6. Диаграммы и графики в Excel

Табличный процессор Excel
§ 1. Введение в электронные таблицы
Что такое электронные таблицы
Многие вычисления, связанные с повседневной деятельностью человека,
естественно выполнять в табличном виде. К таким вычислениям относятся,
например, бухгалтерские расчеты, расчеты оборота материалов и продукции
на заводе, товаров на складе, различные инженерные и статистические
расчеты и т.д. В виде таблиц можно оформлять деловые документы: счета,
накладные, ведомости и пр. Вообще представление данных в виде
прямоугольных таблиц является чрезвычайно удобным и привычным.
Таблицу умножения, таблицы наблюдения за погодой, табель-календарь на
год можно рассматривать как табличные данные.
Развитие программного обеспечения компьютеров затронуло и область
табличных вычислений. Для обработки табличных данных предназначены
современные программы, называемые табличными процессорами.
Электронная таблица (англ. – spreadsheets) – это двумерная таблица на
экране, состоящая из строк и столбцов. Основной задачей электронной
таблицы является ввод данных в ячейки и обработка их по формулам.
Ячейка – пересечение строки и столбца, причем каждая ячейка имеет
свой адрес. В одни ячейки вводятся данные (числа, текст, логические
переменные), а в другие ячейки записываются формулы. В формулах
указываются адреса ячеек, благодаря чему производится обработка данных.
Назначение и функции программы Excel
Одну из программ электронных таблиц - Excel - мы рассмотрим в
настоящей главе. Это мощная программа общего назначения, которая
входит в интегрированный пакет Microsoft Office. В изложении мы будем
опираться на версии Excel 7, 97, 2000. Другими известными программами
электронных таблиц являются Lotus 1-2-3, Quattro Pro, SuperCalc.
Перечислим основные функции табличного процессора Excel:

ввод
и
редактирование
данных,
автоматизация
ввода
(включая
автозаполнение, автозамену и пр.);

форматирование табличных данных с использованием стандартных
средств, стилей, шаблонов;

выполнение вычислений по формулам (при этом может использоваться
обширный набор встроенных функций);

анализ табличных данных (вывод промежуточных и общих итогов,
создание
сводных
таблиц,
подбор
параметров,
прогнозирование
решений);

графическое представление данных (построение графиков, диаграмм;
включение рисунков, видеоматериалов, географических карт);

работа со списками (упорядочение и фильтрация записей, поиск
данных);

коллективная работы с таблицами (обмен файлами в локальной сети,
совместное использование и защита данных, обмен данными через
Интернет);

разработка программных приложений, основанных на встроенном языке
программирования VBA (Visual Basic for Applications).
Освоив Excel, вы сможете использовать ЭТ как удобную прикладную
среду для выполнения достаточно сложных вычислений с применением
встроенных математических функций. Табличный процессор располагает
также развитыми средствами анализа и презентации данных, с помощью
которых
в
документах
можно
создавать
диаграммы,
графики,
географические карты. Кроме этого, Excel можно использовать как
небольшое настольное издательство, позволяющее эффектно оформлять
результаты
опытов
и
коммерческие
предложения,
поздравительные
открытки и прайс-листы.
К изучению основных возможностей Excel вы и приступаете в
настоящей главе. В процессе освоения аппарата ЭТ очень важно решать как
можно больше практических задач. Поэтому в данной главе вы найдете
множество примеров по работе с электронными таблицами. Эти примеры
представляют собой как бы блоки базовых навыков, из которых может
строиться повседневная деятельность пользователя.
Запуск электронных таблиц
Способы запуска табличного процессора Excel можно разделить на
запуск собственно программы Excel и запуск программы с последующим
автоматическим открытием документа. К первой группе способов запуска
относятся следующие:

загрузка программы Excel через Главное меню;

щелчок по значку Excel на панели Microsoft Office (если такая панель
имеется);

двойной щелчок по пиктограмме Excel на рабочем столе либо щелчок

правой кнопкой мыши по значку Excel и затем - по опции Открыть из
контекстного меню;

запуск Excel из окна Мой компьютер или Проводник (двойной щелчок
по значку файла Excel.exe, который обычно находится в папке Program
Files\Microsoft Office\Office).
Для запуска Excel с последующим открытием документа существуют два
способа. Во-первых, это двойной щелчок левой кнопкой мыши по значку
документа Excel, находящемуся на рабочем столе или в окне Мой
компьютер (Проводник). А во-вторых, для запуска служит щелчок правой
кнопкой мыши по значку документа и выбор команды Открыть из
контекстного меню.
Элементы интерфейса пользователя Excel
После загрузки Excel вы увидите в открывшемся окне (риc. 1.1) уже знакомые вам элементы: рабочую область, строку заголовка, системный значок,
группу кнопок управления окном (_, □, □□, х), строку меню, панель
инструментов, строку состояния, полосы прокрутки и границы окна.
Риc. 1.1. Окно программы Excel
Назначение всех перечисленных элементов вам уже известно по работе в
других Windows-приложениях. Отметим только некоторые особенности
заголовка программы. Заголовок объединяет в себе имена программы и
активного документа. Новому документу по умолчанию присваивается имя
Книга1 (в таблицах Excel все документы принято называть рабочими
книгами). Если строка заголовка выделена интенсивным цветом, то окно в
данный момент является активным.
В рассматриваемом окне находятся также специальные компоненты,
присущие именно окну Excel. Перечислим их.
Строка формул - это панель в верхней части окна Excel, которая
используется
для
ввода
и
редактирования
содержимого
ячейки.
Содержимым ячейки может быть как постоянное значение (например, число
или текст), так и формула.
Поле имени - это текстовое поле слева от строки формул, в котором отображается имя выделенной ячейки либо элемент диаграммы. В этом поле
можно быстро переопределить имя ячейки.
Рабочая область листа - это графическое представление электронных
таблиц. Рабочая область состоит из ячеек и заголовков строк и столбцов.
Вкладки листов - эти элементы расположены в нижней части окна
(риc. 1.1). Они напоминают вкладки в каталожном ящике. Щелчок мышью
по какой-либо из вкладок открывает соответствующий лист рабочей книги.
Граница вкладок листов - вертикальная черта правее вкладок листов,
которая определяет размер области вкладок. Потянув за эту границу, можно
изменить размер области вкладок.
Рабочие книги
После запуска программы Excel по умолчанию будет раскрыт документ
Книга1 (риc. 1.1). Интерфейс Excel является многодокументным, то есть вы
можете открывать другие документы электронных таблиц, однако в любой
момент времени работать можно только с одним активным документом.
Каждый документ в Excel называется рабочей книгой. Книга в Excel
представляет собой файл, предназначенный для хранения и обработки
данных.
Файлы рабочих книг имеют расширение .xls, например, именем файла
может быть Книга1.xls. В Excel предусмотрено также расширение .xlt для
шаблонов документов.
Любую рабочую книгу можно открыть с помощью команды меню
Файл-Открыть
или
щелчком
по
кнопке
Открыть
на
панели
инструментов. На экране появится стандартный диалог Открытие
документа, в котором вам необходимо выбрать папку и нужный файл,
затем щелкнуть по кнопке Открыть.
Когда в Excel открыто несколько рабочих книг, переключаться между
ними можно с помощью меню Окно (щелчок по имени книги в
ниспадающем меню) либо с помощью клавишных команд Ctrl+F6 или
Ctrl+Tab.
Листы
Рабочая книга состоит из листов, которые пронумерованы (Лист1,
Лист2 и т.д.) и размечены сеткой линий. Имена листов отображаются на
вкладках (ярлычках) в нижней части окна книги над строкой состояния
(рис. 1.1).
Операции с листами
Работая с книгой, вы сможете переходить с одного листа на другой. Для
этого щелкните мышью по ярлычку нужного листа. Тот лист, который в
данный момент открыт в окне Excel, называется активным. Вкладка
активного листа подсвечена ярче других вкладок. Excel по умолчанию
присваивает всем листам имена Лист1, Лист2... Вы можете изменить эти
имена на более содержательные. Щелкните дважды по ярлычку листа и
введите новое имя.
Новая рабочая книга в Excel 2000 содержит по умолчанию три листа. Вы
можете увеличить их количество, если щелкните правой кнопкой мыши по
вкладке любого листа и выберите команду контекстного меню Добавить.
В последующем диалоге вам нужно выделить значок Лист и щелкнуть по
кнопке ОК. Удаление листа производится другой командой контекстного
меню – Удалить.
Ячейки
Взгляните на рабочий лист - он представляет собой совокупность строк
и столбцов, а те, в свою очередь, состоят из ячеек.
Ячейка - это минимальный элемент электронной таблицы, который
имеет адрес, составленный из имени столбца и имени строки, на
пересечении которых расположена данная ячейка.
Например, в записях Al, B2, С6 буквами обозначаются столбцы, а
цифрами – строки. Максимальное число столбцов, расположенных на листе,
– 256. Первые столбцы обозначаются одним буквенным символом А, B, С и
т.д., затем идут столбцы с двумя буквами АА, АВ, АС. . . Максимальное
число строк также ограничено и равно 65536 (216).
В ячейки может вводиться различного рода информация, которая
представляется в виде текста или числа: целого, десятичной или
обыкновенной дроби, процента, денежной суммы и т.д. Для ввода
информации нужно щелкнуть по ячейке мышью. Ячейка при этом окажется
выделенной, то есть будет обведена жирной рамкой, а в правом нижнем углу
рамки будет расположен маленький квадратик – маркер заполнения.
Обратите внимание на этот элемент границы ячейки, он будет часто
использоваться в операциях ввода данных в электронную таблицу. Выделенная ячейка называется текущей или активной.
Когда вы активизируете ячейку, заголовки строки и столбца, на
пересечении которых находится ячейка, выделяются полужирным шрифтом.
Адрес текущей ячейки отображается в поле имени (рис. 1.1).
Диапазоны
Многие операции в Excel можно выполнять не только над отдельными
ячейками, но и над множеством ячеек. К таким операциям относятся
копирование и перемещение данных, форматирование ячеек, обработка
данных различных ячеек по одной формуле (например, суммирование или
нахождение максимального значения).
Совокупность ячеек электронной таблицы называется диапазоном. Чаще
всего на практике приходится работать с прямоугольными диапазонами.
Чтобы активизировать прямоугольный диапазон, щелкните левой кнопкой
мыши по какой-либо угловой ячейке диапазона (например, С2) и, не
отпуская кнопки, протяните указатель до другой угловой ячейки (например,
F8),
расположенной
по
диагонали
прямоугольника.
Выделенный
прямоугольный диапазон будет обведен жирной рамкой, содержащей
маркер заполнения.
Прямоугольный диапазон ячеек обозначается записью адресов угловых
ячеек (левой верхней и нижней правой), которые разделены двоеточием, например:
C2:F8,
B16:AD32,
A3:A12,
D1:G1
Запомните такой способ обозначения диапазонов, поскольку он
постоянно будет использоваться при записи ссылок и формул.
Контрольные вопросы
1. Что такое электронная таблица?
2. Каковы функции и назначение электронных таблиц?
3. Назовите специальные элементы окна Excel и их назначение.
4. Что представляет собой рабочая книга?
5. Какие операции возможны с листами?
6. Как записываются адреса ячеек?
7. Что такое маркер заполнения?
8. Что такое диапазон?
9. Как записать обозначение прямоугольного диапазона?
10.
Выполните выделение диапазонов АЗ:В6, G5.H7 и D1:F10.
§ 2. Ввод, редактирование и сохранение данных
Ввод с клавиатуры
Ввод данных в таблицу Excel - это запись в ячейки некоторых значений
либо формул. Возможны два варианта ввода данных с клавиатуры: ввод
непосредственно в ячейку и ввод в строку формул.
Для ввода непосредственно в ячейку щелкните по нужной ячейке
мышью и начните ввод с клавиатуры. При этом в ячейке появится курсор в
виде обычной мигающей вертикальной черты. После завершения ввода
нажмите клавишу Enter или клавишу управления курсором (либо щелкните
мышью вне активной ячейки).
Для ввода в строку формул щелкните мышью по нужной ячейке, а затем
щелкните в текстовом поле строки формул. Наберите необходимые данные
и нажмите клавишу Enter.
Если вы сделали ошибочную запись, но курсор еще находится в
активной ячейке или в строке формул, то просто нажмите клавишу Esc или
кнопку Отменить на панели инструментов. Если же ввод данных в ячейку
уже завершен (клавиша Enter была нажата), то для очистки ячейки
выделите ее и нажмите клавишу Delete или Backspace.
При вводе данных Excel автоматически распознает числа, текст, даты,
логические значения и т.д. Все эти типы значений записываются в ячейках
Excel по определенным правилам, которые мы рассмотрим позже (§ 3).
Простые приемы редактирования ЭТ
Изменение данных
Операции изменения данных в ячейках очень просты. Вы можете
использовать один из следующих приемов:

