«Утверждаю» Директор «Утверждаю» Директор . Свод указаний

«Утверждаю»
Директор
«Утверждаю»
Директор
.
Свод указаний по организации работы в магазине.
00I.Открытие магазина.
II. Закрыт0ие магазина.
III. Приёмка товара.
IV. Кассовая документация и кассовая дисциплина.
V. Дисциплина персонала.
VI. Инвентаризация в магазине
VII. Действие при отключении света в магазине.
VIII. Требования к внешнему виду сотрудников в магазине.
IX.Бонусы поставщиков.
X. Выкладка товара.
XI. Требования безопасности по периметру магазина.
ХII. Перемещение товаров между магазинами.
ХIII. Контроль за наличием униформы.
ХIV. Работа супервайзера.
ХV. Взаимодействие администрации магазина с правоохранительными и
другими государственными органами.
ХVI. Взаимодействие Центрального Склада и региональных магазинов при
излишках и/или недостаче товара при приёмке товарно-материальных
ценностей.
ХVII. Информационная безопасность.
ХVIII. Дорожные персонала.
ХIХ. Возврат товара покупателем.
ХХ. Заявка товара поставщику.
ХХI. Обучение кассира и допуск к кассе.
ХХII. Получение обьяснительных и представление на наказание.
ХХIII. Категории работников.
ХХIV. Контроль за состоянием оборудования.
ХХV. Требования по чистоте.
ХХVI. Эксплуатация и уход за холодильным оборудованием.
ХХVII. Работа за компьютером в магазинах.
ХХVIII. Инструкция по приёмке и возрату товара между кулинарным цехом и
магазином(Для Тараза).
ХХIХ. Контроль прихода и расхода пакетов.
ХХХ. Правила табелирования.
XXXI. Правила приёмки товара с СВХ(инструкция водителя-экспедитора).
ХХХII. Правила приёмки и транспортировки груза повышенной сложности.
ХХХIII. Передача “информации”.
ХХХIV.
Учёт
товарно-материальных
ценностей
расписанный
в
процедурах(расписано бухгалтерией с акцентом для операторов).
ХХХV. Учет ТМЦ при внутреннем перемещении товара расписанный в
процедурах(расписано бухгалтерией с акцентом для операторов).
ХХХVI. Ведение учета ТМЦ при пересортице, свободных излишках и недостаче
товара(расписано бухгалтерией с акцентом для операторов).
ХХХVII. Ведение кассовой документации, учёт и контроль в магазинах.
ХХХVIII.Инструкция по созданию производств в производственном цехе.
ХХХIХ. Инструкция по обуслуживанию поломоечной машины(для магазинов у
которых уже есть поломоечная машина).
ХХХХ. Инструкция по учету оборудования в магазине (для заведующих магазинами,
заведующих складами и операторов).
ХХХХI. Учёт чек-пойнта в магазинах.
ХХХХII. Порядок действий при работе по безналичному расчёту.
ХХХХIII. Правила работы с антикражными системами защиты.
I.Открытие магазина.
1. Перед открытием магазина лицо открывающее магазин проверяет целостность
пломбы и плашки;
2. Лицо открывающее магазин вместе с охранником совершает обход магазина с
внешней стороны и проверяет целостность окон и дверей. Решёток и сеток, если
имеются;
3. После обхода магазина, лицо открывающее магазин дополнительно проверяет
целостность и соответствие пломбы и плашки;
4. Магазин открывается только должностным лицом имеющим право на открытие
магазина(завмаг, ст.продавец, пом.ст.продавца) в присутствии охранника и не менее
5-ти работников данного магазина. К моменту открытия магазина в 8:30 это должен
быть весь персонал магазина;
5. После того как дверь магазина открыта лицо открывающее магазин дожидается
срабатывания сигнализации и после этого при отсутствии претензий к охране
подписывает тетрадь приёма магазина у охранника;
6. После открытия магазина лицо открывающее магазин обходит магазин изнутри и
проверяет целостность окон и дверей магазина изнутри и проверяет целостность
пломб на дверях магазина поставленные изнутри;
7. Выключается лайт-бокс магазина.
II. Закрыт00ие магазина.
1. Закрытие магазина производится не ранее времени согласно графика работы
магазина(при графике работы магазина до 22:00, магазин до 22:00 должен быть
открыт для покупателей);
2. Перед закрытием магазина выключаются все электроприборы и оргтехника,
проверяются газовые затворы, водопроводные затворы, спускаются шторки
холодильников;
3. Пломбируются все двери, которые должны быть опломбированы изнутри;
4. Лицо закрывающее магазин, вместе с охранником обходит магазин изнутри, чтобы
исключить наличие посторонних лиц в магазине после закрытия. В это время
персонал ждёт во входной зоне;
5. В присутствии персонала магазина, лицо закрывающее магазин закрывает магазин,
пломбирует двери и ставит плашку;
6. Лицо закрывающее магазин включает сигнализацию;
7. В тетради охранника расписывается лицо закрывающее магазин и лицо забирающее
пломбир и указывает в тетради охранника свои координаты(сотка, домашний);
8. После закрытия магазина, персоналу выдаются дорожные;
9. Перед закрытием магазина лицо закрывающее магазин обязано проверить так же
включение лайт-бокса магазина.
III. Приёмка товара.
1. Товар принимают ответственные должностные лица(завмаг, ст.продавец,
пом.ст.продавца, приёмщик)- далее приёмщик;
2. Товар принимается по накладной поставщика;
3. Приёмщик загружает терминал с заявкой по автозаказу и данным терминалом
принимает товар. В случае, если товар привезён не по заявке — это сразу будет видно
по терминалу. Товар привезённый не по заявке принимать строго запрещено;
4. Разрешается принять товар несоответствующий заявке поставщика, только с устного
разрешения начальника торгового отдела С/О или письменного разрешения других
товароведов;
5. Категорически запрещается оставлять товар поставщика под надзор охранника. Рядом
с охранником обязательно должен быть один из работников адм.состава. Грубейшим
нарушением будет оставить товар без присмотра поставщику, любому другому
человеку не входящему в адм.состав магазина;
6. Штамп-доверенность должна хранится в комнате приёмщика, к которой доступ только
у ограниченного количества лиц. Если в магазине нет комнаты приёмщика, то штамп
довереность хранится у завмага в кабинете;
7. На ночь штамп-доверенность и журнал регистрации накладных хранится в комнате
завмага;
8. Журнал регистрации накладных должен быть пронумерован, прошнурован и скреплён
печатью компании(не штампом-доверенностью);
9. Возврат товара поставщику производится на основании доверенности выданной на
лицо забирающее возвращаемый товар и в обязательном порядке доверенность
регистрируется в журнале приёмки товара;
10. Доверенность выписывается на сумму или/и количество возвращаемого товара;
11. В доверенности поставщика на возврат обязательно должна быть печать и подпись
руководителя компании, а так же подпись лица которому выписали доверенность,
которой осуществляется возврат товара;
12. В доверенности должны быть указаны данные удостоверения личности(паспорта)
водителя. Доверенность выданная на основании данных водительских прав и иных
подтверждающих документов считается недействительной;
13. Вместе с доверенностью, поставщик должен предоставить минусовую счётфактуру(минусовую накладную);
14. Возврат товара поставщику и обмен товара поставщику, должен осуществляться
только в присутствии сотрудника охраны;
15. Обмен товара поставщику и возврат товара поставщику должен осуществляться
только приёмщиком товара. Категорически запрещается самостоятельно делать обмен
товара или возврат товара поставщику продавцу, кассиру или иному лицу не
являющемуся приёмщиком товара;
16. Принятый
товар
должен
передаваться
по
внутренней
накладной
супервайзерам(продавцам) по отделам;
17. Супервайзеры в отделах по накладной перепринимают товар в магазин и сообщают
завмагазином о соответствии товара накладной или недостаче;
18. Внутренние накладные по товарам остаются на хранении у супервайзера до
подведения окончательных итогов инвентаризации;
19. В каждом магазине должна существовать «внутренняя система контроля отдельных
позиций товара», когда один из работников закреплятся за конкретным товаром;
20. При внутренней системе контроля один из работников принимает определённый товар
по накладной и несёт отвественность за его сохранность в течение определённого
периода времени. Это может быть элитная вино-водочная продукция, которая
передаётся от продавца к продавцу и крупные товары возможные утечке через
кассовую зону, принимаемых старшим кассиром у завмагазином;
21. Для осуществления контроля по внутренней системе контроля товар должен
передаваться по накладной(если товар только принят) или по распечатанным остаткам
товара находящегося уже в продаже, с получением подписи принявшего товар лица и
хранения данного документа до передачи товара по следующему документу;
22. В данном документе должны быть отражены: запись «принял по накладной или по
распечатке остатков», подпись принявшего товар лица и полная фамилия с
инициалами.
IV. Кассовая документация и кассовая дисциплина.
1. Кассовая документация состоит из книги кассира-операциониста, тетради выручки,
тетради(листка) кассира;
2. Книга кассира-операциониста должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена
печатью налогового комитета; К книге кассира-операциониста в обязательном
порядке прикрепляется карточка кассового аппарата;
3. За месяц до окончания книги кассира-операциониста старший кассир(здесь и далее
под старшим кассиром подразумевается завмаг, ст.продавец, ст.кассир,
пом.ст.кассира) ставит в известность главного бухгалтера компании о необходимости
подготовки новой книги кассира-операциониста. Запрос должен делаться
электронным письмом на имя главного бухгалтера с копией для начальника отдела
управления персоналом;
4. Тетрадь выручки должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью
компании;
5. Тетрадь кассира(листок) должна иметь дату, запись о покупюрной сдаче денег,
подпись сдающего(кассир) и принимающего(ст.кассир) лица;
6. В кассовой документации категорически запрещается использовать замазку,
исправления должны делаться наглядным вычёркиванием;
7. В магазинах, где по штату предусмотрен старший кассир, чтобы не терять навыки
ведения центральной кассы, его замену на выходные дни осуществляет старший
продавец;
8. В магазинах, где по штату предусмотрен старший кассир, завмагазином один раз в
неделю должен снимать центральную кассу и убеждаться в соответствии сумм
указанных в документации с теми, что имеются в наличииПри этом в тетрадь выручки
завмагазином ставит свою подпись, дату и заверительную надпись «центральная касса
сверена, суммы соответствуют документации»;
9. В магазинах где по штату нет старшего кассира, завмагазином не менее одного дня в
неделю должен вести центральную кассу;
10. «Z» отчёты по кассам отправляют с информацией в офис, «X» отчёты хранятся в
магазине;
11. При снятии касс, в целях исключения снятия «Z» и «X» отчётов посторонними
лицами, ст.кассир обязательно должен обращать внимание на последовательность
нумерации «Z» и «X» отчётов;
12. Возврат чека осуществляется на основании чека покупателя(неверно пробитого чека)
и оформляется актом возврата. К акту возврата чека прикладывается чек покупателя,
чек возврата и отправляется в бухгалтерию компании;
13. Ст.кассир должен ежедневно сверять выручку компьютерных касс по факту и по
компьютеру. В случае расхождения ст.кассир должен запросить о причинах
расхождения у начальника информационного отдела;
14. Ст.кассир даёт каждому кассиру индивидуальный пароль, который каждый должен
хранить как предмет коммерческой тайны;
15. В случае разглашения пароля кассы, ст.кассир обязан поменять пароль на данной
кассе;
16. Кассирам запрещено сидя на кассе иметь при себе наличиные деньги;
17. Кассирам запрещено пробивать чек покупателя, не получив от него деньги;
18. При обнаружении фальшивой купюры кассиром до пробития чека, кассир требует от
покупателя предоставить другую купюру;
19. При обнаружении фальшивой купюры кассиром после пробития чека, недостачу в
кассе из за наличия фальшивой купюры возмещает сам кассир;
20. При обнаружении фальшивой купюры ст.касиром при снятии кассы у кассира,
недостачу в кассе из за наличия фальшивой купюры возмещает сам кассир;
21. При обнаружении фальшивой купюры ст.касиром при снятии кассы у кассиров, когда
выручка по кассам уже получена от двух и более кассиров или в центральной кассе,
недостачу в кассе из за наличия фальшивой купюры возмещает старший кассир;
22. Для своевременного обнаружения фальшивой купюры, ст.кассир при снятии кассы,
должен производить пересчёт денежных купюр получаемых от кассира под дектором
валют;
23. Кассирам нельзя работать на кассе другого кассира, а так же сдавать свою кассу
другому кассиру, без предварительного снятия «X» отчёта и выведения результатов
по излишкам/недостаче на данной кассе;
24. При излишках/недостаче на кассе превышающих сумму в 50 тенге, кассир пишет
обьяснительную на имя завмагазином;
25. Кассиру категорически запрещено вступать в словесную перепалку с покупателем;
26. При возникновении конфликтной ситуации с покупателем, кассир не должен
самостоятельно пытаться решить конфликт, а должен позвав ст.кассира молча
дожидаться урегулирования конфликта с покупателем;
27. При наличии на кассе большого количество денежной суммы, кассир в целях
недопущения ограбления, должен позвать ст.кассира и попросить снять крупные
купюры;
28. Всем должностным лицам имеющим доступ к информации о сумме выручки в
магазине, сроках снятия кассы, категорически запрещено разглашать эти сведения
посторонним лицам;
29. Старший кассир должен всегда проводить подсчёт инкассированных купюр держа
купюры под детектором валют, чтобы автоматически исключить вероятность
пропуска купюр в центральную кассу;
30. После обслуживания покупателя кассир должен дать покупателю чек от товара или
положить чек ему в пакет. Если покупатель не берёт чек, то нужно чек порвать;
31. При упаковке товара покупателя, с целью экономии расходных материалов компании,
необходимо упаковывать его товар в пакеты, соразмерно нагрузке на пакет, т.е
тяжелые товары в крепкие пакеты, лёгкие товары в менее крепкие пакеты;
32. Категорически запрещается передавать деньги с центральной кассы какому-либо
должностному лиц компании, без устного(по телефону) подтверждения генерального
директора компании, при этом лицо получившее деньги с центральной кассы
обязательно должно поставить свою полную роспись в тетради выручки, с указанием
цели получения денежных средств;
33. В тех случаях, когда звонят с банка обслуживающего нас в части проведения
инкассации и говорят, что инкассированная сумма несоответствует сумме указанной в
сопроводительных документах, либо среди инкассированных денег обнаружены
фальшивые купюры, то завмагазином должен соблюдать нижеследующий порядок
действий:
а) завмагазином в регионах, должен проехаться в банк и просмотреть видеозапись
инкассирования и самолично убедиться, в том что действительно имеются нарушения
в части инкассации. Т.е так как инкассаторы забирают только опломбированный
мешок с деньгами и не производят пересчёт ден.знаков, то в каждом банке инкассация
денежных средств проводится под видеозапись камер. По даным видеозаписи, в
которых в обязательном порядке должна указываться дата видеозаписи можно
проверить соответствие действительности указанной банком информации. После
того, как завмагазином в регионе убедится, что действительно имеются нарушения в
инкассировании, то не подписывая никаких документов завмагазином звонит в офис,
главному бухгалтеру компании или бухгалтеру-кассиру, для получения инструкций к
дальнейшим действиям;
б) завмагазином в Алматы звонит главному бухгалтеру компании или бухгалтерукассиру, для получения инструкций к дальнейшим действиям;
34. При подозрении в неправильности инкассирования денежных средств в центральной
кассе, завмагазином должен обеспечить пересчёт наличных денег в центральной кассе
и соответствие сумм по факту, суммам, указанным в документах;
35. Каждый кассир должен сидеть на кассе под своим именем. Категорически запрещено
сидеть на кассе не под своим именем. Ввод нового кассира в классификатор может
самостоятельно осуществлять завмагазином;
36. Выдачу заработной платы производит только завмагазином, в магазинах в которых по
штату предусмотрен ст.кассир выдачу заработной платы производит ст.кассир в
присутствии завмагазином;
37. В начале месяца завмагазином должен составить график ведения центральной кассы,
который должен быть подписан завмагазином, ст.продавцом, пом.ст.продавца. Форма
графика:
№
Дата
Ф.И.О.
Роспись
38. Удаление товара из непробитого чека может осуществлять только
административный работник магазина путём введения пароля. Количество лиц в
каждом магазине имеющее право удалять товар из чека должно быть не более 2-ух
человек(в маг №52 – 3 человека). Пароль для удаления товара из чека должен меняться
не менее 2-х раз в неделю;
39. Кассиру запрещено сидя на кассе разговаривать по сотовому телефону, общаться со
своими знакомыми и совершать другие действия идущие в ущерб выполнению
кассиром своих собственных должностных обязанностей;
40. Каждый понедельник в бухгалтерию должен отправляться “лист снятия касс”, в
котором указываются все недостачи, излишки бывшие на кассе, фамилии кассиров
допустивших наличие излишков и недостач. К листу сняти касс, должны бть
прикреплены степлером чеки пробитых излишков и недостач.
Образец листа снятия касс:
Лист сняти касс магазина №_______
Дата
Ф.И.О кассира
Результаты
снятия
излиш
Снимал кассу адм.работник
Ф.И.О.
