Шаблон подготовки и проведения презентации в Автосалоне.

Шаблон подготовки и проведения презентации в Автосалоне.
Сценарий. Работа с партнерами. Рекламный бюджет мероприятия.
1. Этап. Предварительная смета. Поиск партнеров.
Как только становятся ясными сроки проведения мероприятия, целевая аудитория, примерный сценарий (общий формат
праздника), расписывается максимальная смета мероприятия и проводится подготовительная работа по поиску партнеров.
№
СМИ
(АКЦИЯ)
Даты
выхода
рекламы
1.
ТВ ХХХ
Договор на 2006
год
2.
Газета
«ХХХ»
Журнал
«ХХХ»
Наружка.
Договор на 2006
год
Договор на 2006
год
Февраль.
3.
3.
Объем
Количество
выходов
1 сюжет 3
минуты.
(В данном случае представлен бюджет конкретного мероприятия,
проводимого нашим салоном ХХ.ХХ.200Х года)
Размещаемая
Вид инф.
Сумма к
Примечания
информация
оплате.
Статья, макет, р/р,
новости.
Автосалон представляет
1 сюжет 3 минуты.
20000= Оплата в списке
Новый а/м
за февраль.
Автосалон представляет
Статья о презентации.
20000=
--//-Новый а/м
Автосалон представляет
Новый а/м
Перетяг на фасад здания.
Статья о презентации.
20000=
--//--
6000=
--//--
4.
Проведение
презентации
Февраль.
Свет, ведущий, музыка,
спецэффекты.
40000=
--//--
6.
Подарки гостям
CD
Февраль.
15000=
--//--
7.
Фуршет
Февраль.
60 чел.
Изготовление CD –
подарки гостям
презентации.
Закуски, салаты,
обслуживание.
30000=
--//--
8.
Напитки
Февраль.
60 чел.
Шампанское и вина прва Германии, Италии,
Крымские сорта
шампанского.
15000=
--//--
166000=/ 5825 $
1 $ = 28,5 руб.
Итого нами
оплачено:
Исходя из ежемесячного рекламного бюджета ХХХХ $, можно сделать выводы, что презентация – нам не под силу. Однако, учитывая,
что Салон работает со многими банками и страховыми компаниями, а с рядом из них сложились очень тесные партнерские отношения,
то им можно сделать следующее предложение:
а) в момент адресной рассылки приглашений на презентацию, салон может вложить в письма небольшие флаеры компаний-партнеров
(например ресторана или винной компании), тем самым обеспечивая знакомство гостей с солидными партнерами и заранее обещая
интересный вечер в компании с хорошим рестораном и изысканными винами и т. д.
б) Салон дает возможность компаниям-партнерам быть представленными на презентации: организуется рабочее место сдля выкладки
рекламных материалов, размещения сотрудников для консультаций гостей, размещение наружной рекламы в салоне
в) при подготовке к презентации, Салон делает рассылку пресс-релизов во все СМИ города, с укзанием компаний-партнеров
г) Салон при заключении долгосрочных (например годовых) договоров с печатными и электронными СМИ, одним их своих условий
выдвигает: опубликование б/пл статей о презентациях новых а/м с обязательным указанием компаний-партнеров Салона
д) Салон позволяет разложить рекламную полиграфию в подарочные пакеты, которые получают все гости, уходя из салона после
презентации
е) Салон дает возможность на презентации выступить представителю компании-партнера с приветсвенными словами, с интересным
предложением для клиентов Салона и конкретным предложением в данное время (например специальные процентные ставки для
покупателей первых 5-ти а/м, который презентуется)
ж) Салон представляет на презентации своих партнеров (визитные карточки), т. е. делает им промо среди своих потенциальных
клиентов
з) Салон размещает полный отчет о презентации на своем сайте, с указанием компаний-партнеров, их полным описанием, ссылками на
их сайты и т. д., а также фото с презентации
и) Салон позволяет оставить все рекламные материалы компаний-партнеров после проведения презентации, еще на месяц (или два)
Одним из аргументов сотрудничества является – долгосрочные отношения при проведении подобных мероприятий, т. е.
неоднократное проведение мероприятий с данными партнерами. Здесь можно создать определенную бонусную систему, т.е при
проведении первой совместной презентации цена за участие – одна, при проведении каждого следующего мероприятия – цена другая.
Итак, партнеры определились, цена участия установлена, разработано коммерческое предложение для партнеров (см. список
предоставляемых салоном услуг). Оплата за участие происходит следующим образом:
Компании-партнеры оплачивают счета салона, которые ему были высталены для проведения презентации, т. е. банки и страховые
компании оплачивают счета за рекламу, изготовление подарков и сувениров, проведение фуршета, обеспечение напитками и т. д.
