Методика заполнения проектной заявки

МЕТОДИКА ЗАПОЛНЕНИЯ ПРОЕКТНОЙ ЗАЯВКИ
Участники тренинга заполняют все обязательные поля проектной заявки. Необязательные
поля заполняются в зависимости от уровня знаний участника и его понимания проекта.
Количество заполненных полей учитываются в рейтинге:
1. Максимальный рейтинг – заполнены все поля.
2. Средний рейтинг – заполнены все поля до пункта 20.
3. Низкий рейтинг – заполнены некоторые поля до пункта 20 (количество баллов в
рейтинге зависит от количества заполненных полей).
* - Поля обязательные для заполнения
ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ПРОЕКТЕ
1. Название проекта*
Необходимо указать название, отражающее содержание проекта. Данное название
впоследствии будет фигурировать в проектной документации.
Пример 1:
Разработка информационной системы управления персоналом.
Пример 2:
Оптимизация процессов Цеха добычи нефти и газа.
2. Цели для компании*
Необходимо указать общие цели, преследуемые компанией, в достижении которых
помогает реализация данного проекта («Для чего проект необходим компании?»).
Предварительно рекомендуется ознакомиться с целями компании на сайте, чтобы понять
достижению какой (каких) именно из целей может способствовать предлагаемый проект.
Пример 1:



повышение эффективности производства и труда;
оптимизация управления, снижение транзакционных издержек;
повышение стоимости компании.
Пример 2:

повышение эффективности управления производством нефти и газа.
3. Назначение проекта*
Необходимо указать причины и предпосылки возникновения проекта, описать
существующую ситуацию в группе ОАО «Татнефть» в рассматриваемой области
(связанной с проектом), привести примеры российского и зарубежного опыта («Почему
возник проект? Какова ситуация в компании, в других компаниях?»).
Необходимо привести примеры проблем, существующих в группе ОАО «Татнефть»,
которые можно решить с помощью реализации проекта («Что нужно улучшить в
компании? Что можно улучшить с помощью предлагаемого проекта?»).
Необходимо описать возможные потребности потенциальных заказчиков, на
удовлетворение которых направлен проект, привести факты, это подтверждающие
(«Что необходимо сотрудникам компании? Почему?»).
Пример 1:

Отсутствует информационное сопровождение процессов управления персоналом.

Необходимо сокращение издержек на рабочую силу.

Необходимо обеспечение руководителей информацией о кадрах.
Пример 2:

Необходимо снижение затрат (на материалы, персонал и оборудование, потерь от
брака, аварий, некомпетентности).

Необходимо устранение двойного подчинения работников, вследствие чего
происходит «размытие» ответственности и снижение оперативности решения
производственных задач.
4. Потенциальные заказчики проекта
Необходимо указать заказчиков проекта, заинтересованных в его успешной реализации,
либо потенциальных потребителей конечной продукции. В зависимости от наличия
информации по организационной структуре компании, возможно указание потенциальных
заказчиков по следующим принципам: роли, должностные позиции, подразделения,
организации группы ОАО «Татнефть» («Для кого необходим проект? Кто получит пользу
от его реализации?»).
Пример 1:
Отдел кадров, руководство компании.
Пример 2:
Начальник Цеха добычи нефти и газа.
СОДЕРЖАНИЕ ПРОЕКТА
5. Задачи проекта
Необходимо указать перечень задач, решаемых с помощью данного проекта и позволяющих
удовлетворить потребности, либо решить проблемы потенциального заказчика, указанные
в пункте 3 («Что дает проект?»).
Пример 1:

обеспечение руководства полной и актуальной информацией о работниках;

управление расписанием работников;

прогнозирование потребности в кадрах.
Пример 2:

устранение «размытия» ответственности, двойного подчинения;

оптимизация
технологической
производственного процесса;

снижение затрат (на материалы, персонал и оборудование);

снижение потерь от аварий, некомпетентности персонала.

