Как возместить расходы на наем жилья во время командировки

Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»
Как возместить расходы на наем жилья во
время командировки
С.В. Разгулин
заместитель директора
департамента налоговой и
таможенно-тарифной
политики Минфина России
Порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки должен быть определен
внутренними документами учреждения (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 13, 14, 21 Положения,
утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Это значит, что
сумму возмещения и требование к документальному подтверждению сотрудником расходов на
наем жилья во время командировки учреждение устанавливает самостоятельно. Например,
коллективным договором или иным локальным актом учреждения (приказом, положением о
командировках).
При этом для некоторых учреждений, финансируемых из федерального бюджета или из бюджетов
субъектов РФ (местных бюджетов), установлены ограничения по возмещению расходов на наем
жилья во время командировки.
Для казенных учреждений, финансируемых из федерального бюджета, установлены ограничения
по возмещению расходов на наем жилья во время командировки. При командировках по России
размер возмещения не может превышать 550 руб. в сутки, а при отсутствии документов,
подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки (подп. «а» п. 1 постановления Правительства РФ
от 2 октября 2002 г. № 729). При направлении сотрудника в командировку за границу размер
возмещения расходов на наем жилья зависит от страны поездки. При его определении нужно
руководствоваться приказом Минфина России от 2 августа 2004 г. № 64н. Эти ограничения
касаются только использования средств федерального бюджета.
Если у федерального казенного учреждения есть экономия бюджетных средств, размер
возмещения расходов на наем жилья может быть увеличен коллективным договором или иным
локальным актом учреждения (приказом, положением о командировках) (п. 3 постановления
Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729, п. 11, 13, 14, 21 Положения, утвержденного
постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Это связано с тем, что трудовое
законодательство не ограничивает максимальный размер возмещения расходов на наем жилья во
время командировки (ст. 168 ТК РФ).
Кроме того, ограничения по возмещению расходов на наем жилья установлены для
военнослужащих, лиц начальствующего состава федеральной фельдъегерской связи, а также для
сотрудников:




органов внутренних дел;
учреждений и органов уголовно-исполнительной системы;
государственной противопожарной службы МЧС России;
органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ;

таможенных органов.
Размеры возмещения расходов по найму жилого помещения для вышеперечисленных категорий
установлены постановлением Правительства РФ от 21 июня 2010 г. № 467. В частности, для
военнослужащих, имеющих воинские звания высших офицеров, размер возмещения не может
превышать стоимости двухкомнатного номера (п. 1 постановления Правительства РФ от 21 июня
2010 г. № 467).
Для федеральных гражданских служащих ограничения по возмещению расходов на наем жилья во
время командировки установлены Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813. Например,
для гражданских служащих, замещающих высшие должности гражданской службы категории
«руководители» (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение),
размер возмещения не может превышать стоимости двухкомнатного номера (подп. «а» п. 18
Порядка, утвержденного Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813).
В региональных (местных) учреждениях (казенных или бюджетных), которые являются
получателями бюджетных средств, и в государственных органах порядок и размер возмещения
расходов на наем жилья во время командировок устанавливается в соответствии с нормативноправовыми актами, принятыми на федеральном, региональном и местном уровнях (п. 3, 4 ст. 152
Бюджетного кодекса РФ).
Ситуация: нужно ли оплатить расходы на проживание сотрудника, направленного в
командировку, за день прибытия в гостиницу. Сотрудник вышел на работу в принимающую
организацию (учреждение) на следующий день (эта дата отмечена в его командировочном
удостоверении)
Да, нужно.
Возмещение расходов по найму жилого помещения является одним из обязательных условий
направления сотрудника в командировку. Порядок и размер возмещения таких расходов
учреждение устанавливает самостоятельно (например, коллективным договором или иным
локальным актом организации). Это следует из положений статьи 168 Трудового кодекса РФ и
пунктов 11, 14 и 21 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября
2008 г. № 749. При этом следует учитывать, что для некоторых учреждений установлены
ограничения по возмещению расходов на наем жилья во время командировки.
Срок командировки устанавливается руководителем учреждения.
Днем отъезда считается день отправления транспортного средства, на котором сотрудник
выезжает в командировку из населенного пункта, где находится место его постоянной работы.
Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются
текущие сутки. Если транспортное средство отправляется после 0 часов – следующие сутки. Эта
дата фиксируется в командировочном удостоверении.
Днем приезда считается день прибытия транспортного средства, на котором сотрудник
возвращается из командировки в населенный пункт, где находится место его постоянной работы.
Если транспортное средство прибывает до 24 часов включительно, днем приезда считаются
текущие сутки. Если транспортное средство прибывает после 0 часов – следующие сутки. Эта дата
также фиксируется в командировочном удостоверении.
Такой порядок следует из пункта 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ
от 13 октября 2008 г. № 749, и раздела 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата
России от 5 января 2004 г. № 1.
На практике может возникнуть ситуация, когда сотрудник направляется в командировку для
работы в другой организации (учреждении) (или подразделении организации (учреждения)). При
этом он прибывает в место, в которое командируется в один день, а на работу выходит на
следующий день. Например, это возможно, когда поезд или самолет прибывает поздно вечером,
поэтому выйти на работу в день прибытия сотрудник не может. Однако несовпадение дня
прибытия с днем выхода на работу не является основанием для отказа в возмещении сотруднику
расходов на оплату найма жилья. Поскольку независимо от данных обстоятельств сотрудник
находится в командировке по распоряжению (заданию) руководителя, что подтверждается датами
выбытия с основного места работы и прибытия в место командирования, зафиксированными в
командировочном удостоверении (п. 4 Положения, утвержденного постановлением
Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Для целей налогообложения расходы на оплату найма жилья за все дни нахождения в
командировке должны быть документально подтверждены.
Для целей налогообложения учет расходов на наем жилья во время командировки зависит от их
документального оформления. Так, при расчете налога на прибыль учитываются только
документально подтвержденные расходы (при условии, что расходы произведены в рамках
деятельности, приносящей доход) (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). О том, можно ли
учесть при расчете налога на прибыль расходы на наем жилых помещений, если командировка
была связана как с деятельностью, приносящей доход, так и с деятельностью, связанной с
выполнением государственного (муниципального) задания, см. Как вести раздельный учет по
налогу на прибыль, если учреждение получает целевое финансирование (целевые поступления).
Расходы, не подтвержденные первичными документами, к налоговому учету не принимаются.
НДФЛ не облагается компенсация расходов по найму жилья в сумме фактических и
документально подтвержденных затрат (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). В отношении расходов,
которые документально не подтверждены, компенсация не облагается НДФЛ в пределах норм
(абз. 10 п. 3 ст. 217 и ст. 210 НК РФ).
Подробнее об этом см.: Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время
командировки.
Расходы по найму жилого помещения в командировке сотрудник может подтвердить:




