ПРОГРАММА «ГНИВЦ КУРЬЕР Корпорация» ЛИСТОВ 22 Руководство по заполнению сообщения о доверенности Введение ВВЕДЕНИЕ Настоящее руководство описывает механизм заполнения информационного сообщения о доверенности в случае подписания отчетов ЭЦП уполномоченного представителя (далее УП) налогоплательщика в соответствии с Приказом ФНС России от 02.11.2009 № ММ-7-6/534@, вступающим в силу с 24 ноября 2010 года Руководство по заполнению сообщения о доверенности Стр. 2 Содержание СОДЕРЖАНИЕ Введение ............................................................................................... 2 1. Заполнение информации о доверенности....................................... 4 1.1. Включение режима работы УП .................................................................... 4 1.2. Импорт сведений о доверенности ............................................................... 5 1.3. Заполнение сведений о доверенности в ручном режиме .......................... 7 1.3.1. 1.3.2. 1.3.3. 1.3.4. 1.3.5. 1.3.6. 1.3.7. Общие сведения ............................................................................................ 8 Заполнение реквизитов доверенности ....................................................... 11 Заполнение сведений о представляемом лице ......................................... 11 Заполнение сведений о доверителе .......................................................... 12 Заполнение сведений об Уполномоченном представителе...................... 13 Заполнение сведений об удостоверителе ................................................. 14 Заполнение сведений о полномочиях представителя .............................. 15 2. Работа с доверенностями............................................................... 17 2.1. Формирование доверенностей в автоматическом режиме ..................... 17 2.2. Формирование доверенностей в ручном режиме .................................... 19 3. Рекомендации по работе с доверенностями ................................. 21 Руководство по заполнению сообщения о доверенности Стр. 3 1. ЗАПОЛНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ О ДОВЕРЕННОСТИ 1.1. Включение режима работы УП Включение режима работы УП выполняется в меню «Настройка\Настройка учетной записи», закладка «Настройки уполномоченного представителя». В данной закладке можно включить следующие режимы работы УП: Режим Режим работы Уполномоченного представителя Описание При включении данного режима, при импорте фалов с отчетностью будет автоматически создаваться документ с информацией по доверенности. Информация о доверенности берется из хранилища доверенностей программы. Выполнять поиск доверенности по ИНН При включении данного режима поиск доверенности в программе будет выполняться по полю ИНН представляемого лица. ИНН (тэг ИННЮЛ ) для поиска извлекается из файла отчетности. Руководство по заполнению сообщения о доверенности Стр. 4 Содержание Выполнять поиск доверенности по КПП* При включении данного режима поиск доверенности в программе будет выполняться по полю КПП представляемого лица. КПП (тэг КППЮЛ) для поиска извлекается из файла отчетности. Подставлять в доверенность КПП представляемого лица из файла отчетности При включении данного режима, в формируемый файл доверенности будет подставлен КПП (тэг КППЮЛ) представляемого лица из файла отчетности, а не из реквизитов доверенности. Режим используется для уменьшения количества заведенных в ГКК доверенностей, отличающихся только по КПП представляемого лица. В этом случае достаточно завести одну доверенность, а КПП представляемого лица будет подставляться из файла отчетности. Подставлять в доверенность ИНН представляемого лица из файла отчетности При включении данного режима, в формируемый файл доверенности будет подставлен ИНН (тэг ИННЮЛ) представляемого лица из файла отчетности, а не из реквизитов доверенности. Режим используется для уменьшения количества заведенных в ГКК доверенностей, отличающихся только по ИНН представляемого лица. В этом случае достаточно завести одну доверенность, а ИНН представляемого лица будет подставляться из файла отчетности. Подставлять в доверенность КПП уполномоченного представителя из имени файла отчетности При включении данного режима, в формируемый файл доверенности будет подставлен КПП УП из имени файла отчетности, а не из реквизитов доверенности. Внимание! Режим «Выполнять поиск доверенности по КПП» рекомендуется включать в том случае, если в доверенности явно указан КПП представляемой организации. После включения или изменения режимов работы УП необходимо нажать кнопку «Сохранить данные». 1.2. Импорт сведений о доверенности Для импорта сведений о доверенностях из файлов, подготовленных в других системах необходимо: Руководство по заполнению сообщения о доверенности Стр. 5 1. Зайдите в меню «Настройка\Настройка учетной записи», закладка «Настройки уполномоченного представителя». 