ОТЧЕТ О ФУНКЦИОНИРОВАНИИ СМК СибУПК

СИБИРСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ
СТО СибУПК 1.5.601–2007
СТАНДАРТ
ОРГАНИЗАЦИИ
СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА СибУПК
АНАЛИЗ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
СО СТОРОНЫ РУКОВОДСТВА
Новосибирск
2008
СТО СибУПК 1.5.601–2007
Предисловие
Сведения о стандарте
1 РАЗРАБОТАН
группой оценки качества образования
Разработчики: Л.М. Струминская, С.С. Донецкая
2 ЭКСПЕРТЫ
Л.А. Сипко, первый проректор, д.э.н., профессор,
М.В. Хайруллина, проректор по региональным связям
и повышению квалификации, д.э.н., профессор
3 СОГЛАСОВАН
Должность
Проректор по учебной
работе
ФИО
З.А. Капелюк
Подпись
Дата
4 ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ приказом ректора от 31 января 2008 г. № 20
5
ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ. ИЗМЕНЕНИЕ № 1, утвержденное приказом ректора
№ 149 от 16.09.2009
© Сибирский университет
потребительской кооперации, 2008
2
СТО СибУПК 1.5.601–2007
Содержание
1 Область применения ............................................................................................... 4
2 Нормативные ссылки ............................................................................................... 4
3 Термины и определения и сокращения .................................................................. 4
4 Основные положения............................................................................................... 5
5 Анализ СМК руководством университета .............................................................. 6
6 Управление записями, отражающими процесс анализа
со стороны руководства ......................................................................................... 7
7 Описание процесса .................................................................................................. 7
8 Ответственность. ..................................................................................................... 9
Приложение А (обязательное). Отчет о функционировании СМК .......................... 10
Приложение Б (рекомендуемое). Пример отчета о состоянии СМК СП.................. 10
Приложение В (справочное). Блок-схема процесса анализа СМК
со стороны руководства .............................................................................................. 11
3
СТО СибУПК 1.5.601–2007
С Т А Н Д А Р Т
О Р Г А Н И З А Ц И И
Система менеджмента качества СибУПК
Анализ системы менеджмента качества со стороны руководства
Утвержден приказом от 31 января 2008 г. № 20
Дата введения 1 февраля 2008 г.
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает процедуру анализа СМК университета
со стороны руководства. Стандарт определяет: периодичность сбора данных для
анализа; входные данные; выходные данные; управление документацией, регистрирующей данные анализа.
Положения настоящего стандарта являются обязательными для применения
руководителями и специалистами всех структурных подразделений университета.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р ИСО 9000–2001 «Система менеджмента качества. Основные положения и словарь»;
ГОСТ Р ИСО 9001–2001 «Система менеджмента качества. Требования»;
ГОСТ Р ИСО 9004–2001 «Система менеджмента качества. Рекомендации по
улучшению деятельности»;
ГОСТ Р 52614.2–2006 «СМК. Руководящие указания по применению ГОСТ Р
ИСО 9001–2001 в сфере образования»;
ГОСТ Р ИСО 19011–2003 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента»;
СТО СибУПК 1.8.001–2005 «СМК Внутренний аудит»;
СТО СибУПК 1.8.002–2005 «СМК Корректирующие и предупреждающие действия».
3 Термины, определения и сокращения
В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:
3.1 Анализ – деятельность, предпринимаемая для установления пригодности, адекватности, результативности рассматриваемого объекта для достижения
поставленных целей.
3.2 Аудит (проверка) – систематический, независимый и документированный
процесс получения свидетельства аудита (проверки) и объективного оценивания с
целью установления степени соответствия согласованным критериям.
4
СТО СибУПК 1.5.601–2007
3.3 Заключение по результатам аудита – выходные данные аудита, предоставленные группой по аудиту (проверке) после рассмотрения целей и всех
наблюдений аудита.
3.4 Наблюдения аудита – результат оценки свидетельства аудита в зависимости от критериев аудита.
3.5 Высшее руководство – лицо или группа лиц, которые осуществляют управление деятельностью образовательного учреждения и контроль этой деятельности.
3.6 Несоответствие – невыполнение требования.
3.7 Объективное свидетельство – данные, подтверждающие наличие или
истинность чего-либо.
Примечание: объективное свидетельство может быть получено путем наблюдения,
измерения, испытания или другим способом.
3.8 Система менеджмента качества – система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству.
3.9 Удовлетворенность потребителей – восприятие потребителями степени
выполнения их требований.
