Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота

Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота
Тема автоматизации делопроизводства и документооборота сейчас активно обсуждается в
средствах массовой информации, на специализированных конференциях, семинарах и за
круглым столом. Как правило, инициаторами таких обсуждений являются компании –
разработчики систем электронного документооборота (СЭД), задачей которых является
продвижение своих решений и завоевание места на растущем рынке. Результатами таких
мероприятий становится повышенный интерес государственных организаций и
коммерческих предприятий к различным системам автоматизации документооборота и,
соответственно, к компаниям, которые их разрабатывают.
Обычно решение о приобретении и внедрении системы автоматизации делопроизводства
и документооборота принимают руководители организаций, а необходимую работу по
выбору наиболее подходящей системы выполняют сотрудники отделов информационных
технологий (ИТ), делопроизводства, секретариата, общих отделов. Чтобы сделать ваши
поиски и выбор программных решений наиболее эффективными, был подготовлен этот
обзор.
В первой части представлены практически все системы, существующие на российском
рынке, и даны практические рекомендации по процедуре выбора системы.
Зарубежные системы электронного документооборота
В настоящее время крупные иностранные компании, работающие в сфере
информационных технологий, не рассматривают российский рынок в числе ключевых и
поэтому неактивно продвигают свои информационные системы, в том числе системы
электронного документооборота. Исключение составляют лишь несколько компаний.
Среди них американская компания Documentum (ее официальным дистрибьютором в
России является «Документум Сервисиз»). Компания продвигает собственный продукт
Documentum 4i.
Фактически он представляет собой платформу для создания системы управления
документами в конкретной организации. Это значит, что фирма-партнер, внедряющая
систему на предприятии заказчика, или ИТ – специалисты самого предприятия-заказчика
должны создавать функциональные приложения с помощью специально разработанного
для этого модуля Developer Studio.
Преимущество такого подхода состоит в том, что приложения создаются уже
настроенными для конкретного заказчика. Недостаток: значительные ресурсы тратятся на
изучение среды разработки и создание рабочих модулей.
Другая популярная в России зарубежная система – DOCS Open канадской фирмы
Hummingbird (официальный дистрибьютор – фирма HBS). DOCS Open дополняют другие
программные разработки канадской фирмы: DOCSFusion, CyberDOCS, PowerDOCS,
которые объединяются в решение с новым названием Hummingbird DM.
DOCS Open может эффективно применяться и в крупных организациях с большим числом
сотрудников (тысячи человек), и в небольших фирмах, где работает пять-шесть человек.
Система в первую очередь предназначена для организаций, которые интенсивно
занимаются созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний,
консалтинговые компании, органы власти и т. д.).
DOCS Open – это открытая платформа, к ней поставляются средства разработки для
создания специализированных приложений или интеграции с другими системами.
Продукт не ориентирован на применение в области инженерно-конструкторского
документооборота. В разобщенных территориально организациях могут возникнуть
проблемы, так как в системе нет механизмов репликации информации (т. е. информация,
доступная в центре, может быть недоступной в филиалах организации). В ней имеются
средства поддержки совместной работы на уровне рабочей группы.
В табл. 1 представлены зарубежные разработчики систем электронного
документооборота.
Таблица 1.
Зарубежные СЭД. Производители и программные продукты
N
Компания
Продукт
1
Christal Software
Astoria
2
Cimage
Nova Manage
3
Documentum
Documentum 4.0
4
FileNet
Panagon 2000
5
Hummingbird
DOCS Open
6
Intranet Solution & Xpedio
Intranet Solutions & Xpedio
7
Jet Form
Form Flow
8
IBM
Domino.Doc
9
Siemens
DocuLive
10
Staffware
Staffware
11
Open Text
Livelink
Из всех перечисленных компаний на российском рынке представлены продукты фирм
Documentum, FileNet, Hummingbird, Siemens и IBM. К сожалению, особенностью
зарубежных систем является то, что все они созданы без учета специфики традиционного
российского делопроизводства.