снижение времени простоя персонала.
цепочки
(производственной
логистики)
6. Предлагаемое решение
Необходимо привести краткое описание предлагаемого решения в привязке к задачам
проекта, указанным в пункте 5.
Под решением подразумевается конечный результат проекта, потребляемый в компании.
Необходимо описать суть решения, его характеристики, функциональное назначение
(«Что создается и будет применяться/изменяется с помощью проекта в компании?
Каковы функции и описание?»).
Если проект направлен на изменение некоторой системы (информационная,
организационная, техническая или их комбинация), то описываются элементы, из которых
она состоит, взаимосвязи между ними.
Элементами информационной системы могут быть алгоритмы, интерфейсы, базы
данных, программные модули, серверы и др.
Элементами технической системы могут быть детали, узлы, подсистемы (датчики,
контроллеры в рамках системы АСУТП), оборудование, приборы, провода и др.
Элементами организационной системы могут быть организационные структуры,
регламенты, положения, должностные инструкции, персонал, структурные подразделения
и др.
Пример 1:
Информационная система управления ресурсами предприятия.
Основные характеристики: ведение архива справочной информации; удобный интерфейс со
встроенными средствами анализа и прогнозирования; расчет расписания с возможностью
оптимизации и т.д.
Содержит: справочники, программные средства, нормативные документы и т.д.
Пример 2:
Измененная деятельность Цеха добычи нефти и газа.
Корректируются: должностные инструкции работников цеха, технологическая цепочка
производственного процесса, правила работы бригад и организации рабочих мест,
требования к квалификации и аттестации работников цеха.
7. Тип решения*
Заполняется в зависимости от типа предлагаемого решения:

Продукт – товар или услуга: изобретение, полезная модель, изделие, информационная
система и др. («Что создается?»).

Инженерная технология – методы и способы создания продуктов: получения,
обработки или переработки материалов, разработки информационных систем и т.д.
(«Как создается?»).

Управленческая технология – способы управления, методы маркетинга,
организационные методы: организация рабочих мест, экономические модели и др.
(«Как меняется компания?»).
Возможно указание нескольких типов решения одновременно, если предлагаемое решение
является комплексным и включает два или более разнотипных решения.
К каждому типу решения приводится пояснение, в виде чего данное решение будет
реализовано.
Пример 1:
Продукт в виде внедренной информационной системы.
Пример 2:
Управленческая технология в виде оптимизированной деятельности Цеха добычи нефти и
газа.
8. Преимущества решения
Необходимо привести обоснование преимуществ предлагаемого решения по сравнению с
аналогами, либо уже используемыми решениями у потенциального заказчика («Чем
предлагаемое решение лучше?»).
Пример 1:
Информационная система предназначена для сбора, хранения, переработки, анализа
большого объема разнообразной кадровой информации. Данные процессы являются
трудоемкими для работников компании и требуют значительных усилий и времени.
Пример 2:
Оптимизация процессов Цеха добычи нефти и газа позволит повысить качество и
оперативность планирования и реализации работ, снизить издержки, оптимизировать работу
персонала. Оптимизационные решения разрабатываются посредством моделирования
реальных производственных ситуаций цеха, с учетом анализа опыта специалистов ОАО
«Татнефть» и опыта других компаний. Оптимизационные решения проходят
предварительную защиту у Заказчика, тестируются в режиме имитации реальной
деятельности Цеха.
9. Риски проекта
Необходимо указать возможные препятствия успешному осуществлению проекта и
мероприятия по их предотвращению («Что может помешать и как этого избежать?»).
Пример 1:
Низкая квалификация программистов – найм на работу только с наличием опыта подобных
разработок.
Пример 2:
Непонимание работниками своих функций после реорганизации деятельности Цеха –
подробное описание функций в документе, регламентирующем деятельность департамента,
проведение деловой игры.
10.
Менеджер проекта*
Необходимо указать Ф.И.О. и должность предполагаемого руководителя проекта.
Участники тренинга, заполняющие заявку, могут указать свою кандидатуру в качестве
менеджера проекта.
11.
Требования к инженерным компетенциям участников*
Необходимо привести описание требуемых инженерных (технических) знаний, навыков,
опыта, квалификации, которыми должны обладать участники проекта.
Пример 1:

Умение программировать, опыт работы не менее 2 лет.

