Рабочее место управления закупок для ввода счета на оплату

РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
НА РАБОЧЕЕ МЕСТО СОТРУДНИКА УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПОК ПО УЧЕТУ
СЧЕТОВ К ОПЛАТЕ
Рабочее место:
Логистика
Имя пользователя: ZAG
НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТ В РАМКАХ СИСТЕМЫ «ИС-ПРО» ПО УЧЕТУ
СЧЕТОВ К ОПЛАТЕ
1. Ввод в систему счетов к оплате
2. Ввод и корректировка спецификации счета
УЧЕТ СЧЕТОВ К ОПЛАТЕ В СИСТЕМЕ «ИС-ПРО»
1. Создание счета к оплате
Рис. 1 Реестр счетов
Рис. 1посредством
Реестр счетов
к оплате следующих действий:
Счета в системе создаются
выполнением

в подсистеме «Закупки» необходимо выбрать модуль «Счета к оплате»

в появившемся реестре выбрать «Журнал» учета счетов - по умолчанию
выбирается журнал «Документы без журнала»;
2

клавиша «Ins» или опция системного меню «Реестр - Создать» (или если это
необходимо, нужно мышью кликнуть по кнопке «Создать» нижнего меню экрана)
создают новый счет;
Кроме операции создания счетов в реестре можно выполнять средствами опции
системного меню «Реестр» операции корректировки, удаления счетов к оплате, а также
изменять статус исполнения документа (Рис.1). Счета в системе ИС-ПРО собираются по
журналам, соответствующим источникам финансирования: «Бюджет», «Бюджет-аренда»
и «Внебюджет». Счета, по которым есть проблемы с оплатой, собираются в журнале «Не
оприходованные счета». Для случая учета фиктивных счетов по служебным запискам
создается журнал «Сл. записки, чеки».
2. Ввод счетов в систему «ИС-ПРО»
Для ввода счетов в базу данных нужно информацию с бумажного счет документа
разнести
на
вкладки
электронного
образа
счета:
«Реквизиты»,
«Спецификация» и «Поля пользователя»
Рис.2 Реквизиты счета
Инструкция по учету счетов к оплате
3
2.1. Ввод реквизитов счета (вкладка «Реквизиты»)
На вкладке «Реквизиты» вводятся позиции счета (Рис.2):

внутренний
номер
счета
проставляется
автоматически
следующим по порядку ввода;

в позиции «Счет №» после знака «/» ввести буквенный номер
бумажного счет - документа;

ввести Дату счета (по умолчанию система в это поле подставляет
текущую дату);

выбрать из справочника контрагентов: «Поставщика»
или
«Покупателя» (по умолчанию вставляются реквизиты ГУ-ВШЭ).
Вызов справочника – по клавише «F3» или кликнуть мышкой по
полю «Поставщик/Покупатель».
 Внимание: поиск Поставщика или Покупателя в справочнике
контрагентов удобнее осуществлять по ИНН контрагента.
Если отсутствует контрагент с ИНН, то рекомендуется
осуществить контекстный поиск. Поиск по реквизитам
справочника осуществляется по клавише «F7» (или мышью
кликнуть на кнопку «Поиск» нижнего меню справочника),
продолжение поиска по заданным параметрам поиска –
клавиша «Alt-F7».
 Внимание: если в справочнике контрагентов контрагент не
найден, необходимо его добавить в справочник. Для этого из
справочника контрагентов необходимо войти в картотеку
контрагентов (клавиша «Ctrl-F4» или кликнуть мышью на
кнопку «Картотека» самого нижнего меню справочника) и
ввести нового контрагента: заполнить краткое и полное
наименование, обязательно указать ИНН, указать адрес
(если известен), привязать его к одной из групп, либо
«Заказчики бюджетные», либо «Заказчики внебюджетные»;

значение поля «Основание» выбирается из справочника. В поле
вставляется значение либо «Отсутствует», либо «Договор».