В данном случае счета переписываются организациями, обеспечивающими праздлник на компании-партнеры (банки, страховые
компании и др.). Салон уже не касается этих финансовых отношений.
Банки и страховые компании, не единственные, которые могут быть партнерами проведения презентации. В предложенной ниже
презентации, участвует лучшая Танцевальная школа города, которая представляла номера для вечера – бесплатно, за рекламу по тому
же списку. В данном случае они не могли оплатить счета, но вышли из положения подобным образом.
Долгосрочные партнерские отношения с компаниями, обеспечивающими проведение презентации, является 100 % присутствие гостей
от этих компаний на мероприятии. Одним из бонусов, который может предоставить салон – это обеспечение пригласительными
билетами (например ресторан, банк, винную компанию) партнеров данных компаний. Они сами занимаются доставкой, обзвоном,
контролем явки своих приглашенных. Это может составлять до 30 % всех пригласительных билетов.
Остальная рассылка делается по свое базе данных (клиенты, организации, учреждения и т. д.) до 60 % от общего числа
пригласительных, и лишь около 20 % пригласительных рассылается по экспресс-почтой по их базе (выборка делается салоном).
Явка в этом случае – максимальная.
2. Этап. Разработка сценария. Репетиция. Эксклюзивность мероприятия.
Любой маркетолог в душе творческий человек. Чем необычнее видится ему проведение презентации, тем более ярко она пройдет и тем
дольше о ней будут говорить. Здесь пригодится все, кроме чужого опыта. Единственное, что как у всех – это фуршет и вино, но даже и
здесь могут быть вариации.
Предлагаемая ниже презентация – появилась в мозгу маркетолога в момент, когда певица Ирина Алешина выступала на вечеринке у
партнеров салона. Эта девушка с внешностью модели имеет необыкновенные вокальные данные. Голос невероятно похож на голос
Монсерат Кобалье. Ирина исполняет классические произведения в современной обработке. И как это часто бывает (особенно в
провинции) – этот талант не раскручен на Российской сцене. Ирина живет и работает в нашем городе, соответственно она участвует на
некоторых мероприятиях. Договриться не составило труда, а гонорар заставил задуматься о невероятной скромномти девушки и о
нашем колосальном везении!!! Эффетное появление а/м и его презентация пошла от сердца, под впечатлением выступления Ирины.
Все номера подобраны, общая картина презентации имеет более четкие очертания. Можно проводить репетицию и отработку
поминутного сценария со всеми участниками мероприятия.
3. Этап. Организационные моменты внутри компании.
Маркетолог расписывает внутреннюю расстановку сил. Кто за что отвечает и какая помощь необходима от всех сотрудников для
проведения крупного мароприятия в салоне. Необходимо подготовить распоряжение от имени директора, в котором расписаны все
действия для обеспечения четкой работы салона накануне, в день презентации, а также после ее проведения.
План всех работ должен освободить маркетолога практически ото всех видов работ, кроме контроля над проведением всего
мероприятия.
4. Этап. Проведение презентации (а).
Сценарий.
18.30-18.45 Встреча гостей. Welсome-drink (Подается шампанское).
18.45
Вступительное слово ведущего:
Уважаемые дамы и господа, сегодня - в этот прекрасный вечер, мы имеем возможность окунуться - в атмосферу
праздника, в атмосферу ХХХ.
А откроет этот вечер Генеральный директор________________________:
Приветственное слово Генерального директора:
Добрый вечер уважаемые дамы и господа! Мы рады приветствовать вас в нашем салоне.
Сегодня. мы презентуем один из самых любимых и популярных автомобилей из ряда моделей ХХХХ новый а/м ___________________.
У вас есть уникальная возможность первыми: увидеть, прикоснуться к высокому стилю, изысканности, комфорту и
совершенной инженерной мысли.
Мы надеемся, что сегодняшний вечер и этот автомобиль надолго останутся у вас в памяти.
Добро пожаловать!
18.50
Визитная карточка информационного партнера:
Информационную поддержку обеспечивает «Телерадиокомпания ХХХХ».
18.55
Открытие презентации:
Уважаемые дамы и господа, сегодняшний вечер открывает
Самарская танцевальная студия…
Визитная карточка танцевальной студии:
Итак, Вашему вниманию предлагается танец… его представляет…
19.10
Представление а/м:
Уважаемые дамы и господа…
Итак …Новый а/м – спортивная элегантность в безупречном исполнении… Итак, внимание…
Гаснет свет в салоне.
Включается праздничное освещение (один контровой свет на певицу).