Проектирование архитектуры информационных систем.

Проектирование интерфейса информационных систем.

Умение формировать тест-кейсы, тестировать работоспособность информационных
систем.
Пример 2:

12.
Понимание процессов и технологии добычи нефти и газа.
Требования к управленческим компетенциям участников
Необходимо привести описание требуемых управленческих компетенций, знаний, навыков,
опыта участников проекта в части:



управления проектами;
описания бизнес-процессов;
формирования регламентов, организационных схем, положений и др.
Пример 1:

Умение управлять проектной командой.

Знание методов описания процессов, концепции
организацией BPM (Business Process Management).
процессного
управления

Умение описывать автоматизируемые процессы.

Умение четко фиксировать и согласовывать требования Заказчика.
Пример 2:
13.

Знание методов описания процессов, концепции
организацией BPM (Business Process Management).

Знание основ производственной логистики.

Наличие навыков моделирования производственных ситуаций.

Умение управлять проектной командой.

Знания и навыки в части управления персоналом.
процессного
управления
Требования к составу (количеству) участников*
Необходимо указать требования к необходимому количеству участников, обладающих
компетенциями, указанными в пунктах 11 и 12.
Пример 1:
5 программистов, 1 проектировщик архитектуры ИС, 1 проектировщик интерфейса ИС, 1
тестировщик, 1 руководитель проекта, 1 помощник руководителя (администратор проекта).
Пример 2:
1 руководитель проекта, 1 помощник руководителя, 1 специалист по описанию процессов, 1
технолог, 1 логист, 1 специалист по управлению персоналом.
14.
Перечень этапов работ и результатов
Необходимо указать основные мероприятия, необходимые для реализации проекта,
промежуточные этапы и результаты.
Для каждого этапа и мероприятия оценивается стоимость и примерная длительность,
количество трудовых ресурсов (участников).
Для каждого этапа и мероприятия оценивается стоимость необходимых материалов,
оборудования и т.п.
Результат заполнения данного поля оформляется в виде таблицы с полями:
Этап (Мероприятие) – Результат – Длительность –– Требования к компетенциям
участников проекта – Необходимое оборудование, материалы и т.п. – Итоговая
стоимость загрузки трудовых ресурсов (участников) проекта, материалов и оборудования.
Пример 1:
Этап
Результат
Длительность
Требования
компетенциям
1.Анализ и описание
деятельности
по
Описаны
функции,
которые должны быть
1 месяц
Руководитель
проекта
к Необходимые
материалы,
оборудование
и
Программные
продукты
для
управлению
персоналом
реализованы в системе
помощник
руководителя
описания
процессов,
функций,
построения
диаграмм
1.1.Анализ
документов
Документы
проанализированы
2 недели
Помощник
руководителя
-
Получена информация от
сотрудников
1 неделя
Помощник
руководителя
Проектировщик
интерфейса
Руководитель
проекта
-
Техно-рабочий проект с
описанием
автоматизируемых
процессов,
информационных
потоков, алгоритмов, баз
данных, интерфейсов и
вариантов использования
1 месяц
Проектировщик
архитектуры ИС
Проектировщик
интерфейса ИС
Руководитель
проекта
-
Установленные
и
настроенные серверы баз
данных,
серверы
приложений,
среда
программирования и др.
2 недели
Программисты
Руководитель
проекта
Серверное
оборудование
Программное
обеспечение
(ПО)
Лицензии на ПО
Разработанные
приложения и схема
данных.
ИС
с
наполненными данными
2 месяца
Программисты
Руководитель
проекта
Проектировщик
архитектуры
Проектировщик
интерфейса
Программное
обеспечение
(ПО)
Перечень доработок ИС
2 недели
Тестировщик
-
Этап
Результат
Длительность
Требования
компетенциям
1.Анализ и описание
производственной
деятельности Цеха
добычи нефти и газа
Описание
процессов
Цеха добычи нефти и
газа
1 месяц
Специалист
описанию
процессов
Руководитель
проекта
1.2. Интервью
сотрудниками
с
…
2.Формирование
Техно-рабочего
проекта системы
…
3.Установка
и
настройка серверов,
приложений,
сред
программирования,
серверов баз данных
(БД)
…
4.Программирование
приложений
и
формирование
структуры данных в
БД.
Наполнение
системы данными.
…
5.Тестирование
модулей ИС.
…
…
Пример 2:
к Необходимые
материалы
по
Программные
продукты
для
описания
процессов,
функций,
построения
диаграмм
1.1.Анализ
документов
1.2. Интервью
сотрудниками
с
Документы
проанализированы
2 недели
Помощник
руководителя
Получена информация от
сотрудников
2 недели
Специалист
описанию
процессов
Руководитель
проекта
Технолог
Логист
Специалист
управлению
персоналом
по
-
по
…
2.Анализ собранной
информации,
моделирование
производственных
ситуаций
и
выявление «узких»
мест
Перечень
ключевых
ограничений,
снижающих
эффективность
деятельности Цеха
1 месяц
Описание
целевых
процессов Цеха
3 недели
Руководитель
проекта
Технолог
Логист
Специалист
управлению
персоналом
-
по
…
3.Формирование
рекомендаций
по
оптимизации
процессов
Цеха.
Описание целевых
процессов
Руководитель
проекта
Технолог
Логист
Специалист
управлению
персоналом
Специалист
описанию
процессов
-
по
по
…
…
15.
Ожидаемые результаты проекта*
Необходимо указать перечень результатов проекта, подлежащих приемке при его
завершении, включая сопровождающие документы, организационные схемы, модели.
Пример 1:

информационная система управления ресурсами;

документ с описанием справочников персонала;

руководство пользователя системы;

руководство администратора системы;

технический проект;

регламенты штатного и аварийного обслуживания.
Пример 2:
16.

рекомендации к изменению технологической цепочки производственного процесса
Цеха добычи нефти и газа;

корректированные правила работы бригад и организации рабочих мест Цеха добычи
нефти и газа;

скорректированные требования к квалификации и аттестации персонала Цеха добычи
нефти и газа;

скорректированные положения и должностные инструкции работников Цеха добычи
нефти и газа.
Дата начала проекта
Необходимо указать плановую дату начала работ по проекту.
Пример 1:
1 июля 2012г.
Пример 2:
1 августа 2012г.
17.
Плановая дата завершения проекта
Необходимо указать плановую дату завершения работ по проекту.
Пример 1:
20 декабря 2012г.
Пример 2:
30 ноября 2012г.
18.
Длительность проекта (мес.)*
Необходимо указать примерную длительность работ по проекту в месяцах.
Пример 1:
6 месяцев.
Пример 2:
4 месяца.
19.
Бюджет проекта (руб.)
Необходимо указать итоговую стоимость реализации работ по проекту, привести
оценочный план освоения бюджета по срокам (т.е. сколько денежных средств
понадобится на каждой из стадий проекта).
Пример 1:
11 млн. руб.
Пример 2:
3 млн. руб.
ДЕТАЛЬНОЕ ОПИСАНИЕ РЕШЕНИЯ
20.
Наименование предлагаемого решения
Необходимо указать наименование, содержащее четкое указание на конечный результат
проекта, потребляемый в компании.
Пример 1:
Информационная система управления ресурсами на базе «БОСС-Кадровик».
Пример 2:
Оптимизированная деятельность Цеха добычи нефти и газа.
21.
Область применения
Необходимо описать направления деятельности компании/конкретные процессы
(производственные, технологические, организационные, управленческие) и подразделения, в
которых будет использоваться предлагаемое решение («Где будет использоваться
результат проекта?)».
Пример 1:
Информационная система будет использоваться в процессах подготовки, учета кадров,
расчета заработной платы Департаментом управления персонала, а также руководством
компании.
Пример 2:
Оптимизация коснется Цеха добычи нефти и газа.
22.
Предшествующие наработки
Необходимо привести перечень ранее выполненных работ в рассматриваемой области,
которые будут использоваться в проекте («Что уже сделано и будет использоваться в
проекте?»).
Пример 1:
Предшествующие наработки отсутствуют.
Пример 2:
В проекте будут применены типовые процессы цехов, реализуемые на отечественных и
зарубежных предприятиях.
Будут использованы методы ТРИЗ (теории решения изобретательских задач), «кайдзен»,
методы мотивации и стимулирования персонала.
23.
Новизна
Необходимо оценить уровень предлагаемого решения и используемых методов по
отношению к имеющимся отечественным и зарубежным разработкам в рассматриваемой
области («Существуют ли аналоги»?).
Пример 1:
Российские и зарубежные компании активно внедряют информационные системы
