Как вести журналы учета полученных и выставленных

Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»
Как вести журналы учета полученных и
выставленных счетов-фактур
О.Ф. Цибизова
начальник отдела косвенных
налогов департамента
налоговой и таможеннотарифной политики Минфина
России
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур ведется плательщиками НДС и
налоговыми агентами по НДС за каждый налоговый период – поквартально. Допускается ведение
журнала как в электронном виде, так и на бумажном носителе.
Журнал состоит из двух частей:


часть 1 «Выставленные счета-фактуры»;
часть 2 «Полученные счета-фактуры».
Такой порядок предусмотрен пунктом 1 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от
26 декабря 2011 г. № 1137.
Налоговые агенты, которые не являются плательщиками НДС, должны заполнять только часть 1
«Выставленные счета-фактуры» и только в тех налоговых периодах, когда были составлены
соответствующие счета-фактуры (п. 2 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от
26 декабря 2011 г. № 1137).
Счета-фактуры (в т. ч. исправительные, корректировочные) подлежат единой регистрации в
соответствующей части журнала в хронологическом порядке:


в части 1 «Выставленные счета-фактуры» – по дате их выставления, а также составления
(исправления) в случаях, когда счета-фактуры, составленные налогоплательщиками (в т.
ч. исполняющими обязанность налогового агента) контрагентам не передаются;
в части 2 «Полученные счета-фактуры» – по дате их получения.
Такой порядок предусмотрен пунктом 3 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от
26 декабря 2011 г. № 1137.
При ведении журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур нужно использовать коды
видов операций по перечню, утвержденному приказом ФНС России от 14 февраля 2012 г.
№ ММВ-7-3/83.
Порядок заполнения журнала разъяснен в пунктах 5–12 приложения 3 к постановлению
Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
При отсутствии в налоговом периоде выставленных (полученных) счетов-фактур (в
т. ч. корректировочных, исправленных, составленных, но не подлежащих выставлению) заполните
только строки соответствующих частей журнала (наименование налогоплательщика, ИНН/КПП и
т. п.). Табличные части журнала оставьте пустыми. Об этом сказано в пункте 8 приложения 3 к
постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Составление одного счета-фактуры (в т. ч. корректировочного, исправительного) одновременно в
электронном виде и на бумажном носителе не допускается. Исключением является ситуация,
когда покупатель не получил от продавца счет-фактуру в электронном виде. Тогда показатели
электронного счета-фактуры без изменений переносятся в бумажный счет-фактуру и заверяются
подписью главного бухгалтера. В этом случае продавец и покупатель регистрируют в журналах
только бумажный счет-фактуру. Внесение исправлений в бумажный счет-фактуру или
выставление к нему корректировочного счета-фактуры оформляется также на бумажном носителе.
Об этом сказано в пункте 4 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря
2011 г. № 1137.
Не подлежат регистрации в журнале:
1. В части 1 «Выставленные счета-фактуры» – отправленные продавцом электронные счетафактуры (в т. ч. корректировочные, исправительные), если от покупателя не получено извещение
об их получении.
2. В части 2 «Полученные счета-фактуры» – счета-фактуры (в т. ч. исправительные):
1) составленные продавцом при получении аванса (частичной оплаты) в счет предстоящих
поставок;
2) составленные налоговым агентом по товарам, местом реализации которых признается Россия
(абз. 2 п. 3 ст. 168 НК РФ);
3) составленные при использовании товаров для собственных нужд, расходы на которые не
учитываются при расчете налога на прибыль, а также при выполнении строительно-монтажных
работ для собственного потребления (подп. 2 и 3 п. 1 ст. 146 НК РФ);
4) составленные при получении сумм, связанных с оплатой реализованных товаров и указанных в
статье 162 Налогового кодекса РФ;
5) корректировочные, выставленные продавцом при уменьшении стоимости отгруженных товаров
(выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.
Об этом сказано в пунктах 6 и 9 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря
2011 г. № 1137. Подробный порядок регистрации полученных и выставленных счетов-фактур
представлен в таблице.
Если у организации имеются обособленные подразделения, которые выставляют покупателям
(получают от продавцов) счета-фактуры (в т. ч. корректировочные, исправительные) от имени
организации, то журнал регистрации нужно вести в целом по организации.
Не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, журнал на бумажном
носителе должен быть заверен руководителем организации (уполномоченным им лицом),
прошнурован, а его страницы пронумерованы и скреплены печатью. Если журнал ведется в
электронном виде, то его нужно заверить электронной цифровой подписью руководителя
организации (уполномоченного им лица) при его передаче в налоговую инспекцию.
Срок хранения журнала – четыре полных года с момента последней записи.
Такой порядок предусмотрен пунктом 13 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от
26 декабря 2011 г. № 1137.
Наряду с ведением журнала регистрации счетов-фактур организация обязана хранить (подшивать
в хронологическом порядке) сами счета-фактуры (в т. ч. корректировочные, исправительные),
подтверждения операторов электронного документооборота, извещения покупателей о получении
счетов-фактур. Кроме того, нужно хранить некоторые документы, не подлежащие регистрации в
журнале. К ним, в частности, относятся:








