Ввод в эксплуатацию и последующая эксплуатация программного

Ввод в эксплуатацию и последующая эксплуатация
программного обеспечения учета товаров в розничной
торговле
Глоссарий
ПО
- Программное обеспечение по учету товаров в розничной торговле.
Оператор - Оператор ПО это человек, основной работой которого является ввод данных о
приходах товара на склад, перемещениях товаров между складом и торговыми точками, продажах
товара с торговых точек.
Владелец бизнеса - Человек которому принадлежит бизнес и который является лицом,
заинтересованным в достоверной информации о состоянии бизнеса, он же анализирует текущую
ситуацию и принимает решения о дальнейших действиях.
База данных – база данных программы это файлы специального формата в которых сохраняется
информация о всех произведенных в ПО действиях.
Организационные мероприятия
До начала запуска ПО в эксплуатацию вам нужно определится с тем возьмете ли вы роль
оператора на себя или наймете для этого человека. Критерии выбора в этом случае следующие:
1. На сбор и ввод данных с одной точки или склада уходит в среднем 15 минут времени.
2. Вам необходимо ввести в базу данных остатки. На эту операцию уйдет от 8 часов до
нескольких недель, в зависимости количества товара на точке или на складе.
Если вы всю работу будите делать сами то вам нужно пройти курс обучения работе с ПО и
ознакомится с предоставляемой с ПО документаций (ИНСТРУКЦИЯ ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ.doc
или ее сокращенный вариант: ИНСТРУКЦИЯ ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ сокращенная.doc).
Если вы планируете нанять человека на эту работу, то здесь вам нужно определится с тем
планируете ли вы его занять на весь день или только на несколько часов в сутки. В случае приема
человека на весь рабочий день вам нужно выделить для него рабочее место, обеспеченное
компьютером. В случае приема человека не на весь рабочий день, можно дать ему возможность
работать дома (чем снизить затраты на его содержание), в этом случае нужно требовать наличие
дома у работника компьютера и Интернета (Интернет будет нужен и вам). Нанятому человеку
нужно будет также пройти курс обучения работе с ПО и ознакомится с предоставляемой с ПО
документаций.
Ввод начальных остатков
Предлагается следующий алгоритм запуска ПО в эксплуатацию: Последовательный вод остатков
на точках и складах (даты взяты произвольно).
1. Провести инвентаризацию на 01.02.07 на складе №1
2. Начать ввод остатков (в соответствии с инвентаризацией) в базу данных ПО – 02.02.07 по
складу №1
3. Закончить ввод остатков (в соответствии с инвентаризацией) в базу данных ПО – 05.02.07
по складу №1, в период с 01.02.07 по 05.02.07 не вводить ни каких операций по приходу,
перемещению и расходу товара.
4. Ввести все операции по приходу, перемещению и расходу товара 06.02.07 по складу №1 за
период с 01.02.07 по 06.02.07. При этом перемещение со склада на торговую точку
оформлять как расход, перемещения с торговой точки на склад оформлять как приход на
склад.
5. Провести инвентаризацию на 07.02.07 на точке №1
6. Ввести все операции по приходу, перемещению и расходу товара 07.02.07 по складу №1 за
период с 07.02.07 по 07.02.07. При этом перемещение со склада на торговую точку
оформлять как расход, перемещения с торговой точки на склад оформлять как приход на
склад.
7. Начать ввод остатков (в соответствии с инвентаризацией) в базу данных ПО – 08.02.07 по
точке №1
8. Ввести все операции по приходу, перемещению и расходу товара 08.02.07 по складу №1 за
период с 08.02.07 по 08.02.07. При этом перемещение со склада на торговую точку
оформлять как расход, перемещения с торговой точки на склад оформлять как приход на
склад.
9. Закончить ввод остатков (в соответствии с инвентаризацией) в базу данных ПО – 09.02.07
по точке №1, в период с 07.02.07 по 09.02.07 не вводить ни каких операций по приходу,
перемещению и расходу товара.
10. Ввести все операции по приходу, перемещению и расходу товара 10.02.07 по точке №1 за
период с 07.02.07 по 10.02.07. При этом перемещение с торговой точки на склад оформлять
как расход, перемещения со склада на торговую точку оформлять как приход на торговую
точку.
11. Ввести все операции по приходу, перемещению и расходу товара 10.02.07 по складу №1 за
период с 10.02.07 по 10.02.07. При этом перемещение со склада на торговую точку
оформлять как расход, перемещения с торговой точки на склад оформлять как приход на
склад.
12. Начиная с 11.02.07 приступить к полноценной эксплуатации ПО. Приход оформлять как
приход, Перемещение как перемещение, Расход оформлять как расход.
В случае если количество точек / складов больше операции по вводу остатков аналогичны
описанным выше. Суть процесса заключается в том что: проводится инвентаризация точки /
склада, полученные данные вводятся в базу данных ПО, после ввода данных инвентаризации
вводятся все операции произведенные на точке / складе за период ввода данных инвентаризации.
При этом если какая либо точка / склад еще не введены в базу данных ПО, операции по
перемещению на нее товара оформляются как расход либо приход в зависимости от направления
движения товара.
Например у вас есть склад №1, точка №1, точка №2. Склад №1, точка №1 уже введены в базу
данных ПО. В этом случае все операции по перемещению товара на точку №2 со склада №1 и
точки №1 оформляются как расход со склада №1 и точки №1. После ввода остатков по точке №2,
вводятся все операции по точке №2, за период ввода остатков, при этом приход из внешних
источников оформляется как приход, перемещения со склада №1 и точки №1 оформляются как
приход на точку №2, расход с точки №2 оформляется как расход, перемещения с точки №2 на
точку №1 и на склад №1 оформляются как расход с точки №2. После окончания ввод остатков по
всем складам / точкам приступаете к нормальной работе с ПО: Приход оформляете как приход,
Перемещение как перемещение, Расход оформляете как расход.
Как вы видите процесс довольно затратный по времени и людским ресурсам. При вводе
начальных остатков обязательно нужно использовать «оператора», либо нанять на эти работы
квалифицированную помощь.
Обмен информацией
Если вы используете оператора для работы с ПО, то возникает вопрос как обмениваться данными
между его и вашим компьютерами.
Для этого есть специальная программа «Сервис». Она в полуавтоматическом режиме архивирует
данные, которые оператор затем может передать вам на флешке (дискете) либо по Интернету.
Работа с данной программой очень проста, на ее освоение уйдет минут 10-20. Инструкция по ее
эксплуатации называется: ИНСТРУКЦИЯ ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ сервиса.doc.
Повседневная работа с ПО
Повседневная работа с ПО очень проста. Вы сами или оператор вводит каждый вечер
информацию о поступившем товаре, перемещении товара между складами и точками реализации,
о реализации товара.
Если ввод данных осуществляет оператор, то он по окончании сбора данных и вводу их в базу
данных ПО, архивирует базу данных и передает этот архив вам (через Интернет, ну или на
флешке, или дискете). Вы извлекаете базу данных из архива.
Вы работаете с ПО, анализируете информацию, принимаете необходимые решения.