для замены данных на новые выделите ячейку и наберите в ней новые
данные;

для редактирования внутри ячейки щелкните мышью по ячейке (активизация ячейки) и затем сделайте двойной щелчок по ячейке или нажмите
F2 (в ячейке появится курсор);

для редактирования в строке формул активизируйте нужную ячейку,
щелкните
в
строке
формул
и
измените
данные.
Завершается
редактирование нажатием на клавишу Enter или щелчком вне
редактируемой ячейки.
Перемещение и копирование данных
Операции перемещения и копирования данных могут осуществляться в
Excel с помощью двух стандартных средств, поддерживаемых практически
всеми Windows-приложениями, - это Drag and Drop и буфер обмена. Кроме
того, для копирования в Ехсеl предусмотрено специальное средство —
маркер-заполнения.
• Drag and Drop. Это наиболее простой способ перемещения и
копирования данных. Выделите исходный диапазон ячеек и наведите
указатель мыши на жирную рамку границы диапазона. Когда указатель
примет форму стрелки, нажмите левую кнопку мыши (при перемещении
данных) или левую кнопку и клавишу Ctrl (при копировании). В последнем
случае к стрелке указателя добавится небольшой значок «+», обозначающий
копирование. Перетащите отображение ячеек в новое положение и
отпустите кнопку мыши.
• Буфер обмена. При операциях перемещения и копирования через
буфер обмена выделите исходные ячейки. Затем выполните команду меню
Правка-Вырезать или Правка-Копировать. Для команд Вырезать и
Копировать можно использовать обычные комбинации клавиш: Ctrl+X
или Ctrl+C соответственно. Щелкните мышью по угловой (левой верхней)
ячейке целевого диапазона и выберите команду Правка - Вставить либо
нажмите Ctrl+V. Область исходных ячеек остается выделенной бегущим
пунктиром, уберите выделение нажатием на клавишу Esc.
• Маркер заполнения. Выделите исходную ячейку и наведите указатель
мыши на маркер заполнения, который размещается на границе ячейки в
правом нижнем углу. Указатель мыши превратится при этом в тонкое
черное перекрестие. Перетащите маркер заполнения в целевые ячейки и
отпустите кнопку мыши. Если до этого в области вставки имелись другие
данные, то они будут замещены новыми данными.
Вставка строк и столбцов
Рассмотрим приемы вставки пустых строк или столбцов в электронную
таблицу. Для вставки одной строки выделите любую ячейку в строке над
которой нужно вставить новую строку. Затем в меню Вставка выберите
команду Строки. Аналогично можно вставлять несколько строк (число
вставленных строк будет равняться числу выделенных по вертикали ячеек).
Чтобы вставить один столбец, щелкните по ячейке в столбце, слева от
которого должен находиться новый столбец, и выполните команду
Вставка-Столбцы. Для вставки нескольких столбцов выделите столбцы,
справа от которых нужно разместить новые столбцы. Количество
выделенных столбцов должно совпадать с количеством вставляемых
столбцов.
Отметим, что возможна вставка не только строк и столбцов, но и вставка
пустых ячеек. Это выполняется командой Вставка - Ячейки.
Удаление строк, столбцов и ячеек
Чтобы удалить строку (строки) или столбец (столбцы), выделите удаляемые объекты и выберите команду меню Правка-Удалить. При удалении
строк освободившееся место заполняется нижележащими строками, а при
удалении столбцов на их место смещаются столбцы справа.
Удаление ячейки выполняется несколько сложнее. Выберите команду
Правка-Удалить и в появившемся диалоге укажите с помощью
переключателей направление перемещения соседних ячеек, которые
заполнят освободившееся место.
Автозаполнение
Существенно упростить ввод данных в электронную таблицу можно с
помощью средства автозаполнения, которое обеспечивает заполнение ячеек
данными из определенных последовательностей, предусмотренных в Excel.
Такими последовательностями являются, например, дни недели, названия
месяцев, прогрессии.
Поясним
сказанное
примером.
Введите
в
ячейку
В1
слово
Понедельник и нажмите Enter. Наведите указатель мыши на маркер
заполнения этой ячейки В1 и протащите маркер вниз до ячейки В7.
Отпустите кнопку мыши, когда выделенным окажется диапазон ячеек от В1
до В7. В результате в выделенных ячейках появятся записи, отвечающие
последующим
дням
недели:
Вторник,
Среда
и
т.д.
Эта
последовательность относится к заранее заданным в Excel.
Дополнительные возможности при автозаполнении появляются, если вы
перетаскиваете маркер правой кнопкой мыши. При прохождении маркера
через ячейку будет появляться всплывающая подсказка с указанием
значения, которое будет записано в данную ячейку. Когда после выделения
заполняемого диапазона вы отпустите кнопку мыши, появится контекстное
меню маркера заполнения.
Ввод прогрессий
Средство автозаполнения позволяет также создавать арифметические
прогрессии. Например, введите в ячейку А1 число 1, а в ячейку А2 –
число 2. Затем выделите обе ячейки и протяните маркер заполнения
диапазона А1:А2 вниз до ячейки А10. В результате в ячейках диапазона
Al:A10 вы получите последовательность натуральных чисел 1, 2, 3, . . .10.
Описанным способом можно создавать не только последовательности
натуральных чисел, но и арифметические прогрессии с любым шагом, - как
возрастающие, так и убывающие. Попробуйте самостоятельно построить
прогрессии:
0,1
0,2
0,3
...
0,6
0,4
0,2
0
-0,2
-0,4
...
Возможности Excel по созданию прогрессий этим не ограничиваются.
Вы
можете построить, например, геометрическую прогрессию или
последовательность дат. Рассмотрим создание геометрической прогрессии
1, 0,1, ... 0,00001:

Запишите в ячейку А1 число 1 и протяните маркер заполнения правой
кнопкой мыши до ячейки F1.

Отпустите кнопку мыши и выберите в контекстном меню опцию
Прогрессия.

В
появившемся
диалоге
Прогрессия
(рис.49.1)
установите
переключатели Расположение... по строкам и Геометрическая.
В окошко Шаг введите число 0,1.