Выступление певицы ХХХХХ (исполняется первое произведение - затем пауза 5 секунд), затем исполняется второе произведение, на
третей четверти песни - в темноте выезжает а/м и вплотную подъезжает к ХХХ. Песня заканчивается и свет переходит и на а/м тоже на несколько секунд. Включается праздничное освещение, а затем и общий свет.
Презентация автомобиля менеджерами. Знакомство гостей с а/м …
19.45
В зал выносятся угощения, с первым выносом угощений произносится визитная карточка ресторана «ХХХ»:
Ресторан-клуб «ХХХ» - первый винный ресторан с международной кухней…
Фуршет.
Через 5 минут (приблизительно):
Объявление партнеров мероприятия (небольшие визитные карточки):
Визитная карточка «ХХХХ»
В чём секрет компании «ХХХХ»?
«ХХХ»… Название этой компании уже известно многим жителям города ХХХ - как профессионалам алкогольного рынка…
Визитная карточка Страховой компании:
Визитная карточка Банка:
Праздничная программа, звучит музыка в салоне.
Представление певицы ХХХ:
…
1 произведение в исполнении ХХХ.
Танцевальный номер.
Неофициальная часть презентации. Неформальное общение гостей и партнеров праздника.
Розыгрыш призов от компаний-партнеров:
- билеты от танцевальной студии, - спец-приз от Винной коллекции.
Вручение праздничных сертификатов для первого покупателя:
- страховой сертификат от Страховой компании, - кредитный сертификат от Банка.
20.00 Вручение подарков всем гостям презентации, покидающим салон. В подарок входит: пакет с флаером компании, CD – с музыкой
презентации, видео а/м, каталог, рекламная продукция компаний-партнеров.
Использование месячного рекламного бюджета:
№
СМИ
(АКЦИЯ)
Даты
выхода
рекламы
Объем
Количество
выходов
Размещаемая
информация
Вид инф.
Статья, макет, р/р,
новости.
Сумма к
оплате.
Автосалон
представляет
Новый а/м
Автосалон
представляет
Новый а/м
Перетяг на фасад
здания.
Статья о презентации.
Бонус к годовому договору.
Февраль.
Свет, ведущий,
музыка,
спецэффекты.
Оплачивает
Страховая компания –
партнер мероприятия.
32500=
Подарки гостям
CD
Февраль.
Оплачивает:
Банк – партнер мероприятия.
10500=
7.
Фуршет
Февраль.
60 чел.
Изготовление CD –
подарки гостям
презентации.
Закуски, салаты,
обслуживание.
Оплачивает:
Банк – партнер мероприятия.
25360=
8.
Напитки
Февраль.
60 чел.
1.
ТВ ХХХ
2.
Газета
«ХХХ»
3.
Наружка
Февраль.
4.
Проведение
презентации
6.
1 сюжет 3
минуты.
Договор на 2006
год
Шампанское и вина
пр-ва Германии,
Италии, Крымские
сорта шампанского.
Итого нами
оплачено:
Экономия рекламного бюджета составила 3000 $, из расчета 3500 $ в месяц.
1 сюжет 3 минуты.
Примечания
Бесплатный
Бонус.
Бесплатный
Бонус.
4750=
Оплата в списке
за февраль.
10545=
Оплата в списке
за февраль.
15295=/ 537 $
1 $ = 28,5 руб.
4. Этап. Проведение презентации (б).
Сценарий.
17.00-18.00 Пресс-релиз для СМИ. Презентация информации по модели а/м.
Обмен мнениями, общение со СМИ. Раздача материалов по модели а/м.
18.30-19.00 Встреча гостей. (Красивые улыбающиеся сотрудницы здороваются и приглашают пройти гостям внутрь) Welсome-drink.
Официанты разносят напитки в период ожидания. Гости имеют возможность попробовать вино: ХХХ,
ХХХ
19.00
Вступительное слово ведущего:
Уважаемые дамы и господа, сегодня - в этот летний вечер, мы имеем возможность окунутья в атмосферу праздника, в
атмосферу ХХХ. А откроет этот вечер Генеральный директор компании:
Приветственные слова Генерального директора.
Добрый вечер уважаемые дамы и господа! Мы рады приветствовать вас в нашем салоне…
Автомобиль находится у ТВ-группы вне салона, гости не имеют возможности видеть его.
19.10
Ведущий - Визитная карточка автомобиля:
Тридцать два года тому назад концерн ХХХ представил первую модель … Так началась история бестселлера…
А сейчас, внимание…
Интрига презентации:
Все ждут появления автомобиля, ведущий, директор и весь оргкомитет посматривает на часы.
В течении 3-5-ти минут в зале играет музыка (не на выезд а/м!!!).