недост
41. В тетради выручки должны быть указаны Ф.И.О лица которое ответственно за
ведение центральной кассы в этот день;
V. Дисциплина персонала.
1. Персонал магазина приходит на работу в 08:30 утра;
2. При приходе на работу весь персонал магазина фиксирует время своего прихода и
товары принесённые с собой, но имеющиеся в реализации нашего магазина;
3. Запись персонала в журнал прихода персонала производится под надзором охраны;
4. Ровно в 08:30 охранник подводит(рисует) линию, отграничивая всех, кто записался
позже;
5. После записи основного потока персонала, тетрадь записи персонала забирает
охранник и опоздавшие записываются только под его надзором;
6. Адм.работник магазина организовывает распределение персонала на обед;
7. В магазинах работающих до 22:00 основная часть персонала уходит домой в 21:00. В
магазине остаётся минимальное количество продавцов на несколько отделов;
8. Закуп персоналом продуктов для дома осуществляется у основного потока персонала
за час до закрытия магазина под контролем одного из адм.работников(так как не весь
персонал остаётся до закрытия магазина, а основная часть персонала уходит за час
раньше), у остальной части после закрытия магазина для покупателей;
9. Персонал выходит на перекур в чётко ограниченное время с 11:00 до 11:20, с 15:00 до
15:20, с 17:00 до 17:20 под контролем одного из адм.работников магазина. В
остальное время выход на перекур категорически запрещён;
10. Контроль выхода персонала на перекур обеспечивает охранник и зав.магазином;
11. Категорически запрещено налагать на персонал какие-либо денежные
взыскания без санкции отдела управления персоналом компании;
12. При дисциплинарном нарушении персонала завмагазином, ст.продавец, ст.кассир
берёт у нарушившего требования работника обьяснительную;
13. На основании обьяснительной, завмагазином отправляет в отдел управления
персоналом представление по электронной почте на наказание работника со своими
предложениями по наказанию. Обьяснительную хранит у себя;
14. Отсутствие контроля за сроками товара продавцами/кассирами, так же наказывается
по представлению зав.магазином на имя начальника отдела управления персоналом с
приложением запроса на списание с электронной накладной на сумму штрафа;
15. Завмагазином приходит на работу согласно графика утверждённого дирекцией.
Отступление от данного графика допускается, только с устного или письменного
разрешения начальника отдела управления персоналом;
16. Остальной адм.состав магазина от получаса до двух часов в день может
отпрашиваться у самого зав.магазином, кроме тех дней, когда завмагазином
находится на выходных;
17. Не запрещается персоналу с разрешения завмагазином пойти попить чай в рабочее
время с разрешения завмагазином;
18. В целях соблюдения беспрерывности работы магазина, категорически запрещено
адм.составу магазина, кассирам, продавцам одного отдела в полном составе пить чай
в одно и то же время. Т.е чай пить можно, но по очереди;
19. В каждом магазине в кабинете адм.состава на доступном месте должна быть “папка
обьяснительных”. Каждое утро, по истечении допустимых необходимых минут
опоздания по времени прихода персонала, с работников должны бть взяты
обьяснительные за опоздание и подшиты в “папку обьяснительных”. Менеджер ОУП
при проверке магазина осуществляет соблюдение данной нормы нижеследующим
образом:
а) проверяет количество реально находящихся на работе работников с количеством
работников записавшихся в тетради охранника;
б) после этого проверяет наличие обьяснительных с сотрудников, которые по тетради
охранника опоздали. Под опозданием понимается для магазина №9, 22, 23, 25, 52, 58,
60 – запись в журнале прихода/ухода персонала после 08:45 часов, по остальным
магазинам запись с 08:40. Те магазины в которых установлен график прихода на
работу к 13:00, опозданием будет запись после 13:10. Обьяснительные с опоздавших
должны быть взяты в течение 1,5 часов с момента опоздания. По тем обьяснительным
которые не достают менеджер ОУП берёт обьяснительную с адм.работников магазина
за недостаточный контроль прихода/ухода персонала. Данный период времени для
взятия обьяснительных(10-15 минут) указан для того, чтобы весь персонал мог
нормально записаться в журнале прихода и ухода и не обозначает того, что персонал
магазина должен приходить на работу опаздывая на указанные 10-15 минут;
в) в конце месяца завмагазином по всем обьяснительным собранным за месяц пишет
письмо в ОУП с предложениями по наказанию опоздавших работников.
VI. Инвентаризация в магазине.
ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ В МАГАЗИНАХ.
Сверка архива накладных:
1. Ежедневно после 19.00 (по окончании основной приемки) оператор распечатывает список
накладных за день;
2. Приемщик (ст.продавец) сверяет данный список со списком в журнале регистрации
накладных. Если есть расхождения, то приемщик ставит об этом в известность оператора.
После согласования с ним вносят исправления (либо в базу, либо в журнале);
3. Распечатанные списки накладных за все дни: собираются за весь месяц;
4. В конце месяца, перед инветаризацией, приемщик совместно с оператором перепроверяют
архив накладных за весь месяц.
Обеспечение терминалами:
Заведующий магазина за неделю созванивается с другими магазинами и договаривается о
том, какой магазин сколько терминалов может дать. В день инвентаризации с утра
пом.ст.продавца или супервайзеры заезжают в магазины, берут терминалы привозят в
магазин. Оператор ставит терминалы на зарядку, загружает с базы ( «Загрузить на отчет»).
Терминалы нумеруются. Составляется список с номерами терминалов и именами тех, кто
этим терминалом считает, и какой отдел считает. Например: терминал № 1 = Жанна
(пом.ст.продавца)=бытовая химия.
Подготовка базы данных к инвентаризации:
1.В день инвентаризации оператор готовит базу данных;
2.В архив накладных скидываются все временные накладные;
3. Возвраты (переделки) скидываются, впервую очередь, крупные (суммы, число
позиций). Распечатывается и делается пометка «Вытащить после отчета»;
4. Накладные поменьше (по сумме, по кол-ву позиций) не скидываются, но распечатываются
и на них делаются пометки «Добавить в отчет». Т.е. Данные с этих накладных учитываются
при подсчете и пересчете товара. Кол-во товара либо добавляется, либо отнимается;
5. Проверяются накладные на которые за период набивались «излишки» и «недостачи» (
«минуса»)Заходят в «контрагенты», задается период за который формируются «излишки».
Заходите в накладные «излишки», копируется все в Excell. Убирается все, оставляют только
суммы. Заходите в накладные «недостача», копируется все в Excell. Убирается все,
оставляют только суммы. В итоге должно получится: на одной странице два столбика сумм:
излишков и недостачи. Одинаковые суммы вычеркиваются (их можно при отчете не
учитывать);
6. На следующий день после отчета формирует свободные излишки.
Подготовка склада:
1. В течение месяца, склады поддерживаются в порядке, т.е. товар складируется по группам,
видам, баркодам;
2. Подготовку склада к инвентаризации производится за 2-3 дня до инвентаризации.
Супервайзеры отделов совместно с грузчиками наводят порядок на складе. Раскладывают
товар своего отдела по видам. Отсортировывают браки, убирают их в отдельное помещение
(рядом с кабинетом зав.магазина);
Подсчет склада:
Вариант 1: Вечером готовится товар на следующий день, для выноса в торговый зал. В день
инвентаризации, в начале рабочего дня в торговый зал со склада выносится товар с запасом
на целый день.В 14.00 на склад спускаются пом.ст.продавца и супервайзеры. С 14.00 вход на
склад для продавцов закрывается, вынос товара со склада запрещается. Подсчет начинается с
самого конца склада по направлению к выходу. В 19.00 после окончания приемки
ст.продавец и супервайзер м\о начинают подсчет накопителей (заморозка, молочная
продукция). После подсчета холодильники опечатываются (скотчем) и стоят с надписью «Не
трогать: подсчитано». После этого считается товар складируемый в других подсобных
помещениях (на лестницах и в зоне приемки);
Вариант 2 (для крупных магазинов, работающих до 24.00 ч.): Торговый зал заполняется с
утра и в течение дня по необходимости до 19.00 ч. В 19.00 ст.продавец, супервайзеры,
грузчики заходят на подсчет склада. В это же время супервайзер м/о и ст.приемщик
начинают считать накопители. Подсчитанные накопители опечатывают. Склады
заканчивают считать в 23.00-24.00 часов.
Подготовка торгового зала:
В день инвентаризации (утром) супервайзеры совместно с продавцами своего отдела
выносят со склада товар с запасом на целый день. В течении дня продавцы готовят полки к
инвентаризации: расставляют товар по брендам, по видам, по баркодам.
Подсчет торгового зала:
Вариант первый:
1. Продавцы считают каждый свой отдел. Во главе супервайзер отдела;
2. Кассовую зону считают кассиры и контролеры;
3. Адм.состав магазина (ст.продавец, пом.ст.продавца, приемщик) помогают считать в
отделах: бытовой химии, в\в , или в отделах, где мало продавцов (не вышли, заболели и т.д);
4. Терминалы в руках у супервайзеров, ст.продавца, пом.ст.продавца, опытных продавцов;
5. Полки считает сверху вниз, слева направо;
6. Продавцы которые заканчивают считать свой отдел, подходят к зав.магазину. Зав.магазина
распределяет их на помощь в непосчитанные отделы;
7. Для товара, который не сканируется в терминал, в магазине ведут тетрадь для его записи.
В тетради ставится дата инвентаризации. Супервайзеры записывают в нее наименование
товара, баркод и кол-во. Записи в данной тетради контролирует ст.продавец;
8. Хлебный отдел, сыпучий товар подсчитывают и заносят в распечатанную накладную колво товара.
Вариант второй:
1. Оператор распечатывает прайсы на все группы товаров;
2.Продавцы считают каждый свой отдел. Во главе супервайзер отдела;
3. Адм.состав магазина (ст.продавец, пом.ст.продавца, приемщик) помогают считать в
отделах: бытовой химии, в\в , или в отделах, где мало продавцов (не вышли, заболели и т.д);
4. Терминалы в руках у супервайзеров, ст.продавца, пом.ст.продавца, опытных продавцов;
5. Полки считает сверху вниз, слева направо;
6. Продавцы которые заканчивают считать свой отдел, подходят к зав.магазину. Зав.магазина
распределяет их на помощь в непосчитанные отделы;
7. Если товар не сканируется на терминал, то ст.группы ищет в прайсе этот товар и заносит
кол-во вручную. Если его нет и в прайсе, то записывают от руки в конце списка прайса
(наименование товара, баркод, кол-во).
Вариант третий:
Изменения в пункте 7: товар который не сканируется в терминал собирается в тележки,
потом набивается вручную. Как правило, весь товар в тележку не помещается (по 20-30
штук). В тележку кладется 1 шт. и на ней приклеивают маркерную ленту с кол-вом штук.
(Например: 30 банок огурцов. Данный вид не сканируется в терминал. В тележку кладут 1
банку огурцов на которой приклеен маркерный ценник, на нем написано 30 банок).
По
содержимому данной тележки оператор потом заносит данные по количеству в базу.
Занесение данных в базу:
1. Производится оператором путем выгрузки данных с терминала. (Терминал выгружается и
его вычеркивают из списка, таким образом исключается потеря терминала, его не
выгрузка и контролируется какая группа подсчитана и выгружена);
2.Оператор заносит данные вручную по товарам которые считали по прайсу, который не
сканировался на терминал (из тетради, из тележки);
3. Заведующий магазина перепроверяет достоверность внесенных данных.
Проверка остатков:
Вариант 1.
1. Все данные отчета копируются и переносятся в Excell;
2. Убираются позиции по которым результаты вышли ровно (по нулям);
3. Формируются списки по группам товаров;
4. Распечатываются. Разрезают списки по отделам. Список состоит из: наименование, бренд,
баркода, цены и кол-во (которого хватает или не хватает);
5. Списки по отделам отдают для пересчета;
6. Пересчитывают, в первую очередь, крупные количества излишков и недостач пересчитывает адм.состав;
7. Все остальное пересчитывают супервайзеры и опытные продавцы;
8. Данные пересчета по некоторым позициям, по указанию зав.магазина, перепроверяет
ст.продавец и пом.ст.продавца;
9 Если результаты пересчета подтверждаются, то вносятся изменения;
10. Перед внесением изменений, обязательно проверяется история товара (сколько пришло,
и сколько продано за период пересчета). Делается это для исключения таких случаев, когда
новый товар пришедший во время инвентаризации, после подсчета, во время пересчета,
перекрывает недостачу старого;
11.Основная задача оператора: как можно быстрее оприходовать и скинуть в архив
накладные по приходу нового товара;
12. После того как все возможные остатки пересчитаны, перепроверены, внесены
исправления в отчет. Оператор (зав.магазина) отчет закрывает.
Вариант 2.
1. Оператор занимается оприходыванием товара, поступающим в дни отчета. Его задача
правильно оприходовать и быстро скинуть в архив, т.к. это влияет на остатки и на их
проверку;
2. Зав.магазина работает над отчетом. Позиции, по которым вышел ровный результат, т.е.
сколько должно быть столько и есть, не трогают и не проверяют;
3. Проверяются позиции по которым вышли излишки или недостачи;
4. Пересчетом занимаются супервайзеры и опытные продавцы ( 5-6 человек);
5. Зав.магазина выписывает 2-3 позиции (не больше, чтоб продавец не запутался): баркод
(внутренний баркод) - наименование товара;
6. Список дается супервайзерам (опытным продавцам) для пересчета;
7.По результатам их пересчета зав.магазина вносит изменения, но по некоторым позициям
идут и перепроверяют ст.продавец, пом.ст.продавца. Когда правильность пересчета
подтверждается, зав.магазина вносит изменения;
8. По возможности, необходимо перепроверить остатки до прихода нового товара, чтоб
новый оприходованный товар не путал остатки;
9. После внесения и перепроверки корректив, заведующий магазина закрывает отчет.
Вариант 3.
1. Данные отчета копируются и переносятся в Excel;
2. Производят сортировку по колонкам «отпуск за нал», «тип товара», «баркод»;
3. Позиции в списки выстраиваются так, что сразу видно, где идет пересорт (Например: Сок
яблочный минус 5, сок вишневый плюс пять. Одна группа, одна цена);
4. Убираются позиции по которым результаты вышли ровно. (Не перепроверяются, т.к. идет
еженедельный контроль остатков);
5. Формируются списки по группам товаров. Распечатываются. Разрезают списки по
отделам. Список состоит из: баркода, названия товара, типа товара, цены и кол-во (которого
хватает или не хватает);
6. Пересчетом занимаются супервайзеры и опытные продавцы. Пересчитывают все подряд
по списку. Некоторые позиции по указанию зав.магазина перепроверяет ст.продавец или
пом.ст.продавца;
7. Если результаты пересчета подтверждаются, то вносятся изменения. Изменения по мелким
позициям вносит оператор;
8. Изменения по крупным позициям вносит зав.магазина;
9. Перед внесением изменений, обязательно проверяется по истории товара (сколько
пришло, сколько продано за период пересчета);
10. Потом заново формируется список, вычеркиваются те позиции, которые проверены и по
которым внесены изменения. Распечатывается остальное и опять дается на пересчет;
11. После того как все позиции пересчитаны и проверены, отчет закрывается.
Вариант 4 (крупные магазины):
1.Отчет делают зав.магазина и ведущий оператор;
2. Разбивают на две части. Например: если 16 000 наименований, зав.магазина берет от 1 до
5000 наименования ( определенные группы), оператор берет остальные. На следующий
отчет обязательно меняются (то, что в предыдущий отчет делал оператор, на следующим
берет зав.магазина и наоборот = для проверки правильности, вносимых изменений);
3. В базе формируют излишки и недостачи. Копируются и переносятся в Excell;
4. Задается сортировка «отпуск за нал»;
5. Убираются позиции по которым результаты вышли ровные;
6. Задается сортировка по «группе товара»;
7. Распечатываются списки по группам (бренд, наименование товара, баркод, кол-во
разницы) . В списках зав.магазина отмечает позиции, которые необходимо пересчитать;
8. Пересчетом занимаются супервайзеры и опытные продавцы;
9. По крупным кол-вам перепроверяет ст.продавец. Обязательно должны показать, где нашли
товар. Потом перепроверяется
рядом лежащий товар. Это позволяет исключить
возможность двойного подсчета одного товара. Например: во время инвентаризации вино
молдавское посчитали и записали вместе с французским (по баркоду французского).
Молдавское вино идет в недостачу. Его ищут и находят. Обязательно надо пересчитать и
французское вино;
10. Во время отчета нужно как можно чаще задавать функцию «пересчет остатков отчета»;
11. Перед внесением изменений обязательно заходят в историю товара и проверяют приход
и продажу, и с их учетом вносят изменения.Например: При инвентаризации выходит
остаток майонеза — 270 штук. Супервайзер перепроверяет остатки майонеза , приносит
кол-во 287 штук. В отчете набиваются излишки «плюс 17». При инвентаризации выходит
остаток сметаны — 26 штук. Супервайзер перепроверяет остатки сметаны, приносит
кол-во 20 штук. В отчет вносится недостача «минус 6 штук»;
12. Второй оператор занимается оприходыванием товара (быстро, правильно оприходовать и
скинуть в архив).
Сверка кассовых сумм:
1. На следующий день после подсчета ст.кассир высчитывают сумму сданных денег (по
тетради информации);
2. Сверяет правильность суммы с бухгалтером-кассиром по телефону;
3. Данные дает зав.магазина;
4. Для своевременного обнаружения фактов несохранения чеков: ст.кассир каждое утро
сверяет по компьютеру, в данных «выручка компьютерных касс» сумму выручки и сумму Z
отчетов. Выясняется причина разницы: округление, несохранение чеков.Вызываются
сотрудники информационного отдела для внесения изменений.
VII. Действие при отключении света в магазине.
1. При отключении света в магазине, завмагазином(любой другой адм.работник в его
отсутствии ) должен оповестить об этом дежурную часть офиса;
2. В первую очередь выясняется возможное время включения света;
3. Если включение света в ближайшее время не прогнозируется, то через дежурную
часть вызывается дежурный водитель и перевозит скоропортящиеся товары в другой
магазин, в котором есть свет;
4. В связи с отключением света, в качестве накладной будет использоваться лист бумаги
в двух экземплярах с написанием перечня передаваемых товаров с указанием
баркодов и подписями принимающего и передающего товар лица. Можно и создать
электронный вариант накладной в магазине, в котором есть свет;
5. Если включение света не предвидится до закрытия магазина, то к моменту закрытия
магазина персонал возвращается домой, магазин закрывается по всем установленным
правилам, а рядом с охранником до утра остаётся один из представителей адм.состава
магазина;
6. При отсутствии света в магазине, оставлять магазин без включенной сигнализации
только под надзор охранника категорически запрещается;
7. Если после закрытия магазина, при выключенном свете и надзоре охранника и одного
из адм.работников включится свет, то адм.работник включает сигнализацию(если она
в тамбуре) и уходит домой. Если сигнализация находится внутри магазина и её
включение требует открытия магазина, то адм.работник остаётся по прежнему в
тамбуре с охранником до утра.
