Порядок приема на хранение документов

Приложение
к приказу МКУ «МАП»
от___________________ № ________
Порядок приема на хранение документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов органов местного
самоуправления, организаций – источников комплектования,
муниципальных учреждений и предприятий Петрозаводского городского
округа, не являющихся источниками комплектования
1. Общие положения
1.1. Порядок приема на хранение документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов органов местного самоуправления,
организаций – источников комплектования, муниципальных учреждений и
предприятий Петрозаводского городского округа, не являющихся источниками
комплектования (далее – Порядок) разработан в соответствии с Федеральным
законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
1.2. Список организаций – источников комплектования Архива
утверждается постановлением Администрации Петрозаводского городского
округа.
Источниками комплектования Архива являются органы местного
самоуправления Петрозаводского городского округа, муниципальные
учреждения и предприятия Петрозаводского городского округа (далее –
организации – источники комплектования).
1.3. В Архив на хранение передаются следующие документы:
- включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации,
образовавшиеся в процессе деятельности организаций – источников
комплектования;
- по личному составу органов местного самоуправления;
- по личному составу организаций – источников комплектования,
муниципальных учреждений и предприятий Петрозаводского городского округа
в случае их ликвидации, реорганизации, смены формы собственности без
правопреемника;
- с не истекшими сроками хранения организаций – источников
комплектования, муниципальных учреждений и предприятий в случае их
ликвидации, реорганизации, смены формы собственности без правопреемника;
- включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации
аудиовизуальные документы организаций – источников комплектования,
муниципальных учреждений и предприятий.
1.4. Документы организаций – источников комплектования, включенные в
установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации,
принимаются Архивом по истечении срока их временного хранения,
установленного законодательством Российской Федерации, составляющего
5 лет.
Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской
Федерации могут быть продлены по просьбе организаций – источников
комплектования при необходимости практического использования архивных
документов или отсутствия у Архива возможности для приема указанных
документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
Сроки временного хранения документов Администрации Петрозаводского
городского округа до передачи их в Архив определяются договором о
взаимоотношениях и сотрудничестве в области делопроизводства и архивного
дела между Архивом и Администрацией Петрозаводского городского округа, но
не могут быть больше срока, установленного действующим законодательством
Российской Федерации.
1.5. При ликвидации, реорганизации или смены формы собственности
организаций – источников комплектования на хранение в Архив передаются
документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации,
документы по личному составу, документы, сроки временного хранения
которых не истекли.
При ликвидации, реорганизации или смены формы собственности без
правопреемника муниципальных учреждений и предприятий на хранение в
Архив передаются документы по личному составу, документы, сроки
временного хранения которых не истекли.
В случае если реорганизуемые организация – источник комплектования,
муниципальное учреждение и предприятие имеют правопреемника, документы
по личному составу, документы, сроки временного хранения которых не
истекли передаются правопреемникам реорганизуемых организаций.
1.6. Архив осуществляет прием на хранение документов, указанных в
пункте 1.3 настоящего Порядка, на бесплатной основе.
2. Прием – передача документов в Архив от организаций – источников
комплектования, муниципальных учреждений и предприятий
2.1. Организации – источники комплектования передают документы в
Архив на основании заключенных между ними и Архивом договоров о
взаимоотношениях и сотрудничестве в области делопроизводства и архивного
дела.
2.2. Прием документов Администрации Петрозаводского городского округа
проводится на условиях и в срок, предусмотренные договором о
взаимоотношениях и сотрудничестве в области делопроизводства и архивного
дела между Архивом и Администрацией Петрозаводского городского округа.
2.3. Муниципальные учреждения и предприятия при реорганизации,
ликвидации, смене формы собственности без правопреемника направляют в
адрес Архива письменный запрос о приеме архивных документов на хранение и
копию документа о реорганизации, ликвидации, смены формы собственности.
Запрос регистрируется в день поступления в Архив и передается директору
Архива на рассмотрение. Директор Архива в течение двух рабочих дней
направляет запрос на исполнение специалисту Архива. Специалист Архива по
предварительной договоренности с исполнителем запроса выходит в
организацию с целью определения объема документов и качества их научно –
технической обработки. В случае если архивные документы упорядочены в
соответствии с установленными требованиями, оговаривается срок передачи
документов.
2.4 Архивные документы организаций – источников комплектования,
муниципальных учреждений и предприятий принимаются в Архив в
упорядоченном состоянии с соответствующим научно – справочным аппаратом
и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. Все работы,
связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на
хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за
счет средств учреждения или предприятия передающего документы.
Упорядочение документов Администрации Петрозаводского городского
округа проводится на условиях определенных в договоре о взаимоотношениях и
сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела между Архивом и
Администрацией Петрозаводского городского округа.
2.5. Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в
Архив по описям дел, утвержденным экспертно – проверочной комиссией
уполномоченного органа исполнительной власти Республики Карелия в сфере
Архивного дела (далее – ЭПК); документы по личному составу организаций –
источников комплектования – по согласованным ЭПК описям дел; документы с
не истекшими сроками временного хранения организаций – источников
комплектования – по описям дел временного хранения или по
сдаточным описям, утвержденным руководителем организации – источника
комплектования.
Документы по личному составу, документы с не истекшими сроками
хранения ликвидируемых муниципальных учреждений и предприятий
принимаются в Архив по утвержденным руководителем муниципального
учреждения и предприятия описям дел. После приема дел описи дел по личному
составу согласовываются Экспертно-методической комиссией Архива.
2.6. Прием документов проводится в соответствии с Правилами
организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в
государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,
организациях Российской академии наук, утвержденных приказом
Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от
18.01.2007 № 19.
2.7. Прием архивных документов на хранение проводится в течение 30 дней
с момента поступления документов в Архив. Срок приема документов может
увеличиваться в зависимости от объема поступивших документов. В этом
случае срок приема документов устанавливается в соответствии с нормами
времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами по
согласованию с организацией – источником комплектования, муниципальным
учреждением и предприятием, передающими документы.
2.8. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи
архивных документов на хранение (Приложение) не позднее 5 рабочих дней со
дня окончания приема документов на хранение. Акт составляется в двух
экземплярах. Один экземпляр остается в Архиве, другой передается
организации – источнику комплектования, муниципальному учреждению и
предприятию.
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________