Щелкните по кнопке ОК, после чего диапазон Al:F1 будет заполнен
числами заданной прогрессии.
Если вы желаете заполнить элементами прогрессии не строку, а столбец,
то щелкните в окне Прогрессия по переключателю Расположение...
по столбцам.
Риc. 2.1. Диалог задания параметров прогрессии
Сохранение рабочей книги
Поскольку рабочая книга Excel представляет собой файл (с расширением
xls), приемы ее сохранения такие, как и приемы сохранения документов в
других приложениях Microsoft Office. Самый простой из них - выполнить
команду меню Файл - Сохранить, после чего файл будет сохранен под
своим именем в той же папке, в которой он находился прежде.
Если файл новый, то после команды Сохранить появится диалоговое
окно Сохранение документа, в котором нужно задать местоположение
сохраняемого файла, его имя и расширение. После заполнения необходимых
текстовых полей следует щелкнуть по кнопке Сохранить.
Если файл уже существовал на диске и вы желаете сохранить его под
новым именем, войдите в меню Файл — Сохранить как и выполните
необходимые операции в том же окне Сохранение документа.
Упражнения
1. Введите в ячейки столбца А фамилии ваших знакомых, используя при
этом непосредственный ввод в ячейки. В ячейки столбца В введите имена
знакомых, применяя ввод в строку формул. Очистите содержимое
последней строки, а затем восстановите эти данные командой
Правка - Отменить очистку.
2. Создайте в ячейках строки 1 арифметическую прогрессию 0, 2, 4...
3. Заполните строку 2 прогрессией -1, -3, -5...
4. Заполните строку 3 геометрической прогрессией 1, 2, 4...
5. Задайте для полученных прогрессий шрифт Times New Roman, 9 пт,
полужирный. Выровняйте значения в ячейках по центру.
§ 3. Форматирование ЭТ
Данные, вводимые в ячейки электронной таблицы, должны иметь
определенный формат. Под форматом ячеек в Excel подразумевается весьма
обширный набор параметров. Одни параметры задают способ отображения
содержимого ячейки (шрифт, начертание текста, цвет букв, выравнивание в
ячейке и т.д.). Другие параметры определяют формат самой ячейки (размер,
заливка ячейки, обрамление и т.д.). К параметрам форматирования в Excel
относится также формат данных: числовой, текстовый, денежный, дата и т.д.
Форматы данных
Опишем кратко основные форматы данных, предусмотренные в Excel.
Числа
Для представления чисел в программе Excel существует ряд форматов.
Просмотрите список этих форматов, выбрав команду меню Формат Ячейки. В ответ появится диалог Формат ячеек, в котором будет раскрыта
по умолчанию вкладка Число (риc. 3.1).
Когда вы вводите данные в ячейку, по умолчанию используется общий
числовой формат. В этом формате можно вводить целые числа (12 3 4), деся-
тичные дроби (1, 234), а также числа в экспоненциальной форме (1, 23
4Е+09)*. Числа без запятой воспринимаются программой как целые,
например, 4, 0, 03, -2. Перед отрицательным числом ставится знак минус
либо оно заключается в круглые скобки, например, -453, 21 или (7668, 33).
Число, которое вы ввели в ячейку, размещается в крайних правых позициях
ячейки.
* Экспоненциальная форма представления чисел используется для
сокращения записи при большом количестве разрядов, например, 1,234Е+09
= 1,234*109 = 1234000000. Если число длиннее ширины ячейки, то Excel
автоматически преобразует вводимое число в экспоненциальную форму.
Для ввода чисел предусмотрены также встроенные числовые форматы.
Эти форматы разделяются в Excel на категории: Денежный, Финансовый,
Дата, Время, Процентный, Дробный, Текстовый и Экспоненциальный.
Имеется также категория Дополнительный формат, которая включает в себя
почтовые индексы и телефонные номера.
Логические значения
Логическими значениями являются Истина и Ложь. Эти значения можно
вводить в ячейки непосредственно с клавиатуры, а можно воспользоваться
соответствующими встроенными функциями. Для логических значений
используется общий числовой формат. Внутри ячейки слова Истина и Ложь
располагаются по умолчанию по центру - в этом состоит их отличие от
других чисел и от обычного текста.
Риc. 3.1. Диалог для задания формата ячейки, вкладка Число
К логическим аргументам могут относиться результаты сравнения на
совпадение содержимого двух ячеек. Например, если в ячейках С1 и С2
содержатся числа 3 и 12 соответственно, а в ячейку СЗ записано неравенство
С1>С2, то значением результата проверки на истинность этого неравенства
будет Ложь. Возможны и другие операции сравнения, например, А1>15,
А1=9, А1>=20 и т.д.
Текст
Для программы Excel признаком текста является наличие в записи
пробелов
и(или)
нецифровых
символов.
Например,
как
текст,
интерпретируются следующие записи:
ПР1401, 45инт, 653-1, 883 ав, 344 987
Ячейки могут вмещать весьма объемные текстовые фрагменты - до
32767 символов. В отличие от чисел, текст в ячейке выравнивается по
левому краю. Текст, набираемый в процессе ввода в ячейку, можно
просмотреть в строке формул либо в самой ячейке. Если введенный текст
достаточно длинный, то после ввода он будет полностью отображаться на
рабочем листе лишь в случае, когда соседние справа ячейки пустые.
Дата и время
В Excel могут обрабатываться данные, отвечающие дате и времени
суток. Даты и время в Excel являются числами, причем их представление
зависит от числового формата, назначенного ячейке. Как известно,
программа Excel при вводе данных выполняет их автоматическое
распознавание. Если ваши данные будут напоминать ей «временной»
формат, то программа присвоит им определенный формат даты или времени.
Например, если вы введете 1/2, то Excel вас «поправит», заменив 1/2 на 01
фев. А если введете 5 :3, то в ячейке будет отображаться 5:03 (пять часов три
минуты). По умолчанию значения даты и времени выравниваются в ячейке
по правому краю.
Форматирование содержимого ячеек. Выравнивание
данных
По умолчанию текст в ячейках выравнивается по левому краю, а числа,
даты и время - по правому краю ячейки. Чтобы изменить способ
выравнивания,
выделите
ячейки
и
воспользуйтесь
соответствующей
кнопкой (По левому краю, По центру, По правому краю, По
ширине) на панели Форматирование.
Выравнивание содержимого ячеек удобно выполнять также с помощью
диалога Формат ячеек. Выберите команду меню Формат — Ячейки и в
упомянутом диалоге перейдите на вкладку Выравнивание (риc. 3.2). На
этой вкладке имеются раскрывающиеся списки для выравнивания по
горизонтали и по вертикали, а также элементы Ориентация, позволяющие
задать расположение текста под произвольным углом.
Рис. 3.2. Диалог Формат ячеек, вкладка Выравнивание
Задание параметров шрифта
Для отображения данных, вводимых в ячейки, используется по
умолчанию шрифт, задаваемый в настройках Excel. Этот шрифт (по
умолчанию Arial, 10 пт, обычный) называется стандартным шрифтом.
Вы можете изменить шрифт в ячейке или диапазоне ячеек. Для этого
активизируйте ячейку или диапазон и воспользуйтесь знакомыми вам
кнопками на панели инструментов: Шрифт, Размер, Полужирный,
Курсив, Подчеркивание. Если нужно изменить шрифт только для
фрагмента текста, введенного в ячейку, необходимо дважды щелкнуть
мышью по ячейке, выделить этот фрагмент и затем воспользоваться
инструментами панели.
Более широкие возможности для задания шрифта предоставляет вкладка
Шрифт диалогового окна Формат ячеек. Эта вкладка, напоминающая
одноименный диалог Шрифт в текстовом редакторе Word, позволяет
задавать гарнитуру, размер, цвет, начертание шрифта (обычный, курсив и
др.). Здесь можно также задать набор данных в виде верхних или нижних
индексов.
Отметим, что установки, выполненные на вкладке Шрифт, относятся ко
всем символам, введенным и вводимым в ячейку. Если же вы хотите
переопределить формат не для всей ячейки, а лишь для некоторого
фрагмента
данных,
то
нужно
воспользоваться
кнопками
панели
инструментов Форматирование.
Форматирование строк и столбцов
Изменение высоты строки и ширины столбца
Существует несколько возможностей изменения высоты строки в
таблицах Excel. Мы рассмотрим основные из них.
Перетаскивание разделителя заголовка строки. Наведите указатель
мыши на нижний разделитель заголовка строки (кнопки с цифрами 1, 2, 3 и
т.д.). Когда указатель преобразуется в двойную вертикальную черту,
нажмите левую кнопку мыши - и появится подсказка с указанием высоты
строки. Перетащите разделитель строки для установки нового размера и
отпустите кнопку мыши.
Одновременное изменение высоты нескольких строк. Если нужно
одинаковым образом изменить высоту нескольких строк, поступите
следующим образом. Выделите эти строки и перетащите разделитель одной
из выделенных строк - все выделенные строки после этого будут иметь
заданную новую ширину.
Точное задание высоты строки. Для более точного задания высоты
строки щелкните по строке и выберите команду меню Формат - Строка Высота. В появившемся диалоге Высота строки (рис. 3.3, а) укажите
значение высоты строки (в пунктах) и нажмите ОК.
Изменение ширины столбца выполняется аналогично. Необходимо перетащить разделитель заголовков столбцов либо вызвать диалог Ширина
столбца (риc. 3.3, б) и точно задать ширину столбца.
а
б
Рис. 3.3. Диалоги для задания размеров:
а - Высота строки; б - Ширина столбца
Стили в Excel
Стили существенно упрощают работу пользователя: например, одним
действием - присвоением стиля выделенной ячейке или диапазону - можно
сразу изменить целую группу параметров форматирования.
Стиль создается следующим образом. Выделите ячейку, параметры
которой вы хотите включить в новый создаваемый стиль. Затем войдите в
меню Формат - Стиль. В открывшемся диалоге (риc. 3.4) в поле
Имя стиля вы можете просмотреть список уже имеющихся встроенных
стилей (Обычный, Денежный, Финансовый и др.). Кстати, стиль
Обычный применяется по умолчанию ко всем ячейкам.
Риc. 3.4. Диалог Стиль
В поле Имя стиля введите с клавиатуры имя нового стиля и щелкните
по кнопке Изменить. На экран будет выведен знакомый вам диалог Формат
ячеек, с помощью которого нужно задать параметры нового формата.
Обратите внимание на то, что начальные значения параметров отвечают
формату исходной выделенной ячейки. Поэтому, если новый стиль основан
на этом формате, вам не потребуется менять все параметры формата, а
достаточно только откорректировать некоторые из них. После определения
параметров стиля закройте диалог Формат ячеек и диалог Стиль щелчками
по кнопкам ОК.
Любой из имеющихся стилей вы можете применить к ячейке или к
диапазону. Для этого выделите нужный диапазон и войдите в меню Формат
- Стиль. В диалоге Стиль выберите имя стиля и щелкните по кнопке ОК.
Практикум. Заполнение ячеек цветом и узором
Для улучшения восприятия информации, содержащейся в таблице,
широко используется заливка ячеек различными цветами, а также заполнение их узором. Выделите диапазон ячеек для заполнения и затем на
панели инструментов Форматирование щелкните по кнопке со стрелкой
справа от кнопки Цвет заливки. В раскрывшейся палитре выберите нужный
цвет.
Если кнопка Цвет заливки на панели инструментов отсутствует,
вызовите диалог Формат ячеек. Для этого выберите команду Формат Ячейки (или нажмите клавиши Ctrl-*-1). На вкладке Вид (риc. 3.5) задайте
нужный цвет из приведенной палитры. С помощью раскрывающегося
списка Узор вы сможете также задать вид и цвет узора. Если цвет узора не
назначен, то узор будет черным.
Риc. 3.5. Диалог Формат ячеек, вкладка Вид
Удалить заполнение ячеек цветом или узором можно с помощью
диалогового окна Формат ячеек. Выделите ячейки, для которых нужно
отменить заливку, выберите команду Формат - Ячейки и затем на вкладке
Вид (рис. 3.5) щелкните по полю Нет цвета.
Контрольные вопросы
1. Что такое формат данных? Перечислите форматы данных,
предусмотренные в Excel .
2. Какие числовые форматы имеются в Excel?
3. Как выравниваются в ячейке число, текст, логическое значение?
4. Что является признаком текста?
5. Как выровнять данные по горизонтали и по вертикали?
6. Как задать размер, гарнитуру и цвет шрифта?
7. Как создать новый стиль в ЭТ?
8. Как применить стиль к диапазону?
§ 4. Работа с формулами
О формулах в Excel
В
предыдущих
параграфах
мы
разобрали
приемы
ввода
и
форматирования данных в электронных таблицах. Однако сам по себе ввод
данных не имел бы особого смысла, если бы Excel не располагал мощными