при необходимости можно заполнить поля «Срок оплаты» и
«Процент аванса»
Инструкция по учету счетов к оплате
4

поле «Итого к оплате» определяется автоматически после
введенной спецификации счета;

Статус счета по умолчанию «0» или «1»- Черновик. В системе
приняты
следующие
статусы
прохождения
по
центрам
ответственности учета счетов: «1» - черновик; «2» - передан в ПФУ;
«3» - передан на оплату; «4» - оплачен, «10» - закрыт. Статус счета
можно сменить, например, с «Передан на оплату» на «Оплачен».
2.2. Ввод и корректировка спецификации счета (вкладка «Спецификация»)
На вкладке «Спецификация» создается реестр закупаемых товарно-материальных
ценностей
(ТМЦ)
и
приобретаемых
услуг
с
указанием
договора,
источника
финансирования, подразделения, цены, количества, единицы измерения
и других
атрибутов номенклатуры (Рис.3).
Чтобы ввести необходимую номенклатурную позицию закупаемого товара или
услуги, ее нужно выбрать из справочника «Номенклатуры запасов и услуг» либо по
клавише F3, либо кликнув позицию «Ins – Создать» на нижней строке экрана. Поиск
нужной номенклатуры удобно выполнять по F7
«Наименование».
с атрибутами «Артикул» или
Найденной номенклатуре по «F4 – Изменить» нужно назначить
атрибуты карточки номенклатуры: «Направление учета» и «Номенклатурные
группы МЭРТ». Данные позиции обязательны для заполнения.
«Номенклатурные группы МЭРТ»
Атрибут
заполняется из соответствующего справочника
атрибутов. Полный перечень номенклатурных позиций государственного учреждения
представлен в системе аналитическим справочником «Номенклатура МЭРТ» Атрибут
«Направление учета» имеет следующие значения: «1» означает направление закупок по
номенклатурной группе МЭРТ в квартал не более чем на 100 тыс. рублей; «2» - закупки
по счетам котировок номенклатурной группы на сумму не более 500 тыс. рублей в
квартал, «3» - закупки по счетам конкурсов, «4» - закупки по аукционам; «5» - закупки
по счетам для договоров, заключенных с единственным поставщиком, не требующих
проверки лимита; «6» - закупки по счетам для договоров с соисполнителями и другие
счета, не требующие проверки лимита; «7» - прочие счета, не являющиеся затратами на
Инструкция по учету счетов к оплате
5
закупку товаров, работ и услуг (членские взносы и др.) (направление учета может быть
расширено и дополнительно определено в рабочем порядке). При вводе система
автоматически определяет израсходованный лимит по номенклатурной группе МЭРТ, и
она не позволит закупить излишки товара сверх установленного лимита. По «Alt-U»
можно посмотреть расходование в квартал лимита по той или иной номенклатурной
группе ТМЦ.
В атрибут
«Подразделение» вводится код подразделения ГУ-ВШЭ
по
классификации системы ИС-ПРО. Атрибут «Подразделение» обязателен для ввода в
спецификацию счета к оплате. Код имеет 4 – х уровневую позиционную структуру.
Шаблон структуры кода подразделения представлен следующим образом:
ХХХХХХХ - шаблон
1 2 3
1–
234-
4 - уровни кода
первый уровень (одна позиция);
второй уровень (две позиции);
третий уровень (две позиции);
четвертый уровень (две позиции)
Пример: 9041901
Информация
по
номенклатурным
позициям
вкладки
«Спецификация»
сохраняется в тройке справочников Пользователя, создаваемых для каждого квартала:
«Спецификация», «Лимиты I направление» и «Лимиты II направление». В файле
«Спецификация» хранится суммовая информация о закупаемых ТМЦ и приобретаемых
услугах, представленных в счетах к оплате за определенный квартал.
Код номенклатурой позиции спецификации в файле разбит на секции, отделяемые
друг от друга символом «#», и имеет следующую архитектуру:
ХХХ#XXXXXXXX#XXXXX#XX#X#XXXX
1
2
3
4 5
6
Секции
1 – ID счета (3 знака)
2 - Код номенклатуры МЭРТ (9-12 знаков)
3 - ID товара (5 знаков)
4 - Служебная секция (2 знака)
5 - Направление учета (1 знак)
6 - Год (4 знака)