таможенные декларации (заверенные копии);
платежные (иные документы), подтверждающие уплату НДС при ввозе в Россию товаров;
заявления (заверенные копии) о ввозе товаров и уплате косвенных налогов с отметками
налоговых инспекций об уплате НДС;
копии платежных (иных документов), подтверждающих уплату НДС по товарам,
импортируемым в Россию из стран участниц Таможенного союза;
бланки строгой отчетности (их копии), выданные сотрудникам при оплате найма жилья и
проезда во время нахождения в служебной командировке;
документы (их нотариально заверенные копии), подтверждающие внесение вклада в
уставный капитал организации и сумму НДС, восстановленного передающей стороной
(п. 3 ст. 170 НК РФ);
документы, подтверждающие уменьшение стоимости приобретенных товаров (работ,
услуг, имущественных прав), для восстановления покупателями суммы НДС (подп. 4 п. 3
ст. 170 НК РФ);
иные документы, подлежащие регистрации в книге покупок и книге продаж. Например,
комитенты (принципалы) должны хранить заверенные комиссионерами (агентами) копии
счетов-фактур по приобретенным для них товарам (работам, услугам, имущественным
правам).
Об этом сказано в пунктах 14 и 15 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от
26 декабря 2011 г. № 1137.
Ситуация: какие документы нужно хранить для подтверждения права на вычет НДС при
поступлении имущества в качестве вклада в уставный капитал
В налоговом законодательстве перечень таких документов не установлен. В пункте 15 приложения
3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 сказано лишь, что эти
документы должны содержать данные о сумме НДС, которую восстановила передающая сторона.
Такие сведения отражаются в актах по форме № ОС-1 (№ ОС-1а, № ОС-1б) с выделенной суммой
налога. Поэтому для подтверждения суммы НДС, которую принимающая сторона вправе
предъявить к вычету, организация должна хранить такие документы (их нотариально заверенные
копии).
Пример заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур
Основным видом деятельности ЗАО «Альфа» является торговля.
В феврале «Альфа» приобрела товары у ОАО «Производственная фирма "Мастер"» на сумму 94 400 руб. (в т. ч. НДС –
14 400 руб.). 1 февраля 2012 года «Мастер» выставил «Альфе» счет-фактуру» от 1 февраля 2012 г. № 450. Счет-фактура
выставлен на бумаге. В этот же день бухгалтер «Альфы» зарегистрировал счет-фактуру в книге покупок.
13 февраля «Альфа» реализовала товары ООО «Торговая фирма "Гермес"» на сумму 118 000 руб. (в т. ч. НДС –
18 000 руб.). 13 февраля «Альфа» выставила «Гермесу» счет-фактуру от 13 февраля 2012 г. № 522. Счет-фактура
выставлен на бумаге. В этот же день бухгалтер «Альфы» зарегистрировал счет-фактуру в книге продаж.
Полученные и выставленные счета фактуры были зарегистрированы в журнале учета полученных и выставленных
счетов-фактур.
Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»