средствами для их обработки. Основным инструментом для обработки
данных в Excel являются формулы.
Формулы в Excel представляют собой выражения, описывающие
вычисления в ячейках.
Компоненты формул
Используя формулы, вы можете сравнивать данные в ячейках,
складывать и умножать значения ячеек, находить средние значения,
объединять содержимое ячеек и т.д. Формулы вписываются в строку формул
и могут включать следующие компоненты:
Символ =, которым начинается запись формулы (этот символ вводится
в ячейку с клавиатуры либо вызывается щелчком по кнопке = в строке
формул);
Операторы, то есть инструкции для выполнения действий (например,
+, - , * и т.д.);
Числа или текстовые значения (например, 0,12 или Доход);
Функции, выбираемые из набора встроенных функций Excel (например,
СУММ или COS);
Ссылки на ячейки и диапазоны - эти компоненты присутствуют, если в
формулу нужно подставить значения, содержащиеся в других ячейках (например, А2, СЗ:С15).
Отметим еще раз, что Excel считает формулой любую запись в ячейке,
начинающуюся с символа =. Однако запись формулы можно начать и со
знаков + или -, при этом последующая запись также будет воспринята как
формула.
Приведем примеры формул в ячейках ЭТ:
=С1*В1
=СУММ(АЗ:А12)
=0,35*D7+1,4*F7
Ввод формул в электронную таблицу
Набираемая в электронной таблице формула, как и любая другая запись,
отображается в строке формул. Однако имеется одно отличие: после
команды ввода формулы (нажатия клавиши = либо щелчка по кнопке =) в
строке формул появляются новые кнопки: X и ۷ (риc. 4.1).
Риc. 4.1. Строка формул
Смысл их простой: щелчок по кнопке с красным крестиком x отменяет
внесенные в формулу изменения, а щелчок по кнопке с зеленой «галочкой»
۷ дает команду на исполнение формулы, записанной в ячейку. Завершить
ввод формулы можно нажатием на клавишу Enter, либо перемещением
курсора в другую ячейку, либо щелчком по кнопке с зеленой галочкой в
строке формул.
После команды ввода запись формулы в ячейке исчезает и появляется
результат ее выполнения либо сообщение об ошибке. Отредактировать
введенную формулу можно, как обычный текст, вводимый в ячейку. Для
примера наберите в ячейке А4 формулу =А1+А2+А3. Затем отредактируйте
ее, заменив на формулу =А1+А2*АЗ.
Можете не беспокоиться отом. какими буквами строчными или прописными, набирается формула. Программа Excel автоматически преобразует все
буквы в прописные, как только дается команда на выполнение вычислений.
Операторы в Excel (арифметические, сравнения и
др.)
В таблицах Excel имеются четыре вида операторов: арифметические,
текстовые, операторы сравнения и операторы ссылок (адресные операторы).
Арифметические операторы
Эти операторы служат для выполнения арифметических операций над
числами. В Excel могут применяться семь арифметических операторов
(табл. 4.1).
Таблица 4.1. Арифметические операторы
Символ оператора
Название оператора
Пример формулы Результат
+
Сложение
=1,5+2,2
3,7
Вычитание
=6-5,5
0,5
Отрицание
=-33
-33
/
Деление
=4/5
0,8
*
Умножение
=5*6
30
^
Возведение в степень
=3^2
9
%
Процент
=25%
0,25
При записи формул с арифметическими операторами нужно учитывать
порядок их выполнения (см. пункт «Приоритет операторов» в данном
параграфе). Если необходимо изменить обычный порядок исполнения
операторов, применяются круглые скобки.
Операторы сравнения
При работе с числами и текстом применяются операторы сравнения
(табл. 4.2). Эти операторы используются для присвоения утверждениям значений Истина или Ложь. Если утверждение верно, то ячейке, содержащей
формулу, будет присвоено значение Истина. Если же утверждение неверно,
то в ячейку будет занесено значение Ложь .
Таблица 4.2. Операторы сравнения
Символ оператора Название оператора
=
Равно
>
Больше
<
Меньше
>=
Больше или равно
<=
Меньше или равно
<>
Не равно
Пример
формулы
=2=3
=2>3
=2<3
=2>=3
=2<=3
=2<>З
Результат
ложь
ложь
истина
ложь
истина
истина
Текстовый оператор
В Excel имеется один текстовый оператор &, или, другими словами,
амперсанд. Этот оператор объединяет последовательности символов из
разных ячеек в одну последовательность, поэтому его называют также
оператором объединения.
Пусть в ячейки А1 и А2 введены слова «паро» и «воз» соответственно, а
в ячейку A3 записана формула =А1&А2, тогда результатом в ячейке A3
будет слово «паровоз».
Текстовые значения в формулах заключаются в кавычки "...". Например,
чтобы составить имя файла Config.sys из содержимого двух ячеек С1 и С2,
которые имеют значение Config и sys соответственно, нужно записать
формулу:
=С1&"."&С2
Адресные операторы
Адресные операторы используются при указании ссылок на ячейки
таблицы. Напомним, что прямоугольные диапазоны ячеек обозначаются с
помощью двоеточия, например, A3:F7 или JJ12:JN17 и т.д. Когда в ссылке
нужно объединить два диапазона ячеек, то диапазоны записываются через
запятую,
например,
A3:F7,B6:K13.
Таким
образом,
выражение
=СУММ(A3:F7,B6:K13,С5) означает суммирование ячеек прямоугольных
диапазонов A3:F7 и B6:K13, а также ячейки С5.
Двоеточие и запятая, используемые при записи ссылок на ячейки, как раз
и являются адресными операторами. Еще один адресный оператор в Excel это пробел. С помощью пробела можно ссылаться на область пересечения
двух диапазонов. Например, запись =СУММ (Fl:F8_F5:F13) будет означать
суммирование ячеек от F5 до F8 (здесь символ _ обозначает пустой пробел, а
не подчеркивание).
Приоритет операторов
Если в формулу входят несколько операторов, то программа Excel определяет приоритет этих операторов и назначает соответствующую последовательность их выполнения. Приведем общий список операторов Excel в
порядке убывания их приоритета:
Адресные операторы ( : , <пробел> );
Отрицание (используется для указания отрицательных чисел: -1, -0,23 и
т.д.);
Процент ( % );
Возведение в степень ( ^ );
Умножение и деление ( * и /);
Сложение и вычитание ( + и - );
Объединение последовательностей символов ( & );
Операторы сравнения ( = , < , >, <=, >= , <> ).
Если в формулу входят операторы с одинаковым приоритетом,
например, операторы умножения и деления, то они исполняются в порядке
их следования слева направо. Чтобы изменить порядок выполнения
операторов, используются круглые скобки.
Копирование формул
Допустим, вам нужно ввести одну и ту же формулу в смежные ячейки. В
этом случае удобнее всего воспользоваться маркером заполнения. Активизируйте ячейку с исходной формулой и протащите маркер через ячейки, в
которые нужно скопировать формулу. В эти ячейки будут занесены копии
формул (с нужными адресами!), а содержимое ячеек будет сосчитано по
этим формулам.
Как
пример
рассмотрим
умножение
двух
диапазонов-столбцов.
Запишите в диапазоны А1:А6 и В1:В6 числа, а в ячейку С1 занесите
формулу
=А1*В1
Перетащите маркер заполнения из ячейки С1 в нижележащие ячейки
С2:С6. Результат умножения двух столбцов будет помещен в столбец С.
Относительные и абсолютные ссылки
Обсудим формы записи ссылок в формулах. Этот вопрос тесно связан с
принципами адресации ячеек в электронных таблицах Excel. До сих пор все
использовавшиеся нами ссылки являлись относительными ссылками, то есть
ссылками, в которых отсчет требуемых ячеек производится от текущей
ячейки. Например, если вы записали в ячейку A3 формулу =А1+А2 и
скопировали эту формулу в ячейку В5, то в итоге получите формулу
=ВЗ+В4. При использовании относительных ссылок данная исходная
формула представляется как операция, при которой нужно вычислить сумму
двух вышестоящих ячеек. Программа Excel использует относительные
ссылки по умолчанию.
Однако возможны случаи, когда изменение адреса в ссылках на ячейку
нежелательно, например, если в ячейку записан постоянный коэффициент,
используемый в формулах. Тогда устанавливают абсолютные ссылки,
которые не изменяются при копировании формулы. Абсолютные ссылки
отличаются от относительных наличием знака доллара $. Например,
рассматриваемая формула, записанная в абсолютных ссылках, будет
выглядеть как =$А$1 + $А$2, и эта формула не будет изменяться при
копировании или перемещении в любую ячейку.
Чтобы изменить относительную ссылку на абсолютную, не обязательно
вручную ставить знаки $. Это делается проще с помощью клавиши F4.
Введите
относительную
ссылку в
формулу,
а
затем
с
помощью
последовательных нажатий F4 выберите форму записи ссылки из ряда типа
А1 - $А$ 1 - А$ 1 - $А1.
Абсолютные ссылки вам часто будут встречаться в примерах при
изучении вопросов обработки данных в электронных таблицах (см. §§ 8 11).
Практикум. Операторы сравнения для чисел и
текста
Напомним, что при работе с формулами могут применяться операторы
сравнения, результатом действия которых являются значения: ИСТИНА и
ЛОЖЬ. Изучим детальнее использование этих операторов. Допустим, в
ячейки Al, A2 и A3 записаны числа 13, 16 и 19 соответственно (риc. 4.2, а),
а в ячейки диапазона В1:С4 введены различные формулы, в которых
присутствуют операторы сравнения (рис. 4.2, б). Чтобы отобразить все формулы, выполните команду Сервис - Параметры, откройте вкладку Вид,
установите флажок формулы и нажмите ОК
а
б
Риc. 4.2. Применение операторов сравнения к числовым значениям: а отображение значений; б - отображение формул
При записи формул данного примера учтены правила приоритета
операторов. Результатом введенных операций будут значения ИСТИНА или
ЛОЖЬ, появляющиеся в диапазоне В1:С4.
Операторы сравнения могут применяться для сравнения текста,
записанного в различные ячейки. При этом нужно учитывать, что оператор
«=» применяется в смысле совпадения или несовпадения текстов, а
операторы «<» и «>» - в смысле расположения «до» или «после» в
упорядоченном списке текстовых фрагментов. Иллюстрацией сказанному
может быть следующий пример, показанный на риc. 4.3. На левом рисунке
приведены введенные данные и результаты сравнения, на правом - формулы,
по которым выполнялось сравнение.
а
б
Риc. 4.3. Применение операторов сравнения к текстовым фрагментам: а отображение значений; б - отображение формул
Практикум. Построение таблицы умножения
Построим таблицу умножения целых чисел (рис. 4.4), пользуясь
средствами Excel.
Риc. 4.4. Фрагмент таблицы умножения
1. Введите в ячейку А1 заголовок «Таблица умножения» и отформатируйте
его нужным образом, подобрав шрифт заголовка.
2. Заполните с помощью инструмента Прогрессия ячейки столбца А (от
А2 до А10) цифрами 1, 2, ... 9.
3. Наберите в ячейке В2 символы *1= , и заполните этими символами ниже
стоящие ячейки, протянув маркер заполнения от ячейки В2 до ячейки
В10.
4. Введите в ячейку С2 формулу =А2*1. Щелкните по зеленой галочке в
строке формул или нажмите Enter.
5. Скопируйте эту формулу в нижнюю область столбца С, для чего
протяните маркер заполнения от ячейки С2 до ячейки С10. В результате
вы получите на листе блок умножения на 1.
6. Сделайте копию блока умножения на 1, которая будет заготовкой для
следующего блока умножения на 2. Для этого выделите диапазон А2 :
С10, наведите указатель на границу диапазона и, нажав клавишу Ctrl,
перетяните копию в новое положение Е2 :G10.
7. В полученной копии измените содержимое ячеек F2 и G2. В F2 запишите
*2 = , а в формуле ячейки G2 измените второй сомножитель с 1 на 2
(перейдите в строку формул и исправьте =Е2 * 1 на =Е2 * 2).
8. Выполните с помощью маркера заполнения две операции копирования.
Во-первых, скопируйте ячейку F2 в область F2 : F10 и, во-вторых,
протяните маркер от ячейки G2 до ячейки G10.
9. Теперь вы знаете, как получать один блок умножения из другого.
Создайте на листе электронной таблицы блоки, отвечающие умножению
на 3, 4 ... 9. Для этого при создании каждого блока действуйте
аналогично пунктам 6 - 8.
10.
Отрегулируйте ширину столбцов, чтобы привести таблицу к
аккуратному виду.
Ширину столбца проще всего изменить, наведя указатель мыши на
границу заголовка столбца и потянув границу в нужную сторону.
В результате выполнения этого задания вы освоите следующие приемы:
вычисление произведения, копирование с помощью маркера заполнения
формул и диапазонов ячеек, пересчет содержимого ячеек при изменении
аргументов, регулировку ширины столбцов в таблице.
Контрольные вопросы
1. Из каких компонентов может состоять запись формулы?
2. Как вводится формула в ЭТ?
3. Какие типы операторов в Excel вам известны?
4. Перечислите арифметические операторы и операторы сравнения.