VIII. Требования к внешнему виду сотрудников в магазине.
1. Все адм.работники(завмаг, ст.продавец, пом.ст.продавца, супервайзер) в магазине
должны одевать бэйдж на ленточке. В бэйдже должны указываться крупными
буквами «Должность», крупными буквами «Имя» и более мелкими фамилия и
отчество. Цветная фотография на бэйджике обязательна;
2. Охраннику ношение бэйджика на булавке с надписью «Сотрудник СБ» и крупными
буквами «Имя» обязательно;
3. Продавцам, кассирам ношение бэйджика на булавке с надписью «Продавец»,
«Кассир» и крупными буквами «Имя» обязательно;
4. Продавцы и кассиры должны опрятно выглядеть(собранные волосы, чистые руки и
униформа);
5. В качестве униформы может быть футболка с логотипом компании в тёплое время и
фартук в зимнее время;
6. В случае отсутствия снабжения униформой, кассиры придерживаются формы «белый
верх, чёрный низ»;
7. Продавцы х/о и гастраномии должны быть одеты в нарукавники, головной убор,
фартук;
8. Ответственный за соблюдение требований к внешнему виду сотрудников магазина
завмагазином и ст.продавец;
IX.Бонусы поставщиков.
1. Все бонусы от поставщиков в виде товаров, имеющихся в реализации нашего
магазина приходуются по нулевой цене и продаются через магазин;
2. Бонусы от поставщиков в виде товаров, схожих тем, что у нас есть в продаже, но
отсутствующие в класификаторе отправляются в офис;
3. Бонусы от поставщиков в виде футболок, холодильников, чайников, телевизоров и
прочего. Т.е предметы бытовой техники, подарочные наборы или униформа,
отправляется в офис;
4. Бонусы поставщиков в виде ручек, календарей, бокалов для столовой или
ложек/вилок могут самостоятельно использоваться для нужд магазина;
X. Выкладка товара.
1. Товар должен выкладываться в строгом соответствии с планограммой магазина;
2. Если нет товара поставщика, его место нужно временно заполнить идентичной
группой товаров другого поставщика имеющегося на складе;
3. Категорически запрещено при выкладке товара залезать на холодильники;
4. При выкладке товара верхние полки стеллажей загружать на всю их ширину не
разрешается, так как возможен перевес товара и падение стеллажа. Максимальную
загрузку товара по всей ширине полки допускается осуществлять только на самой
нижней полке;
5. Вставать на нижние полки и/или опираться всей массой тела на навесные полки
запрещено;
6. Административный состав не должен допускать наклеивание на оборудование скотча
и любых других буклетов поставщиков с клейкой основой;
7. Нельзя допускать катание на тележках и рохлях персонала магазина и покупателей.
XI. Требования безопасности по периметру магазина.
1. Окна магазина должны быть обклеены бумагой с надписью «Опечатано» и с
подписью завмага и датой записи;
2. Если окна магазина открываются настежь(в магазине жарко) то на окнах должна быть
сетка с мелкими проёмами, без возможности просунуть или выкинуть товар;
3. Все двери магазина выходящие наружу, перед уходом, должны быть закрыты на
замок и опломбированы;
4. Окна складских помещений должны быть закрыты решёткой.
ХII. Перемещение товаров между магазинами.
1. В случае перемещения товаров из одного магазина в другой, это перемещение товаров
должно быть согласовано с товароведом;
2. Товар, отправляемый из одного магазина в другой магазин, должен опечатываться,
при коробочной отправке и пломбироваться при отправке в мешках;
3. В случае перемещения товаров из одного магазина в другой, это перемещение товаров
должно быть документально зафиксировано. А именно, товар должен передаваться по
внутренней накладной;
4. Один экземпляр внутренней накладной остаётся в магазине, второй у водителя.
ХIII. Контроль за наличием униформы.
1. Офис компании обеспечивает сотрудников униформой;
2. Униформа передаётся в магазины по накладной и числится на остатке магазина, с
указанием стоимости каждой единицы униформы;
3. Остаток униформы в магазинах ведёт специалист отдела АХО;
4. После износа формы, завмагазином пишет запрос на имя специалиста АХО с
просьбой списать с остатков магазина изношенную форму;
5. В самом магазине завмагазином распределяет униформу между сотрудниками под
подпись;
6. При увольнении данный сотрудник сдаёт униформу зав.магазином и ставит подпись о
сдаче униформы;
7. В обходном листе сотрудника завмагазином должна ставить визу о том, что форма
сдана;
8. На обходном листе так же обязательно должна быть виза специалиста АХО;
9. В тех случаях, когда сотрудник не сдаёт форму и куда-то исчезает на долгий период
времени, завмагазином пишет запрос на имя специалиста отдела управления
персонала с просьбой удержать сумму возмещения за несданную униформу и пишет
запрос на имя специалиста АХО, с просьбой списать с остатков магазина единицу
униформы в связи с возмещением за счёт удержания с оклада за данного сотрудника;
10. Такое же представление завмаг пишет на имя специалиста АХО с просьбой списать с
остатков магазина утерянную форму, с приложением подтверждения удержания с
сотрудника денег за утерянную униформу;
11. Персонал должен соблюдать униформу предусмотренную компанией. Компания
проявляет терпимость в отношении религиозных воззрений сотрудников и, при
соблюдении униформы, завмагазином может согласовать с сотрудником его
замещение на время необходимое сотруднику для чтения намаза. Не запрещается
носить платок на голове, однако просьба компании, данный платок не должен быть
под тип хиджаба;
12. На основании запроса завмагазином бухгалтерия производит удержание с оклада
сотрудника за утерянную униформу, а специалист АХО списывает данную униформу
с остатков магазина;
13. При недостаче униформы при пересдаче магазина от однога завмагазином к другому,
ответственность за недостающую часть униформы несёт завмагазином.
ХIV. Работа супервайзера.
1. Супервайзер(старший отдела) в рамках своих обязанностей выполняет следующие
действия:
а)контролирует дисциплину продавцов своего отдела(выход на работу-табелирование,
выполнение своих обязанностей);
б) проверяет наличие и соответствие ценников в своём отделе;
в) обеспечивает вынос товара своего отдела в зал;
г) обеспечивает переприёмку товара принятого приёмщиками(завмаг, ст.продавец,
пом.ст.продавца);
д) корректирует автозаказ товара поставщиков. Порядок нижеследующий: оператор,
завмаг или ст.продавец дают распечатку автозаказа супервайзеру, который в зале
корректирует автозаявку. Свои коррективы супервайзер приносит завмагу, который
на основании черновой корректировки супервайзера, вносит окончательные
корректировки и даёт заявку поставщику. Суть привязки заявки к супервайзеру в том,
что супервайзер так научится делать заявку, черновую работу по заявке будет делать
супервайзер, завмаг же просто прокурирует грамотность заявки. В дальнейшем, когда
супервайзер в каждом отделе достаточно хорошо научится корректировать заявки,
завмагу будет достаточно потратить несколько минут на корректировку заявки;
е) проводит подготовку своего отдела к инвентаризации и является основным лицом,
которое ищёт недостачу и излишки своего отдела по итогам инвентаризации. Иногда
завмаг для проверки компетентности супервайзера в данном вопросе, может давать
супервайзерам на пересчёт остатки посчитанные предыдущим супервайзером;
ж) садится на кассу в случае нехватки кассиров;
з) работает с браками товара, просрочкой и обменом.
2. Категорически запрещается перекладывать ответственность за заявки на
супервайзера или на продавца. Ответственность за качественную заявку лежит на
завмагазином. Супервайзер выполняет только роль советчика по зявкам, который
проясняет некоторые нюансы, как должностное лицо конкретно курирующее данный
сектор.
3. У каждого супервайзера должен быть файловый скоросшиватель с подшитыми
внутри планограммами. На каждой планограмме должна быть указана дата выдачи
планограммы и подпись оператора. При проверка с офиса, каждый супервайзер
должен предоставить папку с планограммами и быть в состоянии обосновать
выкладку товара по планограммам;
4. Каждый супервайзер должен иметь папку с подшитыми накладными по
переприёмке товара от приёмщиков товара. Каждый супервайзер обязан перепринять
от приёмщика товара товар по 30-ти наиболее продаваемым позициям товара,
касательно его отдела.
ХV. Взаимодействие администрации магазина с правоохранительными и
другими государственными органами.
1. К правоохранительным органам в Республике Казахстан относятся милиция,
прокуратура, финансовая полиция, КНБ. А так же в данной инструкции мы относим
к правоохранительным органам и суды;
2. При взаимодействии с правоохранительными органами, таких как получение
повестки, устный вызов, запрос на написание обьяснительной, на сообщение какихлибо данных, по вопросам касающихся деятельности нашей компании, адм.состав
магазина не предпринимает никаких требуемых правоохранительными органами
действий до получения устной инструкций по порядку действий от дирекции
компании;
3. При проверке государственных органов наших магазинов у них должны быть
соответствующие документы на проверку. Документом обязательным при проверке
контролирующих государственных органов, является «предписание о назначении
проверки». На данном предписании должна быть печать органа выписавшего
предписание и штамп прокуратуры(точнее Центра Правовой Статистики и
Информации);
4. Если контролирующие государственные органы хотят изьять какой-либо товар то
данное изьятие должно быть санкционировано курирующим данный вопрос
сотрудником офиса компании. После получения санкции курирующего сотрудника
офиса компании, завмагазином передаёт оговоренные продукты по акту
выписываемом данным государственным органом;
5. Не требуется наличие на предписании штампа прокуратуры, при проверке
ветеринарного надзора. Согласно закону о ветеринарии, ветинспекция имеет право
проводить ежедневные проверки магазинов на предмет соблюдения закона. Срок
действия отчета испытаний 1 месяц, сертификата соответствия 1 год. Под проверку
подпадают охлажденные и замороженные товары животного происхождения не
прошедшие тепловую обработку: мясо, птица, рыба, яйца. В каждом из магазинов
обязательно наличие отдельной папки для документов на эту группу товаров;
6. При приезде проверяющих контролирующих органов, завмагазином не допускает
проверяющих к проверке, без предварительного согласования с соответствующим
сотрудником офиса, курирующем данный вопрос(ветнадзор — Марат Зиманов,
другие госорганы — Кайрат Каптаиров).
ХVI. Взаимодействие Центрального Склада и региональных магазинов при
излишках и/или недостаче товара при приёмке товарно-материальных
ценностей.
1.После приемки товара(магазин)сообщает о недостаче или излишках товара по
телефону не позднее следующего дня до 10:00 на Центральный Склад(Аксай). Далее
после передачи телефонограммы маг-н отправляет письмо по почте(телефонограмма)
на электронный адрес Центрального Склада, с копиями для службы безопасности
офиса и начальника торгового отдела и курирующему данный сектор товароведу;
2. ЦС(Аксай)регистрирует телефонограмму. Далее передает телефонограмму
Заведующему складом, он в свою очередь выясняет кто из кладавщиков-приемщиков
принял товар,а также дает задание кладовщикам проверить остатки на ЦС по данной
позиции которой нехватает;
3. СБ контролирует процесс передачи товара которого нехватает или излишки. В
случаи недостачи товара СБ выясняет виновного(например:приемщик) и составляет
акт удержание за недостачу;
4. Начальник торг.отдела утверждает удержание с виновных лиц;
5. В случае обнаружения излишков товара в магазине, товар будет оприходован как
товар фирмы ().
ХVII. Информационная безопасность.
1. Категорически запрещается работникам магазина выносить за пределы магазины
документы касающиеся деятельности магазина(кассовые тетради и книги кассираоперациониста, журнал регистрации накладных и накладные);
2. Администрация магазина должна принять все меры для исключения разглашения
сведений составляющих коммерческую тайну;
3. Коммерческую тайну составляет информация касающаяся кассовой дисциплины,
информация о выручке, данные о месте жительства и контактных телефонах
адм.состава магазинов, охранников и кассиров, информация о поставщиках и приёмке
товара;
4. Документация запрещённая к выносу из магазина без санкции дирекции — это
кассовая документация(тетради кассиров, тетрадь выручки, книга кассираоперациониста), журнал регистрации накладных, накладные и счета-фактуры;
5. Так же категорически запрещено выносить на каких-либо других
носителях(флэшка, диск, фото) данные относящие к каждодневной оперативной
работе магазина.
ХVIII. Дорожные персонала.
1. Компания выделяет дорожные средства для персонала остающегося до 22:00 и
23:00, так как в данное время количество маршрутных такси и автобусов ограничено;
2. Для контроля дорожных расходов в каждом магазине должна быть тетрадь выдачи
дорожных денег, в которой фиксируется сумма выданных денег и фамилия
написанная собственоручно получившего деньги лица;
3. Тетрадь выдачи дорожных денег должна быть пронумерована, прошнурована и
скреплена печатью фирмы;
4. Формат записи нижеследующий:
№ Дата
Сумма выданных денег
Фамилия лица получившего деньги.
1
100 тнг
Нарынова
2
...
3 Итог выдано:
4 300 тнг.
Фамилия лица выдавшего дорожные.
5. Не соблюдение данной формы тетради, является нарушением и влечёт
дисциплинарное взыскание на завмагазином(лицо его заменяющее);
6. Наличие данной тетради и её соблюдение проверяет отдел управления персоналом
и служба безопасности компании.
ХIХ. Возврат товара покупателем.
1. Покупатель осуществляет возврат товара в магазин только при наличии чека;
2. Однако, если завмагазином знает или сам кассир может подтвердить, что
действительно данный покупатель покупал у нас этот товар, то завмагазином в целях
сохранения лояльности покупателя, может осуществить обмен данного продукта на
идентичный, с обменом бракованного товара у поставщика. Данная норма действует
только по продуктам;
3. При продаже промтоваров, кассир обязательно должен отсоединить датчик чекпойнт;
4. Законодательством Республики Казахстан определён перечень товаров, которые
магазин обменивать не обязан, даже при наличии чека. Есть закон, который
регулирует общие вопросы: это Закон "О защите прав потребителей" от 5 июня 1991
года Казахской СССР. Новый закон ещё не вышел. Ссылка на постановление
кабинета министров РК, которая регулирует данный вопрос, на основании
вышеуказанного закона: «Перечень непродовольственных товаров надлежащего
качества, не подлежащих возврату или обмену на аналогичный товар других размера,
формы, габарита, фасона, расцветки или комплектации. (Утвержден Постановлением
Кабинета Министров Республики Казахстан от 29 сентября 1993 года № 960)»:
а) Изделия из золота, платины и серебра;
б) Чулочно-носочные изделия;
в) Белье постельное;
г) Белье нательное;
д) Парфюмерно-косметические товары.
ХХ. Заявка товара поставщику.
1. Заявка товара поставщику делается на основании автозаказа;
2. Всем поставщикам заявка должна даваться еженедельно, исключения составляют
поставщики, которые возят товар чаще чем один раз в неделю, на них автозаказ
даётся чаще;
3. Если товар имеется в наличии, то поставщику даётся заявка по факту;
4. Заявка должна быть распечатана и заверена подписью лица делающего заявку(это
завмаг, старший продавец, пом.ст.продавца, администратор, оператор) и штампом
доверенностью;
5. Не делается автозаказ на скоропортящийся товар, на него заявка делается вручную;
6. С переходом магазинов на компьютерные кассы вводится такое понятие как автозаказ.
При корректном введении данных по минимальным остаткам и заданного периода, а также
соответствии привезенной заявки автозаказу, автозаказ должен соответствовать нужному
заказу товаров и привести к отсутствию аутстоков и излишним заявкам товара на
складах/неликвидам;
7. Для осуществления нормального автозаказа нужно сделать нижеследующее:
а) Алматы - подготовить график заказов. Это должна быть таблица, в которой указан
перечень поставщиков и день, в который необходимо сделать заказ;
б) Регионы - сформировав автозаказ на склад поставщику, товаровед высылает
электронную версию автозаказа в склад. Склад меняет «шапку» и оприходовав
пришедший товар на себя делает дальнейшие операции(передачка в регионы);
8. Проставление минимальных остатков товароведом в офисе:
а) Заходим в программу МАГАЗИН;
б) В меню ЗАКАЗЫ выбираем поставщика;
в) В меню КОНТРАГЕНТЫ выбираем ТОВАРЫ ПОСТАВЩИКА;
9. Минимальный остаток товара проставляют централизованно товароведы с офиса.
Проставлять минимальный остаток магазину запрещается, если только не по
указанию товароведа;
10. На товар, который запрещён по ассортиментной матрице будут нулевые
минимальные остатки;
11. Делая заявки на товар, который приходит один раз в неделю заявочник, то есть
завмаг, старший продавец, помощник старшего продавца, иногда оператор ставит
период заявки в 2 недели. Чтобы к тому, моменту, когда поставщик через неделю
привезёт товар в остатке были ещё товары;
12. Все товары должны оприходываться только по своим штрихкодам, запрещается
внесение нескольких товаров по одному штрих-коду. Так как – это увеличвает
пересорт товара в магазине и компьютер может выдавать неправильные остатки;
13. Если происходят, какие то изменения по поставкам товара, то заявочник, то есть
завмаг, старший продавец, помощник старшего продавца, иногда оператор
корректирует период заявок заданный в компьютере;
14. Подготовка автозаказа по тем поставщикам, у кого проставлены минимальные
остатки:
а) Заходим в программу МАГАЗИН;
б) Выбрать Поставщика в меню ЗАКАЗЫ;
в) Выбираем Поставщика;
г) Выбрав поставщика в меню КОНТРАГЕНТ выбираем подменю СПИСОК
ЗАКАЗОВ;
д) Далее в меню ЗАКАЗЫ выбираем подменю НОВЫЙ ЗАКАЗ;
е) После подтверждения о необходимости автозаказа указываем период, на который
необходимо сделать заказ, например 7, 14 дней и т.д;
ж) Указав период, нажимаем клавишу CTRL;
з) Последует обработка заказа;
и) Заявочник(завмаг, старший продавец и помощник ст.продавца, иногда оператор)
корректирует сформированную накладную(иногда с учётом вспелсков продаж, таких
как праздничные или знаменательные даты);
к) Нажатием клавиши F11 выводим накладную Поставщика и распечатываем заказ.