Для приобретения систем, разработанных за руб.ежом, необходимо обращаться к
партнерам этих компаний в России. При этом необходимо оценить их опыт в реализации
проектов по созданию системы электронного документооборота и конечно наличие в
компании сертифицированных специалистов.
Российские системы электронного документооборота
Список отечественных специализированных разработок в области систем электронного
документооборота довольно обширен и постоянно пополняется новыми продуктами.
Перечень отечественных производителей СЭД и их продуктов приводится в табл. 2.
Таблица 2.
Отечественные системы. Производители и программные продукты
N
Компания
Продукт
1
1C
1C Документооборот, 1C Архив
2
Cognitive Technologies Ltd
Евфрат-документооборот
3
Аиси
Аиси-интеллект
4
АйТи
БОСС-Референт
5
Аквариус
AquaDoc
6
Атлант-информ
Аккорд
7
Весть-Метатехнология
Work Route
8
Эффект-Офис
Гарант Интернешнл
9
Гранит-Центр
Гран-док
10
Интерпроком Лан
Эскадо
11
Интертраст
Оффис-Медиа, CompanyMedia
12
Интерфейс
PayDox
13
Ланит
LanDocs
14
НТЦ ИРМ
Золушка
15
Оптима
Оптима Workflow
16
Русаудит
Азбука управления
17 Центр компьютерных разработок
Кодекс
18
Экософт
Документ
19
Электронные офисные системы
Дело
20
Электрон-Сервис
Документооборот и делопроизводство
Из перечисленных выше систем наибольшее распространение на российском рынке
получили: «Евфрат», «БОСС-Референт», «Гран-док», «CompanyMedia», «LanDocs»,
«Золушка», «Оптима Workflow», «ДЕЛО». В следующей статье мы приведем краткое
описание каждой из этих систем.
Всю необходимую работу по выбору наиболее подходящей системы выполняют
сотрудники отделов информационных технологий (ИТ), делопроизводства, секретариата,
общих отделов. Вам как секретарю поручили выбрать систему автоматизации
делопроизводства и документооборота. Как это сделать? Вы уже познакомились с
основными зарубежными и отечественными компаниями, разработчиками систем
электронного документооборота. Теперь поговорим о самих системах.
Наибольшее
распространение
на
российском
«БОСС-Референт», «Гран-Док», CompanyMedia, LanDocs,
Workflow», «ДЕЛО».
рынке
получили:
«Золушка», «Оптима
«БОСС – Референт»
Данная система разработана компанией «АйТи». Она ориентирована на поддержку
управления организацией и эффективной работы сотрудников, на накопление знаний, и
при этом имеет развитые дополнительные сервисы.
Основное применение – создание корпоративной системы, охватывающей деятельность
сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнеспроцессы. Поддерживает делопроизводство, организационное управление, согласование
документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой
документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью для
реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и
функции, присущие организациям со сложной иерархической структурой.
Другая отличительная черта системы «БОСС-Референт»: в ней реализованы функции
контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и
распознавания (в «БОСС-Референт» интегрирована система FineReader), электронной
конференции и доски объявлений.
Система реализована на платформе Lotus Notes. Благодаря этому вдобавок к функциям
«БОСС-Референт» пользователи получают в свое распоряжение и функции среды Lotus
Notes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы
и т. д.
«БОСС-Референт» является наиболее открытой во всех смыслах системой – она
поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается
инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного
интерфейса.
«Гран-Док»
Система делопроизводства «Гран-Док» московской фирмы «Гранит» предназначена для
государственных учреждений. Система полностью учитывает все особенности
российского делопроизводства с учетом нормативов документационного обеспечения
управления. Включает в себя три подсистемы:
1. основные документы организации;
2. устные обращения граждан;
3. устные обращения представителей организаций.
Пользователи системы «Гран-Док» – государственные муниципальные структуры,
ведущие работу в соответствии с действующими стандартами ГСДОУ.