бланками строгой отчетности (которые должны соответствовать требованиям Положения,
утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359);
счетами-фактурами (форма, утвержденная постановлением Правительства РФ от
26 декабря 2011 г. № 1137);
квитанциями к приходному кассовому ордеру по форме № КО-1, утвержденной
постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88;
кассовыми чеками, актами и т. д.
Ситуация: можно ли расходы по найму жилого помещения в командировке подтвердить только
счетами из гостиниц, не представляя кассовых чеков
Да, можно. При условии, что счет составлен в соответствии с требованиями Положения,
утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. То есть является
бланком строгой отчетности.
Организации могут при оказании услуг населению проводить денежные расчеты без применения
ККТ, но при условии выдачи бланков строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54ФЗ). При этом допускается использовать только такие бланки, которые соответствуют
требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г.
№ 359. В частности, бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографским
способом (с использованием автоматизированных систем) и содержать ряд обязательных
реквизитов (п. 3, 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г.
№ 359). При этом организациям и предпринимателям, которые оказывают услуги населению,
разрешается использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности
(информационное письмо Минфина России от 22 августа 2008 г.).
Таким образом, расходы по найму жилого помещения в командировке можно подтвердить
счетами из гостиниц (бланками строгой отчетности), не представляя кассовых чеков. Такую
позицию поддерживает финансовое ведомство (письмо Минфина России от 15 июня 2006 г. № 0305-01-04/164) и суды (см., например, постановления ФАС Московского округа от 29 февраля
2008 г. № КА-А40/14043-07, Северо-Кавказского округа от 29 июля 2008 г. № Ф08-4212/2008,
Северо-Западного округа от 19 июня 2006 г. № А05-15886/2005-13). Несмотря на то что в
указанных документах разъяснялось применение уже недействующих форм № 3-Г и № 3-Гм, их
выводы актуальны и сейчас применительно к бланкам строгой отчетности, утвержденным
согласно постановлению Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.
Ситуация: какими документами можно подтвердить расходы на наем жилья, если во время
командировки сотрудник поселился у частного лица
Во время командировки сотрудник вправе проживать не только в гостинице, но и в другом жилом
помещении (например, на съемной квартире). В таком случае подтвердить расходы на наем жилья
можно документами, составленными в произвольной форме (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ,
постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007). Например,
актом, подписанным наймодателем (владельцем квартиры), с одной стороны, и нанимателем
(командированным сотрудником), – с другой. В этом документе должны быть все обязательные
реквизиты, предусмотренные пунктом 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Если учреждение самостоятельно арендует для командированных сотрудников частное жилье, с
его владельцем можно заключить долгосрочный договор. Это целесообразно, если учреждение
регулярно командирует своих сотрудников в один и тот же населенный пункт. Размер арендной
платы в договоре можно указать за любой период. В этом случае документом, подтверждающим
расходы на наем жилья, тоже может быть акт.
Подробнее об учете расходов на наем частного жилья для командированных сотрудников см. Как
учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки.
Ситуация: можно ли за счет средств бюджетного финансирования возместить ущерб (неустойку,
штраф) за незаселение гостиничного номера. Командировка была отменена из-за болезни
сотрудника. Гостиничный номер был забронирован
Да, можно, но только при условии, что возмещение ущерба (неустойки, штрафа) предусмотрено
условиями договора.
При бронировании, но незаселении номера гостиница несет убыток в виде неполученного дохода,
который могла бы получить в случае оказания услуг проживания (п. 2 ст. 15 ГК РФ). Чтобы
избежать возникновения убытков, в условиях договора гостиница может предусмотреть пункт о
возмещении причиненного ей ущерба (плату за простой номера) (п. 1 ст. 15 ГК РФ, п. 6 Правил,
утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490). При подписании
такого договора учреждение – получатель бюджетных средств берет на себя обязательства
выполнить его, а в случае нарушения – возместить ущерб гостинице.
Следовательно (при соблюдении вышеперечисленных условий), ущерб (неустойку, штраф) за
незаселение гостиничного номера можно возместить за счет бюджетных средств.
Расходы на возмещение ущерба (неустойки, штрафа) отразите по статье КОСГУ 290 «Прочие
расходы» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 21 декабря 2011 г.
№ 180н).
Во время командировки сотрудник может заболеть. В этом случае командировка продлевается на
период болезни. Если сотрудник попал в стационар, то при выплате компенсации нужно учесть,
что затраты по найму жилья за те дни, когда он находился в больнице, не возмещаются. Расходы
по оплате жилья за период, на который командировка была продлена, компенсируйте в полном
размере. Такой порядок предусмотрен пунктом 25 Положения, утвержденного постановлением
Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»