В экономически развитых государствах внутреннему аудиту

(1,2,3,) Руководителю предприятия
Комаров Вадим – Генеральный директор
ООО «Технологии Безопасности Бизнеса»
Взаимодействие СВК и СБ
Тема: Организация системы экономической безопасности предприятия.
Система внутреннего контроля (СВК), как корпоративная «спецслужба»
призвана отслеживать и своевременно предотвращать внутренние и внешние риски,
угрожающие нормальному функционированию компании и интересам ее
собственников.
Организационно в СВК участвуют несколько служб. Для одних эта
деятельность основная, для других - дополнительная. К первым, как правило,
относятся служба безопасности, контрольно-ревизионное подразделение и
подразделение внутреннего аудита. Ко вторым (назовем их функциональными) финансово-экономическая, юридическая службы и служба персонала, служба
корпоративного управления - подразделение, отвечающее за регламентацию основных
процедур управления, производственные подразделения и подразделения МТО.
В статье будут даны рек4омендации по взаимодействию СВК и СБ.
Взаимодействие в рамках системы экономической безопасности
функциональных служб компании
При организации СВК важно правильно выстроить взаимодействие СЭБ и
функциональных служб. Ошибочное распределение функций между ними или неверное
построение регламентов взаимодействия может обратить потенциального союзника в
скрытого противника. В этой связи рассмотрим основные зоны пересечения
профессиональных интересов различных подразделений.
СЭБ. В состав СЭБ могут входить несколько служб (здесь все зависит от масштаба
и профиля деятельности компании):

экономической безопасности;

собственной безопасности;

информационной безопасности;