CompanyMedia
Система Company Media разработана российской компанией «Интертраст» на платформе
Lotus Notes. Содержит широкий набор сервисов, поддерживающих делопроизводство,
коллективное создание документов, контроль исполнения, управление договорами,
управление проектами, управление персоналом, учет материальных ценностей и др.
Сильной стороной программы является эффективная поддержка территориально
распределенных структур управления за счет специальных методов, гарантирующих
доставку заданий независимо от качества линий передач. Система может широко
применяться в организации – и как база для автоматизации делопроизводства, и как
средство поддержки работы сотрудников в организации в целом. Дополнительные
сервисы, реализованные в системе, делают ее еще более привлекательной. В качестве
таких сервисов компания-разработчик предлагает специальные функциональные модули:
управление и планирование, заседания, управление проектами и договорами, модуль
кадрового учета и т. д.
LanDocs
Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное
хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов:




системы делопроизводства,
сервера документов (архива),
подсистемы сканирования и визуализации изображений,
подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internetклиента, почтового сервера.
Компонент делопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре на базе
промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Централизованное управление
хранением документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера. В
качестве отдельной опции поставляется модуль полнотекстового поиска документов с
учетом правил русского языка. Почтовая служба LanDocs устроена так, что сотрудники, у
которых установлен специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать
сообщения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик
Microsoft Exchange или Lotus Notes.
Эта система предназначена в основном для крупных государственных организаций и
коммерческих предприятий.
«Золушка»
Программный продукт компании «НТЦ ИРМ» также построен на платформе Lotus
Domino/Notes и на MS SQL и решает основные задачи делопроизводства. Система
поддерживает классическое делопроизводство и предназначена для автоматизации работы
канцелярии государственных организаций.
Основным клиентом «НТЦ ИРМ» в течение многих лет является правительство Москвы.
Оптима Workflow
Хотя система и называется Оптима Workflow (http://www.optima.ru/), это больше чем
workflow-продукт. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет
хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в
качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Полезной
особенностью является отслеживание критических путей и представление комплекса
взаимосвязанных работ.
Система автоматизирует регистрацию документов по правилам делопроизводства,
реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении
поручений.
Тот факт, что Оптима Workflow использует в качестве основного хранилища и транспорта
механизм Microsoft Exchange, определяет все ее возможности по надежности хранения,
защите от сбоев, применению медленных линий связи, синхронизации данных,
ограничению доступа к данным.
Workflow-система удобна для формализации ежедневных, типовых процедур работы с
документами. Так как Оптима Workflow в качестве сервера использует Exchange, его
легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется по своему прямому
предназначению – как почтовый сервер. Не нужно рассчитывать на то, что Оптима
Workflow позволит вам задействовать Exchange в качестве электронного архива – для
этого есть другие продукты, к примеру Microsoft SharePoint Portal Server. Оптима
Workflow хранит документы только в процессе – пока работы, связанные с ним, не
завершены.
«ДЕЛО»
Система «ДЕЛО» (последняя версия – 8.5, предыдущая – 8.0.9) – типичная система
автоматизации делопроизводства, наиболее популярная у нас в стране. Она
последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России.
Разработчик – компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС, http://www.eos.ru) –
взял курс на создание полноценной системы документооборота. Еще в 1998 г. была
разработана
система,
ориентированная
на
непосредственных
участников
документооборота, а не только на профессиональных делопроизводителей.
Продукт поддерживает традиции отечественного делопроизводства, обеспечивая
качественный и разносторонний контроль за процессами движения и исполнения
документов.
Движение документов в системе «ДЕЛО» происходит за счет изменения учетных записей
о документах в базе данных.
Для хранения документов компания ЭОС разработала отдельный продукт,
интегрированный с системой «ДЕЛО» и обеспечивающий функции электронного архива.
Уже более двух лет в системе «ДЕЛО» существует подсистема «АРХИВНОЕ ДЕЛО»,
автоматизирующая архивное делопроизводство. Летом 2004 г. планируется к выпуску
продукт «Электронный каталог», который позиционируется именно как электронное
хранилище произвольной информации, использовать ее можно, например, для построения
Интернет - портала. В системе реализован Web-интерфейс, что удобно для организации
удаленного доступа и построения интранет - порталов.
Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с
необходимостью автоматизации работы делопроизводственных служб, архива,
организаций с большим объемом производственной структурированной информации –
СМИ, промышленных предприятий и т. п.
Критерии оценки системы электронного документооборота
Использование системы электронного документооборота позволяет повысить
эффективность работы сотрудников на тех предприятиях, где достаточно большой объем
пересылаемых документов или высока численность персонала.
По оценкам, использование системы электронного документооборота становится выгодно
организации при числе сотрудников больше 50 человек. В этом случае затраты на
приобретение и внедрение системы, обучение сотрудников окупаются за счет повышения
скорости передачи информации, доступности информации и документов.
Каждая организация имеет свои особенности, поэтому для разных предприятий подходят
различные системы. При выборе системы электронного документооборота организациям в
первую очередь необходимо четко определить задачи, которые она будет решать с
помощью этой системы. После этого нужно выбрать 4-5 решений различных
производителей, имеющих необходимый опыт внедрения в аналогичной сфере
деятельности. Эти системы в дальнейшем и будут подвергаться анализу.
Исходя из задач организации, необходимо составить критерии для оценки
представленных на рынке систем. У каждой организации эти критерии индивидуальны.
Например, государственным организациям важно соответствие стандартам ГСДОУ,
коммерческим – развитая система маршрутизации документов, автоматизация бизнеспроцессов. Для организаций, имеющих удаленные филиалы и подразделения, важна
поддержка территориальной распределенности.
В качестве критериев можно предложить следующие направления анализа:









функциональность;
производительность и масштабируемость;
интегрируемость;
лицензионная политика;
ценовая политика;
стоимость масштабирования;
инструментальные средства;
локализация;
наличие разработок, автоматизирующих делопроизводственные процессы.
Необходимо определить важность критериев. Это один из ключевых факторов, и
определять его должны несколько сотрудников, ответственных за проект, – от этого
уменьшится вероятность ошибки. После определения критериев и их важности можно
приступать непосредственно к самой оценке систем электронного документооборота (см.
таблицу). В реальности устанавливается гораздо большее, чем в нашей таблице,
количество функциональных возможностей. Их количество зависит от целей и задач
системы электронного документооборота.
Функциональные
возможности
Системы электронного документооборота
Важность
критерия
Система Система Система Система
1
2
3
4
Поддерживаемые виды документов
Входящие
10
5
5
5
4
Исходящие
10
5
5
5
4
Внутренние
7
5
5
3
4
ОРД
7
4
5
4
4
Протоколы совещаний
4
2
3
5
2
Документы
произвольной формы
8
5
4
5
5
Жалобы и письма
граждан
0
4
4
1
5
Проекты документов
8
3
4
5
2
235
246
249
200
Итого
Затем оценки по каждому из критериев, помноженные на важность этого критерия,
складываются. Система, набравшая большее количество баллов, и является оптимальной
для данной организации. В нашем примере наиболее подходящей системой по критерию
«Поддерживаемые виды документов» является Система 3. Определив систему-лидера,
можно смело приступать к внедрению сначала пилотного, а потом и полномасштабного
проекта создания электронного документооборота в своей организации.
Часто сотрудникам организации сложно оценить тот или иной показатель. В этом случае
для анализа практикуется приглашение независимых консультантов или экспертов.
Выбор системы документооборота – это не просто технологическая или инженерная
задача,
он
связан
с
общей
стратегией
развития
организации.
Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями,
конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той
структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим
эффектом внедрения.
Если это государственное учреждение, то надо перенести акцент на полноту учета задач,
решаемых организацией, особенности этих задач, связанные со спецификой ее
деятельности.
Приведенная нами методика оценки и краткий обзор помогут вам сделать правильный
выбор системы делопроизводства и документооборота организации.
Д.В. Пашков