3.2 Сокращения
ВА – внутренний аудит
КД – корректирующие действия
СМК – система менеджмента качества
ПД – предупреждающие действия
НД – нормативные документы
СП – структурное подразделение
РСП – руководитель структурного подразделения
ПРК – представитель руководства по качеству
ЦМК – центр менеджмента качества
ЦПТ – центр по практической подготовке и трудоустройству выпускников
4 Основные положения
4.1 Высшее руководство университета с установленной периодичностью
(1 раз в год) дает оценку результативности СМК, а также пересматривает и актуализирует Политику и цели университета в области качества и планируемые ресурсы.
4.2 Анализ СМК со стороны руководства проводится с целью:
• обеспечения пригодности, адекватности, результативности действующей
внутривузовской СМК;
• подтверждения соответствия действующей СМК требованиям ГОСТ Р ИСО
9001–2001;
• определения степени воплощения принятой Политики и целей в области
качества;
• выработки предложений по улучшению качества продукции и процессов
СМК;
• определения необходимости внесения изменений в СМК.
4.3 Обязательства высшего руководства университета в области гарантии
качества образования:
5
СТО СибУПК 1.5.601–2007
 развитие культуры качества, признание важности и необходимости предоставления потребителям гарантий качества;
 информирование общества и заинтересованных сторон о результатах деятельности университета, его достижениях и планах развития;
 обеспечение исполнения законодательных и обязательных требований,
предъявляемых к высшему образованию образовательными программами и
процедурами лицензирования и аккредитации университета;
 разработка и реализация Политики и целей в области качества;
 поддержание организационной структуры и структуры процессов, наиболее
отвечающих стоящим перед университетом целям;
 выделение ресурсов, необходимых для создания, ввода в действие и эффективного функционирования СМК;
 официальное утверждение процедур и другой документации СМК, гарантирующей качество;
 оценка внутривузовской СМК.
4.4 Лидерство высшего руководства, его обязательства и активное участие
являются решающими при разработке и поддержании в рабочем состоянии результативной и эффективной СМК.
5 Анализ СМК руководством университета
5.1 Анализ СМК в структурном подразделении
5.1.1 В структурных подразделениях руководитель проводит контроль и анализ результативности процесса(ов) 1 раз в год с представлением информации,
собранной согласно требований ГОСТ Р ИСО 9001–2001, на совещаниях или заседаниях в СП.
5.1.2 Руководитель СП определяет методы измерения деятельности подразделения, чтобы установить, достигнуты ли запланированные цели.
5.1.3 Ответственность за обеспечение достоверности входных данных для
анализа лежит на руководителе СП. Анализ данных может помочь установить
первопричину существующих потенциальных проблем и, следовательно, способствовать принятию решений по корректирующим и предупреждающим действиям.
Результаты анализа состояния СМК представляются в «Отчете о состоянии
СМК» (приложение Б).
5.1.4 Результаты анализа выносят на обсуждение сотрудников структурного
подразделения на совещании (заседании) для обмена новыми идеями и оценки
входных данных, для планирования улучшения деятельности университета.
Регламент совещания (заседания) содержит примерную повестку дня:
 проверка выполнения решений предыдущих совещаний (заседаний);
 сообщение (доклад) о ходе выполнения плановых показателей (%),
например по программе развития кафедры (факультета);
 информация о функционировании процессов (показатели процесса, показатели продукта, показатели удовлетворенности потребителей);
 информация об отклонениях, корректирующих и предупреждающих действиях, осуществленных в СП;
 принятие решения по результатам доклада и выступлений, в котором обязательно содержатся: заключение руководителя о результативности СМК, поручения и
мероприятия по результатам выявленных отклонений и предложения по улучшению.
6
СТО СибУПК 1.5.601–2007
5.1.5 По результатам анализа СМК в СП принимаются соответствующие решения и определяются ответственные за их исполнение, которые фиксируются в
протоколе заседания (собрания). Протокол содержит результаты обсуждения,
предлагаемые мероприятия-поручения (КД/ПД) по выявленным отклонениям,
оценку результативности функционирования СМК, предложения по улучшению
процессов СМК.
(Введен дополнительно. Изм. № 1).
5.2 Анализ СМК высшим руководством университета
5.2.1 Высшее руководство 2 раза в год проводит анализ СМК университета.
Результаты анализа доводятся до сведения сотрудников через заседания совета
по качеству, ректората, ученого совета университета и советов факультетов.
Результаты анализа представляются в отчете (приложение А) и доводятся
до руководителей СП, руководителей процессов СМК, сотрудников университета
и иных заинтересованных сторон.
5.2.2 Анализ представляется на заседании (совещании), примерный регламент которого приведен в п. 5.1.4. В процессе анализа оцениваются возможности
улучшения, потребности в изменениях в СМК университета, в том числе в Политике и целях в области качества.