15. Автозаказ необходимо формировать вечером, после 19.00 чч, для передачи его
поставщикам на следующий день;
16. Приемку товаров необходимо проводить по соответствию автозаказа и
фактическому завозу товара. Адм.состав принимающий товар от поставщиков, утром
должен загрузить во все терминалы данные о сделанном автозаказе. Далее приёмка
товара осуществляется по терминалу, по которому и выявляется факт несоотвтествия
привезённого товара автозаказу. При незначительном несоответствии привезённого
товара заявке товара вызвать завмага, старшего продавца и вместе принять решение о
необходимости отказа от товара. При грубом несоответствии привезенного товара
заявке, отказаться от приёма товара.
ХХI. Обучение кассира и допуск к кассе.
1. На кассу не допускаются кассиры с опытом с других торгово-розничных сетей, за
исключением лиц пришедших по рекомендации дирекции;
2. Стажировка продавца на кассу, происходит по представлению завмагазином на имя
начальника отдела управления персоналом;
3. Во время стажировки продавца(контролёра) на кассу рядом должен находится
опытный кассир, опытный контролёр, при их отсутствии помощник старшего
продавца(в магазинах где есть ст.кассир то ст.кассир или его помощник);
4. При положительных показателях работы завмагазином согласовывает с
менеджером отдела управления персоналом дату аттестации на кассира;
5. Аттестацию кассир проходит в бухгалтерии у бухгалтера-кассира,
информационном отделе, в службе безопасности и отделе управления персоналом.
Аттестацию на вторую и первую категорию кассира, помимо вышеуказнных лиц, так
же принимает товаровед торгового отдела;
6. В случае нехватки кассиров(т.е кассиров нехватает по штату или кассиры обедают)
их имеют право заменять зав.магазином, ст.продавец, пом.ст.продавца, оператор,
супервайзер с соблюдением всех норм по сдаче и приёмке кассы;
ХХII. Получение обьяснительных и представление на наказание.
1. Объяснительные со всего персонала имеет право взимать отдел управления
персоналом;
2. Объяснительные с адм.состава магазина имеет право затребовать любой сотрудник
офиса. Однако данный запрос сотрудника офиса должен быть обязательно в форме
электронного письма;
3. После взаимной переписки сотрудника офиса затребовавшего объяснительную с
адм.состава магазинов, вышеуказанный сотрудник офиса пересылает данное письмо в
отдел управления персоналом со своими предложениями по наказанию;
4. Отдел управления персоналом, выясняет степень вины адм.работника магазина во
вменяемом ему нарушении и налагает соответствующее взыскание или
аргументировано отказывает сотруднику офиса в наказании адм.работника магазина;
ХХIII. Категории работников.
1. Продавцы имеют следующие категории: продавец 3-ей категории, продавец 2-ой
категории, супервайзер по отделу;
2. 3-я категория продавца присваивается автоматически после прохождения
стажировки, 2-я категория продавца присваивается по итогам аттестации за
истечением не менее полугода стажа работы. Аттестацию проводит представитель
отдела управления персоналом;
3. Назначение на должность супервайзера происходит после аттестации, по истечении
месячной стажировки. Аттестация проводится торговым отделом, отделом
управления персоналом, бухгалтером-кассиром и представителем информационного
отдела. Супервайзерам больших магазинов как магазин №9, 22, 23 достаточно
досконально знать свой отдел, супервайзерам остальных магазинов нужно знать все
отделы магазина;
4. Кассиры имеют следующие категории: кассир 3-ей категории, кассир 2-ой
категории, кассир 1-ой категории. Кандидаты в кассиры проходят предварительную
аттестацию на допуск к кассе в отделе управления персоналом и в Службе
Безопасности и у бухгалтера-кассира. Аттестация на 3-ью, 2-ую и 1-ую категорию так
же проводится отделом управления персоналом, СБ, у бухгалтера-кассира и
представителя информационного отдела;
5. Операторы имеют следующие категории: оператор большого магазина, оператор 3-
ей категории оператор 2-ой категории, оператор 1-ой категории. Операторы проходят
аттестацию у начальника информационного отдела по истечении полугода со дня
предыдущей аттестации. Категория оператор-большого магазина лимитирована
количеством 1 человек;
6. Помощники старшего продавца имеют следующие категории: помощник
ст.продавца 3-ей категории, 2-ой категории, 1-ой категории. Аттестацию помощник
старшего продавца проходит в отделе управления персоналом, в службе безопасности
и у начальника торгового отдела;
7. Старшие продавцы, помимо категории старший продавец-стажёр имеют 2
категории: старший продавец 2-ой категории, старший продавец 1-ой категории;
8. Завмагазином, помимо категории завмагазином-стажёр имеют 4 категории:
завмагазином 3-ей категории, завмагазином 2-ой категории, завмагазином 1-ой
категории, завмагазином высшей категории. Переход из категории в категорию
происходит по инициативе директора по управлению персоналом. При
удовлетворительных результатах отчётов в магазинах и соответствия минимальным
организационным требованиям завмагазином-стажёр назначается директором
управления персоналом на категорию завмагазином 3-ей категории. При аттестации
на 2-ую категорию у завмагазином должно быть не менее полугода стажа работы. Во
время аттестации на 2-ую категорию завмагазином проходит аттестацию у начальника
торгового отдела по общим вопросам и углубленно по своду указаний. При
аттестации на 1-ую категорию у завмагазином должен быть не менее 1-года стаж
работы. Во время аттестации на 1-ую категорию завмагазином проходит аттестацию у
начальника торгового отдела по всем группам товаров. Аттестация на высшую
категорию не проводится, а происходит присвоение высшей категории завмагазином
по представлению директора по управлению персоналом и по усмотрению дирекции
компании. Т.е коротко: завмагазином второй категории должен хорошо знать все
правила и нормы касающиеся документации, персонала, организации работы,
расчётно-кассового обслуживания и вопросы по безопасности; завмагазином первой
категории должен знать операторство, все вопросы по товароведению, маркетинг.
ХХIV. Контроль за состоянием оборудования.
1. Завмагазином является основным ответственным лицом за правильную
эксплуатацию оборудования;
2. Завмагазином должен проследить за тем, чтобы продавцы(и другие лица) при
выкладке товара и по другим причинам не залезали ногами на холодильники, так как
во первых это не гигиенично, во вторых может привести к поломке пластиковых
краёв холодильников;
3. При сборке оборудования или его разборке, адм.состав магазина должен
обеспечить максимальный уровень безопасности для покупателей и сотрудников
магазина;
4. Тележки для покупателей должны быть всегда в исправном состоянии и чистые.
Сломанные тележки завмагазином убирает на склад магазина и отправляет на
Центральный Склад для починки;
5. Завмагазином в регионах еженедельно высылает отчёт начальнику
информационного отдела о состоянии кассовых боксов, составных частей
касс(системный блок, ручной сканер, фискальный регистратор, монитор, табло
покупателя);
6. Завмагазином в регионах ежемесячно высылает отчёт специалисту по
оборудованию по количеству чек-пойнтов(маленькие пластиковые, большие
плстиковые, гвоздики) и в случае недостачи чек-пойнтов по сравнению с
предыдущим месяцем список тех с кого делать удержания;
7. Любой вынос оборудования на ремонт и т.д. должен быть санкционирован
соответствующим специалистом с офиса, и сопровождён документацией с
обязательным получением подписи и фамилии лица забирающего оборудование.
Вынос холодильного, торгового оборудования санкционируется специалистом
торгового отдела, вынос оборудования поставщика санкционируется начальником
торгового отдела, вынос кассового оборудования, компьютеров и комплектующих
санкционируется
начальником
информационного
отдела,
оборудование
хозяйственного назначения(чайник, микроволновая печь, лопата, лом, швабра и
прочее) санкционируется специалистом АХО(административно-хозяйственный
отдел);
8.Администрация магазина должна обеспечить контроль за действиями персонала и
покупателей при обращении с холодильным оборудованием:
а) не вставать на нижние полки холодильников;
б) не допускать перегрузки холодильника товаром;
в) не ставить тяжелые и твердые предметы на холодильники (на крышки ларей и т.п);
г) не допускать наезда на холодильники рохли, грузовых и торговых тележек;
д) не использовать скотч при установлении ценников;
е) не вешать на холодильники рекламную продукцию поставщиков без согласования
с торговым отделом.
ХХV. Требования по чистоте.
1. Одним из основных показателей хороших административных качеств заведующего
магазином является уровень его требовательности к чистоте в магазине и на
прилегающей территории;
2. Завмагазином должен обеспечить чистоту тележек, корзин, холодильного и
торгового оборудования, кассовых боксов и др. кассовой аппаратуры, стен и стёкол в
магазине, обеспечить чистоту санузлов, кухонной утвари и прочего;
3. Чистота кассовых боксов контролируется ежедневно старшим кассиром(в
магазинах где нет ст.кассира, это осуществляет адм.состав). Кассиры каждый четверг
должны тщательно вытирать кассовые боксы, кассовую аппаратуру и др.кассовое
оборудование. Обязательно после каждого 3-4 покупателя, кассир должен протирать
чистой тряпкой ленту для выкладки товаров к оплате;
4. Чистота торгового холодильного оборудования контролируется адм.составом
магазина. Продавцы каждый день перед открытием магазина должны осуществлять
влажную уборку торгового оборудования;
5. Технички должны ежедневно промывать корзины и тележки находящиеся в
оперативном пользовании. Тележки использующиеся реже должны тщательно
отмываться каждый четверг;
6. Продавцы ежедневно протирают холодильное оборудование;
7. Один раз в месяц(при окрашенных стенах) завмагазином должен обеспечить
отмывку стен от грязи и пятен;
8. Не менее одного дня в неделю, обычно это чистый четверг, должна проводится
отмывка стёкол магазина от пыли, пятен, грязи;
9. Для чистого четверга утверждён отдельный лимит: 4 000 тнг в месяц под
списание(из расчёта 1 000 тнг в неделю), магазины №9, 52, 60; 2 800 тнг в месяц под
списание(из расчёта 7 00 тнг в неделю), магазины №22, 23, 25, 55, 57, 65; 2 000 тнг в
месяц под списание(из расчёта 5 00 тнг в неделю), магазины №2,4,6,10,11,14,18,19.
ХХVI. Эксплуатация и уход за холодильным оборудованием.
1. При ежедневной уборке холодильного оборудования, нужно выполнить следующие
действия:
а) убрать подтеки продукции;
б) убрать ценники (бумагу, пакеты);
в) осмотреть целостность проводов и внешнего вида.
2. Один раз в месяц обязательно проводить чистку холодильников с полным
размораживанием (желательно в понедельник в первой половине дня);
3. Для чистки холодильника с полным размораживанием нужно выполнить
нижеследующие действия:
а) холодильник отключается от сети (отключение холодильника происходит только в
присуствиии холодильщика);
б) дождаться полного размораживания холодильников;
в) при размораживании морозильных ларей и островных банет, слой инея можно
будет снять скребком (деревянным или пластмассовым), острые и металлические
предметы применять нельзя;
г) для ускоренного размораживания разрешается поливать теплой водой, но не выше
+8 +10 градусов;
д) вымыть тщательным образом под полками, особенно в тех отделах, где
накапливается протекшая молочная и иная продукция.
4. При работе электриков в магазине, представителей РЭС связанных с отключением
электричества, завмагазином обязательно должен поставить об этом в известность
холодильщиков или специалиста по оборудованию;
5. Правила выкладки товара на холодильном оборудовании:
а) загружать товар в холодильники до специальной указанной отметки (в случае их
отсутствия до вентилируемых отверстий);
б) в открытых пристенных холодильных витринах при расстановке продуктов
оставлять зазоры между товарами по 2-3 см, для осуществления вентиляции и протока
прохладного воздуха;
в) не закрывать вентиляционные отверстия вертикальной поточной завесы товаром
или полиэтиленовыми пакетами в нижней части холодильников.
ХХVII. Работа за компьютером в магазинах.
1. К работе за компьютером допускаются только работники адм.состава магазина, а
так же представители офиса;
2. При работе за компьютером нужно принять меры предосторожности для
предотвращения пожарной безопасности, т.е не ставить на столе или близко к
тройнику и процессору ёмкость с жидкостью(чай, вода, сок);
3. Любой носитель информации(дискета, диск, флэшка) должен использоваться
только для осуществления рабочих задач а так же обязательно проверяться всегда
перед открытием на наличие вирусов. Если по нерасторопности работников вирус
попадёт в компьютер, то к адм.составу магазина будут применяться меры взыскания;
4. Не разрешается допуск к компьютеру посторонних лиц, представителей
поставщиков, охранников(в регионах допускается начальник СБ, зам.начальник СБ
для отправки отчёта о проделанной работе). Т.е поставщики при получении заявки не
имеют право сидеть рядом и заглядывать в компьютер, так как нашу базу данных
должен видеть только наш работник;
ХХVIII. Инструкция по приёмке и возрату товара между кулинарным цехом и
магазином(Для Тараза).
1. Приёмка товара. Оператор цех утром передаёт черновую накладную в которой
указывает ассортимент продукции на этот день. Данная накладная идёт без подписи.
В течение дня старший продавец отдела гастрономии получает товар в натуральном
виде и дописывает в черновую накладную. Вечером он относит данную черновую
накладную оператору цеха и сверяется с его электронной накладной. Если всё
сошлось, то оператор цех распечатывает накладную со своей подписью и штампом
доверенностью. Старший продавец отдела гастрономии ставит свою подпись и
штамп-доверенность и относит данную накладную своему оператору для
оприходывания.
2. Возврат товара в цех. Утром старший продавец(его помощник) отдела
гастраномии подходит со списком товара на возврат к оператору магазина, который
распечатывает ему накладную на возврат. На данной накладной ст.продавец отдела
гастраномии ставит свою подпись и штамп-доверенность и относит оператору цеха с
данным товаром на возврат. Оператор цеха принимает данный товар на возврат и на
одном экземпляре накладной ставит свою подпись и штамп-доверенность. Второй
экземпляр оставляет у себя. Все накладные должны фиксироваться в журнале
регистрации накладных отдела гастраномии и в соответствующем журнале
регистрации накладных цеха.
ХХIХ. Контроль прихода и расхода пакетов.
1. Пакеты, при получении с офиса приходуются оператором магазина;
2. На кассу пакеты передаются рулонами и пробиваются через кассу по 1 тенге за
рулон, по видам пакетов присвоены внутренние кода;
3. Каждый рулон пакета принятый кассой и пробитый по 1 тенге, автоматически
снимается с остатка магазина, таким образом облегчая учёт во время инвентаризации
и даёт возможность заказывать пакеты по системе автозаказ;
4. В связи с тем, что в кассу деньги за пробитые рулоны пакетов не вкладываются, в
центральной кассе магазина может образоваться недостача. Данную недостачу
ст.кассир(завмагазином) восполняет из лимита выделенным офисом на эти цели;
5. По окончании месяца, бухгалтерия на основании данных о приходе и остатках
пакетов, а так же карточки складского учёта, запрашивает отчёт от завмагазина о
сумме потраченной на восполнение недостачи в центральной кассе из общей суммы
выделенного лимита.
ХХХ. Правила табелирования.
1. В начале месяца зав.магазина (ст.продавец) составляет график работы на месяц:
распределяет выходные дни персонала, исходя из производственной необходимости
(дни с большим кол-вом товара, дни наплыва покупателей) и с учетом личных
интересов сотрудников (по возможности);
2. Ежедневно зав.магазина (ст.продавец) отмечает в табеле рабочие или выходные дни
персонала;
3. В случае наличия вакансий (нехватка персонала) зав.магазина (ст.продавец) может
вызывать на работу персонал с выходных дней;
4. В данном случае возникает переработка данного сотрудника, т.е. он работает
больше чем положено по норме;
5. В табеля переработка отмечается в общей строке, если продавец работал за
продавца. Если же продавец работал за тех.персонал (повара, техничку, грузчика и
т.д.), то это отмечается ниже после полного списка. Например: Кылышбаева Ж.
продавец за техничку - 6 дней;.
9. При отправке табеля зав.магазина (ст.продавец) пишет объяснение по переработкам
адм.состава и персонала магазина;
10. На основании этого письменного объяснения переработок, начальник ОУП
решает вопрос оплаты или неоплаты переработки;
11. В случае недостаточности кол-ва рабочих дней до нормы, менеджер ОУП
подсчитывает экономию ФЗП по персоналу магазина;
12. Экономия ФЗП по решению Дирекции учитывается или не учитывается при
удержании недостачи;
13. Понятия: Переработка — это когда сотрудник работает в свои выходные (сверх
нормы рабочих дней), Совмещение — это когда сотрудник в свои рабочие дни
выполняет обязанности отсутствующего сотрудника (продавец готовит за повара,
моет полы за техничку в свои рабочие дни);
14. Определение нормы рабочих дней по одной должности: От числа календарных
дней месяца (28/29 в феврале, 30/31 во все остальные месяцы) вычитается кол-во
выходных дней в месяц. Например: У продавца положено 10 выходных в месяц. В мае
31 календарный день. Норма рабочих дней продавца в мае = 31 — 10 = 21 рабочий
день. У заведующего магазином 8 выходных в месяц. В апреле 30 календарных дней.
Норма рабочих дней заведующего магазином в апреле = 30 — 8=22 рабочих дня;
15. Определение нормы рабочих дней по должностям, согласно штатного расписания:
Норму рабочих дней умножают на количество штатных единиц. Например: По
штатному расписанию магазина № 9 предусмотрено продавцов 27 штатных единиц.
27 шт.ед.* 21раб.дней (норма рабочих дней продавца в мае) = 567 рабочих дней — это
норма рабочих дней всех продавцов магазина №9 в мае. Нарушением считается, если
общее количество протабелированных рабочих дней (вместе с переработками)
превышает норму, т.к. это ведет к перерасходу ФЗП.