5. Приведите пример использования текстового оператора.
6. Каково назначение адресных операторов?
7. Перечислите операторы Excel в порядке их приоритета.
8. Как выполнить копирование формулы?
9. Что такое относительные и абсолютные ссылки?
§ 5. Использование функций
Синтаксис функций
Формулы, вписываемые в ячейки электронных таблиц, могут включать в
себя функции. Программа Excel предлагает широкий набор встроенных
функций, которые существенно облегчают процесс обработки данных,
избавляют от длинных записей формул и снижают вероятность ошибок.
Рассмотрим, как должно выглядеть обращение к функции в Excel.
Запись функции начинается с указания имени функции, затем следует
список аргументов, заключенный в скобки. К примеру, функция нахождения
максимального значения среди аргументов число1, число2... имеет вид:
МАКС
(число!,
число2...)
Аргументы - это величины, которые используются для вычисления
значения
функции.
Результат
вычисления
функции
называется
возвращаемым значением.
Скобки, ограничивающие список аргументов, всегда должны быть
парными; пробелы перед скобками или после них не допускаются. Список
аргументов может состоять из чисел, ссылок, текста, массивов, логических
величин (Истина или Ложь), значений ошибок (например, #ДЕЛ/0).
Отдельные аргументы в списке должны быть разделены запятыми.
Некоторые функции могут иметь до 30 аргументов.
Аргументы могут принадлежать к различным ,типам. Например, список
аргументов, состоящий из чисел и ссылок, выглядит следующим образом:
СУММ(1,10,В2:В8)
Эта формула возвращает значение, равное сумме чисел 1, 10 и чисел в
ячейках от В2 до В8.
В Excel допускается вложение функций друг в друга, то есть использование значения, возвращаемого одной функцией, в качестве аргумента для
другой функции. Функция, которая является аргументом другой функции,
называется вложенной. Например, в записи
СУММ (А1:С5,МАКС (D1:E3) )
функция МАКС, которая возвращает максимальное значение в диапазоне
D1: ЕЗ, является вложенной.
Ввод функций
Функции вставляются в (формулы, а последние начинаются со знака =.
Если формулу начать с названия функции, то знак равенства будет
подставлен автоматически. Функция включается в формулу записью
«вручную» либо с помощью мастера функций, который упрощает ввод
функции.
Риc. 5.1. Диалог Мастер функций
Вызывается мастер через меню Вставка -Функция. Диалог Мастер
функций (рис.5.1) содержит два списка: Категория и Функция. В первом
списке нужно выбрать категорию, в которой находится интересующая вас
функция, а во втором - саму функцию. Всего в наборе Excel имеется 10
категорий
функций:
финансовые,
инженерные,
дата
и
время,
математические и другие. Кроме того, список категорий дополнен строкой
10 недавно использовавшихся, которая содержит список функций, чаще
всего использовавшихся в последнее время. Всего встроенных функций,
которые производят различные типы вычислений, насчитывается более 200.
В диалоге Мастер функций под списками находится строка описания
синтаксиса и дается комментарий о назначении выделенной функции. В
строке синтаксиса аргументы, выделенные полужирным шрифтом, являются
обязательными. Если обязательные для функции аргументы не будут
указаны, то ее невозможно будет ввести в ячейку.
Выбрав нужную функцию, щелкните по кнопке ОК, после чего
откроется следующее диалоговое окно мастера функций (риc. 5.2),
называемое палитрой формул. Аргументы можно вводить с клавиатуры, но
желательно при вводе ссылок использовать мышь, что ускорит процесс
ввода и гарантирует от ошибок.
Риc. 5.2. Палитра формул для случая функции СУММ
В случае ввода одинаковых или похожих функций в различные ячейки
воспользуйтесь
возможностями
копирования
в
Excel
(см.
пункт
«Копирование формул», § 4).
Простые примеры использования функций
Спектр возможностей Excel необычайно велик, но, пожалуй, ни один
пользователь в своей практике не обходится без операции суммирования.
Для выполнения суммирования Excel располагает целым рядом удобных
инструментов.
Автосуммирование
Допустим, вам нужно сложить числа, записанные в ячейки столбца А
(рис. 5.3, а). Опишем два самых простых способа суммирования.
Суммирование выделенных ячеек. Выделите ячейки, содержимое
которых нужно сложить (риc. 5.3, б), а затем щелкните по кнопке Σ
(Автосумма), расположенной на панели инструментов. Значение суммы
будет помещено в ячейку, которая находится под выделенным столбцом.
Аналогично можно провести суммирование выделенных ячеек в строке -
результат будет записан в ближайшую ячейку справа от выделенного
фрагмента строки.
Суммирование с автоматическим выделением слагаемых. Чтобы
просуммировать ячейки, вам не обязательно эти ячейки выделять программа может это сделать за вас. Вам достаточно лишь активизировать
ячейку, в которую хотите поместить сумму, и щелкнуть по кнопке Σ.
Программа занесет в текущую ячейку формулу (в данном случае
СУММ(А1:А5)) и выделить движущейся прерывистой линией те ячейки,
которые будут просуммированы (риc. 5.3, в). Нажмите Enter, и вы получите
результат в текущей ячейке.
а
б
в
Риc. 5.3. Суммирование с помощью кнопки Σ: а - исходные ячейки;
б - суммирование выделенных ячеек; в - суммирование без выделения
Суммирование с помощью функции СУММ
Выделите
ячейку,
в
которую
будет
помещена
сумма
ячеек,
расположенных выше или левее. Затем щелкните по кнопке «=» в строке
формул и в раскрывающемся списке функций выберите функцию СУММ. В
появившемся диалоге Палитра формул (риc. 5.2) будет указан диапазон
суммируемых ячеек и выведена сумма. Чтобы поместить сумму в целевую
ячейку, нажмите кнопку ОК. Отметим, что вы можете ввести функцию с
клавиатуры. Но использование палитры формул ускоряет саму операцию
ввода и уменьшает вероятность ошибки.
Вывод результата вычислений в строку состояния
Опишем наиболее простой и быстрый способ вычислений, при котором
не требуется вводить формулы в ячейки. Согласно этому способу результат
вычислений выводится в строку состояния без занесения его в какую-либо
ячейку (если строка состояния в вашем окне электронной таблицы
отсутствует, выполните команду меню Вид - Строка состояния).
В строке состояния может отображаться сумма выделенных ячеек,
среднее арифметическое, максимальное или минимальное из выделенных
значений и т.д. Для вывода результата в строку состояния выделите ячейки,
которые нужно обработать (протяните указатель мыши через эти ячейки
либо нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, «прощелкайте» нужные
ячейки). Прочтите результат суммирования ячеек в строке состояния,
который будет начинаться как Сумма=... (риc. 5.4).
Риc. 5.4. Строка состояния средства
Автовычисления и контекстное меню
Если после выделения ячеек щелкнуть по надписи Сумма=... правой
кнопкой мыши, появится меню (рис. 5.4). Из него можно выбрать одну из
операций: нахождение среднего, минимального и максимального значений,
подсчет количества чисел и количества значений.
По умолчанию в строке состояния отображается результат суммирования.
Изменить
выполняемую операцию можно, если в контекстном
меню строки состояния установить флажок Минимум, Максимум или
какой-либо другой. В строке состояния после этого появится запись
Минимум=... или Максимум=... и т.д.
Диагностика ошибок в формулах
Реакцией на неправильный ввод формул являются сообщения Excel об
ошибках, то есть значения в ячейках, начинающиеся со знака # . Приведем
список возможных значений ошибок.
##### - наиболее часто появляется у начинающих пользователей и
означает, что ширина ячейки недостаточна для размещения в ней числа,
даты или времени. Расширьте ячейку или измените формат числа.
#ИМЯ? - невозможность распознать используемое имя. Эта ошибка возникает, когда неправильно указано имя объекта или имеется ссылка на имя,
которое было удалено, когда неверно записана функция, когда при записи
адресов вместо латыни использована кириллица и т.д.
#ЗНАЧ! - попытка некорректного использования функции. Обычной
ошибкой является несоответствие данных установленному формату,
например, вместо числа или даты в аргументе стоит текст.
#ЧИСЛО! - появляется при неправильном представлении или использовании чисел. Возможно, в функции с числовым аргументом используется
аргумент нечислового формата либо в ячейку введена формула, возвращающая слишком большое значение по модулю (свыше 1037).
#ССЫЛКА! - означает неправильное употребление ссылок, имеющихся
в формуле. Возможно, что формула содержит ссылку на ячейку, которая уже
удалена, или ссылку на ячейку, в которую скопировано содержимое других
ячеек.
#ДЕЛ/0! - попытка деления на нуль. Такая ситуация чаще всего
возникает при использовании в качестве делителя ссылки на пустую ячейку
или ячейку, содержащую нулевое значение.
#ПУСТО! - значение ошибки, появляющееся при задании в ссылке
пустого множества ячеек. Возможно, что вы ошиблись в определении
пересечения двух диапазонов. Например, поставили в выражение типа
(АЗ:А6 C4:F7) вместо запятой пробел.
#Н/Д - сокращение от термина «неопределенные данные». Это
значение ошибки обычно специально вводят в ячейки, чтобы предотвратить
вычисления в этих ячейках (например, при отсутствии данных). Когда
необходимые данные появляются, их просто вводят в формулу.
Практикум. Вычисление даты
Рассмотрим пример вычисления содержимого ячейки с помощью
некоторой
функции,
которой
будет
встроенная
функция
ДАТА (год; месяц; день). Эта функция возвращает дату в заданном
формате по значению года, месяца и дня. Допустим, что в таблице, которую
вы составили, дата вычисляется, исходя из значений, записанных в
определенные ячейки. Пусть ячейки A1, B1, C1 имеют числовые значения
1999, 10, 30 соответственно, а дату нужно внести в ячейку А2 (риc. 5.5).
Риc. 5.5. Пример вычисления даты с помощью встроенной функции ДАТА
Последовательность ваших действий должна быть примерно такой:
1. Запишите в ячейки А1, В1, С1 числа, отвечающие году, числу и месяцу.
2. Активизируйте ячейку А2 и выполните команду Вставка - Функция.
3. Выберите в окне мастер функций категорию Дата и время, функцию
ДАТА и щелкните по кнопке ОК.
4. В появившейся палитре формул установите курсор в поле Год и щелкните
мышью по ячейке А1.
5. Переведите курсор в окошко Месяц и щелкните по ячейке В1.
Аналогично введите День из ячейки С1. В заключение нажмите кнопку
ОК, после чего в целевой ячейке появится результат вида 30.10.99.
Формат даты можно изменить. Для этого щелкните по ячейке А2,
выберите команду Формат — Ячейки и перейдите на вкладку Число. В
поле Тип вам нужно выбрать подходящий формат даты (30 окт 99,
Октябрь 1999 или какой-либо другой).
Контрольные вопросы
1. Каковы правила записи функции в Excel?
2. Что такое вложенная функция?
3. Как ввести функцию в формулу с помощью мастера функций?
4. Можно ли записать функцию вручную?
5. Перечислите простейшие способы вычисления суммы ячеек.
6. Значения каких функций можно вывести в строку состояния?
7. На какие категории делятся встроенные функции Excel?
8. Что такое значение ошибки? Какие бывают значения ошибок?
§ 6. Диаграммы и графики в Excel
Для наглядного представления данных, входящих в электронную
таблицу, служат диаграммы и графики. Они размещаются обычно на
рабочем листе и позволяют проводить сравнение данных, находить
закономерности. Excel предоставляет чрезвычайно широкие возможности в
построении всевозможных видов диаграмм (линейчатых и круговых,
кольцевых и лепестковых и т.д.).
Создание диаграмм с помощью мастера
Мы будем изучать построение диаграмм на примере двух таблиц. Эти
таблицы вам нужно предварительно набрать на отдельных листах рабочей
книги.
Пример 1. Ученики составили ответы на два теста IQ («коэффициент
интеллектуальности»), и каждый из них набрал количество баллов, показанное на риc. 6.1, а.
Пример 2. Ученики 9-А класса живут всего на пяти улицах. Количество
живущих на каждой из улиц приведено в таблице на риc. 6.1, б. Для
построения диаграмм в Excel предусмотрено несколько средств. Начнем с
мастера диаграмм, поскольку именно это средство позволяет проследить
этапы создания диаграммы. Построим диаграмму для таблицы результатов
тестирования, показанной на риc. 6.1,а.
а
б
Риc. 6.1. Исходные таблицы для построения диаграмм: а - Пример 1; б Пример 2

