ЛЕКЦИЯ 1 по Экселу

ЛЕКЦИЯ 1
Технология обработки данных в информационных системах
предполагает их хранение в электронных базах данных. В табличном
редакторе база данных представляется в виде списка. Результаты
обработки данных в списках могут использоваться для принятия
управленческих решений различного уровня. Прочитав материалы этой
лекции, Вы научитесь правильно оформлять списки, производить основные
операции со списками, такие как сортировка и отбор данных с помощью
фильтров.
АНАЛИЗ ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ СПИСКОВ
Понятие о списке
Список представляет собой базу данных (БД) для хранения и извлечения
данных и к нему применимы те же требования, что и к реляционным БД.
Строки в базе данных называются записями, а столбцы – полями. Метки
столбцов рассматриваются как имена полей, а отдельные строки в документе
– как записи. Записи можно просматривать, редактировать, добавлять или
удалять.
В работе со списками используются такие операции обработки данных
как сортировка, группировка и фильтрация (отбор данных по критерию),
структурирование и консолидация данных.
Для достижения наибольшей эффективности при работе со списками
необходимо следовать некоторым правилам:
1. В столбце размещается информация одного типа.
2. В первой строке вводятся заголовки столбцов списка (полей
записей). Каждый столбец списка должен быть поименован.
3. В списке отсутствуют пустые строки и столбцы.
4. Список желательно размещать на отдельном листе.
5. Список должен быть отделен от других данных на рабочем листе
пустыми строками и столбцами. Это позволяет Excel автоматически
определять диапазон списка, если курсор находится в области
списка (одна из ячеек списка является активной) 1.
Сортировка списка
Информация в базе данных изначально не упорядочена. MS Excel
предоставляет средства сортировки баз данных, т.е. упорядочение полей
данных по одному или нескольким полям (критериям). Можно сортировать
Замечание:
столбцам.
1
MS Excel определяет границы списка по незаполненным строкам и
строки или столбцы по возрастанию или убыванию, с учетом или без учета
регистра.
При сортировке строк меняется расположение строк в списке, в то время
как порядок столбцов остается неизменным. При сортировке столбцов
меняется порядок расположения столбцов, а порядок строк не изменяется.
Для выполнения сортировки следует установить курсор в список и
выполнить команду Сортировка и фильтр группы команд Редактирование
вкладки Главная или соответствующую команду из группы команд
Сортировка и фильтр на вкладке Данные. Если выбран вариант
Сортировка от А до Я или Сортировка от Я до А, то ключом сортировки
будет столбец, в котором установлен курсор. Выбор пункта Настраиваемая
сортировка открывает диалоговое окно Сортировка. Пользователь может
отсортировать список по нескольким ключам, добавляя уровни сортировки с
помощью кнопки Добавить уровень.
Кнопка Параметры... диалогового окна Сортировка, позволяет задать
дополнительные условия сортировки: осуществлять сортировку по строкам
диапазона или по столбцам, с учетом или без учета регистра (рисунок 1).
Рисунок 1 – Диалоговое окно Сортировка
Отбор данных в списке
Фильтрация – это выделение из базы данных подмножества данных в
соответствии с заданными условиями отбора, или критериями, для
последующей работы с ним. В MS Excel существует два способа фильтрации
списка: с помощью автофильтра и расширенного фильтра.
Автофильтр
Для создания простых условий отбора записей в списке (одно –два
отношения, связанных одним из операторов И, ИЛИ) удобно использовать
автофильтр (команда Фильтр вкладки Данные). При использовании
автофильтра строки списка, не удовлетворяющие заданным условиям, будут
скрыты, и на рабочем листе останутся только те записи, которые
соответствуют критериям отбора. Автофильтр можно применять к любому
количеству столбцов и, таким образом, осуществлять последовательную
фильтрацию. Автофильтр позволяет выделить наборы записей с помощью
раскрывающихся списков в столбцах. Элементы, которые отображаются в
каждом раскрывающемся списке, называются критериями фильтра. Кроме
любого из значений активного столбца в раскрывающемся поле со списком,
можно выбрать варианты, позволяющие осуществить сортировку списка. При
щелчке на элементе в раскрывающемся списке столбца автофильтра Excel
отображает только те записи, которые содержат выбранный элемент в данном
поле.
Рисунок 2 – Окно Автофильтра
Если поле, по которому осуществляется отбор записей, содержит
числовые значения, то окно Автофильтра позволяет задать различные
критерии для отбора записей с помощью элемента Числовые фильтры
(рисунок 3). Для текстовых полей окно автофильтра включает элемент
Текстовые фильтры, который позволяет задавать критерии отбора с учетом
специфики поиска для этого типа данных.
