6. Выпуск студентов

Работа секретаря учебной части
в АИС «Электронный колледж»
Оглавление
1.Вход в систему...................................................................................................... 2
2. Внесение информации о студенте ..................................................................... 2
2.1. Импорт студентов ......................................................................................... 2
2.2. Ввод информации о студенте вручную ...................................................... 3
3. Редактирование информации о студенте .......................................................... 4
4. Перевод студента в другую группу ................................................................... 5
5. Выдача справки об обучении ............................................................................. 5
6. Выпуск студентов................................................................................................ 6
6.1. Выпуск студента ........................................................................................... 6
6.2. Массовый выпуск .......................................................................................... 7
7. Отчисление........................................................................................................... 9
8. Академический отпуск ..................................................................................... 10
8.1 Отправка студента в академический отпуск ............................................. 10
8.2 Выход студента из академического отпуска ............................................. 11
1.Вход в систему
Войти в АИС «Электронный колледж» можно по адресу ek.udmprof.ru
или через портал среднего профессионального образования Удмуртской
Республики. В окне авторизации вводим логин и пароль, и нажимаем кнопку
«Войти» (Рис. 1 – Вход в систему).
Рис. 1 – Вход в систему
2. Внесение информации о студенте
2.1. Импорт студентов
Для добавления данных о сотруднике можно воспользоваться функцией
импорта студентов. (Он удобен для загрузки группы студентов). Для этого
нужно подготовить файл, который заполняется на основе шаблона. Шаблон и
инструкцию по заполнению можно скачать с сайта АУ УР «РЦИиОКО». После
подготовки файла его нужно загрузить в систему. Для этого заходим в меню
«Пуск» -> «Администрирование» -> «Импорт» -> «Импорт студентов». В окне
«Импорт студентов» нажать кнопку
выбрать файл (Рис. 2 - Импорт
студентов).
2
Рис. 2 - Импорт студентов
Выбрать нужный файл и нажать кнопку «Загрузить». Результат импорта
система сообщит в окне «Импорт студентов» (Рис. 3 – Результат импорта)
Рис. 3 – Результат импорта
Если при результатах импорта были указаны замечания, после их
исправления операцию импорта нужно повторить.
2.2. Ввод информации о студенте вручную
Данный способ отличается от предыдущего тем что, данные о студентах
нужно вводить в систему последовательно друг за другом. Для того, чтобы
внести информацию о студенте нужно войти в реестр «Студенты» (меню
«Пуск» -> «Реестры» - > «Студенты»). Далее нажимаем кнопку «Добавить».
(Рис. 3 – Реестр «Студенты»).
Рис. 3 – Реестр «Студенты»
Откроется следующее окно все поля, которого нужно заполнить. Правило
заполнения
поля «Логин» необходимо уточнить у Администратора
учреждения. Пароль должен состоять не менее чем из 6 символов и содержать
строчные и заглавные буквы, и цифры. Поле группа заполняется из списка.
Для добавления новой группы нужно заполнить реестр «Группы». После
заполнения всех полей нужно нажать кнопку «Сохранить» (Рис. 4 –
Добавление студента)
3
Рис. 4 – Добавление студента
3. Редактирование информации о студенте
Для того что бы отредактировать данные о студенте нужно открыть
реестр «Студенты», выделить нужную запись и нажать кнопку «Изменить».
После этого откроется окно редактирования
(Рис. 5 – Студент:
Редактирование).
Рис. 5 – Студент: Редактирование
Далее нужно внести необходимые изменения и нажать кнопку
«Сохранить» или «Сохранить и выйти».
4
4. Перевод студента в другую группу
Для перевода студента в другую группу необходимо открыть реестр
«Студенты», выделить нужную запись и нажать кнопку «Перевести» (Рис. 7 –
Перевод студента).
Рис. 7 – Перевод студента
В следующем окне нужно заполнить нужные поля и нажать кнопку
«Перевести» (Рис. 8 – Перевод студента).