На рабочем листе выделите ячейки с данными, которые должны быть
отражены на диаграмме (А2 : С 8). В выделенный диапазон могут
попадать текстовые заголовки, но это не обязательно.

Щелкните по кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов либо
воспользуйтесь командой меню Вставка - Диаграмма.
Риc. 6.2. Диалог мастера диаграмм, шаг 1

В первом диалоге мастера (рис.6.2) следует выбрать тип и вид
диаграммы. Всего в Excel имеется 14 типов стандартных диаграмм
(вкладка Стандартные), а также 20 типов нестандартных диаграмм
(вкладка Нестандартные). Просмотреть будущую диаграмму можно,
щелкнув по кнопке Просмотр результата. По умолчанию установлен тип
Гистограмма, -согласитесь с этой установкой и нажмите кнопку Далее.

Во втором диалоге мастера на вкладке Диапазон данных будет указан
диапазон
ячеек
с
данными
для
построения
диаграммы.
При
необходимости подкорректируйте диапазон и щелкните по кнопке
Далее.

В третьем диалоге имеется шесть вкладок (рис.6.3), на которых можно
задать название диаграммы и подписи осей (вкладка Заголовки),
подписи значений (вкладка Подписи данных), вывод значений по осям
(вкладка Оси) и другие параметры. В рассматриваемом примере
наберите в текстовом поле Название диаграммы текст заголовка «Тесты
IQ-1 и IQ-2». Нажмите кнопку Далее.

В последнем, четвертом, диалоге мастера нужно задать размещение диаграммы (например, на отдельном листе). Установите переключатели
размещения в нужное положение. Если вы решили поместить диаграмму
на лист с исходной таблицей, можете ничего не указывать, а сразу
нажать кнопку Готово.
Рис. 6.3. Диалог мастера диаграмм, шаг 3
Получившаяся
в нашем
примере диаграмма будет
иметь
вид,
показанный на рис. 6.4, а. Положение диаграммы на листе можно
откорректировать
простым
перетаскиванием.
Размеры
изменяются перетаскиванием какого-либо граничного маркера.
диаграммы
а
б
Рис. 6.4. Примеры диаграмм:
а - гистограмма для таблицы на рис. 6.1, а;
б - круговая диаграмма для таблицы на рис. 6.1, б
Быстрый способ создания диаграмм
В Excel имеется средство для автоматического построения диаграмм. Вы
можете создать диаграмму буквально в две операции. Для этого выделите
нужный диапазон данных и нажмите клавишу Fl 1. При этом Excel на основе
выделенного диапазона создаст стандартный тип диаграммы и разместит
диаграмму на отдельном листе.
В качестве стандартного типа предлагается гистограмма. Если вы хотите
изменить стандартный тип (например, с гистограммы на круговую
диаграмму), щелкните по готовой диаграмме и войдите в меню Диаграмма Тип диаграммы. В появившемся диалоговом окне, аналогичном диалогу на
рис. 6.2, выберите в списке Тип позицию Круговая. Нажмите кнопку
Сделать стандартной и щелкните по кнопке ОК.
Теперь постройте быстрым способом круговую диаграмму для таблицы
на рис. 6.1, б. Выделите диапазон А2:В7 и нажмите клавишу F11. В результате на отдельном листе будет создана круговая диаграмма, которая
показывает относительное количество учеников, проживающих на той или
иной улице (рис. 6.4, б).
Построение графиков
Мастер диаграмм позволяет на основе табличных данных построить
график. Допустим, ученик составил таблицу роста своих спортивных
успехов в плавании (рис. 6.5). В этой таблице приведены данные за послед-
ние полгода: расстояние, которое он в среднем проплывал за одну
тренировку, и лучшее время на дистанции 100 м.
Рис. 6.5. Таблица спортивных результатов
Построим график среднего расстояния, проплываемого за одну
тренировку. Для этого будем придерживаться той же схемы действий, что и
при создании диаграммы (см. пункт «Создание диаграмм с помощью
мастера»), но с одним отличием: в первом диалоге мастера диаграмм (рис.
6.2) в списке Тип выберем позицию График. В результате получим график,
показанный на рис. 6.6.
Рис. 6.6. График объема тренировок для таблицы на рис. 6.5
Совмещение диаграммы с графиком
С помощью ЭТ Excel можно совместить диаграмму и график на одном
рисунке. Необходимость в этом возникает, когда нужно отобразить данные,
содержащие разнородную информацию (например, количество выпавших
осадков и среднесуточную температуру, объем продажи валюты и курс
валюты и т.д.). Рассмотрим построение такой комбинированной диаграммы
на примере уже рассмотренной нами таблицы (рис. 6.5). Представим в виде
диаграммы проплываемое расстояние за тренировку, а в виде графика лучшее время на дистанции 100 м (рис. 6.7).
Рис. 6.7. Пример комбинированной диаграммы
Чтобы получить диаграмму и график, которые показаны на этом
рисунке, действуйте следующим образом. • Выделите диапазон А2:С8,
который ляжет в основу диаграммы, и щелкните по кнопке Мастер диаграмм
либо выберите команду Вставка - Диаграмма.

В первом диалоге мастера откройте вкладку Нестандартные и выберите
тип График | Гистограмма2, который отвечает совмещению графика и
гистограммы. Щелкните по кнопке Далее.

Во втором диалоге мастера убедитесь, что диапазон данных выбран правильно и в качестве рядов данных взяты строки. Нажмите кнопку Далее.

На третьем шаге мастера на вкладке Заголовки задайте подписи осей: в
поле Ось Y (значений) введите текст «Расстояние за тренировку, м», а в
поле Вторая ось Y (значений) - текст «Время на дистанции 100 м, м:с».
Щелкните по кнопке Далее.

В четвертом диалоге мастера можете согласиться с размещением диаграммы на текущем листе, сразу щелкнув по кнопке Готово.
В настоящем параграфе мы рассмотрели три примера построения раз-
личных типов диаграмм и графиков. Если для ваших задач потребуются
иные типы и виды диаграмм, вы их без труда сможете построить, пользуясь
описанными приемами.
Упражнения
1. Заполните ячейки таблицы значениями дневной температуры за истекшую
неделю. Постройте на основе этих данных график.
2. Введите в ячейки таблицы количество девочек и количество мальчиков в
вашем классе. Постройте кольцевую диаграмму, которая показывала бы
соотношение девочек и мальчиков.
§ 7. Поддержка баз данных в ЭТ. Работа со
списками
Компоненты списков
Часто информацию об объектах удобно представлять в виде списков.
Список состоит из записей, причем каждая запись отвечает определенному
объекту, а свойства объекта отражаются в полях записи. В этом смысле
список аналогичен таблице, входящей в состав базы данных (см. главу 11,
посвященную базам данных).
В виде списка построен, например, телефонный справочник. В нем
записью является каждая отдельная строка, отвечающая конкретному
объекту - абоненту, а полями являются столбцы ФИО, Адрес, Телефон.
При работе в Excel записи формируются из строк электронной таблицы,
а поля - из столбцов. Поскольку списки размещаются на рабочем листе
Excel, структура листа накладывает естественные ограничения на будущие
списки: число полей не может превышать 256, а число записей - 65535
минус один. Последняя цифра обусловлена тем, что полное число строк на
листе равняется 216 - 1 (=65535), и первая строка обычно используется для
ввода имен полей.
Создание списка с помощью формы
Перед тем как приступить непосредственно к созданию списка, нужно
хорошо представить себе состав полей, из которых будет состоять список, и
каков
будет
формат
данных.
Допустим,
вас
интересует
список
компьютерных игр, имеющихся в продаже в электронном магазине (рис.
7.1). Рассмотрим, как создается этот или подобный ему список в ЭТ Excel.
Рис. 7.1. Список компьютерных игр
Данные списка можно вводить непосредственно в рабочий лист,
заполняя соответствующие ячейки. Но есть более простой и удобный способ
- это ввод данных с помощью формы. Форма представляет собой диалоговое
окно для создания и редактирования записей (рис. 7.2). Опишем кратко
схему ввода данных с помощью формы.
Укажите в списке ячейку, начиная с которой будут добавляться в список
новые записи.
Выберите команду Данные - Форма и в открывшемся диалоге (рис. 7.2)
щелкните по кнопке Добавить.
• В пустые поля формы введите данные новой записи. Для перехода к
следующему полю пользуйтесь клавишей Tab или щелчком мышью, а для
перехода к предыдущему полю - Shift+Tab.
• Отменить добавление записи можно щелчком по кнопке Вернуть.
После этого вы вернетесь к предыдущей введенной записи.
• Заполнив необходимые текстовые поля, нажмите Enter или щелкните
по кнопке Добавить. После этого запись будет внесена в список, а поля
будут очищены для набора следующей записи.
• Завершив ввод записей, закройте форму щелчком по кнопке Закрыть.
Если после создания списка вы обнаружили в нем ошибочную запись, то
ее можно удалить обычными средствами (например, выделить запись и
нажать Delete). Для удаления можете также воспользоваться формой (кнопка
Удалить). В последнем случае запись удаляется окончательно, то есть
удаление, выполненное с помощью формы, отменить нельзя.
Поиск данных
Поиск с помощью формы данных
Самым простым способом поиска информации в списках Excel является
использование формы данных. Чаще всего требуется найти определенные
записи в списках.
Щелкните по любой ячейке списка и вызовите команду меню Данные Форма,. В появившемся окне формы (рис. 7.2) нажмите кнопку Критерии, а
в следующем диалоге введите в нужные поля признаки, по которым должен
производиться поиск (рис. 7.3). Например, если поиск ведется по значениям
в текстовом поле, наберите первые символы, которые однозначно
определяют искомые данные. Если вы вводите данные в несколько полей, то
поиск ведется по нескольким критериям. Часто достаточно ввести в поле
несколько первых букв. Не имеет значения, какими буквами - строчными
или прописными - введена информация в поле.
Рис. 7.2. Форма для создания и редактирования записей
Рис. 7.3. Задание критериев поиска
В диалоге на рис. 7.3 введены условия поиска нужных игр: жанр Sport и
цена менее $25. Для просмотра найденных записей нажмите кнопку Далее=
- откроется предыдущее окно формы, и в нем будут отображены значения
полей записи. Для просмотра всех отобранных записей пользуйтесь
кнопками Далее и Назад.
Поиск значений и формул
В процедуре поиска с помощью формы данных поиск ведется по
заданным полям (столбцам). Однако если вас интересует поиск по всему
рабочему листу какого-либо конкретного значения или формулы, то лучше
воспользоваться процедурой поиска из меню Правка. Выберите команду
Правка - Найти (или нажмите клавиши Ctrl+F). В открывшемся диалоге
Найти (рис. 7.4) в поле Что наберите фрагмент содержимого ячейки. Затем
щелкните по кнопке Найти далее. Если поиск оказался успешным, будет
активизирована ячейка, содержащая указанный вами фрагмент. Закройте
диалог поиска щелчком по кнопке Закрыть.
Рис. 7.4. Поиск с помощью диалога Найти
По умолчанию поиск ведется по строкам. Вы можете изменить схему
поиска, задав в диалоге Найти поиск по столбцам. Можете также уточнить,
какого рода данные вы ищете: значения или формулы.
Контрольные вопросы
1. Что такое список в электронной таблице?
2. Из каких элементов состоят списки?
3. Как создать список с помощью формы?
4. Опишите процедуру поиска записей с помощью формы.
5. Как выполнить поиск данных на всем рабочем листе?
Упражнения
1. Создайте с помощью формы список компьютерных игр (рис. 7.1). Он вам
понадобится для упражнений данного и последующего параграфов.
2. В созданном списке игр выполните поиск позиций с ценой $20; с
наименованиями, начинающимися на букву «А»; и жанра Adventure.
3. Найдите с помощью общего средства поиска (диалог Найти) сочетания
символов «тер», «sim», «20».
§ 8. Упорядочение и фильтрация данных
Упорядочение данных
Данные могут вводиться в список в произвольном порядке, однако
последующую работу со списком удобнее выполнять, когда записи в нем
упорядочены. Упорядочение данных в электронных таблицах производится
путем операций сортировки.
Сортировка - это изменение относительного положения данных в списке
в соответствии со значением или с типом данных.
Данные обычно сортируются по алфавиту, по численному значению или
по дате. Опишем порядок сортировки, принятый в Excel. Числа сортируются
в порядке возрастания: от наименьшего отрицательного до наибольшего
положительного числа. При сортировке текста производится сравнение
содержимого ячеек по символам слева направо. Например, слово «зоология»
будет помещено после слова «золото». Регистр символов при сортировке не
учитывается.
В тексте, кроме букв, могут использоваться цифры и другие символы.
Упорядоченная последовательность всех возможных символов, которая
принята в Excel при сортировке, следующая:
(пробел)!«#$%&()*,
./:;?@[\]А_^{|}
~
+
<
=
>0123456789ABCDEFGHIJKLMNO PQRSTUVWXYZABBrflEEe2C3MI (укр.
) I Й К Л МНОПРСТУФХЦЧШЩЪЫЬЭЮЯ
Сортировка по одному параметру
Для сортировки таблицы щелкните по любой ее непустой ячейке и
нажмите одну из кнопок на панели инструментов:

