Организация документооборота и автоматизация работы предприятия

Организация документооборота и автоматизация работы предприятия
Система «ДЕЛО»,
разработанная компанией ЭОС, – комплексное решение,
обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных
масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного
документооборота в организации.
Система «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях,
так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Система призвана
обеспечить электронный документооборот любого предприятия, в организации
любого типа и повысить эффективность и качество работы сотрудников с
документами. Это в свою очередь оптимизирует бизнес-процессы организации любого
профиля и масштаба.
На сегодняшний день программа электронного документооборота предприятия «ДЕЛО» –
самая распространенная в России, она фактически является отраслевым стандартом.
Преимущества СЭД «Дело»



Техническая завершенность решения. СЭД «ДЕЛО» отличает полный функционал,
доступный сразу после покупки. Это и автоматизация работы канцелярии, и
согласование, и контроль исполнения поручений, и многое другое. Благодаря тому,
что программа документооборота предприятия уже содержит каждую из этих
функций, за них не нужно платить отдельно.
Готовность к работе в МЭДО. Уже сейчас СЭД «ДЕЛО» полностью готова к
работе в системе межведомственного электронного документооборота
(МЭДО). С 2009 года ЭОС участвует в разработке проекта МЭДО и имеет готовые
решения по межведомственному взаимодействию.
Легкая и быстрая установка и настройка (в том числе силами заказчика), делают
СЭД «ДЕЛО» привлекательной для всех клиентов. Одни экономят деньги на
коробочном решении, которое включает весь делопроизводственный функционал,
а других привлекают короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию и
возможность самостоятельного внедрения.
Качественный документооборот предприятия: решаемые задачи



Канцелярия – Регистрация любых типов документов в соответствии с
требованиями ГСДОУ; регистрация обращений граждан; поддержка ЭЦП; удобный
и простой бумажный и электронный документооборот в любой организации.
Подготовка исходящей корреспонденции – сортировка исходящих документов
по реестрам на отправку; печать реестров отправки документов, конвертов, пакетов
и др. Обеспечение работы с партионной почтой (автоматическое присвоение
штрих-кода почтовым отправлениям, печать конвертов и реестров с присвоенными
штрих-кодами, формирование электронной документации на партионную почту).
Поручения – создание и работа с поручениями любой вложенности и
разветвленности; работа с проектами поручений; назначение внутренних и
внешних исполнителей; контрольные и не контрольные поручения;
информирование о поступлении в кабинет новых поручений













Контроль исполнения поручений – просмотр отчетов об исполнении и снятие с
контроля любых поручений; контроль всей иерархии поручений - от пунктов, до
сложных многоступенчатых резолюций, имеющих разных авторов, контролеров и
исполнителей; механизм оповещения о поступлении новых документов; создание
напоминаний по поручениям; информирование о нарушении срока исполнения
документов
Согласование – гибкие настройки процесса согласования; создание различных
маршрутов; пути согласования для различных документов; поддержка
версионности; сроки согласования; напоминания и оповещения
Бизнес-процессы – документооборот предприятия любой сложности; настройка
под конкретную задачу; работа процесса по любому событию – от регистрации до
подписания документа
Работа с СЭД через мобильные устройства (iPad, iPhone, смартфоны,
коммуникаторы, также мобильные телефоны, планшетные компьютеры)
Организация полноценного взаимодействия СЭД с контролем прохождения
документов в организациях-адресатах
Оповещения и уведомления – рассылка напоминаний и уведомлений по любым
событиям; настройка нужных уведомлений
Сканирование, в том числе поточное сканирование – перевод документации в
электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов;
распечатка и распознавание штрих-кодов
Создание отчетов – подготовки и печать отчетных форм; статистика;
произвольные отчеты; выбор шаблонов печати отчетов
Веб-доступ – полноценная удаленная работа с документами; исполнение
поручений; контроль исполнения; согласование; поиск
ЭЦП – подписание файлов и реквизитов документов; использование при
подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись,
комментарий, отчет)
Юридически значимый документооборот предприятия – организация
юридически значимого делопроизводства и документооборота любого масштаба;
ЭЦП приравнивается собственноручной подписи; создание и проверка ЭЦП;
шифрование сообщений; штампы времени; поддержка всех используемых в РФ
криптопровайдеров
Протоколы – просмотр всех действий, совершенных в системе
Интеграция – описанная структура системы; наличие API.
Возможности и преимущества СЭД «ДЕЛО»