XXXI. Правила приёмки товара с СВХ(инструкция водителя-экспедитора).
Порядок действий подлежащий строгому соблюдению, при перемещении товарноматериальных ценностей с СВХ(склад временного хранения) в другие точки отправки:
1) СВХ – это склад временного хранения товаров, в который складируются товарноматериальные ценности для прохождения или после прохождения таможенного
контроля Республики Казахстан;
2) При получении товарно-материальных ценностей с СВХ, приёмка товара должна
осуществляться в присутствии сотрудника службы безопасности офиса, приёмщика
товара и водителя-экспедитора;
3) Перед началом приёмки товарно-материальных ценностей с СВХ водительэкспедитор должен получить от должностного лица СВХ пломбу с
зарегистрированным в их журнале номером;
4) Водитель-экспедитор осуществляет покоробочную приёмку товара с СВХ в кузов
автомашины водителя-экспедитора согласно документации;
5) При покоробочной приёмке товара водитель-экспедитор руководствуется Грузовой
Таможенной Декларацией, в которой указывается количество коробок(обычно это
графа 6.Кол-во мест);
6) Осуществляя покоробочную приёмку товарно-материальных ценностей, водитель
экспедитор помимо приёмки коробок по количеству, так же должен обращать
внимание на целостность коробок, чтобы исключить факт покоробочной приёмки
товара, при которой в самих коробках будет недостача товарно-материальных
ценностей;
7) При недостаче после покоробочной приёмки на самом СВХ, водитель-экспедитор
должен категорически отказаться от приёмки товарно-материальных ценностей и
сообщить о недостаче товарно-материальных ценностей начальнику торгового отдела.
8) При полном соответствии количества коробок Грузовой Таможенной Декларации и
соответствующей целостности коробок, водитель-экспедитор пломбирует кузов
машину пломбой полученной согласно пункта 3, настоящей инструкции;
9) После опломбировки кузова машины водителя-экспедитора, составляется
комиссионный акт о приёмке товарно-материальных ценностей с СВХ, который
подписывают сотрудник службы безопасности, приёмщик товара и водительэкспедитор;
10) Акт о приёмке товарно-материальных ценностей с СВХ составляется в 3-х
экземплярах, все экземпляры которого должны быть идентинчы друг другу;
11) Акт о приёмке товарно-материальных ценностей с СВХ должен содержать
нижеследующие данные: а) Дата; б) фамилии и инициалы членов комиссии; в) номер
Грузовой Таможенной Декларации(обычно в ГТД он указан в графе №54); г)
Название компании получателя груза; д) Номер пломбы, которой пломбировался
кузов машины водителя-экспедитора. Смотрите приложение к данной инструкции
№1;
12) Сотрудник службы безопасности офиса присутствует, при приёмке товара с СВХ
согласно документации, для исключения хищения товарно-материальных ценностей
загружаемых в машину во время загрузки, приёмщик товара так же присутствует при
приёмке товара в качестве специалиста засвидетельствующего о правильной приёмке
товарно-материальных ценностей;
13) По одному экземпляру акта о приёмке товарно-материальных ценностей с СВХ
остаются у водителя-экспедитора, сотрудника службы безопасности офиса,
приёмщика товара. Водитель-экспедитор должен хранить акт о приёмке товарноматериальных ценностей с СВХ у себя, не менее года с даты заполнения акта.
Приёмщик товара передаёт свой экземпляр акта начальнику торгового отдела,
сотрудник службы безопасности офиса начальнику службы безопасности компании;
14) Копию Грузовой Таможенной Декларации, а так же Форму акта о приёмке товарноматериальных ценностей с СВХ в 3-х экземплярах приёмщик получает у начальника
торгового-отдела;
15) Начальник СБ отправляет начальнику охраны принимающей товар стороны, данные
по акту о приёмке товарно-материальных ценностей с СВХ, а начальник торгового
отдела так же отправляет эти данные должностным лицам принимающей стороны;
16) В пункте приёма товара(это может быть один из магазинов торговой сети, либо
склады) водитель-экспедитор предьявляет акт о приёмке товарно-материальных
ценностей с СВХ должностным лицам принимающей стороны;
17) Должностные лица принимающей стороны сверяют соответствие данных высланных
начальником торгового отдела с актом принятым от водителя-экспедитора и при
полном соответствии данных, по акту принимают номер пломбы;
18) После того, как пломба принята, должностные лица принимающей стороны
осуществляют покоробочную приёмку товарно-материальных ценностей по
количеству и по качеству(т.е проверяют наличие целостности коробки исключающее
хищение товара);
19) После покоробочной приёмки товарно-материальных ценностей должностные лица
принимающей товар стороны, записывают у себя в тетради “учёта приёмки
промтоваров”, нижеследующие данные: принято _____количество коробок, все
коробки при приёмкё были целостными, подпись должностного лица принимающей
товар стороны, номер принятой пломбы, фамилия водителя-экспедитора;
20) В оборотней стороне акте о приёмке товара с СВХ водителя-экспедитора
должностное лицо принимающей стороны, ставит заверительную надпись: “кузов
машины принят по пломбе соответствующей акту, осуществлена покоробочная
приёмка товара в целостности и количестве соответствующей акту”. С захватом
заверительной надписи, должностное лицо ставит штамп-доверенность с подписью и
датой;
21) Наличие данной заверительной надписи и штампа доверенности должностного лица
принимающей стороны на акте о приёмке товара с СВХ, является документальным
подтверждением того, что водитель-экспедитор сдал товарно-материальные ценности
согласно данной инструкции и с него снимается материальная ответственность за
данные товарно-материальные ценности;
22) Если при приёмке товарно-материальных ценностей должностным лицом
принимающей стороны будет выявлено несоответствие нумерации пломбы, согласно
акта о приёмке товара с СВХ, то должностное лицо принимающей стороны
отказывается принимать товарно-материальные ценности от данного водителяэкспедитора и ждёт указаний вышестоящего руководства;
23) При наступлении случая, указанного в пункте 22 настоящей инструкции и
необходимости приёмки товарно-материальных ценностей от водителя-экспедитора в
короткие сроки, должностное лицо принимающей стороны, после согласования со
своим вышестоящим руководством, принимает товарно-материальные ценности по
факту. При данной приёмке по факту, обязательно присутствие начальника охраны
или зам.начальника охраны принимающей стороны;
24) Если при приёмке товарно-материальных ценностей должностным лицом
принимающей стороны будет выявлено соответствие нумерации пломбы, однако
будет нарушена целостность коробок, т.е “если целостность коробок будет нарушена
так, что из данных коробок могло быть совершено хищение имеющихся внутри
коробки товарно-материальных ценностей”, тогда должностное лицо принимающее
стороны в присутствии начальника охраны или зам.начальника охраны принимающей
стороны, принимает товарно-материальные ценности по факту;
25) Во время приёмки товарно-материальных ценностей от водителя экспедитора, при
несоответствии нумерации или нарушении целостности пломбы, и/или нарушении
целостности коробок, должностное лицо принимающей стороны с оборотной стороны
акта о приёмке товарно-материальных ценностей с СВХ, пишет запись одну из
следующих записей “целостность пломбы нарушена”, “нумерация пломбы не
соответствует акту о приёмке товара с СВХ”, “нарушена целостность коробок”;
26) Наличие данной записи или отсутствие какой-либо записи на акте о приёмке товара с
СВХ, является основанием того, что был недовоз товара или товар был принят по
факту, а недостающая часть товара подлежит материальной ответственности
водителя-экспедитора.
27) Если товарно-материальные ценности доставляются в пункт приёмки через
транзитный пункт в котором в кузов машины водителя-экспедитора догружались
товарно-материальные ценности с нарушением целостности пломбы, тогда водительэкспедитор сдаёт товарно-материальные ценности покоробочно соблюдая требования
целостности коробок, при этом каждая коробка должна иметь соответствующее
наименование коробки отгруженной с СВХ(обычно на таких коробках имеется
печатная запись с данными получателя груза);
28) При приёмке товара с СВХ задача сотрудника СБ не допустить выброса коробок в
сторону или под машину в момент загрузки, когда водитель-экспедитор считает
коробки и проследить пломбирование. Задача приёмщика(представителя пром)
убедится в соответствии коробок документации и исключить недприёмку товара
водителем, в следствие отсутствие у него опыта промтоваров и обеспечить связь с
начальником торгового отдела в случае обнаружения вскрытых упаковок, задача
водителя экспедитора принять все коробки по количеству согласно документации, без
нарушения целостности коробок и довезти товар до конечного пункта без срыва
пломбы.
Приложение №1, к инструкции:
АКТ
о приёмке товарно-материальных ценностей с СВХ.
а) Дата______________________
б)фамилии и инициалы членов комиссии:
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
в) номер Грузовой Таможенной Декларации(обычно в ГТД он указан в графе №54);
_________________________________________________________
г) Название компании получателя груза;
_________________________________________________________
д) Номер пломбы, которой пломбировался кузов машины водителя-экспедитора:
_____________________________________________________________________
Подписи членов комисии:
___________________________________________________
___________________________________________________
__________________________________________________.
ХХХII. Правила приёмки и транспортировки груза повышенной сложности.
1. Груз повышенной сложности – это груз, который требует особо бережного
обращения, так как при малых количествах имеет высокую цену и очень
ломкий(стекло). Для избежания случаев, когда дорогой и ломкий товар не доезжает до
пункта назначения в первоначальном виде, вводится понятие “груз повышенной
сложности” и данный товар принимается и сдаётся по особой процедуре,
регламентируемой данной главой.
2. Груз повышенной сложности будет проходить отдельными накладными, со
специальной маркировкой коробок (красный скотч, либо наклееной жёлтой бумагой).
С указанием на коробках, что это “стекло”.
3. "Груз повышенной сложности" подлежит поштучной приёмке в каждом пункте,
включая приёмку и сдачу водителю. При наличии факта поломки после приёмки
материальную ответственность за груз несёт тот кто принял данный груз. Если на
протяжении всего маршрута следования груза никто не обратил внимания, что это груз
повышенной сложности то материальная ответственность на всех распределяется
пропорционально количеству задействованных должностных лиц;
4. Поставщик привозит товар на склад(Капчагай, ЦС) и сдаёт поштучно, отдельной
накладной;
5. Склад принимает данный товар поштучно, отдельной накладной и так же сдаёт
водителю;
6. Водитель сдаёт товар по отдельной накладной принимающей стороне поштучно,
получая роспись и штамп принимающей стороны в свою тетрадь сдачи пломб;
7. На каждом из этапов, принимающая сторона вправе отказаться от приёмки "груза
повышенной сложности" из за несоответствия товарно вида(сломано, потрескано) и
обязано при этом сообщить об этом товароведу промотдела, через своего начальника
водителям(водителям через Каната), склады почтой(с получением подтверждения
прочтения). Товар может быть не принят при приёмке от поставщика, на основании
отсутствия товарного вида;
8. "Груз повышенной сложности" может быть привезён от нижеследующих
поставщиков: “Олимпик СТ Л”, “Мир посуды Астана”, “ЮТС”.
ХХХIII. Передача “информации”.
1. К приезду водителя-экспедитора с флэшкой для загрузки информации и передачек
в офис, должны быть произведены все подготовительные действия, для того, чтобы
уменьшить времяпровождение водителя-экспедитора в каждом магазине;
2. Пересчет остатков товара нужно делать утром до открытия касс;
3. Приём мелочи старшим кассиром от водителя-экспедитора должен осуществляться
в приоритетном порядке.
ХХХIV.
Учёт
товарно-материальных
ценностей
расписанный
процедурах(расписано бухгалтерией с акцентом для операторов).
в
1. Цель: Обеспечение учета контроля и отчетности по ТМЦ компании:
2. Ответственные: Приемщик товара, старший продавец, оператор, зав. магазином,
торговый отдел, бухгалтер по учету ТМЦ;
3. Процедура исполнения: Любая операция по учету ТМЦ включает в себя: 1)
отгрузку товара поставщиком согласно накладной и счета-фактуры, на основании
заключенного договора на поставку товара; 2) прием покупателем фактически
доставленного товара, сверку его наличия с наименованием и количеством в
накладной;
4. В накладной тщательно должны проверяться и отражаться следующие пункты:
- номер и дата документа,
- наименование товара,
- количество,
- цена (с НДС),
- сумма общая и сумма НДС
- наличие печати,
 роспись лица отгрузившего товар,
 реквизиты поставщика.
5. В счете-фактуре должны быть отражены следующие пункты:
 номер и дата документа,
 номер и дата накладной на основании которой выписан счет-фактура,
 номер договора на основании которого осуществляется поставка,
 подпись руководителя поставщика и лица выдавшего счет-фактуру,
 реквизиты поставщика (наименование, РНН, адрес, свидетельство о постановке на
учет по НДС, банковские реквизиты),
 реквизиты нашей фирмы (наименование, РНН, адрес, банковские реквизиты).
6. Накладная должна быть в 2-х экземплярах. Если документы соответствуют
привезенным товарам ставится штамп-доверенность, где расписывается лицо
принявшее товар с указанием своей фамилии, имени и даты приема товара (в обоих
экземплярах). Если количество товара не соответствует документам: один экземпляр
накладной возвращается поставщику на переделку, без штампа-доверенности и с
указанием количества недостающих товаров. Приемщик товара (старший продавец)
ответственен за прием товара по накладной и за проверку правильности оформления
документов поставщика;
7. Если приемщик товара принял товары по накладной и счет-фактуре оформленных с
неправильными реквизитами, а именно: в графе - «Заказчик» или «Покупатель» стоит
название не нашей фирмы (например: ТОО «/-/-/-/-/-/», «Рамстор» и т.д. или привезли в
магазин «/-/-/-/-/-/ /-/-/-/-/-/ы» а написано ТОО «/-/-/-/-/-/ Трейд») - это является
нарушением за которое предусмотрен штраф в размере — 1000 (одна тысяча) тенге на
приемщика товара;
8. Данные всех накладных за день разносятся в программе оператором, ежедневно.
Оприходование товара идет строго по заявке, по баркодам и по контрагентам.
Информация (база данных) отправляется в офис 3 раза в неделю, через водителяэкспедитора;
9. Накладная которая находится на переделке, должна быть на контроле у оператора до
получения от поставщика, в течении 2-3 дней, правильно оформленных документов;
10. Оператор обязан проконтролировать правильность оформления документов
поставщика. Если оператор принял от приемщика товара неправильно оформленные
документы поставщика, а именно: с неверными реквизитами, без росписи и без
указания ФИО приемщика товара и т.д - это является нарушением за которое
предусмотрен штраф в размере — 1000 (одна тысяча) тенге на оператора;
11. После закрытия всех отчетов и закрытия месяца (полного месяца от 01-го до 30-31го числа, а не от предыдущей инвентаризации до последней инвентаризации), если
оператором при внесении данных в программу (в архивных данных) были допущены
ошибки, то предусмотрены следующие штрафные санкции на оператора, или лица
заменяющего его:
- неверный контрагент, 1000 (одна тысяча) тенге
- неверная сумма, неверная ставка НДС, 1000 (одна тысяча) тенге
- неверный тип операции (оприх, обрат и т.д.), 500 (пятьсот) тенге
- скидывание накладной в архив после закрытия периода, 1000 (одна тысяча) тенге
- за одну не оприходованную накладную, двойное оприходование, 1000 (одна тысяча)
тенге
- за каждый минус, появившийся при обработке после 7-го числа текущего месяца за
предыдущий месяц, 100 (сто) тенге.
12. Отчетность:
а) До 3-го числа следующего месяца оператор обязан сверить архив накладных с
тетрадью приема товара (приемщика товара), во избежании ошибок двойного
оприходования.
б) До 7-го числа следующего месяца оператором, накладные и счета-фактуры
подшиваются по контрагентам в алфавитном порядке, и передаются через водителяэкспедитора в бухгалтерию.
в) До 7-го числа следующего месяца дополнительно оператор формирует и передает в
бухгалтерию список должников по «переделкам» за текущий месяц;
г) До 15-го числа следующего месяца бухгалтер по учету ТМЦ согласно списка по
«переделкам» отслеживает наличие документов, если есть в этом необходимость
работает напрямую с поставщиком при сверке ежемесячных оборотов и подписания
акт сверки.
д) Если все вышеуказанные ошибки обнаружены самими сотрудниками вовремя, и
были исправлены до закрытия периода, то такие исправления не штрафуются.
ХХХV. Учет ТМЦ при внутреннем перемещении товара
процедурах(расписано бухгалтерией с акцентом для операторов).
расписанный
в
1. Цель: Обеспечение своевременного оприходования товара при внутреннем
перемещении товара;
2. Ответственные: Приемщик товара, старший продавец, оператор, бухгалтер по учету
ТМЦ, торговый отдел, водитель-экспедитор;
3. Процедура исполнения: Любая внутренняя операция по перемещению товара
включает в себя отгрузку согласно накладной («передача») одного подразделения
фирмы и прием другим подразделением фирмы, строго по накладной («приемка»),
отгруженного товара, сверку его количественного наличия с наименованием(по
баркодам);
4. На основании заявки торгового отдела, супервайзеров, оператором формируются
накладные-передача в 2-х экземплярах по филиальным ценам. Оператор несет
ответственность за соответствие заявки и накладной. При несоответствии — штраф за
одну позицию 100 (сто) тенге;
5. Оператор обязан отследить, чтобы накладная-передача вернулась в количестве
одного экземпляра с подписью лица получившего товар и подшить накладную в
папку с документами о внутреннем перемещении товара. В конце месяца оператор
обязан сверить наличие всех накладных с подписями с архивом баз данных в
программе;
6. Старший продавец, приемщик товара одного подразделения производит отгрузку
товара согласно накладной-передача и несет ответственность за соответствие
отгруженного товара по количеству и баркодам строго по накладной;
7) Лицо отправившее товар расписывается в накладной и регистрирует данную
отправку в журнале отгрузки товара. После загрузки, приемщик товара или старший
продавец производит опломбирование груза и несет ответственность за правильность
опломбирования;
8) Старший продавец, приемщик товара другого подразделения осуществляет прием
внутреннего перемещения, после проверки наличия и снятия пломбы. Прием товара
производиться согласно накладной-передача, при этом четко сверяются
наименование, баркод и количество товара. Только после тщательной сверки,
ставится подпись лицом принявшим товар о получении товара. Один экземпляр
остается у приемщика, который регистрируется в книге приемки товара и сдается
оператору. Второй экземпляр, водитель-экспедитор сдает старшему продавцу,
приемщику товара подразделения отгружавшего товар;
9) Оператор набивает накладную о приеме товара в архив, числом отправителя (т.е.