охраны и режима.
КРУ. Главная задача контрольно-ревизионного управления - периодическая
проверка установленных правил выполнения управленческих процедур менеджерами
компании. В первую очередь это относится к сбыту и снабжению. В сбыте упор делается
на проверке обоснованности предоставления дилерских скидок и бонусов, отгрузки
товаров без предоплаты и в рассрочку. В снабжении это контроль условий крупных
закупок (цена, партионность, условия поставки и платежа) и проверка порядка
проведения тендеров (конкурсов на закупку). Ревизии КРУ проводятся по графику,
который хранится в тайне от других подразделений. По инициативе собственников или
топ-менеджера компании КРУ может организовать и внеплановую проверку.
ФЭС. Финансово-экономическая служба - главный инструмент регулирования и
контроля финансового результата бизнеса. Ее правильная организация позволяет добиться
существенного роста прибыли без серьезных дополнительных вложений и
технологических инноваций. Поскольку ФЭС - это своего рода финансовый «мозг»
организации, то она формирует систему планирования и сбора отчетной информации,
определяет методологию, аналитику и состав форм планирования и отчетности.
Безусловно, в ее работе должны учитываться потребности СЭБ.
СП. Обычно служба персонала занимается проверкой достоверности анкетных и
профессиональных данных соискателей на отдельные кадровые позиции. На практике
работа данной службы вызывает наименьшее количество вопросов, поскольку кадровые
технологии в нашей стране в недалеком прошлом были отлажены до совершенства.
ЮС. Взаимодействие с юридической службой в вопросах обеспечения СВК чаще
всего касается двух аспектов - разработки и контроля исполнения Положения о
договорной работе. Положение о договорной работе - основной внутренний
регламентирующий документ компании, определяющий порядок и условия совершения
сделок, полномочия менеджеров по заключению договоров, типовые формы договоров,
порядок согласования условий и некоторые другие моменты. Во многих компаниях к
составлению данного документа подходят достаточно формально, устанавливая в нем
главным образом порядок внутрифирменного визирования проекта договора.
Сделки с акциями самой компании с точки зрения защиты от недружественного
поглощения, - повышенная зона риска. Поэтому СЭБ должна получать оперативную
информацию о составе и динамике сделок с акциями компании. Зачастую именно с этой
целью на крупных фирмах разрабатывается Положение о мониторинге сделок с акциями.
В рассматриваемой структуре СВК за предоставление данных о ведении реестра
акционеров или за взаимодействие со специализированным регистратором отвечает
юридическая служба. Получатель этих сведений - информационно-аналитическое
подразделение СЭБ.
Большое значение в формировании эффективного взаимодействия СВК имеет
регламентация основных процедур внутрифирменного управления, т.е. их
упорядочивание и документальное оформление. В современных структурах крупных и
средних компаний этим занимается служба корпоративного управления. Ее главная
задача: создание рациональной организационной структуры компании и основных
процедур управленческого взаимодействия, т.е. формирование и сопровождение системы
управления фирмой. Вопросы построения логичных и прозрачных для топ-менеджемента
и основных акционеров регламентов управления по направлениям «Продажи и сервис»,
«Закупки», «Производство и обеспечение качества», «Финансы и экономика»,
«Инвестиции» - сегодня одни из самых актуальных для большинства российских
динамично развивающихся компаний.
Функции вышеперечисленных подразделений, через которые организуется
взаимодействие, на основе которых организуется взаимодействие СВК и СБ в рамках
СЭБ.:
 Служба безопасности (СБ) ведет постоянный мониторинг функционирования
важнейших подсистем управления предприятия, выявляет случаи существенных
отклонений от установленных нормативов, анализирует их причины, ведет
оперативную работу по профилактике и предотвращению нарушений.
 Контрольно-ревизионное подразделение (КРУ) и подразделение внутреннего
аудита проводят периодические проверки финансово-хозяйственной деятельности
подразделений и, что очень важно, контролирует соблюдение регламентов
управления.
 Финансово-экономическая служба (ФЭС) отвечает за планирование и сбор
фактической информации с периодичностью и в аналитике, которые необходимы
для эффективного управления.
 Служба персонала (СП) организует кадровую работу, устанавливает правила
проверки новых сотрудников, а зачастую и перечень сведений, составляющих
коммерческую тайну, и правила работы с ними.
 Юридическая служба (ЮС) несет ответственность за правоустанавливающие
документы, разрабатывает Положение о порядке заключения договоров и, если
компания является акционерным обществом, может отвечать за ведение реестра
акционеров или взаимодействие с регистратором.
При распределении задач СВК между подразделениями, при установлении их
состава и подчиненности большое значение имеют масштаб компании, профиль ее
деятельности, организационно-правовая форма, состав и структура участников.
В основе организации взаимодействия СВК и СБ лежит реализованная на
предприятии модель управления.
На рис.1 показано, как соотносятся между собой
система управления, система внутреннего контроля и система безопасности.
Гендиректор
директор
Система внутреннего
контроля (РК, СВА, КРС, УК,
Мониторинг)
Система безопасности
(СБ)
- Директива ГД о правах, обязанностях и полномочиях. Закрепляется в приказе и во
внутренних регламентирующих документах (Положениях, инструкциях,
регламентах). ГД – организатор и руководитель с полномочиями, определенными в
системе корпоративного управления.
- Доклады ГД от руководителей СВК и СБ о результатах деятельности и
предложениях по корректировке системы корпоративного управления.
- Согласованные и закрепленные во внутренних регламентирующих документах
правила, процедуры и алгоритмах взаимодействия по направлениям контроля.
Рис. 1. Графическое представление организации взаимодействия СВК и СБ по
направлениям контроля.
Из рисунка видно, что необходимым условием взаимодействия является
закрепление его организацией во внутренних регламентирующих документах. И сделать
это может только Генеральный директор, наделенный необходимыми распорядительными
функциями и полномочиями. Все другие подходы и решения по взаимодействию, не
только СВК и СБ, проблемы не решают. В результате при инициативных руководителях
СВК и СБ они договариваются сами и действуют на уровне этих договоренностей, т.е. «по
понятиям». При безынициативных руководителях СВК и СБ – взаимодействие
отсутствует со всеми вытекающими отсюда последствиями: низкая эффективность,
бездеятельность, высокий уровень риска безопасности и рисков мошенничества и
хищений.
Взаимодействие СВК и СБ должно быть организовано на всех этапах контроля, за
исключением тех рисков безопасности (нарушение внутреннего распорядка, режима
коммерческой тайны, регламентов бизнес-процессов, технологий производства и продаж,
мошенничество и хищения), которые принято решение игнорировать либо в силу малой
вероятности их воздействия, либо в силу незначительного ущерба (затраты на
противодействие: обнаружение, расследование, возмещение ущерба,- превышают сам
ущерб).
На рис.2 показано место контроля и взаимодействия в цикле управления бизнеспроцессом.
Мониторинг текущей деятельности
Этап предварительного контроля
Формирование
целей и
стратегий
бизнес-
процессов
Планирование
бизнеспроцессов
Разработка матрицы
рисков безопасности
Текущий контроль
Выполнение
бизнеспроцессов
Итоговый контроль
Контроль
результатов
Мониторинг рисков
безопасности
Мониторинг рисков
безопасности
Обнаружение угроз
безопасности и
противодействие
Обнаружение угроз
безопасности и
противодействие
Обнаружение и
возмещение
ущерба
Рис.2. Контроль и взаимодействие в управлении бизнес-процессами
Задачи контроля на предварительном этапе (входной контроль или контроль в
начале бизнес-процесса):
1. Контроль процесса формирования целей (правильность выбора целей, проверка их
на обоснованность и согласованность между заинтересованными лицами и
группами, адекватность соответствия количественных показателей степени
достижения поставленных целей и т.д.).
2. Контроль ограничений, используемых при постановке целей и
прогнозов,
необходимых для постановки целей.
3. Контроль планов (обоснованность плановых заданий, проверка планов на полноту
и согласованность, превращение плановых величин в контролируемые,
установление допустимых границ отклонений контролируемых величин,
реалистичность, адаптивность и т. д.).
4. Прогнозирование, описание и оценка рисков безопасности. Разработка матрицы
рисков безопасности.
Задачи контроля на этапе реализации бизнес-процессов (контроль в процессе):
1. Контроль плановых и фактических величин, в том числе затрат (в целом по
предприятию и по группам контролируемых величин). Выявление отклонений.
2. Контроль состояния внутренней и внешней среды для выявления «слабых»
сигналов о возможных отклонениях, способных повлиять на выполнение бизнеспроцессов, а также угроз безопасности.
3. Выявления фактических отклонений от плановых (прогнозируемых).
4. Выявление возможных причин отклонений.
5. Выработка предложений по корректировке и корректировка бизнес-процесса.
6. Противодействие угрозам безопасности.
Итоговый контроль. Оцениваются результаты реализации бизнес-процессов и
эффективность системы управления. Проверяется сохранность активов и качество учета
работы с активами. Оцениваются эффективность СВК и СБ.
1. Оценка состояния контролируемого объекта в соответствии с принятыми
стандартами, нормативами или другими эталонными показателями.
2. Определение возможных отклонений и выяснение причин этих отклонений.
3. Осуществление корректировки управляющих воздействий, если она необходима и
возможна.
На всех этапах контроля СБ ждет от СВК информацию обо всех выявленных
случаях расхождений контрольных величин или нарушений установленных регламентов,
методик и т.п. В зависимости от «тяжести» и вида нарушения принимается решение о
проведении служебного расследования или передачи вопроса разбирательства в
структурное подразделение.
Рассматриваемую системы взаимодействия СВК и СБ целесообразно наложить на
модель контроля результатов деятельности предприятия, чтобы более наглядно отразить
потребности взаимодействия (рис.3)
1 этап
Система корпоративного управления: мониторинг текущего
состояния, принятие и исполнение управленческих
решений
СВА
Аудит бизнеспроцессов,
описание и
оценка рисков,
матрица рисков
УК и М
Разработка
процедур
контроля
СБ
Разработка
процедур
обеспечения
безопасности
УК и М
Мониторинг
Реализация
корректирующих
воздействий
СБ
Выполнение
процедур
обеспечения
безопасности
КРУ
Ревизии
финансовоХозяйственной
деятельности
Инвентаризационные
комиссии:
Плановая и
неплановая
инвентаризация
активов
СБ
Расследование недостач и
организация возмещения
ущерба
Рис.3. Модель организации контроля и взаимодействия.