5.2.3 Для отчета используется информация, полученная по результатам
сбора данных о СМК.
Высшее руководство анализирует данные различных источников для оценки
деятельности в сравнении с Политикой, планами качества, целями и задачами, а
также для определения областей для улучшения.
5.2.4 Система показателей эффективности процессов и деятельности университета в целом складывается из основных потоков информации:
 о качестве продукции (услуги), степени ее соответствия установленным
требованиям потребителей, стабильности и воспроизводимости параметров образовательных программ;
 о качестве образовательного процесса, его стабильности и воспроизводимости параметров процесса;
 об удовлетворенности потребителей, возможности и выполнимости предвидимых потребностей потребителя.
5.2.5 Результаты анализа СМК необходимы для принятия решения в отношении:
 повышения результативности СМК и процессов;
 изменений в СМК университета, в т.ч. в Политике и целях в области качества;
 улучшения образовательных услуг;
 развития ресурсов.
Результаты анализа могут быть использованы для определения тенденций,
экономических аспектов качества, финансовых показателей; сравнения своих достижений с лучшими достижениями.
6 Управление записями, отражающими процесс анализа
со стороны руководства
Записи об анализе СМК со стороны руководства (протоколы заседаний, совещаний) должны поддерживаться в рабочем состоянии, ими надлежит управлять в
соответствии с СТО СибУПК 1.4.005–2008 «СМК. Управление записями». Ответ7
СТО СибУПК 1.5.601–2007
ственность за управление записями несет руководитель СП. Ответственность за ведение записей по анализу СМК со стороны высшего руководства несет ПРК.
7 Описание процесса
7.1 Цель процесса, владелец процесса
Цель процесса – установление порядка и правил проведения анализа СМК со
стороны руководства. Владелец процесса – представитель руководства по качеству.
7.2 Входные данные
Входные данные для анализа представлены в таблице.
Таблица 1
№
Входные данные
п/п
1 Результаты выполнения решений
предыдущего анализа СМК
2
3
Документ
Результаты внешних и внутренних
аудитов и самообследования деятельности университета
Обратная связь с потребителями.
Результаты анализа удовлетворенности заинтересованных сторон
4
Степень достижения целей и задач в
области качества
5
Функционирование процессов и соответствие продукции.
Управление несоответствиями процессов и продукции
Статус предупреждающих и корректирующих действий
6
7
Предложения по улучшению и необходимым изменениям СМК
8
Новые или пересмотренные требования
9
Сравнительный анализ обучения в университете и обучения в других вузах
Наблюдения за карьерным ростом
выпускников
10
11
Отчет о результативности СМК
Политика и цели в области качества. Протоколы
Совета по качеству
Отчеты по внутреннему и
внешнему аудиту
Аналитические отчеты
социологических исследований удовлетворенности внутренних и
внешних потребителей
Программа развития
университета
Программы развития СП
(планы по качеству)
Отчет о результатах
аудитов
План-график КД по
устранению выявленных
замечаний
Перечень требуемых изменений СМК
Предложения сотрудников и потребителей по
улучшению процессов
Аналитический отчет
Результаты сравнения деятельности
университета с деятельностью других
8
Отчеты центра трудоустройства и взаимосвязи
Отчеты и результаты
конкурсов, рейтинг вузов,
Ответственное
лицо
ПРК
ПРК
РСП
ЦМК
ПРК
ЦМК
ЦПТ
ПРК
РСП
ЦМК
РСП
ЦМК
РСП
ЦМК
ПРК
РСП
ЦМК
ПРК
РСП
Деканы
ЦПТ
ПРК
СТО СибУПК 1.5.601–2007
12
13
вузов
Измерение факторов успеха университета, определенных руководством
Другие факторы, которые могут воздействовать на университет (финансовые, социальные, законодательные
и нормативные)
оценка третьей стороной
Наличие наград, званий,
заслуг, побед в конкурсах
и грантах и пр.
Отчеты, законодательные акты и пр.
ПРК
ПРК
Содержание и последовательность действий процесса представлены в
приложении В. На основе входных данных составляется отчет о результативности СМК (приложение А).
7.3 Выходные данные
Результатом (выходом) анализа СМК со стороны руководства являются
утвержденный ректором отчет о функционировании СМК и решения по результатам анализа, направленные:
 на поддержание результативности СМК и ее процессов;
 улучшение продукции (услуг) согласно требованиям потребителей;
 обеспечение ресурсами, а также действия по реализации принятых решений.
Выходные данные для анализа представлены в таблице 2.