Рисунок 3 – Окно раскрывающегося списка автофильтра
Рисунок 4 – Окно Пользовательский фильтр
На рисунке 5 приведен пример использования Автофильтра для отбора
записей о работниках со стажем от 10 до 15 лет с помощью
Пользовательского автофильтра.
Рисунок 5 – Результат отбора записей с помощью расширенного фильтра
Для отмены Автофильтра конкретного столбца нужно щелкнуть по
кнопке
и в списке значений выбрать пункт Все…
Для отмены режима фильтрации и возврата к исходному списку следует
щелкнуть по элементу Фильтр или Очистить из группы Сортировка и
фильтр вкладки Данные. Удалить все заданные фильтры можно также,
щелкнув на значке
меню Сортировка и фильтр
вкладки Главная.
Следует помнить, что отфильтрованный с помощью Автофильтра список
автоматически размещается на месте исходного. Для того, чтобы сохранить
результаты в другом месте текущего листа рабочей книги или на другом
рабочем листе, следует скопировать отфильтрованный список и вставить в
нужный диапазон.
Отбор данных в списке с помощью расширенного фильтра
Возможности отбора записей с помощью расширенного фильтра гораздо
шире. Расширенный фильтр позволяет организовать отбор записей базы
данных по более сложным по сравнению с Автофильтром критериям.
Отобранные данные могут размещаться как в области исходного списка
(переключатель Фильтровать на месте), так и в новом диапазоне рабочего
листа.
Замечание. Чтобы применить расширенный фильтр, столбцы списка
должны обязательно иметь заголовки.
Расширенный фильтр позволяет:
 задать условия, соединенные логическими операторами для нескольких
полей базы данных;
 задать три и более условий для конкретного поля с использованием, по
крайней мере, одного логического оператора;
 задать вычисляемые условия для организации фильтрации;
 извлекать из базы данных записи и вставлять копии этих строк в
новый диапазон рабочего листа.
Отбор данных с помощью Расширенного фильтра требует создания
дополнительной таблицы условий отбора записей в отдельном диапазоне ячеек
(таблицы критериев). Этот диапазон должен содержать, по крайней мере, 2
строки:
 в верхней строке размещаются метки полей, по которым осуществляется
отбор (они должны точно совпадать с метками полей в исходном списке,
поэтому их желательно копировать);
 во второй и последующих строках диапазона таблицы критерия записываются условия отбора.
Порядок отбора данных с помощью расширенного фильтра:
1. Скопировать заголовки столбцов списка, которые должны отражаться в
результатах, в свободный диапазон рабочего листа.
2. Скопировать заголовки критериев отбора в незаполненные смежные
ячейки. Предусмотрите хотя бы одну свободную клетку под
заголовком каждого из критериев для ввода условий отбора.
3. Ввести в ячейки под заголовками критериев требуемые условия отбора.
4. Установить курсор в список. В этом случае Excel автоматически
определит диапазон списка.
5. Выбрать меню Фильтр / Дополнительно вкладки Данные.
6. В диалоговом окне Расширенный фильтр
 установить переключатель Обработка в положение Скопировать
результат в другое место, иначе отобранные записи будут
размещены на месте исходного списка;
 в поле Исходный диапазон проверить правильность диапазона
исходного списка (при необходимости ввести адрес диапазона ячеек,
содержащего исходный список с заголовками столбцов);
 в поле Диапазон критериев ввести ссылку на диапазон условий
отбора;
 в поле Поместить результат в диапазон ввести диапазон
заголовков столбцов результирующей таблицы2, созданной в п.1.
Примеры условий отбора расширенного фильтра
Отбор записей, удовлетворяющих трем и более условиям для одного
поля списка. В этом случае критерии вводятся в ячейки смежных строк (т.е.
в столбец). Например,
Если в результатах должны отображаться все столбцы (поля) списка, то в поле Поместить результат в
диапазон можно ввести адрес ячейки начала результирующей таблицы. В этом случае первый шаг
алгоритма можно пропустить.
2
ФИО
Романов
Петров
Соболева
Отбор записей, удовлетворяющих одновременно нескольким
условиям отбора для двух или более столбцов списка (логическое «И»).
Для одновременного выполнения условий отбора записей критерии вводят в
ячейки, расположенные в одной строке диапазона условий. Например,
Пол
м
Оклад, руб.
>20000
Отбор записей, удовлетворяющих одному из нескольких условий для
разных полей списка (логическое «ИЛИ»). В этом случае критерии отбора
вводятся в ячейки, расположенные в разных строках диапазона условий.
Пол
ж
Оклад, руб.
<15000
В следующем примере показана таблица критериев для поиска записей
об инженерах со стажем менее 10 лет и техников со стажем более 10 лет.