Основными элементами модели системы контроля являются:
объекты контроля — планы и бюджеты предприятия и его структурных
подразделений;
предметы контроля — показатели поступлений и расходов, изменения статей
баланса, системы показателей, характеризующих деятельность предприятия в
целом или по отдельным направлениям, и т. д.;
субъекты контроля — руководство предприятия и его структурных подразделений,
менеджмент предприятия, осуществляющий контроль за соблюдением бюджетов;
технология контроля бюджетов — процедуры контроля и порядок их реализации,
необходимые для выявления отклонений контролируемых показателей и величин
от плановых.
Данная модель контроля должна опираться на информационное обеспечение
контрольной деятельности, включающее оперативную, плановую, нормативно-
справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы
документации (унифицированные и специальные). Трудоемкость сбора реальной
информации о финансово-хозяйственной деятельности зависит от наличия
автоматизированной бухгалтерии, развитости информационных технологий в целом.
Таким образом, для успешного функционирования данной модели необходимо
решить следующие задачи:
1. Определить круг лиц, контролирующих исполнение статей финансовых планов и
бюджетов.
2. Точно знать совокупность (структуру) контролируемых показателей и величин.
3. Иметь на каждый контролируемый показатель допустимый предел изменения.
4. Иметь четкую методику замера или вычисления каждого контролируемого
показателя в заранее установленные моменты или интервалы времени.
5. Установить алгоритм действий по ликвидации выявленных отклонений с
указанием каналов передачи информации о них соответствующим структурным
подразделениям.
6. Определить порядок решений о корректировке планов и бюджетов или усилении
контроля за их исполнением.
Состав этих задач в зависимости от возникающих ситуаций на предприятии может
видоизменяться в зависимости от цели (целей) контроля, его форм, содержания, методики
и возможностей информационных источников о контролируемых показателях.
Выработка корректирующих и регулирующих мероприятий при реализации
контроля достигнет наибольшего эффекта, если все виды стратегий разрабатываются и
координируются из единого центра, например планово-экономического отдела. При этом
решения, принимаемые в рамках каждой из стратегий, будут увязаны как по ресурсам, так
и по времени и не будут противоречить друг другу.
Предложения по направлениям взаимодействия могут быть представлены
следующим образом:
1. Ревизионная комиссия – СБ:




Ревизия активов. Обеспечение соблюдения порядка при проведении ревизий силами
СБ. Проведение служебных расследование по решению Совета директоров.
Оценка эффективности и объективности
учета финансово-хозяйственной
деятельности. Передача информации об отклонениях в СБ.
Оценка защищенности активов. Передача данных в СБ и ЮС для принятия мер.
Наполнение банка данных СВК данными о результатах ревизий и оценках. В рамках
СБ рекомендуется иметь аналитическую службу, которая накапливает информацию по
всем направлениям контроля.
2. Служба внутреннего аудита – СБ:




Описание ключевых бизнес-процессов, подлежащих контролю. Сведения и
документацию СБ для разработки контрольных мероприятий.
Описание рисков безопасности и определение их принадлежности и веса. Матрица
рисков. Для выбора стратегии в противодействии рискам безопасности.
Информирование об атаках угроз, последствиях и принятых мерах.
Формирование банка данных рисков и угроз безопасности, его корректировка.
Проведение совместных аналитических исследований
3. Контрольно-ревизионное управление – СБ:




Планирование и ревизия активов. Обеспечение соблюдения порядка при проведении
ревизий силами СБ.
Контроль работы инвентаризационных комиссий.
Информирование об атаках угроз, последствиях и принятых мерах.
Формирование банка данных рисков и угроз безопасности, его корректировка.
Проведение совместных аналитических исследований.


Проведение служебных расследований. Экспертные заключения по материалам
расследований.
Ревизия выполнения договоров.
4. Управленческий контроль и мониторинг бизнес-процессов – СБ:




Данные об отклонениях.
Описание рисков безопасности бизнес-процессов и технологий.
Информирование об атаках угроз, последствиях и принятых мерах.
Формирование банка данных рисков и угроз безопасности, его корректировка.
Проведение совместных аналитических исследований
Мы познакомились лишь с небольшой частью вопросов взаимодействия СВК
и СБ в рамках СЭБ. Главное, что следует почерпнуть из статьи, по мнению
экспертов, – «не бывает системы контроля и системы безопасности без четкой
регламентации всех бизнес-процессов, без четкого распределения полномочий и
ответственности руководителей и исполнителей».
Комаров Вадим – Генеральный директор
ООО «Технологи Безопасности Бизнеса»