Белоус Елена Сергеевна. Документационный менеджмент

Е.С. Белоус
«Документационный менеджмент» – новое делопроизводственное
понятие
Работа
с
документами
характеризующаяся
–
интегративной
сложная
и
сфера
динамичной
деятельности,
терминосистемой.
Понятийно-терминологический аппарат данной сферы активно развивается, в
том числе за счет включения новых терминов.
В последнее время для описания делопроизводственных процессов все
чаще используется термин «документационный менеджмент», поэтому
представляется
актуальным
рассмотреть
соотношение
понятий
«делопроизводство», «документационное обеспечение управления» (ДОУ),
«управление документацией» и «документационный менеджмент».
В работах Ю.М. Демина и М.Ю. Рогожина под документационным
менеджментом понимается система управления документацией предприятия
и персоналом (в том числе в составе соответствующих структурных
подразделений), несущих ответственность за работу с документами.
Рассматривая документационный менеджмент в сфере положений
Государственной системы документационного обеспечения управления, они
приходят к выводу, что данным термином также может обозначаться и
комплекс организационных мероприятий, согласованных между собой по
срокам и способам проведения и направленных на эффективное управление
документацией и соответствующим персоналом предприятия, и как
технологию управления ими.
Наглядно
место
документационного
менеджмента
приводится
исследователями в следующей схеме (Рис. 1).
При
этом,
проанализировав
дефиницию
термина
«ДОУ»
(делопроизводство), зафиксированную в ГОСТ 51141-98, М.Ю. Рогожин и
Ю.М. Демин приходят к выводу о том, что «фактически документационный
менеджмент
выполняет
роль
одного
из
двух
системообразующих
компонентов ДОУ, его организационной основы. В свою очередь, другим
системообразующим
компонентом
документирование
ДОУ
управленческой
является
деятельности
собственно
предприятия,
осуществляемое посредством фиксации (записи) информации на различных
носителях в соответствии с установленным порядком и правилами» [Демин
2003, Рогожин 2012, 3–5].
Рис. 1. Документационное обеспечение управления организацией
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
УПРАВЛЕНИЯ
ДОКУМЕНТАЦИОННЫЙ
МЕНЕДЖМЕНТ
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Управление
документацией
Текущее
функционирова
ние подсистемы
документационного
менеджмента
На
наш
Управление персоналом
Оптимизация
подсистемы
документацион
-ного
менеджмента
взгляд,
«документационный
такое
менеджмент»
Организация
деятельности
службы ДОУ
представление
в
системе
Организация
работы
должностных
лиц с
документами
о
месте
термина
понятий
является
неправомерным.
Во-первых, нормативно-правовые документы дают четкую дефиницию
термину «управление документами». Так, ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007
определяет управление документами как
совокупность действий по
созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в
организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и
эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих)
операций.
В ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения»
«делопроизводство»
и
«документационное
обеспечение
управления» выступают в качестве синонимов и обозначают отрасль
деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с
официальными документами – то есть в определение включается процесс
записи информации на различных носителях по установленным правилам
(создание документов) и организация документооборота, хранения и
использования документов в текущей деятельности учреждения.
Из
определений
следует,
что
термины
«ДОУ»
и
«управление
документами» описывают идентичные процессы создания, получения,
регистрации документов, исполнения документов, контроля исполнения,
формирования дел, экспертизы ценности и хранения документов, поэтому
термин «управление документацией» может выступать скорее синонимом
термину «ДОУ», чем обозначать структурную часть документационного
обеспечения управления.
Во-вторых, исследования показывают, что термином «управление
документацией» обозначается сфера работы с документами на современном
этапе, и это название пришло на смену номинациям данной сферы
«делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» [Ларин
2001, Белоус 2011], поэтому термин понятия «управление документацией» и
«ДОУ» не могут рассматриваться как часть и целое.
В
третьих,
заимствованным.
термин
Исследования
«управление
терминологии
документами»
в
сфере
является
управления
документами показывает, что существует несколько типов соотношений
между отечественными и национальными терминами:
1. Прямое соответствие. В этом случае термин и его определение,
принятые у нас в стране, полностью соответствует интернациональному
термину и его значению, например, классификация / classification.
2. Непрямое соответствие. В этом случае значения терминов совпадают
частично. Чаще всего в одной из терминосистем термин может иметь
несколько значений, в другой – только одно (дело и file).
3. Отсутствие в отечественной терминосистеме соответствующего
эквивалента термина (capture / захват) [Янковая 2011, 61–69].
В связи с тем, что в 2007 г. был введен в действие разработанный на
основе международного ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007, в котором закрепляется
перевод и значение международного термина «records management», можно
говорить о прямом соответствии терминов
«управление
документами».
При
этом
«records management» и
значение
термина
«records
management» в зарубежных источниках и словарях соответствуют скорее
значению термина «управление документами», закрепленному в ГОСТ Р
ИСО
15489,
чем
понятию
«документационный
менеджмент»,
рассматриваемому в своих работах М.Ю. Рогожиным и Ю.М. Деминым.
Так, в Словаре терминов по управлению документами Департамента
здравоохранения (Великобритания) приводится следующее значение: records
management – field of management responsible for the efficient and systematic
control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records,
including processes for capturing and maintaining evidence of and information
about business activities and transactions in the form of records.
В Словаре терминов по управлению документами, записями и
информацией Records Management – The function of managing records to meet
organisational needs, business efficiency and legal and financial accountability.
В четвертых, на наш взгляд, не представляется оправданным
объединять в одно понятие термины «управление документацией» и
устоявшийся, широко применяемый термин «управление персоналом». Не
оправдывает такое объединение даже следующее уточнение «персонала,
несущего ответственность за работу с документами», так как в ГОСТ Р ИСО
15489-1–2007 такая ответственность уже прописана и нет необходимости ее
дублировать: «Ответственность и полномочия в области управления
документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей
организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с
конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена
между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими
документацией, специалистами смежных информационных профессий,
руководством организации, руководителями структурных подразделений,
администраторами систем управления документами и другими лицами, для
которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и
отражена в должностных инструкциях и организационно-распорядительных
документах организации. Особая ответственность в области управления
документами
должна
соответствующими
быть
возложена
полномочиями
внутри
на
лицо,
организации.
обладающее
Назначение
ответственных лиц должно быть регламентировано распорядительным
документом».
Таким образом не представляется правомерным рассматривать понятие
«документационный
менеджмент»
как
подчиненное
понятию
«документационное обеспечение управления» и включающее понятия
«управление документацией» и «управление персоналом».
Дальнейшее уточнение границ данного понятия возможно в сфере
функционирования делопроизводственных терминов, а необходимость его
употребления покажет сфера фиксации.
Библиографический список:
1. ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие
требования.
2. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и Архивное дело. Термины и
определения.
3. Белоус,
Е.С.
терминологического
Структурно-семантическая
аппарата
организация
предметной
понятийно-
области
управления
документацией: Автореф. дис. ... к.ф.н. 05.25.02. – Волгоград, 2011.
4. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления : учеб.-практ.
пособие. – М. : Велби, Изд-во Проспект, 2010. – 384 с.
5. Ларин,
М.В.
Управление
документацией.
Теория
и
практика
[Электронный документ] / М. В. Ларин // Делопроизводитель. – 2001. – №1.
(http://www.directum.ru/425841_p.shtml). Проверено 09.09.2012.
6. Янковая, В.Ф. Терминология в области управления документами /
Делопроизводство. – № 9. – 2011. – с. 61–69.