Должность
инженер
техник
Стаж
<10
>10
Значение, возвращаемое формулой. В условии фильтрации можно
использовать значение, возвращаемое формулой. В этом случае в таблице
критериев в качестве заголовка условия нельзя использовать заголовок
столбца списка. Заголовок поля критерия должен отличаться от любой из
меток полей списка. Для приведенного ниже примера критерия отбора в
результате фильтрации будут отображены строки, в которых значение
столбца F списка превышает среднее значение в ячейках E2: E15. Таблица
критериев содержит две ячейки, одна из которых пустая (поле заголовка
условия не заполнено).
=D4>СРЗНАЧ($D$4:$D$23)
Можно также рассчитать среднее значение по формуле СРЗНАЧ() в любой из
ячеек рабочего листа (например, в I2), и затем использовать ссылку на эту
ячейку в условии отбора.
Оклад больше среднего
=F2>$I$2
После ввода формулы в ячейке со значением критерия в зависимости от
результата первой проверки появится логическое значение ЛОЖЬ или
ИСТИНА.
Замечания.
1. Для ячеек вне столбца, по которому осуществляется отбор данных,
используются абсолютные ссылки!
2. Формула в условии отбора должна ссылаться либо на заголовок
столбца (например, «Стаж»), либо на соответствующее поле в
первой записи. При использовании заголовка столбца в формуле
условия в ячейке вместо логического значения будет выведено значение
ошибки #ИМЯ? или #ЗНАЧ!. Эту ошибку можно не исправлять, так
как она не повлияет на результаты фильтрации.
3. Для создания составного вычисляемого критерия можно использовать
функции И, ИЛИ, НЕ. Например, =И(В2<100; C2<500).
Пример 1. Размер заработной платы сотрудников фирмы зависит от
уровня их компетенции и грейда. На основе этих показателей рассчитывается
рейтинг сотрудника, пропорционально которому распределяется ФОТ.
На рисунке 32 приведен пример заполнения списка с рассчитанными
суммами ЗП сотрудников. В ячейке D1 введена величина ФОТ, а в ячейке
F24 рассчитана общая величина рейтинга. Сумма заработной платы в ячейке
G4 вычисляется по формуле: =$D$1*F4/$F$24.
Выведем сведения о менеджерах с рейтингом более единицы.
Порядок действий:
1. Создадим исходный список в диапазоне A3: G23 (рисунок 6) и
рассчитаем значения в столбце G.
2. В диапазоне I3:J4 создадим таблицу критериев с заданными условиями
отбора.
3. Скопируем заголовки столбцов, которые должны отображаться в
результатах в диапазон I7:K7.
4. Установим курсор в список и выберем команду Дополнительно из
группы Сортировка и фильтр вкладки Данные.
5. Заполним окно Расширенный фильтр (рисунок 7) и щелкнем по
кнопке ОК.
Рисунок 6 – Пример заполнения рабочего листа с таблицей критериев и
заголовками результирующего диапазона
Рисунок 7 – Диалоговое окно Расширенный фильтр
Рассмотрим последовательность действий при использовании расширенного
фильтра для отбора данных по вычисляемому условию.
Пример 2. Из списка для расчета З/П на основании рейтинга выберем записи
о сотрудниках, чья зарплата превышает среднюю величину.
Для этого:
1. Скопируем список, созданный в предыдущем примере на новый
рабочий лист.
2. В ячейке I4 рассчитаем среднее значение З/П (рисунок 8) с
использованием функции =СРЗНАЧ(D4:D23).
3. В ячейках I6:I7 рабочего листа создадим таблицу критериев для отбора
записей.
Рисунок 8 – Вид рабочего листа с таблицей критериев отбора записей по
вычисляемому условию
После ввода формулы таблица критериев примет вид, как на рисунке 8.
4. Установим курсор в список и выберем команду Дополнительно из
группы Сортировка и фильтр вкладки Данные.
5. В окне Расширенный фильтр установим переключатель Обработка в
положение Скопировать результаты в другое место.
6. В поле Исходный диапазон введем диапазон ячеек, содержащий
исходный список вместе с метками столбцов (A3:G23).
7. Введем в поле Диапазон критериев ссылку на диапазон таблицы
критериев (I6:I7).
8. В поле Поместить результат в диапазон укажем верхнюю левую
ячейку области вставки нового списка (рисунок 9).
Рисунок 9 – Диалоговое окно «Расширенный фильтр»
Вопросы для самопроверки
1. Чем база данных отличается от любой другой таблицы, созданной в MS
Excel?
2. Каким образом можно упорядочить записи в базе данных?
3. Какие способы фильтрации используются в MS Excel?
4. Каковы отличия Автофильтра и Расширенного фильтра?
5. Как формируется диапазон критериев Расширенного фильтра?
6. Как организовать фильтрацию по вычисляемым условиям?