Таблица 2
№
п/п
1
2
3
4
5
6
7
Выходные данные
Документ
Отчеты руководства всех уровней
Протоколы заседаний Совета по
качеству
Приказы (действия) по улучшению
СМК, процессов, продукции.
Приказы (действия) по изменениям
потребности в ресурсах
Результаты анализа с оценкой результативности
Актуализация Политики и целей в
области качества и планов по качеству на основании анализа
Стратегия и инициативы по образовательному процессу и улучшению
удовлетворенности потребителей
Оценка пригодности организационной структуры университета и ресурсов
Отчет СП
Протокол
Приказ
Ответственное
лицо
Руководитель СП
Председатель совета по качеству
ПРК,
руководитель СП, руководитель ЦМК
Отчет
ПРК
Приказ
ПРК
Приказ
ПРК
Отчет
ПРК
8 Ответственность
Ответственность за проведение систематического анализа и оценки действенности СМК возлагается на ПРК. Ректор университета несёт ответственность
за формирование политики и стратегических целей.
9
СТО СибУПК 1.5.601–2007
Ответственность за обеспечение достоверности входных данных для анализа высшего руководства лежит на ПРК.
За организацию совещаний по оценке СМК со стороны высшего руководства
ответственность несет ПРК. Он же отвечает за сбор, подготовку и систематизацию данных, обеспечивает документирование принятых решений.
10
СТО СибУПК 1.5.601–2007
Приложение А
(обязательное)
ОТЧЕТ О ФУНКЦИОНИРОВАНИИ СМК СибУПК
за ______ год
УТВЕРЖДАЮ
Ректор СибУПК
__________ (ФИО)
«___» _______ 200_ г.
1. Анализ результатов проведения внутренних проверок качества, включая
анализ причин несоответствий.
2. Анализ удовлетворенности потребителей.
3. Анализ результативности корректирующих и предупреждающих действий,
совершенных в течение истекшего периода (сколько всего КД и сколько
выполнено, сколько всего ПД и сколько выполнено).
4. Анализ качества продукции/услуги (рекламации, жалобы).
5. Анализ характеристик и тенденций процессов.
6. Анализ поставщиков.
7. Анализ потребности в ресурсах.
8. Анализ качества трудовой жизни.
9. Общий анализ состояния СМК (действия, последовавшие за анализом
предыдущего года).
10. Изменения, которые могут повлиять на функционирование СМК (изменения
в структуре организации, функций, процессов и др.).
11. Анализ и оценка реализации Политики в области качества, достижения целей по качеству.
12. Рекомендуемые действия по совершенствованию СМК.
ПРК
Подпись
ФИО
Дата составления отчета
«____» _____________ 200_ г.
Приложение Б
(рекомендуемое)
Пример отчета о состоянии СМК СП
Наименование СП________________________________________________
1. Оценка результативности деятельности СП (достигнутый результат в % к
плановым показателям).
2. Показатели удовлетворенности потребителей (в % к запланированным).
3. Результативность КД и ПД .
4. Предложения по СМК.
5. Претензии к другим СП, процессам.
Руководитель СП_____________________ Дата ___________ Подпись _________
11
СТО СибУПК 1.5.601–2007
Приложение В
(справочное)
Блок-схема процесса анализа СМК со стороны руководства
Начало
1.Планирование анализа
со стороны руководства
Методы сбора и обработки информации
2. Измерение, сбор информации, получение
и обработка данных
Входные данные для
анализа
Данные достоверны?
Регистрация данных
Да
Методики анализа процесса, перечень критериальных показателей
Повестка заседания
3. Проведение анализа
процесса
4. Представление входных
данных и результатов анализа, принятие решения
Запись
Документы, регистрирующие принятие решения
5. Информирование
сотрудников
Планы, программы,
проекты
6. Реализация решений
7. Верификация предпринятых мер
Конец
12
Документы, регистрирующие результаты
СТО СибУПК 1.5.601–2007
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
Номер
изменения
1
Наименование,
порядковый номер
распорядительного
документа
Приказ
ректора
№
149
от
16.09.2009
Дата
введения
в действие
Страницы
с изменениями
Перечень
измененных
пунктов
17.09.2009
С. 6
5.1.5
________________________________
АНАЛИЗ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
СО СТОРОНЫ РУКОВОДСТВА
Редактор Л. Н. Старикова
Компьютерная верстка Т. М. Постниковой
Лицензия ИД № 01102 от 01.03.2000
Подписано в печать 29.04.2008. Формат 60×84/16. Бумага офсетная.
Тираж 80 экз. Печ.л.1. Уч.-изд.л. 0,93. Изд. № 103. Заказ № 238.
Типография Сибирского университета потребительской кооперации.
630087, Новосибирск, пр. К. Маркса, 26.
13