2. Нажать кнопку «Импортировать доверенности из файлов» 3. Выбрать файлы с доверенностями и нажать кнопку «Открыть» Внимание! Имя файла с доверенностью должно начинаться с «NO_DOVER_» и иметь расширение «xml» В случае успешного импорта будетвыведено сообщение о количестве импортированных документов. Просмотреть или изменить импортированные доверенности можно нажав кнопку «Изменить сведения о доверенности» в меню «Настройка\Настройка учетной записи», закладка «Настройки уполномоченного представителя» или в меню «Сервис\Справочная информация\Сведения о доверенностях». Стр. 6 Руководство по заполнению сообщения о доверенности 1.3. Заполнение сведений о доверенности в ручном режиме Добавление или изменение сведений о доверенности выполняется : - В меню «Настройка\Настройка учетной записи» В этом случае нажмите кнопку «Изменить сведения о доверенности» - Или меню «Настройка\Настройка учетной записи» или меню «Сервис\Справочная информация\Сведения о доверенностях». Поле выбора того или иного меню откроется справочник доверенностей к котором можно Добавлять (кнопка «Добавить»), Редактировать (кнопка «Свойства»), Копировать (кнопка «Копировать») или Удалять (кнопка «Удалить») доверенности. Руководство по заполнению сообщения о доверенности Стр. 7 1.3.1. Общие сведения 1. Доверенность состоит из следующих элементов: Элемент Учётные сведения доверенности Признак обязат. элемента об. Описание Содержит в себя следующую информацию: - Номер доверенности - Дата выдачи доверенности - Дата окончания действия доверенности Сведения о представляемом лице об. Юридическое или физическое лицо, за которое уполномоченный представитель представляет его законные интересы в налоговых органах Сведения о представительстве (доверителе) об. Юридическое или физическое лицо, наделяющее полномочиями уполномоченного представителя. В случае если представительством является само представляемое лицо, то в сведениях о представительстве указывается только код доверителя =1 (остальные элементы не заполняются). Сведения об уполномоченном представителе и его полномочиях об. Юридическое или физическое лицо, представляющее от имени представляемого его законные интересы в налоговых органах. Сведения о лице, удостоверившем полномочия представителя об. Обязательно в случае нотариального заверения полномочий по исполнению обязанностей в налоговых органах уполномоченного представителя Сведения о полномочиях/Полномочия представителя об. Содержит сведения о полномочиях представителя, а так же Сведения о полномочиях/ Организация осуществления необ. Заполняется в случае наделения полномочиями в части представления интересов обособленного подразделения, филиала организации, ФЛ, осуществляющего Стр. 8 Руководство по заполнению сообщения о доверенности Содержание полномочий Сведения о полномочиях/ ОКАТО деятельность по объектам налогообложения, размещенных по месту осуществления этих полномочий. необ. Заполняется в случае наделения полномочиями в части представления интересов обособленного подразделения, филиала организации, ФЛ, осуществляющего деятельность по объектам налогообложения, размещенных по месту осуществления этих полномочий. 2. Все элементы реализованы в виде справочников, с возможностью их комбинирования в различных элементах доверенности. 3. Выбор, редактирование, удаление и добавление элементов выполняется путем нажатия кнопки выбора из справочника, например: 4. В случае необязательности элемента (например «Сведения об удостоверителе»), необходимо добавить пустую запись (запись с незаполненными полями) в соответствующий справочник и выбрать эту запись в доверенность. Руководство по заполнению сообщения о доверенности Стр. 9 5. После заполнения всех элементов доверенности необходимо нажать кнопку «ОК» в окне добавления доверенности. Стр. 10 Руководство по заполнению сообщения о доверенности 1.3.2. Заполнение реквизитов доверенности Укажите номер (При отсутствии номера проставляется “БН”) дату начала и дату окончания доверенности. Внимание! Дата окончания доверенности не является обязательной 1.3.3. Заполнение сведений о представляемом лице Для выбора представляемого лица: 1. Нажмите кнопку выбора из справочника в закладке «Свед. о предст. лице» 2. В открывшемся окне Вы можете: 2.1. Выбрать ранее созданную запись Выберите запись и нажмите кнопку «ОК». 2.2. Измените имеющуюся запись Выберите запись и нажмите кнопку «Свойства». 2.3. Добавить новое представляемое лице Нажмите кнопку «Добавить» Заполните реквизиты представляемого лица Внимание! Следующие поля являются обязательными для заполнения: - Наименование организации / Наименование обособленного подразделения организации - ИНН организации Руководство по заполнению сообщения о доверенности Стр. 11 - КПП организации - Адрес в Российской Федерации: - Код региона - Сведения о руководителе организации - Фамилия руководителя организации - Имя руководителя организации Нажмите кнопку «ОК» Окно редактирования сведений о представляемом лице закроется. Откроется окно выбора представляемого лица, в котором необходимо выбрать запись и нажать кнопку «ОК». 