числом указанным в накладной-передача) и указывает то же подразделение, что и в
накладной-передача (парфюмерный, кулинарный, самообслуживание и т.д.), во
избежании не соответствия контрагента при сверке приемов-передач по
подразделениям;
10) В случае несоответствия накладной-передача с фактически принятым товаром,
оператор обязан в этот же день связаться с подразделением отгрузившим товар и при
необходимости перепроверить приемку еще раз.
Если несоответствие подтверждается, оператор подразделения, отгрузившего товар
обязан в этот же день внести соответствующие изменения в накладную-передача.
Данные которые должны проверяться на соответствие между передачей и приемкой:
- Дата;
- цены по позициям, общая сумма по накладной;
- контрагент;
- товары по наименованиям и баркодам.
11) Операторы обоих подразделений (и передающей и получающей стороны),
обязаны перед сбросом накладных в архив - свериться между собой. И сбрасывать
накладные в архив до закрытия периода то есть до 6-го числа текущего месяца за
предыдущий месяц;
12) Если все вышеуказанные ошибки обнаружены самими сотрудниками вовремя, и
были исправлены до закрытия периода, то такие исправления не штрафуются.
ХХХVI. Ведение учета ТМЦ при пересортице, свободных излишках и недостаче
товара(расписано бухгалтерией с акцентом для операторов).
1. Цель: Обеспечение наиболее достоверного учета при выявлении свободных
излишков или недостачи товаров;
2. Ответственные: заведующие магазином, операторы, старшие продавцы, бухгалтер
по учету ТМЦ;
3. Процедура исполнения: Любая внутренняя операция при пересортице товара,
формировании свободных излишков или недостачи включает в себя правильный
количественный и качественный подсчет товаров(по группам товаров и баркодам),
сверку при инвентаризации;
4. Пересортица — это формирование 2-х перекрывающих друг друга накладных: по
излишкам на один вид товара и недостаче на другой вид товара внутри одной
группы товаров на одно и то же количество товара и на одинаковую сумму (
например, при пересортице по молочной продукции излишки набиваются по
йогурту клубничному компании «Фудмастер» на 10 штук и недостачу по йогурту
вишневому той же компании тоже на 10 штук);
5. Пересортица допускается в следующих случаях:
а) Пересортица из-за «переделки» накладной поставщиком. К примеру, привезли йогурт
клубничный, а в накладной указали йогурт вишневый. Оператор в этом случае приходует по
накладной йогурт вишневый и тут же набивает пересортицу на йогурт клубничный;
б) Пересортица по товарам, которые имеют подставные штрих кода. Подставные штрих
кода — это наличие у одного вида товара с одним внутренним кодом 2-х и более баркодов.
Если в остатках есть товар на недействующем на текущую дату баркоде, необходимо набить
пересортицу на действующий баркод;
в) Пересортица при фасовке товара происходит в том случае, если товар оприходуют
упаковками или мешками, а на продажу выставляют в расфасованном (например,
подарочные наборы) виде. При этом в недостачу оператор набивает товар в мешках, а в
излишки — товар в подарочных наборах.
г) Пересортица при продаже (после продажи) товара. Часто кассиром при отпуске товара
набирается не правильный баркод товара ( причиной могут быть технические проблемы,
желание быстрее отпустить покупателя и т.д.). К примеру, покупатель выбрал сок «Да-Да
тропик», терминал не смог счесть баркод товара и кассир не задерживая очередь отпускает
товар. При этом при инвентаризации по соку «Да-Да тропик» выйдет недостача, а по соку
«Да-Да апельсин» выйдет излишек, что и надо отразить оператору через формирование
пересортицы по вышеуказанным товарам;
6. Пересортица набивается по филиальным ценам;
7. При проверке актов инвентаризации на оператора могут быть применены
штрафные санкции, в размере 500 (пятьсот) тенге. В следующих случаях:
за несоответствие сумм по пересортице;
 за несоответствие товаров по группе;
 за отражение товаров в розничных ценах.
8. Если все вышеуказанные ошибки обнаружены самими сотрудниками вовремя, и были
исправлены до закрытия периода, то такие исправления не штрафуются;
9. Разрешён пересорт не по группе товара, если это пересорт от одного поставщика
сделанный в качестве обмена. К примеру, поставщик не может обменять “кит-кат”(нет на
складе или по этому товару возврат запрещён) и он вместо него приносит сникерс, или
вместо запеканки кефир и т.д. Как основание пересорта обязательно указывать “обмен”.

ХХХVII. Ведение кассовой документации, учёт и контроль в магазинах.
1. Цель: Обеспечение учета, контроля ведения кассовой дисциплины, порядок приемапередачи кассовых документов с первоисточника до бухгалтерии;
2. Ответственные: заведующие магазинами, старшие кассиры (где есть), старшие
продавцы, бухгалтер-кассир, водитель-экспедитор;
3. Кассовыми операциями - являются операции, связанные с приемом, хранением и
расходованием наличных денежных средств, которые требуют установленного учета,
контроля и оформляются в определенных последовательно связанных документах;
4. Для осуществления расчетов наличными деньгами на каждый кассовый аппарат
должна быть книга кассира-операциониста, которая должна вестись по
установленной уполномоченным органом форме! (см. Приложение 1);
5. Книга кассира-операциониста должна быть зарегистрированна в налоговом комитете
по месту нахождения кассового аппарата. Ответственным за своевременную
регистрацию и перерегистрацию (из одного налогового комитета в другой) кассового
аппарата и книги кассира-операциониста является информационный отдел;
6. Информационный отдел должен отслеживать наличие, приобретение, списание и
местонахождение кассового аппарата, и обеспечивать своевременную регистрацию и
перерегистрацию книг в НК;
7. Ответственным за предупреждение информационного отдела о необходимости
перерегистрации книги кассира-операциониста являются: зав. магазинами, старшие
кассиры (где есть), старшие продавцы. Предупреждать необходимо за 1 месяц до
окончания книги кассира-операциониста;
8. При получении денег за товар, кассир выбивает чек на сумму купленного товара и
выдает его покупателю. Покупатель имеет право вернуть товар, купленный в нашем
магазине. По кассе в таком случае должен быть выбит - возвратный чек. Таким
образом, возвратный чек может быть выбит в следующих случаях;
а) покупатель по каким-либо причинам возвращает товар (товар бракован, с истекшим
сроком годности), не соглашается чтобы обменяли на другой идентичный товар и
просит вернуть деньги;
б) кассир нечаянно пробил один товар два раза, пробил не тот товар и т.д;
9. Возврат товара по кассовому аппарату может делать только заведующий магазина,
старшие кассиры, старшие продавцы или помощники старшего продавца, старшего кассира,
в присутствии охраны и только при наличии чека на возвращаемый товар;
10. Возврат оформляется следующими документами :
– акт возврата;
– объяснительная (кассира, зав. магазином или старшего);
– чек покупателя;
– чек возврата.
11. Бухгалтером-кассиром обязательно сверяется наличие всех документов по возврату
товара с суммой возвратов и количеством возвратов по Z-отчету. Без всех этих документов
возврат будет считаться не действительным, а пробитый возврат засчитывается как выручка
и должна быть восстановлена в кассу в тот же день;
12. Ответственными лицами за наличие всех документов и передачу их в бухгалтерию,
являются зав. магазинами и старшие продавцы(где есть старшие кассиры).
а) В течении рабочего дня зав. магазином, старшим кассиром, старшим продавцом может
производится инкассация наличных денег в кассе или снятие кассы;
б) Инкассация производится из практических соображений, то есть если в денежном ящике
много денег, кассир по ошибке вместо мелкой купюры может передать крупную купюру и из
соображений безопасности, и т.д., при этом с кассового аппарата формируется Х-отчет
(операция - снятие кассы);
в) Снятие кассы производится для сверки соответствия отчетных данных и фактическом
наличии денег в кассе. Снятие кассы может быть в следующих случаях: если кассиры по
какой-либо причине меняются местами, если возникает конфликтная ситуация с
покупателем и т.д;
г) При инкассации записи об инкассированной сумме ведутся в специальной тетради
кассира. Тетрадь кассира должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью
нашей фирмы (круглой), на месте скрепления печатью должна быть запись «пронумеровано,
прошнуровано, __ листов, завмаг (Ф.И.О, подпись);
д) Информация в тетради записывается следующим образом:
– дата;
– покупюрная запись сдаваемых денег;
– указанная сумма выданной мелочи;
– итоговая сумма сданных денег;
– сумма по отчету;
– в скобках +/- (если есть излишек или недостача);
– подпись старшего кассира.
13. Отчеты формируемые с кассового аппарата. Х-отчет и Z-отчет.
Х-отчет зачастую снимается несколько раз в Z-отчет снимается в конце дня и показывает
день, при инкассации, снятия кассы.
всю сумму, прошедшую через кассу в течение
кассового дня, то есть с момента
предыдущего снятия Z-отчета
Х-отчет хранят до инвентаризации, при
плохих результатах инвентаризации хранят
до
подведения
итогов
служебного
расследования.
Z-отчет в магазине не хранят его вместе с
информацией передают в бухгалтерию, та в
свою очередь отчитывается по ним перед
налоговым комитетом.
Х-отчет это внутренний чек, то есть он имеет Z-отчет это фискальный чек, то есть он
силу внутри фирмы.
проверяется налоговым комитетом.
После снятия Х-отчета сумма указанных в После снятия Z-отчета сумма указанных в
чеке денег не обнуляется
чеке денег обнуляется;
Перед снятием Z -отчета необходимо снять
Х-отчет, чтобы выравнять кассу, то есть
чтобы пробить излишки или восполнить
недостачу. После этого снимается Z-отчет,
по которому результаты кассового дня
выходят по нулям.
Каждый Z -отчет имеет свою нумерацию. То
есть если Z –отчет потеряется или будет снят
без ведома старшего кассира, это сразу
выявится
14. Ежедневно на основании Z-отчетов ответственным лицом (заведующий магазином,
старший кассир, старший продавец) заполняется приходный кассовый ордер отдельно по
каждому кассовому аппарату. То есть, если в течении дня по одному кассовому аппарату
было снято два, три Z-отчета то сумма этих отчетов складывается и приходный ордер
заполняется на общую сумму. Количество заполненных приходных ордеров должно
соответствовать количеству работавших в этот день кассовых аппаратов;
15. Приходный кассовый ордер заполняется следующим образом:
- Реквизиты нашей фирмы и номер магазина
- дата
- номер
- сумма в цифровом выражении и прописью
- ФИО кассира, который сидел за кассой, ФИО ответственного лица, принявшего
деньги (завмаг, ст. кассир, ст. продавец, помощники), ФИО главного бухгалтера
- основание: выручка и название отдела
16. Денежная наличность для инкассации в банк, должна быть приготовлена
ответственным лицом к установленному времени. Ответственное лицо складывает
деньги по-купюрам в сумку для инкассации и заполняет препроводительную
ведомость в трех экземплярах, где указывает :
- дату;
- реквизиты нашей фирмы;
- номер магазина;
- номер расчетного счета на который зачисляются средства;
- реквизиты банка;
- инкассированная сумма денег по купюрам и по количеству и общую сумму
прописью;
17. Ответственное лицо расписывается во всех трех экземплярах препроводительной
ведомости. Два экземпляра кладет в сумку с деньгами, а один экземпляр со штампом
инкассаторов отправляет в офис бухгалтеру-кассиру. Ответственное за инкассацию в
этот день лицо, несет ответственность за соответствие суммы денег положенной в
сумку для инкассации и суммы указанной в препроводительной ведомости;
18. Информацию о выручке и инкассированной в банк сумме денег, для офиса следует
готовить с вечера - после снятия Z-отчета. Утром, следующего дня с 8-40 часов
старший кассир, старший продавец, пом. старшего или заменяющий его человек
должен сидеть у телефона и ждать звонка с офиса от бухгалтера-кассира, чтобы сдать
информацию или самому позвонить в офис и предоставить информацию бухгалтеру
— кассиру;
19. Кассовые документы (Z -отчеты, документы по возвратам, приходные кассовые
ордера, закончившиеся книги кассира-операциониста, документы по кредитным
карточкам, зарплатные и авансовые ведомости, не выданные денежные средства)
должны передаваться вместе с составленным реестром на передаваемые документы и
деньги, через водителя-экспедитора (см. приложение 2);
20. Реестр составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр подписанный обоими
сторонами, остается в магазине. Один экземпляр вместе с документами передается в
бухгалтерию. Бланк реестра можно распечатать с компьютера и заполнять вручную.
Кассовые документы передаются вместе с информацией -3-и раза в неделю.
Приложение 2
Реестр передаваемых в бухгалтерию, кассовых документов
Дата _________ (число за которое передаются документы)
Наименование документа
Кол-во докумен. Сумма документов,
денежных средств
Приходные кассовые ордера и Z -отчеты
Документы на возврат денежных средств (акт,
2-а чека, объяснительная)
Документы
по
(приходники, чеки)
кредитным
карточкам
Книга кассира-операциониста (если есть)
Авансовые, зарплатные ведомости (в графе
сумма указываются, передаваемые не выданные
денежные средства)
Подпись и ФИО лица передающего документы_________________________
Подпись и ФИО водителя-экспедитора
__________________________
ХХХVIII.Инструкция по созданию производств в производственном цехе.
1. Для правильной работы с производствами, прежде всего, нужно задать рецепты, по
которым будут автоматически создаваться производства. Для этого с формы
«Накладные» нажмите комбинацию клавиш CTRL+F10. После этого откроется форма
«Рецепты на товары», на которой будут отображены все товары, на которые есть
рецепты и назначенные на эти товары рецепты. Назначенный на товар рецепт
изначально выбран как рецепт с наибольшим номером, т.е. последний созданный на
этот товар рецепт. Он отображается в колонке «Рецепт». Для того чтобы просмотреть
выбранный рецепт, нажмите на клавишу F3. Для того чтобы назначить другой рецепт
на товар, выберите рецепт из списка в столбце «Выберите рецепт». Те рецепты, по
которым ваш цех не работает, отметьте галочкой в столбце «Запрет». Для запрета
рецептов используйте клавишу Insert. После того, как вы выбрали все нужные
рецепты, а ненужные запретили, проверьте еще раз, чтобы не было в списке
одновременно рецептов типа «1 рецепт: из сладкого болгарского перца делаем
соленый перец, 2 рецепт: из соленого перца делаем сладкий болгарский перец».
Оставить нужно только один из них!
2. При каждом открытии этой формы удаляются рецепты, которые запретили в офисе и
добавляются товары, на которые созданы рецепты. Но если товар уже есть в списке, а
на него создан новый рецепт, то назначить новый рецепт на товар придется вручную.
Поэтому после каждого приема информации советую заходить на форму «Рецепты на
товары» и проверять рецепты, чтобы товары производились по правильным рецептам.
Дата назначения рецепта на товар отображается в последней колонке «Дата». Чтобы
проверить новые рецепты на товары, отсортируйте по этому полю в обратном порядке
(от новых к старым) и просмотрите позиции по последним датам.
3. Если все рецепты назначены, то можно приступать к работе с производствами.
4. Итак, для того чтобы продать произведенные товары, вы должны передать их в
другой отдел (самообслужка, гастрономия, пиццерия…). Для этого вы должны
создать накладную на передачу. В эту накладную вы вносите все произведенные
товары в нужных количествах (Примечание. Тип накладной лучше поменять после
добавления товаров, так как если этих товаров нет на остатке и тип накладной
«Передача на другой склад», они не отобразятся в классификаторе). После того как
все готово к скидыванию накладной в архив, нажимаете (как обычно) клавишу F6.
Если в накладной есть товары, на которые назначены рецепты (эти товары
отображаются на форме «Рецепты на товары»), то система попытается их создать.
Но перед созданием Вы увидите сообщение «Скинуть накладную по новым ценам?».
При нажатии кнопки «Да» цены накладной будут пересчитаны в соответствии с
ценами ингредиентов. При нажатии кнопки «Нет», цены накладной останутся
прежними, т.е. это те цены, которые вы видите при просмотре накладной через F3.
После выбора цен если все ингредиенты (непроизводимые) есть в наличии, то товары
с накладной автоматически произведутся. Произведутся также и полуфабрикаты,
которые входят в состав этих товаров в тех количествах, которые необходимы для
производства готовой продукции. Процедура скидывания таких накладных может
занять некоторое время (до 2-3 минут, если накладная большая). При производстве
товаров филиальная цена полуфабрикатов и готовой продукции меняется на
себестоимость производства этих товаров. После производства всех товаров вы
увидите сообщение «Общая сумма накладной ….», в котором будет отображена
пересчитанная сумма накладной с учетом новых филиальных цен. Нажимайте кнопку
«ОК». Если в наличии нет всех необходимых непроизводимых ингредиентов, то вы
увидите сообщение: «Невозможно скинуть накладную! Проверьте минуса!».
Нажимайте на кнопку «ОК». После этого откроется форма «Недостатки по телу
накладной», на которой отображаются недостающие ингредиенты, которые
невозможно произвести. Их нужно оприходовать, иначе накладная не скинется.
Список этих товаров можно распечатать путем нажатия клавиши F11 или
просмотреть, потом распечатать путем нажатия клавиши CTRL+F11. Для просмотра
КСУ используйте клавишу F3.
ХХХIХ. Инструкция по обуслуживанию поломоечной машины(для магазинов у
которых уже есть поломоечная машина).
