Регламент работы службы продаж межгород

Общество с ограниченной ответственностью
Винзавод «ТОЛЬЯТТИНСКИЙ»
445043, Самарская область, г. Тольятти, ул. Коммунальная, 30а
Телефон: 39-10-46; Тел./факс: 42-02-28
ПРИКАЗ
№ ПП – 098
20.04.2010г.
г. Тольятти
Об утверждении регламента работы отдела продаж.
Канал оптовые компании Самарской области
В целях систематизации работы отдела продаж
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить с 20.04.2010г. Регламент работы отдела продаж. Канал оптовые компании
Самарской области.
2. Обязать все отделы, участвующие в данном регламенте, исполнять прописанные в
Регламенте обязанности в установленные сроки.
Директор
П.П.Пак
Ознакомлены:
Главный бухгалтер Лактионова Е.В.____________________
Начальник Юридического отдела Ена Л.В.______________
Зам. директора по продажам Мишурина Ж.Н.____________
Начальник ОМиР Болесова В.О._______________________
Начальник АТЦ Поляков В.В._________________________
Оператор Андрейчикова Т.Г.__________________________
Оператор Лантаева Н.В.______________________________
Зав. склада Николаева Т.М.____________________________
Директор ЧОП «ВТ» Карманный В.Ю.__________________
Зам. директора по общественным вопросам Савельев С.А.________________
УТВЕРЖДЕНО
приказом № ПП-098 от 20.04.2010г.
Директор
ООО «Винзавод «Тольяттинский»
______________________ П.П. Пак
«_____»___________________2010г.
РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ ОТДЕЛА ПРОДАЖ.
КАНАЛ ОПТОВЫЕ КОМПАНИИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
СОГЛАСОВАНО:
Главный бухгалтер
Зам. директора по продажам
___________________Е.В. Лактионова
____________________ Ж.Н.Мишурина
Начальник отдела маркетинга и рекламы
Начальник юридического отдела
___________________ В.О. Болесова
_____________________Л.В. Ена
г.Тольятти
ООО «Винзавод
«Тольяттинский»
Регламент работы отдела продаж.
Канал оптовые компании
Самарской области.
Издание
Дата
1
20.04.2010г.
Лист
Листов
2
5
Предисловие
1. РАЗРАБОТАНО отделом продаж и отделом маркетинга и рекламы ООО «Винзавод
«Тольяттинский».
2. ВВЕДЕНО В ДЕЙСТВИЕ приказом директора ООО «Винзавод «Тольяттинский» №
ПП- 098 от 20.04.2010г.
3. ВВЕДЕНО ВПЕРВЫЕ.
4. Приложения могут редактироваться с учетом введенных изменений.
ООО «Винзавод
«Тольяттинский»
Регламент работы отдела продаж.
Канал оптовые компании
Самарской области.
Издание
Дата
1
20.04.2010г.
Лист
Листов
3
5
ШАГ 1. Заключение Договора Поставки с новой оптовой компанией.
Зам. директора по продажам (Мишурина Ж.Н.) и руководитель ОМиР (Болесова В.О.)
выезжают на переговоры с оптовой компанией Самарской области (далее СО) с целью
выяснения общих сведений о компании. По итогам переговоров составляют аналитическую
справку:
- АКБ (активная клиентская база, в т.ч. сети; условия работы с сетями);
- Состав торгового отдела (кол-во торговых представителей, супервайзеров, сотрудников
службы маркетинга);
- Ведущие методы продвижения;
- Охват территории по СО.
На основании первичного анализа Зам. директора по продажам принимает решение о
заключении Договора Поставки (далее ДП). ДП подписывает Зам. директора по продажам.
ШАГ 2. Анализ документации и подготовка ДП к подписанию.
1. Пакет документов, необходимых для заключения ДП в оригинале, ответственное лицо
оптовой компании передается Зам. директора по продажам, затем копии их направляются
операторам, а оригиналы вместе с ДП в юридический отдел.
- лицензия на оборот алкогольной продукции;
- титульный лист Устава и лист Устава с указанием наименования и местонахождения
организации;
- выписка из ЕГРЮЛ, выданная не позднее 30 дней до даты заключения настоящего
договора;
- протокол (или приказ) о назначении руководителя организации;
- паспорт руководителя (первый и второй лист с адресом регистрации), а если лицо,
подписывающее
договор,
действует на основании доверенности, также приложить её
копию, заверенную подписавшим ее лицом;
- свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ с ОГРН;
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
- копию банковской карточки с оттиском печати Покупателя и образцом подписи
директора;
- карточку Покупателя в установленной форме;
- баланс предприятия - Заемщика за три последние отчетные даты (форма №1);
- отчет о финансовых результатах за три последние отчетные даты (форма 2).
2. Параллельно с подписанием ДП совместно со службой ОМиР на основе
представленных аналитических данных разрабатывается программа продвижения продукции
ООО «Винзавод «Тольяттинский» для данного Дистрибьютора. ОМиР производит расчет
рентабельности программы. Руководитель ОМиР по установленной форме согласовывает эту
программу с Зам. директора по продажам, Главным бухгалтером и утверждает у Директора.
3. После согласования программы,
ее условия предлагаются Дистрибьютору.
Обсуждается форма и сроки расчетов и отчетов.
4. Ответственность за прохождение документов по службам несет Зам. директора по
продажам, отвечающий за данный канал продаж.
ШАГ 3. Отгрузка по заявке.