Поддерживает все основные функции в области документооборота
предприятия: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные
отчеты, полноценный поиск, списание в дело. Все эти функции включены в
стандартную поставку СЭД «ДЕЛО», поэтому нет необходимости докупать
различные модули.
Делегирование полномочий на работу с документами позволяет легко передавать
дела, когда сотрудник уходит в отпуск или увольняется.
Интерфейс прост в работе и интуитивно понятен.
Быстрый ввод информации, которым отличается программа документооборота
(благодаря автоподстановке и спискам типовых текстов) позволяет работать с
большим количеством документов, затрачивая на это минимум времени.
Эффективные механизмы разграничения доступа различных пользователей к
документам и функциям системы дают возможность определить, как и с какими
документами будут работать сотрудники.




СЭД «ДЕЛО» с поддержкой традиционного делопроизводства позволяет плавно и
без риска перейти от привычного «бумажного» делопроизводства к современным
технологиям управления электронными документами.
Легкость установки и настройки (в том числе силами заказчика) и короткие
сроки ввода в эксплуатацию обеспечивают быстрое внедрение программы
электронного документооборота.
Настройка системы в точном соответствии со структурой организации, принятыми
правилами и порядком, позволяет легко перенести привычную для сотрудников
рабочую среду в электронный вид, что облегчает переход на СЭД.
Масштабируемость
–
система
обладает
практически
неограниченной
возможностью «увеличения охвата». В СЭД «ДЕЛО» одновременно работают от
единиц до тысяч пользователей.
Опции










«Мобильный кабинет» - работа с СЭД через мобильные устройства (iPad, iPhone,
смартфоны, коммуникаторы и др.).
«АРМ Руководителя» - работа с электронными документами в кабинете и вне его
на одном устройстве (планшетный компьютер или ноутбук).
«Сервер электронного взаимодействия (СЭВ)» - организация полноценного
взаимодействия систем электронного документооборота с контролем прохождения
документов в организациях-адресатах.
«Юридически значимый документооборот предприятия» - решение с
применением криптографического комплекса, обеспечивающее полноценную
работу с юридически значимыми электронными документами. В случае
возникновения актуальности придания юридической значимости электронному
документообороту, данное решение может быть внедрено как при разворачивании
системы электронного документооборота (СЭД), так и в уже ранее внедрённую
СЭД.
«Поточное сканирование». Массовый перевод бумажных документов в
электронный вид избавляет сотрудников от рутинных операций по
сканированию каждого документа в отдельности.
«ДЕЛО-Web». Web-доступ ко всем данным и функциям позволяет сотрудникам
так же полноценно работать с документами, находясь в командировке или вне
офиса, как и за своим рабочим столом.
«ДЕЛО-1С». Интеграция СЭД «ДЕЛО» и 1С дает возможность внедрить
финансовый документооборот предприятия.
«Управление процессами». Специалисты в области процессного управления с
помощью этой опции проектируют и создают произвольные бизнес-процессы
(например, произвольные процедуры согласования документов и т.п.).
«Оповещения и уведомления». Данная опция служит для своевременного
извещения сотрудников о приходе нового документа, поручения и т.д. через
электронную почту.
Наличие доступного API-интерфейса обеспечивает возможность интеграции
системы «ДЕЛО» с любыми используемыми организацией информационными
системами и бизнес-программами.
Надежность и эффективность СЭД «ДЕЛО»
Надежность и бесперебойность функционирования системы: доказательством тому –
клиенты, работающие в системе долгие годы и постоянно расширяющие масштабы
использования. При этом СЭД «ДЕЛО» внедряется в минимальные сроки.
«ДЕЛО» – коробочное, промышленное решение, оно не требует постоянного
вмешательства специалистов и дополнительных финансовых затрат на оплату их услуг.
Грамотное внедрение электронного документооборота на базе подобного бизнесрешения дает результат, ощутимый и понятный исполнителям и руководству.
СЭД «ДЕЛО» соответствует законодательным и нормативно-методическим
требованиям в области управления документами, как российской, так и международной
нормативной базы ДОУ и информационной безопасности.