управления персоналом.
Пример 2:
Зарубежные компании активно используют методы ТРИЗ, «кайдзен» для оптимизации
производственных процессов.
24.
Патентная чистота
Если в разработке предполагается использовать объекты интеллектуальной
собственности – патенты, лицензии и т.п., необходимо указать эти объекты, а также
владельцев прав на них и условия использования.
Пример 1:
Лицензионное соглашение на использование программного обеспечения.
Пример 2:
Патентная защита не требуется.
25.
Возможность дальнейшего тиражирования
Необходимо указать дополнительные области применения предлагаемого решения,
оценить потенциальный рынок («Где можно еще использовать?»).
Пример 1:
Тиражирование информационной системы в группе ОАО «Татнефть».
Пример 2:
Тиражирование методов оптимизации процессов на все производственные подразделения
группы ОАО «Татнефть».
26.
Методы
Необходимо привести описание применяемых методов для реализации решения.
Пример 1:
Применение методов экстремального программирования.
Пример 2:
Описание процессов с использованием специальных программных инструментов.
Использование моделирование производственных процессов, методов ТРИЗ, «кайдзен»,
методов мотивации и стимулирование персонала.
ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОЕКТА
27.
Критерии оценки успешной реализации проекта
Необходимо указать критерии оценки успеха/эффективности проекта. В качестве
критериев можно привести ключевые показатели эффективности, ожидаемые
характеристики разрабатываемого решения, оценку степени решения проблемы или
удовлетворения потребности потенциального заказчика («Как узнать, что проект
успешен?»).
Пример 1:

Пользовательские формы информационной системы должны открываться в течение 1
сек. после нажатия на кнопку и т.д.

Информация о персонале должна обновляться ежесуточно.
Пример 2:
28.

Снижение издержек в процессе добычи нефти и газа.

Снижение количества ошибок, аварий по причине ошибок персонала.
Проверка решения
Необходимо составить план/программу мероприятий, имитирующих использование
результатов проекта в реальной деятельности компании, указать перечень необходимых
человеческих и материальных ресурсов («Как проверить решение, еще не внедрив его?»).
Пример 1:
Тестирование на специально-выделенном компьютере



Проверка функций системы - тестировщик, сервер;
Проверка скорости – 3 пользователя, сервер;
Проверка интерфейса – тестировщик, сервер.
Пример 2:
Организационно-деятельностная игра:


29.
Разработка программы организационно-деятельностной игры – 2 человека;
Проведение организационно-деятельностной игры – 12 человек в качестве
участников; 1 человек – ведущий, офисное помещение и т.д.
Внедрение
Необходимо описать способ проверки решения на этапе его внедрения.
Пример 1:
Тестирование на рабочих компьютерах компании, привлечение сотрудников для проверки
работы информационной системы.
Пример 2:
Организационно-деятельностная игра с обязательным участием сотрудников Цеха добычи
нефти и газа.