1.3.4. Заполнение сведений о доверителе Доверитель – Юридическое или физическое лицо, наделяющее полномочиями уполномоченного представителя. Для выбора доверителя: 1. Зайдите в закладку «Сведения о доверителе» 2. Выберите тип доверителя и нажмите кнопку выбора доверителя из справочника 3. В открывшемся окне Вы можете: 3.1. Выбрать ранее созданную запись Выберите запись и нажмите кнопку «ОК». 3.2. Измените имеющуюся запись Выберите запись и нажмите кнопку «Свойства». 3.3. Добавить нового доверителя Нажмите кнопку «Добавить» Заполните реквизиты доверителя Внимание! В случае если представительством является само представляемое лицо, то в сведениях о представительстве указывается только код доверителя «представляемое лицо» (остальные элементы не заполняются) Стр. 12 Руководство по заполнению сообщения о доверенности Содержание Следующие поля являются обязательными, если представительством не является само представляемое лицо (код доверителя не «представляемое лицо») для заполнения: - Наименование организации / Наименование обособленного подразделения организации - ИНН организации - КПП организации - Адрес в Российской Федерации: - Код региона - Сведения о руководителе организации - Фамилия руководителя организации - Имя руководителя организации Нажмите кнопку «ОК» Окно редактирования сведений о доверителе закроется. Откроется окно выбора доверителя, в котором необходимо выбрать запись и нажать кнопку «ОК». 1.3.5. Заполнение сведений об Уполномоченном представителе Уполномоченный представитель – Юридическое или физическое лицо, представляющее от имени представляемого его законные интересы в налоговых органах. Для выбора представляемого лица: 1. Зайдите в закладку «Сведения об уполн. представит.» и нажмите кнопку выбора представителя из справочника 4. В открывшемся окне Вы можете: 4.1. Выбрать ранее созданную запись Выберите запись и нажмите кнопку «ОК». 4.2. Измените имеющуюся запись Выберите запись и нажмите кнопку «Свойства». 4.3. Добавить нового доверителя Нажмите кнопку «Добавить» Заполните реквизиты доверителя Руководство по заполнению сообщения о доверенности Стр. 13 Внимание! Следующие поля являются обязательными для заполнения: Сведения об организации: !!! Обязательны для заполнения, если уполномоченный представитель является юридическим лицом - Наименование организации - ИНН организации - КПП организации - Адрес в Российской Федерации: - Код региона !!! Сведения о физическом лице всегда обязательны для заполнения - Сведения о физическом лице - Фамилия руководителя организации - Имя руководителя организации - Отчество руководителя организации !!! Фамилия, соответствовать представителя Имя и Отчество физического лица должны в точности ФИО указанным в сертификате ЭЦП Уполномоченного - Адрес в Российской Федерации: - Код региона - Сведения о документе, удостоверяющем личность - Вида документа, удостоверяющего личность - Серия и номер документа, удостоверяющего личность - Дата выдачи документа, удостоверяющего личность - Наименование органа, выдавшего документ, удостоверяющий личность Нажмите кнопку «ОК» Окно редактирования сведений об УП закроется. Откроется окно выбора УП, в котором необходимо выбрать запись и нажать кнопку «ОК». Внимание! Фамилия, Имя и Отчество физического лица должны в точности соответствовать ФИО указанным в сертификате ЭЦП Уполномоченного представителя 1.3.6. Заполнение сведений об удостоверителе Для выбора удостоверителя: 1. Зайдите в закладку «Сведения об удостоверителе» и нажмите кнопку выбора удостоверителя из справочника Стр. 14 Руководство по заполнению сообщения о доверенности Содержание 5. В открывшемся окне Вы можете: 5.1. Выбрать ранее созданную запись Выберите запись и нажмите кнопку «ОК». 5.2. Измените имеющуюся запись Выберите запись и нажмите кнопку «Свойства». 5.3. Добавить нового удостоверителя Нажмите кнопку «Добавить» Заполните реквизиты удостоверителя Нажмите кнопку «ОК» Внимание! В случае отсутствия удостоверителя необходимо добавить удостоверителя с пустыми полями. 