кнопку
- сортировка по возрастанию либо

кнопку
- сортировка по убыванию.
При этом будет проведена сортировка сплошной части таблицы, не
имеющей пустых строк или столбцов. Строки будут переставляться
целиком. Заголовки (подписи) столбцов в процесс сортировки по умолчанию
не попадают. Сортировка осуществляется по крайнему левому полю (в
данном случае – по столбцу А).
Возможна сортировка не всего списка, а только его части. Для этого
нужно выделить диапазон данных и применить команду Данные Сортировка. Имейте в виду, что в случае выделения неполных строк
сортировка может привести к совершенно неправильным результатам,
поскольку при сортировке будут переставлены фрагменты строк. Если
такого результата заранее не предвидеть, то ваши таблицы превратятся в
бесполезный набор данных.
Если сортировка оказалась неудачной, можете ее сразу отменить,
щелкнув по кнопке Отменить на панели инструментов либо нажав клавиши
Ctrl+Z.
Сортировка по нескольким параметрам
Если в списке имеется несколько столбцов, вы можете провести
последовательную сортировку. Сортировку удобнее всего задавать в такой
последовательности, которая отвечает лучшему восприятию информации,
представленной в таблице.
Рассмотрим в качестве примера сортировку списка на рис. 7.1.
Выполним сначала сортировку по жанру игр, а затем по наименованиям.
Рис. 8.1. Диалог Сортировка диапазона
Щелкните по таблице и войдите в меню Данные - Сортировка. В открывшемся диалоге Сортировка диапазона (рис. 8.1) задайте столбцы для
сортировки:
Жанр - в поле Сортировать по;
Наименование - в поле Затем по.
Нажмите кнопку ОК, и в результате вы получите список, упорядоченный
по жанру игр и по наименованиям (рис. 8.2).
Рис. 8.2. Список игр после сортировки по жанру и наименованию
Фильтрация данных. Автофильтр
Одной из наиболее распространенных операций над списками является
отбор записей, или, другими словами, фильтрация.
Фильтрация представляет собой выделение определенных записей,
которые удовлетворяют заданным критериям.
Результатом фильтрации является создание списка из отфильтрованных
записей. В Excel предусмотрены два режима фильтрации: Автофильтр и
Расширенный фильтр.
Рассмотрим наиболее простой режим фильтрации - Автофильтр на
примере таблицы, показанной на рис. 7.1. Щелкните по произвольной ячейке
списка, который подлежит фильтрации, и выполните команду меню Данные
-Фильтр - Автофильтр. Справа от названия каждого столбца появится
кнопка с раскрывающимся списком (рис. 8.3).
Рис. 8.3. Применение автофильтра
Список кнопки открывают позиции Все, (Первые 10...), (Условие...), затем следуют элементы столбца, расположенные в алфавитном порядке. Про
крутив список, вы можете выбрать необходимый вам критерий. Сразу после
этого на экране останутся лишь записи, прошедшие фильтрацию, а
остальные записи будут скрыты. Заголовки отфильтрованных строк окрашены в синий цвет. Вы можете продолжить фильтрацию, указывая в
списках других столбцов необходимые элементы, а можете вернуться к
исходному виду таблицы, отметив в списке пункт Все. Для полной отмены
процедуры фильтрации нужно войти в меню Данные - Фильтр и убрать
галочку с команды Автофильтр.
Пользовательский автофильтр
Заметим, что в раскрывающемся списке автофильтра (рис. 8.3) имеется
позиция Условие. Она позволяет задать точные критерии для фильтрации.
Допустим, вы хотите из приведенного списка отобрать те игры, цена
которых не превышает $40. Для этого в раскрывающемся списке Цена
отметьте пункт Условие, затем в диалоге Пользовательский автофильтр
задайте требуемое условие, как показано на рис. 8.4. Вообще в данном
диалоге возможно задание двух условий, записанных через операторы сравнения равно, не равно, больше... и объединенных логическим И либо ИЛИ.
Рис. 8.4. Задание пользовательского автофильтра
Для текстовых полей, помимо условий типа равно, больше и др.,
возможны критерии выбора: Начинается (не начинается) с заданного
текста, Заканчивается (не заканчивается) заданным текстом и Содержит
(не содержит) заданный текст.
Расширенный фильтр
В меню Данные - Фильтр есть полезная опция Расширенный фильтр,
которая позволяет оформить критерий для фильтрации в виде таблицы и
вывести отфильтрованные записи в любой диапазон рабочего листа.
Порядок работы с расширенным фильтром следующий.

Сначала нужно создать таблицу-критерий. Для этого в строку под исходной таблицей, пропустив несколько строк, скопируйте названия всех
столбцов. Строкой ниже под названиями введите с клавиатуры критерии
отбора (рис. 8.5). В качестве критериев могут выступать текстовые записи, совпадающие со значениями ячеек (для столбцов с текстом), либо
числа или условия, содержащие операторы сравнения (для столбцов с
числами). Таблица-критерий может размещаться, вообще говоря, в
любом месте листа, но удобнее ее помещать под исходной таблицей.
Рис. 8.5. Применение расширенного фильтра

Активизируйте любую ячейку исходной таблицы и выполните команду
Данные - Фильтр - Расширенный фильтр.
Рис. 8.6. Задание параметров расширенного фильтра

В появившемся диалоге Расширенный фильтр (рис. 8.6) задайте следующие параметры. В поле Исходный диапазон введите диапазон фильтруемой
таблицы
(программа
обычно
сама
его
правильно
устанавливает). В поле Диапазон условий задайте диапазон таблицыкритерия
(в
данном
случае
$А$22:$С$23).
Процедура
задания
диапазонов проста. Щелкните по кнопке справа от поля ввода и затем на
рабочем листе выделите мышью требуемый диапазон. После этого
повторно щелкните по кнопке справа от поля ввода, и вы вернетесь в
диалог Расширенный фильтр. Результат фильтрации по умолчанию
будет размещен на месте исходной таблицы. Чтобы результат был
помещен в другом месте листа или рабочей книги, щелкните по
переключателю скопировать результат в другое место. Затем в поле
Поместить
результат
в
диапазон
задайте
ячейки
для
вставки
отфильтрованной таблицы (аналогично тому, как задавался Диапазон
условий).

Закройте диалог Расширенный фильтр щелчком по кнопке ОК. Если вы
правильно указали диапазон и критерии фильтрации, то на листе
появится результирующая таблица (строки 29-31 на рис. 8.5).
Отменить действие расширенного фильтра можно командой Данные -
Фильтр - Показать все. При этом вы вернетесь к состоянию таблицы до
фильтрации, но таблица-критерий будет присутствовать.
Упражнения
1. Выполните сортировку списка компьютерных игр (рис. 7.1) по цене в
порядке возрастания.
2. Отсортируйте список игр по двум параметрам: цене и наименованию.
3. С помощью автофильтра в списке компьютерных игр выделите игрыстратегии.
4. В списке игр установите пользовательский фильтр на цену: больше $10 и
меньше $20.
5. Установите расширенный фильтр для списка игр, выбрав в качестве
условий первую букву наименования «3» и цену <$15. Выполните два
варианта вывода отфильтрованных записей: в область исходной таблицы
и в другое место рабочего листа.
§ 9. Обработка таблиц
При создании таблиц нужно стремиться к тому, чтобы они были
наглядными и легко читаемыми чтобы упростить представление данных,
система Excel предлагает средство, называемое структурой таблицы.
Структура позволяет быстро найти в громоздких таблицах интересующие
вас данные. Благодаря структуре часть данных можно скрыть, но можно в
любой момент их снова вывести на экран. Обычно от скрытых частей
таблицы на экране остаются итоговые записи, называемые промежуточными
итогами.
Автоматическое создание структуры
Начните изучение материала данного параграфа с создания таблицыпримера (см. Практикум в конце параграфа). Эта таблица представляет
собой список продажи компьютерных игр в двух гипотетических магазинах
«Горизонт» и «Гейм». Список содержит два типа строк: названия полей и
записи продаж.
Чтобы создать структуру, щелкните по любой ячейке списка и выберите
команду меню Данные - Группа и структура - Создание структуры. После
этой команды в обрамлении рабочего листа появятся элементы структуры
(рис. 9.1).
Рис. 9.1. Элементы структуры
К элементам структуры относятся кнопки уровней детализации и кнопки
сворачивания или разворачивания структуры. Эти кнопки дублируют друг
друга. Если вы щелкните по кнопке уровня детализации 1 для столбцов или
по кнопке со значком минус, то перейдете к сокращенному виду таблицы, в
котором отсутствуют столбцы, отмеченные в структуре скобкой.
Удалить структуру и вернуть таблицу к прежнему виду можно командой
меню Данные-Группа и Структура-Удалить структуру.
Промежуточные итоги
Кроме создания структуры, возможна еще одна автоматически выполняемая процедура - это анализ записей на наличие повторяющихся
данных в столбце и подведение промежуточных итогов. Необходимым
условием автоматического подведения итогов является то, что список
должен быть отсортирован по какому-либо полю.
Допустим в таблице продаж (рис. 9.8) нас интересует объем проданного
товара в каждом из магазинов. Отсортируем список по полю, по которому
должны подводиться итоги, то есть по полю Магазин (на приведенном
рисунке показан уже отсортированный список). Далее выполним команду
меню Данные - Итоги, после чего будет выделена часть списка, которая
подлежит обработке, и появится диалог Промежуточные итоги (рис. 9.2).
Рис. 9.2. Диалог Промежуточные итоги
В списке При каждом изменении в... зададим поле, которое будет
служить признаком для подведения итогов, - это поле Магазин. Кстати,
поле Магазин в рассматриваемом примере будет автоматически определено
самой программой Excel. В раскрывающемся списке Операция будет
установлена по умолчанию функция Сумма (в иных случаях для подведения
итогов можно выбрать другую функцию, например, Произведение,
Среднее, Максимум и т.д.). В нижнем списке Добавить итоги по...
флажком будет отмечен столбец, для которого определяются итоги (в
данном случае - это Сумма). Установим также флажок напротив позиции
Продано и нажмем кнопку ОК. На рабочем листе появятся дополнительные
строки с промежуточными итогами (рис. 9.3).
Рис. 9.3. Список, содержащий промежуточные итоги
Слева от номеров строк расположены элементы структуры. Если вы
щелкнете по какой-либо кнопке сворачивания структуры, то вместо группы
останется только строка итога. Сворачивание всех групп данных в итоговые
строки произойдет при щелчке по кнопке уровня детализации 2 (рис. 9.4).
Если же щелкнуть по кнопке уровня 1, то останется одна итоговая запись.
Таблицы, получаемые таким образом, называются итоговыми отчетами.
Рис. 9.4. Итоговый отчет (уровень детализации 2)
Чтобы удалить промежуточные итоги и вернуться к исходному виду
списка, щелкните мышью по любой ячейке списка и выберите команду
Данные - Итоги. Затем в диалоге Промежуточные итоги (рис. 9.2) нажмите
кнопку Убрать все.
Консолидация данных
Структура
и
промежуточные
итоги
позволяют
выполнять
автоматическую обработку данных в пределах одного списка. Если же
необходимо обработать данные, расположенные в различных областях листа
или в различных рабочих книгах, удобно обратиться к процедуре
консолидации*. При консолидации можно выполнять те же операции над
данными,
что
и
при
подведении
промежуточных
итогов
(Сумма,
Произведение, Среднее и др.).
Обратимся снова к списку продажи игр в двух магазинах, но вместо
общего списка (рис. 9.8) сформируем два списки на отдельных рабочих
листах (рис. 9.5, а, б). Присвойте этим листам имена, например, названия
магазинов
«Гейм»
и
«Горизонт».
Нас
будут
интересовать
консолидированные данные -это общие итоги продажи в двух магазинах.
а
б
Рис. 9.5. Данные о продажах: а - магазин «Гейм»; б - магазин «Горизонт»
Для консолидации данных выполните следующие операции.