По признаку счета «3» - «7» контроль расхода денежных средств на закупки не производится
Инструкция по учету счетов к оплате
6
В
пользовательском
справочнике «Лимиты»
хранится информация о
Рис.3 Атрибуты номенклатурной
позиции счета
расходовании лимита денежных средств по номенклатурной группе товаров МЭРТ. Код
номенклатурной группы лимита имеет две секции. Секции отделены между собой
символом «#». В первой секции представлен код номенклатурной группы МЭРТ, во
второй сохранено значение года расчета лимита. Расчет расходования лимита
выполняется за каждый квартал текущего года.
Архитектура кода лимита номенклатуры следующая:
XXXXXXXXX#XXXX
1
2
1
2
Секции
- Код номенклатурной группы (9-12 знаков)
- Год расчета лимита (4 знака)
Инструкция по учету счетов к оплате
7
С целью контроля расходования лимитов денежных средств, в системе создан
отчет «Лимиты МЭРТ», в котором, используя систему запросов, можно получить
интересующую
информацию
об
остатках
лимита
номенклатурной
группы
в
соответствующем квартале по первому или второму направлению расходования
денежных средств. Также посредством отчета «Отчет МЭРТ» можно вывести
исчерпывающую информацию о закупленных ТМЦ и услугах в материальном и денежном
выражении по номенклатурным группам МЭРТ за определенный отчетный период.
Информация в отчете представлена в следующем виде:
№ п/п
Код МЭРТ
1
1
2
21.23.410
2
3
30.01.150
31.50.550
Наименование товара (работы,
услуги) из Номенклатуры МЭРТ
Количество товара
3
Бумага и картон, используемые для
письма или печати или прочих
графических целей, тисненые,
гофрированные или перфорированные
Калькуляторы
Устройства для освещения рабочих мест
4
150
Стоимость
товара
(работы,
услуги)
5
20 250,00
30
10
38 450,00
5 250,00
Информация об введенных в систему счетов закупок по различным (1,2 или 3)
признакам учета может быть представлена в виде:
№ п/п Дата
ввода
счета
Наименование
Государственный
Счет
открытого
контракт
конкурса
Номер №
Дата
Номер
Дата
(котировки)
п/п
подписа
ния
1
2
3
Наименование Количество
товара
товара
(работы,
услуги)
10
11
4
Стоимост
ь товара
(работы,
услуги)
12
5
Код
МЭРТ
13
6
Признак
счета
14
7
Код
(шифр)
подразд
еления
15
Наимено
вание
поставщ
ика
(исполни
теля)
ИНН
постав
щика
8
9
2.3. Заполнение вкладки «Поля пользователя»
Инструкция по учету счетов к оплате
8
На вкладке «Поля пользователя» (Рис.4) нужно ввести следующие позиции: 1)
статью расходов ЦБ, 2) код договора, к которому привязан счет к оплате, 3) номер
контракта, 4) дата контракта, 5) признак документа к оплате. По позиции 5) предлагается
ввести следующие признаки типов счетов: «1» - счета до 100 тыс. руб.; «2» - счета по
котировкам; «3» - служебные записки, чеки; «4» - акты; «5» - счета-фактуры; «6» - счета
по конкурсам; «7» - счета по аукционам; «8» - счета по договорам, заключенным с
единственным поставщиком, не требующие проверки лимита; «9» - счета по договорам с
соисполнителями и другие счета, не относящиеся к признакам 1 – 8, не требующие
проверки лимита; «10» - прочие счета, не являющиеся затратами на закупку товаров,
работ и услуг (членские взносы и др.). А также нужно заполнить поле «Ответственный
исполнитель»
по
счету
из
справочников
«Работников»
ГУ-ВШЭ.
Поля
«Ответственный исполнитель» и «Телефон» обязательны для заполнения.
Рис. 4 Поля пользователя счета
Инструкция по учету счетов к оплате
9
Инструкция по учету счетов к оплате