Instr

ИНСТРУКЦИЯ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ КОМПЛЕКСА
"ПЛАНОВО-ОТЧЕТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ" НА ОСНОВЕ
ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ "ШАХМАТКА"
1.Цель и возможности комплекса
Данный комплекс таблиц позволяет получить следующие отчеты:
1. Итоговый подсчет по основным показателям работы архивных отделов (архивов) по группе районных архивных отделов
(подсчет производится по плану и отчету за 1 квартал, 1 полугодие, 9 месяцев и за год
2. Итоговый подсчет по основным показателям работы архивных отделов (архивов) по группе облгосархивов (подсчет производится по плану и отчету за 1 квартал, 1 полугодие, 9 месяцев
и за год
3. Статистический отчет "Показатели выполнения "Основных
направлений развития архивного дела в архивных отделах"
районных архивов за год".
4. Статистический отчет "Показатели выполнения "Основных
направлений развития архивного дела в архивных отделах"
государственных архивов за год".
5. Отчет о выполнении основных показателей развития архивного дела в Пермской области за 1 квартал (за 9 месяцев, за
год).
6. Показатели "Основных направлений развития архивного дела в Пермской области на 1 полугодие" (на год).
7. Диаграмма по результатам работы архивных учреждений за год
по группе архивных отделов с переменным составом документов.
8. Диаграмма по результатам работы архивных учреждений за год
по группе архивных отделов с постоянным составом документов.
2. Требования к техническим средствам
Для работы программы необходим IBM-совместимый компьютер
АТ/486 и выше с объемом оперативной памяти не менее 16 Мб, монитор
VGA/SVGA, жесткий диск с объемом свободной памяти не менее 2 Мб.
Программа работает в среде WINDOWS 95/98 в электронных таблицах
EXCELL 95/97.
3. Схема работы с комплексом ( книгой "Шахматка")
Каждый файл созданный с помощью электронных таблиц EXCELL
95/97 называется книгой, которая состоит из листов (перемещение по ко-
2
торым осуществляется выбором вкладыша с названием листа внизу экрана).
Данный комплекс состоит из 4 книг с "шахматками" кураторов:
Шахматка2 - Шахматка5, где кураторы заносят данные по планам и отчётам своих рай(гор)архивов. Эти таблицы кураторы заполняют на своих
компьютерах и копируют файлы на компьютер начальника отдела в папку
"Шахматка" (путем замены старых).
В 5-ом файле (книге) Шахматка (из одноименной папки) находится
группа архивов начальника отдела, заполняемая начальником, а также
вышеуказанные отчеты, расположенные на разных листах с соответствующими названиями.
При каждом открытии файла Шахматка происходит обновление связей данной книги с Шахматками 2-5, вследствие чего данные для подсчета
итогов берутся из дополненных и скопированных кураторами шахматок.
Далее отчеты могут быть просмотрены и выведены на печать, так же
как и все шахматки в отдельности.
4. Заполнение таблиц
Открытие "Шахматки " осуществляется двойным щелчком мыши по
одноименному файлу на "Рабочем столе" компьютера (находится в папке
"Мои документы" : "Мой компьютер"  "С"  "Мои документы" 
"Шахматка", либо :"Excel"  "Открыть файл"...). У каждого куратора соответственно свой файл таблицы:
Т______- "Шахматка"
Б______ - "Шахматка2"
Б______ - "Шахматка3"
Ш_____ - "Шахматка4"
Е______ - "Шахматка5".
Для занесения данных в таблицу курсор устанавливается в нужную
ячейку и набирается число, для корректировки данного числа необходимо
дважды щелкнуть по ячейке.
Важно: строки с подсчетом итоговых значений не заполняются ,
желательно не вставать в итоговые ячейки и не редактировать их. Итоговые ячейки выделены цветом и первоначально имеют значение 0 . Подсчёт в этих ячейках происходит автоматически по мере заполнения таблицы.
Переход по ячейкам с помощью мыши, либо по стрелкам клавиатуры.
Для распечатки таблицы выберите "Файл", "Печать", возможен
предварительный просмотр выходящего на печать документа, на печать
идут сначала все листы таблицы (3 листа) первых 4 архивов, затем распечатывается остальная группа архивов. Желательно отправлять на печать
по одному листу из-за сложности таблиц.
3
После полного заполнения таблицы и получения нужных результатов подсчёта файл копируется средствами локальной сети на компьютер
Тиуновой З.Ф. для подведения сводных итогов.
5. Подведение итогов и получение отчетов
Файлы кураторов переписываются в папку "Шахматка" на диске "С"
поверх старых файлов с таким же названием. Затем открывается файл
"Шахматка" любым из вышеуказанных способов, на вопрос программы:
"Переустановить связи? " ответить утвердительно, при этом происходит
автоматический подсчёт итогов по всем архивным отделам, заполняются
все имеющиеся отчеты и строятся диаграммы пи итогам работы на данный
период времени. В первую очередь заполняются данные на листе "Тиунова" и данные по областным архивам на листе "Итоги по обларх". Сводная таблица по райархивам находится на листе "Итоги по райарх" этого
же файла, для открытия этих листов щёлкните мышью по вкладке с нужным названием внизу экрана. Отчеты имеют следующие названия:
1.Статистический отчет "Показатели выполнения "Основных направлений развития архивного дела в архивных отделах" районных архивов за
год". -Показатели(рай)
2. Статистический отчет "Показатели выполнения "Основных направлений развития архивного дела в архивных отделах" государственных архивов за год".– Показатели(обл)
3. Отчет о выполнении основных показателей развития архивного дела в
Пермской области за 1 квартал - Отчёт1кв (за полугодие - Отчёт1пол, за
9 месяцев - Отчёт9мес, за год – ОтчётГод).
4. Показатели "Основных направлений развития архивного дела в Пермской области на 1 полугодие" – ПокОснНапрПолуг (на год - ПокОснНапрГод).
5. Диаграмма по результатам работы архивных учреждений за год по
группе архивных отделов с переменным составом документов – Диаграмма1.
6. Диаграмма по результатам работы архивных учреждений за год по
группе архивных отделов с постоянным составом документов – Диаграмма2.
6. Преобразование "Шахматок " при смене отчетного периода
1. Скопировать имеющиеся "Шахматки" в эту же папку (у каждого
куратора на компьютере), копию переименовать в "ШахматкаПлан" (два
раза с промежутком "щёлкнуть" по файлу и добавить "План"), открыть её
и удалить данные только в тех строках, где нет формул, выделенные цветом ячейки не стирать. После этого заносить данные по следующему году.
4
2. Аналогично копируется папка "Шахматка", содержащая сводные
данные.
3. После внесения данных по плану кураторами, перед тем как посмотреть сводные результаты необходимо вернуть переименованным файлам название "Шахматка", а для этого файлы, содержащие сведения за
прошедший год переназываются в "ШахматкаОтчет".
4. Файлы имеющие название "Шахматка" могут копироваться на
компьютер, где находится сводная папка с таким же названием.
5. В соответствии с тем, какие файлы были скопированы в папку
"Шахматка" получатся соответственно сводные данные по планам или отчетам.
6. Необходимо помнить, что перед каждым обновлением данных
необходимо копировать в папку "Шахматка" обновленные данные
кураторов.