1. Ответственное лицо оптовой компании делает заявку на отгрузку продукции
непосредственно Зам. директора по продажам по телефону или высылает по электронной
почте. После согласования пересылает эту заявку оператору отдела сбыта. Совместно
производят коррекцию заявки по наличию ассортимента. В случае отсутствия Зам. директора
по продажам заявку принимает оператор службы сбыта.
ООО «Винзавод
«Тольяттинский»
Регламент работы отдела продаж.
Канал оптовые компании
Самарской области.
Издание
Дата
1
20.04.2010г.
Лист
Листов
4
5
2. В случае отсутствия какого-либо товара на складе, но заявленного, заявка
пересогласовывается с сотрудником Отдела закупок оптовой компании.
3. После окончательного согласования по количеству и ассортименту заявка
утверждается Зам. директора по продажам и принимается к исполнению.
4. При ситуации дефицита на складе Зам. директора по продажам принимает решение о
резервировании продукции и дает распоряжение на склад.
Задачи служб:
1. Руководитель ОМиР информируется о предстоящей отгрузке и при необходимости
формирует заказ на свободный продукт и рекламные материалы.
2. Начальник транспортного цеха (Поляков В.В.) обеспечивает доставку товара.
3. Оператор службы сбыта передает заявку кладовщикам склада готовой продукции.
Далее формируется по количеству на паллетах. Начальник транспортного цеха обеспечивает
погрузку продукции и бонусного продукта в транспортное средство.
4. В случае если транспорт подается оптовой компанией, водитель-экспедитор
предоставляет оператору службы сбыта Доверенность.
5. В случае факта боя или пересорта продукции оператор службы сбыта запрашивает
оригинал Акта об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке
товарно-материальных ценностей. Передает данные в бухгалтерию.
6. В случае, если Зам. директора по продажам находится в командировке, отпуске или
отсутствует по какой-либо другой причине, обязанности по осуществлению отгрузки
возлагаются на другого сотрудника службы продаж по распоряжению зам. директора по
продажам.
ШАГ 4. Управление дебиторской задолженностью.
1. По истечению срока консигнации Зам. директора по продажам убеждается в
поступлении денежных средств на р/с ООО «Винзавод «Тольяттинский» согласно ТТН.
2. В случае задержки оплаты со стороны оптовой компании Зам. директора по продажам
проводит телефонные переговоры с представителем оптовой компании, отвечающего за
своевременную оплату за товар. В случае задержки оплаты свыше 14 календарных дней РП
направляет служебную записку с указанием причин невыплаты долга, номеров ТТН и суммы
просроченного долга в юридический отдел для составления Претензионного письма (с
согласованием Зам. директора по планированию, Зам. директора по продажам и бухгалтером).
Сканкопию данного документа пересылает оптовой компании по электронной почте, а
оригинал отдает Менеджеру по персоналу для отправки письма по почте.
3. Если просроченная дебиторская задолженность не закрывается в течение 21
календарного дня, Зам. директора по продажам направляет служебную записку о принятии
мер по погашению задолженности на имя начальника юридического отдела (Ена Л.В.).
Служебная записка принимается секретарем, фиксируется в специальном журнале. Данные
юридический отдел передает в СБ.
4. СБ в течение 7 календарных дней дает письменное заключение о состоянии дел. В
случае невозможности повлиять на ситуацию СБ передает дело в юридический отдел
(согласно по взысканию дебиторской задоженности) для направления искового заявления в
суд.
5. Зам. директора по продажам непосредственно контролирует выполнение плана по
приходу денежных средств.
ШАГ 5. Маркетинговая активность.
1. Руководителем ОМиР совместно с Зам. директора по продажам разрабатывается
пошаговая система продвижения, которая должна включать мотивацию ТП, мотивацию ТТ,
листинг в сетях, стимулирование продаж в ТТ, PR – маркетинг).
ООО «Винзавод
«Тольяттинский»
Регламент работы отдела продаж.
Канал оптовые компании
Самарской области.
Издание
Дата
1
20.04.2010г.
Лист
Листов
5
5
2. Специалистом ОМиР производится расчет рентабельности и эффективности
программы.
3. Руководитель ОМиР согласовывает программу с Главным бухгалтером. Когда
программа утверждается директором, она принимается к исполнению.
4. Соглашение на проведение акции по продвижению продукции в установленной
форме подписывается Директором ООО «Винзавод «Тольяттинский» и Руководителем
Дистрибьютора. Форма расчетов с Дистрибьютором оговаривается в индивидуальном
порядке.
5. При необходимости руководитель ОМиР подает заявку юридическому отделу для
составления соответствующего договора, по которому впоследствии будут производиться
взаимные расчеты с Дистрибьютором.
6. Договор проходит стандартную процедуру подписания. Курирует процедуру
руководитель ОМиР.
7. Представитель оптовой компании предоставляет ежемесячный отчет о проведении
этапов и результатов программы продвижения не позднее 5-и рабочих дней после окончания
месяца, если иные сроки не предусмотрены условиями Дополнительного соглашения.
8. Руководитель ОМиР подает сводные данные по результатам очередного месяца
Директору ООО «Винзавод «Тольяттинский» с обязательным согласованием с Зам. директора
по продажам.
9. На основании результатов в течение 5 рабочих дней проводятся взаимные расчеты с
Дистрибьютором.
10. В случае списания премии с дебиторской задолженности акты выполненных работ
подаются в бухгалтерию, где рассматриваются и проводятся в течение 2 рабочих дней.