министерстве оригинал
санитарно-эпидемиологического заключения, то по окончании срока хранения
лицензионного дела, установленного пунктом 13 Порядка, оно подлежит
списанию вместе с лицензионным делом.
Лицензионное дело формируется в папке (скоросшивателе), на лицевой
стороне обложки которой проставляются реквизиты лицензионного дела
(порядковый номер и дата его формирования) и наименование соискателя
лицензии (лицензиата).
5. Работник Отдела, ответственный за хранение лицензионных дел,
осуществляет систематизированное размещение лицензионных дел, ведение
перечня лицензионных дел, находящихся на хранении, и журнала движения
лицензионных дел.
6. Лицензионное дело выдается во временное пользование работникам
Министерства на срок не более одного месяца и после истечения данного срока
подлежит возврату.
7. При поступлении в Министерство документов, представленных
лицензиатом для рассмотрения вопросов о переоформлении лицензии, о выдаче
дубликата лицензии, о лицензировании филиала и (или) новых образовательных
программ, о возобновлении действия лицензии, о прекращении действия
лицензии, при возникновении оснований для рассмотрения вопроса о
приостановлении действия или об аннулировании лицензии лицензионное дело
выдается работнику Отдела, ответственному за рассмотрение документов,
представленных лицензиатом, и (или) за подготовку решения по
соответствующему вопросу.
Лицензионное дело дополняется документами, представленными
лицензиатом, копиями распорядительных актов Министерства и иными
документами, сформированными в процессе рассмотрения соответствующего
вопроса.
8. При проведении проверки соблюдения лицензиатом предусмотренных
лицензией условий (далее – проверка), лицензионное дело выдается работнику
Управления, назначенному председателем комиссии по проверке (проверяющим).
Лицензионное дело дополняется копией акта проверки и иными
документами, сформированными при проведении проверки. При необходимости
лицензионное дело дополняется копиями распорядительных актов Министерства
и иными документами, сформированными при принятии мер по результатам
проверки.
При необходимости лицензионное дело может выдаваться иным
работникам Управления.
9. При дополнении лицензионного дела какими-либо документами работник
Отдела, ответственный за хранение лицензионных дел, осуществляет внесение
соответствующих сведений в опись документов, включенных в состав
лицензионного дела.
10. Копии распорядительных актов Министерства и копия лицензии с
приложениями, включенные в состав лицензионного дела, должны быть заверены
уполномоченным должностным лицом Управления.
11. При передаче лицензионного дела на хранение, выдаче лицензионного
дела и его возврате на хранение в журнал движения лицензионных дел вносится
соответствующая запись, удостоверяемая подписями работника Отдела,
ответственного за хранение лицензионных дел, и работника Управления
(Министерства), передающего, получающего или возвращающего лицензионное
дело.
12. При поступлении в Министерство документов для получения лицензии
на новый срок, представленных соискателем лицензии, лицензионное дело
которого имеется в Управлении, формируется новое лицензионное дело, при этом
на лицевой стороне обложки лицензионного дела проставляются как реквизиты
данного лицензионного дела, так и реквизиты имеющегося в Управлении
лицензионного дела.
13. Лицензионное дело хранится в Управлении:
- в случае принятия решения о выдаче лицензии – в течение срока действия
лицензии и в течение трех лет со дня окончания ее действия;
- в случае принятия решения об отказе в выдаче лицензии, об
аннулировании лицензии, о прекращении действия лицензии – в течение пяти лет
со дня издания соответствующего распорядительного акта Министерства.
По окончании срока хранения лицензионное дело подлежит списанию.