Рис. 8 – Перевод студента
5. Выдача справки об обучении
В системе существует функция автоматического формирования справки
об обучении. Для того чтобы выдать справку необходимо войти в реестр
«Студенты», выделить запись о нужном студенте и нажать кнопку «Выдать
справку» (Рис. 9 – Реестр «Студенты»).
5
Рис. 9 – Реестр «Студенты»
В следующем окне «Выдача справки» нужно заполнить поле «Место
требования» и нажать кнопку «»Выдать справку (Рис. 10 – Выдача справки).
Рис. 10 – Выдача справки
Будет сформирован файл в формате *.xls, который можно распечатать или
сохранить (Рис. 11 - Справка).
Рис. 11 – Справка
6. Выпуск студентов
6.1. Выпуск студента
Для того чтобы отразить в системе информацию об окончании студентом
учебного заведения нужно открыть реестр «Студенты» выделить запись
6
нужного студента и нажать кнопку «Выпустить» (Рис. 12 – Реестр
«Студенты»).
Рис. 12 – Реестр «Студенты»
В следующем окне «Выпуск учащихся»
заполняем нужные поля и
нажимаем кнопку «Выпустить» (Рис. 13 – Выпуск студентов).
Рис. 13 – Выпуск студентов
После выполнения выше указанных действий, данные о выпускнике
будут занесены в реестр «Выпускники».
6.2. Массовый выпуск
Для того чтобы отразить в системе информацию об окончании
образовательной организации группы студентов нужно открыть реестр
«Студенты» и нажать кнопку «Массовый выпуск» (Рис. 14 – Реестр
«Студенты»).
7
Рис. 14 – Реестр «Студенты»
Откроется следующее окно, в котором нужно нажать кнопку (Рис. 15 –
Массовый выпуск выпускников).
Рис. 15 – Массовый выпуск выпускников
В новом окне выделить необходимые записи галочкой и нажать кнопку
«Выбрать» (Рис. 16 - Студенты).
Рис. 16 – Студенты
8
В окне «*Массовый выпуск выпускников» указать дату выпуска, тип
документа и нажать кнопку «Сохранить» (Рис. 17 - *Массовый выпуск
выпускников).
Рис. 17 - *Массовый выпуск выпускников
После выполнения этих действий записи указанных студентов будут
перенесены в реестр «Выпускники».
7. Отчисление
Для того чтобы отразить в системе информацию об отчислении студента
из образовательной организации нужно открыть реестр «Студенты» выделить
запись нужного студента и нажать кнопку «Отчислить» (Рис. 18 – Реестр
«Студенты»).
Рис. 18 – Реестр «Студенты»
В окне «Отчисление студента» заполняем необходимые поля (поля
отмеченные желтым цветом обязательные для заполнения) и нажимаем
кнопку «Отчислить» (Рис. 19 – Отчисление студента).
9
.
Рис. 19 – Отчисление студента
После выполнения этих действий запись об отчисленном студента
появится в реестре «Отчисленные студенты».
8. Академический отпуск
8.1 Отправка студента в академический отпуск
Для того чтобы отразить в системе информацию об уходе студента в
академический отпуск нужно открыть реестр «Студенты» выделить запись
нужного студента и нажать кнопку «Академический отпуск» (Рис. 20 – Реестр
«Студенты»).
Рис. 20 – Реестр «Студенты»
В окне «Академический отпуск» заполнить нужные поля (поля
отмеченные желтым цветом обязательные для заполнения) и нажать кнопку
«Сохранить» (Рис. 21 – Академический отпуск).
10
Рис. 21 – Академический отпуск
После выполнения этих действий запись о студенте перенесется в реестр
«Академические отпуска»
8.2 Выход студента из академического отпуска
Для того чтобы отразить в системе выход студента из академического
отпуска нужно в реестре «Академические отпуска» выделить запись нужного
студента и нажат кнопку «Восстановить» (Рис. 22 – Реестр «Академические
отпуска»).
Рис. 22 – Реестр «Академические отпуска»
После этого запись о студенте появится в реестре «Студенты».
11