Создайте
отдельный
лист
для
консолидированных
данных
и
активизируйте верхнюю левую ячейку области, в которую будут
помещены эти данные (например, А1).

Термин консолидация образован от латинских слов: con - вместе, заодно
и solido - уплотняю, сращиваю. Консолидация обозначает объединение
или упрочнение чего-либо.

Выберите команду меню Данные - Консолидация и в открывшемся
диалоге Консолидация (рис. 9.6) в поле Функция задайте операцию для
подведения итогов. В нашем примере будет установлена по умолчанию
Сумма.

В поле Ссылка введите первую исходную область консолидируемых
данных (в данном примере - это диапазон для списка на рис. 9.5, а). Эту
область можно указать набором с клавиатуры, но проще задать ее
приемом выделения. Для этого щелкните по кнопке справа от поля
Ссылка, - диалог Консолидация свернется до размера однострочного
поля ввода, освобождая рабочую область листа. Обведите мышью
консолидируемые ячейки, включая названия столбцов, и щелкните по
кнопке справа от поля ввода. В результате в поле Ссылка диалога
Консолидация появится запись-ссылка (в ней указано имя листа, а затем
через знак «!» - абсолютные адреса ячеек диапазона). Нажмите кнопку
Добавить.

Аналогично задайте вторую область исходных данных, которая
размещается на листе «Горизонт» (рис. 9.5, б). Поскольку диапазоны
ячеек на двух листах расположены одинаково, выделять диапазон на
втором листе не нужно. Достаточно перейти на лист «Горизонт», а затем
при возвращении в диалог Консолидация щелкнуть по кнопке Добавить.

Для определения имен консолидируемых данных установите флажок
значения левого столбца (рис. 9.6).
Рис. 9.6. Диалог Консолидация

Установите флажок Создавать связи с исходными данными. Тогда
данные в консолидированной таблице будут обновляться при изменении
исходных данных.

В завершение нажмите кнопку ОК.
Рис. 9.7. Таблица консолидированных данных
На указанном вами рабочем листе будет отображена таблица с
консолидированными
данными
(рис.
9.7).
Эта
таблица
будет
структурирована и в ней появится дополнительный столбец В с названием
рабочей книги (в данном случае "Консолидация"). Если щелкнуть по какойлибо из кнопок разворачивания структуры (кнопки «+»), появятся дополнительные строки, отображающие исходные данные для каждого из
магазинов (рис. 9.7).
Отметим, что после операции консолидации таблиц, показанных на (рис.
9.5), в итоговой таблице останется столбец с ценами компьютерных игр.
Поскольку суммирование цен не имеет смысла, этот столбец нужно удалить
отдельной командой (Правка - Удалить).
Убедитесь в наличии связи с исходными данными. Для этого перейдите
на лист магазина «Гейм» или «Горизонт» и измените какие-либо числа в
столбце Продано. Затем вернитесь на лист с консолидированными данными
- вы увидите, что итоговые данные обновились.
Практикум. Таблица продажи компьютерных игр
Для иллюстрации процедур обработки данных в ЭТ нам понадобится
таблица-пример. Обратимся к списку, который вы создавали ранее, изучая
процессы упорядочения и фильтрации (рис. 7.1). На основе этого списка
создадим новую таблицу продажи компьютерных игр в магазинах
«Горизонт» и «Гейм» (рис. 9.8).
Создайте в рабочей книге новый лист, которому присвойте имя
«Продажа». Затем выполните следующее.
Скопируйте всю таблицу игр (рис. 7.1) на новый лист, пользуясь
буфером обмена (см. § 49).
Удалите столбец Жанр и добавьте столбцы: Магазин, Продано и Сумма
(см. пункты «Удаление ячеек, строк и столбцов» и «Вставка строк и
столбцов», § 49). Уменьшите размер списка, удалив некоторые строки. В
нашем примере оставлено лишь 6 позиций (Атлантида 2,...Космические
войны), показанных на рис. 9.8.
Скопируйте строки 2-7 в строки 8-13. Введите названия магазинов в
ячейки А2 и А8 и скопируйте их в нижележащие ячейки путем
перетаскивания
маркера
заполнения
(см.
пункт
«Перемещение
и
копирование данных», § 49).
Заполните столбец Продано числами, а в ячейку Е2 столбца Сумма
введите формулу =C2*D2. Скопируйте эту формулу в нижележащие ячейки
столбца с помощью маркера заполнения.
Рис. 9.8. Таблица продажи игр в магазинах «Гейм» и «Горизонт»
В результате вы получите таблицу, имеющую вид как на рис. 9.8. В ней
столбец Сумма является произведением столбцов Цена и Продано.
Контрольные вопросы
1. Что такое структура списка?
2. Как создать структуру? Какие элементы имеет структура?
3. Как выполнить подведение промежуточных итогов?
4. Как удалить промежуточные итоги?
5. Что понимается под консолидацией данных?
6. Чем консолидация отличается от создания промежуточных итогов?
7. Как выполнить консолидацию данных из нескольких таблиц?
§ 10. Сводные таблицы
В Excel имеется чрезвычайно полезное средство анализа и обработки
данных – это сводные таблицы. С помощью сводных таблиц можно быстро
и без труда обобщать большие объемы данных. В результате громоздкие
списки могут быть представлены в обозримом и удобном виде.
Что такое сводная таблица?
К
созданию
сводной
таблицы
лучше
всего
прибегнуть,
когда
реорганизация полей большого списка позволила бы иначе взглянуть на те
или иные данные. Рассмотрим отчет о продаже компьютерных игр в
магазинах «Гейм» и «Горизонт» (рис. 10.1). Сравнительно со списком на
рис. 9.8 этот отчет дополнен новыми позициями.
Допустим, вы хотите выяснить, каков объем продажи компьютерных игр
различного жанра в каждом из магазинов. Чтобы получить интересующий
вас результат, нет нужды из исходной таблицы вручную делать какие-либо
выборки. Программа Excel в состоянии сама построить таблицу в нужных
координатах по заданному вами макету. Такая таблица называется сводной
таблицей, и в рассматриваемом примере она имеет вид, показанный на рис.
10.2. Строки этой таблицы для магазинов «Гейм» и «Горизонт» как раз и
дают сумму проданных игр каждого жанра.
Отчет сводной таблицы является интерактивным, то есть пользователь
может изменять объем выводимых данных. Выполняется это с помощью
кнопок рядом с названиями строк и столбцов, за которыми закреплены
раскрывающиеся списки, определяющие представление отчета.
Рис. 10.1. Отчет о продаже в магазинах «Гейм» и «Горизонт»
Создание отчета сводной таблицы
Сводная таблица в Excel создается с помощью модуля мастера сводных
таблиц и диаграмм. Рассмотрим создание сводной таблицы, приведенной на
рис. 10.2.

Щелкните мышью по любой ячейке списка с исходными данными (рис.
10.1) и выберите команду меню Данные - Сводная таблица, после чего
появится первое диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм.

В
окне
мастера
определите
источник
данных,
для
чего
в
рассматриваемом примере установите переключатель В списке или базе
данных Microsoft Excel. Другой переключатель, Вид создаваемого
отчета, по умолчанию будет установлен в положение Сводная таблица.
Щелкните по кнопке Далее.

В следующем окне мастера вам будет предложено выделить диапазон
ячеек, содержащих исходные данные. Можете этого не делать,
поскольку в нашем примере автоматически будет выделена вся область,
занимаемая таблицей. Щелкните по кнопке Далее.
Рис. 10.2. Сводная таблица, в которой отображена сумма продажи игр
различного жанра в двух магазинах

В новом диалоге мастера (рис. 10.3) вам нужно определить место размещения сводной таблицы. По умолчанию предлагается поместить таблицу
на новый лист. Согласитесь с этим и щелкните по кнопке Макет.

В появившемся окне макетирования (рис. 10.4) необходимо задать структуру сводной таблицы. Макет таблицы разделен на четыре области:
Страница, Столбец, Строка и Данные. Справа от макета расположены
кнопки полей исходной таблицы (Магазин, Наименование и др.).
Кнопки, которые будут заголовками столбцов и строк сводной таблицы,
нужно переместить в соответствующие области макета. Перетащите
мышью кнопку Магазин в область Строка, кнопку Жанр - в область
Столбец, а кнопку Сумма - в область Данные. После задания макета
нажмите кнопку ОК, и вы вернетесь в диалог, показанный на рис. 10.3.

Щелкните по кнопке Готово для завершения конструирования сводной
таблицы.
Рис. 10.3. Диалог мастера сводных таблиц, шаг 3
Если вы сделали все правильно, у вас появится сводная таблица - такая,
как на рис. 10.2. В этой таблице данные полей обобщены в нижней строке и
в правом столбце Общий итог. В качестве итоговой функции использована
функция суммирования.
Сводная таблица, содержащая несколько страниц
Некоторые сводные таблицы можно представить в виде набора
однотипных таблиц - страниц. В качестве примера рассмотрим создание
подобной таблицы на основе списка продаж, приведенного на рис. 10.1. В
предыдущем пункте было описано построение сводной таблицы, состоящей
из одной страницы (рис. 10.2). Построим теперь сводную таблицу с этими
же данными как двухстраничную.
Щелкните по исходному списку и выполните все операции до этапа
макетирования, как описано в предыдущем пункте «Создание отчета
сводной таблицы». Но в окне макета (рис. 10.4) перетащите кнопку Магазин
в область Страница, кнопку Жанр - в область Строка, а кнопку Сумма - в
область Данные. В результате вы получите сводную таблицу, показанную на
рис. 10.5.
Та или иная страница («Гейм» или «Горизонт») раскрывается из списка
поля Магазин (рис. 10.6). Щелкните в этом списке по нужной позиции и
нажмите кнопку ОК. Выбор определенной страницы сводной таблицы
называется фильтрацией данных. Действительно, из всех данных сводной
таблицы отбираются только те, которые относятся к одной странице.
Рис. 10.4. Окно макетирования сводной таблицы
Сравните сводные таблицы на рис. 10.2, рис. 10.5 и вы увидите, что
одно-страничная и двухстраничная таблицы в наших примерах отображают
одни и те же данные, но эти данные представлены по-разному. Какое из этих
представлений удобнее, выбирайте сами.
а
б
Рис. 10.5. Сводная таблица: а - страница «Гейм»; б - страница «Горизонт»
Вы можете управлять отображением данных в сводной таблице с
помощью раскрывающихся списков типа, показанного на рис. 10.6. Такие
списки имеются для полей Жанр и Магазин. Раскройте список Жанр и
установите флажки напротив тех позиций (например, Action, Adventure,..),
которые должны отображаться в сводной таблице.
Рис. 10.6. Раскрывающий список поля Магазин
Контрольные вопросы
1. Что такое сводные таблицы и каково их назначение?
2. Как создать сводную таблицу?
3. Что собой представляет макет сводной таблицы?
4. В каких случаях целесообразно размещать сводную таблицу на
нескольких страницах?
5. Как управлять отображением данных в сводной таблице?