В салоне раздается телефонный звонок от ТВ-группы, находящейся в презентуемом автомобиле, трубку берет
Руководитель отела продаж. Звонившие сообщают, что: « А/м – угнал очень нетерпеливый покупатель. Он так хотел
первым купить этот автомобиль, что не выдержал и поддался соблазну. Вместе с ТВ-группой, которая проводила не нем
тест-драйв, они сейчас разъезжают по городу».
* Полученную информацию сообщают директору, ведущему,макетологу, Идет совещание 1 минуту.
Директор делает звонок в ГИБДД, идут переговоры.
Ведущий сообщает гостям (очень деликатно, с иронией), о сложившейся ситуации; также он сообщает, что автомобиль
находится в поиске у ГИБДД и возможно совсем скоро будет у нас в салоне.
В течении 3 - 5 минут в зале играет музыка.
Через 1-2 минуты (не больше!!!) после последних слов ведущего, звонит ТВ-группа, они сообщают, что автомобиль уже
совсем скоро появится в салоне на презентации.
Рук. Отдела продаж информирует о полученной информации: ведущего, директора, оргкомитет.
19.25-19.30
Ведущий – сообщает:
Ситуация находится под контролем и, поскольку, автомобиль не успел далеко уехать, то возможно совсем скоро он
прибудет на презентацию.
Через 2-3 минуты (не больше!!!) после объявления ведущего - появляется а/м в сопровождении а/м ГАИ (с мигалками). В
автомобиле находятся: водитель – менеджер компании, двое ведущих программы «ХХХ».
Презентуемый автомобиль очень медленно въезжает в ворота, едет по правой дорожке, направляясь в сторону салона.
Автомобиль ГИБДД отъезжает на левую дорожку (сопровождение закончено).
На середине пути– раздается залп фейерверка (это 3-х метровые фонтаны салюта – 6 штук). Оснащение фейерверка
располагается на внешней стороне газона у центрального входа в салон, прогорает в течении времени, когда автомобиль
движется от середины пути к салону (45 секунд). Салют прогорел, а/м объезжает салон, направляется к боковому въезду –
медленно, затем въезжает в салон с музыкальным сопровождением и его появление приветствуется особой музыкой и
залпами пневмосалюта.
Автомобиль располагается в центре салона. Освещается световыми пушками (игра света).
Пассажиры, т. е. ТВ-группа выходят из автомобиля, менеджер открывает все двери.
1 минута светопредставление, громкая презентационная музыка.
Музыка стихает.
Ведущие передачи «ХХХ» - рассказывают о тест-драйве, автомобиле и интересном приключении, делая акцент на том, что
перед этим автомобилем устоять невозможно!!!
В момент «кражи» - автомобиль находится под охраной за воротами салона, надежно спрятан и охраняется. С ним же
находится 1 а/м сотрудников ГАИ.
20.00-20.10 Объявление партнеров мероприятия (небольшие визитные карточки).
Информационную поддержку обеспечивала «Телерадиокомпания ХХХ»…
Визитная карточка Страховой компании:
Визитная карточка Банка:
Визитная карточка ресторана «ХХХ»:
Ресторан-клуб «ХХХ» - первый винный ресторан с международной кухней…
Визитная карточка «ХХХ»:
В чём секрет компании «ХХХ»?
«ХХХ»…
20.20
Неофициальная часть презентации.
Фуршет. Неформальное общение гостей и партнеров праздника.
21.00
Вручение подарков всем гостям презентации, покидающим салон.
В подарок входит: пакет с флаером компании, CD – с музыкой презентации и слайд-шоу а/м, рекламной продукцией
компаний-партнеров.
Дни открытых дверей в салоне
Салон работает в режиме приема гостей с 9.00 до 22.00






В салоне по ТВ показывается промо-видео по модели а/м (с в/к или CD); играет музыкальный микс из подобранных
произведений.
Наличие в салоне накрытых столов (чай, кофе, легкие закуски);
Возможность записаться на тест-драйв всем гостям салона.
Наличие в салоне прайс-листов, каталогов по модели а/м; журналов с печатными материалами.
Плакаты по моделям на штендерах; панно в салоне; флаги а/м.
Небольшие презентации модели в 11.00 и в 14.00, включающие в себя: проезд менеджера на а/м возле салона, рассказ об а/м,
показ его салона изнутри и т. д.
Автор шаблона - Савенкова Елена.
Этот документ был подготовлен "РосБизнесКонсалтинг" исключительно в целях информации.
РосБизнесКонсалтинг не несет ответственность за какие-либо убытки или ущерб, возникшие в результате использования любой третьей стороной информации,
содержащейся в настоящем документе, а также за последствия, вызванные неполнотой представленной информации.
При публикации необходимо ссылаться на РБК.Исследования Рынков http://research.rbc.ru