1.3.7. Заполнение сведений о полномочиях представителя 1. Зайдите в закладку «Полномочия представителя» 2. Зайдите в закладку «Полномочия представителя» и выберите разрешенные полномочия Руководство по заполнению сообщения о доверенности Стр. 15 3. При необходимости заполните блоки: - «Организация осуществления полномочий» Заполняется в случае наделения полномочиями в части представления интересов обособленного подразделения, филиала организации, ФЛ, осуществляющего деятельность по объектам налогообложения, размещенных по месту осуществления этих полномочий. - «ОКАТО» (Административно-территориальные образования - место осуществления полномочий) Заполняется в случае наделения полномочиями в части представления интересов обособленного подразделения, филиала организации, ФЛ, осуществляющего деятельность по объектам налогообложения, размещенных по месту осуществления этих полномочий. После заполнения всех элементов доверенности необходимо нажать кнопку «ОК» в окне добавления доверенности. Стр. 16 Руководство по заполнению сообщения о доверенности 2. РАБОТА С ДОВЕРЕННОСТЯМИ 2.1. Формирование доверенностей в автоматическом режиме При включении режима работы УП в меню «Настройка\Настройка учетной записи», закладка «Настройки уполномоченного представителя» будет выполняться автоматическое формирование доверенностей при импорте отчетности. Внимание! Поиск доверенности в системе выполняется в соответствии с выбранными режимами работы УП: Режим Выполнять поиск доверенности по ИНН Описание При включении данного режима поиск доверенности в программе будет выполняться по полю ИНН представляемого лица. ИНН для поиска извлекается из файла отчетности. Выполнять поиск доверенности по КПП* При включении данного режима поиск доверенности в программе будет выполняться по полю КПП представляемого лица. КПП для поиска извлекается из файла отчетности. Возможны следующие варианты формирования доверенностей: 1. Доверенность не найдена в системе В случае, если для импортируемого файла отчета доверенность не найдена в системе, т в окне импорта документов такой документ будет помечен красным цветом. Руководство по заполнению сообщения о доверенности Стр. 17 Внимание! При импорте такого файла доверенность сформирована не будет. 2. Найдена одна доверенность в системе Будет автоматически сформирован документ «Доверенность» с вложенным файлом доверенности для каждого импортируемого файла. 3. Найдена несколько доверенностей в системе В этом случае: - Будет выведено окно с предложением выбора доверенности - Будет выведено окно выбора доверенности Внимание! При нажатии кнопки отмена файла доверенности сформирован не будет. - Будет выведено окно с предложением использования доверенностей с указанными реквизитами поиска доверенности для остальных файлов Стр. 18 Руководство по заполнению сообщения о доверенности Содержание Внимание! Доверенность будет использоваться только для тех файлов, реквизита которых совпадают с реквизитами поиска доверенности (в данном примере ИНН и КПП). В результате будет автоматически сформирован документ «Доверенность» с вложенным файлом доверенности для каждого импортируемого файла. 2.2. Формирование доверенностей в ручном режиме При выключенном режиме работы УП в меню «Настройка\Настройка учетной записи», закладка «Настройки уполномоченного представителя» или отсутствия доверенности в системе может быть использован ручной режим формирования доверенности из файла: 1. Выделите один или несколько документов и по правой кнопке выбрать операцию «Добавить доверенность из файла» 2. Выберите файл с доверенностью и нажмите кнопку «Выбрать» Внимание! Имя файла с доверенностью должно начинаться с «NO_DOVER_» и иметь расширение «xml» В результате будет автоматически сформирован документ «Доверенность» с выбранным файлом доверенности для всех выделенных документов. Руководство по заполнению сообщения о доверенности Стр. 19 Стр. 20 Руководство по заполнению сообщения о доверенности Содержание 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ С ДОВЕРЕННОСТЯМИ 1. Режим «Выполнять поиск доверенности по КПП» рекомендуется включать в том случае, если в доверенности явно указан КПП представляемой организации. В противном случае необходимо заводить в систем доверенности со всеми КПП. 2. Для добавления элементов доверенности (доверитель, удостоверитель, УП и.т.д) аналогичных ранее заведенным можно сделать копию этого элемента и внести в нее изменения. Например: Необходимо завести УП с другим физическим лицом. Для этого: 2.1. Зайдите в меню «Настройка\Настройка учетной записи» и нажмите кнопку «Изменить сведения о доверенности», закладка «Настройки уполномоченного представителя» или зайдите в меню «Сервис\Справочная информация» и выберите пункт «Сведения о доверенностях». 2.2. Выберите любую доверенность и нажмите кнопку «Свойства» 2.3. Перейдите в закладку Зайдите в закладку «Сведения об уполн. представит.» и нажмите кнопку выбора представителя из справочника Руководство по заполнению сообщения о доверенности Стр. 21 2.4. В открывшемся окне выберите ранее созданную запись и нажмите кнопку «Копировать» 2.5. В открывшейся форме редактирования измените реквизиты физ. лица и нажмите кнопку «ОК» 3. Для добавления доверенности аналогичной ранее заведенной можно сделать копию этой доверенности и внести в нее изменения. Копирование доверенности выполняется аналогично копированию элемента доверенности. Желаем Вам успешной работы! Стр. 22 Руководство по заполнению сообщения о доверенности