1. На данный момент у нас имеются поломоечные машины (KARCHER), стоимость
оборудования составляет 590 000 тенге;
2. В магазине в котором имеется данное оборудование закрепляется ответственное лицо
за обслуживание данного оборудования, а так же ответственное лицо за контроль
состояния данного оборудования и контроль за соблюдением требований изложенных
в данной инструкции(холодильщик и адм.работник), а именно контроль за
правильным
техническим использованием поломоечных машин, применением
концентратов и обязательным проведением профилактических работ;
3. Обязанности по контролю за техническим
состоянием поломоечных машин,
исправлению поломок, замену и заказ запасных частей возлагается за специалистом
по холодильному оборудованию в данном магазине. Данный специалист по
холодильному оборудования, так же обязан: проводить инструктаж за правильным
применением и разбавлением концентрации моющих средств, по каждой новой
полученной партии;
4. В обязанности ответственного адм.работника входит контроль:
а) контроль за правильным применением и обращением с поломоечной машиной
KARCHER;
б) котроль за заливкой воды которая должна соответствовать норме и не превышать
метки на мерном шланге;
в) добавлять жидкое моющее средство согласно инструкции на упаковке самого
средства(при первичном использовании моющего средства обязателен инструктаж
специалиста по холодильному оборудованию;
г) перед каждой заливкой чистой воды и жидкого моющего средства или по
окончания уборки необходимо промыть поломоечную машину;
д) контроль за удалением всей оставшейся грязи в накопительном резервуаре,
удалением остатков грязи между резинками пылесоса, очистка щеток, проверка
состояния шланга пылесоса. При заливке не допускать попадания грязи и мусора в
емкость с чистой водой;
5. Запрещается самостоятельно применять в качестве моющих средств любые другие
виды сухих порошков или других жидких видов моющих средст полученных вне
санкций офиса.
ХХХХ. Инструкция по учету оборудования в магазине (для заведующих магазинами,
заведующих складами и операторов).
1. Инвентаризация. При первичной инвентаризации (которая началась с 13-го апреля 2009
года и проводиться Идрисовым Алмасом), оператору магазина где производится
инвентаризация, в первую очередь нужно вытащить остатки по оборудованию. После того
как в магазине будет закончена инвентаризация необходимо внести цены по которым в
магазине будет числиться все оборудование. Цены можно взять у Алмаса на флэшке или в
распечатанном виде (и у Григория Рутц по компьютерному оборудованию);
2. Сверить остатки вытащенные с компьютера и остатки по акту инвентаризации Алмаса. В
тех позициях где будут отклонения, внести соответствующие изменения, то есть, например:
если корзин пластм./синие по баркоду 2000000151144 в магазине до инвентаризации
числилось 25 шт а в акте инвентаризации 28 шт, необходимо набить по этой позиции
излишки - 3 шт. Если наоборот не хватает 3-х шт. корзин, то необходимо набить недостачу
на 3шт по этой позиции;
3. При инвентаризации производимой в апреле 2009 года недостача по оборудованию будет
по “0”-вым ценам. В дальнейшем при обнаружении недостачи по оборудованию, сумма
недостачи будет удерживаться с ответственных лиц. В период проведения инвентаризации
прием-передача оборудования между магазинами будет ОСТАНОВЛЕНА;
4. Приобретение, оприходование нового оборудования: 1. Специалист по оборудованию
(Алмас) или специалист по компьютерному оборудованию (Григорий), передает оригинал и
копию накладной поставщика оборудования заведующему магазина. Заведующий магазина
после принятия оборудования расписывается в обоих накладных (и в оригинале и в копии,
таким образом получается на накладной две подписи, Алмаса и заведующего магазином). С
этого момента заведующий магазина несет полную материальную ответственность за
принятое оборудование. На копии накладной специалист по оборудованию (специалист по
компьютерному оборудованию) указывает баркод, по которому это оборудование должно
быть оприходовано оператором. Копия накладной остается в магазине;
5. Специалист по оборудованию (специалист по компьютерному оборудованию) передает
оригинал накладной с двумя подписями о принятии оборудования, главному бухгалтеру;
6. Копию накладной заведующий магазином передает оператору магазина, который через
«излишки» приходует данное оборудование, по баркоду указанному специалистом по
оборудованию (специалистом по компьютерному оборудованию) и по ценам указанным в
накладной поставщика. Если оборудование новое и его нет в классификаторе, нужно
сообщить об этом специалисту по оборудованию (специалисту по компьютерному
оборудованию). Дождаться когда он внесет это оборудование в классификатор. Принять
новый классификатор с информацией с офиса, и только после этого набить накладную на
оприходование оборудования;
7. Оператор магазина заводит папку-регистр для документов по оборудованию (и называет
ее: «Учет основных средств магазин №_»). В эту папку должны подшиваться все акты
инвентаризации оборудования (включая апрельский), все копии накладных от поставщиков
по новому оборудованию, все накладные приема-передачи оборудования между магазинами.
8. Внутреннее
перемещение оборудования: Любая операция по внутреннему
перемещению оборудование включает в себя: а) Передачу оборудования от одного
подотчетного лица (заведующего магазином или заведующего складом), согласно накладной
внутреннего перемещения другому подотчетному лицу (заведующему магазином или
заведующему складом); б) Прием фактически доставленного оборудования, сверку его
наличия с наименованием и количеством в накладной внутреннего перемещения.
9. Любое перемещение оборудования осуществляется с разрешения следующих
уполномоченных лиц:
1) Каптаиров К.К.- исполнительный директор;
2) Идрисов А.Ш.- специалист по оборудованию;
3) Рутц Г.- специалист по компьютерному оборудованию и под его контролем.
10. Специалистом по оборудованию (специалистом по компьютерному оборудованию)
оформляется три экземпляра накладных на внутреннее перемещение;
11. Первая накладная остается у зав. магазином (завскладом) передающего оборудование. На
ней должна быть подпись специалиста по оборудованию (специалиста по компьютерному
оборудованию), как материально-ответственного лица принявшего оборудование и подпись
заведующего магазином (завскладом), как лица передавшего оборудование. Накладную
заведующий магазином (завскладом), передает оператору. Оператор разносит в программе
«передачу» оборудования по ценам и баркодам указанным в накладной, в контрагенте
указывает магазин или склад, в который передается оборудование;
12. Вторая накладная остается в магазине (на складе), который принимает оборудование. На
ней должна быть подпись специалиста по оборудованию (специалиста по компьютерному
оборудованию), как лица передающего оборудование и подпись заведующего магазином
(завскладом), как материально-ответственного лица принимающего оборудование.
Накладную заведующий магазином (завскладом), передает оператору. Оператор разносит в
программе «прием» оборудования по ценам и баркодам указанным в накладной, в
контрагенте указывает магазин или склад, с которого принимается оборудование;
13. Третью накладную после перемещения, с подписями всех трех лиц (заведующего
магазином (завскладом) передающей, заведующего магазином (завскладом) принимающей
стороны и специалистами) специалист по оборудованию(специалист по компьютерному
оборудованию), передает в бухгалтерию;
14. Несанкционированное перемещение оборудования, влечет за собой штраф в сумме 5000
(Пять тысяч) тенге на каждого из подотчетных лиц и будет расцениваться как воровство;
15. Внутреннее перемещение производиться между магазинами и складами одной компании
(т.е. только между магазинами и складами /-/-/-/-/-/ /-/-/-/-/-/ы, или только между магазинами
и складами /-/-/-/-/-/ трейда);
16. При решении руководства компании о перемещении оборудования между компаниями
(т.е. например от /-/-/-/-/-/ /-/-/-/-/-/ы в /-/-/-/-/-/ трейд), необходимо сделать следующее:
а) магазин /-/-/-/-/-/ /-/-/-/-/-/ы передает оборудование (через «передачу») на склад /-/-/-/-/-/ /-//-/-/-/ы;
б) склад /-/-/-/-/-/ /-/-/-/-/-/ы набивает «прием» с передающего магазина, и набивает «б/нал»
складу /-/-/-/-/-/ трейда с «0»-ым НДС.
в) склад /-/-/-/-/-/ трейда набивает «оприходование» со /-/-/-/-/-/ /-/-/-/-/-/ы с «0»-ым НДС.
Затем передает оборудование в свой магазин, согласуя со специалистом по оборудованию.
17. Списание оборудования. В случае обнаружения неисправного оборудования,
заведующим магазина необходимо поставить в известность специалиста по оборудованию
(специалиста по компьютерному оборудованию). Специалист по оборудованию (специалист
по компьютерному оборудованию) должен решить вопрос о возможности дальнейшего
использования такого оборудования.
18. При назначении нового заведующего магазина передача оборудования, через акт
инвентаризации, обязательна! Передача оборудования (инвентаризация) осуществляется в
присутствии комиссии, в состав которой входят специалист по оборудованию, специалист
по компьютерному оборудованию;
19. Для обеспечения учета и контроля оборудования, необходимо не реже одного раза в два
месяца проводить инвентаризацию.(то есть следующая инвентаризация проводиться
магазином самостоятельно 15-го июня 2009 года);
20. Результаты проведенной инвентаризации предоставляются руководству не позднее 5
дней, со дня проведения.(то есть до 20-го июня 2009 года);
21. На основании результатов инвентаризации руководство выносит свое решение о наличии
излишек и удержании недостач.
ХХХХI. Учёт чек-пойнта в магазинах.
1.В магазинах, в которых есть чек-пойнт, должен вестись строгий учёт его количества;
2. Всё что получено ставится на приход;
3. Кассиры обязаны снимать с каждого товара пластиковый чек-пойнт в полной мере(сам
чек-пойнт и его гвоздик). Все снятые с товаров чек-пойнты кассир должен складывать в
коробке под кассой;
4. Старший кассир, а в его отсутствие старший продавец в конце рабочего дня собирает с
касс снятые с промышленных товаров пластиковые чек-пойнты и сдаёт в место хранения
чек-пойнтов;
5. В конце месяца завмагазином, в его отсутствие старший продавец снимает остатки чекпойнта и по недостающей части, согласно стоимости утерянных чек-пойнтов, пишет
представление в ОУП о взыскании данной суммы с кассиров и старшего кассира(а так же его
помощников), с копией письма для менеджера по оборудованию(Алмас), с просьбой списать
с остатка магазина недостающие чек-пойнты в счёт удержания их сумм с виновных лиц;
6. В данном случае виновными за нехватку чек-пойнтов могут признаваться ст.кассир,
пом.ст.кассира, кассиры, а в выделенном промотделе все те, кто имеет доступ к кассе, так как
только от вышеуказанных лиц зависит будут ли в недостаче данные чек-пойнты путём утери
или забывчивости снять его с товара.
ХХХХII. Порядок действий при работе по безналичному расчёту.
1. Ведение учета ТМЦ при расчете покупателя по безналичному расчету.
Цель: Обеспечение полного, достоверного отражения операций по безналичному расчету с
покупателями.
Ответственные: заведующие магазином, операторы, старшие продавцы, бухгалтер по учету
ТМЦ.
Процедура исполнения: Операция по реализации товара по безналичному расчету отличается
от реализации за наличный расчет, особенностью оформления документов и обеспечения
полной и своевременной оплаты за товар.
2.Оформление документов, оплата.
2.1.При расчете с покупателями по безналичному расчету в первую очередь необходимо
выписать покупателю счет на оплату. Бланки счетов на оплату с печатью нашей фирмы,
отправляются с бухгалтерии в магазин через информацию, по запросу оператора или зав.
магазином. Счет на оплату заполняется в магазине оператором или заведующим магазина в
присутствии покупателя, на выбранный им товар. Покупатель, в течении 5-ти рабочих дней,
оплачивает счет полученный в магазине, по банку на расчетный счет нашего предприятия.
В свою очередь оператор магазина должен будет в бухгалтерии уточнить поступила ли
оплата покупателя. После получения подтверждения об оплате магазин может выдать товар
покупателю;
2.2. Есть покупатели нерезиденты (т.е. иностранные юридические лица, представительства
иностранных юридических лиц, совместные предприятия, у них КБЕ 27,2_ т.е. КБЕ
начинается на 2-ку), они оплачивают за товар, но банк зачисляет их денежные средства на
транзитный счет (т.е. деньги поступают не сразу). По-этому операторам необходимо при
выдаче счета на оплату таким покупателям, обязательно сообщить в бухгалтерию номер
счета, сумму на которую выписан счет на оплату и название покупателя. Это необходимо для
того чтобы бухгалтер мог проконтролировать поступление денежных средств с транзитного
счета на расчетный счет нашего предприятия.
2.3. Выдача товара с магазина. При выдаче товара, покупатель должен предоставить
доверенность установленной формы, в которой, обязательно должно быть указанно:
 ФИО получателя товара;
 номер удостоверения личности лица на которого выписана доверенность, дата выдачи
удостоверения и кем выдано;
 дата доверенности, срок доверенности, доверенность не должна быть просроченной;
 печать предприятия выдавшего доверенность;
 подписи руководителя, главного бухгалтера;
 подпись лица на которого выписана доверенность;
Выдачу производить строго тому лицу на которого выписана доверенность, при
предъявлении удостоверения личности, и в те сроки на которые выписана доверенность.
Без доверенности выдачу товара не производить;
 При выдаче товара оператор магазина, должен выписать накладную и счет фактуру
покупателю, со всеми реквизитами нашего предприятия и реквизитами покупателя,
включая;
 юридический адрес;
 РНН;
 банковские реквизиты;
 БИН (бизнес идентификационный номер, если есть).
Выписанная счет-фактура регистрируется оператором в специальной тетради, для
регистрации счетов-фактур. В этой тетради выписанные счета-фактуры регистрируются
по порядковому номеру, при чем в каждом магазине свой порядковый номер, который
состоит из восьми цифр. Первые четыре цифры номера обозначают номер магазина,
остальные четыре цифры означают порядковый номер. Например, в 14-ом магазине самая
первая выписанная счет-фактура будет иметь номер: 14000001, вторая счет-фактура —
14000002, сто двенадцатая счет фактура будет иметь номер — 14000112 и т.д. С каждого
нового года нумерацию необходимо начинать заново;
 Оператор магазина, в конце каждого месяца, обязан сдать в бухгалтерию документы по
которым отпустил товар: доверенность от покупателя (при этом подпись доверенного
лица в доверенности, должна соответствовать подписи на накладной), второй экземпляр
накладной и счет-фактуры, с отметкой покупателя о том что товар принят.
2.4. Сверка: После выдачи товара оператор магазина должен скинуть накладную в архив
накладных. В бухгалтерии, бухгалтер по учету ТМЦ после получения документов, в конце
каждого месяца все документы сверяет на правильность оформления и наличие данных в
архиве. В конце каждого квартала обязательно подписываются акты сверок с другими
покупателями по безналу и заверяются печатью. Для того чтобы подписать акт сверки с
покупателями, бухгалтеру по учету ТМЦ необходимо созвониться с оператором магазина
где есть покупатели по безналу и дать запрос на акт сверки. Оператор магазина
созванивается с покупателями и запрашивает акт сверки, после чего передает в бухгалтерию
(для этого оператор магазина должен вести в тетради записи телефонных номеров
покупателей по безналу). Второй экземпляр подписанного акта сверки бухгалтерия передает
в магазин, где покупатель может его забрать;
2.5. Договора. Некоторые предприятия на договорных условиях, сначала забирают товар
потом оплачивают. Для этого такие предприятия должны заключить договор о покупке
товара по безналичному расчету. Договор приносит сам покупатель в 2-х экземплярах. Оба
экземпляра передаются в бухгалтерию. Договор должен быть подписан руководителями
предприятия с обеих сторон и зарегистрирован в бухгалтерии. Со стороны продавца т.е
нашим магазином предоставляется прайс лист с ценами на товар, по которым покупатель
делает заказ. После чего магазин готовит товар заказанный покупателем, оформляет
накладную и счет-фактуру. Покупатель забирает товар по доверенности и в течении 3-х
банковских дней должен оплатить счет-фактуру по безналу. Оператор магазина, должен
проконтролировать через 3-и дня, поступила ли оплата от этого покупателя;
2.6. Если покупатель оплачивает товар за наличный расчет и просит выписать на указанную
сумму счет-фактуру на юридическое лицо или ИП, то необходимо:
 чтобы покупатель как и в предыдущих случаях предоставил доверенность на получение
товара;
 показал фискальный чек подтверждающий покупку товара именно в вашем магазине;
 чек должен быть не просроченный, то есть сегодня купили товар и сегодня же должны
обратиться с просьбой о выдаче счета-фактуры.
2.7 Строго запрещается выписывать счета-фактуры задним числом и без доверенности.
При этом ст. 263 п 15 пп 3 налогового кодекса РК предусматривает следующее:
Оформление счета-фактуры не требуется при: представлении покупателю чека контрольнокассовой машины в случае реализации товаров, работ, услуг населению за наличный расчет;
3. Учет ТМЦ по безналичному расчету между /-/-/-/-/-/ /-/-/-/-/-/ой и /-/-/-/-/-/ Трейдом.
Передачу товаров между /-/-/-/-/-/ /-/-/-/-/-/ой и /-/-/-/-/-/ Трейдом (это касается всего
ассортимента товаров, без исключений) с 01.06.2009 года
производить только по
филиальным ценам (без наценок)! При операциях по безналу между /-/-/-/-/-/ /-/-/-/-/-/ой и /-//-/-/-/ Трейдом передачу товара производить по накладным (счет-фактуру распечатывать не
нужно). Накладные распечатываются в 2-х экземплярах. На накладных обязательно должна
быть подпись работника принявшего товар и работника отправляющего товар! Магазин,
принявший товар, должен поставить штамп-доверенность на обоих накладных. Магазин,
оприходовавший товар, подшивает эти накладные в оприходование вместе с документами
других поставщиков. Магазин, отпустивший товар, передает эти накладные в бухгалтерию
вместе с другими документами по покупателям по безналу.Внимание! Передача товара с
магазинов /-/-/-/-/-/ /-/-/-/-/-/ы в регионы производится через центральный склад, то есть товар
через приемку-передачку отправляется на центральный склад /-/-/-/-/-/ /-/-/-/-/-/ы, затем
центральный склад /-/-/-/-/-/ /-/-/-/-/-/ы делает отправку в регионы (оператор ставит тип
операции «безнал»), при этом на накладной склада в графе «принял» расписывается не
водитель-экспедитор, а на месте куда передали товар, расписывается приемщик товара или
старший продавец.
4. Ведение учета ТМЦ при возврате товара.
Цель: Обеспечение своевременного возврата товара
Ответственные: Заведующий магазином, старший продавец, оператор, бухгалтер по учету
ТМЦ, торговый отдел, водитель-экспедитор.
Процедура исполнения: Операция по возврату ТМЦ включает в себя: а) отгрузку товара
нашим магазином согласно нашей накладной, на основании доверенности, минусовой счетфактурыи возвратной накладной поставщика; б) прием поставщиком фактически
переданного товара, сверку его наличия с наименованием, количеством в накладной и по
ценам первоначальной поставки.
4.1. Организация возврата товара. Возврат товара производиться в трех случаях: 1) при
обнаружении товара с подходящим сроком годности или бракованного товара; 2) по
решению торгового отдела; 3) фиктивный возврат при изменении цен на товар.
4.1.1. Возврат при обнаружении товара с подходящим сроком годности или
бракованного товара. Продавцы магазина на местах должны ежедневно проверять
имеющийся в наличии товар по срокам годности и по внешнему виду. При наличии товара, с
подходящим сроком годности или бракованного товара, продавец должен поставить в
известность старшего продавца или завмага. Старший продавец или заведующий магазином,
должны в этот же день позвонить поставщику, сообщить о наличии такого товара
(количество и ассортимент товара) и решить с ним вопрос об обмене товара или об
оформлении возврата товара. В случае решения обменять товар, поставщик привозит
аналогичный товар в том же количестве, и приемщик товара возвращает бракованный или с
подходящим сроком годности товар и получает взамен новый товар. В случае решения о
возврате товара, приемщик товара делает возврат товара поставщику, на основании
доверенности и нашей накладной. При этом приемщик товара или старший продавец
должны проверить правильность оформления доверенности:
доверенность должна быть установленной формы, в которой, обязательно должно быть
указанно :
 ФИО получателя товара,
 номер удостоверения личности лица на которого выписана доверенность, дата выдачи
удостоверения и кем выдано,
 дата доверенности, срок доверенности, доверенность не должна быть просроченной,
 печать предприятия выдавшего доверенность,
 подписи руководителя, главного бухгалтера
 подпись лица на которого выписана доверенность.
Выдачу производить строго тому лицу на которого выписана доверенность, при
предъявлении удостоверения личности, и в те сроки на которые выписана доверенность.
Без доверенности выдачу товара не производить.
Старший продавец загружает в терминал весь ассортимент товара, подлежащего
возврату, набивает необходимое количество.
Согласно данных терминала, оператор магазина распечатывает в 2-х экземплярах
накладную на возврат товара. В накладной:
 тип операции — отправить обратно,
 товар выбирается по соответствующим баркодам, при выборе товара автоматически
выходит филиальная цена товара (цена товара позже может измениться, когда поставщик
предоставит минусовую счет-фактуру),
набивается количество каждого вида товара, подлежащего возврату,
 выбирается контрагент,
 обязательно проставляется номер нашей накладной по оприходованию (т.е. номер,
присвоенный оператором при оприходовании). Данные оператор берет с архива
накладных, когда был оприходован товар, номер накладной позже может измениться,
когда поставщик предоставит минусовую счет-фактуру. В примечании обязательно
указывать: номер накладной и дату, когда был оприходован товар. Это необходимо для
того чтобы поставщик быстрее находил документы по отгрузке и быстрее приносил вам
свои минусовые счета-фактуры. При отсутствии номера приходной накладной в
примечании, на оператора магазина будет наложен штраф в размере 500 тенге за одну
накладную;
4.1.2 Для регионов передающих товар на возврат поставщику через центральный
склад: Оператор в нашей накладной на передачу на центральный склад обязательно в
примечании должен указать номер и дату счет-фактуры поставщика, чей товар приготовлен
на передачу для возврата поставщику. Если передается несколько видов товара по разным
поставщикам или товара оприходованного в разные даты и по разным счетам-фактурам от
одного поставщика, тогда эти накладные необходимо разбивать на несколько накладных;
 номер доверенности, по которой делается возврат;
Оператор, накладные в архив не скидывает, пока не сверит с поставщиком: цены,
количество, номер накладной по которой было оприходование возвращаемого товара. Эти
накладные оператор выдает старшему продавцу или приемщику товара. Старший продавец
или приемщик товара сверяет данные накладной с фактически приготовленным для возврата
товаром, расписывается в обоих накладных в графе «отпустил», ставит штамп-доверенность
магазина проставляет дату и свою фамилию. Поставщик расписывается в обоих накладных в
графе «получил». Старший продавец или приемщик товара сверяет подпись поставщика в
накладной и в доверенности (в доверенности: в графе «подпись лица получившего
доверенность»).
Внимание! Операторы в регионах должны быть особенно внимательны когда готовят
накладные на возврат в г. Алматы на центральный склад. При выборе цен по которым
делается возврат обращайте особое внимание на товары то которым цены менялись.
Уточняйте у продавцов, которые готовят товар на возврат, когда именно поступил этот
товар, месяц назад, два месяца назад или полгода назад. К примеру: 1) если продавцы на
возврат приготовили товар, который привезли в магазин недавно, и он оказался
бракованным, то соответственно цены оператор берет не прошлого прихода, а последнего
прихода;
4.1.3. Если приготовленный на возврат товар был оприходован три месяца назад и после
этого менялись цены, то поскольку именно этот товар был оприходован три месяца назад,
необходимо соответственно и цены указывать те что были три месяца назад. При
обнаружении бухгалтерией не правильно указанных цен при возврате товара, (в регионах
при передаче товара на центральный склад), на оператора налагается штраф в размере 1000
тенге за каждую не верную накладную;
5. Документальное оформление возврата товара. В течении 3-х рабочих дней, поставщик
забравший товар, должен привезти в магазин минусовую счет-фактуру. Оператор при приеме
минусовой счет-фактуры обязательно должен проверить:
 количество указанного возвращенного товара;
 баркод возвращенного товара;
 цены (в случае изменения цен, проверить по каким ценам было оприходование данного
товара, если цены указанные в минусовой счет-фактуре — правильные,
исправить
цены в нашей накладной),
 номер накладной, по которой было оприходование возвращенного товара (сверить

данные с нашей накладной, при необходимости изменить номер в нашей накладной),
 суммы в минусовой счет-фактуре должны быть со знаком «минус»,
 номер и дату минусовой счет-фактуры,
 подпись руководителя поставщика и лица выдавшего счет-фактуру,
 реквизиты поставщика (наименование, РНН, БИН (если есть), адрес, свидетельство о
постановке на учет по НДС, банковские реквизиты),
 реквизиты нашей фирмы (наименование, РНН, БИН (если есть), адрес, банковские
реквизиты).
Обратить внимание! Если товар был оприходован в 2007 году, в минусовой счет-фактуре
должна использоваться ставка НДС — 14%, в 2008 году — ставка НДС 13%, в 2009 году —
ставка НДС 12%. Минусовая счет-фактура, доверенность поставщика, наша накладная на
возврат, скрепляются вместе и направляются в бухгалтерию еженедельно.
5.1. Возврат товара по решению торгового отдела, возврат товара производится по
указанию сотрудников торгового отдела (например, в случае если мы прекращаем работать с
каким-либо поставщиком, или если низкая проходимость какого-либо товара). В этом случае
сотрудник торгового отдела отправляет в магазин список товара, который необходимо
вернуть поставщику, либо дает указание вернуть весь, оставшийся в магазине, товар
поставщика. Старший продавец или приемщик товара готовит товар по списку, либо считает
и готовит весь остаток товара данного поставщика. Далее организация возврата и его
документальное оформление как и в первом случае.
5.2. В случае фиктивного возврата при изменении цен на товар, по решению торгового
отдела поставщик может изменить входные цены на, уже оприходованный и имеющийся в
остатке в магазине, товар. Это производится при помощи - «фиктивного возврата». Старший
продавец или приемщик товара считает весь остаток товара поставщика, на который
необходимо изменить цены. Созванивается с поставщиком, сообщает ему количество и
баркода товара, имеющегося в наличии. Поставщик, привозит на указанное количество
товара доверенность на возврат, минусовую счет-фактуру. Приемщик товара или старший
продавец должны проверить правильность оформления документов (как в первом случае).
Оператор магазина набивает накладную на возврат и распечатывает в 2-х экземплярах (как и
в первом случае). Приемщик товара и покупатель расписываются в обоих накладных.
Документы по возврату передаются оператору, оператор проверяет их, скрепляет и передает
в бухгалтерию. Поставщик дает оператору новую накладную и счет-фактуру на
оприходование. В накладной и счет-фактуре поставщика должна быть указана та же дата,
какой оформляется возврат. Оператор магазина, проверяет в новой накладной на
оприходование - количество и баркода товара (должно быть тоже количество и те же
баркода, что и в документах на возврат). В новой накладной на оприходование должны быть
изменены цены на товар. Оператор приходует новую накладную и подшивает накладную в
документы по оприходованию;
5.3. Перемещение и возврат товара между /-/-/-/-/-/ /-/-/-/-/-/ой и /-/-/-/-/-/ Трейдом по
товарам пром отдела. Пром отдел весь закуп промышленного товара (импорт, закуп на
рынке) должен производить только в магазины /-/-/-/-/-/ Трейда (у магазинов /-/-/-/-/-/ /-/-/-/-//ы оприходование от рынков или иностранных поставщиков — не производится!).
5.3.1. Оприходование товара:
Магазины /-/-/-/-/-/ /-/-/-/-/-/ы, получают Магазины
/-/-/-/-/-/
Трейда,
получают
промышленные товары:
промышленные товары:
 от местных поставщиков,
 от местных поставщиков,
 от магазинов /-/-/-/-/-/ Трейда.
 от иностранных поставщиков
 от местных рынков (закуп делает пром
отдел)
Оператор магазина /-/-/-/-/-/ /-/-/-/-/-/ы, при получении промышленного товара (товара пром
отдела) от магазина /-/-/-/-/-/ Трейда, выбирает тип операции «оприходование». А оператор
магазина /-/-/-/-/-/ Трейда, который передает промышленный товар в магазин /-/-/-/-/-/ /-/-/-/-//ы, соответственно выбирает тип операции «безнал». Обратной операции быть не может:
то есть магазин /-/-/-/-/-/ Трейда не может оприходовать промышленный товар от магазина //-/-/-/-/ /-/-/-/-/-/ы и соответственно магазин /-/-/-/-/-/ /-/-/-/-/-/ы не может отправлять
промышленный товар магазину /-/-/-/-/-/ Трейда - по «безналу».
5.3.2. Возврат товара:
Магазины /-/-/-/-/-/ /-/-/-/-/-/ы, делают возврат Магазины /-/-/-/-/-/ Трейда, делают возврат
товара:
товара:
 местным поставщикам
 местным поставщикам
 магазинам /-/-/-/-/-/ Трейда
Возврат промышленного товара, полученного от местных поставщиков производиться по
той же схеме что описана выше (см. П 4.1 Организация возврата товара. и п 5.
Документальное оформление возврата товара). Возврат промышленного товара (товара
иностранных поставщиков и купленных на рынке) с магазинов /-/-/-/-/-/ /-/-/-/-/-/ы в магазины
/-/-/-/-/-/ Трейда, при соответствующем указании торгового отдела, производится следующим
образом:
Промышленный товар местных рынков или иностранных поставщиков, передается со /-/-//-/-/ /-/-/-/-/-/ы в /-/-/-/-/-/ Трейд:
Магазины /-/-/-/-/-/ /-/-/-/-/-/ы:
Магазины /-/-/-/-/-/ Трейда:
1) Старший продавец, или лицо заменяющее 1) Водитель-экспедитор передает товар
его, согласно указания торгового отдела, старшему продавцу или приемщику товара,
готовит товар. Дает список приготовленных вместе со вторым экземпляром накладной
товаров
(ассортимент
и
количество) передающей стороны.
оператору.
2) Старший продавец или приемщик товара
2) Оператор набивает накладную с типом принимает товар по баркодам и по
операции «отправить обратно» в 2-х количеству, расписывается в накладной в
экземплярах, с входными (учетными) графе «принял» ставит штамп-доверенность
ценами и дает их старшему продавцу.
и передает накладную оператору.
3) Старший продавец, проверяет накладную 3) Оператор приходует накладную выбирая
(по баркодам и количеству) расписывается в тип операции «возврат с реализации»
графе «отпустил» (в обоих экземплярах) 4)
Водитель расписывается в одной накладной в
графе «принял» и
отдает эту накладную
старшему продавцу (роспись везде ставиться
с фамилией).
Обратной операции быть не может: то есть магазин /-/-/-/-/-/ Трейда не может сделать
возврат промышленного товара (товара иностранных поставщиков и купленных на рынке)
магазину /-/-/-/-/-/ /-/-/-/-/-/ы и соответственно магазин /-/-/-/-/-/ /-/-/-/-/-/ы не может сделать
«возврат с реализации» такого товара от магазина /-/-/-/-/-/ Трейда.
5.3.3. Возврат с реализации:
Магазины /-/-/-/-/-/ /-/-/-/-/-/ы, возврат с Магазины /-/-/-/-/-/ Трейда, делают возврат с
реализации промышленного товара не реализации:
делают.
- от магазинов /-/-/-/-/-/ /-/-/-/-/-/ы (по товарам
купленным от иностранных поставщиков и
местных рынков)
ХХХХIII. Правила работы с антикражными системами защиты.
1. При срабатывании сигнализации противокражной системы сотрудник охраны магазина
должен:
а) Подойти к покупателю, на которого сработала противокражная система, и в вежливой
форме объяснить ему, что на него сработала противокражная система и поинтересоваться,
весь ли товар оплачен;
2. Если покупатель утверждает, что весь товар оплачен, то сотруднику магазина необходимо
вежливо попросить у покупателя упакованный в пакеты товар и самому пронести пакеты
через противокражную систему:
 Если противокражная система сработала на эти пакеты, то совместно с покупателем
проверить соответствие товара находящегося в пакетах с оплаченным товаром согласно
товарного чека;
 Если будут обнаружены излишки товара, то предложить покупателю оплатить не
оплаченный товар;
 Если товар соответствует товарному чеку , то:
- Передать кассиру товар для повторной деактивации, сделать замечание кассиру, чтобы
была внимательней при деактивации этикеток и ОБЯЗАТЕЛЬНО ИЗВИНИТЬСЯ перед
покупателем за причиненное неудобство;
- ИЗВИНИТЬСЯ перед покупателем за причиненное неудобство и сделать замечание
кассиру, чтобы была внимательнй при деактивации этикеток.
3. Если противокражная система не сработала на эти пакеты, то вежливо попросить
покупателя пройти через противокражую систему без товара:
 если противокражная система не сработала, то ИЗВИНИТЬСЯ перед покупателем за
причиненное неудобство;
 если противокражная система сработала на проход покупателя, то вежливо напомнить
покупателю о том, что у него есть неоплаченный товар и предложить покупателю
оплатить его;
 если покупатель отрицает наличие неоплаченного товара, то необходимо вежливо
предоложить покупателю пройти в администрацию для дальнейшего разбирательства.
4. ПРАВИЛА по наклейке этикеток и размещению датчиков противокражной системы
на товаре.
4.1. Как правильно наклеивать защитные этикетки:
 защитные этикетки наклеиваются на сухую, гладкую, ровную поверхность;
 защитная этикетка не должна закрывать информацию о товаре, штрих-код и по
возможности располагаться рядом со штрих-кодом;
 нельзя переклеивать этикетку;
 не наклеивайте этикетку одну на другую;
 не наклеивайте этикетку на металлическую или фольгированную поверхность;
 допускается размещение этикеток внутри упаковки без наклеивания;
 для снижения риска хищения дорогостоящей продукции рекомендуется нанесение двух
этикеток (снаружи и внутри товара).
4.2. Как правильно крепить жесткие датчики:
 Защитный тросик продевается через имеющееся отверстие в товаре и крепится в
отверстие жесткого датчика;
 Специальный гвоздь, раздвигая волокно ткани, проникает между волокон товара и
крепится в отверстие жесткого датчика;
 Бутылочный датчик устанавливается на горлышке бутылки и затягивается за свободный
конец, таким образом, чтобы датчик надежно был зафиксирован на горлышке бутылки.
5. ПАМЯТКА для кассиров по деактивации этикеток и снятию датчиков противокражной системы с
товара.
5.1. Как правильно деактивировать защитные этикетки:
Для деактивации защитных этикеток необходимо провести товар с защитной этикеткой
так, чтобы этикетка прошла на высоте не более 10-15 см от панели деактиватора (если
петля деактивации встроена в сканер штрих-кода — высота деактивации 5-10 см) или
положить товар на панель деактиватора;
 Нельзя помещать большое количество защищенного товара на панель деактиватора. В
этом случае возможно, что какая-то этикетка будет не деактивирована.
5.2. Как правильно снимать жесткие датчики:
 Снятие жесткого датчика происходит на кассе при помощи специального магнитного
ключа. Датчик вставляется в отверстие ключа. При этом нужно слегка нажать на гвоздь
(тросик) и затем потянуть за товар (тросик), либо за выступающую часть датчика;
 Бутылочный датчик снимается аналогично.
6. Дополнительная информация:
 Не рабочие этикетки помечаются красной точкой (их не надо наклеивать) и
дополнительно на подложку добавляются рабочие этикетки;
 Этикетки, попавшие в зону действия деактиватора — повреждаются! В первое время или
новые сотрудники часто допускают подобную ошибку, при наклеивании защитных
этикеток на товар, случайно рулон с этикетками кладут в зону действия деактиватора.
